By-law respecting the Procedures of the Common Council 2026-05-04A By-law Respecting the
Procedures of the Common
Council of The City of Saint
John
By-law Number LG-15
An uncertified copy of this By-law
is available online
Arrete Concernant le
Reglement Interieur du
Conseil Communal de The
City of Saint John
Arrete numero LG-15
Une copie non certifiee de Varrete
est disponible en ligne
TABLE OF CONTENTS
TABLE DES MATIERES
Section
Description
Page
Article
Designation
Page
Recitals
4
Pr6ambule
4
1
Title
4
1
Titre
4
2
Definitions
4
2
Definitions
4
3
Interpretation
9
3
Interpretation
9
4
General Provisions
9
4
Dispositions G6n6rales
9
5
Meeting
14
5
R6union
14
6
Special Meeting
17
6
R6union Extraordinaire
17
7
Council Meetings
19
7
R6union du Conseil
19
8
Quorum
22
8
Quorum
22
9
Agenda
23
9
Ordre du Jour
23
10
Reports Petitions -
27
10
Rapports, Petitions,
27
Communications from the
Communications du Public
Public
11
Delegations/Presentations -
31
11
D616gation et Presentations -
31
Public
Public
12
Roles - Mayor, Deputy Mayor,
33
12
R61es Assumes par le Maire, le
33
Presiding Officer and
Maire Adjoint, le pr6sident du
Councillors
conseil et les Conseillers
13
Rules of Conduct - Debate
36
13
R6gles de Proc6dures: D6bats
36
14
Question of Privilege - Point
38
14
1 Question de Privilege:
38
of Information - Order
Question de Renseignement,
Ordre
3
......................................
15
Conflict of Interest
40
15 Conflit d'Interets
40
16
.........................
Motions -- Order
42
16 Propositions: Ordre
...........
42
........1.7...
Voting ��...............................48.........
17 Vote
48
18
Business
51
............................
18 Activites
51
19
By-laws reports -
52
.................................
19 Arret6s Municipaux, rapports
52
Resolutions ---- Contracts
Resolutions et Contrats
20
.....................................................
Minutes
52
................................................
20 Proces - Verbal
52
21
Committees
..........................
54
..............
21 Comites
54
..............
22
Committee of the Whole --
_....................................................................................................................
55
22 Comites P16nier: Procedures
55
Procedure
23
Enactment
61
23 Mise en Vigueur
61
24
_.........................................
Repeal
...........
61
. ....................................... ...........................................
24 Abrogation
61
...................................... _
63
................................................ .................
65
Schedule "A"
Annexe « A »
Motions ---- Table of Precedence
Propositions, Table de
Preseance
..................
....................................................
Schedule "B"
67
.............................................................
Annexe « B »
69
Procedure for Statutory Public
Proc6dure relative aux
Hearing
audiences publiques
Schedule "C"
72
........ ......... .........
Annexe « C »
....
72
Financial Policies
Politiques Financieres
.......Schedule «D„
73
.....................................
Annexe « D»�.......................
73 ..............
Notice of Motion
Avis de Proposition
ME
RECITALS
WHEREAS, paragraph 10(2)(a) of the Local
Governance Act, S.N.B. 2017, c. 18, provides that
a local government shall make by-laws respecting
procedures at council meetings, including any
matters prescribed by regulation;
AND WHEREAS, The City of Saint John deems
it advisable to pass this By-law because it will
establish procedures for the better regulation and
conduct of meetings of The City of Saint John
Common Council;
AND WHEREAS, The City of Saint John deems
it advisable that such procedures be supplemental
to and interpreted in accordance with the statutory
provisions of the Local Governance Act;
AND WHEREAS, notice of this By-law, and of
the Common Council Meeting at which this By-
law was discussed, was provided in accordance
with the provisions of the Local Governance Act.
NOW THEREFORE, the Common Council of
The City of Saint John, enacts as follows:
Title
1.1 This By-law may be cited as the Procedural
By-law (hereinafter the `By-law").
Definitions
2.1 The following definitions apply in this By-law
"Applicant" means the person, group,
organization, or a representative advocating for a
proposal being considered at a Public Hearing
(demandeur)
PREAMBULE
CONSIDERANT, Palinea 10(2)(a) de la Loi sur
la gouvernance locale, L.N.-B. 2017, ch. 18,
prevoit que les gouvernements locaux doivent faire
des reglements concernant les procedures lors des
reunions du conseil, y compris toutes les questions
prescrites par la reglementation;
ATTENDU QUE, The City of Saint John juge
opportun de prendre le present arrete destine a
etablir des procedures aux fins de la reglementation
et de la conduite efficace des seances du conseil
communal de The City of Saint John;
ATTENDU QUE, The City of Saint John juge
opportun que lesdites procedures soient
complementaires aux dispositions legislatives de la
Loi sur la gouvernance locale et qu'elles soient
interpretees conformement a cette loi;
ATTENDU QUE, avis du present arrete et de la
reunion du conseil communal a laquelle it a ete
debattu a ete donne conformement a la Loi sur la
gouvernance locale.
A CES CAUSES, le conseil communal de The
City of Saint John edicte :
Titre
1.1 Le present arrete peut etre cite sous le titre
Arrete sur les procedures (ci-apres « 1'arrete »).
Definitions
2.1 Les definitions qui suivent s'appliquent au
present arrete.
«Demandeur» design la personne, le groupe,
1'organisme, ou le representant qui presente ou
defend une proposition examinee lors d'une
audience publique (Applicant);
"Chief Administrative Officer" means the person
appointed to the position of Chief Administrative
Officer by Council under the provisions of the
Local Governance Act, S.N..B.2017, c.18.
(administrateur en chef);
«Administrateur en chef » s'entend de la
personne nommee a ce poste par le conseil sous le
regime de la Loi sur la gouvernance locale, L.N.-
B. 2017, ch. 18 (Chief Administrative Officer );
"City" means The City of Saint John « Municipalite » designe The City of Saint John
(municipalite). (City).
"Clerk" means the City Clerk or the Deputy Clerk « Greffier» designe le greffier ou le greffier adjoint
of the City (greffier); de la municipalite (Clerk);
"Committee" means a committee provided for or
created by Common Council (comite);
"Committee of the Whole" means a committee of
Council composed of all of the Members sitting in
committee as Committee of the Whole (comite
plenier);
Comite » designe un comite sous la direction du
conseil communal ou cree par ce dernier.
(Committee);
Comite plenier » designe un comite du conseil
communal sur lequel siegent tous les membres du
conseil. (Committee of the Whole);
"Corporation" means The Corporation of The « Corporation » designe la corporation de The
City of Saint John (corporation); City of Saint John (corporation);
"Council" means the Mayor and Councillors of the
City (conseil);
"Councillor" means a Member of Council other
than the Mayor (conseiller);
"Deputy Mayor" means the Member of Council
who has been elected to act in the place or stead of
the Mayor in the absence or incapacity of the
Mayor (maire adjoint);
Conseil » designe le maire et les conseillers de la
municipalite (Council);
Conseiller » designe un membre du conseil autre
que le maire (Councillor);
Maire adjoint o designe le membre du conseil
elu afin d'agir au nom du maire en cas d'absence
ou d'incapacite du maire (Deputy Aayor);
"Holiday" means any holiday as defined in the « Jour ferie » designe tout jour ferie tel qu'il est
Interpretation Act (four ferie); defini par la Loi d 'interpretation (Holiday);
"Mayor" means the Member of Council holding « Maire » designe le membre du conseil qui est
the office of Mayor (maire); titulaire du poste de maire (Mayor);
l
"Meeting" means any regular, special, or other
meeting of the Council (seance);
o Seance » designe toute seance ordinaire,
extraordinaire ou autre tenue par le conseil
(Afeeting);
"Member" means any person elected to the « Membre » designe toute personne Blue pour
Council and includes the Mayor (membre); sieger au conseil, y compris le maire (Member);
"Point of Information" means a request directed
to the Presiding Officer or to another Member or to
City staff, for information relevant to the business
at hand, but not related to a Point of Procedure
(question de renseignement);
"Point of Order" means the raising of a question
by a Member for the purpose of calling attention to
any departure from this By-law or the customary
modes or proceedings in debate or in the conduct
of the Council's business including;
(a) any breaches of this By-law;
(b) any defect in the constitution of any
Meeting of the Council;
(c) the use of improper, offensive, or abusive
language;
(d) notice of the fact that the matter under
discussion is not within the scope of the
motion; or
(e) any other informality or irregularity in the
proceedings of Council.
(rappel au reglement);
"Point of Procedure" means a question directed to
the Presiding Officer to obtain information on a
matter of the procedural rules or the rules of the
Council bearing on the business at hand in order to
assist a Member to make an appropriate motion,
raise a Point of Order or understand the
parliamentary situation or the effect of a motion
(point de procedure);
Question de renseignement » designe une
demande adressee au president du conseil, a un
autre membre ou a un employe de la municipalite,
relative a des renseignements visant la question
sous etude, non liee a une question de procedure
(Point of Information);
Rappel au reglement » designe une question
soulevee par un membre afin de souligner toute
derogation au present arrdte municipal ou aux
moyens ou deliberations habituels de la tenue d'un
debat ou a la conduite des affaires du conseil, y
compris ce qui suit:
(a) toute violation du present arrdte;
(b) tout defaut relatif a la constitution d'une
seance du conseil;
(c) 1'utilisation d'un langage inapproprie,
offensif, ou abusif;
(d) avis donne que la question sous etude ne
releve pas de la matiere de la proposition;
ou
(e) toute autre absence de formalite ou toute
irregularity relative aux deliberations du
conseil.
(Point of Order);
Point de procedure » designe une question
adressee au president du conseil visant a obtenir de
l'information portant sur les regles de procedure ou
les reglements du conseil relativement aux activites
qui font l'objet de deliberations afin d'aider un
membre a presenter la proposition adequate, a
invoquer un reglement ou a comprendre la situation
parlementaire ou les consequences d'une motion
(Point of Procedure);
--
"Presiding Officer" means the Mayor, or in their
absence the Deputy Mayor, or in the absence of
both of them, the Member appointed under section
12.3 to act in their absence, while presiding at
Meetings of Council (president du conseil);
"Prohibited Item" means any object that could be
used to threaten, intimidate, or harm another
person or property, including weapons as defined
in the Canadian Criminal Code, RSC 1985, c C-46
(objet interdit);
"Public Hearing" means a Meeting of Council or
that portion of a Meeting of Council dedicated to
considering matters pursuant to any legislation
which requires Council to hear interested parties or
to afford them an opportunity to be heard before
taking action, passing a by-law, or making a
decision (audience publique);
"Question of Privilege" means the raising of a
question or request for the immediate
consideration of a matter affecting the comfort,
safety, or orderliness of a Member or the Council
collectively, when a Member believes that another
Member has spoken disrespectfully towards them
or the Council, or when they believe their
comments have been misunderstood or
misinterpreted by another Member or Members
(question de privilege);
"Quorum" means the majority of all the Members
elected to the Common Council which constitutes
a Quorum at any regular or special Meeting of the
Common Council (quorum);
"Recorded Vote" means
(a) a vote taken by a show of hands or by
saying "yea" or "nay" during a Meeting
with participation in -person; or
o President du conseil » designe le maire ou, en
son absence, le maire adjoint ou, en 1'absence du
maire et du maire adjoint, le membre nomme aux
termes de Particle 12.3, pour agir en leur absence,
au chapitre de la presidence des reunions du conseil
(Presiding Officer);
o Objet interdit » designe tout objet qui pourrait
We utilise pour menacer, intimider ou nuire a une
autre personne ou a des biens, y compris les armes
telles que definies dans le Code criminel canadien,
LRC 1985, c C-46 (Prohibited item);
«Audience publique» designe une seance du
conseil ou telle partie d'une seance du conseil,
dediee a la consideration d'une question
legislative, qui exige que toute partie interestee
puisse se presenter devant le conseil ou soit donnee
1'occasion de se presenter devant le conseil avant
que le conseil entreprenne tout acte, edicte tout
arrete municipal ou prenne une decision (Public
Hearing)
o Question de privilege » designe 1'intervention
A laquelle un membre peut avoir recours a 1'etude
d'une question ou d'une demande relativement a
toute affaire touchant le bien-etre, la securite ou la
discipline d'un membre ou du conseil,
collectivement, lorsqu'un membre est d'avis qu'un
autre membre s'est prononce irrespectueusement a
son egard ou a 1'egard du conseil ou lorsqu'il est
d'avis que ses commentaires sont mal compris ou
mal interpretes par un autre membre (Question of
Privilege);
Quorum » La majority de tous les membres elus
au conseil communal constitue un quorum
relativement a toute reunion ordinaire ou
extraordinaire du conseil communal (Quorum);
o Vote enregistre » designe
(a) un vote a main levee ou en declarant
o pour » ou o contre », en personne, lors
d'une reunion ; ou
(b) a vote taken by roll call during a
regular, special, or emergency Meeting, or
a Committee of the Whole Meeting closed
to the public, with electronic participation.
A vote is taken by roll call when each Member
votes "yea" or "nay" as their name is called by the
Presiding Officer, so that the names of Members
voting on each side are recorded (vote enregistre);
(b) un vote par appel nominal au cours d'une
reunion ordinaire, une reunion
extraordinaire ou d'une reunion d'urgence,
ou d'une reunion du comite plenier a huis
clos, avec participation par voie
electronique.
Un vote par appel nominal a lieu lorsque
chaque membre vote par « pour » ou par
contre » lorsque le president du conseil
appelle son nom pour que le nom des membres
qui votent en faveur et contre soit enregistre
(Recorded Vote);
"Rules of Procedure" means the rules provided in « Rggles de procedures » designe les regles
this By-law (regles de procedures); prevues au present arrete (Rules of Procedure);
"Security Personnel" means a hired security
guard, or other such qualified individual, who shall
be on call and act under the authority and
instructions of the Presiding Officer (personnel de
securite);
"Special Committee" means a committee of
Council, except Committee of the Whole, which is
established to consider and report on a specific
subject, project, or undertaking (comite special);
"Whole of Council" means those Members of
Council, including the Mayor, who are not
disqualified from voting (conseil plenier);
"Written Consent" means consent given by a
Member either by letter, facsimile, or electronic
message from a City email address, to the Clerk
(consentement ecrit);
o Personnel de securite » designe un agent de
securite engage ou un autre individu qualifie qui
sera de garde et agira sous 1'autorite et les
instructions du president du conseil (Security
personnel);
Comite Special » designe un comite du conseil,
A Pexclusion du Comite plenier, cree afin d'etudier
et de faire le compte rendu relatif a un sujet, un
projet ou un engagement particulier (Special
Committee);
Conseil Plenier » designe les membres du
conseil, y compris le maire, qui ne sont pas prives
du droit de voter (Whole of Council);
Consentement ecrit » designe un consentement
donne au greffier par un membre, soit par lettre, par
fax ou par message electronique provenant d'une
adresse de courriel de The City of Saint John
(Written Consent);
_q-
Interpretation
3.1 Rules for interpretation of the language used in
this By-law are contained in the lettered paragraphs
as follows:
(a) The captions, article and section names and
numbers appearing in this By-law are for
convenience of reference only and have no
effect on its interpretation.
(b) This By-law is to be read with all changes
of gender or number required by the
context.
(c) Each reference to legislation in this By-law
is printed in italic font. The reference is
intended to include all applicable
amendments to the legislation, including
successor legislation. Where this By-law
references other by-laws of the City, the
term is intended to include all applicable
amendments to those by-laws, including
successor by-laws.
(d) The requirements of this By-law are in
addition to any requirements contained in
any other applicable by-laws of the City or
applicable provincial or federal statutes or
regulations.
(e) If any section, subsection, part or parts or
provision of this By-law, is for any reason
declared by a court or tribunal of competent
jurisdiction to be invalid, the ruling shall
not affect the validity of the By-law as a
whole, nor any other part of it.
General Provisions
4.1 Rules - observed by Council
The rules contained in this By-law shall be
observed in all proceedings of the Council and
shall be the rules for the order and dispatch of
business in Council, Committees, and Committee
of the Whole.
Interpretation
3.1 Les regles d'interpretation suivantes
s'appliquent au present arrete comme suit :
(a) Les titres, intertitres et numbros des
dispositions ne servent qu'a faciliter la
consultation de 1'arrete et ne doivent pas
servir a son interpretation.
(b) Le genre ou le nombre grammaticaux
doivent etre adaptes au contexte.
(c) Les renvois legislatifs paraissent en
italique. Le renvoi a une loi vise egalement
les modifications qui s'y appliquent, y
compris toute legislation de remplacement.
Les renvois a d'autres arretes de la
municipalite visent egalement les
modifications qui s'y appliquent, y compris
tout arrete de remplacement.
(d) Les obligations qu'il cree s'ajoutent a celles
decoulant d'autres arretes applicables de la
municipalite ou des lois et reglements
applicables des gouvernements federal ou
provincial.
(e) Si une disposition quelconque est declaree
invalide par un tribunal competent pour
quelque motif que ce soit, la decision
n'entache en rien la validity de 1'arrete dans
son ensemble ni de toute autre disposition.
Dispositions Generales
4.1 Rgglements - observes par le conseil
Les reglements prevus au present arrete doivent
etre observes au cours de la tenue de touter les
deliberations du conseil et constituent les
reglements relatifs a 1'ordre et au traitement des
activites du conseil, des comites, et du comite
plenier.
-10-
4.2 Reference — Robert's Rules of Order
When any matter relating to proceedings in
Council or in Committees or Committee of the
Whole arises which is not covered by a provision
of this By-law, the procedure to be followed shall
be decided with reference to the most recent edition
of Robert's Rules of Order.
4.3 Conflict - Robert's Rules of Order
In the event of any conflict between the provisions
of this By-law and the provisions of the authority
referred to in section 4.2, the provisions of this By-
law shall apply.
4.4 Conflict - statutory provisions
The provisions of this By-law are subject to any
statutory provisions in effect from time to time and
in the event of any conflict between such statutory
provisions and the provisions of this By-law, the
statutory provisions shall apply.
4.5 Rules - suspension - alteration —two-thirds
consent required
Notwithstanding any other provision of this By-
law, in the absence of any statutory obligation, the
rules and regulations contained in this By-law may
be suspended or altered for a single occasion with
the consent of not less than two-thirds of the total
membership of Common Council.
4.6 Quorum - not present — adjournment
If, at any Meeting, the number of Members is
reduced to less than a Quorum, subject to the
provisions of the Local Governance Act, the
Council Meeting shall stand adjourned.
4.2 Reference - Regles de procedure de Robert
Lorsque aucune disposition du present arrdte ne
prevoit une affaire soulevee relativement aux
deliberations du conseil ou a une question sous
etude par un comite ou le comite plenier, 1'Mition
la plus recente des Regles de procedure de Robert
doit etre consultee afin d'etablir la procedure
adequate.
4.3 Conflit - Regles de procedure de Robert
Dans le cas d'un conflit entre les dispositions du
present arrdte et les dispositions des pouvoirs
stipules en vertu de Particle 4.2, les dispositions
prevues au present arrete s'appliquent.
4.4 Conflit - dispositions legislatives
Les dispositions du present arrete sont sujettes a
toute disposition legislative en vigueur, a tout
moment, et dans le cas d'un conflit entre telles
dispositions legislatives et les dispositions du
present arrete, les dispositions legislatives ont
preseance.
4.5 Reglements — suspension — alteration - le
consentement des deux tiers est exige
Nonobstant toute autre disposition prevue au
present arrete, en 1'absence d'une obligation
legislative, les reglements prevus au present arrete
peuvent etre suspendus temporairement ou
modifies pour une seule occasion moyennant le
consentement d'au moins les deux tiers du nombre
total des membres du conseil communal.
4.6 Quorum — absences - ajournement
Lorsque le nombre de membres presents a une
reunion est insuffisant pour former le quorum, en
vertu des dispositions de la Loi sur la Gouvernance
Locale, la reunion du conseil doit etre levee.
4.7 Decisions - Council - expressed - resolutions
- by-laws
The Corporation makes decisions and expresses
itself by Council passing resolutions and enacting
by-laws. No act or decision of Council is valid
unless it is authorized or adopted by a by-law or
resolution at a regular or special Council Meeting.
4.8 Resolutions - by-laws - passed - enacted -
majority vote
Except as otherwise provided, resolutions and by-
laws are passed and enacted by majority vote.
4.9 Motion to rescind
A motion to rescind may be made to repeal or annul
any by-law, policy, resolution, or decision of
Council provided that:
(a) the by-law, policy, resolution, or decision
has continuing force and effect; and
(b) the by-law, policy, resolution, or decision
was properly made in accordance with the
requirements of the Local Governance Act.
4.9.1 Motion to rescind — with notice
A motion to rescind requires a majority vote of
Council provided that a notice of intention to
rescind has been filed with the Clerk and that said
notice:
(a) states the complete substance of the
proposed motion;
(b) has been included in the Council agenda
package; and
(c) has been provided to Members in advance
of the Council Meeting.
4.7 Decision du conseil - par voie de resolution -
arrete municipal
La Corporation prend des decisions et s'exprime au
moyen de 1'adoption de resolutions et de la
promulgation d'arretes municipaux. Aucun acte
entrepris ni decision prise par le conseil nest valide
A moins que 1'acte ou la decision ne soit autorise ou
adopte en vertu d'un arrete municipal ou d'une
resolution au cours d'une reunion ordinaire ou
extraordinaire du conseil.
4.8 Resolutions, arretes municipaux - adoptes,
edictes - vote majoritaire
Sauf dispositions contraires du present arrete, les
resolutions et les arretes sont adoptes et edictes par
vote majoritaire.
