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2020-06-29_Minutes--Procès-verbal COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 MINUTES – REGULAR MEETING COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAINT JOHN JUNE 29, 2020 AT 6:00 PM MEETING CONDUCTED BY ELECTRONIC PARTICIPATION Present: All Council Members present participated by video conference Mayor Don Darling Deputy Mayor Shirley McAlary Councillor-at-Large Gary Sullivan Councillor Ward 1 Blake Armstrong Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 2 Sean Casey Councillor Ward 2 John MacKenzie Councillor Ward 3 David Hickey Councillor Ward 3 Donna Reardon Councillor Ward 4 Ray Strowbridge Absent: Councillor Ward 4 David Merrithew Also Present: Senior staff participated by video conference City Manager J. Collin (participating as an observer by conference call) Acting City Manager Commissioner Growth & Community Development J. Hamilton City Solicitor J. Nugent Q.C. Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz Deputy Commissioner Parks and Public Spaces T. O’Reilly Commissioner Saint John Water B. McGovern General Director Saint John Transit and Parking M. Dionne Common Clerk J. Taylor Administrative Officer R. Evans Deputy Common Clerk P. Anglin 1 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 To conform to the Government COVID-19 State of Emergency and Mandatory Order isolation requirements, City Hall is closed to the public. Council Members and senior staff participated by video conference. The City Clerk conducted roll call of the Council Members to determine quorum; Councillor D. Merrithew sent regrets that he is unable to attend. To ensure access to the public and transparency of the meeting, livestreaming on the City’s YouTube feed is being monitored for disruptions by staff. Rogers TV also provides public live streaming of the Council meeting. 1. Call to Order 2. Approval of Minutes 3. Approval of Agenda Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of items. MOTION CARRIED. 4. Disclosures of Conflict of Interest 5. Consent Agenda 6. Members Comments 7. Proclamations 8. Delegations/Presentations 9. Public Hearings 6:30 PM 10. Consideration of Bylaws 11. Submissions by Council Members 11.1 Ernst and Young Operational Review (Norton) Acting City Manager J. Hamilton advised that staff have confirmed with Ernst and Young th the soonest they would be available to present to Council would be July 20 and that the presentation would be at no cost to the City. Responding to question, City Manager J. Collin advised that his comment from last week that the presentation would have a cost to the City was based on his assumption that the 2 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 contract with E&Y was complete and that an additional verbal presentation would have an associated cost to the City. The City Manager advised a staff review and presentation of the E&Y report findings is intended for the fall. Moved by Councillor Norton, seconded by Councillor Strowbridge: RESOLVED that Common Council approve the following:  That a Special Meeting of Common Council be scheduled in open, for the exclusive and comprehensive presentation of the Ernst & Young City of Saint John Operational Review, and  That the presentation of the Ernst & Young City of Saint John Operational Review be delivered by official agents of Ernst & Young, who were commissioned by the Department of Environment and Local Government to conduct an independent operational review of the City of Saint John, and  That the presentation of the City of Saint John Operational Review by Ernst & Young be scheduled within the next two weeks, with appreciation for the logistical and scheduling challenges that may make it difficult to meet this timeline. MOTION CARRIED with Councillors Reardon and MacKenzie voting nay. 12. Business Matters - Municipal Officers 12.1 Economic and Community Recovery: Open Streets and the City of Saint John 12.1.1 Open Streets Policy and Procedures - City Initiated Acting City Manager J. Hamilton introduced the policy guidance and bylaws to permit the streamlined open streets initiative. Deputy P. Ouellette recommended updates to the open streets plan that were presented nd to Common Council on June 22. Interviews with local businesses and the public over the past week indicate the public has mixed opinion on the open streets concept, pro, negative and the majority is neutral. The first open street will proceed on Saturday July th 11. Future closures could be expanded to a few days based on feedback from the public and local businesses. Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2020- 172: Economic and Community Recovery: Open Streets and the City of Saint John, Common Council adopt the following resolution: 3 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 1. Common Council adopt the 2020 Open Street Policy and Procedures for City- Initiated Open Streets. MOTION CARRIED. 12.1.2 Traffic By-Law Amendment (3rd Reading) Moved by Councillor Hickey, seconded by Deputy Mayor McAlary: RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law MV-10.1, A By-Law to Amend a By-Law respecting the Traffic on Streets in The City of Saint John and amendments thereto” amending subsection 2(2); and adding subsection 16(8), be read. MOTION CARRIED with Councillor Norton voting nay. The by-law entitled, “By-Law MV-10.1, A By-Law to Amend a By-Law respecting the Traffic on Streets in The City of Saint John and amendments thereto” was read in its entirety. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law MV-10.1, A By-Law to Amend a By-Law respecting the Traffic on Streets in The City of Saint John and amendments thereto” amending subsection 2(2); and adding subsection 16(8), be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. MOTION CARRIED with Councillor Norton voting nay. Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law MV-10.1, A By-Law to Amend a By- Law respecting the Traffic on Streets in The City of Saint John and amendments thereto.” 12.2 Economic and Community Recovery - 15 Minute Parking Spaces (1st and 2nd Reading Traffic By-Law Amendment) Referring to the submitted report entitled M&C 2020-170: Economic and Community Recovery – 15 Minute Parking Spaces, General Director Saint John Parking and Transit M. Dionne advised on the change from 2 hours to 15 minutes parking spaces. This will allow more traffic to access quick parking needs. Responding to question, Mr. Dionne stated the public in Saint John and the businesses are very supportive on the initiative. Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Deputy Mayor McAlary: RESOLVED that the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments 4 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 thereto” by adding subsection 7(6) and Schedule “A-1” regarding 15 minute parking spaces, be read a first time. MOTION CARRIED. Read a first time by title, the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto.” Moved by Councillor Hickey, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto” by adding subsection 7(6) and Schedule “A-1” regarding 15 minute parking spaces, be read a second time. MOTION CARRIED. Read a second time by title, the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto.” MOTION CARRIED. 12.3 Sustainability Item - Arena Closure Plan Follow-Up (Tabled June 22) Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that the Sustainability Item - Arena Closure Plan Follow-Up be lifted from table. MOTION CARRIED. Commissioner Hugenholtz presented revised recommendations pertaining to the sale of the building and alternative operation models. Deputy Commissioner T. O’Reilly outlined the concerns Council Members voiced last week, including the option to continuing the use of the Hilton Belyea as an arena after the sale of the property. The new recommendations include a non-competition clause should the arena be used as an ice activity facility. Moved by Councillor MacKenzie, seconded by Councillor Strowbridge: RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2020- 169: Sustainability Item - Arena Closure Plan Follow-Up, Common Council: 1. Lift item 12.3 on Common Council’s June 22, 2020 agenda (M&C 2020-155 “Implementing Arena Closure Plan – Sustainability Item”) from the table, replacing 5 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 your City Manager’s recommendation in that report with the recommendations in M&C 2020-169. 2. Close the Hilton Belyea arena. 3. Withhold a decision to demolish the building, until and if recommendations 4 and 5 are pursued without success. 