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2024-01-08_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 MINUTES — REGULAR MEETING COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAINT JOHN JANUARY 8, 2024 AT 6:00 PM 2ND FLOOR COMMON COUNCIL CHAMBER, CITY HALL An Electronic means of communication will be used at this meeting. The public may attend the meeting in person in the Council Chamber or view the meeting on the City's Website (www.saintjohn.ca) or on Rogers TV. Present: Mayor Donna Noade Reardon Deputy Mayor John MacKenzie Councillor -at -Large Gary Sullivan Councillor -at -Large Brent Harris Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 1 Joanna Killen Councillor Ward 2 Barry Ogden Councillor Ward 3 Gerry Lowe Councillor Ward 3 David Hickey Councillor Ward 4 Paula Radwan Absent: Councillor Ward 4 Greg Stewart Also Present: Chief Administrative Officer (CAO) B. McGovern General Counsel M. Tompkins Chief Financial Officer K. Fudge Commissioner Utilities & Infrastructure Services I. Fogan Fire Chief R. Nichol Commissioner Human Resources S. Hossack Deputy Commissioner Growth & Community Services A. Poffenroth Director External Affairs L. Caissie Commissioner Public Works & Transportation M. Hugenholtz Director Legislative Services / City Clerk J. Taylor Deputy Clerk P. Anglin COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 1. Call to Order 1.1 Land Acknowledgement Deputy Mayor Mackenzie read aloud the Land Acknowledgement and called for a moment of reflection. "The City of Saint John/Menaquesk is situated is the traditional territory of the Wolastoqiyik/Maliseet.The Wolastogiyik/Maliseet along with their Indigenous Neighbours, the Mi'Kmaq/Mi'kmaw and Passamaquoddy/Peskotomuhkati signed Peace and Friendship Treaties with the British Crown in the 1700s that protected their rights to lands and resources." 1.2 National Anthem The Saint John Symphony Youth Orchestra performed O Canada by video. 2. Approval of Minutes 2.1 Minutes of December 11, 2023 Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the minutes of December 11, 2023, be approved. MOTION CARRIED. 2.2 Minutes of December 18, 2023 Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Radwan: RESOLVED that the minutes of December 18, 2023, be approved. MOTION CARRIED. 3. Approval of Agenda Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Lowe: RESOLVED that the agenda for January 8, 2024, be approved with the addition of 17.1 COVID-19 Policy Statement Resolution; and 17.2 Transfer of Ownership — Recycling Totes. MOTION CARRIED. 4. Disclosures of Conflict of Interest 5. Consent Agenda 2 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 5.1 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-001: Designation of By -Law Enforcement Officer, Common Council appoint Justin Tinker as a by-law enforcement officer for various City By-laws, the appointments being more fully described in the attachment to the submitted report. 5.2 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C2024-006: Proposed Public Hearing Date for 1 Bayard Drive Common Council schedule the public hearing for the Zoning Bylaw Rezoning application submitted by Jill Higgins for 1 Bayard Drive (PID: 00015610) for Monday, March 4, 2024, at 6:30 p.m. at the Council Chamber, City Hall 2nd floor, 15 Market Square, Saint John, NB. 5.3 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-003: Priorities for DTI Infrastructure — The Road Ahead, the prioritized list of DTI infrastructure investments as outlined in M&C 2024-003 be endorsed and that the Mayor be authorized to follow up with a letter to the Premier, the Minister of the Department of Transportation and Infrastructure and local MLA's accordingly. 5.4 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-002. Contract No. 2023-10: Waterloo Street (Union Street to Peters Street) and Waterloo Street (Cliff Street to Richmond Street) — Water, Sanitary, and Storm Sewer Renewal and Street Reconstruction, the contract be awarded to the lowest tenderer, Galbraith Construction Ltd., at their tendered price of $1,051,945.25 (including HST) as calculated based on estimated quantities; and further that the Mayor and City Clerk be authorized to execute the necessary contract documents. 5.5 RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-007. Community Investment Fund Agreement: City of Saint John — Millidgeville Boat Ramp Rehabilitation (Phase 2), the City enter into an agreement with the Regional Development Corporation (RDC) for funding to complete phase two of the design for the Millidgeville Boat Ramp Rehabilitation Project in the form and upon the terms and conditions as attached to M&C No. 2024-007; and that the Mayor and City Clerk be authorized to execute the said Agreement. Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the recommendation set out in each consent agenda item respectively be adopted. MOTION CARRIED UNANIMOUSLY. 6. Members Comments Members commented on various local events. 7. Proclamation 8. Delegations I Presentations 9. Public Hearings — 6:30 p.m. 3 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 10. Consideration of By -Laws 11. Submissions by Council Members 12. Business Matters — Municipal Officers 12.1 Chief Administrative Officer Update on Select Catalytic Projects and Advocacy Verbal The CAO commented on the infrastructure developments Ihtoli-maqahamok -The Gathering Space and Fundy Quay site. Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Radwan: RESOLVED that the verbal update from the Chief Administrative Officer on Select Catalytic Projects and Advocacy be received for information. MOTION CARRIED. 12.2 City of Saint John Community Energy Action Plan — ActSJ Pathway to Net -Zero Referring to the submitted presentation ActSJ Pathway to Net Zero Community Energy Action Plan project overview, Director Energy Performance S. Yammine, presented the significant transformations to work collectively on energy consumption. The SSG Consulting specialist provided the cost implications and benefits of the project. Moved by Councillor Hickey, seconded by Councillor Harris: RESOLVED that as recommended in the submitted report M&C 2024-012: City of Saint John Community Energy Action Plan — ActSJ Pathway to Net -Zero, Common Council approves the City of Saint John Community Energy Action Plan- ActSJ Pathway to Net - Zero submitted as Appendix A; and further that the CAO be directed to undertake the following Climate Change Action Items: 1) Establish an ActSJ advisory committee that reports directly to the Mayor and Council and is charged with stewarding the implementation of ActSJ and, 2) Develop and implement resourcing strategies for actions that will be led by the city and, 3) Implement a carbon budget to align municipal investments with Saint John's climate action goals. A carbon budget that can be integrated into asset management and annual budgets to ensure emissions are considered alongside investment decisions and, 4) Establish a monitoring, evaluation, and reporting system to track and report on ActSJ progress. MOTION CARRIED. 13. Committee Reports 4 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 13.1 Public Safety Committee: Speed Cushion Traffic Calming Trial Update and Path Forward Councillor Hickey Chair Public Safety Committee introduced the recommendation of the solution based evidence provided by the Speed Cushion Traffic Calming Trial project. Moved by Councillor Hickey, seconded by Deputy Mayor MacKenzie: RESOLVED that as recommended by the Public Safety Committee in the submitted report M&C 2024-009: Speed Cushion Traffic Calming Trial Update and Path Forward, Common Council: Approve an amendment to the City's Traffic By -Law that reduces the speed limit of McNamara Drive to 40 KM/H; and 2. Endorse that the Expedited Traffic Calming Initiative using Speed Cushions move from a pilot project to an annual program, and that the three deviations from the Traffic Calming Policy detailed in this report continue for the year 2024. MOTION CARRIED. Chair of the Public Safety Committee Councillor Hickey updated Council on the fire that occurred on Saturday, January 61h, at the homeless tent encampment near the Main Street viaduct at the Route 1 Westbound on -ramp. A 44-year-old man Peter Evan Ralph McArthur died from his injuries. Councillor Hickey stated the City is committed to end homelessness in our community, has adopted a Public Safety Homelessness Strategy and urged the province to step-up to the urgency of the call to act. 14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15. General Correspondence 15.1 250 (Saint John) Wina RCAFA Inc. (Recommendation: Refer to CAO for follow-u Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that the correspondence from 250 (Saint John) Wing RCAFA Inc. be referred to the Chief Administrative Officer for follow-up. MOTION CARRIED. 15.2 Liveable Saint John: Residential Impact of AIM (Recommendation: Approve request to present at a meeting of the City's Public Safety Committee) Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that the Liveable Saint John: Residential Impact of AIM request to present be approved for a presentation at a meeting of the City's Public Safety Committee. MOTION CARRIED. COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 15.3 New Brunswick Society of Retired Teachers - SJ Branch: Request for Proclamation (Recommendation: Approve proclamation request) Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Ogden: RESOLVED that the request for a proclamation from the New Brunswick Society of Retired Teachers - Saint John Branch be approved. 