4.9 Proposition de revocation
Une proposition de revocation peut etre effectuee
pour abroger ou annuler un arrete, une politique,
une resolution, ou une decision du conseil pourvu :
(a) que 1'arrete, la politique, la resolution, ou la
decision soit en vigueur; et
(b) que 1'arrete, la politique, la resolution, ou la
decision ait ete effectue conformement aux
exigences de la Loi sur la gouvernance
locale.
4.9.1 Proposition de revocation — avec avis
Une proposition de revocation exige un vote
majoritaire du conseil pourvu qu'un avis
d'intention de revoquer ait ete depose aupres du
greffier et que ledit avis :
(a) enonce le contenu entier de la proposition
presentee;
(b) ait ete inclus dans la trousse de l'ordre du
jour du conseil; et
(c) ait ete remis aux membres avant la reunion
du conseil.
-12-
4.9.2 Motion to rescind — without notice
A two-thirds vote of the entire membership of
Council is required where notice of intention to
rescind, made pursuant to subsection 4.9.1, has not
been provided in advance of the Meeting.
4.10 Reconsideration - any decision
A motion to reconsider any action taken by Council
may be made only during the same Meeting or at a
recessed or adjourned session thereof. Such motion
must be made by one of the prevailing sides, but
may be seconded by any Member, takes
precedence over all other motions, may be made at
any time, requires a majority vote of the Members
present and it shall be debatable. Nothing herein
shall be construed to prevent any Member of
Council from making or remaking the same or any
other motion at a subsequent Meeting of Council.
4.11 Adjournment - due to hour
A regular or special Meeting of Council shall
adjourn no later than 10:00 p.m. and shall
reconvene at such other day and time as Council by
resolution may direct.
4.12 Meeting - extension- not beyond 11:00 p.m.
Notwithstanding section 4.11, Council may agree
to an extension of a meeting beyond 10:00 p.m.,
but not beyond 11:00 p.m., if a majority of the
Members agree to do so.
4.13 Adjournment - Meeting not extended
If a Council Meeting is still in session at 10:00
p.m., or if extended, at 11:00 p.m., the Clerk shall
rise to notify Council and members of the public
that the Meeting is adjourned and of the date and
time to which the Meeting is adjourned.
4.9.2 Proposition de revocation — sans avis
Un vote des deux tiers du nombre total des
membres du conseil est requis lorsqu'un avis
d'intention de revoquer, donne conformement au
paragraphe 4.9.1 n'a pas ete remis avant la reunion.
4.10 Reexamen - toute decision
Une proposition visant le reexamen d'un acte
entrepris par le conseil communal ne peut titre
presentee que pendant ladite reunion ou au cours
d'une seance suspendue ou reportee. Une telle
proposition doit titre presentee par un membre qui
a vote avec le camp qui 1' a emporte, mais peut titre
appuyee par n'importe quel membre, a preseance
sur touter les autres propositions, peut titre
presentee en tout temps, exige un vote majoritaire
des membres presents et fait l'objet de
deliberations. Aucune disposition du present arrete
n'a pour effet d'empecher un membre du conseil
communal de presenter ou de presenter de nouveau
la meme proposition ou toute autre proposition au
cours d'une reunion ulterieure du conseil
communal.
4.11 Ajournement de la seance - en raison de
11heure tardive
Une reunion ordinaire ou extraordinaire du conseil
doit titre levee a 22 h au plus tard et doit titre
convoquee de nouveau au four et a 1'heure precises
par le conseil par voie de resolution.
4.12 Prolongation de la reunion: jusqu' i 23 h
au plus tard
Nonobstant Particle 4.11, le conseil peut convenir
de prolonger la reunion jusqu' a 23 h au plus tard,
lorsque la majority des membres sont d'accord.
4.13 Ajournement de la reunion - non prolongee
Lorsqu'une reunion du conseil est toujours en
seance a 22 h ou lorsqu'elle est prolongee jusqu' a
23 h, le greffier doit soulever le point, avisant les
membres du conseil et le public que la reunion est
-13-
4.14 Orders — authority - reserved - with
Council
No order or authority for the City or any of its
employees to do any matter or thing shall be
recognized as emanating from a Committee or
Committee of the Whole, the authority of
Committees and Committee of the Whole being
limited to the making of recommendations to
Council, provided, notwithstanding anything in
this By-law to the contrary, a Committee shall have
the authority to direct employees to report to it on
any matter within that Committee's jurisdiction as
set forth in this By-law.
4.15 Recording - permitted - exception — closed
Meetings
Council and Committee of the Whole Meetings
which are not closed to the public may be recorded
by the Clerk or their designate as a means of
assisting in the preparation of the minutes of that
Meeting.
4.16 Recording - broadcasting - permitted —
conditions
Council and Committee of the Whole Meetings
which are not closed to the public in accordance
with this By-law may be recorded and/or broadcast
provided this is done in a manner that does not
interfere with the proceedings at the Meeting.
4.17 Amendment — repeal - majority vote -
required
This By-law may be amended or repealed by a
majority vote of the Whole of Council.
levee et indiquer la date et Pheure fixees pour la
reprise de la seance.
4.14 Ordonnances — autorite - decisions en
delibere an sein du conseil municipal
Aucune ordonnance ou autorite visant 1'execution
d'un acte, au nom de la Corporation et de ses
employes, ne peut emaner d'un comite ou du
Comite plenier,l'autorite investie aux comites et au
Comite plenier etant limitee a la formulation de
recommandations a Pintention du conseil, pourvu
que, nonobstant toute disposition contraire prevue
au present arrete, le comite soit investi de Pautorite
de charger ses employes a lui faire un compte rendu
relatif a toute question relevant de la competence
de tel comite, tel que le precise le present arrete.
4.15 Enregistrement sonore - autorise —
exceptions - reunions a huis clos
Le greffier ou son representant peut enregistrer les
reunions du conseil et du comite plenier qui ne sont
pas tenues a huis clos afin de faciliter la redaction
du proces-verbal de lesdites reunions.
4.16 Enregistrement sonore - diffusion -
autorise, conditions
Les reunions du Conseil et du comite plenier qui ne
sont pas tenues a huis clos conformement au
present arrete peuvent etre enregistrees et/ou
diffusees a condition que cela se fasse d'une
maniere qui n'interfere pas avec les deliberations a
la reunion.
4.17 Modification - revocation - vote majoritaire
- requis
Le present arrete peut etre modifie ou abroge par
un vote majoritaire du Conseil plenier.
-14-
Meeting
5.1 First meeting — Local Governance Act -
applicable
The first Meeting of Council after a regular
election shall be held no later than the fifteenth day
in June following the Council's election.
5.2 First Meeting - date - place - fixed by Clerk
The first Meeting of Council after a regular
election shall be held at a time and place fixed by
the Clerk.
5.3 Council business - regular Meetings -
Mondays
Except for the first Meeting in a term of Council,
or as otherwise provided, regular Meetings of
Council shall be held every other Monday for the
purpose of transacting all business of Council, with
the provision for a Council and/or Committee of
the Whole Meeting as required on the alternate
Monday. Business which was originally scheduled
for a regular Council Meeting and is left unfinished
or is to be reconsidered shall be scheduled for the
next regular Council Meeting. A reduced meeting
schedule for the summer months may be approved
by Council by way of resolution.
5.4 Regular Meeting - location
Unless otherwise specifically set out in the notice
for a Meeting, all regularly scheduled Meetings of
Council, shall be held in the Council Chamber on
the second floor of City Hall, 15 Market Square,
City of Saint John.
5.5 Special Meeting - other committee Meeting
- location
Special or closed Meetings of Council, Committee
of the Whole and Meetings of other Committees
Reunion
5.1 Premiere reunion - la Loi sur la Gouvernance
Locale - applicabilite
La premiere reunion du conseil convoquee apres
une election ordinaire doit se tenir au plus tard le
quinzieme jour de juin a la suite de 1'e1ection du
conseil.
5.2 Premiere reunion, date, lieu, fixee par le
greffier
La premiere reunion du conseil convoquee apres
une election ordinaire doit se tenir au lieu et a
Pheure fixes par le greffier.
5.3 Activites du conseil - reunions ordinaires —
les lundis
A 1'exception de la premiere reunion du conseil ou
sauf disposition contraire, les reunions ordinaires
du conseil doivent se tenir a la quinzaine, le lundi,
et ont pour but la conduite de 1'ensemble des
affaires du conseil, avec la provision pour une
reunion ordinaire du conseil et/ou du comite
plenier comme exige sur le lundi alternatif. Les
points initialement a 1'ordre du jour d'une reunion
ordinaire du conseil qui ne sont pas regles ou qui
doivent etre reconsideres doivent figurer a l'ordre
du jour de la prochaine reunion ordinaire du
Conseil. Un horaire reduit des reunions pour les
mois d'ete peut etre approuve par le Conseil par
voie de resolution.
5.4 Reunion ordinaire - lieu
Sauf indication contraire dans Pavis d'une reunion,
toutes les reunions periodiques du conseil sont
tenues dans la Salle du conseil, au deuxieme etage
de PHotel de Ville, au 15 Market Square, Ville de
Saint John.
5.5 Reunion extraordinaire - autres reunions de
comites - lieu
Les reunions extraordinaires ou a huis clos du
conseil, du comite plenier et les reunions de
differents comites formes en vertu du present arrete
-15-
created under this By-law shall be held at a place sont tenues au lieu et a Fheure fixes dans Favis de
and time set out in the notice for the Meeting. la reunion.
5.6 Holiday - Meeting - following day - not
Holiday
If a regular Meeting falls on a Holiday, the Meeting
shall be at the same hour on the following day not
being a Holiday, unless otherwise determined by
Council.
5.7 Public Meeting — time — commencement
Regular Meetings referred to at section 5.4 shall
commence no earlier than 5:00 p.m. and no later
than 7:00 p.m. as determined by the Clerk and set
out in the notice for the Meeting.
5.8 Public Meeting - notice
The Clerk must give public notice of the time and
place of a regular Council or Committee of the
Whole Meeting by posting the meeting agenda on
The City of Saint John website (www.saintjohn.ca)
the Friday before the date of the regular Meeting.
5.9 Public Meeting - notice — cancellation -
rescheduled
The Clerk must give public notice of a cancelled or
rescheduled Meeting or of the change of time or
location by posting notice to the public on The City
of Saint John website (www.saintjohn.ca) at least
twenty-four (24) hours before the date and time on
which the Regular Council or Committee of the
Whole Meeting was to have been held.
5.10 Additional - subsequent Meeting- majority
vote
Council, by a majority vote of Members present at
a regular Meeting of Council, may determine that
a subsequent Meeting is to be held on a day or at a
time different from that specified at sections 5.3,
5.6, and 5.7.
5.6 Jour f6rie - reunion le jour non f6ri6 suivant
Si une reunion ordinaire tombe un jour f6ri6, la
reunion doit se tenir a la meme heure le jour non
f6ri6 suivant, a moins d'indication contraire du
conseil.
5.7 Reunion publique — heure - debut
Les r6unions ordinaires auxquelles it est fait
r6f6rence a Particle 5.4 doivent d6buter au plus t6t
A 17 h et au plus tard a 19 h, comme le d6finit le
greffier et comme it est fix6 dans Favis de la
reunion.
5.8 Reunion publique - avis
Le greffier doit donner un avis public de Fheure et
du lieu d'une reunion ordinaire du conseil, ou du
comit6 pl6nier, en affichant 1'agenda de la reunion
sur le site de web de The City of Saint John
(www.saintjohn.ca) le vendredi pr6c6dant la date
de la reunion ordinaire.
5.9 Reunion publique — avis — annulation -
changement de date
Le greffier doit donner un avis public qu'une
reunion est annul6e ou report6e, ou que Pheure ou
le lieu de la reunion est modifi6 en affichant un avis
destin6 au public sur le site Web de The City of
Saint John (www.saintjohn.ca) au moins vingt-
quatre (24) heures avant la date et Pheure
auxquelles la reunion ordinaire du conseil, ou du
comit6 pl6nier devait se tenir.
5.10 Supplementaire - reunion subs6quente -
vote majoritaire
Le conseil, par vote majoritaire des membres
presents a une reunion ordinaire du conseil, peut
d6cider de tenir une reunion subs6quente a une date
ou a une heure diff6rente de ce qui est indiqu6 aux
articles 5.3, 5.6, et 5.7.
-16-
5.11 Audience - Council Meeting - restrictions
Members of the public who constitute the audience
in the Council Chamber during a Council Meeting:
(a) shall provide their full name and undergo
security screening conducted by authorized
Security Personnel prior to entering the
Council Chamber;
(b) shall not address Council or approach the
podium or the Council table without
permission of the Presiding Officer;
(c) shall maintain order and quiet,
(d) shall not interrupt or interfere with the
proceedings;
(e) shall not display signs or placards;
(f) shall not bring large bags or backpacks into
the Council Chamber;
(g) shall not bring or consume food or
beverages in the Council Chamber, other
than water; and
(h) shall not bring any other Prohibited Items
in the Council Chamber.
5.12 Public member - expulsion - improper
conduct
Any person who does not comply with section 5.11
or who makes personal, impertinent, or slanderous
remarks or who shall become boisterous while in
the Council Chamber or addressing Council and
refuses to apologize or withdraw their remarks
when so directed by the Presiding Officer, or
willfully obstructs the conduct of business, and
refuses to desist when called upon to do so by the
Presiding Officer, may be ordered by the Presiding
Officer to leave the Council Chamber for that
Meeting, and, if they refuse to do so, they may, on
the order of the Presiding Officer, be removed from
that Meeting. If necessary, the Presiding Officer
shall seek the appropriate assistance from Security
Personnel who shall carry out all orders and
instructions given by the Presiding Officer for the
5.11 Public - reunion du conseil - restrictions
Les membres du public qui composent 1'assistance
dans la salle du conseil durant une reunion du
conseil:
(a) doivent fournir leur nom complet et se
soumettre a une verification de s6curit6
effectu6e par le personnel de s6curit6
autoris6 avant d'entrer dans la salle du
Conseil;
(b) ne peuvent s'adresser au conseil ni
s'approcher du podium ou de la table du
Conseil sans la permission du Pr6sident;
(c) doivent maintenir Pordre et le silence;
(d) ne doivent pas interrompre ou gener les
d6lib6rations;
(e) ne doivent pas exhiber de panneaux ou
d' affiches;
(f) ne doivent pas apporter de grands sacs ou
des sacs a dos dans la salle du conseil;
(g) ne doivent pas apporter ni consommer de
nourriture ou de boissons, autre que de
1'eau, dans la salle du conseil; et
(h) ne doivent pas apporter d'autres objets
interdits dans la salle du conseil.
5.12 Membre de 1'assistance - expulsion -
conduite inappropriee
Toute personne qui ne se conforme pas a Particle
5.11 ou qui fait des remarques personnelles,
impertinentes ou diffamatoires, ou qui devient
turbulente alors qu'elle se trouve dans la salle du
conseil ou qu'elle s'adresse au conseil communal
et qu'elle refuse de s'excuser ou de retirer ses
remarques lorsque le pr6sident du conseil le lui
ordonne, ou qui intentionnellement entrave le
d6roulement des affaires et qui refuse de se d6sister
lorsque le pr6sident du conseil le lui demande, peut
se faire demander, par le pr6sident du conseil, de
quitter la salle du conseil communal pour cette
reunion, et si elle refuse, elle peut etre renvoy6e de
la reunion sur l'ordre du pr6sident du conseil. Au
besoin, le pr6sident du conseil doit obtenir 1'aide
appropri6e du personnel de s6curit6 qui ex6cutera
les ordres et directives donn6s par le pr6sident du
- 17-
purposes of maintaining order and decorum at the conseil afin de maintenir Pordre et le decorum de
Council Meeting. la reunion du conseil.
5.13 Regular Meeting — cancellation
Except for the first Meeting of Council as specified
in subsection 5.1, a regular Meeting may be
cancelled:
(a) by resolution adopted by a majority of
Members, at a regular Meeting; or
(b) upon the Written Consent of a majority of
the Members if twenty-four (24) hour
notice of cancellation is subsequently
provided by the Clerk to each Member in
accordance with the provisions of section
6.3, and also to the public in accordance
with the provisions of subsection 5.9; or
(c) where notice is not provided in accordance
with the provisions of subparagraph (b),
upon the Written Consent of two-thirds of
the Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to each
Member in accordance with the provisions
of section 6.3; and the Clerk endeavours to
post notice of cancellation on the City of
Saint John's website (www.saintjohn.ca).
Special Meeting
6.1 Summoned - by Mayor- at any time
The Mayor may, at any time, through the City
Clerk summon a special Meeting of Council.
6.2 Request to summon Council - by Clerk
The Clerk, upon written request, including by
email, of any three (3) Members shall summon a
special Meeting for the purpose and at the time
specified in the request.
6.3 Notice - 24 hours in advance - requirements
Except as provided at sections 6.4 and 6.5, and
upon authorization by the Mayor or Members
responsible for calling the special Meeting, the
Clerk must give at least a twenty-four (24) hour
5.13 Reunion ordinaire - annulation
A Pexception de la premiere reunion du conseil
conformement a Particle 5.1, une reunion ordinaire
peut etre annulee:
(a) par resolution adoptee par la majorite des
membres, lors d'une reunion ordinaire; ou
(b) avec le consentement ecrit de la majorite
des membres, si un avis d'annulation d'au
moins vingt-quatre (24) heures est
subsequemment donne a chaque membre
par le greffier, conformement aux
dispositions de Particle 6.3, ainsi qu'au
public conformement a Particle 5.9; ou
(c) lorsqu'un avis n'est pas donne
conformement aux dispositions du sous-
alinea (b), avec le consentement ecrit des
deux tiers des membres, si un avis
d'annulation est subsequemment donne a
chaque membre par le greffier/la greffiere,
conformement a Particle 6.3; et que le
greffier tente d'afficher 1'avis d'annulation
sur le site Web de The City of Saint John.
Reunion Extraordinaire
6.1 Convoquee par le maire - en tout temps
Le maire peut, en tout temps, par 1'intermediaire du
greffier, convoquer une reunion extraordinaire du
conseil.
6.2 Demande de convocation — par le greffier
Le greffier peut, sur demande ecrite, y compris par
courriel, de trois (3) membres du conseil convoquer
une reunion extraordinaire dont le but et Pheure
sont precises dans la demande.
6.3 Avis - 24 heures a Pavance - exigences
Sous reserve des articles 6.4 et 6.5, et avec la
permission du maire ou des membres responsables
d'avoir convoque une reunion extraordinaire, le
greffier doit donner un avis ecrit d'au moins vingt-
notice in writing stating the date and hour of the
Meeting and the purpose for which the Meeting
was called, to each Member, either:
(a) by leaving a copy of the notice with the
Member;
(b) by leaving a copy of the notice at the place
of residence or business of the Member; or
(c) by sending a copy to the Member's City
email address.
6.4 Emergency - prior notice - not required
The notice requirement at section 6.3 shall not
apply to a special Meeting summoned to deal with
an emergency.
6.5 Emergency - notice - method - location
For an emergency Meeting the Clerk shall use their
best efforts to give notice of the emergency
Meeting and the purpose or purposes of the
Meeting to each Member, either by email, verbally,
or in writing, and notice shall be given as far in
advance of the Meeting as practicable.
6.6 Business - stated - in notice - other -
prohibited
No business other than that stated in the notice
shall be considered at the special Meeting. Council
may determine with the unanimous consent of the
Members present to suspend this provision.
6.7 Special Meeting - notice - public
The Clerk must give public notice of the time and
place of a special Meeting by posting notice of the
meeting to the public on the City of Saint John's
website (www.saintjohn.ca) twenty-four (24)
hours before the date and hour of the Meeting.
6.8 Special Meeting — cancellation
1. A special Meeting summoned pursuant to
section 6.1, may be cancelled:
quatre (24) heures, indiquant la date et Pheure de
la reunion et Fobjectif vis6 par cette reunion, et ce,
A chaque membre du conseil, soit :
(a) en laissant une copie de Pavis au membre;
(b) en laissant une copie de Favis au lieu de
residence ou d'affaires du membre; ou
(c) en envoyant une copie a Fadresse courrielle
de la ville du membre.
6.4 Urgence - avis pr6alable - aucune exigence
L'obligation de donner un avis qui est stipul6e a
Particle 6.3 ne s'applique pas dans le cadre d'une
reunion extraordinaire convoqu6e pour faire face a
une urgence.
6.5 Urgence — avis — moyen - lieu
Dans le cadre d'une reunion d'urgence, le greffier
doit faire tout son possible pour aviser chaque
membre du conseil de la tenue d'une reunion
d'urgence et de Fobjectif ou des objectifs vis6s par
la reunion, verbalement ou par 6crit ou par courriel,
et Favis doit etre donn6 a Favance, dans un d6lai
r6alisable.
6.6 Activites — pr6cisees - dans l'avis - seulement
Aucune affaire autre que celle qui est mentionn6e
dans Favis ne doit etre consideree lors de la reunion
extraordinaire. Le conseil peut d6cider, avec le
consentement unanime des membres pr6sents, de
suspendre cette disposition.
6.7 Reunion extraordinaire — avis — public
Le greffier doit donner un avis public de Fheure et
du lieu d'une reunion extraordinaire en affichant un
avis de la reunion, destin6 au public, sur le site Web
de The City of Saint John (www.saintjohn.ca)
vingt-quatre (24) heures avant la date et Fheure de
la tenue de la reunion.
6.8 Reunion extraordinaire - annulation
1. Une reunion extraordinaire, convoqu6e en
vertu de Particle 6.1, peut titre annul6e :
-19-
(a) by the Mayor through the Clerk if
notice of cancellation is provided by the
Clerk to each Member in accordance
with section 6.3, and also to the public
in accordance with section 6.7; or
(b) where notice is not provided in
accordance with subparagraph (a), by
the Mayor through the Clerk upon the
Written Consent of two-thirds of the
Members if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk to
each Member in accordance with the
provisions of paragraphs 6.3.
