Procedural By-Law - Amendment 2023-05-01BY-LAW NUMBER LG-15
A LAW TO AMEND A BY-LAW
RESPECTING THE PROCEDI_'RES OF THE
COMMON COUNCIL
OF THE CITY OF SAINT JOHN
Be it enacted by the Common Council of
The City of Saint John as follows:
A By -Law of The City of Saint John
entitled "a By -Law Respecting the Procedures of
the Common Council of The City of Saint John"
enacted on the 3`d day of May, A.D. 2021, is
hereby amended as follows:
1 Section 16.24 is repealed and replaced with
the following:
"16.24 Motion by Member — notice — to Clerk,
City Manager and Mayor — time limitation
A member wishing to place an item on the
agenda, other than a motion referred to in
Sections 16.19 through 16.23 inclusive, for
consideration by Council shall deliver a motion,
in writing, to the Clerk, the City Manager and the
Mayor, not later than 4:00 p.m. on the Wednesday
in the week that immediately precedes the day of
the Council meeting."
2 Section 16.26 is repealed and replaced with
the following:
"16.26 Motion by Member — in writing —
template - mover — signature
The motion mentioned in Section 16.24 shall be
submitted to the Clerk, the City Manager, and the
Mayor in writing using the prescribed Notice of
Motion template attached as Schedule "D" which
the member will fill out to the best of his/her/their
ability, providing as much background
information as possible. The said Notice of
Motion will bear the signature of the member
submitting the motion and be submitted in person
or electronically from the member's City email."
ARRETE N° LG-15
ARRETE MODIFIANT L'ARRETE
CONCERNANT LE REGLEMENT
INTERIEUR DU CONSEIL COMMUNAL DE
THE CITY OF SAINT JOHN
Lors d'une reunion du conseil communal,
The City of Saint John a decrete ce qui suit :
Par les presentes, 1'arrete de The City of
Saint John intituld « Arretd concemant le
r6glement interieur du conseil communal de The
City of Saint John », edicte le 3 mai 2021, est
modifie comme suit :
1 L'article 16.24 est abrogd et remplacd par ce
qui suit:
« 16.24 Proposition presentee par un
membre : avis au greffier, au directeur general
et au Maire; delai
Un membre qui souhaite inscrire un point a
l'ordre du jour, autre qu'une des propositions
presentees aux articles 16.19 a 16.23
inclusivement, aux fins d'dtude par le conseil,
doit remettre la proposition au greffier, au
directeur general et au maire, avant 16h le
mercredi de la semaine qui precede
immediatement le jour prevu de la tenue de la
sdance du conseil.
2 L'article 16.26 est abrogd et remplacd par ce
qui suit:
16.26 Proposition presentee par un
membre : par 6crit, formulaire, auteur,
signature
La proposition mentionnde a ['article 16.24 doit
titre soumise au greffier, au directeur general et au
maire par ecrit en utilisant le formulaire intitule
Avis de proposition h I'annexe D, que le membre
remplira au meilleur de ses connaissances en
procurant autant d'information que possible. Le
formulaire d'Avis de proposition sera sign par le
membre qui soumet 1'Avis de proposition en
personne ou 6lectroniquement h partir du courriel
de la ville du membre en question.
3 Section 16: "Motions — Order" is amended by
adding the following sections immediately
following Section 16.26:
"16.27 Motion by Member — read into public
record — no discussion or vote
The Clerk shall place the member'.s motion on the
Council agenda for the next meeting of Council.
At that mr.cting, the member will be provided an
opportunity to read their motion into the public
record. No discussion or vote on that motion shall
take place during this meeting."
"16.28 Motion by Member — deferral to
subsequent meeting
The Member's motion mentioned at s. 16.27 shall
be deferred to the following Council meeting
agenda, at which time Council may debate and
vote on the motion."
4 Schedule D attached hereto is added
immediately after Schedule C to the By -Law.
IN WITNESS WHEREOF The City of Saint John
has caused the Corporate Seal of the said to be
affixed to this by-law the l st day, May A.D. 2023
and signed by:
3 L'article 16 — « Propositions: ordre » est
modifie par 1'adjonction des articles suivants
immediatement aprds Particle 16.26 :
« 16.27 Proposition presentee par un
membre : lue dans le registre public, aucune
discussion, aucun vote
Le greffier place la proposition presentee par un
membre a I'ordre du jour de la prochaine seance
du conseil. A cette seance, le membre en question
a l'occasion de lire sa proposition dans le registre
public. Aucune discussion n'a lieu et aucun vote
n'est effectud sur ladite proposition lors de cette
seance du conseil.
« 16.28 Proposition present6e par un
membre : report6e a la s6ance suivante
La proposition pr6ent6e par un membre,
mentionn6e a Particle 16.27, est reportde a I'ordre
du jour de la seance suivante du conseil a laquelle
le conseil pourra debattre la proposition et un vote
sur celle-ci pourra titre effectue.
4 L'Annexe D ci jointe est ajoutde
immediatement apres 1'Annexe C du present
arretd.
