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2016-10-11 COW Open Minutes2016-1 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 Minutes of the Committee of the Whole Meeting Open to the Public Tuesday, October 11, 2016 at 4:30 p.m. Ludlow Room, 8t" Floor City Hall Present: Mayor Don Darling Deputy Mayor Shirley McAlary Councillor -at -Large Gary Sullivan Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 2 John MacKenzie Councillor Ward 2 Sean Casey Councillor Ward 3 Gerry Lowe Councillor Ward 3 Donna Reardon Councillor Ward 4 David Merrithew Absent: Councillor Ward 4 Ray Strowbridge Councillor Ward 1 Blake Armstrong Also Present: City Manager J. Trail Deputy City Manager N. Jacobsen City Solicitor J. Nugent Fire Chief K. Clifford Commissioner Growth & Development J. Hamilton Commissioner SJ Water B. McGovern Commissioner of Finance and Administrative Services K. Fudge Manager of Strategy and Continuous Improvement S. Rackley Roach Common Clerk J. Taylor 1. Call to Order The Mayor called the Committee of the Whole Open Session Meeting to order. 1.1 Confirming Prioritv Areas and Goals The City Manager provided opening remarks. S. Rackley Roach reviewed the submitted Priority Areas and Priority Outcomes with Council members. 1.2 Setting Objectives (Workshop) A facilitated setting objectives group exercise was conducted with Council members. Council members identified the following priorities: Smart Growth: 0 Grow the population inside the PDA to enhance efficiency of service delivery 2016-2 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 • Increase density in the PDA. More vibrant uptown • Increase the number of permits issued to grow tax base • Grow residential and non-residential tax base to give us financial strength Strong Economy: • Increase job opportunities to increase population numbers • Enhance and retain higher value employment to improve quality of life (increase wealth) • Reduce tax rate — to make us more competitive with comparable cities in NB • Review taxation within the City to deliver approach between residents and industry Livable Neiizhbourhoods: • Improve Saint John's livability to retain and increase population • Ensure public safety services are affordable to maintain sustainability • Enhance the use of public and active transportation to enhance public satisfaction • Transit — update equipment — increase ridership — affordable rates • Improve image of Saint John to attract new residents and businesses • Demolish vacant buildings after three years to make the City look more prosperous • Review the City's heritage process to improve the protection and enhancement of heritage assets Quality of life: • Increase funding and support to arts and culture to improve the quality of life for residents • Increase funding to recreation to improve the quality of life for residents • Preserve and sustain Saint John's environment to maintain personal well-being and natural surroundings • Maintain and create unique and green neighbourhoods to attract more residents and promote quality of life • Partner with other entities to reduce poverty Infrastructure Investment: • Formalize an asset management plan to maximize value for dollars • Review strategy/align PlanSJ for road work and infrastructure to ensure solid base • Maintain all present city facilities and bring them up to date. Be responsible for what we own (alignment with PlanSJ, need versus dispose, make a decision) • Implement PlaySJ to ensure that quality recreation is being delivered • Create the best recreational spaces in NB to make us the recreational capital of NB Citizen -Focused Service Deliverv: • Review sanitation program, including options around curbside recycling, to explore options for being a cleaner city and responsible to citizens • Review service levels to ensure more efficient service delivery • Affordability of all city services and to provide a better quality for all citizens • Continue to invest in energy innovation to reduce costs and be an example to our citizens • Define service level expectations to ABCs to maximize ROI • Complete annual citizen engagement sessions to measure progress • Communicate proactively the necessary changes to service levels to ensure efficient service delivery 2016-3 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 Financial Management: • Explore opportunities for long-term budgets to facilitate better planning • Develop long-term debt management plan to ensure long-term financial health • Reduce city debt- more spending power