2. A special Meeting, summoned pursuant to
the provisions of section 6.2, may be
cancelled:
(a) upon the Written Consent of the
petitioning Members if notice of
cancellation is provided by the Clerk to
each Member in accordance with
section 6.3, and also to the public in
accordance with section 6.7; or
(b) where notice is not provided in
accordance with paragraph (a), upon
the Written Consent of two-thirds of
the Members if notice of cancellation
is subsequently provided by the Clerk
to each Member in accordance with
section 6.3.
Council Meetings
7.1 Council Meetings — types
There shall be the following types of Council
Meetings: regular, special, and emergency.
7.2 Open to public — exception
Unless a Meeting or portion thereof is closed to the
public in accordance with the terms of applicable
provincial legislation, a member of the public may
be excluded or removed from a Council Meeting
only for misconduct.
(a) par le maire par 1'entremise du greffier,
si un avis d'annulation est donne a
chaque membre conform6ment a
Particle 6.3, ainsi qu'au public
conform6ment a Particle 6.7; ou
(b) lorsqu'un avis n'est pas donne
conform6ment au sous-alinea (a), par le
maire par 1'entremise du greffier, avec
le consentement 6crit des deux tiers des
membres, si un avis d'annulation est
subsequemment donne a chaque
membre par le greffier, conform6ment a
Particle 6.3.
2. Une reunion extraordinaire, convoqu6e
conform6ment a Particle 6.2, peut etre
annul6e:
(a) avec le consentement 6crit des membres
requ6rants, si un avis d'annulation est
donne a chaque membre par le greffier,
conform6ment a Particle 6.3, ainsi
qu'au public conform6ment a Particle
6.7; ou
(b) lorsqu'un avis n'est pas donne
conform6ment au sous-alinea (a), avec
le consentement 6crit des deux tiers des
membres, si un avis d'annulation est
subsequemment donn6 a chaque
membre par le greffier, conform6ment a
Particle 6.3.
Reunions du Conseil
7.1 Reunions du conseil — types
II existe les types de reunions du conseil suivants:
ordinaire, extraordinaire, et d'urgence.
7.2 Ouvertes an public - exception
A moins qu'une reunion ne soit a huis clos ou que
le public ne soit pas admis a une partie de celle-ci
conform6ment aux dispositions des lois
provinciales applicables, un membre du public ne
peut etre exclu ou renvoy6 de la reunion du conseil
que pour mauvaise conduite.
-20-
7.3 Closed - reasons
A Meeting shall not be closed to the public unless
and until the Council has adopted a resolution to
that effect, in compliance with the Local
Governance Act.
7.4 Closed - compliance - statutory
requirements
Council proceedings and the record to be kept
thereof are subject to the provisions of the Local
Governance Act, including those provisions
dealing with the obligations of Members of
Council to vote when present; the circumstances in
which the public may be excluded from a Meeting;
the scope of decisions which may be made at a
Meeting closed to the public, as well as the record
which must be kept of such a Meeting and its
availability to the public.
7.5 Electronic Participation
1. Requirements:
Provided the conditions set out at section
69 of the Local Governance Act are met, a
Member may participate in any Council
Meeting, Committee of the Whole
Meeting, or other Council Committee
Meeting by means of a telephone
conference call or video conference.
2. Quorum calls:
The Presiding Officer shall establish the
presence of Quorum by roll call at the
beginning of the Meeting and on demand of
any Member. Such a demand may be made
following the departure of any Member or
following the taking of any vote for which
the announced totals add to less than a
Quorum.
3. Obtaining the floor:
To seek recognition by the Presiding
Officer, a Member shall address the
Presiding Officer and state their own name.
7.3 Fermees au public - justification
Une reunion ne doit pas etre ferm6e au public a
moins et jusqu' a ce que le conseil adopte une
resolution a cet effet, laquelle doit &re en
conformit6 avec la Loi sur la Gouvernance Locale.
7.4 Fermees au public - conformite - exigences
legislatives
Les d6lib6rations du conseil et le dossier
correspondant devant etre tenu sont assujettis aux
dispositions de la Loi sur la gouvernance locale, y
compris les dispositions concernant 1'obligation, de
la part des membres du conseil, de voter lorsqu'ils
sont pr6sents; les circonstances selon lesquelles le
public n'est pas admis a une reunion; la port6e des
decisions qui peuvent titre prises lors d'une reunion
priv6e, ainsi que le dossier qui doit titre tenu d'une
telle reunion et sa disponibilit6 pour le public.
7.5 Participation par voie electronique
1. Exigences:
Lorsque les conditions 6tablies a Particle 69
de la Loi sur la gouvernance locale sont
remplies, un membre peut participer a toute
s6ance du conseil, a toute s6ance du comit6
pl6nier ou a toute s6ance d'un comit6 du
conseil par conference t616phonique ou par
vid6oconf6rence.
2. V6rification du quorum:
Le pr6sident du conseil procede a la
v6rification du quorum par appel nominal
au d6but de la reunion et a la demande d'un
membre. Une telle demande peut etre
effectu6e a la suite du d6part d'un membre
ou a la suite de la tenue d'un vote ou le total
des votes est inf6rieur au quorum.
3. Obtenir la parole:
Afin d'dtre reconnu par le pr6sident du
conseil, un membre s'adresse au pr6sident
du conseil et donne son nom.
-21 -
4. Voting methods:
Roll call votes will be taken only upon
request by a Member of Council.
5. Technical Malfunctions and
Requirements:
Each Member is responsible for their
connection to the telephone conference call
or video conference. No action shall be
invalidated on the grounds that the loss, or
poor quality, of a Member's individual
connection prevented them from
participating in the Meeting.
6. Link interruptions:
If there is an interruption in the
communications' link to a Member who is
participating electronically, the Presiding
Officer may:
(a) decide on a short recess until it is
determined whether or not the link
can be re-established; or
(b) continue the Meeting and treat the
interruption in the same manner as
if a Member who is physically
present leaves the meeting room.
7. Forced disconnections:
The Presiding Officer may direct a Member
to disconnect or mute their connection to
the telephone conference call or video
conference if it is causing undue
interference with the telephone conference
call or video conference. The Presiding
Officer's decision to do so, which is subject
to an undebatable appeal that can be made
by any Member, shall be announced and
recorded in the minutes.
4. Modes de scrutin:
Les votes par appel nominal ne seront effectu6s
que sur demande d'un membre du Conseil.
5. 136faillances techniques et exigences:
Chaque membre est responsable de son
branchement a la conference tel6phonique
ou a la videoconf6rence. Aucune action ne
sera annul6e sous pr6texte que la perte de
branchement ou la mauvaise quality du
branchement d'un membre Pa emp6ch6 de
participer a la reunion.
6. Interruption de la voie de communication:
Advenant le cas ou it y aurait une
interruption de la voie de communication
avec un membre qui participe par voie
electronique, le pr6sident du conseil peut:
(a) decider de prendre une courte pause
jusqu'a ce qu'on d6termine si la
communication peut We r6tablie;
ou
(b) continuer la reunion et traiter
Finterruption de la communication
comme une situation ou un membre
qui est physiquement present quitte
la salle de reunion.
7. Debranchement forc6:
Le pr6sident du conseil peut demander a
un membre d'interrompre le branchement
si le branchement cause une perturbation
excessive avec la conference t616phonique
ou la videoconf6rence. La decision du
pr6sident du conseil d'agir ainsi, sujette a
un appel qui ne peut titre discut6 et qui
peut titre fait par tout membre, doit etre
annoncee et inscrite au proces-verbal.
-22-
Quorum
8.1 Quorum - present — Meeting — call to order
When there are sufficient Members
constitute a Quorum at the time
commencement of the Meeting or as soon
thereafter as the Quorum is present, the Mayor, or
if the Clerk has been advised that the Mayor will
be absent or late, the Deputy Mayor, shall act as
Presiding Officer and call the Meeting to order.
8.2 Mayor absent - Deputy Mayor - call to order
- presiding
In the event the Mayor does not attend within ten
(10) minutes after the time appointed, the Deputy
Mayor shall act as Presiding Officer and call the
Members to order, and if a Quorum is present,
preside during the Meeting or until the arrival of
the Mayor.
8.3 Mayor - Deputy Mayor - absent - procedure
In the absence of the Mayor and Deputy Mayor, if
a Quorum is present within ten (10) minutes after
the appointed time, the Clerk shall call the Meeting
to order and a Presiding Officer shall be chosen, in
accordance with section 12.3 of this By-law, from
the Members present, who shall preside during the
Meeting or until the arrival of the Mayor or Deputy
Mayor.
present to Lorsqu'un
set for the presents p
Quorum
8.1 Quorum — presences — reunion — ouverture
nombre suffisant de membres sont
our constituer le quorum au moment fixe
pour le debut de la reunion ou aussitot apres qu'un
quorum est forme, le maire ou, lorsque le greffier
est avise que le maire sera absent ou en retard, le
maire adjoint, assume la presidence et procede a
1'ouverture de la reunion.
8.2 Absence du maire, maire adjoint, ouverture,
presidence
Dans le cas oii le maire ne se presente pas a la
reunion dans un delai de dix (10) minutes suivant
1'heure precisee, le maire adjoint doit assumer la
presidence, rappeler les membres a 1'ordre et,
lorsqu'un quorum est forme, presider la reunion ou
presider jusqu'a 1'arrivee du maire.
8.3 Maire — maire adjoint — absence — procedure
En 1'absence du maire et du maire adjoint,
lorsqu'un quorum est forme a l'interieur d'une
duree de dix (10) minutes suivant 1'heure fixee
pour la reunion, le greffier doit ouvrir la reunion et
un president du conseil est choisi, conformement a
Particle 12.3, parmi les membres presents afin de
presider la reunion ou de presider jusqu'a 1'arrivee
du maire ou du maire adjoint.
8.4 Quorum - not present - in 30 minutes - 8.4 Quorum — absences —en 30 minutes —
adjournment
If there is no Quorum within thirty (30) minutes
after the time appointed for the Meeting, the Clerk
shall record the names of all Members present at
that time and the Meeting shall be deemed to be
adjourned until the next regular Meeting, unless a
special Meeting is called for that purpose in the
meantime.
ajournement
Si le quorum nest pas forme a l'interieur de trente
(30) minutes suivant 1'heure fixee pour la tenue de
la reunion, le greffier doit inscrire les noms de tous
les membres presents a ce moment et la reunion est
presumee suspendue jusqu' a la prochaine reunion
ordinaire, a moins qu'une reunion extraordinaire ne
soit convoquee a ces fins entre-temps.
8.5 Adjournment - agenda — consideration - 8.5 Ajournement - ordre du jour — examen —
subsequent subsequent
- 23 -
If Council is unable to meet for want of a Quorum,
the agenda for that Council or Committee Meeting
shall be considered at the next Council or
Committee Meeting prior to consideration of the
agenda for the subsequent Meeting, or it shall be
the agenda for a special Meeting called for that
purpose.
Agenda
9.1 Agenda - Order of business
The normal order of business for regular and
special Meetings of Council shall be as set forth in
the agenda prepared by the Clerk.
9.2 Agenda - Order of business - alteration
A Member may, during a Council Meeting, request
that items on the agenda be rearranged in order to
conduct the business before Council more
expeditiously.
9.3 Consent agenda — consideration of
recommendations
The consent agenda items of business are
considered to be routine and do not require debate
or discussion. The items listed will be disposed of
with one unanimous motion. Items on the consent
agenda for regular Meetings of Council may
include the approval of minutes of previous
Meetings, correspondence from citizens, groups
and organizations and reports containing
recommendations from the Clerk, from the
Committee of the Whole, from other Committees,
or from the Chief Administrative Officer or other
Council appointees. Any of the items on the
consent agenda will be transferred to the regular
agenda for consideration and debate upon the
request of any Member at the time of adopting the
consent agenda.
Lorsque le quorum n'est pas atteint et que le conseil
est donc incapable de se reunir, 1'ordre du jour
etabli pour ladite reunion du conseil ou d'un comite
sera examine a la prochaine reunion du conseil ou
du comite, avant que soit examine 1'ordre du jour
de la reunion subsequente, ou ledit ordre du jour
sera examine au cours d'une reunion extraordinaire
convoquee a ces fins.
Ordre du Jour
9.1 Ordre du jour — points
L'ordre habituel des deliberations de reunions
ordinaires et extraordinaires du conseil doit
correspondre a 1'ordre du jour prepare par le
greffier.
9.2 Ordre du jour — points — modification
Un membre peut, au cours d'une reunion du
conseil, demander la modification de Pordre des
points inscrits a Pordre du jour afin de traiter plus
expeditivement les dossiers presentes devant le
conseil.
9.3 116solutions en bloc, etude des
recommandations
Les questions soumises pour resolutions en bloc
sont censees etre de nature courante et ne
requierent aucun debat ni discussion. Les points
inscrits seront traites au moyen d'une proposition
unanime. Les points a Pordre du jour des reunions
ordinaires pour resolutions en bloc peuvent inclure
Papprobation des proces-verbaux de reunions
precedentes, la correspondance reque des citoyens,
des groupes et des organismes ainsi que les
rapports formulant des recommandations presentes
par le greffier, le Comite plenier, les autres comites
ou Padministrateur en chef ou autre personne
nommee par le conseil. Tout point a Pordre du four
pour resolution en bloc sera porte a Pordre du jour
habituel aux fins d'examen et de debat sur demande
deposee par tout membre au moment de Padoption
de Pordre du jour pour resolutions en bloc.
-24-
9.4 Headings - order - prepared by Clerk
Promptly at the hour set by this By-law on the day
of each regular Meeting, the Councillors, the City
Clerk, Chief Administrative Officer, Chief
Financial Officer, General Counsel, and Mayor
shall take their regular seats in the Council
Chamber, and the business of the Common
Council shall be taken up for consideration and
disposition. The Clerk shall prepare for the use of
Members at all regular Meetings of Council, other
than Committee of the Whole, an agenda under the
following headings:
1. Call to Order;
2. Approval of Agenda;
3. Disclosures of Conflict of Interest;
4. Consent Agenda;
5. Members Comments;
6. Proclamation;
7. Delegations/Presentations;
8. Public Hearing(s);
9. Consideration of By-laws;
10. Submissions by Council Members;
11. Business Matters - Municipal Officers;
12. Committee Reports;
13. Consideration of Issues Separated from
Consent Agenda;
14. General Correspondence;
15. Supplemental Agenda;
16. Committee of the Whole; and
17. Adjournment.
9.5 Agenda and Agenda Packages
The Clerk shall prepare for the use of the Members
at all regular Council Meetings an agenda and
Council agenda package, in electronic format,
which shall include all items in respect of the
agenda matters.
9.6 Agenda package Delivery - to Members -
prior to meeting
9.4 Titres - points - rediges par le greffier
A Fheure exacte pr6cis6e par le pr6sent arret6, le
jour de chaque reunion ordinaire, les conseillers, le
greffier, 1'administrateur en chef, le directeur
financier, Favocat g6n6ral et le maire prennent leur
siege habituel dans la salle du conseil et les dossiers
du conseil communal sont examin6s et r6gl6s. Le
greffier doit r6diger, a Fintention des membres
pr6sents a toutes les r6unions ordinaires du conseil,
autres que les r6unions du Comit6 pl6nier, Fordre
du jour selon les titres suivants:
1. Ouverture de la reunion;
2. Adoption de 1'ordre du four;
3. Divulgation de conflits d'int6rets;
4. Adoption de Fordre du jour pour
r6solutions en bloc;
5. Commentaires pr6sent6s par les membres;
6. Proclamations;
7. D616gations et presentations;
8. Audiences publiques;
9. Etude des arret6s municipaux;
10. Presentations par les membres du conseil;
11. Affaires municipales 6voqu6es par les
fonctionnaires municipaux;
12. Rapports pr6sent6s par les comit6s;
13. Etude des sujets 6cart6s de Fordre du jour
pour r6solutions en bloc;
14. Correspondance g6n6rale;
15. Ordre du jour suppl6mentaire;
16. Comit6 pl6nier; et
17. Ajournement
9.5 Ordre du jour et trousse de documents
Le greffier prepare pour les membres, 1'ordre du
jour de chaque reunion ordinaire du conseil ainsi
qu'une trousse de documents sous forme
6lectronique, qui doit inclure tous les e16ments
relatifs aux points inscrits a 1'ordre du jour.
9.6 Distribution de la trousse - aux membres -
avant la reunion
The Clerk shall use best efforts to ensure that
copies of the Council agenda package for regular
Meetings of Council are delivered in electronic
format to each Member so that they are received in
each case by 4:30 p.m. on the Thursday
immediately preceding the regular Meeting.
9.6.1 Correspondence —advanced distribution
In the event that the Chief Administrative Officer
determines that correspondence and any associated
material, addressed to Council, a Committee, or the
City Clerk's office, should be distributed to
Members in advance of the distribution of the
Council agenda package, no Member shall disclose
the existence, the substance, or provide a copy of
such correspondence and/or material prior to the
Council agenda package in which it will be
included, being available to the public pursuant to
section 9.8.
9.7 Agenda package made available — to officers
and staff
The Clerk shall use best efforts to ensure that
electronic copies of the agenda package for regular
Meetings of Council are made available to all City
officers and staff who are to receive copies thereof
as determined by the Chief Administrative Officer
on the Thursday immediately preceding the
Meeting.
9.8 Agenda package made available — public
The Clerk shall use best efforts to ensure that the
agenda package for regular Meetings of Council is
made available to the general public on the website
of the City of Saint John by 4:30 p.m. on the Friday
immediately preceding the regular Meeting.
Le greffier doit faire tout en son pouvoir pour
s'assurer que les copies de Fordre du jour et la
trousse de documents relatifs aux reunions
ordinaires du conseil sont distribuees sous forme
electronique de maniere a ce que chaque membre
les regoive avant 16 h 30 le jeudi precedant la
reunion ordinaire.
9.6.1 Correspondance — distribution avancee
Dans 1'eventualite ou Padministrateur en chef
estime qu'une correspondance et tout materiel
connexe adresses au conseil, a un de ses comites ou
au greffier devraient etre distribues aux membres
avant la distribution de la trousse de documents
relative aux reunions du conseil, aucun membre ne
divulgue 1'existence, le contenu ni ne fournit une
copie de ladite Correspondance ou du materiel
connexe avant que la trousse de documents relative
aux reunions du conseil dans laquelle ils seront
inclus ne soit mise a la disposition du public
conformement a Particle 9.8.
9.7 Mis a la disposition des dirigeants et des
employes
Le greffier , le jeudi precedant la reunion, fait tout
en son pouvoir pour s'assurer que l'ordre du four et
la trousse de documents relatifs aux reunions
ordinaires du conseil, sont transmis sous forme
electronique a tous les dirigeants et employes de la
Corporation qui doivent les avoir regus, comme
Findique Padministrateur en chef.
9.8 Disponibilite de la trousse — grand public
Le greffier doit faire tout en son pouvoir pour
s'assurer que l'ordre du jour et la trousse de
documents relatifs aux reunions ordinaires du
conseil sont mis a la disposition du grand public sur
le site Web de la Ville de Saint John avant 16h30
le vendredi precedent la reunion ordinaire.
9.9 Agenda package submissions — to Clerk — 9.9 Propositions au greffier pour Pagenda— date
deadline et heure limite
-26-
All submissions for inclusion on the agenda for
regular Meetings of Council shall be submitted to
the Clerk no later than 4:00 p.m. on the Wednesday
immediately prior to the day on which the agenda
package is to be distributed pursuant to sections 9.6
and 9.7.
9.10 Agenda package submissions — to Clerk —
past deadline
(a) Where the Clerk receives a submission for
inclusion on the agenda past the deadline
stipulated in section 9.9 and such submission is
deemed by the Chief Administrative Officer to
be a matter requiring Council's immediate
consideration at its next regular Meeting, then
the Clerk shall deliver copies of the submission
to each Member as soon as possible and present
it to the Council at the beginning of the regular
Meeting and Council may vote to include the
submission on the agenda.
(b) Where Council votes to include a late
submission on the agenda at the regular
Meeting, the Clerk shall add the late
submission as an item under the "Supplemental
Agenda" heading on the agenda.
9.11 Special Meeting — preparation —
requirements
For special Meetings, the agenda shall be prepared
as the Mayor, or in the case of a petition, the Clerk,
may direct.
9.12 Not delivered — on schedule — meeting valid
Failure by the Clerk to meet any deadline set out
herein shall not invalidate the Council Meeting or
any proceedings thereat.
9.13 Member Comments — Limitation
During the "Members Comments" order of
business on the agenda, each member may, one
Toute proposition devant titre inscrite a 1'ordre du
jour des reunions ordinaires du conseil doit etre
remise au greffier avant 16h le mercredi pr6c6dant
la date a laquelle Fordre du jour et la trousse de
documents y aff6rent doivent etre distribu6s en
vertu des articles 9.6 et 9.7.
9.10 Propositions au greffier pour Pagenda -
apres la date limite
(a) Lorsque le greffier regoit une proposition
devant titre inscrite a l'ordre du jour a une date
ult6rieure a celle indiqu6e a Particle 9.9 et que
Fadministrateur en chef est d'avis que ladite
proposition requiert Fattention immediate du
Conseil a sa prochaine reunion ordinaire, le
greffier ou la greffi&e d6livrera des que
possible une copie de ladite proposition a
chaque membre et la pr6sentera au Conseil au
d6but de la reunion ordinaire et le Conseil peut
voter pour ajouter ladite proposition a Fagenda.
(b) Si, a la r6union ordinaire, le Conseil vote en
faveur d'ajouter a Fordre du jour une
proposition soumise apres la date limite, le
greffier ajoutera ladite proposition sous Fentete
«Ordre du jour suppl6mentaire » a Fordre du
jour.