EN FOIE DE QUOI, The City of Saint John a fait
apposer son sceau municipal sur le present arrete
le 1 mai, 2023, avec les signatures suivantes.
t.o on %-.ierx i vremer communal
First Reading - April 17, 2023
Second Reading - April 17, 2023
Third Reading - May 1, 2023
Premi6re lecture le 17 avril 2023
Deuxieme lecture le 17 avril 2023
Troisieme lecture - le 1 mai 2023
SCHEDULED
NOTICE OF MOTION
Date Submitted
Meeting Date
Open or Closed
Her/His Worship Mayor I _ ___v.. and Members of Common Council:
SUBJECT: [Council Member describes the topic that is the subject of the Notice of Motion)
Primary Author
Input from Council
Input from Staff
[Council Member's Name]
[Council Member lists the
[Council Member lists the
other Members of Council
names of City Staff who have
who have been consulted]
been consulted]
PROPOSED MOTION:
(Council Member provides the proposal for the motion. The exact language of the motion should be
provided here. Members of Council are encouraged to consult with City Staff and Common Clerk for
assistance.]
BACKGROUND INFORMATION:
[Council Member provides detailed background information. This section is intended to provide
sufficient and relevant information for council members to make an informed decision on the
proposed motion. Consider including the following:
1. The Reason for the motion: outline the issue the motion is intended to address. Consider
including relevant reference materials which support the proposed motion. Consider relying
on objective reliable third -party sources.
2_ 'The Context of the motion: consider addressing whether the proposed motion falls within
the City's authority, and whether the city is already working on the issue. If it is, consider
touching upon what is currently being done and how the motion would affect this. Consider
referencing past decisions and planning documents to help set the context.
3. 1 he Solution being proposed: consider explaining how the motion will help solve the problem
(or how it will solve it better if the City is already addressing the issue)- Consider addressing
the impact of the motion (e.g. what will the impact be, will it displace other priorities, will
there be related resource issues, etc.?)
STRATEGIC ALIGNMENT:
[Council Member should describe here how the proposed motion will align with corporate strategies
and/or Council priorities.]
BUDGET IMPLICATIONS:
[Council Member should list here the potential impact of the proposed motion on the approved
budget]
INPUT FROM OTHERS:
[Council Member should list here the parties consulted in the preparation of the Motion, including:
City Staff, other Council Members, Agencies, Other Stakeholders, etc.1
ATTACHMENTS
[Council Member may list here and attach to this form relevant information related to the motion.]
Date soumise
Date de la seance
du conseil
Seance publique ou
fermee au public
Monsieur le/Madame la Maire
ANNEXE D
Avis de Proposition
et membres du conseil communal:
5U1ET: [Le membre du conseil decrit ici le sujet de la proposition]
Auteur(e)
[Nom du membre du conseil
qui soumet la proposition]
PROPOSITION:
Contribution des membres du
Contribution de
conseil
I'administration
[Le membre du conseil liste ici
[Le membre du conseil liste ici
les autres membres du conseil
le nom des employes de la
qui ont ete consultes]
ville qui ant ete consultes]
[Le membre du conseil fournit ici le texte exact de la proposition, On encourage les membres du
conseil a consulter les employes de la ville et le greffier pour de I'assistance.]
CONTEXTE:
[Le membre du conseil fournit ici les details pertinents concernant la proposition. Le but de cette
partie du formulaire est de fournir toute l'information necessaire et pertinente aux autres membres
du conseil pour leur permettre & prendre une decision eclairee sur la proposition. Le membre du
conseil devrait considerer inclure ce qui suit :
1, La raison de la proposition: presenter ici la question que la proposition tente d'adresser. On
peut faire reference ici a des sources qui supportent la proposition, preferablement des
sources objectives de tierces parties.
). Le contexte de la proposition: considerer is competence de la ville a traiter la question
soulevee par la proposition- Considerer aussi si la ville travaille deja sur la question. Si la ville
y travaille deja, fournir les details de ce qui a ete entrepris et I'impact de la proposition sur ce
travail deja entame. Le membre du conseil pourrait inclure ici une liste des decisions
antecedentes sur la question et des plans ou autres documents adoptes par le conseil qui
sont pertinents a la question soulevee clans la proposition, pour mieux decrire le contexte.
3. La solution proposee; la membre pourrait expliquer ici comment la proposition resoudra la
question (ou comment elle. la resoudra mieux si la ville y travaille deja). Le membre pourrait
aussi fournir ici de ('information sur l'impact de la proposition (par exemple, si elle deplacera
d'autres priorites, si elle causera des defis de ressources financieres, humaines et autres,
e�c.)]
DIRECTION STRATEGIQUE:
[Le membre du conseil decrit ici comment la proposition s'aligne ave.c la direction strategique et les
priorites du conseil.]
ENJEUX BUDGETAIRES:
jLe membre du conseil liste ici les repercussions potentielles de la proposition sur le budget approM
par le conseil.]
AUTRES CONTRIBUTIONS:
[I.e membre du conseil liste ici la liste des personnes qui ont ete consultees clans la preparation cue is
proposition, y inclut les employes de la Mlle, les autres membres du conseil, les agences, les autres
parties prenantes, etc.]
PIECES JOINTES
[Le membre du conseil liste ici et place en piece jointe toute information pertinente a la proposition.]