Arrêté de réglementant interieur du conseil communal 2021-05-03CITY OF SAINT JOHN NEW
A By-law Respecting the
Procedures of the Common
Council of The City of Saint
John
By-law Number LG-15
An uncertified copy of this by-law
is available online
BRUNSWICK
Arrete Concernant le
Reglement Interieur du
Conseil Communal de The
City of Saint John
Arrete numero LG-15
Une copie non certifiee de 1'arrete
est disponible en ligne
-2-
TABLE OF CONTENTS
Section
Description
Page
Recitals
4
1
Title
4
2
Definitions
4
3
Interpretation
8
4
General Provisions
9
5
Meeting
13
6
Special Meeting
9
7
Council Meetings
9
8
Quorum
9
9
Agenda
24
10
Reports -Petitions —
28
Communications from the
Public
11
Delegations/Presentations
30
12
Roles — Mayor, Deputy Mayor,
32
Councillors
13
Rules of Conduct - Debate
34
14
Question of Privilege — Point
37
of Information - Order
15
Conflict of Interest
38
TABLE DES MATIERES
Article
Designation
Page
Pr&ambule
4
1
Titre
4
2
Definitions
4
3
Interpretation
8
4
Dispositions G&n&rales
9
5
R6union
13
6
R6union Extraordinaire
9
7
R6union du Conseil
9
8
Quorum
9
9
Ordre du Jour
24
10
Rapports, Petitions,
28
Communications du Public
11 D616gation et Presentations 30
12 R616s Assum6s par le Maire, le 32
Maire Suppl6ant et les
Conseillers
13 R&gles de Proc&dures: D6bats 34
14 Question de Privilege: 37
Question de Renseignement,
Ordre
15 Conflit d'Int&rets 38
-3-
16
Motions — Order
40
16
Propositions: Ordre
40
17
Voting
46
17
Vote
46
18
Business
48
18
Activites
48
19
By-laws — Resolutions —
49
19
Arretes Municipaux,
49
Contracts
Resolutions et Contrats
20
Minutes
49
20
Proces - Verbal
49
21
Committees
51
21
Comites
51
22
Committee of the Whole —
52
22
Comites Plenier: Procedures
52
Procedure
23
Enactment
59
23
Mise en Vigueur
59
Schedule "A"
62
Annexe « A »
62
Motions — Table of Precedence
Propositions, Table de
Precedence
Schedule `B" Procedure for
67
Annexe « B » Procedure
67
Statutory Public Hearing
relative aux audiences
publiques
Schedule "C"
69
69
Financial Policies
RECITALS
WHEREAS, paragraph 10(2)(a) of the Local
Governance Act, S.N.B. 2017, c. 18, provides that
a local government shall make by-laws respecting
procedures at council meetings, including any
matters prescribed by regulation;
AND WHEREAS, The City of Saint John deems
it advisable to pass this by-law because it will
establish procedures for the better regulation and
conduct of meetings of the City of Saint John
Common Council;
AND WHEREAS, The City of Saint John deems
it advisable that such procedures be supplemental
to and interpreted in accordance with the statutory
provisions of the Local Governance Act;
AND WHEREAS, notice of this by-law, and of
the Common Council meeting at which this by-law
was discussed, was provided in accordance with
the provisions of the Local Governance Act.
NOW THEREFORE, the Common Council of
The City of Saint John, enacts as follows:
Title
1.1 This By-law may be cited as the Procedural
By-law (hereinafter the "By-law").
Definitions
2.1 The following definitions apply in this By-law
"City Manager" means the person appointed to
the position of chief administrative officer by
Council under the provisions of the Local
Governance Act, S.N.B.2017, c.18. (directeur
general);
PREAMBULE
CONSIDERANT, 1'alinea 10(2)(a) de la Loi sur
la gouvernance locale, L.N.-B. 2017, ch. 18,
prevoit que les gouvernements locaux doit faire des
reglements concernant les procedures lors des
reunions du conseil, y compris toutes les questions
prescrites par la reglementation;
ATTENDU QUE, The City of Saint John juge
opportun de prendre le present arrete destine a
etablir des procedures aux fins de la reglementation
et de la conduite efficace des seances du conseil
communal de The City of Saint John;
ATTENDU QUE, The City of Saint John juge
opportun que lesdites procedures soient
complementaires aux dispositions legislatives de la
Loi sur la gouvernance locale et qu'elles soient
interpretees conformement a cette loi;
ATTENDU QUE, avis du present arrete et de la
reunion du conseil communal a laquelle it a ete
debattu a ete donne conformement a la Loi sur la
gouvernance locale.
A CES CAUSES, le conseil communal de The
City of Saint John edicte :
Titre
1.1 Le present arrete peut etre cite sous le titre
Arrete sur les procedures (ci-apres « 1'arrete » ).
Definitions
2.1 Les definitions qui suivent s'appliquent au
present arrete.
Directeur general » s' entend de la personne
nommee a ce poste par le conseil sous le regime de
la Loi sur la gouvernance locale, L.N.-B. 2017,
ch. 18 (City Manager);
-5-
"Clerk" means the City Clerk or the Deputy Clerk
of the City of Saint John (greffiler/grefere);
"Committee" means a committee provided for or
created by Common Council (comite);
"Committee of the Whole" means a committee of
Council composed of all of the members sitting in
committee as Committee of the Whole (comite
plenier);
o Greffier/greffiere» designe le greffier/la
greffiere on le greffier/la greffiere adjoint de The
City of Saint John (Clerk);
o Comite» designe un comite sous la direction du
conseil communal on cree par ce dernier.
(Committee);
o Comite Plenier » designe un comite du conseil
communal sur lequel siegent tons les membres du
conseil. (Committee of the Whole);
"Corporation" means The Corporation of the City o Corporation » designe The Corporation of The
of Saint John (corporation); City of Saint John (corporation);
"Council" means the Mayor and Councillors of the
City of Saint John (Conseil);
"Councillor" means a member of Council other
than the Mayor (Conseiller);
"Deputy Mayor" means the member of Council
who has been elected to act in the place or stead of
the Mayor in the absence or incapacity of the
Mayor (Maire suppleant);
"Hearing" means a meeting of Council or that
portion of a meeting of Council which has been
given authority to conduct a hearing in matters
pursuant to any legislation which requires Council
to hear interested parties or to afford them an
opportunity to be heard before taking action,
passing a by-law or making a decision (Audience);
Conseil » designe le maire et les conseillers de
The City of Saint John (Council);
o Conseiller » designe un membre du conseil autre
que le maire (Councillor);
o Maire Suppleant » designe le membre du
conseil elu afin d'agir au nom du maire en cas
d'absence on d'incapacite du maire (Deputy
Mayor);
Audience » designe une seance du conseil ou
telle partie d'une seance du conseil, autorisee a
prevoir une audience en vertu d'une question
legislative, qui exige que toute partie interestee
puisse se presenter devant le conseil ou soit donnee
1'occasion de se presenter devant le conseil avant
que le conseil entreprenne tout acte, edicte tout
arrete municipal on prenne une decision (Hearing);
"Holiday" means any holiday as defined in the « Jour Ferie » designe tout jour ferie tel qu'il est
Interpretation Act (Jour ferie); defini par la Loi d'interpretation (Holiday);
"Mayor" means the member of Council holding
the office of Mayor (Maire);
Maire » designe le membre du conseil qui est
titulaire du paste de maire (Mayor);
WON
"Meeting" means any regular, special, or other
meeting of the Council (Seance);
Seance» designe toute seance ordinaire,
extraordinaire ou autre tenue par le conseil
(Meeting);
"Member" means any person elected to the « Membre» designe toute personne elue pour
Council and includes the Mayor (membre); sieger au conseil, y compris le maire (Member);
"Point of information" means a request directed
to the Presiding Officer or to another member or to
staff of the Corporation, for information relevant to
the business at hand, but not related to a point of
procedure (question de renseignement);
"Point of order" means the raising of a question
by a member for the purpose of calling attention to
any departure from this By-law or the customary
modes or proceedings in debate or in the conduct
of the Council's business including;
a. any breaches of the Procedural By-law; or
b. any defect in the constitution of any
meeting of the Council; or
c. the use of improper, offensive or abusive
language; or
d. notice of the fact that the matter under
discussion is not within the scope of the
motion; or
e. any other informality or irregularity in the
proceedings of Council.
(Rappel au reglement);
"Point of procedure" means a question directed to
the Presiding Officer to obtain information on a
matter of the procedural rules or the rules of the
Council bearing on the business at hand in order to
assist a member to make an appropriate motion,
raise a point of order or understand the
parliamentary situation or the effect of a motion
(Point de procedure);
Question de renseignement» designe une
demande adressee au president/presidente du
conseil, a un autre membre ou a un emploe de la
Corporation, relative a des renseignements visant
la question sous etude, non liee a une question de
procedure (Point oflnformation);
Rappel an reglement» designe une question
soulevee par un membre afin de souligner toute
derogation au present arrete municipal ou aux
moyens ou deliberations habituels de la tenue d'un
debat ou a la conduite des affaires du conseil,' y
compris ce qui suit:
a. toute violation de 1'Arrete sur les
procedures;
b. tout defaut relatif a la constitution dune
seance du conseil;
c. l'utilisation d'un langage inapproprie,
offensif on abusif,
d. avis donne que la question sous etude ne
releve pas de la matiere de la proposition;
e. toute autre absence de formalite ou toute
irregularite relative aux deliberations du
conseil.
(Point of Order);
o Point de Procedure» designe une question
adressee au president/presidente du conseil visant a
obtenir de l'information portant sur les regles de
procedure ou les reglements du conseil
relativement aux activites qui font l'objet de
deliberations afin d'aider un membre a presenter la
proposition adequate, a invoquer un reglement ou a
comprendre la situation parlementaire ou les
consequences d'une motion (Point of Procedure) ;
-7-
"Presiding Officer" means the Mayor or in his/her
absence the Deputy Mayor, or in the absence of
both of them, the member appointed under Section
12.3 to act in their absence, while presiding at
meetings of Council (President/Presidente du
conseil);
"Question of Privilege" means the raising of a
question or request for the immediate
consideration of a matter affecting the comfort,
safety or orderliness of a member or the Council
collectively, when a member believes that another
member has spoken disrespectfully towards him or
the Council, or when he believes his/her comments
have been misunderstood or misinterpreted by
another member or members (Question de
privilege);
"Quorum" means the majority of all the members
elected to the Common Council shall constitute a
quorum at any regular or special meeting of the
Common Council (Quorum);
"Recorded vote" means
a. a vote taken by a show of hands during a
meeting with participation in person; or
b. a vote taken by roll call during regular
meeting, a special or emergency meeting,
or a Committee of the Whole meeting
closed to the public, with electronic
participation by telephone conference call.
A vote is taken by roll call when each
Member votes "yea" or "nay" as his or her
name is called by the Presiding Officer, so
that the names of Members voting on each
side are recorded.
(Vote Enregistre);
"Rules of Procedure" means the rules and
regulations provided in this By-law (Regles de
procedures);
President/Presidente du conseil » designe le
maire ou, en son absence, le maire suppleant ou, en
l'absence du maire et du maire suppleant, le
membre nomme aux termes de la section 12.3, pour
agir en leur absence, au chapitre de la presidence
des reunions du conseil.
(Presiding Officer);
Question de Privilege » designe 1'intervention
A laquelle un membre peut avoir recours a l'etude
d'une question ou d'une demande relativement a
toute affaire touchant le bien-etre, la securite ou la
discipline d'un membre ou du conseil,
collectivement, lorsqu'un membre est d'avis qu'un
autre membre s'est prononce irrespectueusement a
son egard ou a 1'egard du conseil ou lorsqu'il est
d'avis que ses commentaires sont mal compris ou
mal interpretes par un autre membre (Question of
Privilege);
o Quorum » La majorite de tous les membres Ous
au conseil communal constitue un quorum
relativement a toute reunion ordinaire ou
extraordinaire du conseil communal (Quorum);
o Vote Enregistre » designe
a. un vote a main levee, en personne, lors d'une
reunion; ou
b. un vote par appel nominal au cours d'une
reunion ordinaire, une reunion extraordinaire
ou d'une reunion d'urgence, ou d'une reunion
du comite plenier a huis clos, avec participation
par voie electronique par conference
telephonique. Un vote par appel nominal a lieu
lorsque chaque membre vote par oui par non
lorsque le president du conseil appelle son nom
pour que le nom des membres qui votent soit
pour 1'un ou pour l'autre soit enregistre
(Recorded Vote);
Regles de Procedures » designe les reglements
prevus au present arrete municipal (Rules of
Procedure);
WE
"Sergeant -at -Arms" means that any member of
the City Police shall be a Sergeant -At -Arms on call
of the Presiding Officer (Sergent d'armes);
"Special Committee" means a committee of
Council except Committee of the Whole which is
established to consider and report on a specific
subject, project, or undertaking (Comite Special);
"Whole of Council" means those members of
Council, including the Mayor, who are not
disqualified from voting (Conseil plenier);
"Written Consent" means consent given by a
Member either by letter, facsimile, or electronic
message from a City email address, to the Clerk
(Consentement ecrit);
Interpretation
3.1 Rules for interpretation of the language used in
this By-law are contained in the lettered paragraphs
as follows:
(a) The captions, article and section
names and numbers appearing in this By-
law are for convenience of reference only
and have no effect on its interpretation.
(b) This By-law is to be read with all
changes of gender or number required by
the context.
(c) Each reference to legislation in this
By-law is printed in Italic font. The
reference is intended to include all
applicable amendments to the legislation,
including successor legislation. Where this
By-law references other by-laws of the
City, the term is intended to include all
o Sergent d'Armes » signifie que tout membre du
corps de police peut agir en taut que Sergent
d'armes sur demande du president/ presidente du
conseil (Sergeant -al -Arms);
Comite Special » designe un comite du conseil,
a 1'exclusion du Comite plenier, cree afin d'etudier
et de faire le compte rendu relatif a un sujet, un
projet ou un engagement particulier (Special
Committee);
o Conseil Plenier » designe les membres du
Conseil, y compris le maire, qui ne sont pas prives
du droit de voter (Whole of Council);
o Consentement ecrit » designe un consentement
donne au greffier/a la greffiere par un membre, soit
par lettre, par fax ou par message electronique
provenant d'une adresse de courriel de The City
(Written Consent);
Interpretation
3.1 Les regles d'interpretation suivantes
s'appliquent au present arrete comme suit:
a) Les titres, intertitres et numeros des
dispositions ne servent qu'a faciliter la
consultation de Farr&& et ne doivent pas
servir a son interpretation.
b) Le genre ou le nombre
grammaticaux doivent &re adaptes au
contexte.
c) Les renvois legislatifs paraissent en
italique. Le renvoi a une loi vise egalement
les modifications qui s'y appliquent, y
compris toute legislation de
remplacement. Les renvois a d'autres
arretes de la municipalite visent egalement
les modifications qui s'y appliquent, y
compris tout aff to de remplacement.
applicable amendments to those by-laws,
including successor by-laws.
(d) The requirements of this By-law are
in addition to any requirements contained
in any other applicable by-laws of the City
or applicable provincial or federal statutes
or regulations.
(e) If any section, subsection, part or
parts or provision of this By-law, is for any
reason declared by a court or tribunal of
competent jurisdiction to be invalid, the
ruling shall not affect the validity of the
By-law as a whole, nor any other part of it.
General Provisions
4.1 Rules - regulations - observed- by Council
The rules and regulations contained in this By-law
shall be observed in all proceedings of the Council
and shall be the rules and regulations for the order
and dispatch of business in Council, committees
and Committee of the Whole.
4.2 Reference — Robert's Rules of Order
When any matter relating to proceedings in
Council or in committees or Committee of the
Whole arises which is not covered by a provision
of this By -Law, the procedure to be followed shall
be decided with reference to Robert's Rules of
Order (loth Edition).
4.3 Conflict - Robert's Rules of Order
In the event of any conflict between the provisions
of this By-law and the provisions of the authority
referred to in Section 4.2 the provisions of this By-
law shall apply.
4.4 Conflict - statutory provisions
The provisions of this By-law are subject to any
statutory provisions in effect from time to time and
in the event of any conflict between such statutory
d) Les obligations qu'il cr&e s'ajoutent
a celles d&coulant d'autres arret&s
applicables de la municipalit& ou des lois
et r&glements applicables des
gouvernements federal ou provinciaux.
e) Si une disposition quelconque est
d&clar&e invalide par un tribunal
competent pour quelque motif que ce soit,
la decision n'entache en rien la validit& de
1'arret& dans son ensemble ni de toute autre
disposition.
Dispositions G&n&rales
4.1 Reglements observes par le conseil
Les reglements pr&vus au present arret& doivent
etre observes au cours de la tenue de toutes les
deliberations du conseil et constituent les
reglements relatifs a l'ordre et au traitement des
activit&s du conseil, des comit&s et du Comit&
pl&nier.
4.2 Reference - Robert's Rules of Order
Lorsque aucune disposition du present arret& ne
pre&voit une affaire soulev&e relativement aux
deliberations du conseil ou une question sous etude
par un comit& ou le Comite plenier, le Robert's
Rules of Order (10 edition) doit etre
consult& afin d'etablir la procedure adequate.
4.3 Conflit - Robert's Rules of Order
Dans le cas d'un conflit entre les dispositions du
pr&sent arret& et les dispositions des pouvoirs
stipul&s en vertu de la section 4.2, les dispositions
pr&vues par le pr&sent arret& s'appliquent.
4.4 Conflit - dispositions legislatives
Les dispositions du pr&sent arret& sont sujettes a
toute disposition 16gislative en vigueur, a tout
moment, et daps le cas d'un conflit entre telles
dispositions 16gislatives et les dispositions du
-10-
provisions and the provisions of this By-law, the present arret&, les dispositions legislatives ont
statutory provisions shall apply. pr&s&ance.
4.5 Rules - suspension - alteration - 2/3 consent
required
Notwithstanding any other provision of this By-
law, in the absence of any statutory obligation the
rules and regulations contained in this By-law may
be suspended or altered for a single occasion with
the consent of not less than two-thirds of the total
membership of Common Council.
4.6 Quorum - majority of members
A quorum of Council shall consist of a majority of
the members of the Council.
4.7 Quorum - not present — adjournment -
exception
If at any meeting the number of members is
reduced to less than a quorum, subject to the
provisions of the Local Governance Act the
Council meeting shall stand adjourned.
4.8 Decisions - Council - expressed -
resolutions - by-laws
The Corporation makes decisions and expresses
itself by Council passing resolutions and enacting
by-laws. No act or decision of Council is valid
unless it is authorized or adopted by a by-law or
resolution at a Regular or Special Council meeting.
4.9 Resolutions - by-laws - passed -
enacted - majority vote
Except as otherwise provided, resolutions and by-
laws are passed and enacted by majority vote.
4.5 Reglements, suspension, alteration, le
consentement des deux-tiers est exige
Nonobstant toute autre disposition pr&vue au
present arret&, en 1'absence d'une obligation
legislative, les r&glements pr&vus au present arret&
peuvent etre suspendus temporairement ou
modifies pour une seule occasion moyennant le
consentement d'au moins les deux-tiers du nombre
total des membres du conseil communal.
4.6 Quorum - majorite des membres
«Quorum» d&signe la majorite du hombre total de
membres du conseil communal.
4.7 Quorum - absences, ajournement:
exceptions
Lorsque le nombre de membres presents a une
reunion est insuffisant pour former le quorum, en
vertu des dispositions de la Loi sur la Gouvernance
Locale, la reunion du conseil doit etre levee.
4.8 Decision du conseil, par voie de resolution,
arrete municipal
La Corporation prend les decisions et s'exprime au
moyen de 1'adoption de resolutions et de la
promulgation des arret&s municipaux. Aucun acte
entrepris ni decision prise par le conseil nest valide
a moins que 1'acte ou la decision ne soit autorise ou
adopt& en vertu d'un arrete municipal ou d'une
r&solution au cours d'une r&union ordinaire ou
extraordinaire du conseil.
4.9 Resolutions, arretes municipaux -
adoptes, edictes, vote majoritaire
Sauf dispositions contraires du pr&sent arret&, les
r&solutions et les arret&s sont adopt&s et &dict&s par
vote majoritaire.
4.10 Motion to rescind 4.10 Proposition de revocation
-11-
A motion to rescind may be made to repeal or annul
any by-law, policy, resolution or decision of
Council provided that:
a. the by-law, policy, resolution or decision has
continuing force and effect; and
b. the by-law, policy, resolution or decision was
properly made in accordance with the
requirements of the Local Governance Act.
4.10.1 Motion to rescind — with notice
A motion to rescind requires a majority vote of
Council provided that a notice of intention to
rescind has been filed with the Clerk and that said
notice:
a. states the complete substance of the proposed
motion; and
b. has been included in the Council agenda kit;
and
c. has been provided to Members in advance of
the Council meeting.
4.10.2 Motion to rescind — without notice
A two-thirds vote of the entire membership of
Council is required where notice of intention to
rescind, made pursuant to subsection 4.10.1, has
not been provided in advance of the meeting.
4.11 Reconsideration - any decision
A motion to reconsider any action taken by the
Common Council may be made only during the
same meeting or at a recessed or adjourned session
thereof. Such motion must be made by one of the
prevailing side, but may be seconded by any
member, takes precedence over all other motions,
may be made at any time, requires a majority vote
of the members present and it shall be debatable.