9.11 Reunion extraordinaire — preparation —
exigences
L'ordre du jour des reunions extraordinaires est
r6dig6 sous la direction du maire, ou dans le cas
d'une petition, selon les directives du greffier.
9.12 Defaut de distribution en temps opportun —
validit6 de la reunion
Si le greffier ne respecte pas le calendrier 6tabli par
le present arr6te, la reunion du conseil ou les
d6lib6rations n'en seront pas invalidaes pour
autant.
9.13 Commentaires prisentks par les membres
— limite
-2i-
time only and for a maximum of two (2) minutes,
speak to make community announcements,
congratulatory remarks, or acknowledgments, but
they shall not raise business matters.
9.14 Statutory Public Hearing — Meeting
A Public Hearing required under the Community
Planning Act will be scheduled at a regular or
special Meeting of Council.
9.15 Statutory Public Hearing — procedure
Where a Public Hearing is required under the
Community Planning Act, the Public Hearing shall
follow the procedure described at Schedule `B",
which is attached to and forms part of this By-law.
Durant la partie o Commentaires presentes par les
membres » a 1'ordre du jour, chaque membre peut
intervenir une fois seulement et pour une duree
maximale de deux (2) minutes, pour faire des
annonces communautaires, pour offtir des
felicitations ou des remerciements, mais it ne
souleve pas d'affaires municipales.
9.14 Audience publique — reunion
Une audience publique requise en vertu de la Loi
sur l'urbanisme sera convoquee lors d'une reunion
ordinaire ou extraordinaire du conseil.
9.15 Audience publique — procedure
Lorsqu'une audience publique est requise en vertu
de la Loi sur l'urbanisme, 1'audience suit la
procedure decrite a Pannexe « B » qui est jointe au
present arrete et qui est consideree comme en
faisant partie.
Reports — Petitions — Communications from the Rapports, Petitions, Communications du Public
Public
10.1 Included on agenda - by Clerk
On receipt of a petition intended for Council, the
Clerk, at the direction of the Chief Administrative
Officer, may include it as an item on the agenda for
the next regular Meeting of Council for which the
Clerk is accepting agenda items.
10.2 Public Reports - Planning Advisory
Committee
If a public Meeting has been scheduled at the
direction of the Planning Advisory Committee
prior to consideration of its report by Council, then
all documents, staff reports, and plans shall be
made available for viewing before and at such
public Meeting of the Planning Advisory
Committee.
10.1 Inscription a l'ordre du jour par le greffier
Le greffier peut, sur reception d'une petition
destinee au conseil et sous la direction de
1'administrateur en chef, 1'ajouter comme point a
1'ordre du jour de la prochaine reunion ordinaire du
conseil pour laquelle le greffier accepte des points
A Pordre du four.
10.2 Rapports publics — Comite consultatif
d'urbanisme
Lorsqu'une reunion publique est convoquee par le
comite consultatif d'urbanisme avant que le conseil
ait etudie son rapport, toute la documentation, les
rapports des employes et les cartes d' amenagement
doivent etre mis a la disposition du public avant et
pendant la tenue de ladite reunion publique du
Comite consultatif d'urbanisme.
10.3 Communications from the public
1. Communications from the public submitted
to the Clerk and addressed to Council or a
Committee:
(a) Except as otherwise stated in this
By-law, all communications from
the public that meet the
requirements of this By-law are
placed on the agenda and included
in the agenda package and form part
of the public record.
(b) All communications referred to at
paragraph (a) are made available to
Members and to the public prior to
the Meeting at which they will be
considered.
2. Requirements for communications from
the public submitted to the Clerk and
addressed to Council, or a Committee:
All communications from the public shall
be in writing and:
(a) be delivered in person or sent by
mail or email;
(b) be addressed to Council, a
Committee, or to the Clerk;
(c) be legible;
(d) be in a reproducible format;
(e) include the name and mailing
address, and the telephone number
or email address of the author; and
(f) not contain offensive language or
subject matter, defamatory
language, or unproven allegations.
3. Communications from the public to be
referred to Chief Administrative Officer:
Communications from the public that, at
the Chief Administrative Officer's
determination, relate to the following will
not be placed on the agenda and will be
10.3 Communications du public
1. Les communications du public presentees
au greffier, et adressees au conseil ou a un
comite:
(a) Sauf indication contraire dans le
present arrete, toute communication
du public qui est conforme aux
dispositions du present arrete est
placee a 1'ordre du jour et incluse
dans la trousse de documents y
afferent et fait partie des archives
publiques.
(b) Toute communication mentionnee a
1'alinea (a) est mise a la disposition
des membres et du public avant la
reunion a laquelle est sera
consideree.
2. Exigences relatives aux communications du
public remises au greffier et adressee au
conseil ou a un comite:
Toute communication du public est faite
par ecrit et :
(a) est livree en personne ou envoyee
par la poste ou par courriel;
(b) est adressee au conseil, a un comite,
ou au greffier;
(c) estlisible;
(d) est dans un format reproductible;
(e) inclut les nom et adresse postale, et
le numbro de telephone ou 1'adresse
courrielle de 1'auteur; et
(f) ne contient pas de propos ou de
sujets offensants, de propos
diffamatoires, ou d'allegations non
prouvees.
3. Communications publiques qui doivent titre
referees a 1'administrateur en chef:
Les communications du public qui sont
reliees aux sujets qui suivent, comme
1'indique 1'administrateur en chef, ne seront
pas incluses a 1'ordre du jour et seront
referred to the Chief Administrative Officer
for follow-up action:
(a) Staff performance;
(b) Labor relations;
(c) Any legal matter or potential or
ongoing legal proceedings; or
(d) Solicitation of business.
Council or Committee shall be advised by
email that the communication was not
placed on the agenda.
4. Communications from the public not to be
included on agenda:
Communications from the public that, at
the Chief Administrative Officer's
determination, relate to the following will
not be placed on the agenda:
(a) Matters which are not within
Council's jurisdiction;
(b) Matters which have been decided
upon by Council; and
(c) Matters which have been referred to
staff for a report, until the matter is
before Council or Committee.
Council or Committee shall be advised by
email that the communication was not
placed on the agenda.
5. Communications from the public requiring
action or related to an item on the agenda:
Subject to paragraphs 10.3(3) and 10.3(4)
and the agenda deadline stipulated at
section 9.9, the Clerk will place
communications requiring action by
Council or Committee or related to an item
of business before Council or Committee
on the agenda that the Chief Administrative
Officer determines is appropriate in
relation to the subject matter of the
communication. Communications related
to an item of business before Council or
Committee received after the agenda
referees a 1'administrateur en chef pour des
mesures de suivi :
(a) La performance du personnel;
(b) Les relations de travail;
(c) Toute question juridique ou des
poursuites judiciaires potentielles
ou en cours; ou
(d) La sollicitation commerciale.
Le conseil ou le comite concerne sera
informe par courriel que la communication
n'a pas ete incluse a 1'ordre du jour.
4. Communications publiques a ne pas
inscrire a 1'ordre du jour:
Les communications du public qui sont
reliees aux sujets qui suivent, comme
Pindique 1'administrateur en chef, ne seront
pas incluses a 1'ordre du jour :
(a) Les affaires qui ne relevent pas du
conseil;
(b) Les affaires concernant lesquelles le
conseil a pris une decision; et
(c) Les affaires qui ont ete referees au
personnel, jusqu'a ce que 1'affaire
soit devant le conseil ou le comite.
Le conseil ou le comite concerne sera
informe par courriel que la communication
n'a pas ete incluse a Pordre du jour.
5. Communications du public necessitant une
action ou reliee a un point a 1'ordre du four:
Sous reserve des paragraphes 10.3(3) et 10.
3(4) et de la date limite pour 1'ordre du jour
stipulee a Particle 9. 9, le greffier inscrira a
Pordre du jour les communications
necessitant une action par le conseil ou le
comite ou reliees a un point a 1'ordre du jour
devant le conseil ou le comite, si
1'administrateur en chef indique que le sujet
de la communication est approprie. Les
communications reliees a un point a 1'ordre
du jour devant le conseil ou le comite qui
sont reques apres la date limite stipulee a
Particle 9. 9 pourront etre ajoutees a Pordre
-30-
deadline stipulated in section 9.9 may be
placed on the agenda at the Chief
Administrative Officer's discretion.
Communications unrelated to an item of
business before Council or Committee
received after the agenda deadline
stipulated in section 9. 9 may be included
in a subsequent Meeting agenda at the
Chief Administrative Officer's discretion.
6. Public communications and public record:
Personal information and opinions in
communications shall become part of the
public record, unless the author of the
communication requests the removal of
their personal information when submitting
it, or the Clerk determines that the release
of personal information contravenes the
Right to Information and Protection of
Privacy Act, SNB 2009, c R-10.6, and
amendments thereto.
7. Consideration of communications by city
officer:
(a) If the Chief Administrative Officer
determines that a City officer
should consider any
communication prior to a Meeting,
the Clerk shall forward a copy of
the communication to the
appropriate City officer.
(b) If paragraph (a) applies, the City
officer may submit a report directly
to Council or the Committee in
response to the communication.
10.4 Submission received subsequent to a Public
Hearing
In the event submissions or representations are
received subsequent to the conclusion of a
statutorily mandated Public Hearing held by
du jour, a la discretion de 1'Administrateur
en chef. Les communications sans rapport
avec un point a 1'ordre du jour qui sont
revues apr6s la date limite stipul6e a
Particle 9. 9 pourront titre inclues a Pordre
du jour d'une seance ult6rieure, comme
l'indique 1'administrateur en chef.
6. Communications publiques et archives
publiques:
Toute information personnelle et opinion
contenues dans les communications font
partie des archives publiques, a moins que
1'auteur de la communication demande que
son information personnelle soit retiree
lorsqu'il la pr6sente ou si le greffier juge
que la diffusion de 1'information
personnelle contrevient a la Loi sur le droit
a 1'information et la protection de la vie
privee, L.N. B. 2009, ch. R-10.6 et les
modifications aff6rentes.
7. Examen des communications par un
dirigeant de la municipalit6:
(a) Si Padministrateur en chef
considere qu'un dirigeant de la
municipalit6 devrait examiner une
communication avant une seance, le
greffier retransmet une copie de la
communication au dirigeant de la
municipalit6 concern6.
(b) Si 1'alin6a (a) s'applique, le
dirigeant de la municipalit6 peut
soumettre un rapport directement au
conseil ou au comit6 en reponse a la
communication.
10.4 Soumission mue apres une audience
publique
Advenant le cas oi'i des soumissions ou des
representations sont revues apres la fin d'une
audience publique mandatee par la loi tenue par le
-31-
Council, the Clerk shall retain those submissions or
representations in the Clerk's records but not make
them available to Members until Council's final
decision on the subject matter of the Public
Hearing, unless the General Counsel advises that
providing such submissions or representations
prior to Council's final decision is appropriate
from a legal perspective and the author of such
submissions or representations is advised by the
Clerk of the foregoing direction.
Delegations/Presentations — Public
11.1 Delegations/Presentations - request on
agenda - prior notice
When a member of the public or a representative
of any group of persons seeks to address Council,
they shall submit a request, in writing addressed to
Mayor and Council, a Committee, or the Clerk
prior to 4:00 p.m. on the Wednesday preceding the
scheduled Council Meeting. The Clerk will include
the request on the agenda of the next regular
Meeting.
11.2 Delegations/Presentations - permission to
appear
Upon considering the request to make a
presentation or hear a delegation, Council may:
(a) decline to hear the delegation/presentation;
or
(b) set a date, no earlier than the next regular
Meeting, to hear the
delegation/presentation; or
(c) instruct the Clerk to schedule a mutually
convenient time and date to hear the
delegation/presentation.
conseil, le greffier conserve ces soumissions ou ces
representations dans les dossiers du greffier, mais
ne les met pas a la disposition des membres jusqu'a
ce que le conseil ait pris une decision definitive sur
le sujet de 1'audience publique, sauf si le avocat
general avise que la presentation de telles
soumissions ou representations, avant que le
conseil ait pris une decision definitive, est
appropriee du point de vue juridique et que 1'auteur
desdites soumissions ou representations est avise
par le greffier de la direction prise.
Delegations et Presentations Publiques
11.1 Delegations et presentations — demandes
inscrites a Vordre du jour — preavis
Lorsqu'un membre du public ou un representant
d'un groupe de personnes veut s'adresser au
conseil, it doit presenter une demande par ecrit
adressee au maire et au conseil, a un comite ou au
greffier avant 16 h le mercredi precedant une
reunion ordinaire du conseil. Le greffier doit
ajouter la demande a 1'ordre du jour de la reunion
ordinaire suivante.
11.2 Delegations et presentations, permission
accordee afin de se presenter
Apres avoir considers la demande de presentation
ou de presentation par une delegation, le conseil
peut:
(a) refuser d'entendre la delegation ou la
presentation;
(b) fixer une date, qui ne doit pas etre
anterieure a la reunion ordinaire suivante,
pour entendre la delegation ou la
presentation; ou
(c) informer le greffier qu'il doit planifier une
rencontre pour entendre la delegation ou la
presentation dont la date et 1'heure
conviennent aux deux parties.
-32-
11.3 Delegations and presentations - submission
of materials
When a member of the public or a representative
of any group is scheduled to address Council, a
copy of their presentation and any additional
materials they wish to bring to Council's attention
shall be submitted to the Clerk prior to 4:00 p.m.
on the Wednesday preceding the scheduled
Council meeting. This presentation and any other
materials shall not include any unauthorized
copyrighted content or any information deemed
offensive, abusive, defamatory, or unlawful.
11.4 Delegations and presentations - requested
— at Meeting — two-thirds majority consent
No member of the public or representative of any
group of persons will be permitted to address
Council without the prior consent of two-thirds of
the total membership, other than persons entitled
by statute to be heard or persons invited by notice
authorized by Council, who have not been included
in the agenda by the Clerk.
11.5 Delegations and presentations — maximum
duration - limitations
Except with consent of Council, no member of the
public, group of persons or organization shall
address Council for more than ten (10) minutes,
exclusive of the time required to answer questions
put to them by Council.
11.6 Delegations and Presentations - addressing
Council
Each member of the public or spokesperson on
behalf of a delegation addressing the Council shall
give their name and address. All remarks shall be
addressed to the Council as a body and not to any
Member thereof. No person, other than the person
having the floor, shall be permitted to enter into
any discussion without the permission of the
11.3 Delegations et presentations — transmission
du materiel
Lorsqu'un membre du public ou un representant
d'un groupe doit s'adresser au conseil, une copie
de la presentation et de toute autre information
additionnelle qu'il desire porter a ('attention du
conseil doit etre soumise au greffier avant 16h le
mercredi precedant la reunion prevue du conseil.
Cette presentation et autre information ne doivent
pas inclure de contenu non autorise protege par le
droit d'auteur ni de materiel juge offensant, abusif,
diffamatoire ou illegal.
11.4 Delegations et presentations - demandes -
durant une reunions - consentement i la
majorite des deux tiers
Aucun membre du public ou representant d'un
groupe de personnes n'a le droit de s'adresser au
conseil sans le consentement prealable de la
majorite des deux tiers du nombre total des
membres, a 1'exception des personnes qui ont le
droit d'etre entendues ou des personnes qui ont ete
invitees par un avis autorise par le conseil, que le
greffier n'a pas inclus a 1'ordre du jour.
11.5 Delegations et presentations - duree
maximale - restrictions
Sauf sur consentement du conseil, un membre du
public, groupe de personnes, ou organisation ne
peut s'adresser au conseil pendant plus de dix (10)
minutes, sans compter le temps n6cessaire pour
repondre aux questions que lui pose le conseil.
11.6 Delegations et presentations - devant le
conseil
Tous les membres du public ou les porte-parole
d'une delegation qui s'adressent au conseil doivent
donner leur nom et leur adresse. Toutes les
remarques doivent etre adressees au conseil en tant
qu'organisme et non a l'un de ses membres en
particulier. En aucun cas une personne, autre que
celle qui a la parole, a le droit de participer a une
discussion sans la permission du president du
-33-
Presiding Officer. No question shall be asked conseil. Toutes les questions doivent etre posees
except through the Presiding Officer. par 1'entremise du president du conseil.
11.7 Delegations and presentations - finalization
of matters
Finalization of matters presented by a delegation
shall not be dealt with until after all items on the
agenda have been dealt with.
11.7 Delegations et presentations - conclusion
des activites
La conclusion des activites presentees par une
delegation ne doit pas &re abordee avant que ne
soient examines tous les points a Fordre du jour.
Roles — Mayor, Deputy Mayor, Presiding Roles Assumes par le Maire, le Maire Adjoint,
Officer, and Councillors le President du Conseil, et les Conseillers
12.1 Role of the Mayor - preside and provide
leadership
The Mayor shall;
(a) preside at all Meetings of Council, except
as provided for otherwise in this By-law;
(b) provide leadership to Council;
(c) communicate information and recommend
actions to Council for the improvement of
the municipality's finances, administration
and government;
(d) speak on issues of concern to the
municipality on behalf of Council; and
(e) perform any other duties conferred upon
them by this By-law or any Act or by
Council.
12.2 Deputy Mayor - appointment - by election
(a) Within one (1) week following the
certification of municipal election results,
any Councillor -elect who wishes to be
considered for appointment as Deputy
Mayor shall submit to the Mayor a written
request indicating their interest in the
position.
(b) The Mayor -elect shall, prior to the first
regular Meeting of Council, conduct
interviews with all Councillors -elect who
have submitted an expression of interest in
the Deputy Mayor position in accordance
with subsection (a).
12.1 Role du maire — presidence et leadership
Le maire doit :
(a) presider toutes les reunions du conseil, sauf
disposition contraire du present arrete;
(b) faire preuve de leadership dans ses rapports
avec le conseil;
(c) communiquer de Pinformation et
recommander au conseil des mesures a
prendre pour 1'amelioration des finances,
de Fadministration et de la gouvernance;
(d) s'exprimer sur des preoccupations de la
municipality au nom du conseil; et
(e) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui
sont conferees par le present arrete, par
toute autre loi ou par le conseil.
12.2 Maire adjoint - nomination par voie
d'election
(a) Les conseillers elus peuvent exprimer leur
interet a etre nommes au poste de maire
adjoint en soumettant une demande ecrite
au maire dans un delai d'une (1) semaine
suivant la finalisation des resultats
electoraux.
(b) Avant la premiere reunion ordinaire du
conseil, le maire elu passe une entrevue a
tous les conseillers qui ont officiellement
exprime leur interet pour le poste de maire
adjoint conformement a Palinea (a).
(c) Lors de la premiere reunion ordinaire du
conseil nouvellement elu, le maire
-34-
(c) At the first regular Meeting of the newly
elected Council, the Mayor shall nominate
one (1) Councillor for appointment as
Deputy Mayor for a term of four (4) years
for Council's consideration.
(d) In the event that Council votes down the
Mayor's nominee, the Mayor shall submit
an alternative nomination for Council's
consideration.
(e) In the event the Deputy Mayor voted in by
Council becomes unable or unwilling to
continue as Deputy Mayor at any time
during their election term, the Mayor shall
notify Council as soon as practicable, and
the process to fill the vacancy shall comply
with this section.
12.3 Mayor/Deputy Mayor — absence or
inability to act
In the absence or inability of the Mayor and Deputy
Mayor to act, Council, by a majority vote, may
appoint any other Member to act in the place of the
Mayor.
12.4 Deputy Mayor - powers and duties
In the absence or inability of the Mayor to act, or if
the office of Mayor is vacant, the Deputy Mayor
shall act in the place of the Mayor, and while so
acting, they possess the powers and shall perform
the duties of the Mayor as designated under the
Local Governance Act and this By-law.
12.5 Councillors - responsibilities
participation and duties
A Councillor shall;
(a) consider the welfare and interests of the
entire municipality when making
decisions;
(b) bring to the attention of Council matters
that may promote the welfare or interests of
the municipality;
(c) participate in developing and evaluating the
policies and programs of the municipality;
recommande au conseil un conseiller pour
occuper le poste de maire adjoint pour un
mandat de quatre (4) ans.
(d) Si le conseil vote contre la personne
recommandee par le maire, le maire
recommande au conseil un autre conseiller
pour le poste de maire adjoint.
(e) Si le maire adjoint approuve par le conseil
A tout moment durant son mandat, devient
incapable ou refuse de continuer a exercer
ses fonctions, le maire doit en informe le
conseil des que possible et la procedure
pour remplir le poste se fait conformement
au present article.
12.3 Maire adjoint — absence ou incapacite
d'agir
En Pabsence ou Pincapacite d'agir du maire et du
maire adjoint, le conseil, par voie de vote
majoritaire, peut nommer tout autre membre pour
agir au nom du maire.
12.4 Maire adjoint — pouvoirs et devoirs
En cas d'absence ou d'incapacite du maire, ou en
cas de vacance de son poste, le maire adjoint le
remplace et, pendant sa suppleance, celui-ci
possede toutes les attributions et remplit toutes les
fonctions du maire, comme le stipulent la Loi sur
la Gouvernance Locale et le present arrete.
12.5 Conseillers — responsabilites — participation
et devoirs
Le conseiller doit:
(a) tenir compte du bien-etre et des interets de
toute la municipalite lors de la prise de
decisions;
(b) porter a 1'attention du conseil des questions
qui peuvent promouvoir le bien-etre ou les
interets de la municipalite;
(c) participer a 1'e1aboration et a 1'evaluation
des politiques et des programmes de la
municipalite;
-35-
(d) participate in Meetings of Council, Council
committees and any other body to which
they are appointed by Council; and
(e) perform any other duties conferred upon
them by this or any other act or by Council.
