Loading...
2020-03-23_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 MINUTES — REGULAR MEETING COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN MARCH 23, 2020 AT 6:00 PM IN THE COUNCIL CHAMBER Present: Mayor Don Darling attending in person Deputy Mayor Shirley McAlary attending by conference call Councillor -at -Large Gary Sullivan by attending conference call Councillor Ward 1 Blake Armstrong attending by conference call Councillor Ward 1 Greg Norton attending by conference call Councillor Ward 2 Sean Casey attending by conference call Councillor Ward 2 John MacKenzie attending by conference call Councillor Ward 3 David Hickey attending by conference call Councillor Ward 3 Donna Reardon attending by conference call Councillor Ward 4 David Merrithew attending in person Councillor Ward 4 Ray Strowbridge attending by conference call Also Present: City Manager J. Collin attending in person City Solicitor J. Nugent Q.C. attending by conference call Fire Chief K. Clifford attending by conference call Commissioner Finance K. Fudge attending by conference call Commissioner Growth & Community Development J. Hamilton attending by conference call Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz attending by conference call Common Clerk J. Taylor attending in person Deputy Common Clerk P. Anglin attending in person COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Due to the State of Emergency declared by the Province caused by the Covid-19 pandemic, the majority of Council Members attended by conference call. The City Manager conducted roll call of the Council Members to determine quorum. The entire membership of Common Council was in attendance. The City Manager advised that to ensure access to the public and transparency of the meeting, livestreaming of the City's YouTube feed and the Rogers feed are being monitored for disruptions. The Mayor called an Emergency Session to permit the Council Members to attend by conference call; this is currently permitted in the Procedural Bylaw. A Procedural Bylaw amendment is provided in the Council Kit to allow remote attendance at future Regular Meetings of Common Council without the requirement of having to call an Emergency Meeting. 1. Call to Order 1.1 Emergency Meeting Notice The Mayor provided Notice that an Emergency Council meeting has been called for Monday, March 23rd, 2020 at 6:00 p.m. in the Council Chamber of City Hall. This Emergency Meeting has been called in response to the Covid-19 pandemic and the State of Emergency declared by the New Brunswick Government on March 201h. The Procedural Bylaw permits Council Members to attend an Emergency Meeting of Common Council by conference call. The continuity of Local Government is imperative in a State of Emergency. Due to the current restrictions on public gatherings, it is necessary for Common Council to have the ability to participate in a meeting remotely. By holding an Emergency Meeting, Council is able to give 151 2nd, and 3rd reading on March 23rd to an amendment of Council's Procedural Bylaw which would permit remote participation via teleconference or videoconference, by Council Members to Regular Council meetings. 10.2 Procedural Bylaw Amendment to Allow Council Members to Participate in Open Session Meetings by Remote Technology (1st, 2nd & 3rd Readings) The Common Clerk advised that the continuity of Local Government is imperative in a State of Emergency declared on March 201h necessitated by the Covid-19 pandemic. Due to the current restrictions on public gatherings, it is necessary for Council Members to have the ability to participate in Council Meetings remotely. By holding an Emergency Meeting, Council is able to give 151 2nd, and 3rd reading to an amendment to Council's Procedural Bylaw which will permit the remote participation by Council members in future Regular Council meetings by teleconference or videoconference. Responding to question, the City Manager advised that the current meeting has convened by calling an Emergency Meeting under the Province's declared State of Emergency due to Covid-19. Our current Procedural Bylaw permits Council Members' 2 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 participation by conference call in an Emergency Meeting. The submitted bylaw amendment will provide a long-term approach to address remote participation in Regular Session of Common Council by teleconference or videoconference without the requirement to call an Emergency Meeting. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By -Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John", permitting Council Members to participate in open session meetings of Common Council and Committees using remote technology, be read a first time. MOTION CARRIED. Read a first time by title, the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By - Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John". Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By -Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John", permitting Council Members to participate in open session meetings of Common Council and Committees using remote technology, be read a second time. MOTION CARRIED. Read a second time by title, the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By - Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John". Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By -Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John", permitting Council Members to participate in open session meetings of Common Council and Committees using remote technology, be read in its entirety. MOTION CARRIED. The by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By -Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John", was read in its entirety. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By -Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John", permitting Council Members to participate in open session meetings of Common Council and Committees using remote technology, be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. 3 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 MOTION CARRIED. Read a third time by title, the by-law entitled, "By -Law No. M-5, A Law to Amend a By - Law respecting the Procedure of the Common Council of the City of Saint John." 2. Approval of Minutes 2.1 Minutes of March 9, 2020 Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Norton: RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council held on March 9, 2020, be approved. MOTION CARRIED. 3. Approval of Agenda Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the following changes: Moving ahead on the agenda as the first item of business: 10.2 Procedural Bylaw Amendment to Allow Council Members to Participate in Open Session Meetings by Remote Technology (1st, 2nd & 3rd Readings) And the addition of items: 17.1 Fundy Quay Option to Lease Agreement 17.2 Saint John Water — Bill Payment Information 17.3 Suspension of Seasonal Licence at Stewart Hurley Arena for Year 2020 17.4 South Bay Wellfield Sustainable Yield — Commencement of Action Against BGC Engineering Inc. and Peer Reviewers LTA IQI[Q►[4L1:k]k]11191 4. Disclosures of Conflict of Interest City Solicitor J. Nugent and Councillor G. Norton declared a conflict of interest with item 17.4 South Bay Wellfield Sustainable Yield — Commencement of Action Against BGC Engineering Inc. and Peer Reviewers. S. Consent Agenda 5.1 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2020- 79: Contract 2019-13: West Saint John Water Supply — Orthophosphate System, the contract be awarded to the low Tenderer, G.J. Cahill & Company (1979) Ltd., at the tendered price of $246,100.00 (including HST) as calculated based upon estimated 4 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 quantities; and further that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary contract documents. 5.2 That the submitted report M&C 2020-50: All -Terrain Vehicles on Cosy Lake Road, be received for information. 5.3 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2020- 83: Initiate Stop -Up and Closure and Subsequent Sale for Portion of Fairville Boulevard Common Council approve the following: 1. That the Public Hearing to consider the passing of a By-law to Close a 476 square metre portion of a public street known as Fairville Boulevard, as shown on a Survey Plan (submitted), be set for Monday, June 8, 2020 at 6:30 p.m. in the Council Chamber; 2. That Common Council authorize the publishing of a notice of its intention to consider passing of such By-law identified above; and 3. In the event that Common Council gives Third Reading to Amending a Bylaw as stated above, that Council approve the sale of the subject property to SBLP Harding Street Property Inc. for $1.00, subject to the reservation of any municipal or public utility easements required and further, that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute any document to effect the transfer. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the recommendation set out in each consent agenda item respectively be adopted. MOTION CARRIED UNANIMOUSLY. 6. Members Comments Council members commented on various community events. 7. Proclamations 7.1 Purple Day— March 26, 2020 The Mayor declared March 26, 2020 as Purple Day in the City of Saint John. 8. Delegations/Presentations 9. Public Hearings 6:30 PM 5 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 10. Consideration of Bylaws 10.1 Zoning By -Law Amendment — 399 Burchill Road (3rd Readin Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law Number C.P. 111-89 A Law to Amend the Zoning By -Law of The City of Saint John" amending Schedule "A", the Zoning Map of The City of Saint John, by re -zoning a parcel of land having an area of approximately 995.1 hectares, located at 399 Burchill Road, also identified as being a portion of PID Number 00412189, from Heavy Industrial (IH), Pit and Quarry (PQ), Rural (RU), and Medium Industrial (IM) to Green Energy (GE); and rezoning a parcel of land having an area of approximately 2.5 hectares, located at 399 Burchill Road, also identified as being a portion of PID Number 00412189, from Pit and Quarry (PQ) and Rural (RU) to Special Zone 5 (SZ -5), be read. LTA IQ1100►[4L1:k]k]11191 The by-law entitled "By -Law Number C.P. 111-89 A Law to Amend the Zoning By -Law of The City of Saint John" was read in its entirety. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew: RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law Number C.P. 111-89 A Law to Amend the Zoning By -Law of The City of Saint John" amending Schedule "A", the Zoning Map of The City of Saint John, by re -zoning a parcel of land having an area of approximately 995.1 hectares, located at 399 Burchill Road, also identified as being a portion of PID Number 00412189, from Heavy Industrial (IH), Pit and Quarry (PQ), Rural (RU), and Medium Industrial (IM) to Green Energy (GE); and rezoning a parcel of land having an area of approximately 2.5 hectares, located at 399 Burchill Road, also identified as being a portion of PID Number 00412189, from Pit and Quarry (PQ) and Rural (RU) to Special Zone 5 (SZ -5), be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. MOTION CARRIED. Read a third time by title, the by-law entitled "By -Law Number C.P. 111-89 A Law to Amend the Zoning By -Law of The City of Saint John." 11. Submissions by Council Members 11.1 Covid-19 Mitigation Plans and Economic Crisis Plan (Mayor Darling) Responding to questions, "Does the Wage Escalation Policy gives us guidance with how we move forward under circumstances like Covid-19; does it help us in good times and bad times?" the Commissioner of Finance stated the Wage Escalation Policy is a capping COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 of the overall wages and benefits for the City's budget. It is not a labour policy, nor is it a union policy. The intent is that the City spends within its means; that our budgets and spending is within our revenue generation. The Policy does prescribe that we must find ways to ensure that our overall wages and benefits are within an affordability threshold. Responding to questions, the City Manager stated for the public record that he did not assist in developing the motion and cannot support the motion. The primary reason is that he believes we have the tools to act decisively and appropriately as needed. There is a Wage Escalation Policy that is directly tied to growth; we have direction from Council that 50% of the deficit will be addressed through workforce adjustments and a requirement under law to balance the budget for 2021 and the years thereafter. He stated that staff has the tools to provide recommendations in the future on what needs to be done based on the Covid-19 impacts, impacts we don't know the results of. Responding to questions "Do you feel you have the tools to address the day to day needs of the Covid-19 pandemic and mediation? Is there anything Council can do either in the form of this motion or otherwise to assist you in addressing the pandemic?" the City Manager responded the City is following the lead of the Province on all of their medical recommendations for Covid-19 and the City has implemented these recommendations. The Province continues to look at additional measures. The Province is on record saying they will look at the necessary compensation and adjustment to their budgets at some time in the future and we will follow that lead. For today, the City is providing essential services in the City and has commenced plans to return to some degree of normalcy in the future. It is still far too early to make any determinations on exactly what will be required in those plans. Responding to a question on the first bullet of the motion specifically "Is there any data to analyse what the impacts of Covid-19 are?" the City Manager stated "Concerning that part of the motion, we will explore, understand, analyse the financial impacts. Whether it is appropriate to do so on a weekly, monthly, quarterly basis will depend on how the situation unfolds in the coming days and weeks. The notion of conducting a financial analysis is absolutely sound and the City would do this anyway. But today, asking to produce a definitive financial impact in a month is not achievable. It will require a lot of work. It is, perhaps, not the first priority dealing with Covid-19 emergency as we know it today." Responding to the question "What is the total costs of the City's payroll?" the Commissioner of Finance stated that for the 2020 budget the total payroll (wages, benefits, including pension, fringe benefits) is approx. $91M of the $156M City budget (i.e. 57% of the budget); and that the City has approx. 900 employees. Responding to the question, "If things were catastrophic, and our deficits were mounting how many employees could we lay off?" the City Manager stated the question has two -parts: 7 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 1. From the perspective of contract law, based on the City's Collective Agreements: • Local 18 (outside workers)— has no lay off clause • Local 486 (inside workers) — there are certain limitations based on seniority in terms of terminating individuals, however for the large majority of the inside workers there are no restrictions. Those who have been around for a very long time are protected under their Collective Agreement. • Fire — has no limitations. Council approves the yearly fire establishment. • Police — maximum number that can be laid off is 10-11 police officers. 