Nothing herein shall be construed to prevent any
Une proposition de revocation peut etre effectu&e
pour abroger ou annuler un arr t&, une politique,
une resolution ou une decision du conseil pourvu :
a. que 1'arret&, la politique, la resolution ou la
decision soit en vigueur;
b. que Parr t&, la politique, la resolution ou la
decision ait &t& effectu& conform&ment aux
exigences de la Loi sur la gouvernance
locale.
4.10.1 Proposition de revocation — avec avis
Une proposition de revocation exige un vote
majoritaire du conseil pourvu qu'un avis
d'intention de r&voquer ait &t& depose aupr&s du
greffier et que ledit avis :
a. &nonce le contenu entier de la proposition
pr&sent&e;
b. ait &t& inclus dans la trousse de 1'ordre du
j our du conseil;
c. ait &t& remis aux membres avant la r&union
du conseil.
4.10.2 Proposition de r&vocation — sans avis
Un vote des deux tiers du nombre total des
membres du conseil est requis lorsqu'un avis
d'intention de r&voquer, donn& conform&ment au
paragraphe 4.10.1 n'a pas &t& remis avant la
r&union.
4.11 Wexamen - toute decision
Une proposition visant le r&examen d'un acte
entrepris par le conseil communal ne peut etre
pr&sent&e que pendant ladite r&union ou au cours
d'une s&ance suspendue ou report&e. Une telle
proposition doit etre pr&sent&e par un membre qui
a vot& avec le camp qui 1'a emport&, mais peut etre
appuy&e par n'importe quel membre, a pr&s&ance
sur toutes les autres propositions, peut etre
pr&sent&e en tout temps, exige un vote majoritaire
-12-
member of the Common Council from making or
remaking the same or any other motion at a
subsequent meeting of the Common Council.
4.12 Adjournment - due to hour
A regular or special meeting of Council shall
adjourn no later than 10:00 p.m. and shall
reconvene at such other day and time as Council by
resolution may direct.
4.13 Meeting - extension- not beyond 11:00
p.m.
Notwithstanding Section 4.12, Council may agree
to an extension of a meeting beyond 10:00 p.m.,
but not beyond 11:00 p.m. if a majority of the
members agree to do so.
4.14 Adjournment - meeting not extended
If a Council meeting is still in session at 10:00 p.m.
or if extended, at 11:00 p.m. the Clerk shall rise to
notify Council and members of the public that the
meeting is adjourned and of the date and time to
which the meeting is adjourned.
4.15 Orders - authority- reserved - with
Council
No order or authority for the Corporation or any of
its employees to do any matter or thing shall be
recognized as emanating from a committee or
Committee of the Whole, the authority of
committees and Committee of the Whole being
limited to the making of recommendations to
Council, provided, notwithstanding anything in
this By-law to the contrary, a committee shall have
the authority to direct employees to report to it on
any matter within that committee's jurisdiction as
set forth in this By-law.
des membres presents et fait l'objet de
deliberations. Aucune disposition du present arrete
n'a pour effet d'empecher un membre du conseil
communal de presenter ou de presenter de nouveau
la meme proposition ou toute autre proposition au
cours d'une reunion ulterieure du conseil
communal.
4.12 Ajournement de la seance en raison de
1'heure tardive
Une reunion ordinaire ou extraordinaire du conseil
doit etre levee jusqu' a 22 h au plus tard et doit etre
convoquee de nouveau au four et a 1'heure precise's
par le conseil par voie de resolution.
4.13 Prolongation de la reunion: jusqu' a 23 h
an plus tard
Nonobstant la section 4.12, le conseil peut convenir
de prolonger la reunion jusqu' a 23 h au plus tard,
plutot qu'a 22 h, lorsque la majorite des membres
soot d'accord.
4.14 Ajournement de la reunion:
non prolongee
Lorsqu'une reunion du conseil est toujours en
seance a 22 h ou lorsqu'elle est prolongee jusqu' a
23 h, le greffier/la greffiere doit soulever le point,
avisant les membres du conseil et le public que la
reunion est levee et indiquer la date et 1'heure
fixees pour la reprise de la seance.
4.15 Ordonnances, autorite, decisions en
delibere an sein du conseil municipal
Aucune ordonnance ou autorite visant 1'execution
d'un acte, au nom de la Corporation et de ses
employes, ne peut emaner d'un comite ou du
Comite plenier,l'autorite investie aux comites et au
Comite plenier etant limitee a la formulation de
recommandations a l'intention du conseil, pourvu
que, nonobstant toute disposition contraire prevue
au present arrete, le comite soit investi de 1'autorite
de charger ses employes a lui faire un compte rendu
relatif a toute question relevant de la competence
de tel comite, tel que le precise le present arrete.
-13-
4.16 Recording- permitted- exception - closed
meetings
Council and Committee of the Whole meetings
may be recorded by the Clerk or his/her designate
as a means of assisting in the preparation of the
minutes of that meeting.
4.17 Recording - broadcasting - permitted -
conditions
Council and Committee of the Whole meetings
which are not closed to the public in accordance
with the provision of this By-law may be taped,
televised or otherwise electronically or
mechanically recorded by a cable television
company or by any other licensed
telecommunications company provided that such
taping, televising or recording is carried out in a
manner which does not interfere with proceedings
at the meeting.
4.18 Amendment - repeal- majority vote -
required
This By-law may be amended or repealed by a
majority vote of the whole of Council.
Meeting
5.1 First meeting — Local Governance Act -
applicable
The first meeting of Council after a regular election
shall be held no later than the Fifteenth day in June
following the Council's election.
5.2 First meeting - date - place - fixed by Clerk
The first meeting of Council after a regular election
shall be held at a time and place fixed by the Clerk.
5.3 Council business - Regular Meetings -
Mondays
Except for the first meeting in a term of Council or
as otherwise provided regular meetings of Council
4.16 Enregistrement sonore, autorisation,
exceptions, reunions privees
Le greffier/la greffiere ou son representant peut
enregistrer les reunions du conseil et du Comite
plenier afire de faciliter la redaction du proces-
verbal de ladite reunion.
4.17 Enregistrement sonore, diffusion,
autorisation, conditions
Les reunions publiques du conseil et du Comite
plenier, conformement aux dispositions du present
arrete, peuvent &re enregistrees, televisees ou
autrement enregistrees electroniquement ou
mecaniquement par une entreprise de
cdblodistribution ou par toute autre entreprise de
telecommunications autorisee, pourvu que tel
enregistrement ou diffusion soit effectue de
maniere a ne pas entraver les deliberations de la
reunion.
4.18 Modification, revocation, vote
majoritaire - exigences
Le present arrete peut &re modifie ou abroge par
un vote majoritaire du Conseil plenier.
Reunion
5.1 Premiere reunion, la Loi sur la Gouvernance
Locale, applicabilite
Le premiere reunion du conseil convoquee apres
une election ordinaire doit se tenir au plus tard le
quinzieme jour de juin a la suite de 1'election du
conseil.
5.2 Premiere reunion, date, lieu, fixee par le
greffier/la greffiere
Le premiere reunion du conseil convoquee apres
une election ordinaire doit se tenir au lieu et a
Pheure fixes par le greffier/la greffiere.
5.3 Activites du conseil, reunions ordinaires,
lundi
A 1'exception de la premiere reunion du conseil ou
sauf disposition contraire, les reunions ordinaires
-14-
shall be held bi-weekly on Mondays for the
purpose of transacting all business of Council, with
the provision for a Council and/or Committee of
the Whole meeting as required on the alternate
Monday. Business which was originally scheduled
for a regular Council meeting and is left unfinished
or is to be reconsidered shall be scheduled for the
next regular Council meeting.
5.4 Regular meeting - location
Unless otherwise specifically set out in the notice
for a meeting, all regularly scheduled meetings of
Council, shall be held in the Council Chamber
Lobby Level, 15 Market Square, City of Saint
John.
5.5 Special meeting - other committee
meeting - location
Special or closed meetings of Council, Committee
of the Whole and Budget Committee of the Whole
and meetings of other committees created under
this By-law shall be held at a place and time set out
in the notice for the meeting.
5.6 Holiday - meeting - following
day - not holiday
If a regular meeting falls on a holiday, the meeting
shall be at the same hour on the following day not
being a holiday, unless otherwise determined by
Council.
5.7 Public meeting- time- commencement
Regular meetings referred to in Section 5.4 shall
commence no earlier than 5:00 p.m. and no later
than 7:00 p.m. as determined by the Clerk and set
out in the notice for the meeting.
5.8 Public meeting - notice
The Clerk must give public notice of the time and
place of a Regular Council, Committee of the
Whole, Budget Committee of the Whole meeting
du conseil doivent se tenir a la quinzaine, le lundi,
et ont pour but la conduite de 1'ensemble des
affaires du conseil, avec la provision pour un
reunion ordinaire du conseil et/ou du comite
plenier comme exig& sur le lundi alternatif. Les
points initialement a l'ordre du jour d'une reunion
ordinaire du conseil qui ne sont pas r&gl&s ou qui
doivent etre reconsid&r&s doivent figurer a l'ordre
du four de la prochaine reunion ordinaire du
Conseil.
5.4 Reunion ordinaire - lieu
Sauf indication contraire dans 1'avis dune reunion,
toutes les reunions p&riodiques du conseil doivent
se tenir dans la salle du conseil, au niveau du hall
d'entr&e, au 15, Market Square, ville de Saint John.
5.5 Reunion extraordinaire, aut res reunions
de comites, lieu
Les reunions extraordinaires ou a huis clos du
conseil, du comite plenier ou du comite plenier sur
les budgets et les reunions de diff&rents comites
formes en vertu du present arret& doivent se tenir
au lieu et a 1'heure fixes dans 1'avis de la reunion.
5.6 Jour f&ri&: reunion le jour non ferie suivant
Si une reunion ordinaire tombe un jour ferie, la
reunion doit se tenir a la meme heure le jour non
ferie suivant, a moins d'indication contraire du
conseil.
5.7 Reunion publique: heure, debut
Les reunions ordinaires auxquelles it est fait
reference a la section 5.4 doivent d&buter au plus
tot a 17 h et au plus tard a 19 h, comme le d&finit le
greffier /la greffi&re ou comme it est fix& dans 1'avis
de la reunion.
5.8 Reunion publique - avis
Le greffier/la greffi&re doit dormer un avis public
de 1'heure et du lieu d'une reunion ordinaire du
conseil, du comite plenier ou du comite plenier sur
-15-
by notifying the local media and by posting notice
of the meeting on The City of Saint John web site
(www.saintjohn.ca) the Friday before the date of
the regular meeting.
5.9 Public meeting - notice - cancellation
- rescheduled
The Clerk must give public notice of a cancelled or
rescheduled meeting or of the change of time or
location by notifying the local media and posting
notice to the public on The City of Saint John web
site (www.saintjohn.ca) at least 24 hours before the
date and time on which the Regular Council,
Committee of the Whole, Budget Committee of the
Whole meeting was to have been held.
5.10 Additional - subsequent meeting -
majority vote
Council by a majority vote of members present at
a regular meeting of Council may determine that a
subsequent meeting is to be held on a day or at a
time different from that specified in Sections 5.3,
5.6 and 5.7.
5.11 Audience - Council meeting - restrictions
Members of the public who constitute the audience
in the Council Chamber during a Council meeting:
a) may not address Council without
permission of the Council,
b) shall maintain order and quiet,
c) shall not interrupt or interfere with the
proceedings,
d) shall not display signs or placards.
5.12 Public member - expulsion - improper
conduct
Any person making personal, impertinent, or
slanderous remarks or who shall become
boisterous while in the Council Chamber or
addressing the Common Council and refuses to
apologize or withdraw his/her remarks when so
directed by the Presiding Officer, or willfully
les budgets en avisant les m6dias locaux et en
affichant un avis de la reunion sur le site Web de
The City of Saint John (www.saintjohn.ca) le
vendredi pr&c&dant la date de la reunion ordinaire.
5.9 Reunion publique, avis, annulation,
changement de date
Le greffier/la greffi6re doit donner un avis public
qu'une reunion est annul&e ou report6e, ou que
1'heure ou le lieu de la reunion est modifi6, en
avisant les m6dias locaux et en affichant un avis
destin& au public sur le site Web de The City of
Saint John (www.saintjohn.ca) au moins 24 heures
avant la date et 1'heure auxquelles la reunion
ordinaire du conseil, du comit6 pl6nier ou du
comit6 pl6nier sur les budgets devait se tenir.
5.10 Supplementaire, reunion subsequente,
vote majoritaire
Le conseil, par vote majoritaire des membres
pr&sents a une reunion ordinaire du conseil, peut
d6cider de tenir une reunion subs&quente a une date
ou a une heure diff6rente de ce qui est indiqu& aux
sections 5.3, 5.6 et 5.7.
5.11 Assistance, reunion du conseil, restrictions
Les membres du public qui composent 1'assistance
dans la salle du conseil durant une reunion du
conseil:
a) ne peuvent s'adresser au conseil sans la
permission de celui-ci;
b) doivent maintenir 1'ordre et le silence;
c) ne doivent pas interrompre ou gener les
d61ib&rations;
d) ne doivent pas exhiber de panneaux ou
d'affiches.
5.12 Membre de 1'assistance, expulsion,
conduite inappropriee
Toute personne faisant des remarques personnelles,
impertinentes ou diffamatoires, ou qui devient
turbulente alors qu'elle se trouve dans la salle du
conseil ou qu'elle s'adresse au conseil communal et
qu'elle refuse de s'excuser ou de retirer ses
remarques lorsque le pr&sident/pr&sidente du
-16-
obstructs the conduct of business, and refuses to
desist when called upon to do so by the Presiding
Officer, may be ordered by the Presiding Officer to
leave the Common Council Chamber for that
meeting, and, if he/she refuses to do so, he/she
may, on the order of the Presiding Officer, be
removed from that meeting. If necessary, the
Presiding Officer shall seek the appropriate
assistance from the Sergeant -at -Arms or any
member of the Saint John Police Force. He/she, or
they, shall carry out all orders and instructions
given by the Presiding Officer for the purposes of
maintaining order and decorum at the Common
Council meeting.
5.13 Regular Meeting — cancellation
Except for the first meeting of Council as specified
in subsection 5.1, a regular meeting may be
cancelled:
a) by resolution adopted by a majority of
Members, at a regular meeting; or
b) upon the Written Consent of a majority of
the Members if twenty-four hours' notice of
cancellation is subsequently provided by
the Clerk to each Member in accordance
with the provisions of paragraphs 6.3(a),
(b), (c), and also to the public in accordance
with the provisions of subsection 5.9; or
c) where notice is not provided in accordance
with the provisions of subparagraph b.,
upon the Written Consent of two-thirds of
the Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
member in accordance with the provisions
of paragraphs 6.3(a), (b), (c); and the Clerk
endeavors to post notice of cancellation on
the City's website.
Special Meeting
6.1 Summoned - by Mayor- at any time
conseil le lui ordonne, ou qui intentionnellement
entrave le d6roulement des affaires et qui refuse de
se d6sister lorsque le president/la presidente du
conseil le lui demande, peut se faire demander, par
le president/la presidente du conseil, de quitter la
salle du conseil communal pour cette reunion, et si
elle refuse, elle peut titre renvoyee de la reunion sur
1'ordre du president/presidente du conseil. Au
besoin, le president/la presidente du conseil doit
obtenir 1'aide appropriee du sergent d'armes ou d'un
membre du corps de police de Saint John. Ce ou
ces derniers doivent executer les ordres et
directives donnes par le president/la presidente du
conseil afin de maintenir l'ordre et le decorum de la
reunion du conseil communal.
5.13 Reunion ordinaire: annulation
A 1'exception de la premiere reunion du conseil
conform6ment au paragraphe 5.1, une reunion
ordinaire peut etre annulee:
a) par resolution adoptee par la majorite des
membres, lors d'une reunion ordinaire; ou
b) avec le consentement ecrit de la majorite
des membres, si un avis d'annulation d'au
moins vingt-quatre heures est
subsequemment donne a chaque membre
par le greffier/la greffiere, conform6ment
aux dispositions des alineas 6.3 a), b), c),
ainsi qu'au public conform6ment aux
dispositions du paragraphe 5.9; ou
c) lorsqu'un avis n'est pas donne
conform6ment aux dispositions du sous-
alinea b., avec le consentement ecrit des
deux tiers des membres, si un avis
d'annulation est subsequemment donne a
chaque membre par le greffier/la greffiere,
conform6ment aux dispositions des alineas
6.3 a), b), c; et que le greffier/la greffiere
tente d' afficher l' avis d'annulation sur le
site Web de The City.
Reunion Extraordinaire
6.1 Convoquee par le maire, en tout temps
-17-
The Mayor may, at any time, through the City
Clerk summon a special meeting of Council.
6.2 Summoned - by Clerk - petition of Council
The Clerk, upon receipt of the petition of any
three members, shall summon a special meeting for
the purpose and at the time specified in the petition.
6.3 Notice - 24 hours in advance -
requirements
Except as provided in Sections 6.4 and 6.5, the
Clerk must give at least 24 hours notice in writing,
signed by the Mayor or members responsible for
calling the special meeting, stating the date and
hour of the meeting and the purpose for which the
meeting was called, to each member, either:
a) by leaving a copy of the notice with the
member; or
b) by leaving a copy of the notice at the place
of residence or business of the member; or
c) by emailing a copy to the member's City
email address.
6.4 Emergency - prior notice - not required
The notice requirement in Section 6.3 shall not
apply to a special meeting summoned to deal with
an emergency.
6.5 Emergency - notice - method - location
For an emergency meeting the Clerk shall use
his/her best efforts to give notice of the emergency
meeting and the purpose or purposes of the meeting
to each member, either by email, verbally or in
writing, and notice shall be given as far in advance
of the meeting as practicable. An emergency
meeting may be conducted in person or from
remote locations by use of telephone conference
call.
Le maire peut, en tout temps, par l'interm&diaire du
greffier/greffi&re, convoquer une r6union
extraordinaire du conseil.
6.2 Convoquee par le greffier/la greffiere,
petition presentee par le conseil
Le greffier/la greffiere peut, Sur r6ception d'une
p6tition signee par trois membres du conseil,
convoquer une r6union extraordinaire dont le but et
1'heure sont pr&cises dans la p6tition.
6.3 Avis, 24 heures a 1'avance, exigences
Sous r6serve des sections 6.4 et 6.5, le greffier/la
greffiere doit dormer un avis 6crit d'au moins 24
heures, sign& par le maire ou les membres du
conseil responsables d'avoir convoqu& la r6union
extraordinaire, indiquant la date et 1'heure de la
r6union et l'objectif vis& par cette r6union, et ce, a
chaque membre du conseil, soit :
a) en laissant une copie de 1'avis au membre;
sort
b) en laissant une copie de 1'avis au lieu de
residence ou d'affaires du membre.
c) En envoyant une copie a 1'addresse de
courier Oectronique
de la ville du membre.
6.4 Urgence, avis prealable, aucune exigence
L'obligation de dormer un avis qui est stipul&e a la
section 6.3 ne s'applique pas dans le cadre dune
r6union extraordinaire convoqu&e pour faire face a
une urgence.
6.5 Urgence, avis, moyen, lieu
Dans le cadre d'une r6union d'urgence, le greffier/la
greffiere doit faire tout son possible pour aviser
chaque membre du conseil de la tenue dune
r6union d'urgence et de l'objectif ou des objectifs
vises par la r6union, verbalement ou par 6crit ou par
courielle Oectronique, et 1'avis doit etre donne a
l'avance, dans un Mai r6alisable. Une r6union
d'urgence peut etre conduite en personne ou a partir
d'emplacements 6loign6s, en ayant recours a une
conference t61&phonique.
6.6 Business - stated - in notice -
other - prohibited
No business other than that stated in the notice
shall be considered at the special meeting. Council
may determine with the unanimous consent of the
members present to suspend this provision.
6.7 Special meeting - notice - public
The Clerk must give public notice of the time and
place of a special meeting by notifying the local
media and by posting notice of the meeting to the
public on The City of Saint John web site
(www.saintjohn.ca) 24 hours before the date and
hour of the meeting.
6.8 Special Meeting — cancellation
1. A special meeting summoned pursuant to the
provisions of subsection 6.1, may be cancelled:
a) by the Mayor through the Clerk if notice of
cancellation is subsequently provided by
the Clerk to each Member in accordance
with the provisions of subsection 6.3, and
also to the public in accordance with the
provisions of subsection 6.7; or
b) where notice is not provided in accordance
with the provisions of subparagraph a., by
the Mayor through the Clerk upon the
Written Consent of two-thirds of the
Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
Member in accordance with the provisions
of paragraphs 6.3(a), (b), (c); and the Clerk
endeavours to post notice of cancellation
on the City's website.
2. A special meeting, summoned pursuant to the
provisions of subsection 6.2, may be cancelled:
a) upon the Written Consent of the petitioning
Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
Member in accordance with the provisions
of subsection 6.3, and also to the public in
accordance with the provisions of
subsection 6.7; or
6.6 Activit6s, precis6es, dans I' avis,
autre, interdictions
Aucune affaire autre que celle qui est mentionn&e
dans 1'avis ne doit etre consideree lors de la r6union
extraordinaire. Le conseil peut d6cider, avec le
consentement unanime des membres presents, de
suspendre cette disposition.
