2024-11-12_Minutes--Procès-verbal
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
MINUTES – REGULAR MEETING
COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAINT JOHN
NOVEMBER 12, 2024 AT 6:00 PM
ND
2 FLOOR COMMON COUNCIL CHAMBER, CITY HALL
An Electronic means of communication will be used at this meeting. The public may
attend the meeting in person in the Council Chamber or view the meeting on the City’s
Website (www.saintjohn.ca) or on Rogers TV.
Present: Mayor Donna Noade Reardon
Deputy Mayor John MacKenzie
Councillor-at-Large Gary Sullivan
Councillor-at-Large Brent Harris
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 1 Joanna Killen
Councillor Ward 2 Barry Ogden
Councillor Ward 3 Gerry Lowe
Councillor Ward 4 Greg Stewart
Councillor Ward 4 Paula Radwan
Also Present:
Chief Administrative Officer B. McGovern
General Counsel M. Tompkins
Chief Financial Officer K. Fudge
Fire Chief R. Nichol
Commissioner Utilities & Infrastructure Services I. Fogan
Commissioner Public Works M. Hugenholtz
Commissioner Human Resources S. Hossack
Commissioner Growth & Community Services A. Poffenroth
Director External Relations L. Caissie
City Clerk J. Taylor
Administrative Assistant K. Tibbits
1
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
1. Call to Order
1.1 Land Acknowledgement
Councillor Radwan read aloud the Land Acknowledgement and called for a moment of
reflection.
“The City of Saint John/Menaquesk is situated is the traditional territory of the
Wolastoqiyik/Maliseet.The Wolastoqiyik/Maliseet along with their Indigenous Neighbours,
the Mi’Kmaq/Mi’kmaw and Passamaquoddy/Peskotomuhkati signed Peace and Friendship
Treaties with the British Crown in the 1700s that protected their rights to lands and
resources.”
1.2 National Anthem
The Saint John Symphony Youth Orchestra performed O Canada by video.
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of October 24, 2024
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Deputy Mayor MacKenzie:
RESOLVED that the minutes of October 24, 2024 be approved.
MOTION CARRIED.
2.2 Minutes of October 28, 2024
Moved by Councillor Radwan, seconded by Councillor Killen:
RESOLVED that the minutes of October 28, 2024, be approved.
MOTION CARRIED.
3. Approval of Agenda
Moved by Councillor Stewart, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that the agenda for November 12, 2024, be approved with the addition of Item
17.1 Hiring of General Manager for Saint John Industrial Parks (2024) Ltd.
MOTION CARRIED.
4. Disclosures of Conflict of Interest
Councillors Stewart and Radwan declared a conflict of interest on Item 5.6 Engineering
Construction Management Services – Retail Drive Intersection.
5. Consent Agenda
2
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
5.1 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-295:
Business Improvement Area 2025 Budget, Common Council signal its intention to approve
the 2025 Business Improvement Area budget submitted by Uptown Saint John Inc.; and
the City Clerk be directed to prepare the required newspaper notice, per s.6(2) of the
Business Improvement Areas Act.
5.2 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-292: Housing
Accelerator Fund – Zoning Reform and Subdivision By-Law Amendments – Referral to
Planning Advisory Committee and Proposed Public Hearing Date for Zoning By-Law
Amendments, Common Council:
1. Schedule a public hearing on Monday, December 16, 2024 at 6:30 p.m. for amendments
to the Zoning By-Law related to the Zoning Reform Initiative under the City’s Housing
Accelerator Fund and refer the matter to the Planning Advisory Committee for a report
and recommendation in the Council Chamber, City Hall 2nd floor, 15 Market Square, Saint
John, NB; and,
2. Refer the proposed amendments to the Subdivision By-Law to the Planning Advisory
Committee for a report and recommendation.
5.3 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-299: Proposed
Public Hearing Date for 125 Gault Road, Common Council schedule a public hearing on
Monday, January 13, 2025 at 6:30 p.m. for a Zoning By-Law and Section 59 amendment
application submitted by Hughes Surveys & Consultants Inc. Ltd. for 125 Gault Road, PID
Part of 00403535 in the Council Chamber, City Hall 2nd floor, 15 Market Square, Saint
John, NB.