12.6 Presiding Officer — duties at meetings
It is the duty of the Presiding Officer to:
(a) open Meetings of Council by taking the
chair and calling the Meeting to order;
(b) receive and submit, in the proper manner,
all written motions presented by Members;
(c) put to a vote all questions which are
regularly moved and seconded or
necessarily arise in the course of
proceedings;
(d) determine what motions or amendments are
in order, subject to an appeal to Council,
and decline to put any motion or
amendment before Council which they
deem to be out of order or contrary to law;
(e) state every question coming before
Council, and announce the decision of
Council on all subjects;
(f) follow the Rules of Procedure and keep the
Members, when engaged in debate, within
the Rules of Procedure;
(g) observe and enforce on all occasions order
and decorum among the Members and the
public;
(h) call by name any Member persisting in
breach of the Rules of Procedure and,
subject to a majority vote of members
present, order them to vacate the Council
Chamber;
(i) consider proclamations and announce them
to the Council;
6) authenticate by their signature, when
necessary, all by-laws, contracts, and other
documents as required by statute or by-law
or as authorized by Council resolution;
(d) participer aux reunions du conseil, des
comites du conseil et de tout autre
organisme auquel it a ete nomme par le
conseil; et
(e) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui
sont conferees par le present arrete, par
toute autre loi ou par le conseil.
12.6 President du conseil: fonctions exercees au
cours des reunions
Le president du conseil doit:
(a) ouvrir la reunion du conseil en assumant la
presidence et convoquer la reunion;
(b) accueillir et soumettre, de la maniere
adequate, toutes les propositions presentees
par les membres;
(c) soumettre au vote toutes les questions qui
sont habituellement proposees et appuyees
ou qui surviennent necessairement au cours
des deliberations;
(d) determiner la recevabilite des propositions
et des modifications, sous reserve d'un
appel lance au conseil et rejeter toute
proposition ou modification dont est saisi le
conseil qu'il juge irrecevable ou a
1'encontre de la loi;
(e) prononcer chaque question posee devant le
conseil et annoncer la decision prise par le
conseil sur toutes les questions;
(f) suivre les regles de procedure et s'assurer
que les membres respectent ces regles
pendant le debat;
(g) observer et maintenir en tout temps 1'ordre
et le decorum des membres et du public;
(h) appeler par son nom tout membre qui
persiste a violer les regles de procedure et,
sous reserve de la majority des voies des
membres presents, lui ordonner de se retirer
de la salle du conseil;
(i) etudier les proclamations et les annoncer au
conseil;
0) officialiser par sa signature, lorsqu'il
s'avere necessaire, tous les arretes
municipaux, les contrats et les autres
-36-
(k) respond to Council regarding Points of
Order, when so requested by a Member or
Members;
(1) represent and support Council; and
(m)if they consider it necessary because of
grave disorder, to adjourn the sitting or
suspend the sitting for a time to be named
by them.
Rules of Conduct - Debate
13.1 Speaking- Presiding Officer
The Presiding Officer may answer questions and
may, if they wish, speak on a question, take a
definite position, and endeavour to persuade
Council to support that position, while continuing
to chair the Meeting. The Presiding Officer will
leave the chair if they wish to introduce a motion.
13.2 Speaking - order - determined - by
Presiding Officer
When two (2) or more Members wish to speak, the
Presiding Officer shall name the Member who is to
speak first.
13.3 Speaker - recognition — by Presiding
Officer
When a Member wishes to speak at a Council
Meeting, they shall be recognized by the Presiding
Officer before doing so. No Member will speak on
any subject other than the subject in debate.
13.4 Speaking - twice only - exception - Council
approval
Members shall not speak more than twice on a
motion except with the consent of the Presiding
Officer.
documents exig&s en vertu de la loi ou des
arrWs municipaux ou autoris6s par
r6solution du conseil;
(k) r6pondre aux questions pos6es a Pintention
du conseil par un membre relativement a un
rappel au r6glement;
(1) repr6senter et appuyer le conseil; et
(m)dans le cas ou it le juge n6cessaire en raison
de graves perturbations, ajouner ou
suspendre la s6ance pour la dur6e qu'il
pr6cise.
R6gles de Procedures: D6bats
13.1 Intervention du president(e) du conseil
Le pr6sident du conseil peut r6pondre aux
questions et, s'il le d6sire, intervenir dans une
affaire, prendre une position d6finitive et tenter de
persuader le conseil d'appuyer cette position, tout
en continuant de presider la r6union. Le pr6sident
du conseil quitter la chaise s'il veut pr6senter une
proposition.
13.2 Intervention: le president du conseil
determine 11ordre
Lorsque deux (2) ou plusieurs membres d6sirent
intervenir, le pr6sident du conseil doit nommer le
membre qui peut intervenir en premier.
13.3 Intervention: reconnaissance par le
president du conseil
Lorsqu'un membre d6sire intervenir au cours d'une
r6union du conseil, it doit avoir W reconnu au
pr6alable par le pr6sident du conseil. Aucun
membre ne peut intervenir sur une question autre
que celle qui fait l'objet d'un d6bat.
13.4 Interventions — deux seulement —
exceptions - approbation du conseil
Les membres ne peuvent intervenir que deux fois
dans une proposition, sauf avec le consentement du
pr6sident du conseil.
-37-
13.5 Speaking - twice - all Members heard from
No Member shall speak a second time unless all
Members have had an opportunity to speak once.
13.6 Motion — Member making — additional 3
minutes
Notwithstanding sections 13.3 through 13.5
inclusive, the Member who has made a motion
(other than a motion for an amendment or a
procedural motion) shall be allowed to close the
debate for a maximum of an additional three (3)
minutes after all other Members have been given
an opportunity to speak.
13.7 Speaking - time limitation
A Member shall speak for a maximum of three (3)
minutes each time when speaking on a main
motion and three (3) minutes each time when
speaking on any amendment.
13.8 Question - put through - Presiding Officer
A Member may ask a question of a previous
speaker only through the Presiding Officer and the
question must relate to the speaker's remarks but,
in any event, a Member may ask a question of the
Presiding Officer or of staff through the Presiding
Officer prior to the motion being put to a vote.
13.9 Motion - in debate - read - at any time
Any Member may require the motion under debate
to be read by the Clerk at any time during the
debate.
13.5 Interventions - deux fois - apres tous les
membres
Aucun membre ne peut intervenir une deuxieme
fois a moins que tous les membres aient eu
1'occasion d'intervenir une fois.
13.6 Proposition — par un membre — 3 minutes
additionnelles
Nonobstant les articles 13.3 a 13.5, inclusivement,
le membre qui a presente une proposition (autre
qu'une proposition modificatrice ou une
proposition procedurale) peut clore le debat
pendant une duree supplementaire maximale de
trois (3) minutes, lorsque tous les autres membres
ont eu 1'occasion d'intervenir.
13.7 Intervention: temps limite
Un membre ne peut intervenir que pour une duree
maximale de trois (3) minutes chaque fois qu'il
intervient dans une proposition principale ou une
modification.
13.8 Question - posee an president du conseil
Un membre ne peut adresser une question a un
intervenant anterieur que par Pentremise du
president du conseil et cette question doit etre liee
aux commentaires formules par cet intervenant,
mais de toute fagon, un membre peut poser une
question au president du conseil ou aux employes
par Pentremise du president du conseil
prealablement au vote sur la proposition.
13.9 Proposition — pendant un debat — lecture —
en tout temps
Tout membre peut exiger que la proposition
debattue soit lue par le greffier a tout moment
durant le debat.
-38-
13.10 Disturbance - disorderly conduct -
prohibited
No Member shall disturb the proceedings of
Council or another Member by any disorderly
conduct.
13.11 Insults - offensive words - prohibited
No Member shall use offensive words or insulting
expressions in referring to Council, any other
Member, any employee of the City, or any member
of the public.
13.12 Disobedience — rules - Presiding Officer -
prohibited
No Member shall disobey the Rules of Procedure
or a decision of the Presiding Officer or of Council
on a Point of Order or on the interpretation of the
Rules of Procedure.
13.13 Disturbance - leaving seat during vote -
prohibited
No Member shall leave their seat or make any
noise or disturbance while a vote is being taken or
until the result is declared.
13.14 Interruption - speaker - prohibited -
exception
No Member shall interrupt a Member while
speaking, except to raise a Point of Order or
Question of Privilege.
13.10 Atteinte a Pordre - inconduite -
interdiction
Aucun membre ne peut perturber les deliberations
du conseil ou tout autre membre en raison de son
inconduite.
13.11 Insultes - mots offensifs - interdiction
Aucun membre ne doit utiliser de mots injurieux ou
d'expressions insultantes concernent le conseil, un
membre du conseil, un employe de la Ville, ou un
membre du public lorsqu'il s'adresse au conseil.
13.12 Desobeissance — regles - president du
conseil - interdiction
Aucun membre ne peut desobeir aux regles de
procedure ou aux decisions du president du conseil
ou du conseil sur des rappels au reglement ou sur
1'interpretation des regles de procedure.
13.13 Desobeissance - quitter son siege pendant
le vote - interdiction
Aucun membre ne doit quitter son siege, faire du
bruit ou deranger durant 1'enregistrement d'un vote
ou avant le devoilement des resultats.
13.14 Interruption - intervenant — interdiction -
exceptions
Aucun membre ne doit interrompre un autre
membre alors que celui-ci parle, sauf pour invoquer
un rappel au reglement ou une question de
privilege.
Question of Privilege — Point of Question de Privilege — Question de
Information/Order Renseignement/Ordre
14.1 Consideration - immediate
Whenever a Question of Privilege or a Point of
Order arises, it shall be considered immediately.
14.1 Examen - immediatement
Lorsqu'une question de privilege ou un rappel au
reglement se presente, it faut en tenir compte
immediatement.
SUE
14.2 Question of privilege - procedure - over all
matters
A Member may raise at any time a Question of
Privilege, and a Question of Privilege shall take
precedence over all other matters.
14.3 Point of Information - answer - by
Presiding Officer
When a Point of Information is raised, the
Presiding Officer shall answer the question or
direct the question to the appropriate Member or
staff member.
14.4 Speaker - interruption - decision -
Presiding Officer
A Member may interrupt the person who has the
floor to raise a Point of Order or a Point of
Procedure when such Member feels that there has
been a deviation or departure from the Rules of
Procedure and upon hearing such Point of Order or
Point of Procedure, the ruling of the Presiding
Officer shall be final unless a challenge is made
pursuant to sections 14.5 and 14.6. If a Member,
while speaking, is called to order, they shall cease
speaking until the question of order is determined,
and, if in order, they shall be permitted to proceed.
14.5 Presiding Officer- challenged — overruled -
procedure
Whenever a Member wishes to challenge the ruling
of the Presiding Officer on a Point of Order,
including a determination that a motion is out of
order, they shall make a motion substantially as
follows: "That the decision of the Presiding Officer
be overruled." Thereafter the question shall be put
to Council and Council shall decide the matter, by
majority vote of Members present, immediately
without debate and this decision shall be final.
14.6 Call to order - Member - decision to expel
If any Member uses insulting or improper language
to the Presiding Officer or any Member, and
refuses to apologize or withdraw their remarks
14.2 Question de privilege — ordre — preseance
sur toutes les questions
Un membre du conseil peut, en tout temps,
soulever une question de privilege, et celle-ci a
preseance sur toute autre affaire.
14.3 Question de renseignement — reponse -
President du conseil
Lorsqu'une question de renseignement est
soulevee, le president du conseil doit repondre a la
question ou la soumettre au membre ou a 1'employe
municipal approprie.
14.4 Intervenant — interruption - decision —
president du conseil
Un membre peut interrompre la personne qui a la
parole pour soulever un rappel au reglement ou un
point de procedure lorsqu'il pense qu'il y a eu un
ecart ou une derogation aux regles de procedure.
Une fois que le president du conseil a entendu ce
rappel au reglement ou ce point de procedure, sa
decision est finale a moins qu'elle ne soit contestee
en vertu des articles 14.5 et 14.6. Si un membre qui
a la parole est rappele a Pordre, it doit cesser de
parler jusqu'a ce que le rappel au reglement soit
determine et, s'il est autorise, it peut poursuivre.
14.5 President(e) - contestation - rejet -
procedure
Lorsqu'un membre souhaite contester une decision
du president relativement a un rappel au reglement
(y compris lorsqu'il est determine qu'une
proposition est irreguliere), it doit presenter une
proposition essentiellement comme suit: «Que la
decision du president soit r6form&> Par la suite, la
question doit etre presentee au conseil qui doit
decider de 1'affaire imm6diatement au moyen d'un
vote majoritaire des membres pr6sents, et ce, sans
en debattre, et la decision est finale.
14.6 Rappel i Pordre — membre - decision
d'expulser
Si un membre du conseil utilise un langage
insultant ou inapproprie a Pendroit du president du
.=
when so directed by the Presiding Officer, or
willfully obstructs the conduct of business, and
refuses to desist when called upon to do so by the
Presiding Officer, they may be ordered by the
Presiding Officer to leave the Council Chamber for
that Meeting, and, if they refuse to do so, they may,
on the order of the Presiding Officer, be removed;
and on making an apology to the Presiding Officer
and to any Member insulted by them, may by a
majority vote of Council be permitted to resume
their place at such Meeting.
Conflict of Interest
15.1 Ethical standards - reporting conflicts
Council Members shall be expected to maintain
high ethical standards appropriate to their public
office and shall be expected to report any conflict
of interest, as required by the Local Governance
Act.
15.2 Disclosure - file with Clerk — upon
assuming office
Upon assuming office, each Member shall file with
the Clerk in the form prescribed, a statement
disclosing any conflict of interest of which they
have knowledge or should reasonably have
knowledge; but a Member need not disclose
particulars of their financial interest or the extent
of any interest in any matter giving rise to a conflict
of interest.
15.3 Disclosure of conflict - while in office
A disclosure similar to that described at section
15.2 shall forthwith be made by each Member
where a conflict of interest arises while they are in
office.
15.4 Disclosure — to be filed with Clerk's office
Every disclosure of a conflict of interest filed shall
be recorded and kept in a file by the Clerk, and that
conseil ou d'un autre membre, et qu'il refuse de
s'excuser ou de retirer ses remarques lorsque le
president du conseil le lui ordonne, ou qu'il entrave
intentionnellement le deroulement des affaires et
qu'il refuse de se desister lorsque le president du
conseil le lui ordonne, le president du conseil peut
lui donner 1ordre de quitter la salle du conseil dans
le cadre de la presente reunion, et s'il refuse, it peut
etre renvoye sur 1ordre du president du conseil; et
en presentant des excuses au president du conseil
et a tout membre qu'il a insulte, it peut, par vote
majoritaire du conseil communal, etre autorise a
reprendre sa place au sein de la reunion.
Conflit d'Interets
15.1 Normes ethiques - signalement des conflits
Les membres du conseil sont tenus d'observer des
normes ethiques strictes qui conviennent a leurs
fonctions officielles et de signaler tout conflit
d'interets, comme 1'exige la Loi sur la
Gouvernance Locale.
15.2 Divulgation — depot au greffier au moment
de Pentree en fonction
Chaque membre qui entre en fonction doit deposer
aupres du greffier, sous la forme prescrite, un
enonce indiquant tout conflit d'interets dont it a
connaissance ou dont it devrait raisonnablement
avoir connaissance; mais un membre nest pas tenu
de reveler les details de ses interets d'ordre
financier ou 1'etendue d'un quelconque interet dans
n'importe quelle affaire donnant lieu a un conflit
d'interets.
15.3 Divulgation des conflits - en fonction
Une divulgation semblable a celle qui est decrite a
Particle 15.2 doit etre faite sans delai par chaque
membre lorsqu'un conflit d'interets survient alors
que celui-ci est en fonction.
15.4 Divulgation — depot au greffe
Toute divulgation de conflit d'interets qui est
deposee doit etre consignee et conservee dans un
-41-
file shall be open during regular office hours for
inspection or examination by any person qualified
to vote under the Municipal Elections Act.
15.5 Disclosure - during meeting
Where a Member has a conflict of interest with
respect to any matter in which the Council is
concerned and they are present at a meeting of
Council, a Committee of Council, or any other
Meeting at which the business of Council is
conducted and/or at which the matter is a subject
of consideration they shall,
(a) as soon as the matter is introduced, disclose
that they have a conflict of interest in the
matter; and
(b) forthwith withdraw from the meeting room
while the matter is under consideration or
vote.
15.6 Declaration of conflict - must not
participate
After making the declaration of conflict of interest,
the Member must not attempt in any way, whether
before, during, or after the Meeting, to influence
the voting on any question in respect of the matter.
15.7 Declaration - Clerk to record
When a verbal declaration of conflict of interest is
made;
(a) the person recording the minutes of the
Meeting must record the Member's
declaration, the reasons given for it, and the
times of the Member's departure from the
meeting room and, if applicable, of the
Member's return, and
(b) the person presiding at the Meeting must
ensure that the Member is not present at the
Meeting at the time of any vote on the
matter.
dossier par le greffier, et toute personne ayant droit
de vote en vertu de la Loi sur les elections
municipales a le droit de consulter ou d'examiner
ce dossier.
15.5 Divulgation - au cours dune reunion
Lorsqu'un membre est en conflit d'interets
relativement a toute affaire touchant le conseil et
lorsqu'il assiste a une reunion du conseil, d'un
comite du conseil, ou a toute autre reunion traitant
des affaires du conseil et/ou 1'affaire est mise a
1'etude, it doit,
(a) divulguer qu'il a un conflit d'interets dans
1'affaire aussitot que celle-ci est presentee;
et
(b) se retirer immediatement de la salle de
reunion pendant que 1'affaire est a 1'etude
ou fait 1'objet d'un vote.
15.6 Declaration de conflit Winterets -
interdiction de participer
Apres avoir fait une declaration de conflit
d'interets, le membre ne doit pas tenter, de quelque
fagon que ce soit, avant, durant ou apres la reunion,
d'influencer le vote sur une question relative a
1'affaire.
15.7 Declaration - inscription par le greffier
Lorsqu'une declaration verbale de conflit d'interets
est faite;
(a) la personne qui redige le proces-verbal doit
consigner la declaration du membre, les
raisons a Pappui de la declaration et Pheure
A laquelle le membre a quitte la salle de
reunion et, le cas echeant, 1'heure de son
retour, et
(b) le president de la reunion doit s'assurer que
le membre dont it est question n'assiste pas
A la reunion au moment de voter sur la
question.
-42-
15.8 Member required to withdraw - Quorum
Where the number of Members who, by reason of
the provisions of the Local Governance Act, are
required to withdraw from a Meeting is such that
at that Meeting the remaining Members are not of
sufficient number to constitute a Quorum,
notwithstanding any other general or special Act,
the remaining Members shall be deemed to
constitute a Quorum if there are not fewer than
three (3).
Motions - Order
16.1 Moved - seconded - before debate - vote
A motion shall have no standing and debate on it
shall not commence until it has been moved and
seconded and has been stated by the Presiding
Officer as pending before the Council.
16.2 Withdrawal - at any time - before vote
After a motion has been moved and seconded and
stated by the Presiding Officer, it is in the
possession of Council for consideration but, with
the consent of the majority of Council and without
debate, it may be withdrawn by the mover and
seconder at any time before it has been voted on.
16.3 Public - to be heard- motion only after
Hearing
If members of the public are to be heard on a
matter, no motion shall be received until they have
been heard.
16.4 Motion Put - public participation -
prohibited
No further public participation on a matter will be
allowed after the motion has been duly made and
seconded.
15.8 Exigence visant le retrait d'un membre -
quorum
Lorsque le nombre de membres qui, en raison des
dispositions de la Loi sur la Gouvernance Locale,
doivent quitter une reunion est tel que le nombre de
membres restants a cette reunion n'est pas suffisant
pour constituer le quorum, les membres restants
sont consideres comme constituant le quorum s'ils
sont au moins trois (3), et ce, nonobstant toute autre
loi generale ou speciale.
Propositions — Ordre
16.1 Proposition et appui - avant un debat - vote
Une proposition ne doit pas faire 1'objet de
discussion et aucun debat a son sujet ne peut &re
entame jusqu'a ce qu'elle ait ete presentee et
appuyee et que le president du conseil ait declare
qu'elle peut faire l'objet d'un debat.
16.2 Retrait - en tout temps - avant le vote
Une fois qu'une proposition a ete presentee,
appuyee et soumise par le president du conseil, elle
est prise en consideration par le conseil, mais, avec
1'appui de la majority du conseil et sans aucun
debat, elle peut etre en tout temps retiree par
1'auteur et 1'appuyeur avant de faire 1'objet d'un
vote.
16.3 Public - droit de parole - proposition
seulement a la suite dune audience
Dans le cas ou le public avait droit de parole sur
une question, aucune proposition ne peut etre reque
avant que celui-ci n'ait ete entendu.
16.4 Proposition - participation du public -
interdiction
La participation du public sur une question ne sera
pas permise apres que la proposition ait ete dument
presentee et appuyee.
16.5 Debate - amendment - permitted
All motions which properly are before Council for
consideration are open to debate and may be
amended except as specifically provided elsewhere
in this By-law.
16.6 In order - procedure
When a motion has been moved and seconded and
is being considered by Council, no motion shall be
received except a motion:
(a) to set the time to adjourn;
(b) to adjourn the Meeting;
(c) to lay the question on the table;
(d) to put the previous question (close the
debate);
(e) to defer the question to a certain time or
date;
(fl to refer the question to some other person
or group for consideration;
(g) to amend the amendment; or
(h) to amend the main motion;
which shall have precedence in the order in which
they are named and as more particularly referred to
in Schedule "A".
16.7 Adjourn - requirements
A motion to adjourn:
(a) shall not be amended or debated; and
(b) shall always be in order except when a
Member is speaking or the Members are
voting.
16.8 Adjourn - time specified - amendable
Notwithstanding section 16.7 where a motion to
adjourn includes the time at which the adjourned
Meeting will continue, that motion may be
amended and debated as to that time.