6.7 Reunion extraordinaire, avis, public
Le greffier/la greffiere doit donner un avis public
de 1'heure et du lieu d'une r6union extraordinaire en
avisant les m6dias locaux et en affichant un avis de
la r6union, destin& au public, sur le site Web de The
City of Saint John (www.saintjohn.ca) 24 heures
avant la date et 1'heure de la tenue de la r6union.
6.8 Reunion extraordinaire: annulation
1. Une r6union extraordinaire, convoqu6e en
vertu des dispositions du paragraphe 6.1, peut
etre annul6e:
a) Par le maire par 1'entremise du greffier/de
la greffiere, conform6ment aux dispositions
du paragraphe 6.3, ainsi qu'au public
conform6ment aux dispositions du
paragraphe 6.7; ou
b) lorsqu'un avis n'est pas donn6
conform6ment aux dispositions du sous-
alin&a a., par le maire par 1'entremise du
greffier/de la greffiere, avec le
consentement &crit des deux tiers des
membres, si un avis d'annulation est
subs6quemment donn6 a chaque membre
par le greffier/la greffiere, conform6ment
aux dispositions des alin&as 6.3a), b), c); et
que le greffier/la greffiere tente d'afficher
1'avis d'annulation sur le site Web de The
City.
2. Une r6union extraordinaire, convoqu6e
conform6ment aux dispositions du paragraphe
6.2, peut etre annul6e:
a) avec le consentement &crit des membres
requ6rants, si un avis d'annulation est
subs6quemment donn6 a chaque membre
-19-
b) where notice is not provided in accordance
with the provisions of subparagraph a.,
upon the Written Consent of two-thirds of
the Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
Member in accordance with the provisions
of paragraph 6.3(a), (b), (c); and the Clerk
endeavors to post notice of cancellation on
the City's website.
Council Meetings
7.1 Council Meetings -Types
There shall be the following types of Council
Meetings: Regular, Special, Emergency and Legal.
7.2 Open to public - exception
Unless a meeting or portion thereof is closed to the
public in accordance with the terms of applicable
Provincial legislation, a member of the public may
be excluded or removed from a Council meeting
only for misconduct.
7.3 Closed - shall be - reasons
A meeting shall not be closed to the public unless
and until the Council has adopted a resolution to
that effect, which resolution must also state the
basis under the Local Governance Act for doing so.
7.4 Closed - compliance - statutory
requirements
Council proceedings and the record to be kept
thereof are subject to the provisions of the Local
Governance Act, including those dealing with the
obligations of members of Council to vote when
present; the circumstances in which the public may
be excluded from a meeting; the scope of decisions
which may be made at a meeting closed to the
public, as well as the record which must be kept of
such a meeting and its availability to the public. For
par le greffier/la greffiere, conformement
aux dispositions du paragraphe 6.3, ainsi
qu'au public conformement aux
dispositions du paragraphe 6.7; ou
b) lorsqu'un avis n'est pas donne
conformement aux dispositions du sous-
alinea a., avec le consentement ecrit des
deux tiers des membres, si un avis
d'annulation est subsequemment donne a
chaque membre par le greffier/la greffiere,
conformement aux dispositions des alineas
6.3a), b), c); et que le greffier/la greffiere
tente d'afficher 1'avis d'annulation sur le
site Web de The City.
Reunions du Conseil
7.1 Reunions du conseil- types
II existe les types de reunions du conseil suivants:
ordinaire, extraordinaire, d'urgence et juridique.
7.2 Ouvertes an public, exception
A moins qu'une reunion ne soit a huis clos ou que
le public ne soit pas admis a une partie de celle-ci
conformement aux dispositions des lois
provinciales applicables, un membre du public ne
peut etre exclu ou renvoye de la reunion du conseil
que pour mauvaise conduite.
7.3 Fermees au public, justification
Une reunion ne doit pas etre fermee au public a
moins et jusqu' a ce que le conseil adopte une
resolution a cet effet, laquelle doit egalement
preciser les raisons de 1'adoption de la resolution en
vertu de la Loi sur la Gouvernance Locale.
7.4 Fermees au public, conformite,
exigences legislatives
Les deliberations du conseil et le dossier
correspondant devant etre term soot assujettis aux
dispositions de la Loi sur les municipalites, y
compris les deliberations qui traitent de
1'obligation, de la part des membres du conseil, de
voter lorsqu'ils sont presents; les circomstances
selon lesquelles le public nest pas admis a une
reunion; la portee des decisions qui peuvent etre
prises lors d'une reunion privee, ainsi que le dossier
-20-
ease of reference excerpts of the Local Governance
Act are appended to, but do not from part of this
by- law.
7.5 Electronic Participation
1. Requirements:
Provided the conditions set out in section 69 of the
Local Governance Act are met, a Member may
participate in a special or emergency meeting, or a
Committee of the Whole meeting closed to the
public, by means of a telephone conference call or
video conference.
2. Grievance Hearing:
A hearing under the Working Agreement between
the City of Saint John and The Canadian Union of
Public Employees Local 918 (Outside Workers) -
Article 12 — Grievance Resolution Process —
Internal shall not be held with Members
participating electronically by telephone
conference call or video conference.
3. Call in Time:
The Clerk shall schedule a telephone conference
call or video conference, to begin 15 minutes
before the start of each meeting.
4. Form of Electronic Meeting Notice:
a) Subject to paragraph (b), notice of a
meeting shall include the time and location
of the meeting and the phone numbers and
any access code needed to connect to the
telephone conference call or video
conference.
b) There shall be no requirement to identify
the location of the meeting in the notice
required in paragraph (a) if each Member
qui doit etre term d'une telle r6union et sa
disponibilit& pour le public. Par souci de
commodit&, des extraits de la Loi sur la
Gouvernance Locale sont joints au pr&sent arret&
mais n'en font pas partie.
7.5 Participation par voie 0ectronique
1. Exigences:
Lorsque les conditions &tablies a Particle 69 de la
Loi sur la gouvernance locale soot remplies, un
membre peut participer a une r6union ordinaire,
une r6union extraordinaire ou a une r6union
d'urgence, ou a une r6union du comfit& pl&nier a
huis clos, par conf6rence t616phonique ou par
vid6oconf6rence.
2. Audiences de griefs:
Une audience tenue en vertu de Fentente de travail
entre The City of Saint John et le Syndicat canadien
de la fonction publique section locale 18 (cols
bleus) article 12 Processus de r&glement des
griefs n'a pas lieu en pr&sence de membres
participant par voie 6lectronique par conf6rence
t616phonique ou par vid6oconf6rence.
3. Heure pour joindre la conf6rence
t616phonique:
Le greffier/la greffiere planifie que la conf6rence
t616phonique ou la vid6oconf6rence commencera
15 minutes avant le d6but de chaque r6union.
4. Forme de 1'avis de r6union 6lectronique:
a) Sous r6serve de 1'alin&a b),1'avis d'une
r6union inclut 1'heure et 1'endroit ou se
tiendra la r6union ainsi que les num&ros
de t616phone et les codes d'acc&s requis
pour se connecter a une conf6rence
t616phonique ou a une vid6oconf6rence.
b) Si chaque membre a avis& le greffier/la
greffiere de son intention de participer a
la r6union par voie 6lectronique, it
-21 -
has advised the Clerk of his or her intention
to participate electronically in the meeting.
5. Meeting room equipment:
Except where each Member has advised the Clerk
in writing of his or her intention to participate
electronically in the meeting,
a) The City shall provide the required
equipment at each meeting, which the
Clerk shall connect to the telephone
conference call or video conference at least
5 minutes prior to the start of the meeting.
b) Members participating electronically from
outside the City are responsible to provide
their own equipment to connect to the
telephone conference call or video
conference.
6. Location of the Presiding Officer:
The Presiding Officer of the meeting may be
physically present in the meeting room.
7. Location of the Mayor:
If the Mayor is out of the City, he or she shall not
participate as Presiding Officer but may participate
as a Member and vote.
8. Joining the telephone conference call or video
conference late:
A Member is not permitted to participate
electronically in a meeting if that Member does not
join the meeting within 15 minutes of its scheduled
starting time.
n'existe pas d'obligation d'identifier
1'endroit ou se tiendra la reunion, tel
qu'exig& a 1'alin&a a).
5. Equipement de la salle de reunion:
Sauf lorsque chaque membre a inform& par &crit le
greffier/la greffiere de son intention de participer a
la reunion par voie electronique,
a) lors de chaque reunion, la municipalit&
fournit Nquipement requis que le
greffier/la greffiere branchera a la
conference telephonique ou a la
videoconference au moins 5 minutes
avant le debut de la reunion.
b) les membres qui participent par voie
electronique et qui sont a 1'ext&rieur de
la ville sont responsables de fournir leur
propre &quipement pour pouvoir se
connecter a la conference telephonique
ou a la videoconference.
6. Emplacement physique du pr&sident/de la
presidente du conseil:
Le pr&sident/la presidente de la reunion du conseil
peut etre physiquement present dans la salle de
reunion.
7. Emplacement physique du maire ou de la
mairesse:
Si le maire ou la mairesse est a 1'ext&rieur de la
ville, it/elle ne participera pas en taut que
pr&sident/pr&sidente du conseil, mais pourra
participer en tant que membre et pourra voter.
8. Se joindre a la conference telephonique ou
A la videoconference en retard:
Un membre n'a pas le droit de participer a une
reunion par voie electronique si ce membre ne se
joint pas a la reunion daps les 15 minutes suivant
1'heure pr&vue du debut de la reunion.
-22-
9. Arrival announcements:
Members who participate electronically in the
meeting shall announce themselves at the first
opportunity after joining the telephone conference
call or video conference, but may not interrupt a
speaker for the purpose of doing so.
10. Departure announcements:
Members who leave the telephone conference call,
the video conference or the meeting room prior to
adjournment shall announce their departure, but
may not interrupt a speaker for the purpose of
doing so.
11. Quorum calls:
The Presiding Officer shall establish the presence
of quorum by roll call at the beginning of the
meeting and on demand of any Member. Such a
demand may be made following the departure of
any Member or following the taking of any vote for
which the announced totals add to less than a
quorum.
12. Obtaining the floor:
To seek recognition by the Presiding Officer, a
Member shall address the Presiding Officer and
state his or her own name.
13. Voting methods:
All votes shall be taken by roll call.
14. Technical Malfunctions and
Requirements:
Each Member is responsible for his or her
connection to the telephone conference call or
video conference; no action shall be invalidated on
the grounds that the loss of, or poor quality of, a
9. Annonce d' arrivee:
Les membres qui participent a la reunion par voie
electronique doivent signifier leur presence a la
premiere occasion apres qu'ils se sont joints a la
conference telephonique ou a la videoconference,
mais ne peuvent le faire en interrompant un
intervenant.
10. Annonce de depart:
Les membres qui quittent la conference
telephonique, la videoconference ou la salle de
reunion avant 1'ajournement annoncent leur depart,
mais ne peuvent le faire en interrompant un
intervenant.
11. Verification du quorum:
Le president/la presidente du conseil procede a la
verification du quorum par appel nominal au debut
de la reunion et a la demande d'un membre. Une
telle demande peut etre effectuee a la suite du
depart d'un membre ou a la suite de la tenue d'un
vote ou le total des votes est inferieur au quorum.
12. Obtenir la parole:
Afin d'etre reconnu par le president/la presidente
du conseil, un membre s'adresse au president/a la
presidente du conseil et donne son nom.
13. Modes de scrutin:
Tons les votes sont pris par appel nominal.
14. Defaillances techniques et exigences:
Chaque membre est responsable de son
branchement a la conference telephonique ou a la
videoconference; aucune action ne devrait etre
annulee sous pretexte que la perte de branchement
- 23 -
Member's individual connection prevented him or
her from participating in the meeting.
15. Link interruptions:
If there is an interruption in the communications'
link to a Member who is participating
electronically, the Presiding Officer may:
(a) decide on a short recess until it is
determined whether or not the link
can be re-established; or
(b) continue the meeting and treat the
interruption in the same manner as
if a Member who is physically
present leaves the meeting room.
16. Forced disconnections:
The Presiding Officer may direct a Member to
disconnect or mute their connection to the
telephone conference call if it is causing undue
interference with the telephone conference call or
video conference. The Presiding Officer's decision
to do so, which is subject to an undebatable appeal
that can be made by any Member, shall be
announced and recorded in the minutes.
Quorum
8.1 Quorum - present - meeting- call to order
When there are sufficient members present to
constitute a quorum at the time set for the
commencement of the meeting or as soon
thereafter as the quorum is present, the Mayor, or
if the Clerk has been advised that the Mayor will
be absent or late, the Deputy Mayor, shall take the
chair and call the meeting to order.
8.2 Mayor absent - Deputy Mayor - call to
order - presiding
In the event the Mayor does not attend within ten
minutes after the time appointed, the Deputy
ou la mauvaise qualit& du branchement d'un
membre Fa empech& de participer a la reunion.
15. Interruption de la voie de communication:
Advenant le cas ou it y aurait une interruption de la
voie de communication avec un membre qui
participe par voie 6lectronique, le pr&sident/la
pr6sidente du conseil peut:
a) d6cider de prendre une courte pause
jusqu'a ce qu'on d6termine si la
communication pourra etre r6tablie; ou
b) continuer la reunion et traiter
Finterruption de la communication
comme une situation ou un membre qui
est physiquement present quitte la salle
de reunion.
17. D&branchement forc&:
Le pr&sident/la pr6sidente du conseil peut
demander a un membre d'interrompre le
branchement si le branchement cause une
perturbation excessive avec la conference
t&l&phonique ou la vid&oconf&rence. La decision du
pr&sident/de la pr6sidente du conseil d'agir ainsi,
suj ette a un appel qui ne peut etre discut& et qui peut
etre fait par tout membre, doit etre annonc&e et
inscrite au proc&s-verbal
Quorum
8.1 Quorum, presences, reunion, ouverture
Lorsqu'un nombre suffisant de membres soot
pr6sents pour constituer le quorum au moment fix&
pour le d6but de la reunion ou aussit6t apr&s qu'un
quorum est form&, le maire ou, lorsque le greffier/la
greffi&re est avis& que le maire sera absent ou en
retard, le maire suppl&ant, assume la pr6sidence et
proc&de a l'ouverture de la reunion.
8.2 Absence du maire, maire suppl&ant,
ouverture, pr6sidence
Dans le cas ou le maire ne se pr6sente pas a la
reunion daps un Mai de dix minutes suivant Meure
-24-
Mayor shall assume the chair, call the members to
order, and if a quorum is present preside during the
meeting or until the arrival of the Mayor.
8.3 Mayor - Deputy Mayor - absent -
procedure
In the absence of the Mayor and Deputy Mayor, if
a quorum is present within ten minutes after the
appointed time, the Clerk shall call the meeting to
order and a Presiding Officer shall be chosen from
the members present, who shall preside during the
meeting or until the arrival of the Mayor or Deputy
Mayor.
8.4 Quorum - not present- in
30 minutes - adjournment
If there is no quorum within thirty minutes after the
time appointed for the meeting, the Clerk shall
record the names of all members present at that
time and the meeting shall be deemed to be
adjourned until the next regular meeting, unless a
special meeting is called for that purpose in the
meantime.
8.5 Adjournment - agenda - consideration -
subsequent
If Council is unable to meet for want of a quorum
the agenda delivered for that Council or Committee
meeting shall be considered at the next Council or
Committee meeting prior to consideration of the
agenda for the subsequent meeting or it shall be the
agenda for a special meeting called for that
purpose.
Agenda
9.1 Agenda - Order of business
The normal order of business for regular and
special meetings of Council shall be as set forth in
the agenda prepared by the Clerk.
precisee, le maire suppleant doit assumer la
presidence, rappeler les membres a l'ordre et,
lorsqu'un quorum est forme, presider la reunion ou
presider jusqu'a 1'arrivee du maire.
8.3 Maire, maire suppleant,
absence, procedure
En 1'absence du maire et du maire suppleant,
lorsqu'un quorum est forme a l'interieur d'une duree
de dix minutes suivant l'heure fixee, le greffier/la
greffiere doit ouvrir la reunion et un
president/presidente du conseil est choisi parmi les
membres presents afin de presider la reunion ou de
presider jusqu'a 1'arrivee du maire ou du maire
Suppleant.
8.4 Quorum, absences, suspension en 30
minutes, ajournement
Si le quorum nest pas forme a l'interieur de trente
minutes suivant 1'heure fixee pour la tenue de la
reunion, le greffier/la greffiere doit inscrire les
noms de tous les membres presents a ce moment et
la reunion est presumee suspendue jusqu' a la
prochaine reunion ordinaire, a moins qu'une
reunion extraordinaire ne soit convoquee a ces fins
entre-temps.
8.5 Ajournement, ordre du jour,
examen, subsequent
Lorsque le quorum nest pas atteint et que le conseil
est done incapable de se reunir, F ordre du jour
etabli pour ladite reunion du conseil ou d'un comite
doit etre examine a la prochaine reunion du conseil
ou du comite, avant que soit examine l'ordre du j our
de la reunion subsequente, ou ledit ordre du jour
doit etre examine au cours dune reunion
extraordinaire convoquee a ces fins.
Ordre du Jour
9.1 Ordre du jour, points
L'ordre habituel des deliberations de reunions
ordinaires et extraordinaires du conseil doit
correspondre a l'ordre du four redige par le greffier/
la greffiere.
- 25 -
9.2 Agenda - Order of business - alteration
A member may, during a Council meeting, request
that items on the agenda be rearranged in order to
conduct the business before Council more
expeditiously.
9.3 Consent agenda - consideration
of recommendations
The consent agenda items of business are
considered to be routine and do not require debate
or discussion. The items listed will be disposed of
with one unanimous motion. Items on the agenda
for regular meetings of Council including
correspondence from citizens, groups and
organizations and reports containing
recommendations from the Clerk, from the
Committee of the Whole, from other Committees,
or from the City Manager or other Council
Appointees may be adopted in a single motion of
Council, but any of these items will be transferred
to the regular agenda for consideration and debate
upon the request of any member at the time of
adopting the consent agenda.
9.4 Headings - order - prepared by Clerk
Promptly at the hour set by this by-law on the day
of each regular meeting, the Councillors, the City
Clerk, City Manager, General Counsel and Mayor
shall take their regular seats in the Council
Chamber, and the business of the Common
Council shall be taken up for consideration and
disposition. The Clerk shall prepare for the use of
members at all Regular meetings of Council, other
than Committee of the Whole, an agenda under the
following headings:
I. call to order
2. approval of the minutes of previous
meeting(s) of Council
3. adoption of agenda
4. disclosures of conflict of interest
5. adoption of consent agenda
9.2 Ordre du jour, points, modification
Un membre peut, au cours d'une reunion du
conseil, demander la modification de l'ordre des
points inscrits a l'ordre du jour afin de traiter plus
expeditivement les travaux presentes devant le
conseil.
9.3 Questions soumises a I' approbation du
conseil, etude des recommandations
Les questions soumises a 1approbation du conseil
sont censees etre de nature courante et ne
requierent aucun debat ni discussion. Les points
inscrits seront traites au moyen d'une proposition
unanime. Les points a l'ordre du four des reunions
ordinaires du conseil, y compris la correspondance
revue des citoyens, des grouper et des organismes
ainsi que les rapports formulant des
recommandations, presentes par le greffier/la
greffiere, le Comite plenier, les autres comites et le
directeur general ou autre titulaire, peuvent etre
adoptes par une seule proposition du conseil, mais
ces points seront portes a l'ordre du jour habituel
aux fins d'examen et de debat sur demande deposee
par tout membre au moment de 1'adoption de ladite
question d'approbation.
9.4 Titres, point, redige par le
greffier/la greffiere
A 1'heure exacte precisee par le present arrete, le
jour de chaque reunion ordinaire, les conseillers, le
greffier /la greffiere, le directeur general, l'avocat
general et le maire prennent leur siege habituel
dans la salle du conseil et les travaux du conseil
communal soot examines et regles. Le greffier/la
greffiere doit rediger, a l'intention des membres
presents a toutes les reunions ordinaires du conseil,
autres que les reunions du Comite plenier, l'ordre
du four selon les titres suivants:
l . ouverture de la reunion;
2. approbation du proces-verbal de la derriere
reunion du conseil;
3. adoption de l'ordre du four;
4. divulgation de conflits d'interets;
-26-
6. members comments
7. proclamations
8. delegations/presentations
9. public hearing(s)
10. consideration of by-laws
11. submissions by Council members
12. business matters - Municipal Officers
13. committee reports
14. consideration of issues separated from
consent agenda
15. general correspondence
16. supplemental agenda
17. committee of the whole
18. adjournment
9.5 Submissions - listed - public matters
The Clerk shall have prepared for the use of the
members at all Regular Council meetings an
agenda and Council kit, in electronic or printed
format, which shall include all items in respect of
the agenda matters.
9.6 Delivery - to Members - prior to meeting
The Clerk shall use best efforts to ensure that
copies of the agenda and Council kit for regular
meetings of Council are delivered in printed format
and/or distributed electronically to each Member
so that they are received in each case by 4:30 p.m.
on the Thursday immediately preceding the
Regular meeting.