5.4 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-291:
Appointment of Auditor for Auditing Services, Common Council approve and authorize the
Mayor and Common Clerk to execute the agreement in the form as attached to M&C No
2024-291 with Deloitte LLP (Deloitte) to be the financial statement auditors for the City of
Saint John, The Saint John Trust Funds, Saint John Transit Commission, Saint John Free
Public Library, Saint John Aquatic Centre Commission, Saint John Trade and Convention
Centre, Harbour Station Commission and Saint John Industrial Parks (2024) Ltd. for the
next four years with two one-year renewal options at the City’s discretion.
5.5 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-297: Security
Information and Event Management (SIEM) Service Agreement Addendum #1 Contract
No. 2019-080601P Common Council approves Service Agreement Addendum #1 to the
Security Information and Event Management (SIEM) Contract No. 2019-080601P in the
form as attached to M&C No. 2024-297 with Bulletproof Solutions, ULC, and that the Mayor
and Clerk be authorized to execute the said Service Agreement Addendum and any
document ancillary thereto or necessary to effect the transaction.
5.6 Refer to Item 14.1
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Sullivan:
3
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
RESOLVED that the recommendation set out in each consent agenda item respectively,
with the exception of Item 5.6 which has been identified for discussion, be adopted.
MOTION CARRIED UNANIMOUSLY.
6. Members Comments
Members commented on various local events.
7. Proclamation
8. Delegations / Presentations
8.1 Saint John Community Arts Board
Laura Oland, Chair of the Saint John Community Arts Board reviewed the submitted
presentation and discussed activities that occurred over 2023 and 2024. Ms. Oland
commented on the work of the board including updating governance documents,
providing grant opportunities, offering community workshops, fundraising and plans for
the future.
9. Public Hearings – 6:30 p.m.
10. Consideration of By-Laws
10.1 Proposed Municipal Plan Amendment – 221, 251 & 271 Lancaster Avenue (30 Day
Letter)
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Lowe:
RESOLVED that the proposed Municipal Plan By-Law Amendment regarding 221, 251 &
271 Lancaster Avenue be referred to the Planning Advisory Committee for a report and
recommendation with staff returning at a future Council meeting to request the scheduling
of the public hearing.
MOTION CARRIED.
11. Submissions by Council Members
12. Business Matters – Municipal Officers
12.1 Chief Administrative Office Update on select Catalytic Projects and Advocacy
(Verbal)
CAO McGovern provided updates on several catalytic projects and advocacy efforts
including the South End Peninsula school, Saint John Industrial Parks land expansion and
recruitment efforts, The Gathering Space, Affordable Housing advocacy and Housing
Accelerator Fund program.
4
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
Councillor Harris withdrew from the meeting.
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Radwan:
RESOLVED that the Chief Administrative Officer update on select catalytic projects and
advocacy be received for information.
MOTION CARRIED.
13. Committee Reports
Having declared a conflict of interest, Councillors Stewart and Radwan withdrew from the
meeting.
Councillor Sullivan withdrew from the meeting.
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
14.1 Engineering Construction Management Services – Retail Drive Intersection
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-294: Engineering
Construction Management Services – Retail Drive Intersection Realignment, the proposal
from EXP Services Inc., for engineering inspection and construction management services
for the Retail Drive Intersection Realignment project in the amount of $413,573.35
including HST be accepted; and that the Mayor and City Clerk be authorized to execute
the appropriate documentation in that regard.
MOTION CARRIED.
Councillors Stewart and Radwan re-entered the meeting.
15. General Correspondence
15.1 Elections NB: Acknowledgement of Ward 3 Vacancy (Recommendation: Receive
for Information)
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that the correspondence from Elections NB acknowledging the Ward 3
vacancy be received for information.
MOTION CARRIED.
15.2 Request for Proclamation: International Day for Persons with Disabilities
(Recommendation: Request staff consult with the Saint John Ability Advisory
Committee and prepare proclamation)
Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Norton:
5
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
RESOLVED that staff be directed to consult with the Saint John Ability Advisory Committee
and prepare a proclamation for International Day for Persons with Disabilities.
MOTION CARRIED.
Councillor Harris re-entered the meeting.
16. Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
17.1 Hiring of General Manager for Saint John Industrial Parks (2024) Ltd.
Moved by Councillor Stewart, seconded by Councillor Harris:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on
November 12, 2024, Common Council approve that the Provisional Directors of Saint
John Industrial Parks (2024) Ltd., being Chief Administrative Officer, Chief Financial
Officer, and General Counsel for the City, be authorized to sign the Director’s Resolution
generally in the form as presented to Committee of the Whole at its meeting held
November 12, 2024, authorizing Saint John Industrial Parks (2024) Ltd. to hire the
preferred candidate for the General Manager position on behalf of Saint John Industrial
Parks (2024) Ltd.
MOTION CARRIED.
18. Adjournment
Moved by Councillor Lowe, seconded by Deputy Mayor MacKenzie:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on November 12, 2024, be
adjourned.
MOTION CARRIED.
6
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
The Mayor declared the meeting adjourned at 6:55 p.m.
Mayor / Maire
Donna Noade Reardon
City Clerk / Greffier municipal
Jonathan Taylor
7
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
PROCÈS-VERBAL — SÉANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN
Le 12 NOVEMBRE 2024 À 18 h
e
SALLE DU CONSEIL COMMUNAL, 2 ÉTAGE, HÔTEL DE VILLE
Un moyen de communication électronique sera utilisé lors de cette réunion. Le public
peut assister à la séance en personne dans la salle du Conseil ou la regarder sur le site
Web de la Ville (www.saintjohn.ca) ou sur Rogers TV.
Présents : Donna Noade Reardon, mairesse
John MacKenzie, maire adjoint
Gary Sullivan, conseiller général
Brent Harris, conseiller général
Greg Norton, conseiller municipal, quartier 1
Joanna Killen, conseillère municipale, quartier 1
Barry Ogden, conseiller municipal, quartier 2
Gerry Lowe, conseiller municipal, quartier 3
Greg Stewart, conseiller municipal, quartier 4
Paula Radwan, conseillère municipale, quartier 4
Aussi présents :
B. McGovern, administrateur en chef
M. Tompkins, avocate générale
K. Fudge, chef des services financiers
R. Nichol, chef des pompiers
I. Fogan, commissaire, services publics et infrastructure
M. Hugenholtz, commissaire aux travaux publics
S. Hossack, commissaire aux ressources humaines
A. Poffenroth, commissaire de la croissance et des services
communautaires
L. Caissie, directrice des relations extérieures
J. Taylor, greffier municipal
K. Tibbits, adjoint administratif
8
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
1. Ouverture
1.1 Reconnaissance des terres
La conseillère Radwan lit à haute voix la reconnaissance des terres et demande un
moment de réflexion.
« La Ville de Saint John/Menaquesk est située sur le territoire traditionnel des
Wolastoqiyik/Malécites. Les Wolastoqiyik/Malécites, ainsi que leurs voisins autochtones,
les Mi’kmaq/Mi’kmaw et les Passamaquoddy/Peskotomuhkati, ont signé des traités de paix
et d’amitié avec la Couronne britannique dans les années 1700 qui protègent leurs droits
à l’égard des ressources ».
1.2 Hymne national
L’Orchestre des jeunes de Saint John interprète Ô Canada en vidéo.
2. Approbation du procès-verbal
2.1 Procès-verbal du 24 octobre 2024
Proposé par le conseiller Sullivan, appuyé par le maire adjoint MacKenzie :
IL EST RÉSOLU que le procès-verbal du 24 octobre 2024 soit approuvé.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
2.2 Procès-verbal du 28 octobre 2024
Proposé par la conseillère Radwan, appuyé par la conseillère Killen :
IL EST RÉSOLU que le procès-verbal du 28 octobre 2024 soit approuvé.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
3. Approbation de l’ordre du jour
Proposé par le conseiller Stewart, appuyé par le conseiller Norton :
IL EST RÉSOLU que l’ordre du jour du 12 novembre 2024 soit approuvé avec l’ajout du
point 17.1 Embauche d’un directeur général pour Saint John Industrial Parks (2024) Ltd.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
4. Divulgation des conflits d’intérêts
Les conseillers Stewart et Radwan déclarent un conflit d’intérêts sur le point 5.6 Services
techniques de gestion de la construction – Intersection de la promenade Retail.
5. Consentement à l’ordre du jour
9
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
5.1 IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport soumis M&C 2024-
295 : Budget de 2025 de la zone d’amélioration des affaires Le conseil commun signale
son intention d’approuver le budget 2025 de la zone d’amélioration des affaires présenté
par Uptown Saint John Inc. et que le greffier municipal soit chargé de préparer l’avis de
publication requis, conformément au paragraphe 6(2) de la Loi sur les zones
d’amélioration des affaires.