11• •► rGENT1.1 16. Supplemental Agenda 17. Committee of the Whole 17.1 COVID-19 Policy Statement Resolution Moved by Deputy Mayor MacKenzie, seconded by Councillor Radwan: RESOLVED that as recommended by Committee of the Whole, having met on January 8, 2024, the following COVID-19 policy statement, adopted by Common Council on March 21, 2022, be rescinded in full: As a condition of employment with the City of Saint John, employees hired on or after March 21, 2022, are required to show proof of full vaccination against COVID- 19, or a valid medical certificate exempting them from the vaccine. MOTION CARRIED with Councillor Sullivan voting nay. 17.2 Transfer of Ownership - Recycling Totes Moved by Councillor Sullivan, seconded by Deputy Mayor MacKenzie: RESOLVED that as recommended by Committee of the Whole, having met on January 8, 2024, Common Council authorize sale of assets to Circular Materials on the terms and conditions as presented to Committee of the Whole at their meeting held on January 8, 2024; and that the Mayor and City Clerk be authorized to sign any documents necessary to effect the transaction. MOTION CARRIED. 18. Adjournment Moved by Councillor Lowe, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that the meeting of Common Council held on January 8, 2024, be adjourned. 11• •\ rGENTS COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 The Mayor declared the meeting adjourned at 7:00 p.m. Mayor / Maire Donna Noade Reardon City Clerk / Greffier municipal Jonathan Taylor COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 PROCES-VERBAL - SEANCE ORDINAIRE CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN 8 JANVIER 2024 A 18 h 2E ETAGE DE LA SALLE DU CONSEIL COMMUNAL, HOTEL DE VILLE Nous utiliserons un moyen de communication electronique lors de cette reunion. Le public peut assister a la seance en personne dans la Salle du Conseil ou la regarder sur le site Internet de la ville (www.saintjohn.ca) ou sur Rogers TV. Presents : Mairesse Donna Noade Reardon Maire adjoint John MacKenzie Conseiller general Gary Sullivan Conseiller general Brent Harris Conseiller du quartier 1 Greg Norton Conseillbre du quartier 1 Joanna Killen Conseiller du quartier 2 Barry Ogden Conseiller du quartier 3 Gerry Lowe Conseiller du quartier 3 David Hickey Conseillbre du quartier 4 Paula Radwan Absents : Conseiller du quartier 4 Greg Stewart Egalement presents : Administrateur en chef (AC) B. McGovern Cheffe du contentieux M. Tompkins Directeur financier K. Fudge Commissaire aux Services publics et d'infrastructure I. Fogan Chef des pompiers R. Nichol Commissaire aux ressources humaines S. Hossack Sous-commissaire de la Croissance et des services communautaires A. Poffenroth Directrice des affaires extbrieures L. Caissie Commissaire aux travaux publics aux services de transport M. Hugenholtz Directeur des services Ibgislatifs/greffier municipal J. Taylor Greffibre adjointe P. Anglin COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 1. Rappel a I'ordre du jour 1.1 Reconnaissance des terres Le maire adjoint MacKenzie lit a haute voix la reconnaissance des terres et demande un moment de rsflexion. Les Wolastoqiyik/Maliseet et leurs voisins autochtones, les Mi'Kmaq/Mi'kmaw et les Passamaquoddy/Peskotomuhkati, ont signs des traites de paix et d'amitie avec la Couronne britannique dans les annees 1700, qui protegeaient leurs droits sur les terres et les ressources. » 1.2 Hymne national L'Orchestre des jeunes de Saint John a interprets I'O Canada par video. 2. Approbation du proces-verbal 2.1 Proces-verbal du 11 decembre 2023 Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par le conseiller Sullivan IL EST RESOLU d'approuver le proces-verbal du 11 decembre 2023. MOTION ADOPTEE. 2.2 Proces-verbal du 18 decembre 2023 Propose par le conseiller Sullivan, appuye par le conseiller Radwan : IL EST RESOLU d'approuver le proces-verbal du 18 decembre 2023. MOTION ADOPTEE. 3. Approbation de I'ordre du jour Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par le conseiller Lowe: IL EST RESOLU d'approuver I'ordre du jour du 8 janvier 2024 avec I'ajout des points 17.1 Resolution de 1'enonce de politique sur la COVID-19 et 17.2 Transfert de propriete — bacs de recyclage. MOTION ADOPTEE. 4. Divulgation des conflits d'interets 5. Resolutions en bloc 5.1 IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-001 : Designation d'un agent charge de Papplication des reglements, le Conseil communal 9 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 nomme Justin Tinker a titre d'agent d'application des reglements municipaux pour divers reglements de la Ville, les nominations etant plus amplement decrites dans la piece jointe au rapport presente. 