4. Direct your City Manager to continue to explore alternative uses for the property. These could range from new private development to the use of existing infrastructure under a different business model. 5. Endorse that any option for the Hilton Belyea property must result in a net savings of at least $155,000 to the City of Saint John Arena Operating & Maintenance Budget, including and specifically accounting for variances in associated revenues. 6. In addition to the short-term decisions associated with the closure of one arena, direct the City Manager to develop a long-term ice strategy for the City of Saint John, ideally in cooperation with our regional partners, and provide the necessary recommendations to Common Council in the second half of 2021. MOTION CARRIED. 13. Committee Reports 14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15. General Correspondence 16. Supplemental Agenda 17. Committee of the Whole 18. Adjournment Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Hickey: RESOLVED that the meeting of Common Council held on June 29, 2020 be adjourned. MOTION CARRIED. 6 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 The Mayor declared the meeting adjourned at 6:48 p.m. Mayor / maire Common Clerk/greffier communal 7 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 PROCÈS-VERBAL – RÉUNION ORDINAIRE CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JEAN 29 juin 2020 À 18 H RÉUNION MENÉE PAR PARTICIPATION ÉLECTRONIQUE Présents : Tous les membres du Conseil présents assistent par vidéoconférence. Don Darling, maire Shirley McAlary, mairesse suppléante Gary Sullivan, conseiller Blake Armstrong, conseiller du quartier 1 Greg Norton, conseiller du quartier 1 Sean Casey, conseiller du quartier 2 John MacKenzie, conseiller du quartier 2 David Hickey, conseiller du quartier 3 Donna Reardon, conseiller du quartier 3 Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4 Absents : David Merrithew, conseiller du quartier 4 Également présent : Tout le personnel principal a participé par vidéoconférence. J. Collin, directeur municipal (participant en tant qu’observateur par conférence téléphonique) J. Hamilton, directeur municipal par intérim, commissaire à la croissance et au développement communautaire J. Nugent, Q.C., avocat de la ville M. Hugenholtz, commissaire aux services de transport et d’environnement T. O’Reilly, sous-commissaire aux parcs et espaces publics B. McGovern, commissaire de Saint John Water M. Dionne, directeur général de Saint John Transit et du Service de stationnement J. Taylor, greffier communal R. Evans, agent administratif P. Anglin, sous-greffier communal 8 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 Pour se conformer aux exigences d’isolement du décret du gouvernement sur l’état d’urgence en raison de la COVID-19, l’hôtel de ville est fermé au public. Les membres du Conseil et les hauts fonctionnaires ont participé par vidéoconférence. Le greffier communal procède à l’appel nominal des membres du Conseil pour déterminer le quorum; le conseiller D. Merrithew fait savoir qu’il regrettait de ne pouvoir être présent. Pour garantir l’accès au public et la transparence de la réunion, la diffusion en direct sur le fil YouTube de la ville est surveillée pour éviter toute perturbation par le personnel. Rogers TV assure également la retransmission en direct de la réunion du Conseil. 1. Ouverture de la séance 2. Approbation du procès-verbal 3. Approbation de l’ordre du jour Proposée par la mairesse adjointe Mme McAlary, appuyée par le conseiller M. Sullivan : IL EST RÉSOLU d’approuver l’ordre du jour de cette réunion avec l’ajout des points : MOTION ADOPTÉE. 4. Divulgations de conflit d’intérêts 5. Questions soumises à l’approbation du bureau 6. Commentaires des membres 7. Proclamations 8. Délégations/Présentations 9. Audiences publiques 18 h 30 10. Examen des arrêtés 11. Soumissions des membres du Conseil 11.1 Revue opérationnelle d’Ernst and Young (Norton) Le directeur municipal par intérim, J. Hamilton, indique que le personnel a confirmé auprès d’Ernst and Young que la présentation au Conseil aurait lieu au plus tôt le 20 juillet et qu’elle ne coûterait rien à la ville. En réponse à la question, le directeur municipal J. Collin indique que son commentaire de la semaine dernière selon lequel la présentation aurait un coût pour la ville était basé sur 9 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 son hypothèse