2. From the perspective of common law in an emergency, unforeseen, unforecasted, unavoidable situation an employer could be entitled to disregard or not follow certain terms within Collective Agreements. There is no doubt this would be challenged and would be addressed by the Courts. As requested, the City Solicitor categorized the 3 -part perspective model to determine layoffs: 1. The contractual perspective / The City Solicitor has reviewed the Collective Agreement provisions that appear to be relevant to the issue. 2. The statute perspective / Statutes such as the Employment Standards Act, Industrial Relations Act, have some provisions that may be applicable to some groups of employees with respect to layoffs. 3. The common law perspective / the legal principle referred to as frustration of contract is a challenging principle; it is not an easy principle to apply to relieve parties from their obligations under contract, but it is theoretically available in appropriate cases. We have not come anywhere near the point of reaching an opinion as to whether or not that principle has any application with respect to any of our employee groups including those who are bound by collective agreements. Responding to questions on the Wage Escalation Policy and a rising deficit situation specifically "How does the Wage Escalation Policy" address a sudden global recession / potential depression?" the Commissioner of Finance responded that the Wage Escalation Policy is an affordability policy based on a rolling three year tax base. With respect to immediate or emergency requirements, the policy looks at affordability based on the tax base and it is done on an annual basis. It would not provide an immediate, result; it would be based on the next round of tax base information. The City's overall revenue trajectory, about 90% of the City's revenues, are property tax based, unconditional grants and the Province's short-term social assistance revenues. The City Manager clarified that the Wage Escalation Policy speaks about budgets and not wage increases. The overall budget is based on a three-year rolling average. The Policy does not say that the budget will increase at the percentage of the three-year rolling average of growth; it will not go above the three-year rolling average without a business case being made. In other words it is the maximum, not a given. There is scope COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 within the Wage Escalation Policy to recommend to Council wage increases that are less than the three-year rolling average of growth. Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor Norton: RESOLVED that the City Manager to directed to: • Prepare a monthly forecast of the impacts from Covid-19 on finances, human resources and City operations. Including mitigation plans. • Work with our employee groups to gain, at minimum, a wage freeze for 4 years and the flexibility to reduce wage costs as necessary, to protect the sustainability of the local economy and taxpayers. • That due to restrictions related to some employee groups in terms of binding arbitration and the failure to recognize local conditions, that a corresponding recommendation be made to budget allocations, should current realities be ignored and wage increases be forced upon taxpayers. • That the barriers associated with current collective agreements be clearly communicated to the public from all city, agencies, boards, and commissions within the next 30 days. • That council rejects in principle any labour agreement that is not at minimum a wage freeze and with restrictive clauses removed, impeding necessary management, productivity and cost flexibility. • Enhance governance to ensure the barriers we face related to our workforce, collective agreements and the negotiation process are addressed. • Work with the Provincial and Federal governments to achieve the necessary support to rebuild the Saint John economy. • This would include the key reforms, already on our priority lists, direct support from both the Federal and Provincial Governments. • That the Ernst and Young Operational audit due at the end of March, include commentary on the new realities we face and that a staffing report be presented to council within 30 days of receipt, with recommended actions and priorities. MOTION DEFEATED with Deputy Mayor McAlary and Councillors Sullivan, Armstrong, MacKenzie, Casey, Strowbridge, Reardon and Hickey voting nay. 11.2 Common Council Salary Deductions (Councillor Cas The City Manager advised that a change to the Council Members' salary requires a change to the existing Council Members Salary Bylaw and the bylaw process requires 15t 2nd and 3rd readings. A change to the salary cannot be effected by a motion. Staff will need to draft the required bylaw amendments and then Council must give 1s' and 2nd reading at a meeting of Council, followed by 3rd reading at a subsequent meeting. Moved by Councillor Casey, seconded by Councillor Sullivan: 9 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 RESOLVED that Common Council reduce the salary of the Mayor by $10,000 and reduce each Councillor and the Deputy Mayor salary by 10 percent. MOTION DEFEATED with Deputy Mayor McAlary and Councillors Sullivan, Armstrong, Hickey, MacKenzie, Reardon, and Strowbridge voting nay. 12. Business Matters - Municipal Officers 12.1 Sustainability Update (Verbal) The City Manager commented on several issues: Restructuring Plan - A brief on the restructuring plan was provided