5.2 IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-006 : Date proposee pour ('audience publique concernant le 1 Bayard Drive, le Conseil communal fixe la date de I'audience publique pour la demande de rezonage de I'arrbte de zonage presentee par Jill Higgins pour le 1 Bayard Drive (NID : 00015610) pour le lundi 4 mars 2024 a 18 h 30 a la salle du conseil, hotel de ville, 2e etage, 15 Market Square, Saint John (N.-B.). 5.3 IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-003 : La voie a suivre — Priorites pour 1'infrastructure du MTI, la liste des investissements prioritaires du MTI dans ('infrastructure, telle que decrite dans le rapport M & C 2024-003, est approuvee et le maire est autorise a faire le suivi en envoyant une lettre au premier ministre, au ministre du ministbre des Transports et de I'Infrastructure et aux deputes Iocaux en consequence. 5.4 IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-002 : Contrat n° 2023-10 : Rue Waterloo (rue Union a la rue Peters) et rue Waterloo (rue Cliff a la rue Richmond) — Installation d'une conduite d'eau et d'egouts sanitaires et pluviaux, et refection de la rue, le contrat soit adjuge au plus bas soumissionnaire, Galbraith Construction Ltd, au prix soumissionne de 1 051 945,25 $ (incluant la TVH) calcule en fonction des quantites estimees; et que le maire et le greffier de la Ville soient autorises a signer les documents contractuels necessaires. 5.5 IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-007 : Entente sur le fonds d'investissement communautaire : Ville de Saint John — Remise en etat de la rampe de mise a 1'eau de Millidgeville (phase 2), la Ville conclut une entente avec la Societe de developpement regional (SDR) pour le financement de la phase 2 de la conception du projet de remise en etat de la rampe de mise a I'eau de Millidgeville, sous la forme et selon les conditions annexees au rapport M & C no 2024-007; et que le maire et le greffier de la Ville soient autorises a signer 1'entente en question. Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU d'adopter la recommandation bnoncee dans chaque point de I'ordre du jour. MOTION ADOPTEE A L'UNANIMITE. 6. Commentaires des membres Les membres ont commente divers evenements Iocaux. 7. Proclamation 8. Delegations et presentations 10 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 9. Audiences publiques — 18 h 30 10. Examen des arretes 11. Soumissions des membres du Conseil 12. Questions commerciales — Fonctionnaires municipaux 12.1 Mise a !our de I'administrateur en chef sur certains prolets catalyseurs et la defense des interets (verbal) L'AC a commente les projets d'infrastructure Ihtoli-maqahamok — L'espace de rassemblement et le site de Fundy Quay. Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par la conseillere Radwan : IL EST RESOLU de recevoir, a titre d'information, la mise a jour verbale de I'administrateur en chef concernant certains projets catalyseur et la defense des interets. MOTION ADOPTEE. 12.2 Plan d'action communautaire pour I'energie de la ville de Saint John — ActSJ Pathway to Net -Zero Se referant a I'aperqu soumis de la presentation du plan d'action communautaire pour I'energie — ActSJ Pathway to Net Zero, le directeur du rendement energetique, S. Yammine, a presente les transformations significatives pour travailler collectivement sur la consommation d'energie. Le specialiste de SSG Consulting a presente les implications financieres et les avantages du projet. Propose par le conseiller Hickey, appuye par le conseiller Harris : IL EST RESOLU que, comme recommande dans le rapport soumis M & C 2024-012 : Plan d'action communautaire pour 1'energie de la Ville de Saint John — ActSJ Pathway to Net - Zero, le Conseil communal approuve le Plan d'action communautaire pour I'energie de la Ville de Saint John — ActSJ Pathway to Net -Zero presente a I'annexe A; et que le directeur general soit charge d'entreprendre les mesures de lutte contre les changements climatiques suivantes : 1) Creer un comite consultatif ActSJ qui rende compte directement au maire et au Conseil et qui soit charge de superviser la mise en oeuvre d'ActSJ; 2) Laborer et mettre en oeuvre des strategies de financement pour les actions qui seront menees par la Ville; 3) Mettre en place un budget carbone pour aligner les investissements municipaux sur les objectifs d'action climatique de Saint John, pouvant etre integre a la gestion des actifs et aux budgets annuels afin de garantir que les emissions sont prises en compte dans les decisions d'investissement; 4) Mettre en place un systeme de suivi, d'evaluation et d'etablissement de rapports pour suivre les progres d'ActSJ et en rendre compte. 