9.6.1
In the event that the Clerk determines that
correspondence and any associated material,
addressed to Common Council and delivered to the
City Clerk's office, should be distributed to
Members in advance of the distribution of the
Council kit, then in such case no Member shall
5. adoption des questions soumises a
1'approbation du conseil;
6. commentaires presentes par les membres;
7. proclamations;
8. delegations et presentations;
9. audiences publiques;
10. etude des arret&s municipaux;
11. presentations par les membres du conseil;
12. affaires municipales &voqu&es par les
fonctionnaires municipaux;
13. rapports presentes par les comit&s;
14. etude des sujets &cartes des questions
soumises a 1'approbation du conseil;
15. correspondance g&n&rale;
16. ordre du four suppl&mentaire
17. comit& pl&nier
18. ajournement
9.5 D6p6t de documents, inscription,
affaires publiques
Le greffier/la greffiere doit pr&parer pour les
membres presents, 1'ordre du jour de chaque
reunion ordinaire du conseil ainsi qu'une trousse de
documents sous forme &lectronique ou imprimee,
qui doit include tous les elements relatifs aux points
inscrits a 1'ordre du four.
9.6 Distribution aux membres avant la
reunion
Le greffier ou la greffiere doit faire tout ce qui est
en son pouvoir pour s'assurer que les copies de
1'ordre du jour et la trousse de documents relatifs
aux reunions ordinaires du conseil sont distribu&es
sous forme imprimee et/ou &lectronique de mani&re
A ce que chaque membre les re�oive avant 16 h 30
le jeudi pr&c&dant la reunion ordinaire.
9.6.1
Dans 1'&ventualit& ou le greffier ou la greffiere
estime que cela correspondance et tout materiel
connexe adress&s au conseil communal et livr&s au
bureau du greffier devraient etre distribu&s aux
membres avant la distribution de la trousse de
documents relative aux reunions du conseil, aucun
-27-
disclose the existence, the substance, or provide a
copy of such correspondence and/or material prior
to the Council kit in which it/they will be included,
being available to the public pursuant to subsection
9.8.
9.7 Made available- to officers- staff
The Clerk shall use best efforts to ensure that
electronic copies of the agenda and Council kit for
regular meetings of Council are made available to
all Corporation officers and staff who are to receive
copies thereof as determined by the City Manager
on the Thursday immediately preceding the
meeting.
9.8 Made available- public
The Clerk shall use best efforts to ensure that
copies of the agenda and Council kit for regular
meetings of Council are made available to the
general public at the office of the Clerk and on the
website of The City of Saint John by 4:30 p.m. on
the Friday immediately preceding the regular
meeting.
9.9 Submissions — to Clerk — deadline
All submissions for inclusion on the agenda for
regular meetings of Council shall be submitted to
the Clerk no later than 4:00 p.m. on the Wednesday
immediately prior to the day on which the agenda
is to be distributed pursuant to Sections 9.6 and 9.7.
9.10 Submissions — to Clerk — past deadline
a) Where the Clerk receives a submission for
inclusion on the agenda past the deadlines
stipulated in section 9.9 and such submission is
deemed by the City Manager to be a matter
requiring Council's immediate consideration at
membre ne divulgue 1'existence, le contenu ni ne
fournit une copie de ladite correspondance ou du
materiel connexe avant que la trousse de
documents relative aux r6unions du conseil daps
laquelle ils seront inclus ne soit mise a la
disposition du public conform6ment au paragraphe
9.8.
9.7 Mis a la disposition des dirigeants et des
employes
Le greffier ou la greffiere doit, le jeudi pr6c6dant la
r6union, faire tout ce qui est en son pouvoir pour
s'assurer que 1'ordre du jour et la trousse de
documents relatifs aux r6unions ordinaires du
conseil, sont transmis sous forme 6lectromque a
tous les dirigeants et employs de la Corporation
qui doivent les avoir rebus, comme 1'indique le
directeur g&n&ral.
9.8 Disponibilit6 de l'ordre du jour, grand
public
Le greffier ou la greffiere doit faire tout ce qui est
en son pouvoir pour s' assurer que F ordre du j our et
la trousse de documents relatifs aux r6unions
ordinaires du conseil soot mis a la disposition du
grand public au bureau du greffier ou de la greffiere
et sur le site Web de The City of Saint John avant
16h30 le vendredi pr&c&dent la r6union ordinaire.
9.9 Propositions an greffier on a la greffiere,
date limite
Toute proposition devant etre inscrite a 1'ordre du
jour des r6unions ordinaires du conseil doit etre
remise au greffier ou a la greffiere avant 16 h le
mercredi pr6c6dant la date a laquelle F ordre du j our
doit etre distribu& en vertu des paragraphes 9.6 et
9.7.
9.10 Propositions an greffier on a la
greffiere, apres la date limite
a) Lorsque le greffier ou la greffiere recoit une
proposition devant etre inscrite a F ordre du j our
a une date ult&rieure a celles indiqu&es a
Particle 9. 9 et que le Directeur General est
its next regular meeting, then the Clerk shall
deliver copies of the submission to each
member as soon as possible and present it to the
Council at the beginning of the regular meeting
and Council may vote to include the
submission on the agenda.
b) Where Council votes to include a late
submission on the agenda at the regular
meeting, the Clerk shall add the late
submission as an item under the "16.
supplemental agenda" heading on the agenda.
9.11 Special Meeting — preparation —
requirements
For special meetings, the agenda shall be prepared
as the Mayor, or in the case of a petition, the Clerk,
may direct.
9.12 Not delivered — on schedule —
meeting valid
Failure by the Clerk to meet any deadline set out
herein shall not invalidate the Council meeting or
any proceedings thereat.
9.13 Member Comments — Limitation
During the "Members Comments" order of
business on the agenda, each member may, one
time only and for a maximum of 2 minutes, speak
to make community announcements,
congratulatory remarks or acknowledgments, but
he shall not raise business matters.
9.14 Statutory Public Hearing — meeting
A public hearing required under the Community
Planning Act will be scheduled at a regular or
special meeting of Council.
d'avis que ladite proposition requiert Fattention
immediate du Conseil a sa prochaine reunion
ordinaire, le greffier ou la greffiere d&livra des
que possible une copie de ladite proposition a
chaque membre et la pr&sentera au Conseil au
d6but de la reunion ordinaire et le Conseil peut
voter pour aj outer ladite proposition a F agenda.
b) Si, a la reunion ordinaire, le Conseil vote en
faveur d'aj outer a F ordre du j our une
proposition soumise apr&s la date limite, le
greffier ou la greffiere ajoutera ladite
proposition sous F entete «16. Ordre du j our
suppl&mentaire » a 1ordre du four.
9.11 R6union extraordinaire, preparation,
exigences
L'ordre du jour des r6unions extraordinaires est
r&dig& sous la direction du maire, ou dans le cas
d'une petition, selon les directives du greffier ou de
la greffiere.
9.12 Defaut de distribution en temps opportun,
validite de la reunion
Si le greffier ou la greffiere ne respecte pas le
calendrier &tabli par le present arrete, la reunion du
conseil ou les d61ib&rations n'en seront pas
invalidaes pour autant.
9.13 Commentaires pr6sent6s par les membres
— limitation
Durant la partie « Commentaires pr&s&ntes par les
membres » a Fordre du four, chaque membre peut
intervenir une fois seulement et pour une dur&e
maximale de 2 minutes, pour faire des annonces
communautaires, pour offrir des f6licitations ou
des remerciements, mais it ne soulevera pas
d'affaires municipales.
9.14 Audience publique — reunion
Une audience publique requise en vertu de la Loi
sur Vurbanisme sera convoqu&e lors d'une reunion
ordinaire ou extraordinaire du conseil.
-29-
9.15 Statutory Public Hearing — procedure
Where a public hearing is required under the
Community Planning Act, the hearing shall follow
the procedure described in Schedule "B", which is
attached to and forms part of this By -Law.
Reports — Petitions — Communications from the
Public
10.1 Included on agenda- by Clerk
On receipt of a petition intended for Council the
Clerk may include it as an item on the agenda for
the next regular meeting of Council for which the
Clerk is accepting agenda items in full or in
summary form as he/she sees fit.
10.2 Public Reports - Planning
Advisory Committee
If a public meeting has been scheduled at the
direction of the Planning Advisory Committee
prior to consideration of its report by Council, then
all documents, staff reports and plans shall be made
available for viewing before and at such public
meeting of the Planning Advisory Committee.
10.3 Communications from the public
1. Communications from the public given to the
Council, a Committee or the Clerk:
a) All communications about a matter on a
meeting agenda that Council, a Committee
or the Clerk receives shall become part of
the public record.
b) All communications shall be available to
Members and to the public before a
meeting or, if necessary, distributed
directly to Members and the public during
a meeting.
9.15 Audience publique — procedure
Lorsqu'une audience publique est requise en vertu
de la Loi sur l'urbanisme, l'audience suit la
procedure decrite a 1' annexe « B » qui est j ointe au
present arrete et qui est consideree comme en
faisant partie.
Rapports, Petitions, Communications du Public
10.1 Inscription a l'ordre du jour par le
greffier/la greffiere
Le greffier/la greffiere peut, sur reception d'une
petition destinee au conseil, l'ajouter comme point
A l'ordre du four de la prochaine reunion ordinaire
du conseil pour laquelle le greffier/la greffiere
accepte es points a l'ordre du four partiellement ou
entierement, comme ille juge approprie.
10.2 Rapports publics, Comite consultatif
d'urbanisme
Lorsqu'une reunion publique est convoquee par le
Comite consultatif d'urbanisme avant que le conseil
ait etudie son rapport, toute la documentation, les
rapports des employes et les cartes d'amenagement
doivent etre mis a la disposition du public avant et
pendant la tenue de ladite reunion publique de
Comite consultatif d'urbanisme.
10.3 Communications du public
1. Les communications du public presentees au
conseil, a un comite, au greffier ou a la
greffiere:
a) Toute communication relative a un sujet a
1'ordre du four d'une reunion que le conseil,
un comite, le greffier ou la greffiere re�oit,
fait partie des archives publiques.
b) Toute communication est mise a la
disposition des membres et du public avant
une reunion, ou si necessaire, remise
directement aux membres et au public au
cours d'une reunion.
-30-
2.
Requirements for communications from the
public given to Council, a Committee, or the
Clerk:
All communications shall be in writing and:
a) be delivered in person or sent by mail, e-
mail or fax;
b) be addressed to Council, a Committee or to
the Clerk;
c) be legible;
d) be in a reproducible format;
e) include the name and mailing address or the
telephone number of the author; and
f) not contain defamatory or offensive
language.
3. Public communications and public record
Personal information and opinions in
communications shall become part of the public
record, unless the author of the communication
requests the removal of his personal information
when submitting it, or the Clerk determines that
the release of the personal information
contravenes the Right to Information and
Protection of Privacy Act, SNB 2009, c R-10.6,
and amendments thereto.
4. Consideration of communications by
Corporation officer:
a) If the Clerk determines that a Corporation
officer should consider any communication
prior to a meeting, the Clerk shall forward
a copy of the communication to the
appropriate Corporation officer.
b) If paragraph (a) applies, the Corporation
officer may submit a report directly to
Council or the Committee in response to
the communication.
10.4 Submission received subsequent to a
public hearing
2. Exigences relatives aux communications du
public remises au conseil, a un comite, au
greffier ou a la greffiere:
Toute communication est faite par &crit et:
a) est livr&e en personne ou envoy&e par la
poste, par courriel ou par fax;
b) est adress&e au conseil, a un comite, au
greffier ou a la greffiere;
c) est lisible;
d) est dans un format reproductible;
e) inclut les nom et adresse postale ou le
num&ro de telephone de 1'auteur; et
f) ne contient pas de propos diffamatoires ou
offensants.
3. Communications publiques et archives
publiques : Toute information personnelle et
opinion contenues dans les communications
font partie des archives publiques, a moins que
1'auteur de la communication demande que son
information personnelle soit retiree lorsqu'il la
pr&sente ou si le greffier ou la greffiere juge que
la diffusion de l'information personnelle
contrevient a la Loi sur le droit a Finformation
et la protection de la vie privee, LN-B 2009, c
R-10.6 et les modifications aff&rentes
4. Examen des communications par un dirigeant
de la Corporation:
a) Si le greffier ou la greffiere consid&re qu'un
dirigeant de la Corporation devrait
examiner une communication avant une
reunion, le greffier ou la greffiere
retransmet une copie de la communication
au dirigeant de la Corporation concern&.
b) Si 1'alin&a a) s'applique, le dirigeant de la
Corporation peut soumettre un rapport
directement au conseil ou au comite en
r&ponse a la communication.
10.4 Soumission regue apres une audience
publique
-31-
In the event of submissions or representations
being received subsequent to the conclusion of a
statutorily mandated public hearing held by
Council, the Clerk shall retain those submission or
representations in the Clerk's records but not make
them available to Members until Council's final
decision on the subject matter of the public
hearing, unless the General Counsel advises that
providing such submissions or representations
prior to Council's final decision is appropriate
from a legal perspective and the author of such
submissions or representations is advised by the
Clerk of the foregoing direction.
Delegations/Presentations - Public
11.1 Delegations/Presentations - request on
agenda - prior notice
When a member of the public or a representative
of any group of persons seeks to address Council,
he/she shall submit a request, in writing to the
Clerk, addressed to the Mayor and Councillors
prior to 4:00 p.m. on the Wednesday preceding the
scheduled Council meeting. The Clerk will include
the request on the agenda of the next regular
meeting.
11.2 Delegations/Presentations -permission
to appear
Upon considering the request to make a
presentation or hear a delegation Council may:
a) decline to hear the delegation/presentation or
b) set a date, no earlier than the next regular
meeting, to hear the delegation/presentation or
c) instruct the Clerk to schedule a mutually
convenient time and date to hear the
delegation/presentation.
Advenant le cas ou des soumissions ou des
repr6sentations seraient reques apr&s la fin d'une
audience publique mandate par la loi tenue par le
conseil, le greffier/la greffiere conserve ces
soumissions ou ces repr6sentations daps les
dossiers du greffier/de la greffiere, mais ne les met
pas a la disposition des membres jusqu'a ce que le
conseil ait pris une decision d6finitive sur le sujet
de 1'audience publique, sauf si le avocat g&n&ral
avise que la pr6sentation de telles soumissions ou
repr6sentations, avant que le conseil ait pris une
decision d6finitive, est appropri&e du point de vue
juridique et que 1'auteur desdites soumissions ou
repr6sentations/ est avis& par le greffier/la greffiere
de la direction prise.
Delegations et Presentations Publiques
11.1 Delegations et presentations, demandes
inscrites a l'ordre du jour, pr6avis
Lorsqu'un membre du public ou un repr&sentant
d'un groupe de personnes veut s'adresser au
conseil, it doit presenter une demande par &crit au
greffier/greffiere, adress&e au maire et au conseil,
avant 16 h le mercredi pr&c&dant une r6union
ordinaire du conseil. Le greffier/la greffiere doit
ajouter la demande a l'ordre du jour de la r6union
ordinaire suivante.
11.2 Delegations et presentations, permission
accordee afin de se presenter
Apr&s avoir consid&r& la demande de pr6sentation
ou de pr6sentation par une d616gation, le conseil
peut:
a) refuser d'entendre la d616gation ou la
pr6sentation;
b) fixer une date, qui ne doit pas titre ant&rieure a
la r6union ordinaire suivante, pour entendre la
d616gation ou la pr6sentation;
c) informer le greffier/la greffiere qu'il doit
planifier une rencontre pour entendre la
d616gation ou la pr6sentation dont la date et
1'heure conviennent aux deux parties.
-32-
11.3 Delegations/Presentations - submission
of materials
When a member of the public or a representative
of any group is scheduled to address Council a
copy of their presentation shall be submitted to the
Clerk prior to 4:00 pm on the Wednesday
preceding the scheduled Council meeting.
11.4 Delegations/Presentations - requested —
at meeting - majority consent
No member of the public or representative of any
group of persons will be permitted to address
Council without the prior consent of two thirds of
the total membership, other than persons entitled
by statute to be heard or persons invited by notice
authorized by Council, who have not been included
in the agenda by the Clerk.
11.5 Delegations/Presentations - maximum
duration - limitations
Except with consent of Council, no member of the
public shall address Council for more than fifteen
minutes, exclusive of the time required to answer
questions put to him/her by Council, except that a
group of persons may have more than one
spokesperson provided that the total length of time
such spokesperson addresses Council shall not
exceed fifteen minutes, exclusive of the time
required to answer questions put to them by
Council.
11.6 Delegations/Presentations - addressing
Council
Each member of the public or spokesperson on
behalf of a delegation addressing the Council shall
give his/her name and address. All remarks shall be
addressed to the Council as a body and not to any
member thereof. No person, other than the person
having the floor, shall be permitted to enter into
any discussion without the permission of the
11.3 Delegations et presentations, transmission
du materiel
Lorsqu'un membre du public ou un representant
d'un groupe doit s'adresser au conseil, une copie de
la presentation doit &re soumise au
greffier/greffiere avant 16 h le mercredi precedant
la reunion prevue du conseil.
11.4 Delegations et presentations, demandes,
reunions, consentement a la majorite
des deux tiers
Aucun membre du public ou representant d'un
groupe de personnes n'a le droit de s'adresser au
conseil sans le consentement prealable de la
majorite des deux tiers du nombre total des
membres, a 1'exception des personnes qui ont le
droit d'etre entendues ou des personnes qui ont ete
invitees par un avis autorise par le conseil, que le
greffier/la greffiere a omis d'inclure a 1'ordre du
Jour.
11.5 Delegations et presentations, duree
maximale, restrictions
Sauf sur consentement du conseil, un membre du
public ne peut s'adresser au conseil pendant plus de
quinze minutes, sans compter le temps necessaire
pour repondre aux questions que lui pose le conseil,
mis a part le fait qu'un groupe de personnes puisse
avoir plus d'un porte- parole, a condition que la
periode durant laquelle les porte-parole s'adressant
au conseil ne depassent pas quinze minutes, sans
compter le temps necessaire pour repondre aux
questions que leur pose le conseil.
11.6 Delegations et presentations, devant
le conseil
Tous les membres du public ou les porte-parole
d'une delegation qui s'adressent au conseil doivent
dormer leur nom et leur adresse. Toutes les
remarques doivent etre adreesees au conseil en tant
qu'organisme et non a 1'un de ses membres en
particulier. En aucun cas une personne, autre que
celle qui a la parole, a le droit de participer a une
discussion sans la permission du
- 33 -
Presiding Officer. No question shall be asked
except through the Presiding Officer.
11.7 Delegations/Presentations - finalization
of matters
Finalization of matters presented by a delegation
shall not be dealt with until after all items on the
agenda have been dealt with.
Roles — Mayor, Deputy Mayor, Councillors
12.1 Role of the Mayor - preside -
provide leadership
The Mayor shall;
a) preside at all meetings of Council, except as
provided for otherwise in this By-law
b) provide leadership to Council,
c) communicate information and recommend
actions to Council for the improvement of the
municipality's finances, administration and
government,
d) speak on issues of concern to the municipality
on behalf of Council, and
e) perform any other duties conferred upon him or
her by this By-law or any Act or by Council.
12.2 Deputy Mayor - appointment - by
election
a. At the first regular meeting of Council
following an election, newly elected
Councillors may nominate themselves for
the position of Deputy Mayor by verbal
declaration in open session.
b. Consideration by Council of these
nominations shall be scheduled for the
following regular meeting of Council, at
which time Council shall openly elect by
show of hands a Deputy Mayor from the list
of Councillors who nominated themselves
pursuant to paragraph a.
president/presidente du conseil. Toutes les
questions doivent etre posees par 1'entremise du
president/presidente du conseil.
11.7 Delegations et presentations, conclusion
des activites
La conclusion des activites presentees par une
delegation ne doit pas etre abordee avant que ne
soient examines tous les points a l'ordre du four.
Roles Assumes par le Maire, Le Maire
Suppleant et les Conseillers
11.1 Role du maire: presidence et leadership
Le maire doit :
a) presider toutes les reunions du conseil, sauf
disposition contraire du present arrete;
b) faire preuve de leadership dans ses rapports
avec le conseil;
c) communiquer l'information et recommander au
conseilles mesures a prendre pour
d) 1'amelioration des finances, de 1'administration
et de la gouvernance;
e) s'exprimer sur des preoccupations de la
municipalite au nom du conseil;
f) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui
sont conferees par le present arrete, par toute
autre loi ou par le conseil.
12.2 Maire suppleant - nomination par
voie d'election
a. Lors de la premiere reunion ordinaire du
conseil a la suite d'une election, les
conseillers nouvellement Ous peuvent,
daps une declaration verbale lors d'une
seance publique, proposer leur candidature
pour le poste de maire suppleant.
b. L'examen de ces nominations par le conseil
est prevu pour la prochaine reunion
ordinaire du conseil, a quel moment, le
conseil Oira par un vote a main levee un
maire suppleant a partir de la liste des
conseillers qui ont propose leur candidature
conformement a 1'alinea a.
-34-
c. The successful candidate shall hold office
until the next municipal election.
12.3 Mayor/Deputy Mayor - absence
- inability - to act
In the absence or inability of the Mayor and Deputy
Mayor to act, Council, by a majority vote, may
appoint any other member to act in the place of the
Mayor.
12.4 Deputy Mayor - powers - duties
In the absence or inability of the Mayor to act, or if
the office of Mayor is vacant, the Deputy Mayor
shall act in the place of the Mayor, and while so
acting, he/she possesses the powers and shall
perform the duties of the Mayor as designated
under the Local Governance Act and this By-law.
12.5 Councillors - responsibilities -
participation - duties
A Councillor shall;
a) consider the welfare and interests of the entire
municipality when making decisions,
b) bring to the attention of Council matters that
may promote the welfare or interests of the
municipality,
c) participate in developing and evaluating the
policies and programs of the municipality,
d) participate in meetings of Council, Council
committees and any other body to which he or
she is appointed by Council, and
e) perform any other duties conferred upon him or
her by this or any other Act or by Council.