16.5 Debat — modification - autorisation
Toutes les propositions qui sont prises en
consideration par le conseil comme it se doit
peuvent faire 1'objet d'un debat et peuvent etre
modifiees, sauf dispositions contraires dans le
present arrete.
16.6 Recevabilite — procedure
Dans le cas oii une proposition a ete presentee,
appuyee et est prise en consideration par le conseil,
aucune proposition ne peut etre revue, sauf s'il
s'agit d'une proposition:
(a) pour fixer 1'heure d'ajournement;
(b) pour lever la seance;
(c) pour reporter la proposition;
(d) pour mettre la question prealable aux voix
(mettre fin au debat);
(e) pour reporter la question a une autre heure
et a une autre date;
(fl pour soumettre la question a une autre
personne ou a un autre groupe pour
examen;
(g) pour amender la modification; ou
(h) pour modifier la proposition principale;
pour lesquelles la priorite est accordee selon 1'ordre
de presentation et plus particulierement selon
P annexe « A».
16.7 Ajournement - exigences
Une proposition d'ajournement:
(a) ne doit pas We modifiee ni faire 1'objet
d'un debat; et
(b) doit toujours etre recevable, sauf lorsqu'un
membre prend la parole ou que les
membres procedent au vote.
16.8 Ajournement - heure indiquee - modifiable
Nonobstant Particle 16.7 selon laquelle une
proposition d'ajournement stipule Pheure a
laquelle la seance ajournee se poursuivra, cette
proposition peut etre modifiee et faire l'objet d'un
debat relativement a Pheure en question.
-44-
16.9 Proceed - beyond 10:00 p.m. -
requirements
Subject to section 4.12, a motion to proceed
beyond the hour of 10:00 p.m.:
(a) shall not be amended or debated; and
(b) shall always be in order except when a
Member is speaking or the Members are
voting.
16.10 Tabling Motion - requirements
A motion to table a motion shall state a reason,
always be in order and shall not be debatable. A
motion to take up a tabled matter is not subject to
debate or amendment. A motion that has not been
taken from the table for six (6) months is deemed
to be withdrawn.
16.11 Put the Previous Question — requirements
A motion to put the question:
(a) shall not be amended or debated;
(b) shall not be received in any Committee or
in the Committee of the Whole; and
(c) requires the affirmative vote of two-thirds
of the Members present.
16.12 Defer- certain time
A motion to defer to a certain time or date:
(a) shall be open to debate only as to
advisability of postponement; and
(b) may be amended as to the time or date to
which the matter is deferred.
16.9 Prolongation - plus tard que 22 h -
exigences
Sous reserve de Particle 4.12, une proposition
visant a poursuivre la seance apres 22 h :
(a) ne doit pas etre modifiee ni faire 1'objet
d'un debat; et
(b) doit toujours etre recevable, sauf lorsqu'un
membre prend la parole ou que les
membres procedent au vote.
16.10 Presentation dune proposition - exigences
Une proposition pour reporter une proposition doit
enoncer une raison, toujours etre recevable et ne
pas faire l'objet d'un debat. Une proposition pour
etudier une question qui a ete reportee ne doit pas
dormer lieu a un debat ni a une modification. Une
proposition qui a ete reportee et n'a pas ete etudiee
depuis six (6) mois est consideree comme retiree.
16.11 Evocation dune question prealable —
exigences
Une proposition pour que les membres du conseil
se prononcent sur la question:
(a) ne doit pas etre modifiee ni faire l'objet
d'un debat;
(b) ne doit pas etre revue par quelque comite
que ce soit ou le comite plenier; et
(c) necessite le vote affirmatif des deux tiers
des membres presents.
16.12 Report - heure precise
Une proposition pour reporter la seance a une autre
heure ou a une autre date:
(a) ne peut faire l'objet d'un debat qu'en ce qui
a trait a la pertinence du report; et
(b) peut etre modifiee, mais seulement une
modification de 1'heure ou de la date a
laquelle la proposition est reportee est
possible.
16.13 Defer - indefinitely
A motion to defer a pending resolution or by-law
indefinitely, is debatable and requires a majority
vote to adopt. Its effect is to dispose of the
resolution or by-law without a direct vote on it. The
resolution or by-law which is postponed
indefinitely cannot be brought up again at the same
meeting. There is no obligation to take the
resolution up at a future meeting, but it can be
raised at a future meeting.
16.14 Refer- requirements
A motion to refer a matter under consideration to
Committee of the Whole, a Committee, the Chief
Administrative Officer, the General Counsel, the
City Clerk, or as otherwise directed:
(a) shall be open to debate only on the
propriety of referring the question and may
be amended; and
(b) shall include the terms on which the motion
is being referred and may include the time
at which the matter is to be returned and
whatever explanation may be necessary as
to the purpose of the motion.
16.15 Amendment - requirement
An amendment is a motion that the wording of
another motion be changed before the vote on it is
taken. The following main rules apply to
amendments:
(a) An amendment must be in one of these
three (3) forms:
(i) to amend by inserting or adding
text; or
(ii) to amend by striking out text; or
(iii) to amend by striking out text and
inserting other text in its place.
(b) An amendment is debatable and requires a
majority vote to adopt.
(c) An amendment must be germane (closely
related to, or in some way involve) to the
16.13 Report - indefiniment
Une proposition pour reporter une resolution ou un
arrete en instance indefiniment peut faire l'objet
d'un debat et necessite un vote majoritaire pour etre
adoptee. La consequence d'une telle proposition
consiste a rejeter la resolution ou Parretti sans
proceder a un vote direct. La resolution ou Parretti
qui est reporte indefiniment ne peut titre mentionne
de nouveau au cours de la meme reunion. Il n'est
pas obligatoire d'aborder la resolution au cours
d'une reunion future, mais it est possible de le faire.
16.14 Soumission - exigences
Une proposition pour soumettre une affaire en
deliberation au comite plenier, a un comite, a
1'Administrateur en chef, a Pavocat general, au
greffier, ou autre:
(a) ne peut faire Pobjet d'un debat que
relativement au bien-fonde de la
soumission d'une question et elle peut titre
modifiee; et
(b) doit inclure les conditions selon lesquelles
la proposition est soumise et peut preciser
Pheure a laquelle la proposition est reportee
et les explications qui peuvent titre
necessaires quant au but de la proposition.
16.15 Modification - exigences
Une modification est une proposition pour que le
libelle d'une autre proposition soit change avant
qu'un vote ne soit enregistre pour cette demiere
proposition. Les principales regles suivantes
s'appliquent aux modifications:
(a) Une modification doit prendre Tune des
formes suivantes :
(i) modifier en inserant ou en ajoutant
du texte; ou
(ii) modifier en rayant du texte; ou
(iii) modifier en rayant du texte et en
ajoutant un autre texte a la place.
(b) Une modification peut faire 1'objet d'un
debat et necessite un vote majoritaire pour
titre adoptee.
-46-
motion which it seeks to modify and shall
not be directly contrary to the main motion.
16.16 Amendment - one at a time - limitation
There may be up to two (2) amendments pending
at the same time, while the resolution or by-law is
on the floor:
(a) a primary amendment (an amendment to
the main motion);
(b) a secondary amendment (an amendment to
the amendment);
(c) only one amendment at a time shall be
presented to the main motion and only one
amendment at a time shall be presented to
an amendment.
16.17 Amendment - put - reverse order - voting
procedure
The Presiding Officer shall put amendments in the
reverse order to which they have been moved and
when all amendments are voted upon, the
Presiding Officer shall put the main motion,
incorporating any adopted amendments.
16.18 Introduction - without notice - leave
Except as otherwise provided in this By-law, only
the motions set out in sections 16.19 through 16.23
inclusive, may be introduced orally without notice
and without leave.
16.19 Matter - on agenda
A motion on any subject matter that appears on the
agenda for that Meeting may be introduced orally
without notice and without leave.
16.20 Procedure - introduced orally
Motions listed in section 16.6 may be introduced
orally without notice and without leave.
(c) Une modification et la proposition visee par
la modification doivent etre germaines
(etroitement liees ou reliees d'une
quelconque fagon) et la proposition ne doit
pas We directement opposee a la
proposition principale.
16.16 Modification - une a la fois - limite
Pas plus de deux (2) modifications peuvent etre en
instance en meme temps pendant que la resolution
ou 1'arrete est sujet a debat :
(a) une modification primaire (une
modification a la proposition principale);
(b) une modification secondaire (une
modification a la modification);
(c) une seule modification a la fois peut etre
apportee a la proposition principale et une
seule modification a la fois peut etre
apportee a une modification.
16.17 Modification — proposition - ordre inverse
- procedures relatives an vote
Le president du conseil doit presenter les
modifications selon 1'ordre inverse de leur
adoption et lorsque toutes les modifications auront
fait l'objet d'un vote, le president du conseil doit
presenter la proposition principale en incluant toute
modification ayant ete adoptee.
16.18 Introduction - sans preavis - autorisation
Sauf dispositions contraires du present arrete,
seules les propositions enoncees aux articles 16.19
A 16.23 inclusivement peuvent etre presentees
oralement sans avis et sans autorisation.
16.19 Point - a Pordre du jour
Une proposition sur un sujet apparaissant a 1'ordre
du four d'une reunion peut etre presentee oralement
sans avis et sans autorisation.
16.20 Procedure - proposition orale
Les propositions enumerees a Particle 16.6 peuvent
etre presentees oralement sans avis et sans
autorisation.
16.21 Suspend - rules - regulations
A motion to suspend the rules of this By-law may
be introduced orally without notice and without
leave.
16.22 Point of Order - Procedure — Information
- Privilege
A motion on a Point of Order, Point of Procedure,
Point of Information, or Question of Privilege may
be introduced orally without notice and without
leave.
16.23 Other - routine - as required
Other motions made upon routine proceedings as
may be required for the observance of the
proprieties of Council; the maintenance of the
authority of Council; the arrangement of its
proceedings; the correctness of its records; or the
fixing of its Meetings or the dates and times of its
Meetings, may be introduced orally without notice
and without leave.
16.24 Motion by Member — notice — to Clerk,
Chief Administrative Officer and Mayor —
time limitation
A Member wishing to place an item on the agenda,
other than a motion referred to in sections 16.19
through 16.23 inclusive, for consideration by
Council shall deliver a motion, in writing, to the
Clerk, the Chief Administrative Officer, and the
Mayor, not later than 4:00 p.m. on the Wednesday
in the week that immediately precedes the day of
the Council meeting.
16.25 Motion by Member - added in full to
Council agenda package
The motion mentioned at section 16.24 shall be
added in full for inclusion in the agenda package
for that Meeting of the Council.
16.21 Suspension - reglements
Une proposition visant a suspendre les reglements
du present arrete peut etre presentee oralement sans
avis et sans autorisation.
16.22 Rappel au reglement — procedure -
renseignement - privilege
Une proposition sur un rappel au reglement, un
point de proc6dure, une question de renseignement,
ou une question de privilege peut titre presentee
oralement sans avis et sans autorisation.
16.23 Autre — usage - comme exige
Toute proposition faite sur des affaires courantes
pouvant etre requise pour le respect des
bienseances du conseil; le maintien de 1'autorite
confere au conseil; le remaniement de ses
deliberations; 1'exactitude de ses dossiers; ou
1'etablissement des reunions ou des dates et heures
des reunions du conseil, peut etre presentee
oralement sans avis et sans autorisation.
16.24 Proposition presentee par un membre -
avis au greffier, a Padministrateur en chef et au
Maire - delai
Un membre qui souhaite inscrire un point a 1'ordre
du jour, autre qu'une des propositions presentees
aux articles 16.19 a 16.23 inclusivement, aux fins
d'6tude par le conseil, doit remettre la proposition
au greffier, a 1'administrateur en chef, et au maire,
avant 16h le mercredi de la semaine qui precede
immediatement le jour prevu de la tenue de la
seance du conseil.
16.25 Proposition presentee par un membre -
inscription integrante a Vordre du jour
La proposition mentionnee a Particle 16.24 est
entierement incluse dans la trousse de documents
relatifs aux seances du conseil presentee aux
membres dans la cadre de la presente seance du
conseil.
16.26 Motion by Member — in writing —
template — mover — signature
The motion mentioned at section 16.24 shall be
submitted to the Clerk, the Chief Administrative
Officer and the Mayor in writing using the
prescribed Notice of Motion template attached as
Schedule "D" which the Member will fill out to the
best of their ability, providing as much background
information as possible. The said Notice of Motion
will bear the signature of the Member submitting
the motion and be submitted in person or
electronically, from the Member's City email.
16.27 Motion by Member — read into public
record — no discussion or vote
The Clerk shall place the Member's motion on the
Council agenda for the next Meeting of Council.
At that Meeting, the Member will be provided an
opportunity to read their motion into the public
record. No discussion or vote on that motion shall
take place during this meeting.
16.28 Motion by Member — deferral to
subsequent Meeting
The Member's motion mentioned at section 16.27
shall be deferred to the following Council Meeting
agenda, at which time Council may debate and vote
on the motion.
Voting
17.1 Motion - multiple - distinct propositions
When a motion under consideration contains two
(2) or more distinct propositions, where any
Member so requests the vote upon each proposition
shall be taken separately.
16.26 Proposition presentee par un membre -
par 6crit — formulaire — auteur — signature
La proposition mentionn6e a Particle 16.24 doit
titre soumise au greffier, a 1'administrateur en chef
et au maire par 6crit en utilisant le formulaire
intitul6 Avis de proposition a 1'annexe « D », que
le membre remplira au meilleur de ses
connaissances en procurant autant d'information
que possible. Le formulaire d'Avis de proposition
sera sign6 par le membre qui soumet 1'Avis de
proposition en personne ou 6lectroniquement a
partir du courriel de la ville du membre en question.
16.27 Proposition presentee par un membre —
lue dans le registre public — aucune discussion
ou aucun vote
Le greffier place la proposition pr6sent6e par un
membre a 1'ordre du jour de la prochaine s6ance du
conseil. A cette s6ance, le membre en question a
1'occasion de lire sa proposition dans le registre
public. Aucune discussion n'a lieu et aucun vote
West effectu6 sur ladite proposition lors de cette
s6ance du conseil.
16.28 Proposition present6 par un membre —
report6 a la seance suivante
La proposition pr6sent6e par un membre,
mentionn6e a Particle 16.27, est report6e a 1'ordre
du jour de la seance suivante du conseil a laquelle
le conseil pourra d6battre la proposition et un vote
sur celle- ci pourra etre effectu6.
Vote
17.1 Proposition — multiplicite - propositions
distinctes
Lorsqu'une proposition a 1'6tude contient deux (2)
propositions distinctes ou plus et qu'un membre le
demande, le vote sur chaque proposition sera
effectu6 s6par6ment.
17.2 Motion - after all spoken - put by Presiding 17.2 Proposition — a la suite de toutes
Officer interventions — par le president du conseil
The Presiding Officer shall put a motion to a vote
immediately after all Members desiring to speak on
the motion have spoken.
17.3 Motion - put to vote — speaking — prohibited
After a motion is put to a vote by the Presiding
Officer, no Member shall speak to that motion.
17.4 Motion — vote — required — unless
disqualified
Unless disqualified to vote by reason of conflict of
interest or otherwise upon a by-law, resolution,
motion or for any other purpose, each Councillor
present shall announce their vote openly and
individually, and the Clerk shall record the
decision, and no vote shall be taken by ballot or by
any other method of secret voting, and every vote
so taken is of no effect.
17.5 Failure — to vote — deemed affirmative
Every Councillor present at a Meeting who is not
disqualified from voting in accordance with
section 17.4, shall be deemed to be voting in the
affirmative for the motion if they fail to announce
their vote.
17.6 Mayor - to have casting vote
The Mayor shall not vote except to have a casting
vote in the event of a tie.
17.7 Result - announced by Presiding Officer
The Presiding Officer shall announce the result of
every vote.
17.8 Result — disagreement — immediate — vote
recorded
If a Member disagrees with the announcement by
the Presiding Officer of the result of any vote, they
may object immediately to the Presiding Officer's
Le president du conseil doit proceder a un vote sur
une proposition immediatement apres que tous les
membres desirant s'exprimer sur la proposition ont
eu Poccasion de le faire.
17.3 Proposition — vote — intervention —
interdiction
Apres que le president du conseil a tenu un vote sur
la proposition, aucun membre ne peut s'exprimer
sur ladite proposition.
17.4 Proposition — vote, exigences — sauf A le
Conseiller est prive de voter
Sauf lorsqu'un conflit d'interets ou tout autre motif
le prive du droit de voter sur un arrete, une
resolution ou une proposition ou sur toute autre
question, chaque conseiller present doit faire
connaitre publiquement et personnellement son
vote qui doit etre constate par le greffier; le vote ne
peut avoir lieu par bulletin ou par toute autre
methode garantissant 1'anonymat; tout vote
effectue dans ces conditions est nul et sans effet.
17.5 Defaut — vote — affirmatif
Tous les conseillers qui assistent a une reunion et
qui ne sont pas prives du droit de vote,
conformement a Particle 17.4, sont consideres
comme ayant vote en faveur de la proposition s'ils
negligent de faire connaitre leur vote.
17.6 Maire — voix preponderante
Le maire ne vote pas sauf dans le cas du partage des
voix, auquel cas it a voix preponderante.
17.7 Resultats - annonce du president de la
reunion
Le president du conseil annonce le resultat de
chaque vote.
17.8 Resultats — desaccord — immediat — vote
enregistre
Lorsqu'un membre est en desaccord avec
1'annonce du resultat d'un vote emise par le
president du conseil, it peut s'opposer
-50-
declaration and require that a Recorded Vote be immediatement a la declaration du president et
taken. demander 1'enregistrement du vote.
17.9 Recorded Vote - when requested - or
required
A Recorded Vote shall be taken when called for by
any Member immediately prior or immediately
subsequent to the taking of a vote or when required
by law or under this By-law.
17.10 Recorded Vote - order
When a Recorded Vote is taken, all Councillors
must vote unless disqualified by statute and any
failure to vote by a Councillor who is not
disqualified shall be deemed to be an affirmative
vote.
17.11 Names - votes - negative - position -
recorded
Unless required by any Member present, only the
names of those who voted against a motion shall be
entered in the minutes. The Members may request
that the reasons for their "nay" vote be noted in the
minutes.
17.12 Majority - requirement — by by-law
Whenever this By-law requires a vote of a simple
majority of Council, the requirement shall be
interpreted as meaning such majority of the
Members who are present and qualified to vote on
the matter provided that this By-law or a relevant
statute does not specify differently.
17.13 Greater than majority - required -
Recorded Vote
Whenever this By-law or any statute requires that
a by-law be passed or any other action taken by a
vote of two-thirds or any other fraction of Council
greater than a majority, that vote shall be taken by
Recorded Vote.
17.9 Vote enregistre - sur demande - exigence
On procede a 1'enregistrement d'un vote lorsqu'un
membre le demande immediatement avant ou apres
la mise aux voix, lorsque la loi 1'exige ou en vertu
du present arrete.
17.10 Vote enregistre - ordonnance de voter
Lorsqu'on procede a 1'enregistrement d'un vote,
tous les conseillers doivent voter a moins d'etre
prives du droit de voter en vertu de la loi; tout
defaut de voter par un Conseiller ayant le droit de
voter, doit etre considers comme un vote affirmatif.
17.11 Noms — votes — negatif - position -
enregistrement
A moins qu'un membre present ne le demande,
seuls les noms des personnes ayant vote contre une
proposition figurent dans le proces-verbal. Les
membres peuvent exiger que les raisons de leur
vote negatif soient indiquees dans le proces-verbal.
17.12 Majority — exigences - en vertu d'un arrete
Lorsque le present arrete exige un vote a la majorite
simple du conseil, Pexigence doit etre interpretee
comme signifiant une telle majorite des membres
presents et ayant le droit de voter sur la question, a
condition que le present arrete ou une ordonnance
pertinente ne mentionne pas autre chose.
17.13 Supyrieur a la majorite — exigences - vote
enregistre
Lorsque le present arrete ou une ordonnance exige
qu'un arrete soit adopts ou qu'une mesure soit prise
A la majorite des deux tiers des voix ou de toute
autre fraction du conseil supsrieure a une majorite,
on doit proceder a 1'enregistrement du vote.
-51-
17.14 Greater than majority — required -
financial policies
Any change to the financial policies contained in
Schedule "C" requires a two-thirds vote of the total
membership of Council, unless the proposed
changes are recommended by the Chief Financial
Officer, in which case a majority vote of Council is
required.
17.15 Recorded Vote — minutes
A Recorded Vote shall be entered in the minutes.
Business
18.1 New business — consideration -
requirements
No Member shall present any matter to Council for
its consideration at a Meeting unless:
a) the matter appears on the agenda for that
Meeting; or
b) it is in accordance with sections 16.7
through 16.23 inclusive; or
c) Council by two-thirds of the total
membership of Council grants leave to
include the matter on the agenda without
prior notice.
18.2 Motion - not on agenda - Presiding Officer
- advised
The Presiding Officer shall be advised of any
motions proposed to be introduced which are not
on the agenda and which do not come within
sections 16.7 through 16.23 inclusive at the time of
adoption of the agenda.
18.3 Motion - not on agenda - staff request
The Chief Administrative Officer, the General
Counsel, the Chief Financial Officer, or the City
Clerk may request that Council consider a matter
not included in the agenda which calls for
immediate and urgent consideration and Council,
by a vote of two-thirds of the total membership of
17.14 Superieur a la majority - requis- politiques
financieres
Tout changement aux politiques financieres
contenues dans 1'Annexe « C » necessite un vote
de des deux tiers de P ensemble des membres du
Conseil, sauf si les changements proposes sont
recommandes par le Directeur des Finances, auquel
cas un vote majoritaire du Conseil est requis.