to the Finance Committee March 17th. The focus for Council, the City and the Province has shifted to Covid-19. The restructuring update to Council will be postponed from the planned Special Meeting scheduled for Tuesday March 31 to the Council Meeting of April 61h. The update will be 2-3 hours long. Additional delays may be required. The Special Council meeting planned for Tuesday March 31 to discuss the restructuring is no longer required. It is intended to proceed with the Committee meeting with Regional Caucus scheduled for Monday March 301h The City Manager commented that the sustainability plan is ongoing, and audits, analysis, initiatives are proceeding. Referencing the Local 18 Collective Agreement negotiation, a tentative agreement has been reached at the bargaining team level. However ratification with Local 18 cannot be done because of the declared Provincial State of Emergency. As part of the negotiation terms, it was agreed that the ratification by the Union and the vote by Common Council would take place on the same day. The path forward will require ratification by Local 18 and a Common Council vote in favour. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew: RESOLVED that the Sustainability verbal update be received for information. MOTION CARRIED. 12.2 Covid-19 Operational Update (Verbal) The City Manager introduced the Emergency Operations Centre (EOC) team participating by conference call. The EOC is the primary coordination centre for cross - functional organization within City Hall departments, and provides coordination with the community. The EOC has also taken a lead role with future planning. On March 161h the EOC Activation Level 1— Enhanced Monitoring was reported. On March 171h the EOC Activation Level 2- Partial Monitoring was reported and remains the current status. Fire 10 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Chief K. Clifford is Incident Commander for the Covid-19 emergency and leads the EOC Team. The SJEMO Situational Report update will focus on regional and municipal updates and not provide a full review of federal and provincial updates. Fire Chief K. Clifford - Incident Commander (IC) reported that SJEMO has been monitoring the Covid-19 development since first reported globally in late December 2019 / early January 2020. The SJEMO has transitioned from Level 1 — enhanced monitoring to Level 2 - partial activation effective mid last week. The Incident Commander stated that the world-wide spread and exponential growth of the virus is alarming. Our citizens absolutely need to heed the strong direction of our regional, provincial and national health authorities. Our health authorities' direction is our only chance to reduce what could be historic and catastrophic outcomes for our nation. At this point it is unknown how Canada, New Brunswick and Saint John will endure through the crisis. The ultimate outcome will depend on all of us. We do not know how many people in our community will get sick or how many will die. We do know that following the direction of federal, provincial and regional health authorities will minimize these horrendous outcomes. SJEMO utilizes the Incident Command System as an objective based organizational structure for putting order to the decisions that need to be made in times of crisis. As a municipality, SJEMO has had a pandemic emergency response plan for a number of years, never expecting to utilize it. We are truly dealing with the unknown at this time and we need to navigate this uncharted crisis together with our community. We are prepared to do just that; our SJEMO team and our ICS organization structure. Team members of command and general members will provide updates on how their respective role will help the community navigate this crisis. The following SJEMO team members defined their roles: Deputy Chief Rob Nichol - SJEMO Planning Section Chief provided insight into the ICS structure in place for the Covid-19 emergency. Incident Command is management by objectives (MBO). The Incident Commander has established 5 overarching objectives, incident management steps, to manage this pandemic. These objectives are reviewed continually and strategies and tactics are established to accomplish the objectives. The key to effective incident management is the communication of these objectives and the effective management of the resources required. The 5 identified objectives by the IC are as follows: 1. Implement all necessary measures to ensure the safety of the citizens and employees of the City of Saint John as directed by the Office of the Chief Medical Officer of Health. 2. Ensure essential services are maintained including continuity of public safety services and critical infrastructure. 3. Provide systematic updates to the public, staff and SJEMO stakeholders on verified information pertaining to the City's response to the pandemic. 4. Ensure business continuity plans at the City and individual department level are implemented to ensure the best use of available resources. 