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2016-10-24 COW Open Minutes2016-1 Committee of the Whole Meeting Open Session/ Reunion du comite plenier (seance publique) October 24, 2016/Le 24 octobre 2016 Minutes of the Committee of the Whole Meeting Open to the Public Tuesday, October 24, 2016 at 4:30 p.m. Council Chamber, City Hall Present: Mayor Don Darling Deputy Mayor Shirley McAlary Councillor -at -Large Gary Sullivan Councillor Ward 1 Blake Armstrong Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 2 John MacKenzie Councillor Ward 2 Sean Casey Councillor Ward 3 Gerry Lowe Councillor Ward 3 Donna Reardon Councillor Ward 4 David Merrithew Councillor Ward 4 Ray Strowbridge Absent: Councillor Ward 1 Greg Norton Also Present: City Manager J. Trail Deputy City Manager N. Jacobsen Solicitor O. Lineros Fire Chief K. Clifford Commissioner Growth & Development J. Hamilton Commissioner of Transpiration and Environment Services M. Hugenholtz Commissioner of Finance and Administrative Services K. Fudge Commissioner of Saint John Water B. McGovern Manager of Strategy and Continuous Improvement S. Rackley Roach Common Clerk J. Taylor 1. Call to Order The Mayor called the Committee of the Whole Open Session Meeting to order. 1. Priorities Obiectives KPIs Draft 2. Priority Mapping Draft 3. Session 3 —Confirmation and KPIs The City Manager provided opening remarks. A final draft of the priority document will be presented to Council next week for consideration and approval. It is critical for Council's priorities are finalized in the near future to ensure alignment with the 2017 budgets. S. Rackley Roach reviewed the draft Council Priorities 2016-2020 document. The four priority areas identified are: • Growth and Prosperity, which encompasses measures to accelerate development and investment in the city and support the retention of residents and businesses 2016-2 Committee of the Whole Meeting Open Session/ Reunion du comite plenier (seance publique) October 24, 2016/Le 24 octobre 2016 • Vibrant, Safe City, which focuses on developing vibrant, livable neighbourhoods, and investing in arts, culture and recreational experiences • Valued Service Delivery, which encompasses efforts to deliver effective and efficient city services and sustainable municipal infrastructure • Fiscally Responsible, which focuses on the city's fiscal management, including developing long term financial plans and debt management Council members provided their feedback. It was suggested that the language used in the document be simplified and made more succinct. Staff reviewed the proposed Key Performance Indicators which would be used to determine whether Council's priorities are being met. Adjournment Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the Committee of the Whole Open Session be adjourned. MOTION CARRIED. The meeting was adjourned at 7:00 p.m. 2016-3 Committee of the Whole Meeting Open Session/ Reunion du comite plenier (seance publique) October 24, 2016/Le 24 octobre 2016 Proces-verbal de la seance ouverte au public du comite plenier Le lundi 24 octobre 2016 a 16 h 30 Salle du conseil a I'hotel de ville Sont presents : Don Darling, maire Shirley McAlary, mairesse suppleante Gary Sullivan, conseiller general Blake Armstrong, conseiller du quartier 1 Greg Norton, conseiller du quartier 1 John MacKenzie, conseiller du quartier 2 Sean Casey, conseiller du quartier 2 Gerry Lowe, conseiller du quartier 3 Donna Reardon, conseillere du quartier 3 David Merrithew, conseiller du quartier 4 Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4 Sont absents : Greg Norton, conseiller du quartier 1 Sont egalement presents : J. Trail, directeur general N. Jacobsen, directeur general adjoint O. Lineros, avocat K. Clifford, chef du service d'incendie J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du developpement communautaire M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et d'environnement K. Fudge, commissaire aux services financiers et administratifs B. McGovern, commissaire de Saint John Water S. Rackley Roach, gestionnaire de Strategie et Amelioration continue J. Taylor, greffier communal Ouverture de la seance La seance publique du comite plenier est ouverte par le maire. 4. Ebauche des objectifs prioritaires des indicateurs de rendement cles 5. Ebauche de la cartographie prioritaire 6. Seance 3—Approbation et IRC Le directeur general prononce le mot d'ouverture. Une derniere ebauche du document prioritaire est presentee au conseil la semaine prochaine a des fins d'examen et d'approbation. II est essentiel de satisfaire aux priorites du conseil dans un proche avenir afin de garantir I'harmonisation avec le budget de 2017. S. Rackley Roach a examine 1'ebauche des priorites du conseil pour 2016 a 2020. Les quatre secteurs prioritaires definis sont : 2016-4 Committee of the Whole Meeting Open Session/ Reunion du comite plenier (seance publique) October 24, 2016/Le 24 octobre 2016 • La croissance et la prosperite, qui englobent les mesures a prendre pour accelerer le developpement et les investissements dans la ville et appuyer le maintien des residents et des entreprises • Une ville dynamique et securitaire, qui met I'accent sur I'elaboration de quartiers dynamiques ou it fait bon vivre et qui investit dans les arts, la culture et les Ioisirs. • Une prestation de services de qualite, qui englobe les efforts fournis pour fournir des services municipaux adequat et efficace et des infrastructures municipales durables. • La responsabilite sur Ie plan fiscal, qui se concentre sur la gestion des finances de la ville, y compris I'elaboration de plans financiers et de gestion de la Bette a long terme Les membres du conseil font part de leurs commentaires. II est suggere que le langage utilise dans le document soit simplifie et fait plus succinct. Le personnel examine les indicateurs de rendement cles qui seront utilises afin de determiner si les priorites du conseil sont respectees. Levee de la seance Proposition du conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller MacKenzie RESOLU que la seance publique du comite plenier soit levee. MOTION ADOPTEE La seance est levee a 19 h. Greffier communal