12.6 Presiding Officer — duties at meetings
It is the duty of the Presiding Officer to;
a) open meetings of Council by taking the chair
and calling the meeting to order;
c. Le candidat Ou sera en poste jusqu'a
1'election municipale suivante.
12.3 Maire suppleant: absence on
incapacite d'agir
En 1'absence ou l'incapacite d'agir du maire et du
maire suppleant, le conseil, par voie de vote
majoritaire, peut nommer tout autre membre pour
agir au nom du maire.
12.4 Maire suppleant: pouvoirs et devoirs
En cas d'absence ou d'incapacite du maire, ou en
cas de vacance de son poste, le maire suppleant le
remplace et, pendant sa suppleance, celui-ci
possede toutes les attributions et remplit toutes les
fonctions du maire, comme le stipulent la Loi sur
la Gouvernance Locale et le present arrete.
12.5 Conseillers: responsabilites, participation
et devoirs
Le conseiller doit:
a) tenir compte du biers-etre et des interets de toute
la municipalite lors de la prise de decisions;
b) porter a 1'attention du conseil des questions qui
peuvent promouvoir le bien-etre ou les interets
de la municipalite;
c) participer a 1'elaboration et a 1'evaluation des
politiques et des programmes de la
municipalite;
d) participer aux reunions du conseil, des comites
du conseil et de tout autre organisme auquel it
a ete nomme par le conseil;
e) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui
sont conferees par le present arrete, par toute
autre loi ou par le conseil.
12.6 President/Presidente du conseil: fonctions
exercees an cours des reunions
Le president/la presidente du conseil doit:
-35-
b) to receive and submit, in the proper manner, all
written motions presented by members;
c) put to a vote all questions which are regularly
moved and seconded or necessarily arise in the
course of proceedings;
d) determine what motions or amendments are in
order, subject to an appeal to Council, and
decline to put any motion or amendment before
Council which he/she deems to be out of order
or contrary to law;
e) state every question coming before the
Common Council, announce the decision of the
Common Council on all subjects;
f) follow the rules of procedure and keep the
members, when engaged in debate, within the
rules of procedure;
g) observe and enforce on all occasions order and
decorum among the members and the public;
h) call by name any member persisting in breach
of the rules of procedure and, subject to a
majority vote of members present, order
him/her to vacate the Council Chamber;
i) consider proclamations and announce them to
the Council;
j) authenticate by his/her signature, when
necessary, all by-laws, contracts and other
documents as required by statute or by-law;
k) respond to Council regarding points of order,
when so requested by a member or members;
1) represent and support Council;
m) if he/she considers it necessary because of
grave disorder, to adjourn the sitting or suspend
the sitting for a time to be named by him/her.
Rules of Conduct - Debate
13.1 Speaking- Presiding Officer
The Presiding Officer may answer questions and
may if he/she wishes, speak on a question, take a
a) ouvrir la reunion du conseil en assumant la
presidence et convoquer la reunion;
b) accueillir et soumettre, de la maniere adequate,
toutes les propositions presentees par les
membres;
c) soumettre au vote toutes les questions qui sont
habituellement proposees et appuyees ou qui
surviennent necessairement au cours des
deliberations;
d) determiner la recevabilite des propositions et
des modifications, sous reserve d'un appel
lance au conseil et rejeter toute proposition ou
modification dont est saisi le conseil qu'il juge
irrecevable ou a 1'encontre de la loi;
e) prononcer chaque question posee devant le
conseil et annoncer la decision prise par le
conseil communal sur toutes les questions;
f) suivre les regles de procedure et s'assurer que
les membres respectent ces regles pendant le
debat;
g) observer et maintenir en tout temps l'ordre et le
decorum des membres et du public;
h) appeler par son nom tout membre qui persiste a
violer les regles de procedure et, sous reserve
de la majorite des voies des membres presents,
lui ordonner de se retirer de la salle du conseil;
i) etudier les proclamations et les annoncer au
conseil;
j) officialiser par sa signature, lorsqu'il s'avere
necessaire, tous les arretes municipaux, les
contrats et les autres documents exiges en vertu
de la loi ou des arretes municipaux;
k) repondre aux questions posees a 1'intention du
conseil par un membre relativement a un rappel
au reglement;
1) representer et appuyer le conseil;
m) dans le cas ou it le juge necessaire en raison de
graves perturbations, ajoumer ou suspendre la
seance pour la duree qu'il precise.
Regles de Procedures: Mats
13.1 Intervention du president/presidente
du conseil
-36-
definite position and endeavor to persuade Council
to support that position, while continuing to chair
the meeting. The Presiding Officer will leave the
chair if he/she wishes to introduce a motion.
13.2 Speaking - order - determined - by
Presiding Officer
When two or more members wish to speak, the
Presiding Officer shall name the member who is to
speak first.
13.3 Speaker - recognition - by
Presiding Officer
When a member wishes to speak at a Council
meeting he shall be recognized by the Presiding
Officer before doing so. No member will speak on
any subject other than the subject in debate.
13.4 Speaking - twice only - exception -
Council approval
Members shall not speak more than twice on a
motion except with the consent of the Presiding
Officer.
13.5 Speaking- twice - all members
heard from
No member shall speak a second time unless all
members have had an opportunity to speak once.
13.6 Motion- member making - additional
3 minutes
Notwithstanding Sections 13.3 through 13.5
inclusive, the member who has made a motion
(other than a motion for an amendment or a
procedural motion) shall be allowed to close the
debate for a maximum of an additional three
minutes after all other members have been given
an opportunity to speak.
Le pr&sident/la pr6sidente du conseil peut r6pondre
aux questions et, s'il le d6sire, intervenir daps une
affaire, prendre une position d6finitive et tenter de
persuader le conseil d'appuyer cette position, tout
en continuant de pr&sider la r6union. Le
Pr&sident/la Presidente du conseil quitter la chaise
s'il/elle veut pr&senter une proposition.
13.2 Intervention: le president/la presidente du
conseil determine l'ordre
Lorsque deux ou plusieurs membres d6sirent
intervenir, le pr6sident/la pr6sidente du conseil doit
nommer le membre qui peut intervenir en premier.
13.3 Intervention: reconnaissance par
le president/la presidente du conseil
Lorsqu'un membre d6sire intervenir au cours d'une
r6union du conseil, it doit avoir &t& reconnu au
pr&alable par le pr&sident/la pr6sidente du conseil
Aucun membre ne peut intervenir sur une question
autre que celle qui fait 1'objet d'un d6bat.
13.4 Intervention: deux seulement, exceptions,
approbation du conseil
Les membres ne peuvent intervenir que deux fois
dans une proposition, sauf avec le consentement du
pr&sident/pr&sidente du conseil.
13.5 Intervention: deux fois, exercee par
tons les membres
Aucun membre ne peut intervenir une deuxi&me
fois a moins que tous les membres aient eu
1'occasion d'intervenir une fois.
13.6 Proposition: par un membre, trois
minutes additionnelles
Nonobstant les sections 13.3 a 13.5, inclusivement,
le membre qui a pr&sent& une proposition (autre
qu'une proposition modificatrice ou une
proposition proc&durale) peut poursuivre le d6bat
pendant une dur&e suppl6mentaire maximale de
trois minutes et y mettre fin, lorsque tous les autres
membres ont eu 1'occasion d'intervenir.
-37-
13.7 Speaking - time limitation
A member shall speak for a maximum of three
minutes each time when speaking on a main
motion and three minutes each time when speaking
on any amendment.
13.8 Question - put through -
Presiding Officer
A member may ask a question of a previous
speaker only through the Presiding Officer and the
question must relate to the speaker's remarks but,
in any event a member may ask a question of the
Presiding Officer or of staff through the Presiding
Officer prior to the motion being put to a vote.
13.9 Motion - in debate - read - at any time
Any member may require the motion under debate
to be read at any time during the debate.
13.10 Disturbance - disorderly conduct -
prohibited
No member shall disturb the proceedings of
Council or another member by any disorderly
conduct.
13.11 Insults - offensive words - prohibited
No member shall use offensive words or insulting
expressions in referring to Council, any other
member, any employee of the City or any member
of the public.
13.12 Disobedience - rules- Presiding
Officer - prohibited
No member shall disobey the rules of procedure or
decision of the Presiding Officer or of Council on
questions of order or practice or upon the
interpretation of the rules of procedure.
13.7 Intervention: temps limite
Un membre ne peut intervenir que pour une duree
maximale de trois minutes chaque fois qu'il
intervient daps une proposition principale ou une
modification.
13.8 Question: posee au president/presidente du
conseil
Un membre ne peut adresser une question a un
intervenant anterieur que par 1'entremise du
president/presidente du conseil et cette question
doit etre liee aux commentaires formules par cet
intervenant, mais de toute fagon, un membre peut
poser une question au president/presidente du
conseil ou aux employes par 1'entremise du
president/presidente du conseil prealablement au
vote sur la proposition.
13.9 Proposition: pendant un debat, lecture, en
tout temps
Tout membre peut exiger que la proposition
debattue soit lue a tout moment durant le debat.
13.10 Atteinte a l'ordre: inconduite,
interdiction
Aucun membre ne peut perturber les deliberations
du conseil ou tout autre membre en raison de son
inconduite.
13.11 Insultes: mots offensifs, interdiction
Aucun membre ne doit utiliser de mots injurieux ou
d'expressions insultantes lorsqu'il s'adresse au
conseil, a un autre membre du conseil, a un
employe de la ville ou a un membre du public.
13.12 Desobeissance: regles, president/
presidente du conseil, interdiction
Aucun membre ne peut desobeir aux regles de
procedure ou aux decisions du president/presidente
du conseil ou du conseil sur des rappels au
reglement, sur des questions de pratique ou sur
l'interpretation des regles de procedure.
13.13 Disturbance - leaving seat - during 13.13 Desobeissance: quitter son siege,
vote - prohibited
No member shall leave his/her seat or make any
noise or disturbance while a vote is being taken or
until the result is declared.
13.14 Interruption - speaker - prohibited -
exception
No member shall interrupt a member while
speaking, except to raise a point of order or
question of privilege.
Question of Privilege — Point of
Information/Order
14.1 Consideration - immediate
Whenever a question of privilege or a point of
order arises it shall be considered immediately.
14.2 Question of privilege - procedure - over
all matters
A member may rise at any time on a question of
privilege and a question of privilege shall take
precedence over all other matters.
14.3 Point of information - answer - by
Presiding Officer
When a point of information is raised, the
Presiding Officer shall answer the question or
direct the question to the appropriate member or
staff member.
14.4 Speaker - interruption - decision -
Presiding Officer
A member may interrupt the person who has the
floor to raise a point of order or a point of
procedure when such member feels that there has
been a deviation or departure from the rules of
procedure and upon hearing such point of order or
point of procedure, the ruling of the Presiding
Officer shall be final unless a challenge is made
pursuant to Sections 14.5 and 14.6. If a member,
while speaking, be called to order, he/she shall
cease speaking until the question of order is
pendant le vote, interdiction
Aucun membre ne doit quitter son siege, faire du
bruit ou deranger durant 1'enregistrement d'un vote
ou avant le d6voilement des r6sultats.
13.14 Interruption: intervenant,
interdiction, exceptions
Aucun membre ne doit interrompre un autre
membre alors que celui-ci parle, sauf pour invoquer
un rappel au reglement ou une question de
privilege.
Question de Privilege: Question de
Renseignement, Ordre
14.1 Examen: immediatement
Lorsqu'une question de privilege ou un rappel au
r6glement se pr6sente, it faut en tenir compte
imm&diatement.
14.2 Question de privilege: ordre, toutes
les questions
Un membre du conseil peut, en tout temps,
soulever une question de privilege et celle-ci a
pr&s&ance sur toute autre affaire.
14.3 Question de renseignement: reponse,
president/pr6sidente du conseil
Lorsqu'une question de renseignement est
soulev&e, le pr&sident/la pr6sidente du conseil doit
r6pondre a la question ou la soumettre au membre
ou a 1'employ& municipal appropri&.
14.4 Intervenant: interruption, decision,
president/pr6sidente du conseil
Un membre peut interrompre la personne qui a la
parole pour soulever un rappel au r6glement ou un
point de proc&dure lorsqu'il pense qu'il y a eu un
&cart ou une d6rogation aux r6gles de proc6dure.
Une fois que le pr&sident/la pr6sidente du conseil a
entendu ce rappel au reglement ou ce point de
proc&dure, sa decision est finale a moms qu'elle ne
soit contest&e en vertu des sections 14.5 et 14.6. Si
un membre qui a la parole est rappel& a l'ordre, it
doit cesser de parler jusqu'a ce que le rappel au
-39-
determined, and, if in order, he/she shall be r&glement soit determine et, s'il est autoris&, ii peut
permitted to proceed. poursuivre.
14.5 Presiding Officer- challenged - overruled
-procedure
Whenever a member wishes to challenge the ruling
of the Presiding Officer on a point of order
(including a determination that a motion is out of
order) he shall make a motion substantially as
follows: "That the decision of the Presiding Officer
be overruled." Thereafter the question shall be put
to Council and Council shall decide the matter, by
majority vote of members present, immediately
without debate and this decision shall be final.
14.6 Call to order - member - decision
to expel
If any member uses insulting or improper language
to the Presiding Officer or any member, and
refuses to apologize or withdraw his/her remarks
when so directed by the Presiding Officer, or
willfully obstructs the conduct of business, and
refuses to desist when called upon to do so by the
Presiding Officer he/she may be ordered by the
Presiding Officer to leave the Council Chamber for
that meeting, and, if he/she refuses to do so, he/she
may, on the order of the Presiding Officer, be
removed; and on making an apology to the
Presiding Officer and to any member insulted by
him/her, may by a majority vote of the Common
Council be permitted to resume his/her place at
such meeting.
Conflict of Interest
15.1 Ethical Standards - reporting conflicts
Council Members shall be expected to maintain
high ethical standards appropriate to their public
office, and shall be expected to report any conflict
of interest, as required in the Local Governance
Act.
14.5 President/Presidente: contestation, rejet,
procedure
Lorsqu'un membre souhaite contester une decision
du pr&sident/pr&sidente relativement a un rappel au
reglement (y compris lorsqu'il est determine qu'une
proposition est irr&guli&re), it doit presenter une
proposition essentiellement comme suit: «Que la
decision du' pr&sident/pr&sidente soit r&form&e»
Par la suite, la question doit etre presentee au
conseil qui doit decider de 1'affaire imm&diatement
au moyen -d'un vote majoritaire des membres
presents, et ce, sans en d&battre, et la decision est
finale.
14.6 Rappel a l'ordre: membre, decision
d'expulser
Si un membre du conseil utilise un langage
insultant ou inappropri& a 1'endroit du
pr&sident/pr&sidente du conseil ou d'un autre
membre, et qu'il refuse de s'excuser ou de retirer
ses remarques lorsque le pr&sident/la pr&sidente du
conseil le lui ordonne, ou qu'il entrave
intentionnellement le d&roulement des affaires et
qu'il refuse de se d&sister lorsque le pr&sident/la
presidente du conseil le lui ordonne, le pr&sident/la
presidente du conseil peut lui donner l'ordre de
quitter la salle du conseil daps le cadre de la
pr&sente reunion, et s'il refuse, it peut etre renvoy&
sur l'ordre du pr&sident/pr&sidente du conseil; et en
pr&sentant des excuses au pr&sident/pr&sidente du
conseil et a tout membre qu'il a insult&, it peut, par
vote majoritaire du conseil communal, etre autoris&
a reprendre sa place au sein de la r&union.
Conflit D'Interets
15.1 Normes ethiques: signalement des
conflits
Les membres du conseil soot terms d'observer des
normes &thiques strictes qui conviennent a leurs
fonctions officielles et de signaler tout conflit
15.2 Disclosure - file with Clerk- upon
assuming office
Upon assuming office, each member shall file with
the Clerk in the form prescribed a statement
disclosing any conflict of interest of which he/she
has knowledge or should reasonably have
knowledge; but a member need not disclose
particulars of his/her financial interest or the extent
of any interest in any matter giving rise to a conflict
of interest.
15.3 Disclosure of conflict - while in office
A disclosure similar to that described in 15.2 shall
forthwith be made by each member where a
conflict of interest arises while he/she is in office.
15.4 Disclosure - to be filed with Clerk's office
Every disclosure of interest filed shall be recorded
and kept in a file by the Clerk, and that file shall be
open during regular office hours for inspection or
examination by any person qualified to vote under
the Municipal Elections Act.
15.5 Disclosure - during meeting
Where a member has a conflict of interest with
respect to any matter in which the Council is
concerned and he/she is present at a meeting of
Council, a committee of Council or any other
meeting at which the business of Council is
conducted and/or at which the matter is a subject
of consideration he/she shall,
a) as soon as the matter is introduced, disclose
that he/she has a conflict of interest in the
matter; and
b) forthwith withdraw from the meeting room
while the matter is under consideration or vote.
d'int&rets, comme 1'exige la Loi sur la Gouvernance
Locale.
15.2 Divulgation: depot an greffe an moment
de 1'entree en fonction
Chaque membre qui entre en fonction doit deposer
aupr&s du greffier/greffi&re, sous la forme prescrite,
un &nonce indiquant tout conflit d'int&rets dont it a
connaissance ou dont it devrait raisonnablement
avoir connaissance; mais un membre n'est pas tenu
de r&v&ler les d&tails de ses int&rets d'ordre
financier ou 1'&tendue d'un quelconque int&ret dans
n'importe quelle affaire donnant lieu a un conflit
d'int&rets.
15.3 Divulgation des conflits: en fonction
Une divulgation semblable a celle qui est d&crite a
la section 15.2 doit &tre faite sans d&lai par chaque
membre lorsqu'un conflit d'int&rets survient alors
que celui-ci est en fonction.
15.4 Divulgation: depot an greffe
Toute divulgation de conflit dint&rets qui est
d&pos&e doit etre consign&e et conserv&e dans un
dossier par le greffier/la greffiere, et toute personne
ayant droit de vote en vertu de la Loi sur les
elections municipales doit proc&der a un examen
du dossier durant les heures normales de bureau.
15.5 Divulgation: an cours dune reunion
Lorsqu'un membre est en conflit d'int&rets
relativement a toute affaire touchant le conseil et
lorsqu'il assiste a une r&union du conseil, d'un
comfit& du conseil ou a toute autre r&union traitant
des affaires du conseil et/ou 1'affaire est mise a
Ntude, it doit,
a) divulguer qu'il a un conflit dint&rets dans
1'affaire aussitot que celle-ci est pr&sent&e; et
b) se retirer imm&diatement de la salle de r&union
pendant que 1'affaire est a Ntude ou fait 1'objet
d'un vote.
15.6 Declaration of conflict - must 15.6 Declaration de conflit d'intBerets:
-41 -
not participate
After making the declaration, the member must not
attempt in any way, whether before, during or after
the meeting, to influence the voting on any
question in respect of the matter.
15.7 Declaration- Clerk to record
When a verbal declaration is made;
a) the person recording the minutes of the meeting
must record the member's declaration, the
reasons given for it and the times of the
member's departure from the meeting room
and, if applicable, of the member's return, and
b) the person presiding at the meeting must ensure
that the member is not present at the meeting at
the time of any vote on the matter.
15.8 Member required to withdraw - quorum
Where the number of members who, by reason of
the provisions of the Local Governance Act, are
required to withdraw from a meeting is such that at
that meeting the remaining members are not of
sufficient number to constitute a quorum,
notwithstanding any other general or special Act
the remaining members shall be deemed to
constitute a quorum if there are not fewer than
three.
Motion - Order
16.1 Moved - seconded - before debate - vote
A motion shall have no standing and debate on it
shall not commence until it has been moved and
seconded and has been stated by the Presiding
Officer as pending before the Council.
16.2 Withdrawal - at any time - before vote
After a motion has been moved and seconded and
stated by the Presiding Officer it is in the
possession of Council for consideration but, with
the consent of the majority of Council and without
interdiction de participer
Apres avoir fait une declaration, le membre ne doit
pas tenter, de quelque fagon que ce soit, avant,
durant ou apres la reunion, d'influencer le vote sur
une question relative a 1'affaire.
15.7 Declaration: inscription par le
greffier/la greffiere
Lorsqu'une declaration verbale est faite;
a) la personne qui redige le proces-verbal doit
consigner la declaration du membre, les raisons
a 1'appui de la declaration et 1'heure a laquelle
le membre a quitte la salle de reunion et, le cas
echeant, 1'heure de son retour, et
b) le president/la presidente de la reunion doit
s'assurer que le membre dont it est question
n'assiste pas a la reunion au moment de voter
sur la question.
15.8 Exigence visant le retrait d'un
membre: quorum
Lorsque le nombre de membres qui, en raison des
dispositions de la Loi sur la Gouvernance Locale,
doivent quitter une reunion est tel que le nombre de
membres restants a cette reunion n'est pas suffisant
pour constituer le quorum, les membres restants
sont consideres comme constituant le quorum s'ils
soot au mains trois, et ce, nonobstant toute autre loi
generale ou speciale.
Propositions: Ordre
16.1 Proposition et appui: avant
un debat, vote
Une proposition ne doit pas faire l'objet de
discussion et aucun debat a son sujet ne peut etre
entame jusqu'a ce qu'elle ait ete presentee et
appuyee et que le president/la presidente du conseil
ait declare qu'elle peut faire 1'objet d'un debat.