5.2 IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport
soumis M&C 2024-292 : Fonds pour accélérer la construction de logements – Réforme du
zonage et modifications du règlement de lotissement – Renvoi au comité consultatif
d’urbanisme et date prévue pour l’audience publique pour les modifications du règlement
de zonage, le Conseil communal doit :
1. Fixer une audience publique le lundi 16 décembre 2024 à 18 h 30 pour discuter des
modifications au règlement de zonage liées à l’initiative de réforme du zonage dans le
cadre du Fonds pour accélérer la construction de logements de la Ville et renvoyer la
question au Comité consultatif d’urbanisme aux fins de rapport et de recommandation
e
dans la salle du conseil, hôtel de ville, 2 étage, 15 Market Square, Saint John (N.-B.);
2. Renvoyer les amendements proposés au règlement de lotissement au Comité
consultatif d’urbanisme aux fins de rapport et de recommandation.
5.3 IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport
soumis M&C 2024-299 : Date proposée pour l’audience publique concernant le 125,
chemin Gault, Le Conseil communal prévoit une audience publique le
lundi 13 janvier 2025 à 18 h 30 pour une demande de modification du règlement de
zonage et de l’article 59 présentée par Hughes Surveys & Consultants Inc. Ltd. pour le
125, chemin Gault, partie du NID 00403535, dans la salle du conseil, hôtel de ville,
e
2 étage, 15 Market Square, Saint John (N.-B.).
5.4 IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport
soumis M&C 2024-291 : Nomination d’un vérificateur pour des services de vérification, Le
Conseil communal approuve et autorise la mairesse et le greffier communal à signer
o
l’entente, telle qu’elle est jointe au document M&C n 2024-291, avec Deloitte LLP
(Deloitte) à titre de vérificateur des états financiers de la Ville de Saint John, des fonds
fiduciaires de la Ville de Saint John, de la Saint John Transit Commission, de la
Bibliothèque publique de Saint John, de la Commission du Centre aquatique de Saint
John, du Saint John Trade and Convention Centre, de la Harbour Station Commission et
de Saint John Industrial Parks (2024) Ltd. pour les quatre prochaines années, avec deux
options de renouvellement d’un an, à la discrétion de la Ville.
5.5 IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport
soumis M&C 2024-297 : Entente de service pour la Gestion des informations et des
oo
événements de sécurité (SIEM) – Addenda n 1 au contrat n 2019-080601P Le Conseil
oo
communal approuve l’addenda n 1 au contrat n 2019-080601P de l’entente de service
pour la Gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM), telle qu’elle est
o
jointe au document M&C n 2024-297 avec Bulletproof Solutions, ULC, et que la mairesse
et le greffier soient autorisés à exécuter ledit addenda à l’entente de service ainsi que tout
10
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
document annexe ou nécessaire à la réalisation de la transaction.
5.6 Voir le point 14.1
Proposé par le maire adjoint Mackenzie, appuyé par le conseiller Sullivan :
IL EST RÉSOLU que la recommandation formulée dans chaque point de l’ordre du jour
de consentement soit respectueusement adoptée, à l’exception du point 5.6, qui a été
retenu pour discussion.
LA MOTION EST ADOPTÉE À L’UNANIMITÉ.
6. Commentaires des membres
Les membres font des commentaires sur divers événements locaux.
7. Proclamation
8. Délégations et présentations
8.1 Conseil d’administration des arts de la communauté de Saint John
Laura Oland, présidente du Conseil des arts communautaires de Saint John, passe en
revue la présentation soumise et discute des activités qui ont eu lieu en 2023 et 2024.
me
M Oland commente le travail du conseil d’administration, notamment la mise à jour des
documents de gouvernance, les possibilités de subventions, les ateliers communautaires,
la collecte de fonds et les projets pour l’avenir.
