2016-09-26 COW Open Minutes2016-1
Committee of the Whole Open/116union du comit6 pl6nier (s6ance publique)
September 26, 2016/le 26 septembre 2016
Minutes of the Committee of the Whole Meeting Open to the Public
Monday, September 26, 2016 at 5:30 p.m.
Community Room of the Police Building at Peel Plaza
Present: Mayor Don Darling
Deputy Mayor Shirley McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 3 Gerry Lowe
Councillor Ward 4 David Merrithew
Absent: Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Also
Present: City Manager J. Trail
Deputy City Manager N. Jacobsen
City Solicitor J. Nugent
Fire Chief K. Clifford
Police Chief J. Bates
Comptroller C. Graham
Commissioner Growth & Development J. Hamilton
Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz
Commissioner SJ Water B. McGovern
Deputy Common Clerk P. Anglin
1. Call to Order
The Mayor called the Committee of the Whole Open Session Meeting to order.
1.1 Priority Setting Agenda
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the agenda for the Committee of the Whole open session meeting be approved.
LTA IQI[Q►[4L1:l11;1101
1.2 Citv of Saint John 2016 Citizen Su
Referring to the submitted report entitled City of Saint John 2016 Citizen Survey, S. Ranson
presented the results of residents' opinions and key findings.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the 2016 City of Saint John Citizen Survey, be received for information.
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Committee of the Whole Open/Reunion du comit6 pl6nier (seance publique)
September 26, 2016/le 26 septembre 2016
MOTION CARRIED.
1.3 Engagement Results
1.4 Council Priority Setting Engagement Raw Data
Referring to the submitted reports entitled Engagement Results and Council Priority5etting
Engagement Raw Data, S. Rackley Roach presented a deeper dive into public opinion obtained
from the following sources:
• Ipsos Telephone Survey 400 participants
• PinIT-10 events 344 participants
• On-line survey 327 participants
Moved by Deputy Mayor McAlary, , seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED the presentations entitled, "Engagement Results "and Council Priority Setting
Engagement Raw Data, be received for information.
MOTION CARRIED.
Facilitator S. Rackley Roach led Council through a brain storming session to identify priority
issues. Council provided their ideas to respond to the question: What would Saint John look like
if it were the most desirable place to live, work, invest and play for everyone?
The Councillors' ideas were grouped into lists:
• things to keep
• things to drop
• things to create (visionary)
The results are intended to formulate Council priorities for the next 4 years.
The Mayor called a 10 minute recess at 7:12 p.m.
The Mayor reconvened the meeting at 7:22 p.m.
The results for things to create (vision) were discussed and the priorities / visions recorded by
the facilitator.
For next session, the facilitator suggested that the priorities / vision results will be transcribed
and provided to Council to allow time for Council to prioritize the results collected from the
RM&Ir ri11
The facilitator outlined the next meeting action items:
• to condense priorities into 3-5 priority buckets
• define what the priorities mean
• set actionable deliverables to measure the priorities success
Adjournment
Moved by Councillor Armstrong, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the Committee of the Whole Open Session meeting held on Monday September
26th, 2016 be adjourned.
MOTION CARRIED.
The meeting was adjourned at 7:53 p.m.
Deputy Common Clerk
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Committee of the Whole Open/116union du comit6 pl6nier (s6ance publique)
September 26, 2016/le 26 septembre 2016
Proces-verbal de la seance ouverte au public du comit6 pl6nier
Le lundi 26 septembre 2016 a 17 h 30
Salle communautaire du quartier g6n6ral du Service de police, place Peel
Sont pr6sents : Don Darling, maire
Shirley McAlary, mairesse suppl6ante
Gary Sullivan, conseiller g6n6ral
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Sean Casey, conseiller du quartier 2
Gerry Lowe, conseiller du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Sont absents : Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
Sont 6galement
pr6sents : J. Trail, directeur g6n6ral
N. Jacobsen, directeur g6n6ral adjoint
J. Nugent, avocat municipal
K. Clifford, chef du service d'incendie
J. Bates, chef de police
C. Graham, controleur
J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du
d6veloppement communautaire
M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et
d'environnement
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
P. Anglin, greffiere communale adjointe
1. Ouverture de la seance
La s6ance publique du comit6 pl6nier est ouverte par le maire.