17.15 Vote enregistre — proces-verbal
Un vote enregistre est inscrit au proces-verbal
Activites
18.1 Nouvelles activites — examen - exigences
Lors des reunions, aucun membre de doit presenter
au conseil des questions aux fins d'examen a moins
que:
a) la question ne figure a Pordre du jour de
cette reunion;
b) la question ne soit conforme aux articles
16.7 a 16.23 inclusivement; ou
c) le conseil, par le deux tiers du nombre total
de ses membres, n'autorise Pinclusion de la
question a Pordre du jour sans preavis.
18.2 Proposition - non inscrite a Pordre du jour
— president du conseil - avis
Au moment de 1'adoption de Fordre du jour, le
president du conseil doit etre avise de la
presentation des propositions ne figurant pas a
Pordre du jour et non comprises aux articles 16.7 a
16.23 inclusivement.
18.3 Proposition: non inscrite a Pordre du jour,
demande du personnel
L'administrateur en chef, Favocat general, le
directeur financier, ou le greffier peuvent
demander que le conseil examine une question non
incluse a Fordre du jour et exigeant un examen
immediat et urgent, au moyen du vote des deux
-52-
Council, shall determine whether or not to consider tiers du nombre total des membres du conseil qui
this matter. determineront 1'examen ou non de cette question.
By -Laws — Reports — Resolutions — Contracts
19.1 Consideration — approval by General
Counsel and Chief Administrative Officer
All by-laws, resolutions, contracts, or other
instruments shall, before presentation to the
Council, have been approved as to form and
legality by the General Counsel or their authorized
representative, and shall have been examined and
approved for administration by the Chief
Administrative Officer or their authorized
representative where there are substantive matters
of administration involved.
19.2 Bylaws - 3 readings — same day not
permitted
Unless otherwise provided by statute, a by-law
shall be adopted in both official languages and may
not receive three (3) readings on the same day.
19.3 Reports, resolutions — filed with City Clerk
All reports and motions shall be filed with the City
Clerk.
Minutes
20.1 Information - requirements - taken by
Clerk
The Clerk or their designate shall take minutes of
each Council Meeting which minutes shall record,
without note or comment:
(a) the place, date, and time of Meetings;
(b) the name of the presiding Member and the
record of attendance of the Members and
senior staff members;
(c) the adoption of the minutes of prior
Meetings, and if requested, correction; and
(d) all resolutions, decisions and other
proceedings of Council.
Arretes Municipaux, Rapports, Resolutions et
Contrats
19.1 Examen: approbation de l'avocat general
et de 11administrateur en chef
Avant d'etre presentes au conseil communal, tous
les arretes, resolutions, ententes contractuels et
autres documents doivent avoir ete approuves,
relativement a la forme et a la legality, par 1'avocat
general ou son representant autorise et doivent
avoir ete examines et approuves aux fins
d'application par 1'Administrateur en chef ou son
representant autorise lorsque des questions de
fonds sur Papplication sont soulevees.
19.2 Arretes municipaux - 3 lectures - le meme
jour interdiction
A moins d'indication contraire dans la loi, un arrete
doit We adopte dans les deux langues officielles, et
it ne regoit pas les trois (3) lectures le meme jour.
19.3 Rapports, resolutions: depot au greffe
Tous les rapports et propositions doivent etre
produits au dossier du greffier.
Proces - Verbal
20.1 Renseignements — exigences — soumission
au greffier
Le greffier ou son representant doit rediger les
proces-verbaux de chaque reunion du conseil et
consigner sans notes ni commentaires :
(a) le lieu, la date et 1'heure des reunions;
(b) les nom du president et les presences des
membres et du personnel de gestion;
(c) 1'adoption du proces-verbal des reunions
precedentes et, au besoin, la correction de
ces derniers; et
(d) toutes les resolutions, decisions et autres
deliberations du conseil.
-53-
20.2 Previous meeting — not read aloud
The minutes of the previous Meeting shall be
presented to Council for approval subject to
corrections of any errors found therein and shall
not be read aloud.
20.3 Approval of minutes and
Recommendations from Committee of the
Whole
The minutes of all regular Council and special
Council Meetings shall be adopted at a regular
Council Meeting. The minutes of a Committee of
Council shall be approved at a Meeting of that
Committee of Council and the recommendations
from Committee of the Whole shall be considered
for adoption at a regular Council Meeting.
20.4 Approval of Minutes - closed Meeting
The minutes of any Meeting or portion of a
Meeting of Council or a Committee of Council that
was closed to the public shall be approved at the
following closed Meeting of Council or Committee
of Council. The minutes of any Meeting or portion
of a Meeting of Council or a Committee of Council
that was closed to the public pursuant to subsection
68(1) of the Local Governance Act shall not be
open for inspection or examination by members of
the public.
20.5 Public Record - closed Meeting
A record of the closed Meetings shall be prepared
and signed by the City Clerk containing only the
following:
(a) the type of matter under subsection 68(1) of
the Local Governance Act that was
discussed during the Meeting; and
(b) the date of the Meeting.
20.2 Derniere reunion — pas de lecture vive
Le proces-verbal de la derriere seance est presente
au conseil aux fins d'approbation, sous reserve
d'une rectification des erreurs s'y trouvant et it ne
doit pas titre lu a voix haute.
20.3 Approbation du proces-verbal et
recommandations du comite plenier
Le proces-verbal de chaque reunion ordinaire ou
extraordinaire du conseil doit etre adopte a une
reunion ordinaire du conseil. Le proces-verbal d'un
comite du conseil doit titre approuve a une reunion
dudit comite, et les recommandations du comite
plenier seront examinees aux fins d'adoption lors
d'une reunion ordinaire du conseil.
20.4 Approbation du proces-verbal — reunions a
huis clos
Les proces-verbaux de toute reunion ou de toute
partie d'une reunion du conseil ou d'un comite du
conseil qui etait fermee au public doivent titre
approuves lors de la prochaine reunion a huis clos
du conseil ou du comite du conseil. Les proces-
verbaux de toute reunion ou de toute partie d'une
reunion d'un conseil ou d'un comite du conseil qui
etait fen -nee au public en application du paragraphe
68(1) de la Loi sur la Gouvernance Locale ne
peuvent pas titre consultes et examines par les
membres du public.
20.5 Archives publiques - reunions a huis clos
Un registre des reunions a huis clos doit etre
prepare et signe par le greffier et doit contenir
seulement ce qui suit :
(a) le type de questions en vertu du paragraphe
68(1) de la Loi sur la Gouvernance Locale
qui ont ete discutees pendant la reunion; et
(b) la date de la reunion.
-54-
Committees
21.1 Establishment - standing Committees - as
necessary
Council may by by-law or resolution create such
standing Committees as are necessary or expedient
for the orderly and efficient handling of the affairs
of the Corporation and shall establish generally or
in detail the duties and responsibilities,
composition, and duration of a Committee
established.
21.2 Special Committee - appointment by
Council
Council may by resolution appoint a Special
Committee to consider and report on a specific
subject, project, or undertaking.
21.3 Chair - appointed - procedures -
determined - Council
When a Special Committee has been appointed by
Council, Council shall:
(a) name the Member of that Special
Committee who is to act as Committee
Chair, and in the absence of such direction
the Committee shall appoint its own chair;
and
(b) shall determine whether or not the rules of
procedure for Committee of the Whole
apply to that Special Committee.
21.4 Work - report - complete - Committee
dissolved
When a Special Committee has completed its work
and made its report to Council, that committee
shall be deemed to be dissolved.
21.5 Mayor - ex-officio member - all committees
The Mayor shall be ex-officio a member of all
standing and Special Committees, has all the
privileges of Committee membership, including
the right to make motions and to vote but is not
Comites
21.1 Creation - comites permanents - au besoin
Le conseil peut, par voie d'arret6 ou de resolution,
crser des comites permanents jugss necessaires au
traitement ordonne et efficace des affaires de la
Corporation, et doit etablir, en general ou en detail,
les taches et responsabilitss, la composition et la
duree d'un comite nomme.
21.2 Comite special - nomination par le conseil
Le conseil peut, par voie de resolution, nommer un
comite special afin qu'il 6tudie un sujet, un projet,
ou un engagement particulier et en fasse le compte
rendu.
21.3 President nomination — procedures —
determination - conseil
Lorsqu'un comite special a ete nomme par le
conseil, le conseil doit :
(a) nommer le membre dudit comite qui agira
A titre de president du comite, et en
1'absence de telles directives, le comite doit
nommer son propre president/presidente; et
(b) doit determiner si les regles de procedure
du comite plenier s'appliquent ou non au
comite special.
21.4 Travaux — rapport — integralite -
dissolution du comite
Lorsqu'un comite special a rempli son mandat et
soumis son rapport final au conseil, ledit comite est
considers avoir ete dissous.
21.5 Maire — membre d'office — tous les comites
De par ses fonctions, le maire doit etre membre de
tous les comites permanents et speciaux, posseder
tous les privileges des membres du comite, y
comprise droit de faire des propositions et de voter,
counted in determining the number required for a mais n'est pas compte dans la determination du
Quorum or whether a Quorum is present. nombre requis pour un quorum ou s'il y a quorum.
21.6 Committee Meetings - open to public
All meetings of a Committee of Council shall be
open to the public. Sections 7.3 to 7.4 inclusive
shall apply if it is necessary to close a Committee
Meeting or portion of a Committee Meeting to the
public.
Committee of the Whole — Procedure
22.1 Agenda package - prepared by Clerk
The Clerk shall prepare an agenda package for all
Committee of the Whole Meetings.
22.2 Agenda package- delivery - to Members -
prior to Meetings
The Clerk shall use their best efforts to ensure that
the agenda package for regular and special
Meetings of Committee of the Whole are
distributed in electronic format to each Member so
that they will be received in each case on the
Thursday of the week preceding the week of the
Meeting.
22.3 Agenda package - to officials - staff
The Clerk shall use their best efforts to ensure that
copies of the agenda package for regular and
special Meetings of Committee of the Whole are
distributed in electronic format to all City officials
and staff, who are to receive copies thereof as
determined by the Chief Administrative Officer, on
the Thursday of the week preceding the week of the
Meeting.
22.4 Agenda package - not delivered on
schedule - Meeting valid
Failure by the Clerk to meet the schedule set out at
sections 22.2 and 22.3 will not invalidate the
21.6 Reunions des comites — ouvertes au public
Toutes les reunions d'un comite du conseil doivent
etre ouvertes au public. Les articles 7.3 a 7.4
inclusivement s'appliquent s'il s'avere necessaire
de fermer au public une reunion ou une partie d'une
reunion d'un comite.
Comite Plenier — Procedures
22.1 Ordre du jour - redige par le greffier
Le greffier prepare un ordre du jour et une trousse
de documents s'y afferent pour toutes les reunions
du Comite plenier.
22.2 Ordre du jour et trousse de documents -
distribution prealable aux membres
Le greffier fait tout son possible pour s'assurer que
Fordre du jour et la trousse de documents s'y
afferent relatifs aux seances ordinaires, et
extraordinaires du comite plenier sont distribues
sous forme electronique a chaque membre de
maniere a ce qu'ils les regoivent toujours le jeudi
de la semaine precedant celle ou se tiendra la
seance.
22.3 Ordre du jour - fonctionnaires et employes
Le greffier doit faire tout son possible pour
s'assurer que des copies de 1'ordre du jour et de la
trousse presentee aux membres dans le cadre des
reunions ordinaires et extraordinaires du Comite
plenier soient transmises sous forme electronique a
tous les fonctionnaires et employes de la
Corporation qui les recevront, comme 1'a indique
le directeur, le jeudi de la semaine precedant celle
ou se tiendra la reunion.
22.4 Ordre du jour et trousse - defaut de
distribution a temps - validite de la reunion
Si le greffier ne respecte pas le calendrier etabli aux
articles 22.2 et 22.3, la reunion du Comite plenier
-56-
Committee of the Whole Meeting or any ou les d6lib6rations n'en seront pas invalid6es pour
proceedings thereat. autant.
22.5 Agenda package - submission - filing 22.5 Ordre du jour — presentations - d6lai de
deadline d6p6t
All submissions for inclusion in the agenda Le greffier doit avoir requ toutes les presentations
package for regular and special Meetings of a mettre a Pordre du four des reunions ordinaires et
Committee of the Whole shall be submitted to the extraordinaires du Comit6 pl6nier au plus tard a 16
Clerk not later than 4:00 p.m. on the Wednesday h le mercredi pr6c6dant la date de la r6union.
prior to the date of the Meeting.
22.6 Agenda - special Meetings - preparation
For special Meetings of the Committee of the
Whole, the agenda shall be prepared as the
Committee Chair, or in the case of a petition, the
Clerk, may direct.
22.6 Ordre du jour - reunions extraordinaires -
r6daction
Dans le cadre des reunions extraordinaires du
Comit6 pl6nier, Fordre du four est pr6par6 selon les
exigences du pr6sident du comit6 ou, dans le cas
d'une petition, du greffier.
22.7 Chair - to preside - all meetings - voting 22.7 President — pr6sidence — toutes les reunions
authority
The Mayor, and in their absence the Deputy
Mayor, shall serve as the Chair of the Committee
of the Whole. The Committee Chair, or in their
absence, such other Member of the Committee as
may be chosen by the Committee, shall preside at
every Meeting and may vote on all questions
submitted.
22.8 Vote - equal - deemed - negative
In a case of an equal division of votes, the
Committee chair shall not have a second or casting
vote and the question shall be deemed to have been
decided in the negative.
22.9 Presiding Officer - powers - responsibilities
Except as otherwise provided in this By-law, the
Committee Member presiding at a Committee of
the Whole Meeting, while presiding, shall have all
of the powers and responsibilities of the Presiding
Officer at a Meeting of Council.
— droit de vote
Le maire ou, en Fabsence du maire, le maire adjoint
doit assumer la pr6sidence du Comit6 pl6nier. Le
pr6sident du comit6 ou, en Fabsence du pr6sident,
un autre membre du comit6 choisi par le comit6
doit pr6sider chaque r6union et peut voter sur toutes
les questions pr6sent6es.
22.8 Vote — 6galit6 - n6gatif
Dans le cas d'un partage 6gal des votes, le pr6sident
du comit6 ne dispose pas d'un second vote ou d'une
voix pr6pond6rante et on doit juger que la question
a fait Fobjet d'une d6cision negative.
22.9 Prisident(e) du conseil — pouvoirs -
responsabilit6s
Sauf indications contraires du pr6sent arret6, le
membre du comit6 pr6sidant a une r6union du
Comit6 pl6nier disposera, au moment ou it pr6side,
de tous les pouvoirs et responsabilit6s du pr6sident
du conseil lors d'une r6union du conseil.
-57-
22.10 Quorum - majority of Members
A Quorum of any Committee of the Whole shall be
the majority of its members.
22.11 Meeting — day, time, and cancellation
1. Unless otherwise provided by resolution at
a regular Council Meeting, Meetings of the
Committee of the Whole shall be
scheduled prior to a regular Council
Meeting commencing at a time to be set by
the Clerk or on the Monday of the week
when a regular Council Meeting is not
being held.
2. A Committee of the Whole Meeting may
be cancelled:
(a) by resolution adopted by a majority
of the Committee of the Whole
Members, at a regular Meeting of
that Committee; or
(b) upon the Written Consent of a
majority of the Members of the
Committee of the Whole if twenty-
four (24) hours' notice of
cancellation is provided by the
Clerk to each Member of the
Committee of the Whole in
accordance with the provisions of
section 6.3 and also to the public in
accordance with section 5.9; or
(c) where notice is not provided in
accordance with the provisions of
subparagraph (b), upon the Written
Consent of two-thirds of the
Members of the Committee of the
Whole if notice of cancellation is
subsequently provided by the Clerk
to each Member of the Committee
of the Whole in accordance with
section 6.3; and the Clerk
endeavours to post notice of
cancellation on the City of Saint
John's website (www.saintjohn.ca).
22.10 Quorum - majorite des membres
«Quorum» designe la majorite des membres du
Comite plenier.
22.11 Reunion — jour, heure, et annulation
1. Sauf indications contraires introduites par
resolution Tors d'une reunion ordinaire du
conseil, les reunions du Comite plenier sont
fixees avant la tenue d'une reunion
ordinaire du conseil a une date que fixera le
greffier ou le lundi d'une semaine durant
laquelle une reunion ordinaire n'est pas
tenue.
2. Une reunion du Comite plenier peut etre
annulee :
(a) par resolution adoptee par la
majorite des membres du Comite
plenier, lors d'une reunion ordinaire
de ce comite; ou
(b) avec le consentement ecrit de la
majorite des membres du Comite
plenier, si un avis d'annulation d'au
moins vingt-quatre (24) heures est
donne a chaque membre du Comite
plenier par le greffier,
conformement a Particle 6.3, ainsi
qu'au public conformement a
Particle 5.9; ou
(c) lorsqu'un avis n'est pas donne
conformement au sous-alinea (b),
avec le consentement ecrit des deux
tiers des membres du Comite
plenier, si un avis d'annulation est
subsequemment donne a chaque
membre du Comite plenier par le
greffier, conformement a Particle
6.3; et que le greffier tente
d'afficher 1'avis d'annulation sur le
site de Web de la ville de Saint John
(www.saintjohn.ca).
22.12 Special Meeting — called - by Chair
A special Meeting of a Committee of the Whole
may be called by the Committee Chair whenever
they consider it necessary.
22.13 Special Meeting - called - written request
- majority
The Committee Chair, or in the case of their
neglect or failure, the Clerk, shall call a special
Meeting of Committee of the Whole whenever
three (3) Members of that Committee request in
writing such a special Meeting.
22.14 Special Meeting- Committee of the Whole
- procedures
The provisions of section 6, with necessary
modifications, apply to special Meetings of
Committee of the Whole.
22.15 Business - procedure - exceptions
The business of Committee of the Whole shall be
conducted in accordance with the rules governing
the procedure of Council, so far as they are
applicable, except as otherwise set out in this
section.
22.16 Speaking — limitation
There is no limit to the number of times a Member
may speak to a motion in Committee of the Whole,
however each time a Member speaks to a motion,
they shall only speak for a maximum of three (3)
minutes.
22.17 Speaking - to motion — once - until all
spoken
A Member shall not speak more than once to a
motion until every Member who desires to speak
has spoken once in Committee of the Whole.
22.18 Recorded vote - not required
No recorded vote shall be required.
22.12 Reunion extraordinaire - convoquee par le
president
Une reunion extraordinaire d'un Comite plenier
peut etre convoquee par le president du comite
lorsqu'il le juge necessaire.
22.13 Reunion extraordinaire - convocation -
demande par ecrit - majority
Le president du comite ou, en cas de negligence ou
de manquement du president, le greffier peut
convoquer une reunion extraordinaire du Comite
plenier lorsque trois (3) des membres de ce comite
demandent par ecrit la tenue d'une telle reunion.
22.14 Reunion extraordinaire - Comite plenier,
procedures
Les dispositions de Particle 6 s'appliquent aux
reunions extraordinaires du Comite plenier, avec
les modifications necessaires.
22.15 Activites — procedures - exceptions
Les activites du Comite plenier sont menees
conformement aux regles regissant la procedure du
conseil, dans la mesure oii elles peuvent
s'appliquer, sauf indications contraires du present
article.
22.16 Intervention - limites
Un membre peut s'exprimer sur une proposition
autant de fois qu'il ou elle le veut en Comite
plenier, toutefois chaque fois qu'un membre
s'exprime sur une proposition, it ne s'exprimera
que pour une duree maximale de trois (3) minutes.
22.17 Intervention — proposition - une fois -
jusqu'a ce que tons soient intervenus
Un membre pourra s'exprimer a nouveau sur une
proposition apres que tous les membres qui veulent
s'exprimer aient pat -le une fois en Comite plenier.
22.18 Vote enregistre: non exige
Aucun vote enregistre n'est exige.
-59-
22.19 Motion - to close debate - prohibited
A motion to put the previous question shall not be
permitted in Committee of the Whole.
22.20 Chair - permitted a position - without
leaving
The Committee Chair or other presiding Member
may take a definite position and endeavour to
persuade the Committee of the Whole on that
position without leaving the chair in Committee of
the Whole.
22.21 Point of Order - procedure - decision -
chair
When a Point of Order or a Point of Procedure is
raised or when a Member is called to order in
Committee of the Whole, the same procedure shall
be adopted as in Council.
22.22 Delegations - hearing of - rules
When a person or a representative of any group is
scheduled to address Committee of the Whole, a
copy of the presentation and any additional
materials they wish to bring the Committee's
attention shall be submitted to the Clerk prior to
4:00 p.m. on the Wednesday preceding the
scheduled Committee of the Whole Meeting. This
presentation and other materials shall not include
any copyrighted content or any material deemed
offensive, abusive, defamatory, or unlawful.
22.23 Delegation/Presentation - prior notice
When a person or representative of any group of
persons wishes to address Committee of the Whole
they shall submit a request in writing to the Clerk,
addressed to the Mayor and Council, prior to 4:00
p.m. on the Wednesday preceding a regular
Council Meeting.
22.19 Proposition - mettre fin au debat -
interdiction
Une proposition visant a mettre la question
precedente aux voix n'est pas autorisee en Comite
Plenier.
22.20 President - autorise a adopter une position
- sans quitter la presidence
Le president du comite ou un autre membre
presidant peut adopter une position ferme et
s'efforcer de persuader les membres du Comite
plenier de cette position sans quitter la presidence
du Comite Plenier.
22.21 Rappel au reglement - procedure —
decision — president
Lorsqu'un membre formule un rappel au reglement
ou souleve une question de procedure, ou qu'il est
rappele a Pordre au Comite plenier, la meme
procedure doit etre adoptee comme elle Pest au
conseil.