16.2 Retrait en tout temps, avant le vote
Une fois qu'une proposition a ete presentee,
appuyee et soumise par le president/la presidente
du conseil, elle est prise en consideration par le
conseil, mais, avec 1'appui de la majorite du conseil
-42-
debate, it may be withdrawn by the mover and
seconder at any time before it has been voted on.
16.3 Public - to be heard- motion only
after hearing
If members of the public are to be heard on a
matter, no motion shall be received until they have
been heard.
16.4 Motion Put - public participation
- prohibited
No further public participation on a matter will be
allowed after the motion has been duly made and
seconded.
16.5 Debate - amendment - permitted
All motions which properly are before Council for
consideration are open to debate and may be
amended except as specifically provided elsewhere
in this By-law.
16.6 In order - procedure
When a motion has been moved and seconded and
is being considered by Council, no motion shall be
received except a motion:
a) to set the time to adjourn;
b) to adjourn the meeting;
c) to lay the question on the table;
d) to put the previous question (close the debate);
e) to defer the question to a certain time or date;
f) to refer the question to some other person or
group for consideration;
g) to amend the amendment; or
h) to amend the main motion;
which shall have precedence in the order in which
they are named and as more particularly referred to
in Schedule `A'.
16.7 Adjourn - requirements
A motion to adjourn:
et sans aucun debat, elle peut etre en tout temps
retiree par 1'auteur et l'appuyeur avant de faire
1'objet d'un vote.
16.3 Public: droit de parole, proposition
seulement a la suite dune audience
Dans le cas ou le public avait droit de parole sur
une question, aucune proposition ne peut etre reque
avant que celui-ci n'ait ete entendu.
16.4 Proposition: participation du
public, interdiction
La participation du public sur une question ne sera
pas permise apres que la proposition ait ete dument
presentee et appuyee.
16.5 Debat: modification, autorisation
Toutes les propositions qui sont prises en
consideration par le conseil comme it se doit
peuvent faire l'objet d'un debat et peuvent etre
modifiees, a moins dlindications expresses daps le
present arrete.
16.6 Recevabilite: procedure
Dans le cas ou une proposition a ete presentee,
appuyee et est prise en consideration par le conseil,
aucune proposition ne peut etre revue, sauf s'il
s'agit d'une proposition:
a) pour fixer 1'heure d'ajournement;
b) pour lever la seance;
c) pour soumettre la question;
d) pour mettre la question prealable aux voix
(mettre fin au debat);
e) pour reporter la question a une autre heure et a
une autre date;
f) pour soumettre la question a une autre personne
ou a un autre groupe pour examen;
g) pour amender la modification; ou
h) pour modifier la proposition principale;
i) pour lesquelles la priorite est accordee selon
1'ordre de presentation et plus particulierement
selon 1'annexe <<A».
16.7 Ajournement: exigences
Une proposition d'ajoumement:
- 43 -
a) shall not be amended or debated; and
b) shall always be in order except when a member
is speaking or the members are voting.
16.8 Adjourn - time specified - amendable
Notwithstanding Section 16.7 where a motion to
adjourn includes the time at which the adjourned
meeting will continue, that motion may be
amended and debated as to that time.
16.9 Proceed - beyond 10:00 p.m.
- requirements
Subject to Section 4.14, a motion to proceed
beyond the hour of 10:00 p.m.:
a) shall not be amended or debated; and
b) shall always be in order except when a member
is speaking or the members are voting.
16.10 Tabling Motion - requirements
A motion to table a motion shall state a reason,
always be in order and shall not be debatable. A
motion to take up a tabled matter is not subject to
debate or amendment. A motion that has not been
taken from the table for six months is deemed to be
withdrawn.
16.11 Put the Previous Question
- requirements
A motion to put the question:
a) shall not be amended or debated;
b) shall not be received in any committee or in the
Committee of the Whole; and
c) requires the affirmative vote of two-thirds of
the members present.
a) ne doit pas etre modifiee ni faire l'objet d'un
debat; et
b) doit toujours etre recevable, sauf lorsqu'un
membre prend la parole ou que les membres
procedent au vote.
16.8 Ajournement: heure indiquee, modifiable
Nonobstant la section 16.7 selon laquelle une
proposition d'ajournement stipule 1'heure a laquelle
la seance ajouree se poursuivra, cette proposition
peut etre modifiee et faire l'objet d'un debat
relativement a 1'heure en question.
16.9 Prolongation: plus tard que 22 h,
exigences
Sous reserve de la section 4.14, une proposition
visant a poursuivre la seance apres 22 h :
a) ne doit pas etre modifiee ni faire l'objet d'un
debat; et
b) doit toujours etre recevable, sauf lorsqu'un
membre prend la parole ou que les membres
procedent au vote.
16.10 Presentation dune proposition:
exigencesUne proposition pour deposer une
proposition doit enoncer une raison, toujours etre
recevable et ne pas faire l'objet d'un debat. Une
proposition pour etudier une question qui a ete
reportee ne doit pas donner lieu a un debat ni a une
modification. Une proposition qui n'a pas ete
etudiee depuis six mois est consideree comme
retiree.
16.11 kvocation dune question prealable:
exigences
Une proposition pour que les membres du conseil
se prononcent sur la question:
a) ne doit pas etre modifiee ni faire l'objet d'un
debat;
b) ne doit pas etre revue par quelque comite que
ce soit ou le comite plenier; et
c) necessite le vote affirmatif des deux tiers des
membres presents.
16.12 Defer- certain time 16.12 Report: heure precise
A motion to defer to a certain time or date:
a) shall be open to debate only as to advisability
of postponement; and
b) may be amended as to the time or date to which
the matter is deferred.
16.13 Defer - Indefinitely
A motion to defer a pending resolution or By-law
indefinitely, is debatable and requires a majority
vote to adopt. Its effect is to dispose of the
resolution or By-law without a direct vote on it.
The resolution or By-law which is postponed
indefinitely cannot be brought up again at the same
meeting. There is no obligation to take the
resolution up at a future meeting, but it can be
raised at a future meeting.
16.14 Refer- requirements
A motion to refer a matter under consideration to
Committee of the Whole, a Committee, City
Manager, General Counsel, City Clerk, or as
otherwise directed:
a) shall be open to debate only on the propriety of
referring the question and may be amended;
and
b) shall include the terms on which the motion is
being referred, and may include the time at
which the matter is to be returned and whatever
explanation may be necessary as to the purpose
of the motion.
16.15 Amendment - requirement
An amendment is a motion that the wording of
another motion be changed before the vote on it is
taken. The following main rules apply to
amendments:
Une proposition pour reporter la seance a une autre
heure ou a une autre date:
a) ne peut faire l'objet d'un debat qu'en ce qui a
trait a la pertinence du report; et
b) peut etre modifi&e, mais seulement un
amendement de Pheure ou de la date a laquelle
la proposition est report&e est possible.
16.13 Report: indefiniment
Une proposition pour reporter une resolution ou un
arret& en instance indefiniment peut faire l'objet
d'un d&bat et n&cessite un vote majoritaire pour etre
adopt&e. La consequence dune telle proposition
consiste a rejeter la resolution ou l'arrete sans
proc&der a un vote direct. La resolution ou 1'arret&
qui est report& indefiniment ne peut etre mentionn&
de nouveau au cours de la meme r&union. II n'est
pas obligatoire d'aborder la r&solution au cours
d'une r&union future, mais it est possible de le faire.
16.14 Soumission: exigences
Une proposition pour soumettre une affaire en
d&lib&ration au comfit& pl&nier, a un comit&, au
directeur g&n&ral, a l'avocat g&n&ral, au
greffier/greffi&re, ou autre:
a) ne peut faire l'objet d'un d&bat que relativement
au bien-fond& de la soumission d'une question
et elle peut etre modifi&e; et
b) doit inclure les conditions selon lesquelles la
proposition est soumise et peut pr&ciser Pheure
A laquelle la proposition est repart&e et les
explications qui peuvent etre n&cessaires quant
au but de la proposition.
16.15 Modification: exigences
Une modification est une proposition pour que le
libell& d'une autre proposition soit chang& avant
qu'un vote ne soit enregistr& pour cette derni&re
proposition. Les principales r&gles suivantes
s'appliquent aux modifications:
a) An amendment must be in one of these three
forms: a) Une modification doit prendre Tune des formes
i. to amend by inserting or adding text; or suivantes
ii. to amend by striking out text; or
- 45 -
iii. to amend by striking out text and inserting
other text in its place.
b) An amendment is debatable, and requires a
majority vote to adopt.
c) An amendment must be germane to (closely
related to, or in some way involve) the motion
which it seeks to modify and shall not be
directly contrary to the main motion.
16.16 Amendment - one at a time- limitation
There may be up to two amendments pending at the
same time, while the resolution or By --law is on
the floor:
a) a primary amendment (an amendment to the
main motion);
b) a secondary amendment (an amendment to the
amendment).
c) only one amendment at a time shall be
presented to the main motion and only one
amendment at a time shall be presented to an
amendment.
16.17 Amendment - put - reverse
order - voting procedure
The Presiding Officer shall put amendments in the
reverse order to which they have been moved and
when all amendments are voted upon, the
Presiding Officer shall put the main motion,
incorporating any adopted amendments.
16.18 Introduction - without notice - leave
Except as otherwise provided in this By-law, only
the motions set out in Sections 16.19 through 16.23
inclusive, may be introduced orally without notice
and without leave.
modifier en ins&rant ou en ajoutant du texte;
ou
ii. modifier en rayant du texte; ou
iii. modifier en rayant du texte et en ajoutant un
autre texte a la place.
b) Une modification peut faire 1'objet d'un d6bat et
n6cessite un vote majoritaire pour etre adopt6e.
c) Une modification et la proposition vise par la
modification doivent etre germaines
(6troitement lilies ou reli&es dune quelconque
fa�on) et la proposition ne doit pas etre
directement oppose a la proposition principale.
16.16 Modification: une a la fois, limite
Pas plus de deux modifications peuvent etre en
instance en meme temps pendant que la resolution
ou Parr to est sujet a d6bat :
a) une modification primaire (une modification a
la proposition principale);
b) une modification secondaire (une modification
A la modification);
c) une seule modification a la fois peut etre
apport&e a la proposition principale et une seule
modification a la fois peut etre apport6e a une
modification.
16.17 Modification: proposition, ordre
inverse, procedures relatives an vote
Le pr&sident/la pr6sidente du conseil doit pr6senter
les modifications selon 1'ordre inverse de leur
adoption et lorsque toutes les modifications auront
fait 1'objet d'un vote, le pr&sident/la pr6sidente du
conseil doit pr6senter la proposition principale en
incluant toute modification ayant &t& adopt6e.
16.18 Introduction: sans pr6avis, autorisation
Sauf prescription contraire du pr&sent arr te, seules
les propositions &nonc&es aux sections 16.19 a
16.23 inclusivement peuvent etre pr&sent&es
oralement sans avis et sans autorisation.
16.19 Matter - on agenda 16.19 Point: a l'ordre du jour
I
A motion on any subject matter that appears on the
agenda for that meeting may be introduced orally
without notice and without leave.
16.20 Procedure - introduced orally
Motions listed in Section 16.6 may be introduced
orally without notice and without leave.
16.21 Suspend - rules - regulations
A motion to suspend the rules and regulations of
this By-law may be introduced orally without
notice and without leave.
16.22 Point of order - procedure - information
- privilege
A motion on a point of order, point of procedure,
point of information or question of privilege may
be introduced orally without notice and without
leave.
16.23 Other - routine - as required
Other motions made upon routine proceedings as
may be required for the observance of the
proprieties of Council; the maintenance of the
authority of Council; the arrangement of its
proceedings; the correctness of its records; or the
fixing of its meetings or the dates and times of its
meetings, may be introduced orally without notice
and without leave.
16.24 Motion by Member - notice - to
Clerk - time limitation
A member wishing to place an item on the agenda,
other than a motion referred to in Sections 16.19
through 16.23 inclusive, for consideration by
Council shall deliver a motion, in writing, to the
Clerk not later than 4:00 p.m. on the Wednesday in
the week that immediately precedes the day of the
Council meeting.
16.25 Motion by Member - printed in
full - on agenda
Une proposition sur un sujet apparaissant a l'ordre
du four d'une r6union peut titre presentee oralement
sans avis et sans autorisation.
16.20 Procedure: proposition orale
Les propositions &num&r&es a la section 16.6
peuvent etre pr6sent6es oralement sans avis et sans
autorisation.
16.21 Suspension: reglements
Une proposition visant a suspendre les reglements
du pr&sent arrete peut-etre pr6sent6e oralement
sans avis et sans autorisation.
16.22 Rappel an reglement: proc6dure,
renseignement, privilege
Une proposition sur un rappel au reglement, un
point de proc6dure, une question de renseignement
ou une question de privilege peut etre pr6sentee
oralement sans avis et sans autorisation.
16.23 Autre: usage, comme exig6
Toute proposition faite sur des affaires courantes
pouvant etre requise pour le respect des
biens&ances du conseil; le maintien de 1'autorit&
conf&r& au conseil; le remaniement de ses
d61ib&rations; 1'exactitude de ses dossiers; ou
1'&tablissement des r6unions ou des dates et heures
des r6unions du conseil, peut etre pr6sentee
oralement sans avis et sans autorisation.
16.24 Proposition pr6sent6e par un membre:
avis an greffier/greffiere, d6lai
Un membre qui souhaite inscrire un point a l'ordre
du jour autre qu'une des propositions pr6sent6es
aux sections 16.19 a 16.23 inclusivement aux fins
d'&tude par le conseil doit remettre la proposition
&crite au greffier/greffiere avant 16 h le mercredi
de la semaine qui pr&c&de imm&diatement le jour
pr&vu de la tenue de la r6union du conseil.
16.25 Proposition pr6sent6e par un membre:
inscription int6grante a l'ordre du jour
-47-
The motion mentioned in Section 16.24 shall be
printed in full for inclusion in the Council Kit for
that meeting of the Council.
16.26 Motion by Member - in
writing - mover - signature
The motion mentioned in Section 16.24 shall be
submitted to the Clerk in writing or by fax over the
signature of the mover or from the member's
known email address and shall provide sufficient
background information relating to the motion.
Voting
17.1 Motion - multiple - distinct propositions
When a motion under consideration contains two
or more distinct propositions, where any member
so requests the vote upon each proposition shall be
taken separately.
17.2 Motion - after all spoken - put by
Presiding Officer
The Presiding Officer shall put a motion to a vote
immediately after all members desiring to speak on
the motion have spoken.
17.3 Motion - put to vote - speaking
- prohibited
After a motion is put to a vote by the Presiding
Officer, no member shall speak to that motion.
17.4 Motion - vote - required - unless
disqualified
Unless disqualified to vote by reason of conflict of
interest or otherwise upon a by-law, resolution,
motion or for any other purpose, each Councillor
present shall announce his/her vote openly and
individually, and the Clerk shall record the
La proposition mentionn&e a la section 16.24 doit
titre enti&rement imprim&e et etre inclure dans la
trousse de documents pr6sent&e aux membres dans
le cadre de la pr&sente r6union du conseil.
16.26 Proposition presentee par un membre:
par ecrit, auteur, signature
La proposition mentionn&e a la section 16.24 doit
etre soumise au greffier /greffi&re par &crit ou par
t616copieur et inclure la signature de 1'auteur de la
proposition ou a partir de 1'adresse de courrier
6lectronique connue du membre et doit foumir
suffisamment de renseignements g&n&raux relatifs
A la proposition.
Vote
17.1 Proposition: multiplicite, propositions
distinctes
Lorsqu'une proposition a Ntude contient deux
propositions distinctes ou plus et qu'un membre le
demande, le vote sur chaque proposition doit etre
effectue s&par&ment.
17.2 Proposition: a la suite de toutes
interventions, proposition du
president/pr6sidente du conseil
Le pr&sident/la pr6sidente du conseil doit proc&der
A un vote sur une proposition imm&diatement apr&s
que tous les membres d6sirant s'exprimer sur la
proposition ont eu l'occasion de le faire.
17.3 Proposition: vote, intervention,
interdiction
Apr&s que le pr&sident/la pr6sidente du conseil a
term un vote sur la proposition, aucun membre ne
peut s'exprimer sur ladite proposition.
17.4 Proposition: vote, exigences, sauf si le
Conseiller est priv6 de voter
Sauf lorsqu'un conflit dint& is ou tout autre motif
le prive du droit de voter sur un arrete, une
resolution ou une proposition ou sur toute autre
question, chaque conseiller present doit faire
connaitre publiquement et personnellement son
I
decision, and no vote shall be taken by ballot or by
any other method of secret voting, and every vote
so taken is of no effect.
17.5 Failure - to vote — deemed affirmative
Every Councillor present at a meeting who is not
disqualified from voting in accordance with
Section 17.4, shall be deemed to be voting in the
affirmative for the motion if he/she fails to
announce his/her vote.
17.6 Mayor - to have casting vote
The Mayor shall not vote except to have a casting
vote in the event of a tie.
17.7 Result - announced - by
Presiding Officer
The Presiding Officer shall announce the result of
every vote.
17.8 Result- disagreement - immediate -
recorded
If a member disagrees with the announcement by
the Presiding Officer of the result of any vote, he
may object immediately to the Presiding Officer's
declaration and require that a recorded vote be
taken.
17.9 Recorded vote - when requested -
or required
A recorded vote shall be taken when called for by
any member immediately prior or immediately
subsequent to the taking of a vote or when required
by law or under this By-law.
17.10 Recorded vote - order
When a recorded vote is taken, all Councillors
must vote unless disqualified by statute and any
failure to vote by a Councillor who is not
vote qui doit etre constate par le greffier/la
greffiere; le vote ne peut avoir lieu par bulletin ou
par toute autre methode garantissant 1'anonymat;
tout vote effectue daps ces conditions est nul et sans
effet.
17.5 Defaut: vote, affirmatif
Tous les conseillers qui assistent a une reunion et
qui ne sont pas prives du droit de vote,
conformement a la section 17.4, sont consideres
comme ayant vote en faveur de la proposition s'ils
negligent de faire connaitre leur vote.
17.6 Maire: voix preponderante
Le maire ne doit pas voter sauf dans le cas du
partage des voix, auquel cas it a voix
preponderante.
17.7 Resultats: annonce du president/
presidente de la reunion
Le president/la presidente du conseil doit annoncer
le resultat de chaque vote.
17.8 Resultats: desaccord, immediat,
vote enregistre
Lorsqu'un membre est en desaccord avec
1'annonce du resultat d'un vote emise par le
president/la presidente du conseil, it peut s'opposer
immediatement a la declaration du
president/presidente et demander 1'enregistrement
du vote.
17.9 Vote enregistre: sur demande, exigence
On procede a 1'enregistrement d'un vote lorsqu'un
membre le demande immediatement avant ou apres
la mise aux voix, lorsque la loi 1'exige ou en vertu
du present arrete.
17.10 Vote enregistre: ordonnance de voter
Lorsqu'on procede a 1'enregistrement d'un vote,
tous les conseillers doivent voter a moins d'etre
prives du droit de voter en vertu de la loi; tout
I •
disqualified shall be deemed to be an affirmative Maut de voter par un Conseiller ayant le droit de
vote.
17.11 Names - votes - negative - position -
recorded
Unless required by any member present, only the
names of those who voted against a motion shall be
entered in the minutes. The members may request
that the reasons for their nay vote be noted in the
minutes.
17.12 Majority - requirement - by by-law
Whenever this By-law requires a vote of a simple
majority of Council, the requirement shall be
interpreted as meaning such majority, of the
members who are present and qualified to vote on
the matter provided that this By-law or a relevant
statute does not specify differently.
17.13 Greater than majority- required -
recorded vote
Whenever this By-law or any statute requires that
a by-law be passed or any other action taken by a
vote of two-thirds or any other fraction of Council
greater than a majority, that vote shall be taken by
recorded vote.
17.14 Greater than majority — required
- financial policies
Any change to the financial policies contained in
Schedule "C" requires a 2/3 vote of the total
membership of Council, unless the proposed
changes are recommended by the Chief Financial
Officer, in which case a majority vote of Council is
required.
17.15 Recorded Vote — minutes
A Recorded vote shall be entered in the minutes.
Business
18.1 New business - consideration-
requirements
voter, doit etre consider& comme un vote affirmatif.
17.11 Noms: votes, negatif, position,
enregistrement
A moins qu'un membre pr&sent ne le demande,
seuls les noms des personnel ayant vot& contre une
proposition figurent dans le proc&s-verbal. Les
membres peuvent exiger que les raisons de leur
vote n&gatif soient indiqu&es daps le proces-verbal.
17.12 Majority: exigences, en vertu d'un
arrete
Lorsque le pr&sent arrete exige un vote a la maj orit&
simple du conseil, Pexigence doit etre interpr&t&e
comme signifiant une telle majorit& des membres
pr&sents et ayant le droit de voter sur la question, a
condition que le pr&sent arrete ou une ordonnance
pertinente ne mentionne pas autre chose.
17.13 Superieur a la majorite: exigences, vote
enregistre
Lorsque le pr&sent arrete ou une ordonnance exige
qu'un arret& soit adopt& ou qu'une me sure soit prise
A la majorit& des deux tiers des voix ou de toute
autre fraction du conseil sup&rieure a une majorit&,
on doit proc&der a 1'enregistrement du vote.