and increase our level of service • Enhance Continuous Improvement with financial and human resources to drive savings • Require business case for larger investments to ensure responsible investment / ROI (including ABCs) (structure to priorities, best practices, challenging the status quo) • Approve budgets that support our priorities and goals to ensure alignment Ogen Government: • Demonstrate value for money to ensure good fiscal management Partnerships. • Maximize cooperation with the provincial and federal governments to deliver on priorities. • Foster partnerships to enable return on investment Adjournment Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the Committee of the Whole Open Session meeting held on Tuesday, October 11th, 2016 be adjourned. MOTION CARRIED. The meeting was adjourned at 6:50 p.m. 1.1 Discussion of Confidential Matters Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the public be excluded from the meeting for the duration of the discussion on the following Matter: 1.1 Financial Matter 10.2(4)(c). MOTION CARRIED. Record Pursuant to Section 10.2(4 The meeting of the Committee of the Whole of Common Council held on October 11, 2016 was closed to the public pursuant to Section 10.2(4) of the Municipalities Act during the Committee's discussion of the following matters: 1.1 Financial Matter 10.2(4)(c). 2016-4 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 Proces-verbal de la seance ouverte au public du comite plenier Le mardi 11 octobre 2016 a 16 h 30 Salle Ludlow, 8e etage, hotel de ville Sont presents : Don Darling, maire Shirley McAlary, mairesse suppleante Gary Sullivan, conseiller general Greg Norton, conseiller du quartier 1 John MacKenzie, conseiller du quartier 2 Sean Casey, conseiller du quartier 2 Gerry Lowe, conseiller du quartier 3 Donna Reardon, conseillere du quartier 3 David Merrithew, conseiller du quartier 4 Sont absents : Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4 Blake Armstrong, conseiller du quartier 1 Sont egalement presents: J. Trail, directeur general N. Jacobsen, directeur general adjoint J. Nugent, avocat municipal K. Clifford, chef du service d'incendie J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du developpement communautaire B. McGovern, commissaire de Saint John Water K. Fudge, commissaire aux services financiers et administratifs S. Rackley Roach, gestionnaire de Strategie et Amelioration continue J. Taylor, greffier communal 1. Ouverture de la seance La seance publique du comite plenier est ouverte par le maire. 1.1 Confirmation des secteurs orioritaires et des obiectifs Le directeur general prononce le mot d'ouverture. S. Rackley Roach passe en revue les secteurs prioritaires et les resultats prioritaires avec les membres du conseil. 1.2 kablissement des obiectifs (atelier Un exercice de groupe est anime avec les membres du conseil pour etablir des objectifs. Les membres du conseil definissent les priorites suivantes : Croissance intelligente 2016-5 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 • Accroitre la population a l'interieur du principal secteur d'amenagement afin d'ameliorer 1'efficacite de la prestation des services. • Augmenter la densite du principal secteur d'amenagement. Rendre Ie centre- ville plus dynamique. • Augmenter Ie nombre de permis delivres pour accroitre I'assiette fiscale. • Accroitre I'assiette fiscale residentielle et non residentielle pour obtenir une solidite financiere. Economie forte • Augmenter les possibilites d'emploi pour accroitre la population. • Ameliorer et maintenir les emplois a valeur plus elevee afin d'ameliorer la qualite de vie (augmentation de la richesse). • Reduire les taux d'imposition — pour rendre la Ville de Saint John plus competitive par rapport aux villes comparables du Nouveau -Brunswick. • Revoir l'impot foncier a l'interieur de la ville pour offrir une approche entre les residents et l'industrie. Quartiers habitables • Ameliorer I'habitabilite de Saint John afin de maintenir et d'accroitre la population. • S'assurer que les services de la securite publique sont abordables afin de maintenir la durabilite. • Ameliorer ('utilisation du transport actif et du transport en commun afin d'accroitre la satisfaction du public. • Transport en commun — mettre a niveau 1'equipement — augmenter le nombre d'usagers — rendre les tarifs abordables. • Ameliorer l'image de Saint John pour attirer de nouveaux residents et entreprises. • Demolir les batiments vacants apres trois ans pour que la ville ait un air plus prospere. • Examiner