22.22 Delegations — intervention - regles
Lorsqu'une personne ou le representant d'un
groupe doit s'adresser au Comite plenier, une copie
de la presentation et de toute autre information
qu'on desire apporter a 1'attention du comite
plenier doivent etre soumis au greffier avant 16 h
le mercredi pr6cedant la reunion prevue du Comite
plenier. Cette presentation et autre information ne
doivent pas inclure de contenu protege par le droit
d'auteur ni de materiel juge offensant, abusif,
diffamatoire ou illegal.
22.23 Delegations et presentations - preavis
Lorsqu'une personne ou le representant d'un
groupe de personnes veut s'adresser au Comite
plenier, it doit presenter une demande par ecrit au
greffier, adressee au maire et au conseil, avant 16 h
le mercredi pr6cedant une reunion ordinaire du
conseil.
22.24 Address - no notice - majority consent -
required
No person or representative of a group of persons
who has not received the prior consent of the
Council or Committee of the Whole will be
permitted to address the Committee without the
consent of a majority of the Members of Council.
22.25 Address - maximum duration
Except with the majority consent of the Committee
of the Whole, no person shall address the
Committee for more than fifteen (15) minutes,
exclusive of the time required to answer questions
put to them by the Committee.
22.26 New motion - notice - in writing - deadline
A Member of Committee of the Whole wishing to
introduce a motion, other than the type listed in
sections 16.7 through 16.23 inclusive, for
consideration by Committee of the Whole shall
deliver the motion in writing to the Clerk by 4:00
p.m. on the Wednesday before the meeting of
Committee of the Whole and shall provide the
background associated with the item and the
proposed motion.
22.27 Report - to Council - all matters -
recommendations
Committee of the Whole shall report to Council on
all matters connected with the duties imposed on it
and all matters referred to it and shall recommend
such action as it deems appropriate.
22.28 Minutes - Committee of the Whole - taken
by Clerk
The Clerk or any City employee designated by the
Clerk shall take minutes of the Committee of the
Whole meetings.
22.29 Open meetings - exception
The provision of sections 7.2 through 7.4 inclusive,
regarding closing Meetings to the public, apply to
22.24 Adresse - aucun avis, consentement
majoritaire - exigence
Une personne ou le repr6sentant d'un groupe de
personnes qui n'a pas requ de consentement
pr6alable du conseil ou du Comit6 pl6nier ne peut
s'adresser au comit6 sans obtenir le consentement
de la majorit6 des membres du conseil.
22.25 Adresse - dur6e maximale
Sauf sur consentement majoritaire du Comit6
pl6nier, personne ne peut s'adresser au comit6
pendant plus de quinze (15) minutes, sans compter
le temps n6cessaire pour r6pondre aux questions
que lui pose le comit6.
22.26 Nouvelle proposition — avis - par ecrit -
d6lai
Un membre du Comit6 pl6nier qui veut pr6senter
une proposition diff6rente de celles 6num6r6es aux
articles 16.7 a 16.23 inclusivement aux fins
d'examen par le Comit6 pl6nier doit pr6senter la
proposition par 6crit au greffier avant 16 h le
mercredi pr6c6dant la r6union du Comit6 pl6nier et
celle-ci doit comprendre des renseignements
g6n6raux relatifs a la question et a la proposition
pr6sent6e.
22.27 Rapport - a 11intention du conseil - toutes
questions - recommandations
Le Comit6 pl6nier doit faire rapport au conseil sur
les questions lilies aux taches qui lui sont impos6es
et a toutes les questions qui lui sont transmises. Il
doit 6galement recommander des mesures lorsqu'il
le juge appropri6.
22.28 Proces-verbal - Comit6 pl6nier - redig6
par le greffier
Le greffier ou un employ6 de la Corporation
nomm6 par le greffier r6dige les proces- verbaux
des r6unions du Comit6 pl6nier.
22.29 Reunions publiques - exceptions
Les dispositions pr6vues aux articles 7.2 a 7.4,
inclusivement, concernant la tenue de s6ances
-61-
regular and special Meetings of Committee of the
Whole and except as permitted or provided in the
Local Governance Act, Committee of the Whole
Meetings shall be open to the public.
22.30 Proceedings - adopted- confirmed - by
Council - motion
The recommendations of Committee of the Whole
Meetings may be adopted by Council in a single
motion and the passage of such motion shall be
taken to confirm all of the proceedings taken in the
Committee of the Whole meeting except for those
matters dealt with or voted on separately.
22.31 Recommendation - vote - requested
A Member may request prior to the adoption of the
Committee of the Whole report or
recommendations that Committee
recommendations be voted on separately and such
a request shall not require the introduction of a
motion.
Enactment
23.1 Effective Date
This By-law shall come into force on the date it
receives 3rd reading.
Repeal
24 A by-law of The City of Saint John
enacted on the 3rd day of May, 2021 entitled "By-
law Number LG-1 S, A By-law Respecting the
Procedures of the Common Council of The City of
Saint John" and all amendments thereto are
repealed.
privees s'appliquent aux seances ordinaires et
extraordinaires du comite pl6nier. De plus, les
seances du comite pl6nier sont publiques, sous
reserve de la Loi sur la gouvernance locale.
22.30 Procedures — adoption — confirmation -
par le conseil - proposition
Les recommandations formulees lors des reunions
du Comite pl6nier peuvent etre adoptees par le
conseil en une seule proposition et 1'adoption d'une
telle proposition doit etre menee a bien pour
confirmer toutes les deliberations du Comite
pl6nier, a 1'exception des questions traitees
s6parement ou qui ont fait l'objet d'un vote distinct.
22.31 Recommandations — vote - demande
Avant que ne soient adoptes le rapport ou les
recommandations du Comite pl6nier, un membre
peut demander que les recommandations soient
soumises a un vote distinct et une telle demande ne
requiere pas la presentation d'une proposition.
Entree en Vigueur
23.1 Date d'entree en vigueur
Le present arrete entrera en vigueur a la date oii it
recevra la 3e lecture.
Abrogation
24 L'arrete de la ville de Saint John edict6 le
3 mai, 2021 et intitule « Arrete N° LG-1 S, Arrete
concernant le Reglement Interieur du Conseil
Communal de la Ville de Saint John », ensemble
ses modifications, est abroge.
-62-
IN WITNESS WHEREOF the City of Saint John
has caused the Corporate Common Seal of the said
City to be affixed to this By-law the 41h day of May
A.D. 2026 and signed by:
EN FOI DE QUOI, la Ville de Saint John a fait
apposer son sceau municipal sur le present arr&6 le
4 mai 2026, avec les signatures suivantes :
First Reading - April 7, 2026 Premiere lecture - le 7 avril 2026
Second Reading - April 7, 2026 Deuxieme lecture - le 7 avril 2026
Third Reading - May 4, 2026 Troisieme lecture - le 4 mai 2026
KIM
TABLE OF PRECEDENCE
1.
MOTION TO SET THE DATE AND TIME OF THE NEXT
MEETING
•
Ensure that those who must
Requires a mover and a seconder
leave, know the time and place
Requires, for adoption, a majority vote
of the next Meeting
May be debated, but only.as to the date and time
2.
MOTION TO SET THE TIME TO ADJOURN
—
Requires a mover and a seconder
•
To limit the length of the
—
Requires, for adoption, a majority vote
Meeting
—
May be debated, but only as to the time of the adjournment
3.
MOTION TO ADJOURN
—
Requires a mover and a seconder
—
Requires for adoption, a majority vote
0
To terminate Meeting
—
May not be debated
4.
MOTION TO RECESS
—
Requires a mover and a seconder
—
Requires a majority vote
0
Cooling off period
—
Must not be debated
5.
MOTION TO RAISE A QUESTION OF PRIVILEGE
—
Requires a mover only, who may interrupt another speaker
0
Ventilation
—
Requires no vote
*
Disorder in gallery
—
Must not be debated
0
Any rights of Members
6.
MOTION TO RAISE A POINT OF ORDER
—
Requires a mover only, who may interrupt another speaker
0
To call attention
—
Requires no vote
*
Failure to observe rules
—
Must not be debated
7.
MOTION TO LAY ON THE TABLE OR MOTION TO
REMOVE FROM THE TABLE
—
Requires a mover and a seconder
0
Consider immediately
—
Requires a majority vote
—
Must not be debated
8.
MOTION TO PUT THE PREVIOUS QUESTION
—
Requires a mover and a seconder
0
To limit amendments and force
—
Requires a two-thirds vote
a direct vote on the main motion
—
Must not be debated
-64-
9. MOTION TO DEFER TO A DEFINITE DATE AND TIME
. Make way for more urgent
Requires a mover and a seconder
business
Requires a majority vote
• Cooling off period
May be debated, but only as to the time
• Postpone
• Way of determining support
10. MOTION TO REFER (e.g. TO A STANDING OR
SPECIAL COMMITTEE)
. When additional information or
Requires a mover and a seconder
discussion is needed
Requires a majority vote
May be debated only on the propriety of the referral
11. MOTION TO AMEND
Requires a mover and a seconder
• To add, delete, or substitute
Requires a majority vote
words in the main motion
May be debated
12. THE MAIN MOTION
Requires a mover and a seconder
• The proposal before the meeting
Requires a majority vote
May be debated
13. MOTION TO RESCIND
— Requires a mover and seconder
— Requires a majority vote when a notice of motion has been
• Annul a motion that has been
provided
passed
— Requires a two-thirds vote when a notice of motion has not been
provided to Council
— May be debated
-65-
'I'ABI..,E DE PRiCEBE1114CE
1.
PROPOSITION POUR FIXER LA DATE ET L'HEURE
. .......... ..................................................................... . ........................................................................ . ..........................
• Pour assurer que les personnes
DE LA PROCHAINE REUNION
devant s'absenter connaissent
-
Requiert un auteur et un appuyeur
la date, I'heure et le lieu de la
Pour que la proposition soit adopt6e, le vote doit titre
prochaine reunion
majoritaire
2.
PROP4
PROPOSITION VISANT A FIXER L'HEURE DE
• Pour limiter la dur6e de la
L'AJOURNEMENT
reunion
Requiert un auteur et Lin appuyeur
Pour que la proposition soit adoptde, le vote doit titre
majoritaire
La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne portant
que sur I'heure de l'ajournement
. ................................
3.
..............
PROPOSITION D'AJOURNEMENT
• Pour mettre fin A la reunion
-
Requiert un auteur et un appuyeur
Pour que la proposition soit adopt6e, le vote doit titre
majoritaire
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
-i.
—PROP SIT'ION DE PAUSE
Pdriode de d6tente
Requiert un auteur et un appuyeur
La proposition n6cessite un vote majoritaire
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
5.
PROPOSITION POUR SOULEVER UNE QUESTION DE
0 Ventilation
PRIVIUGE
0 136sordre dans la tribune
-
Ne requiert qu'un auteur qui peut interrompre un autre
0 Tous les droits des membres
intervenant
Ne requiert aucun vote
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
......................................................................
6.
PROPOSITION POUR FORMULgR —UNRAPPEL —AU
Pour porter une q• uestion A I'
RtGLEMENT
attention des membres
-
Ne requiert qu'un auteur qui peut interrompre un autre
• 136faut de se conformer aux
intervenant
r6gles
-
Ne requiert aucun vote
................................................
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
— .......................................................................
................................. . . ........... ......
....... ........
7. PROPOSITION POUR SOUMETTRE UNE QUESTION
......... ....... ....
• Prendre en consideration
OU PROPOSITION POUR RETIRER UNE QUESTION
immediatement
--- Requiert un auteur et un appuyeur
La proposition necessite un vote majoritaire
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
......................................................................................................................................................................
8. PROPOSITION POUR QUE LES MEMBRES SE
• Pour limiter les modifications
PRONONCENT SUR LA QUESTION PRECEDENTE
et forcer un vote direct sur la
---- Requiert un auteur et un appuyeur
proposition principale
Pour titre adoptee, la proposition necessite les deux tiers des votes
Ne doit pas faire l'objet d'une discussion
.........................................................................
9. PROPOSITION POUR REPORTER UNE QUESTION A
....... ......................... ._...................................................... _
• Faire place a des questions plus
UNE DATE ETA UNE IIEURE PRECISES
urgentes
---- Requiert un auteur et un appuyeur
• Periode de detente
---- La proposition necessite un vote majoritaire
• Report
--- La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne portant
• Fagon de determiner le soutien
que sur la date et 1'heure
............................................................................
10. PROPOSITION POUR TRANSMETTRE UNE
• Lorsqu' it est necessaire
QUESTION (p. ex. A UN COMITE PERMANENT OU A
d'obtenir des renseignements
UN COMITE SPECIAL)
supplementaires ou de tenir
— Requiert un auteur et un appuyeur
d'autres discussions
— La proposition necessite un vote majoritaire
Pourrait titre seulement debattu sur la bienseance de la
reference
........................ ._........................... ........................ _............................... m___............................... _............................ .....................
11. PROPOSITION DE MODIFICATION
• Pour ajouter, supprimer ou
Requiert un auteur et un appuyeur.
substituer des mots dans la
La proposition necessite un vote majoritaire.
proposition principale
Peut faire l'objet d'une discussion.
12. LA MOTION PRINCIPALE
• La proposition soumise a
-- Requiert un auteur et un appuyeur
1'assemblee
La proposition necessite un vote majoritaire
Peut faire l'objet d'une discussion
..........................................................
13. PROPOSITION DE REVOCATION
• Pour annuler une proposition
--- Requiert un auteur et un appuyeur
qui a ete adoptee
--- La proposition necessite un vote majoritaire lorsqu'un avis
d'intention a ete donne
La proposition necessite le vote des deux tiers du nombre total
des membres du conseil lorsqu'un avis d'intention n'a pas ete
donne au conseil
Peut faire 1'obpet d'une discussion
.......................'
-67-
SCHEDULE B
PROCEDURE FOR STATUTORY PUBLIC HEARING
1. Immediately prior to the opening of the public hearing, and at the discretion of the City
Manager, City staff may make a presentation to Council providing an overview of the
proposal.
2. The Mayor, or Deputy Mayor, will open the public hearing.
3. The Mayor, or Deputy Mayor, will first call upon members of the public to voice their
objections to the proposal, and then call upon members of the public to speak in
favour of the proposal. Each member of the public will be allotted a maximum of ten
minutes to address Council.
4. Following each member of the public's allotted speaking time, members of Council
may pose questions to them.
5. Once all members of the public have spoken, members of Council may ask questions
of the City Manager on the proposal.
6. Once steps I to 5 above have been completed, the Mayor, or Deputy Mayor, shall
declare that the public hearing is closed.
7. Once the public hearing is closed, Council may:
a. debate the proposal;
b. make amendments that do not require re -advertising or reopening the public
hearing;
c. pass, defeat or postpone the item; or
d. refer the item to the City Manager.
ANNEXE B
PROCEDURE RELATIVE AUX AUDIENCES PUBLIQUES
1. Imm6diatement avant Pouverture de Paudience publique, et a la discr6tion du directeur
g6n6ral, un employe municipal peut effectuer une pr6sentation au conseil fournissant
un aper�u de la proposition.
2. Le maire ou le maire suppl6ant ouvrira Paudience publique.
3. Le maire ou le maire suppl6ant fera d'abord appel aux membres du public pour qu'ils
pr6sentent leurs objections a la proposition. Il fera ensuite appel aux membres du
public pour qu'ils s'expriment en faveur de la proposition. Chaque membre du public
se verra accorder un maximum de dix minutes pour s'adresser au conseil.
4. Suivant le temps de parole accord6 a un membre du public, les membres du conseil
pourront lui poser des questions.
5. Une fois que tous les membres du public auront pris la parole, les membres du conseil
pourront poser des questions au directeur g6n6ral au sujet de la proposition.
6. Une fois ques les 6tapes 1 a 5 ci-haut auront &6 complWes, le maire ou le maire
suppl6ant d6clarera Paudience publique termin6e.
7. Une fois que Paudience publique est termin6e, le conseil peut :
a. Discuter la proposition;
b. apporter des modifications qui ne n6cessitent pas une nouvelle annonce ou une
r6ouverture de Paudience publique;
c. adopter, rejeter ou reporter le point;
d. renvoyer le point au directeur g6n6ral.
••
SCHEDULE C/ANNEXE C
FINANCIAL POLICIES
1) FAS-001 Asset Management Policy/ Politique de gestion des actifs
2) FAS-002 Investment Management Policy/ Politique de gestion des placements
3) FAS-003 Reserves Policy/ Politique sur les reserves
4) FAS-004 Operating Budget Policy/ Politique sur les budgets de fonctionnement
5) FAS-005 Capital Budget Policy/ Politique sur les budgets d'immobilisations
6) FAS-006 Debt Management Policy/ Politique de gestion de la dette
7) FAS-007 Wage Escalation Policy/ Politique sur Pescalade des salaires
8) FAS-020 Long-term Financial Plan Policy/ Politique sur le plan financier a long
terme
9) FAS-021 Budget Monitoring Policy/ Politique sur le suivi budgetaire
10) FAS-028 Internal Audit Charter/ Charte de 1'audit interne
-7o-
SCHEDULE D
NOTICE OF MOTION
Date Submitted
Meeting Date
Open or Closed
Her/His Worship Mayor and Members of Common Council:
SUBJECT: [Council Member describes the topic that is the subject of the Notice of
Motion]
Primary Author Input from Council In ut from Staff
[Council Member' s Name] [Council Member lists the [Council Member lists the
other Members of Council names of City Staff who
who have been consulted) have been consulted]
PROPOSED MOTION:
[Council Member provides the proposal for the motion. The exact language of the motion
should be provided here. Members of Council are encouraged to consult with City Staff
and Common Clerk for assistance.]
BACKGROUND INFORMATION:
[Council Member provides detailed background information. This section is intended to
provide sufficient and relevant information for council members to make an informed
decision on the proposed motion. Consider including the following:
1. The Reason for the motion: outline the issue the motion is intended to address.
Consider including relevant reference materials which support the proposed
motion. Consider relying on objective reliable third -party sources.
2. The Context of the motion: consider addressing whether the proposed motion
falls within the City' s authority, and whether the city is already working on the
issue. If it is, consider touching upon what is currently being done and how the
motion would affect this. Consider referencing past decisions and planning
documents to help set the context.
3. The Solution being proposed: consider explaining how the motion will help
solve the problem or how it will solve it better if the City is already addressing the
issue). Consider addressing the impact of the motion (e.g., what will the impact
be, will it displace other priorities, will there be related resource issues, etc.?)]
-71-
STRATEGIC ALIGNMENT:
[Council Member should describe here how the proposed motion will align with
corporate strategies and/or Council priorities.]
BUDGET IMPLICATIONS:
[Council Member should list here the potential impact of the proposed motion on the
approved budget]
INPUT FROM OTHERS:
[Council Member should list here the parties consulted in the preparation of the Motion,
including: City Staff, other Council Members, Agencies, Other Stakeholders, etc.]
ATTACHMENTS:
[Council Member may list here and attach to this form relevant information related to the
motion.]
-72-
ANNEXE D
AVIS DE PROPOSITION
Date sou_mise_
Date de la seance du
conseil
... ....................... M,w............. .
Seance publique ou
fermee au public
Monsieur le/Madame le Maire _ et membres du conseil communal:
SUJET: [Le membre du conseil decrit ici le sujet de la proposition]
Auteur a Contribution des Contribution
() � de
members du conseil I'administration
.__ . ............ _
[Nom du membre du [Le membre du conseil [Le membre du conseil
conseil qui soumet la liste ici les autres membres liste ici le nom des
proposition] du conseil qui ont ete employes de la ville qui ont
consulter ete consulter
PROPOSITION:
[Le membre du conseil fournit ici le texte exact de la proposition. On encourage les
membres du conseil a consulter les employes de la ville et le greffier pour de
1'assistance.]
CONTEXTE:
[Le membre du conseil fournit ici les details pertinents concemant la proposition. Le but
de cette partie du formulaire est de fournir toute 1'information necessaire et pertinente aux
autres membres du conseil pour leur permettre de prendre une decision eclairee sur la
proposition. Le membre du conseil devrait considerer inclure ce qui suit:
1. La raison de la proposition: presenter ici la question que la proposition tente
d'adresser. On peut faire reference ici a des sources qui supportent la proposition,
preferablement des sources objectives de tierces parties.
2. Le contexte de la proposition: considerer la competence de la ville a traiter la
question soulevee par la proposition. Considerer aussi si la ville travaille deja sur
la question. Si la ville y travaille deja, fournir les details de ce qui a ete entrepris
et 1'impact de la proposition sur ce travail deja entame. Le membre du conseil
pourrait inclure ici une liste des decisions antecedentes sur la question et des plans
-73-
ou autres documents adoptes par le conseil qui sont pertinents a la question
soulevee dans la proposition, pour mieux decrire le contexte.
3. La solution proposee; la membre pourrait expliquer ici comment la proposition
resoudra la question (ou comment elle la resoudra mieux si la ville y travaille
deja). Le membre pourrait aussi fournir ici de Pinformation sur Pimpact de la
proposition (par exemple, si elle deplacera d'autres priorites, si elle causera des
defis de ressources financieres, humaines et autres, etc.]
DIRECTION STRATEGIQUE:
[Le membre du conseil decrit ici comment la proposition s'aligne avec la direction
strategique et les priorites du conseil.]
ENJEUX BUDGETAIRES:
[Le membre du conseil liste ici les repercussions potentielles de la proposition sur le
budget approuve par le conseil.]
AUTRE CONTRIBUTIONS:
[Le membre du conseil liste ici la liste des personnes qui ont ete consultees dans la
proposition, y inclut les employes de la ville, les autres membres du conseil, les agences,
les autres parties prenantes, etc.]
PIECES JOINTES:
[Le membre du conseil liste ici et place en piece jointe toute information pertinente a la
proposition.]