que le contrat avec E&Y était complet et qu’une présentation verbale supplémentaire aurait un coût associé pour la ville. Il indique qu’un examen du personnel et une présentation des conclusions du rapport E&Y sont prévus pour l’automne. Proposée par le conseiller M. Norton, appuyée par le conseiller M. Strowbridge : IL EST RÉSOLU que le Conseil communal approuve ce qui suit :  Qu’une réunion spéciale du Conseil communal soit prévue en public, pour la présentation exclusive et complète de l’examen d’exploitation de la Ville de Saint John par Ernst & Young, et  Que la présentation de l’examen d’exploitation de la Ville de Saint John soit faite par des agents officiels d’Ernst & Young, qui ont été chargés par le ministère de l’Environnement et des Gouvernements locaux d’effectuer un examen d’exploitation indépendant de la Ville de Saint John, et  Que la présentation de l’examen d’exploitation de la Ville de Saint John par Ernst & Young soit prévue dans les deux prochaines semaines, en tenant compte des difficultés logistiques et d’horaire qui pourraient rendre ce délai difficile à respecter. MOTION ADOPTÉE avec les votes négatifs des conseillers Mme Reardon et M. MacKenzie. 12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux 12.1 Reprise économique et communautaire : Rues ouvertes et la Ville de Saint John 12.1.1 Politique et procédures pour les rues ouvertes – à l’initiative de la ville Le directeur municipal par intérim, J. Hamilton, présente les orientations politiques et les règlements pour permettre l’initiative rationalisée de Rues ouvertes. Le sous-commissaire M. Ouellette recommande des mises à jour du plan de rues ouvertes qui ont été présentées au Conseil communal le 22 juin. Les entretiens avec les entreprises locales et le public au cours de la semaine dernière indiquent que le public a une opinion mitigée sur le concept de rues ouvertes, favorable, négative et la majorité est neutre. La première rue ouverte se déroulera le samedi 11 juillet. Les fermetures futures pourraient être étendues à quelques jours sur la base des réactions du public et des entreprises locales. Proposée par la conseillère Mme Reardon, appuyée par le conseiller M. Hickey : IL EST RÉSOLU que, comme il est recommandé par le directeur municipal dans le rapport présenté M&C 2020-172 : Economic and Community Recovery: Open Streets and the City of Saint John, le Conseil communal adopte la résolution suivante : 10 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 2. Le Conseil communal adopte la politique de Rues ouvertes 2020 et les procédures pour la ville – Lancement de l’initiative Rues ouvertes. MOTION ADOPTÉE. e 12.1.2 Modification de l’arrêté concernant la circulation (3 lecture) Proposée par le conseiller M. Hickey, appuyée par la mairesse adjointe Mme McAlary : IL EST RÉSOLU QUE l’arrêté intitulé «êté Arr MV-10.1, Arrêté modifiant l’arrêté concernant la circulation dans les rues de The City of Saint John et ses modifications » modifiant le paragraphe 2(2) et le paragraphe 16(8), soit lu. MOTION ADOPTÉE avec le vote négatif du conseiller M. Norton. L’arrêté intitulé «êté Arr MV-10.1, Arrêté modifiant l’arrêté concernant la circulation dans les rues de The City of Saint John et ses modifications » est lu en totalité. Proposée par la mairesse adjointe Mme McAlary, appuyée par le conseiller M. Hickey : IL EST RÉSOLU QUE l’arrêté intitulé «êté Arr MV-10.1, Arrêté modifiant l’arrêté concernant la circulation dans les rues de The City of Saint John et ses modifications » modifiant le paragraphe 2(2) et le paragraphe 16(8), soit lu une troisième fois, qu’il soit édicté et que le sceau communal y soit apposé. MOTION ADOPTÉE avec le vote négatif du conseiller M. Norton. Lu une troisième fois par titre, l’arrêté intitulé «êté Arr MV-10.1, Arrêté modifiant l’arrêté concernant la circulation dans les rues de The City of Saint John et ses modifications ». 