9. Audiences publiques – 18 h 30
10. Examen des règlements municipaux
10.1 Projet de modification du plan municipal – 221, 251 et 271, avenue Lancaster
(Lettre de 30 jours)
Proposé par le maire adjoint MacKenzie, appuyé par le conseiller Lowe :
IL EST RÉSOLU que le projet de modification du règlement du plan municipal concernant
les 221, 251 et 271, avenue Lancaster soit renvoyé au Comité consultatif d’urbanisme aux
fins de rapport et de recommandation, et que le personnel revienne lors d’une prochaine
réunion du Conseil pour demander la programmation de l’audience publique.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
11. Soumissions des membres du Conseil
12. Questions d’affaires – Fonctionnaires municipaux
12,1 Mise à jour du directeur général concernant certains projets catalyseurs et la
défense des intérêts (verbal)
11
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
L’administrateur en chef McGovern fait le point sur plusieurs projets catalyseurs et efforts
de promotion, notamment l’école South Central Peninsula, l’expansion des terrains et les
efforts de recrutement de Saint John Industrial Parks, l’espace de rassemblement, la
promotion de logements abordables et le programme du Fonds pour accélérer la
construction de logements.
Le conseiller Harris se retire de la réunion.
Proposé par le maire adjoint MacKenzie, appuyé par la conseillère Radwan :
IL EST RÉSOLU que le directeur général fournisse une mise à jour sur certains projets
catalyseurs et sur la défense des intérêts à titre informatif.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
13. Rapports du comité
Ayant déclaré un conflit d’intérêts, le conseiller Stewart et le conseiller Radwan se retirent
de la réunion.
Le conseiller Sullivan se retire de la réunion.
14. Examen de questions distinctes des résolutions en bloc
14.1 Services techniques de gestion de la construction – Intersection de la promenade
Retail
Proposé par le maire adjoint MacKenzie, appuyé par le conseiller Norton :
IL EST RÉSOLU que, comme recommandé dans le rapport soumis M&C 2024-294 :
Services techniques de gestion de la construction – Réalignement de l’intersection de la
promenade Retail, la proposition d’EXP Services Inc. pour des services d’inspection
d’ingénierie et de gestion de la construction pour le projet de réalignement de
l’intersection de la promenade Retail, d’une somme de 413 573,35 $ incluant la TVH, soit
acceptée; et que la mairesse et le greffier municipal soient autorisés à signer les
documents appropriés à cet égard.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
Les conseillers Stewart et Radwan réintègrent la réunion.
15. Correspondance générale
15.1 Élections NB : reconnaissance de poste vacant pour le quartier 3
(recommandation : à recevoir pour information)
Proposé par le maire adjoint MacKenzie, appuyé par le conseiller Norton :
12
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
IL EST RÉSOLU que la correspondance d’Élections NB reconnaissant le poste vacant
pour le quartier 3 soit reçue pour information.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
15.2 Demande de proclamation : Journée internationale des personnes en situation de
handicap (recommandation : demander au personnel de communiquer avec le
comité consultatif sur les capacités de Saint John et de préparer une proclamation)
Proposé par le maire adjoint MacKenzie, appuyé par le conseiller Norton :
IL EST RÉSOLU que le personnel soit chargé de consulter le Comité consultatif sur la
capacité de Saint John et de préparer une proclamation pour la Journée internationale
des personnes en situation de handicap.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
Le conseiller Harris réintègre la réunion.
16. Ordre du jour supplémentaire
17. Comité plénier
17.1 Embauche d’un directeur général pour Saint John Industrial Parks (2024) Ltd.
Proposé par le conseiller Stewart, appuyé par le conseiller Harris :
IL EST RÉSOLU que, conformément à la recommandation du comité plénier qui s’est
réuni le 12 novembre 2024, le Conseil communal approuve que les administrateurs
provisoires de Saint John Industrial Parks (2024) Ltd. soient autorisés, à titre
d’administrateurs en chef, de directeurs financiers et d’avocats généraux de la Ville, à
signer la résolution des administrateurs dans la forme présentée au comité plénier lors
de sa réunion du 12 novembre 2024, autorisant Saint John Industrial Parks (2024) Ltd. à
embaucher le candidat de son choix pour le poste de directeur général au nom de Saint
John Industrial Parks (2024) Ltd.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
18. Ajournement
Proposé par le conseiller Lowe, appuyé par le maire adjoint MacKenzie :
IL EST RÉSOLU que la séance du Conseil communal tenue le 12 novembre 2024 soit
levée.
LA MOTION EST ADOPTÉE.
13
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
November 12, 2024 / le 12 novembre 2024
La mairesse déclare la séance levée à 18 h 55.
Mayor / Maire
Donna Noade Reardon
City Clerk / Greffier municipal
Jonathan Taylor
14