17.15 Vote enregistre — proces-verbal
Un vote enregistr& est inscrit au proces-verbal
Activites
18.1 Nouvelles activites: examen, exigences
-50-
No member shall present any matter to Council for
its consideration at a meeting unless:
a) the matter appears on the agenda for that
meeting; or
b) it is in accordance with Sections 16.7 through
16.23 inclusive; or
c) Council by two-thirds of the total membership
of Council grants leave to include the matter on
the agenda without prior notice.
18.2 Motion - not on agenda - Presiding
Officer - advised
The Presiding Officer shall be advised of any
motions proposed to be introduced which are not
in the agenda and which do not come within
Sections 16.7 through 16.23 inclusive at the time
of adoption of the agenda.
18.3 Motion - not on agenda - staff request
The City Manager, General Counsel, Chief
Financial Officer or City Clerk of the Corporation
may request that Council consider a matter not
included in the agenda which calls for immediate
and urgent consideration and Council, by a vote of
two-thirds of the total membership of Council,
shall determine whether or not to consider this
matter.
By -Laws — Reports — Resolutions - Contracts
19.1 Consideration - approval- by Council
All by-laws, resolutions and contract documents
shall, before presentation to the Common Council,
have been approved as to form and legality by the
General Counsel or his/her authorized
representative, and shall have been examined and
approved for administration by the City Manager
or his /her authorized representative where there
are substantive matters of administration involved.
19.2 Bylaws - three readings same day -
not permitted
Lors des r6unions, aucun membre de doit presenter
au conseil des questions aux fins d'examen a moins
que:
a) la question ne figure a l'ordre du four de cette
r6union; ou
b) la question ne soit conforme aux articles 16.7 a
16.23 inclusivement; ou
c) le conseil, par le deux tiers du nombre total de
ses membres, n'autorise l'inclusion de la
question a l'ordre du four sans pr&avis.
18.2 Proposition: non inscrite a l'ordre du
jour, president/pr6sidente du conseil, avis
Au moment de l'adoption de l'ordre du jour, le
pr&sident/la pr&sidente du conseil doit etre avis& de
la presentation des propositions ne figurant pas a
l'ordre du jour et non comprises dans les sections
16.7 a 16.23 inclusivement.
18.3 Proposition: non inscrite a Fordre du
jour, demande du personnel
Le directeur g6n6ral, 1'avocat g6n6ral, le directeur
financier ou le greffier/la greffi&re de la
Corporation peuvent demander que le conseil
examine une question non incluse a l'ordre du four
et exigeant un examen imm&diat et urgent, au
moyen du vote des deux tiers du nombre total des
membres du conseil qui d6termineront 1examen ou
non de cette question.
Arret6s Municipaux, Rapports, Resolutions et
Contrats
19.1 Examen: approbation du conseil
Avant d'etre pr&sent&s au conseil communal, tour
les arret&s, resolutions et documents contractuels
doivent avoir &t& approuv6s, relativement a la
forme et a la 16galit&, par 1'avocat g6n6ral ou son
repr6sentant autoris6 et doivent avoir &t& examin&s
et approuv6s aux fins d'application par le directeur
g6n6ral ou son repr6sentant autoris6 lorsque des
questions de fonds sur 1'application sont soulev&es.
19.2 Arret6s municipaux: trois lectures
le meme jour interdiction
-51-
Unless otherwise provided by statute, a by-law
shall be adopted in both official languages and may
not receive three readings on the same day.
19.3 Reports, resolutions -filed with
City Clerk
All reports and motions shall be filed with the City
Clerk.
Minutes
20.1 Information - requirements - taken
by Clerk
The Clerk or his/her designate shall take minutes
of each Council meeting which minutes shall
record, without note or comment:
a) the place, date and time of meetings;
b) the name or names of the presiding member or
members and the record of attendance of the
members and senior staff members;
c) the adoption of the minutes of prior meetings,
and if requested, correction and;
d) all resolutions, decisions and other
proceedings of Council.
20.2 Previous meeting - read aloud -
2/3 majority request
The minutes of the previous meeting shall be
presented to Council for approved in both official
languages as circulated, subject to corrections of
any errors found therein and shall not be read
aloud.
20.3 Approval of Minutes
The minutes of all Regular Council and Special
Council meetings shall be adopted at a Regular
Council meeting. The minutes of a Committee of
Council shall be approved at a meeting of that
Committee of Council and the recommendations
from Committee of the Whole shall be considered
for adoption at a Regular Council meeting.
A mains d'indication contraire daps la loi, un arrete
doit etre adopt& dans les deux langues officielles, et
it est possible qu'il ne franchisse pas les &tapes des
trois lectures le meme four.
19.3 Rapports, resolutions: depot an greffe
Tous les rapports et propositions doivent etre
produits au dossier du greffier/greffiere.
Proces - Verbal
20.1 Renseignements: exigences, soumission an
greffier/greffiere
Le greffier/la greffiere ou son repr&sentant doit
r&diger les proces-verbaux de chaque reunion du
conseil et consigner sans notes ni commentaires
a) le lieu, la date et 1'heure des reunions;
b) les noms du pr&sident/pr&sidente ou des
membres et les presences des membres et du
personnel de gestion;
c) 1adoption du proces-verbal des reunions
pr&c&dentes et, au besoin, la correction de ce
demier;
d) toutes les resolutions, decisions et autres
deliberations du conseil.
20.2 Derniere reunion: lecture vive,
majorite des deux tiers requise
Le proces-verbal de la derniere reunion doit etre
pr&sente au conseil aux fins d'approbation dans les
deux langues officielles, tel qu'il a &t& distribu&,
sous reserve d'une rectification des erreurs s'y
trouvant et it ne doit pas etre lu a voix haute.
20.3 Approbation du proces-verbal
Le proces-verbal de chaque reunion ordinaire ou
extraordinaire du conseil doit etre adopte a une
reunion ordinaire du conseil. Le proces-verbal d'un
comite du conseil doit etre approuv& a une reunion
dudit comite, et seules les recommandations du
comite pl&nier seront examinees aux fins
d'adoption tors d'une reunion ordinaire du conseil.
20.4 Approval of Minutes - Closed Meeting 20.4 Approbation du proces-
-52-
The minutes of any meeting or portion of a meeting
of Council or a committee of Council that was
closed to the public shall be approved at the
following closed meeting of Council or committee
of Council. The minutes of any meeting or portion
of a meeting of Council or a committee of Council
that was closed to the public pursuant to subsection
68(1) of the Local Governance Act shall not be
open for inspection or examination by members of
the public.
20.5 Public Record - Closed Meeting
A record of the closed meetings shall be prepared
and signed by the City Clerk containing only the
following:
a) the type of matter under subsection 68(1) of the
Local Governance Act that was discussed
during the meeting; and
b) the date of the meeting.
The record made shall be available for inspection
in the office of the Clerk during regular business
hours.
Committees
21.1 Establishment - standing committees -
as necessary
Council may by by-law or resolution create such
standing committees as are necessary or expedient
for the orderly and efficient handling of the affairs
of the Corporation and shall establish generally or
in detail the duties and responsibilities,
composition, and duration of a committee
established.
verbal, reunions a huis clos
Les proc&s-verbaux de toute r6union ou de toute
partie d'une r6union du conseil ou d'un comit& du
conseil qui 6tait ferm&e au public doivent etre
approuv&s lors de la prochaine r6union a huis clos
du conseil ou du comit& du conseil. Les proc&s-
verbaux de toute r6union ou de toute partie d'une
r6union d'un conseil ou d'un comit& du conseil qui
6tait ferm&e au public en application du paragraphe
68(1) de la Loi sur la Gouvernance Locale ne
peuvent pas etre consults et examin&s par les
membres du public.
Archives publiques: reunions a huis clos
Un registre des reunions a huis clos doit etre
pr&par& et sign& par le greffier/la greffi&re et doit
contenir seulement ce qui suit:
a) le type de questions en vertu du paragraphe
68(1) de la Loi sur la Gouvernance Locale
qui ont &t& discut&es pendant la r6union; et
b) la date de la r6union.
Ledit registre peut titre examin6 par le public au
bureau du greffier/greffi&re aux heures normales
d'ouverture.
Comites
21.1 Creation: comites permanents, an besoin
Le conseil peut, par voie d'arrete ou de resolution,
cr&er des comit&s permanents jug&s n6cessaires au
traitement ordonn& et efficace des affaires de la
Corporation, et doit 6tablir, en g&n&ral ou en detail,
les taches et responsabilit6s, la composition et la
dur&e d'un comit& nomm&.
21.2 Budget Committee of the Whole - 21.2 Comite plenier des budgets: creation
establishment Un comit& pl&nier des budgets doit etre cr&&.
There shall be a Budget Committee of the Whole.
21.3 Budget Committee of the Whole - 21.3 Comite plenier des budgets:
responsibilities responsabilit6s
- 53 -
The Budget Committee of the Whole shall consider
matters and issues relating to the preparation,
administration and monitoring of the operating and
capital budgets of the Corporation, Water and
Sewerage Utility, Trust Funds and other current
and long-range fiscal planning for the Corporation.
21.4 Budget Committee of the
Whole - Chair - Vice -Chair
The Mayor and in his/her absence the Deputy
Mayor shall serve as the Chair of the Budget
Committee of the Whole.
21.5 Budget Committee of the
Whole - meetings - day - time
Meetings of the Budget Committee of the Whole
may be called by the Chair whenever he/she
considers it necessary.
21.6 Budget Committee of the
Whole - business - procedure
The business of the Budget Committee of the
Whole shall be conducted in accordance with the
rules governing the procedure of Committee of the
Whole.
21.7 Special Committee -
Appointment - by Council
Council may by resolution appoint a Special
Committee to consider and report on a specific
subject, project or undertaking.
21.8 Chair - appointed - procedures -
determined - Council
When a Special Committee has been appointed by
Council, Council shall;
a) name the member of that Special Committee
who is to act as Committee Chair, and in the
absence of such direction the committee shall
appoint its own chair, and
b) shall determine whether or not the rules of
procedure for Committee of the Whole apply to
that special committee.
Le comite plenier des budgets doit examiner les
questions et problemes lies a la preparation, a la
gestion et a la surveillance des budgets de depense
et d'immobilisations de la Corporation, du reseau
d'aqueduc et d'egouts, des fonds en fiducie et
d'autre planification fiscale en cours et a long terme
de la Corporation.
21.4 Comite plenier des budgets: president et
vice-president/presidente et vice-
presidente
Le maire ou, en son absence, le maire adjoint doit
assumer la presidence du comite plenier des
budgets.
21.5 Comite plenier des budgets: reunions,
jour et heure
Les reunions du comite plenier des budgets
peuvent etre convoquees par le president/la
presidente lorsqu'il le juge necessaire.
21.6 Comite plenier des budgets: activites,
procedure
Les activites du comite plenier des budgets doivent
etre menees conformement aux regles regissant la
procedure du comite plenier.
21.7 Comite special: nomination par le conseil
Le conseil peut, par voie de resolution, nommer un
comite special afin qu'il etudie un sujet, un projet
ou un engagement particulier et en fasse le compte
rendu.
21.8 President/Presidente: nomination,
procedures, determination, conseil
Lorsqu'un comite special a ete nomme par le
conseil, le conseil doit:
a) nommer le membre dudit comite qui agira a
titre de president/presidente du comite, et en
1'absence de telles directives, le comite doit
nommer son propre president/presidente;
b) doit determiner si les regles de procedure du
comite plenier s'appliquent ou non au comite
special.
-54-
21.9 Work- report - complete -
committee dissolved
When a special committee has completed its work
and made its report to Council, that committee
shall be deemed to be dissolved.
21.10 Mayor - ex-officio member -
all committees
The Mayor shall be ex-officio a member of all
standing and special committees, has all the
privileges of committee membership, including
the right to make motions and to vote but is not
counted in determining the number required for a
quorum or whether a quorum is present.
21.11 Committee Meetings - open to public
All meetings of a committee of Council shall be
open to the public. Sections 7.3 to 7.6 inclusive
shall apply if it is necessary to close a committee
meeting or portion of a committee meeting to the
public.
Committee of the Whole — Procedure
22.1 Agenda - prepared by Clerk
The Clerk shall prepare an agenda for all
Committee of the Whole meetings.
22.2 Agenda - delivery - to members - prior
to meetings
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure
that the agenda and Council kit for regular, budget
and special meetings of Committee of the Whole
are available in electronic or printed format to each
Committee of the Whole member so that they will
be received in each case on the Thursday of the
week preceding the week of the meeting.
21.9 Travaux: rapport, int6gralit6, dissolution
du comit6
Lorsqu'un comit& special a rempli son mandat et
soumis son rapport final au conseil, ledit comit& est
consider& avoir &t& dissous.
21.10 Maire: membre d'office, tons
les comites
De par ses fonctions, le maire doit etre membre de
tous les comfit&s permanents et sp&ciaux, poss&der
tous les privileges des membres du comit&, y
comprise droit de faire des propositions et de voter,
mais n'est pas comet& dans la d6termination du
nombre requis pour un quorum ou s'il y a quorum.
21.11 Reunions des comit6s: ouvertes
an public
Toutes le r6unions d'un comit6 du conseil doivent
etre ouvertes au public. Les sections 7.3 a 7.6
inclusivement doivent s'appliquer s'il s'av&re
n6cessaire de fermer au public une r6union ou une
partie dune r6union d'un comit&.
Comite Plenier: Proc6dures
22.1 Ordre du jour: rMige par le
greffier/la greffiere
Le greffier/la greffiere doit pr&parer un ordre du
jour pour toutes les r6unions du Comit& pl&nier.
22.2 Ordre du jour: distribution
pr6alable aux membres
Le greffier/la greffiere doit faire tout son possible
pour s'assurer que l'ordre du jour et de la trousse
pr&sent&e aux membres dans le cadre des r6unions
ordinaires, budg&taires et extraordinaires du
Comite pl&nier sont disponible sous forme
Oectronique ou imprim&e tous les membres du
Comit& pl&nier de mani&re a ce qu'ils les re�oivent
touj ours le jeudi de la semaine pr&c&dant celle ou
se tiendra la r6union.
22.3 Agenda - to officials - 22.3 Ordre du jour: membres du conseil
-55-
staff - public hearing
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure
that copies of the agenda and Council kit for
regular, budget and special meetings of Committee
of the Whole are distributed in electronic or printed
format to all Corporation officials and staff, who
are to receive copies thereof as determined by the
City Manager, on the Thursday of the week
preceding the week of the meeting.
22.4 Agenda - not delivered -
on schedule - meeting valid
Failure by the Clerk to meet the schedule set out in
Sections 22.2 and 22.3 will not invalidate the
Committee of the Whole meeting or any
proceedings thereat.
22.5 Agenda - submission - filing deadline
All submissions for inclusion in the agenda for
regular, budget and special meetings of Committee
of the Whole shall be submitted to the Clerk not
later than 4:00 p.m. on the Wednesday prior to the
date of the meeting.
22.6 Agenda - special meetings - preparation
For special meetings of the Committee of the
Whole, the agenda shall be prepared as the
Committee Chair, or in the case of a petition, the
Clerk, may direct.
22.7 Chair - to preside - all
meetings - voting authority
The Mayor and in his/her absence the Deputy
Mayor shall serve as the Chair of the Committee of
the Whole. The Committee Chair, or in his/her
absence, such other member of the committee as
may be chosen by the committee, shall preside at
every meeting and may vote on all questions
submitted.
et employes - audience publique
Le greffier/la greffiere doit faire tout son possible
pour s'assurer que des copies de Pordre du four et
de la trousse presentee aux membres dans le cadre
des reunions ordinaires, budg&taires et
extraordinaires du Comit6 pl6nier soient transmises
sous forme 6lectronique ou imprim&e a tous les
fonctionnaires et employs de la Corporation qui
les recevront, comme 1'a indiqu& le directeur, le
jeudi de la semaine pr6c6dant celle ou se tiendra la
r6union.
22.4 Ordre du jour: d6faut de distribution a
temps, validit6 de la r6union
Si le greffier/la greffiere ne respecte pas le
calendrier &tabli aux sections 22.2 et 22.3, la
r6union du Comit6 pl6nier ou les d61ib&rations n'en
seront pas invalidaes pour autant.
22.5 Ordre du jour: pr6sentations,
delai de d6p6t
Le greffier/la greffiere doit avoir re�u toutes les
pr6sentations a mettre a 1'ordre du four des reunions
ordinaires, budg&taires et extraordinaires du
Comit6 pl6nier au plus tard a 16 h le mercredi
pr6c6dant la date de la r6union.
22.6 Ordre du jour: reunions extraordinaires,
r6daction
Dans le cadre des reunions extraordinaires du
Comit6 pl6nier, 1'ordre du jour doit etre pr&pare
selon les exigences du pr&sident/pr&sidente du
comit6 ou, dans le cas dune petition, du
greffier/greffiere.
22.7 Pr6sident/Pr6sidente: pr6sidence, toutes les
reunions, droit de vote
Le maire ou, en 1'absence du maire, le maire adjoint
doit assumer la pr6sidence du Comit6 pl6nier. Le
pr&sident/la pr&sidente du comit6 ou, en Pabsence
du pr&sident/pr&sidente, un autre membre du
comit6 choisi par le comit6 doit pr&sider chaque
r6union et peut voter sur toutes les questions
pr&sent&es.
-56-
22.8 Vote - equal - deemed - negative
In a case of an equal division of votes, the
Committee Chair shall not have a second or casting
vote and the question shall be deemed to have been
decided in the negative.
22.9 Presiding Officer - powers -
responsibilities
Except as otherwise provided in this By-law, the
committee member presiding at a Committee of the
Whole meeting, while presiding, shall have all of
the powers and responsibilities of the Presiding
Officer at a meeting of Council.
22.10 Quorum - majority of members
A quorum of any Committee of the Whole shall be
the majority of its members.
22.11 Meeting- day — time - cancellation
1. Unless otherwise provided by resolution at a
regular council meeting, meetings of the
Committee of the Whole shall be scheduled
prior to a regular council meeting commencing
at a time to be set by the Clerk or on the
Monday of the week falling between the bi-
weekly regular council meetings.
2. A Committee of the Whole meeting may be
cancelled:
a) by resolution adopted by a majority of the
Committee of the Whole members, at a
regular meeting of that committee; or
b) upon the Written Consent of a majority of
the members of the Committee of the
Whole if twenty-four hours notice of
cancellation is provided by the Clerk to
each member of the Committee of the
Whole in accordance with the provisions of
paragraphs 6.3(a), (b), (c) and also to the
public in accordance with the provisions of
subsection 5.9; or
22.8 Vote: 6galite, n6gatif
Dans le cas d'un partage &gal des votes, le
pr&sident/la pr6sidente du comit& ne doit pas
disposer d'un second vote ou d'une voix
pr&pond&rante et on doit juger que la question a fail
l'objet d'une d6cision negative.
22.9 Pr6sident/Pr6sidente du conseil
pouvoirs, responsabilit6s
Sauf indications contraires du pr&sent arrete, le
membre du comit& pr&sidant a une r6union du
Comit& pl&nier disposera, au moment ou it pr6side,
de tous les pouvoirs et responsabilit&s du
pr6sident/pr6sidente du conseil lors d'une r6union
du conseil.
22.10 Quorum - majority des membres
(<Quorum» d6signe la majorit& des membres d'un
Comit& pl&nier.
22.11 Reunion: jour, heure et annulation
1. Sauf indications contraires introduites par
resolution lors d'une r6union ordinaire du
conseil, les r6unions du Comit& pl&nier doivent
etre fix&es avant la tenue d'une r6union
ordinaire du conseil a une date que fixera le
greffier/la greffi&re ou le lundi de la semaine
pr&c&dant ou suivant les r6unions ordinaires du
conseil tenues a la quinzaine.
2. Une r6union du Comit& pl&nier peut etre
annul&e :
a) par resolution adopt&e par la majorit& des
membres du Comit& pl&nier, lors d'une
r6union ordinaire de ce comit&; ou
b) avec le consentement 6crit de la majorit&
des membres du Comit& pl&nier, si un avis
d'annulation d'au moins vingt-quatre
heures est donn& a chaque membre du
Comit& pl&nier par le greffier/la greffi&re,
conform6ment aux dispositions des alin&as
6.3a), b), c), ainsi qu'au public
conform6ment aux dispositions du
paragraphe 5.9; ou
-57-
c) where notice is not provided in accordance
with the provisions of subparagraph b.,
upon the Written Consent of two-thirds of
the members of the Committee of the
Whole if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
member of the Committee of the Whole in
accordance with the provisions of
paragraphs 6.3(a), (b), (c); and the Clerk
endeavours to post notice of cancellation
on the City's website.
22.12 Special meeting- called- by Chair
A special meeting of a Committee of the Whole
may be called by the Committee Chair whenever
he/she considers it necessary.
22.13 Special meeting - called - written
request - majority
The Committee Chair or in the case of his/her
neglect or failure, the Clerk, shall call a special
meeting of Committee of the Whole whenever
three of the members of that committee request in
writing such a special meeting.
22.14 Special meeting- Committee of the
Whole - procedures
The provisions of Section 6, with necessary
modifications, apply to special meetings of
Committee of the Whole.
22.15 Business - procedure - exceptions
The business of Committee of the Whole shall be
conducted in accordance with the rules governing
the procedure of Council, so far as they are
applicable, except as otherwise set out in this
section.