le processus relatif au patrimoine de la ville afin de mieux proteger et de mettre en evidence les biens patrimoniaux. Qualite de vie • Augmenter le financement et le soutien des arts et de la culture afin d'ameliorer la qualite de vie des residents. • Augmenter le financement des loisirs afin d'ameliorer la qualite de vie des residents. • Preserver 1'environnement de Saint John afin de maintenir le bien-etre personnel et le cadre naturel. • Creer et maintenir des quartiers uniques et ecologiques pour attirer davantage de residents et promouvoir la qualite de vie. • Etablir des partenariats avec d'autres entites afin de reduire la pauvrete. Investissements dans les infrastructures • Officialiser un plan de gestion des biens afin de maximiser le rapport qualite-prix. • Examiner la strategie/harmoniser le PlanSJ concernant les travaux routiers et d'infrastructure en vue d'assurer une base solide. • Maintenir toutes les installations actuelles de la Ville et les mettre a jour. Etre responsable de ce que nous possedons (en conformite avec le PlanSJ; besoin ou alienation; prise de decision). • Mettre en ceuvre le plan strategique RecreSJ afin de s'assurer que des services recreatifs de qualite sont offerts. • Creer les meilleures installations de loisirs du Nouveau -Brunswick afin que Saint John devienne la capitate provinciale des loisirs. 2016-6 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 Prestation de services axes sur les citoyens • Examiner le programme relatif aux systemes sanitaires, y compris les options concernant le recyclage en bordure du trottoir, pour etudier les possibilites de devenir une ville plus propre et responsable envers les citoyens. • Examiner les niveaux de service pour assurer une prestation de services plus efficace. • Assurer le caractere abordable de tous les services municipaux et offrir une meilleure qualite aux citoyens. • Continuer a investir dans ('innovation en matiere d'energie afin de reduire les co6ts et d'etre un exemple pour les citoyens. • Definir les niveaux de service voulus aux organismes, aux conseils d'administration et aux commissions pour maximiser le rendement du capital investi. • Realiser des seances annuelles de mobilisation des citoyens pour evaluer les progres accomplis. • Communiquer de fa�on proactive les modifications necessaires a des niveaux de service afin d'assurer une prestation de services efficace. Gestion financiere • Explorer les possibilites d'etablir des budgets a long terme pour faciliter une meilleure planification. • Elaborer un plan de gestion de la Bette a long terme pour assurer la sante financiere a long terme. • Reduire la Bette de la Ville — plus grand pouvoir de depenser et augmentation du niveau de service. • Voir a I'amelioration continue des ressources financieres et humaines afin de realiser des economies. • Exiger une analyse de rentabilisation pour les investissements plus importants, afin de garantir des investissements responsables et d'assurer leur rentabilite (y compris les organismes, les conseils d'administration et les commissions) [structure des priorites, meilleures pratiques, remise en question du statu quo]. • Approuver les budgets qui appuient nos priorites et nos objectifs afin d'assurer une harmonisation. Gouvernement ouvert • Demontrer le rapport qualite-prix pour assurer une bonne gestion budgetaire. Pa rtPna riats • Optimiser la collaboration avec les gouvernements provincial et federal pour realiser les priorites. • Favoriser les partenariats pour rentabiliser les investissements. Levee de la seance Proposition du conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller MacKenzie : RESOLU que la seance publique du comite plenier tenue le mardi 11 octobre 2016 soit levee. MOTION ADOPTEE La seance est levee a 18 h 50. 1.1 Discussion de questions confidentielles Proposition du conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller MacKenzie : RESOLU que le public soit exclu de la seance lors de la discussion portant sur la question suivante : 1.1 Question financiere — alinea 10.2(4)c). 2016-7 Committee of the Whole Meeting Open Session\ Reunion du comite plenier (seance publique) October 11, 2016/le 11 octobre 2016 MOTION ADOPTEE Dossier en application du paragraphe 10.2(4) Le 11 octobre 2016, la seance du comite plenier du conseil communal s'est tenue a huis clos en vertu du paragraphe 10.2(4) de la Loi sur les municipalites au cours de la discussion du comite sur la question suivante : 1.1 Question financiere — alinea 10.2(4)c). Greffier communal