12.2 Reprise économique et communautaire – Places de stationnement de 15 minutes ree (modification l’arrêt concernant la circulation en 1 et 2 lecture) Se référant au rapport soumis intitulé M&C 2020-170 : Reprise économique et communautaire – Places de stationnement de 15 minutes, le directeur général de Saint John Transit et du Servicede stationnement, M. Dionne, donne des conseils sur le changement de 2 heures à 15 minutes pour les places de stationnement. Cela permettra à un plus grand nombre de véhicules d’accéder rapidement à des places de stationnement. En réponse à la question, M. Dionne déclare que le public de Saint John et les entreprises sont très favorables à cette initiative. Proposée par la conseillère Mme Reardon, appuyée par la mairesse adjointe Mme McAlary : 11 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 IL EST RÉSOLU que l’arrêté intitulé « A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto » en ajoutant le paragraphe 7(6) et l’annexe A-1 concernant les espaces de stationnement de 15 minutes, soit lu une première fois. MOTION ADOPTÉE. Lu une première fois par titre, l’arrêté intitulé « A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto ». Proposée par le conseiller M. Hickey, appuyée par la conseillère Mme Reardon : IL EST RÉSOLU que l’arrêté intitulé « A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto » en ajoutant le paragraphe 7(6) et l’annexe A-1 concernant les espaces de stationnement de 15 minutes, soit lu une deuxième fois. MOTION ADOPTÉE. Lu une deuxième fois par titre, l’arrêté intitulé « A By-Law to Amend a By-Law respecting the regulation of Parking in the City of Saint John, By-Law Number L.G.-8, and amendments thereto ». MOTION ADOPTÉE. 12.3 Point sur la durabilité – Suivi du plan de fermeture des arénas (déposé le 22 juin) Proposée par la mairesse adjointe Mme McAlary, appuyée par la conseillère Mme Reardon : IL EST RÉSOLU que le Point sur la durabilité – Suivi du plan de fermeture des arénas se retiré. MOTION ADOPTÉE. Le commissaire M. Hugenholtz présente des recommandations révisées concernant la vente du bâtiment et les modèles d’exploitation alternatifs. Le sous-commissaire M. O’Reilly souligne les préoccupations exprimées par les membres du Conseil la semaine dernière, notamment l’option de continuer à utiliser le Hilton Belyea comme aréna après la vente de la propriété. Les nouvelles recommandations comprennent une clause de non-concurrence si l’aréna est utilisé comme une installation d’activité sur glace. Proposée par le conseiller M. MacKenzie, appuyée par le conseiller M. Strowbridge : 12 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 IL EST RÉSOLU que, comme il est recommandé par le directeur municipal dans le rapport présenté M&C 2020-169 : Sustainability Item - Arena Closure Plan Follow-Up, le Conseil communal : 7. Retire le point 12.3 de l’ordre du jour du Conseil communal du 22 juin 2020 (M&C 2020-155 Implementing Arena Closure Plan – Sustainability Item), le remplace sous la recommandation de votre directeur municipal dans ce rapport par les recommandations du rapport M&C 2020-169. 8. Fermer l’aréna Hilton Belyea. 9. Retenir la décision de démolir le bâtiment, jusqu’à ce que et si les recommandations 4 et 5 sont suivies sans succès. 10. Demander à votre directeur municipal de continuer à explorer d’autres utilisations possibles de la propriété. Celles-ci pourraient aller de nouveaux développements privés à l’utilisation d’infrastructures existantes dans le cadre d’un modèle commercial différent. 11. Approuver que toute option pour la propriété du Hilton Belyea doit entraîner une économie nette d’au moins 155 000 $ pour le budget de fonctionnement et d’entretien de l’aréna de la Ville de Saint John, y compris et surtout en tenant compte des écarts dans les revenus associés. 12. En plus des décisions à court terme associées à la fermeture d’un aréna, charger le directeur municipal d’élaborer une stratégie de glace à long terme pour la Ville de Saint John, idéalement en collaboration avec nos partenaires régionaux, et fournir les recommandations nécessaires au Conseil communal au cours du second semestre de 2021. MOTION ADOPTÉE. 13. Rapports des commissions 14. Examen de questions distinctes des questions soumises à l’approbation du Bureau 15. Étude des sujets écartés des questions soumises à l’approbation du Bureau 16. Ordre du jour supplémentaire 17. Comité plénier 18. Levée de la séance Proposée par le conseiller M. Sullivan, appuyée par le conseiller M. Hickey : IL EST RÉSOLU que la réunion du Conseil communal tenue le 29 juin 2020 soit ajournée. MOTION ADOPTÉE. 13 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL June 29, 2020 / le 29 juin 2020 Le maire déclare la séance ajournée à 18 h 48. Mayor / maire Common Clerk/greffier communal 14