1.3 Etablissement des priorit6s — Points a I'ordre du jour
Proposition de la mairesse suppl6ante McAlary, appuy6e par le conseiller Armstrong
RESOLU que I'ordre du jour de la s6ance publique du comit6 pl6nier soit adopt6.
MOTION ADOPTEE
1.4 Sondage de 2016 menti aupres des citoyens de Saint John
Faisant r6f6rence au rapport soumis intitul6 Sondage de 2016 menti aupres des citoyens de
Saint John, S. Ranson pr6sente les r6sultats du sondage d'opinion publique et les principales
constatations.
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Committee of the Whole Open/116union du comit6 pl6nier (s6ance publique)
September 26, 2016/le 26 septembre 2016
Proposition de la mairesse suppl6ante McAlary, appuy6e par le conseiller Armstrong :
RESOLU que le rapport intitul6 Sondage de 2016 menti aupres des citoyens de Saint John soit
accept6 a titre informatif.
MOTION ADOPTEE
1.3 R6sultats relatifs a la mobilisation
1.4 Etablissement des priorit6s du Conseil — Donn6es brutes sur la mobilisation
Faisant reference aux rapports soumis intitul6s Resultats relatifs a la mobilisation et
Etablissement des priorites du conseil — Donnees brutes sur la mobilisation, S. Rackley Roach
pr6sente plus de details sur ('opinion publique en se basant sur les sources suivantes
• Sondage t616phonique par Ipsos, 400 participants
• PinIT— dix 6v6nements, 344 participants
• Sondage en ligne, 327 participants
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Armstrong :
RESOLU que les presentations intitul6es Resultats relatifs a la mobilisation et Etablissement des
priorites du conseil — Donnees brutes sur la mobilisation soient accept6es a titre informatif.
MOTION ADOPTEE
Le conseil participe a une seance de remue-meninges anim6e par S. Rackley Roach afin de
determiner les enjeux prioritaires. Les membres du conseil font part de leurs id6es afin de
r6pondre a la question : A quoi ressemblerait Saint John s'il repr6sentait pour tout le monde
1'endroit le plus convoit6 ou vivre, travailler, investir et s'amuser?
Les idees des conseillers sont regroup6es dans les listes suivantes :
• les choses a conserver
• les choses a laisser tomber
• les choses a cr6er (visionnaire)
Les r6sultats devraient servir a dresser la liste des priorites du conseil pour les quatre
prochaines ann6es.
Le maire demande une pause de 10 minutes a 19 h 12.
Le maire declare la reprise de la seance a 19 h 22.
Les resultats relatifs aux choses a creer (visionnaire) ont 6t6 abord6s et les priorites/visions
consignees par I'animatrice.
Pour la prochaine seance, I'animatrice suggere la transcription des priorites et des resultats des
priorites/visions et leur remise au conseil afin que le conseil dispose du temps n6cessaire pour
6tablir l'ordre de priorit6 des resultats recueillis grace a la seance.
L'animatrice presente les mesures de suivi de la prochaine reunion :
• regrouper les priorites en des groupes de 3 a 5 priorites
• d6crire la signification des priorites
• etablir des objectifs pragmatiques afin de mesurer la r6ussite des priorites
Levee de la seance
Proposition du conseiller Armstrong, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que la seance publique du comit6 pl6nier tenue le lundi 26 septembre 2016 soit levee.
MOTION ADOPTEE
La seance est levee a 19 h 53.
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Committee of the Whole Open/Reunion du comit6 pl6nier (s6ance publique)
September 26, 2016/le 26 septembre 2016
Greffiere communale adjointe