22.16 Speaking — Limitation
There is no limit to the number of times a member
may speak to a motion in Committee of the Whole,
c) lorsqu'un avis n'est pas donne
conformement aux dispositions du sous-
alinea b., avec le consentement ecrit des
deux tiers des membres du Comite plenier,
si un avis d'annulation est subsequemment
donne a chaque membre du Comite plenier
par le greffier/la greffiere, conformement
aux dispositions des alineas 6.3a), b), c); et
que le greffier/la greffiere tente d'afficher
1'avis d'annulation sur le site Web de The
City.
22.12 Reunion extraordinaire: convoquee par
le president/la presidente
Une reunion extraordinaire d'un Comite plenier
peut etre convoquee par le president/la presidente
du comite lorsqu'ille juge necessaire.
22.13 Reunion extraordinaire: convocation,
demande par ecrit, majority
Le president/la presidente du comite ou, en cas de
negligence ou de manquement du
president/presidente, le greffier/greffiere peut
convoquer une reunion extraordinaire du Comite
plenier lorsque trois des membres de ce comite
demandent par ecrit la tenue d'une telle reunion.
22.14 Reunion extraordinaire: Comite
plenier, procedures
Les dispositions de la section 6 s'appliquent aux
reunions extraordinaires du Comite plenier, avec
les modifications necessaires.
22.15 Activites: procedures, exceptions
Les activites du Comite plenier doivent etre
menees conformement aux regles regissant la
procedure du conseil, dans la mesure ou elles
peuvent s'appliquer, sauf indications contraires de
la presente section.
22.16 Intervention: limitation
Un membre peut s'exprimer sur une proposition
autant de fois qu'il ou elle le veut en Comite
plenier, toutefois chaque fois qu'un membre
however each time a member speaks to a motion, s'exprime sur une proposition, it ne s'exprimera
he shall only speak for a maximum of 3 minutes. que pour une dur&e maximale de trois minutes.
22.17 Speaking- to motion - once- until all
spoken
A member shall not speak more than once to a
22.17 Intervention: proposition, une fois,
jusqu'a ce que tons soient intervenes
Un membre pourra s'exprimer a nouveau sur une
motion until every member who desires to speak proposition apr&s que tous les membres qui veulent
has spoken once in Committee of the Whole. s'exprimer aient parl& une fois en Comit& pl&nier.
22.18 Recorded vote - not required
No recorded vote shall be required.
22.19 Motion - to close debate - prohibited
A motion to put the previous question shall not be
permitted in Committee of the Whole.
22.20 Chair - permitted a position -
without leaving
The Committee Chair or other presiding member
may take a definite position and endeavor to
persuade the Committee of the Whole on that
position without leaving the chair in Committee of
the Whole.
22.18 Vote enregistre: non exige
Aucun vote enregistre nest exige.
22.19 Proposition: mettre fin au
debat, interdiction
Une proposition visant a mettre la question
pr&c&dente aux voix n'est pas autoris&e en Comit&
Pl&nier.
22.20 President/Presidente: autorise a adopter
une position, sans quitter la presidence
Le pr&sident/la pr&sidente du comit& ou un autre
membre pr&sidant peut adopter une position ferme
et s'efforcer de persuader les membres du Comit&
pl&nier de cette position sans quitter la presidence
du Comit& Plenier.
22.21 Point of order - procedure - 22.21 Rappel an reglement: procedure,
decision - Chair decision, president /presidente
When a point of order or procedure is raised or Lorsqu'un membre formule un rappel au reglement
when a member is called to order in Committee of ou soul&ve une question de procedure, ou qu'il est
the Whole, the same procedure shall be adopted as
in Council.
22.22 Delegations - hearing of- rules
When a person or a representative of any group is
scheduled to address Committee of the Whole a
copy of the presentation shall be submitted to the
City Clerk prior to 4:00 p.m. on the Wednesday
preceding the scheduled Committee of the Whole
meeting.
rappel& a l'ordre au Comit& pl&nier, la meme
proc&dure doit etre adopt&e comme elle 1'est au
conseil.
22.22 Delegations: intervention, regles
Lorsqu'une personne ou le repr&sentant d'un groupe
doit s'adresser au Comit& pl&nier, une copie de la
presentation doit etre soumise au greffier/greffi&re
avant 16 h le mercredi pr&c&dant la r6union pr&vue
du Comit& pl&nier.
22.23 Delegation/Presentation - prior notice 22.23 Delegations et presentations: preavis
-59-
When a person or representative of any group of
persons wishes to address Committee of the Whole
he/she shall submit a request in writing to the City
Clerk, addressed to the Mayor and Council, prior
to 4:00 p.m. on the Wednesday preceding a
Regular Council meeting.
22.24 Address - no notice - majority consent -
required
No person or representative of a group of persons
who has not received the prior consent of the
Council or Committee of the Whole will be
permitted to address the Committee without the
consent of a majority of the membership of
Council.
22.25 Address - maximum duration
Except with the majority consent of the Committee
of the Whole, no person shall address the
Committee for more than twenty minutes,
exclusive of the time required to answer questions
put to him/her by the Committee, except that a
group of persons may have more than one
spokesperson provided that the total length of time
such spokesperson addresses the Committee shall
not exceed thirty minutes, exclusive of the time
required to answer questions put to them by
Committee.
22.26 New motion - notice - in writing -
deadline
A member of Committee of the Whole wishing to
introduce a motion, other than the type listed in
Sections 16.7 through 16.23 inclusive, for
consideration by Committee of the Whole shall
deliver the motion in writing to the Clerk by 4:00
pm on the Wednesday before the meeting of
Committee of the Whole and shall provide the
background associated with the item and the
proposed motion.
22.27 Report - to Council - all matters -
recommendations
Lorsqu'une personne ou le repr&sentant d'un groupe
de personnes veut s'adresser au Comit6 pl6nier, it
doit presenter une demande par &crit au
greffier/greffi&re, adress&e au maire et au conseil,
avant 16 h le mercredi pr&c&dant une r6union
ordinaire du conseil.
22.24 Adresse: aucun avis, consentement
majoritaire, exigence
Une personne ou le repr&sentant d'un groupe de
personnes qui n'a pas re�u de consentement
pr&alable du conseil ou du Comit6 pl6nier ne peut
s'adresser au comit6 sans obtenir le consentement
de la majorit& des membres du conseil.
22.25 Adresse: duree maximale
Sauf sur consentement majoritaire du Comit6
pl6nier, personne ne peut s'adresser au comit6
pendant plus de vingt minutes, sans compter le
temps n6cessaire pour r6pondre aux questions que
lui pose le comit6, mis a part le fait qu'un groupe
de personnes puisse avoir plus d'un porte-parole, a
condition que la p6riode totale durant laquelle les
porte-parole s'adressent au comit6 ne d6passe pas
vingt minutes, sans compter le temps n6cessaire
pour r6pondre aux questions que leur pose le
comit6.
22.26 Nouvelle proposition: avis, par 6crit,
delai
Un membre du Comit6 pl6nier qui veut pr6senter
une proposition diff6rente de celles &num&r&es
dans les sections 16.7 a 16.23 inclusivement aux
fins d'examen par le Comit6 pl6nier doit pr6senter
la proposition par &crit au greffier/greffi&re avant
16 h le mercredi pr&c&dant la r6union du Comit6
pl6nier et doit comprendre des renseignements
g&n&raux relatifs a la question et a la proposition
presentee.
22.27 Rapport: a l'intention du conseil, toutes
questions, recommandations
Committee of the Whole shall report to Council on
all matters connected with the duties imposed on it
and all matters referred to it and shall recommend
such action as it deems appropriate.
22.28 Minutes - Committee of the Whole -
taken by Clerk
The Clerk or any employee of the Corporation
designated by the Clerk shall take minutes of the
Committee of the Whole meetings.
22.29 Open meetings - exception
The provision of Sections 7.2 through 7.6
inclusive, regarding closing meetings to the public,
apply to regular and special meetings of
Committee of the Whole and except as permitted
or provided in the Local Governance Act,
Committee of the Whole meetings shall be open to
the public.
22.30 Proceedings - adopted- confirmed - by
Council- motion
The recommendations of Committee of the Whole
meetings may be adopted by Council in a single
motion and the passage of such motion shall be
taken to confirm all of the proceedings taken in the
Committee of the Whole meeting except for those
matters dealt with or voted on separately.
22.31 Recommendation - vote - requested
A member may request prior to the adoption of the
Committee of the Whole report or
recommendations that Committee
recommendations be voted on separately and such
a request shall not require the introduction of a
motion.
Enactment
23.1 Effective Date
Le Comit& pl&nier doit faire rapport au conseil sur
les questions lies aux taches qui lui soot impos&es
et a toutes les questions qui lui sont transmises. II
doit 6galement recommander des mesures lorsqu'il
le juge appropri&.
22.28 Proces-verbal: Comit6 pl6nier, r6dig6
par le greffier/la greffiere
Le greffier /la greffiere ou un employ& de la
Corporation nomm& par le greffier/la greffiere doit
r6diger les proc&s- verbaux des reunions du Comit&
pl&nier.
22.29 R6unions publiques: exceptions
Les dispositions pr&vues aux sections 7.2 a 7.6
inclusivement concernant la tenue de reunions
priv&es s'appliquent aux reunions ordinaires et
extraordinaires du Comit& pl&nier. De plus, les
reunions du Comit6 pl&nier doivent etre publiques,
sous reserve de la Loi sur la Gouvernance Locale.
22.30 Proc6dures: adoption, confirmation, par
le conseil, proposition
Les recommandations formul&es lors des reunions
du Comit6 pl&nier peuvent etre adopt&es par le
conseil en une seule proposition et 1'adoption d'une
telle proposition doit etre men&e a bien pour
confirmer toutes les d&lib&rations du Comit&
pl&nier, a 1'exception des questions trait&es
s&par&ment ou qui ont faire 1'objet d'un vote
distinct.
22.31 Recommandations: vote, demande
Avant que ne soient adopt&s le rapport ou les
recommandations du Comit& pl&nier, un membre
peut demander que les recommandations soient
soumises a un vote distinct et qu'une telle demande
ne requi&re pas la pr6sentation d'une proposition.
Mise en Vigeur
23.1 Date d'entr6e en vigueur
Le pr&sent arret& entrera en vigueur le 3 mai 2021.
-61-
This By-law shall come into force on the 3rd day of
May, 2021.
Repeal
24 A By-law of The City of Saint John
enacted on the 29th day of November, 2010
entitled "By-law Number M-5, A By-law
Respecting the Procedures of the Common Council
of The City of Saint John" and all amendments
thereto are repealed.
IN WITNESS WHEREOF the City of Saint John
has caused the Corporate Common Seal of the said
City to be affixed to this By-law the 3rd day of
May, A.D. 2021 and signed by:
Mayor / mai re
Abrogation
24 L'arret& de The City of Saint John edict&
le 29 novembre 2010 et intitul& « Arrete N° M-S,
Arrete concernant le Reglement Interieur du
Conseil Communal de The City of Saint John »,
ensemble ses modifications, est abrog&.
EN FOI DE QUOI, The City of Saint John a fait
apposer son sceau municipal sur le pr&sent arret& le
3 mai 2021, avec les signatures suivantes :
7
Common Clerk/greffier communal
First Reading
- April 19, 2021
Premiere lecture
- le 19 avril 2021
Second Reading
- April 19, 2021
Deuxi&me lecture
- le 19 avril 2021
Third Reading
- May 3, 2021
Troisi&me lecture
- le 3 mai 2021
-62-
SCHEDULE A
TABLE OF
PRECEDENCE
•
Ensure that
1.
MOTION TO SET THE DATE AND TIME OF THE NEXT
those who
MEETING •
must leave,
—
Requires a mover and a seconder
know the
time and
—
Requires, for adoption, a majority vote
place of the
—
May be debated, but only as to the date and time.
next
meeting.
2.
MOTION TO SET THE TIME TO ADJOURN
—
Requires a mover and a seconder
•
To limit the
length of the
—
Requires, for adoption, a majority vote
meeting.
—
May be debated, but only as to the time of the adjournment
3.
MOTION TO ADJOURN
—
Requires a mover and a seconder
•
To terminate
—
Requires for adoption, a majority vote
meeting.
—
May not be debated
4.
MOTION TO RECESS
—
Requires a mover and a seconder
•
Cooling off
—
Requires a majority vote
period.
—
Must not be debated
5.
MOTION TO RAISE A QUESTION OF PRIVILEGE
—
Requires a mover only, who may interrupt another speaker
•
Ventilation.
Disorder in gallery
—
Requires no vote
•
Any rights of
—
Must not be debated
members
6.
MOTION TO RAISE A POINT OF ORDER
—
Requires a mover only, who may interrupt another speaker Requires
'
To call attention
•
Failure to observe
no vote
rules.
—
Must not be debated
7.
MOTION TO LAY ON THE TABLE OR MOTION TO
REMOVE FROM THE TABLE
•
Consider
—
Requires a mover and a seconder Requires a majority vote
immediately.
—
Must not be debated
8.
MOTION TO PUT THE PREVIOUS QUESTION
•
To limit
—
Requires a mover and a seconder
amendments and
force a direct vote
—
Requires a two-thirds vote
on the main
—
Must not be debated
motion.
- 63 -
• Make way for
more urgent
9. MOTION TO DEFER TO A DEFINITE DATE AND TIME
business.
— Requires a mover and a seconder
• Cooling off
period.
— Requires a majority vote
• Postpone
— May be debated, but only as to the time
• Way of
determining
support
10. MOTION TO REFER (e.g. TO A STANDING OR SPECIAL
COMMITTEE)
9 When additional
— Requires a mover and a seconder
information or
— Requires a majority vote
discussion is
— May be debated only on the propriety of the referral
needed.
11. MOTION TO AMEND
• To add, delete, or
— Requires a mover and a seconder
substitute words
— Requires a majority vote
in the main
— May be debated
motion.
12. THE MAIN MOTION
• The proposal
— Requires a mover and a seconder
before the
— Requires a majority vote
— May be debated
meeting.
13. MOTION TO RESCIND
— Requires a mover and seconder
• Annul a motion
— Requires a majority vote when a notice of motion has been provided
that has been
— Requires a two-thirds vote when a notice of motion has not been
passed.
provided to Council
— May be debated
ANNEX A
TABLE DE PRECEDENCE
1.
PROPOSITION POUR FIXER LA DATE ET
• Pour assurer que les
L'HEURE DE LA PROCHAINE REUNION
personnes devant s'absenter
—
Requiert un auteur et un appuyeur.
connaissent la date, l'heure et
—
Pour que la proposition soft adoptee, le vote dolt etre
le lieu de la prochame
majoritaire.
reunion.
2.
PROPOSITION VISANT A FIXER L'HEURE DE
L'AJOURNEMENT
• Pour limiter la duree de la
—
Requiert un auteur et un appuyeur.
reunion.
—
Pour que la proposition soft adoptee, le vote dolt etre
majoritaire.
—
La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne
portant que sur Meure de l'ajoumement.
3.
PROPOSITION D'AJOURNEMENT
• Pour mettre fin a la reunion.
—
Requiert un auteur et un appuyeur.
—
Pour que la proposition soit adoptee, le vote doit
&re majoritaire.
—
Ne dolt pas faire 1'objet d'une discussion.
4.
PROPOSITION DE PAUSE
—
Requiert un auteur et un appuyeur.
• Periode de detente.
—
La proposition necessite un vote majoritaire.
—
Ne dolt pas faire 1'objet d'une discussion.
5.
PROPOSITION POUR SOULEVER UNE
QUESTION DE PRIVILEGE
• Ventilation
—
Ne requiert qu'un auteur qm peut interrompre un
• Desordre dans la tribune
autre mtervenant.
• Tous les droits des
—
Ne requiert aucun vote.
• members
—
Ne dolt pas faire l'objet d'une discussion.
-65-
6. PROPOSITION POUR FORMULER UN
RAPPEL AU REGLEMENT
— Ne requiert qu'un auteur qm peut interrompre un
autre intervenant.
— Ne requiert aucun vote.
— Ne dolt pas faire l'objet d'une discussion.
• Pour porter une question a 1'
attention des members.
• D6faut de se conformer aux
r6gles.
7. PROPOSITION POUR SOUMETTRE UNE
•
Prendre en consideration
QUESTION OU PROPOSITION POUR
imm6diatement.
RETIRER UNE QUESTION
— Requiert un auteur et un appuyeur.
— La proposition n6cessite un vote majoritaire.
— Ne dolt pas faire l'objet d'une discussion.
8. PROPOSITION POUR QUE LES MEMBRES SE
PRONONCENT SUR LA QUESTION
•
Pour limiter les modifications
PRECEDENTE
et forcer un vote direct sur la
— Requiert un auteur et un appuyeur.
proposition principale.
— Pour etre adopt6e, la proposition n6cessite les deux
— tiers des votes.
— Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
9. PROPOSITION POUR REPORTER UNE
QUESTION A UNE DATE ET A UNE HEURE
•
Faire place a des questions
PRECISES
plus urgentes.
— Requiert un auteur et un appuyeur.
•
P6riode de d6tente.
— La proposition n6cessite un vote majoritaire.
•
Report.
— La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne
portant que sur la date et 1'heure.
•
Fagon de determiner le
soutien.
10. PROPOSITION POUR TRANSMETTRE UNE
•
Lorsq' it est n6cessaire
QUESTION (p. ex. A UN COMITE PERMANENT
d'obtemr des renseignements
OU A UN COMITE SPECIAL)
suppl6mentaires on de tenir
— Requiert un auteur et un appuyeur.
d'autres discussions.
— La proposition n6cessite un vote majoritaire.
— Pourrait etre seulement d6battu sur la biens6ance de la
r6f6rence
11. PROPOSITION DE MODIFICATION
•
Pour ajouter, supprimer ou
— Requiert un auteur et un appuyeur.
substituer des mots dans la
— La proposition n6cessite un vote majoritaire.
proposition principale.
— Peut fake l'objet d'une discussion.
12. LA MOTION PRINCIPALE • La proposition soumise a
— Requiert un auteur et un appuyeur. 1'assemblee.
— La proposition necessite un vote majontaire.
— Peut faire l'objet d'une discussion.
13. PROPOSITION DE REVOCATION
— Requiert un auteur et un appuyeur. • Pour annuler une
— La proposition necessite un vote majontaire lorsqu'un proposition qui a ete
avis d'intention a ete donne. adoptee.
— La proposition necessite le vote des deux tiers du
nombre total des membres du conseil lorsqu'un avis
d'intention n'a pas ete donne au conseil
— Peut fake 1'obiet d'une discussion.
-67-
SCHEDULE B
PROCEDURE FOR STATUTORY PUBLIC HEARING
1. Immediately prior to the opening of the public hearing, and at the discretion of the City
Manager, City staff may make a presentation to Council providing an overview of the
proposal.
2. The Mayor, or Deputy Mayor, will open the public hearing.
3. The Mayor, or Deputy Mayor, will first call upon members of the public to voice their
objections to the proposal, and then call upon members of the public to speak in
favour of the proposal. Each member of the public will be allotted a maximum of ten
minutes to address Council.
4. Following each member of the public's allotted speaking time, members of Council
may pose questions to them.
5. Once all members of the public have spoken, members of Council may ask questions
of the City Manager on the proposal.
6. Once steps 1 to 5 above have been completed, the Mayor, or Deputy Mayor, shall
declare that the public hearing is closed.
7. Once the public hearing is closed, Council may:
a. debate the proposal;
b. make amendments that do not require re -advertising or reopening the public
hearing;
c. pass, defeat or postpone the item; or
d. refer the item to the City Manager.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ANNEXE B
PROCEDURE RELATIVE AUX AUDIENCES PUBLIQUES
Imm6diatement avant 1'ouverture de 1'audience publique, et a la discretion du directeur
g&n&ral, un employ& municipal peut effectuer une pr6sentation au conseil fournissant
un aper�u de la proposition.
Le maire ou le maire supplant ouvrira 1'audience publique.
Le maire ou le maire suppl6ant fera d'abord appel aux membres du public pour qu'ils
pr6sentent leurs objections a la proposition. I1 fera ensuite appel aux membres du
public pour qu'ils s'expriment en faveur de la proposition. Chaque membre du public
se verra accorder un maximum de dix minutes pour s'adresser au conseil.
Suivant le temps de parole accord& a un membre du public, les membres du conseil
pourront lui poser des questions.
Une fois que tous les membres du public auront pris la parole, les membres du conseil
pourront poser des questions au directeur g&n&ral au sujet de la proposition.
Une fois ques les &tapes 1 a 5 ci-haut auront &t6 compl&t&es, le maire ou le maire
suppl6ant d6clarera 1'audience publique termin&e.
Une fois que 1'audience publique est termin6e, le conseil peut :
a. Discuter la proposition;
b. apporter des modifications qui ne n6cessitent pas une nouvelle annonce ou une
r6ouverture de 1'audience publique;
c. adopter, rejeter ou reporter le point;
d. renvoyer le point au directeur g&n&ral.
SCHEDULE C
FINANCIAL POLICIES
1) FAS-001 Asset Management Policy
2) FAS-002 Investment Management Policy
3) FAS-003 Reserves Policy
4) FAS-004 Operating Budget Policy
5) FAS-005 Capital Budget Policy
6) FAS-006 Debt Management Policy
7) FAS-007 Wage Escalation Policy
8) FAS-020 Long-term Financial Plan Policy
9) FAS-021 Budget Monitoring Policy