11 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 MOTION ADOPTEE. 13. Rapports du comite 13.1 Comite de la securite publique: Mise alour du prolet de moderation de la circulation par coussins de vitesse et voie a suivre Le conseiller Hickey, president du Comite de la securite publique, a presente la recommandation de la solution basee sur des donnees probantes fournie par le projet de moderation de la circulation par coussins de vitesse. Propose par le Conseiller Hickey, appuye par le maire adjoint MacKenzie : IL EST RESOLU QUE, comme recommande par le Comite de la securite publique dans le rapport soumis M & C 2024-009 : Mise a four du projet de moderation de la circulation par coussins de vitesse et voie a suivre, Conseil communal : Approuver une modification du reglement municipal relatif a la circulation qui reduit la vitesse de la promenade McNamara a 40 km/h; 2. Approuver la modification de ]'initiative de moderation acceleree de la circulation a ]'aide de coussins de vitesse, passant d'un projet pilote a un programme annuel, et le maintien des trois derogations a la politique de moderation de la circulation detaillees dans le present rapport pour I'annee 2024. MOTION ADOPTEE. Le conseiller Hickey, president du Comite de la securite publique, a inform6 le Conseil de I'incendie qui s'est produit le samedi 6 janvier au campement de sans-abri pres du viaduc de la rue Main et de la bretelle d'acces a la route 1 en direction ouest. Un homme de 44 ans, Peter Evan Ralph McArthur, a succombe a ses blessures. Le conseiller Hickey a declare que la Ville s'est engagee a mettre fin a I'itinerance dans notre communaute, qu'elle a adopte une strategie de securite publique sur I'itin6rance et qu'elle a exhorte la province a repondre a I'urgence de I'appel a I'action. 14. Examen de questions separees des resolutions en bloc 15. Correspondance generale 15.1 250e (Saint John) Wing, Association de I'ARC. (Recommandation : Se referer au AC pour le suivi) Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par le conseiller Hickey: IL EST RESOLU que la correspondance de la 250e (Saint John) Wing, Association de I'ARC soit renvoyee a I'administrateur en chef pour suivi. MOTION ADOPTEE. 12 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 15.2 Liveable Saint John : Repercussions residentielles de I'AIM (Recommandation : A_pprouver la demande d'intervention Tors d'une reunion du Comite de la securite publique de la Ville) Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par le conseiller Hickey : IL EST RESOLU que le projet Liveable Saint John : Repercussions residentielles de ]'AIM demande a etre approuve pour une presentation lors d'une reunion du Comite de ]a securite publique de ]a Ville. MOTION ADOPTEE. 15.3 New Brunswick Society of Retired Teachers - Direction SJ : Demande de proclamation (Recommandation : Approuver la demande de proclamation) Propose par le conseiller Sullivan, appuye par le conseiller Ogden : IL EST RESOLU d'approuver la demande de proclamation de la New Brunswick Society of Retired Teachers — section de Saint John. MOTION ADOPTEE. 16. Ordre du jour suppiementaire 17. Comite pienier 17.1 Resolution sur 1'enonce de oolitiaue aenerale sur la COVID-19 Propose par le maire adjoint MacKenzie, appuye par la conseillbre Radwan : IL EST RESOLU que, selon la recommandation du Comite plenier qui s'est reuni le 8 janvier 2024, 1'enonce de politique generale sur la COVID-19 suivant, adopte par le Conseil communal le 21 mars 2022, soit abroge dans son integralite : Comme condition d'emploi a la Ville de Saint John, les employes embauches a partir du 21 mars 2022 doivent presenter une preuve de vaccination complete contre la COWD-19, ou un certificat medical valide les exemptant du vaccin. LA MOTION EST ADOPTEE, le conseiller Sullivan s'y est oppose. 17.2 Transfert de propriete — Bacs de recyclage Propose par le conseiller Sullivan, appuye par le maire adjoint MacKenzie : IL EST RESOLU que, conformement a la recommandation du Comite plenier qui s'est reuni le 8 janvier 2024, le Conseil communal autorise la vente des actifs a Circular Materials selon les conditions presentees au Comite plenier lors de sa reunion du 8 janvier 2024; et que le maire et le greffier municipal soient autorises a signer tous les documents necessaires a la realisation de la transaction. MOTION ADOPTEE. 13 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL January 8, 2024 / le 8 janvier 2024 18. Ajournement Propose par le conseiller Lowe, appuye par le conseiller Hickey : IL EST RESOLU que la seance du Conseil communal tenue le 8 janvier 2024 soit levee. MOTION ADOPTEE. La mairesse declare la seance levee a 19 h. Mayor / Maire Donna Noade Reardon d City Clerk / Greffier municipal Jonathan Taylor 14