11 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 5. Support Regional Health Authority and Public Health with requests for assistance for assessment centres which may be implemented within City limits. Deputy Chief Mike Carr - Liaison Officer SJEMO Responsible for coordinating all external agencies with SJEMO which capitalizes on the ongoing training and relationship building that occurs daily. This connectivity increases our interoperability with external stakeholders and improves our understanding of their emergency response procedures. SJEMO has been in contact with NBEMO and the Regional Health Authority since January 22nd this year. The Department of Public Health is not getting the results they are looking for with respect to flattening the curve. On Thursday March 191h Premier Higgs declared a province -wide State of Emergency. The Liaison Officer is in direct contact with the NBEMO Regional Coordinator who is our conduit to all provincial departments and neighbouring communities. We are connected directly with our local stakeholders SJ Energy, Port of Saint John, Saint John Airport, and local industry. Liaison Officer M. Carr provided the following provincial updates: There were no new Covid-19 cases reported today in New Brunswick. There are now two assessment clinics operating in Saint John organized by the Department of Health. Social Development is setting up two overflow shelters to assist Outflow and Coverdale with their social distancing compliance. A phone line is being activated today to report those who are not compliant with the State of Emergency declaration. SJEMO and NBEMO are carefully monitoring the New Brunswick River Watch and meeting accordingly. All information from the province is being disseminated to SJEMO, our Senior Leadership Team, and the Public Information Officer in this dynamic event. Manager Strategic Communications and Public Affairs Lisa Caissie - Public Information Officer Reporting to the IC, the Public Information Officer delivers reliable information and official directives to the community. Good information is key to supporting our community; it educates, lessens anxiety and may save lives. Communication strategy over the past weeks focused on providing factual information with understanding and empathy along with two main overarching priorities. Priority 1: Communicate the verified, "what, why, how and when" for the transition from a full municipal service delivery model to one that focuses exclusively on essential services and those deemed highly desirable as identified by the City's Senior Leadership Team and information provided from key agencies. Priority 2: Support the timely dissemination of verified key messages, recommendations and directives from Public Health Agencies at the provincial and federal level. The Communication Team has been successful using existing online channels for communication with the early development of a webpage "SaintJohn.ca/coronavirus" for sharing reliable updates in one location in both official languages. City social media channels are in use to share official updates and push visitors back to official sites for additional information. On March 17th a press briefing was hosted by the City with the Mayor, City Manager and SJEMO Director to announce the transition to an essential 12 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 services model. The City issues news releases when updates are available, and continues to assist with internal communication efforts led by the City's human resources team from within the EOC. Director Human Resources Stephanie Hossack - Operations Section Chief EOC The Operations Section has assumed an important role in helping to sustain delivery of essential services in our community and ensuring our employees receive the support they require in delivering municipal services. The Operations Section, led by S. Hossack and Deputy Operation Section Chief Jeff Hussey, has been organized into five functional groups to achieve maximum mitigation. 1. Critical Infrastructure 2. Emergency City Services 3. Public Safety 4. Employee Support The Critical Infrastructure Group, led by Kendall Mason, is working with teams in Transportation and Environment Services, SJ Water, Engineering and Information Technology with full support from every area and with minimal difficulty. Emergency City Services, led by David Dobbelsteyn and Public Safety Services led by Jim Fleming are fully deployed, including Saint John Fire, Police, Ambulance NB and Saint John Transit. An important example of collaboration with our partners is the work of our City's Emergency Social Services Group with the Provincial Department of Social Development and the Canadian Red Cross to protect some of the most vulnerable members of our community. Recent developments include relocating Outflow, our men's' shelter. Coverdale, our women's' shelter will be moved to Bayside Middle School starting Wednesday evening. These facilities will be operated 24 hours a day, 7 days a week. Some general observations were provided: 1. Consistent with direction from the City Manager and the Declared State of Emergency we have been working with management in service areas to enable effective delivery of services at significantly reduced levels of staffing, therefore minimizing risk to our people while continuing to serve our citizens. 2. With the safety and wellbeing of our employees in mind we have united the efforts of our Employee Support Group led by Amy Poffenroth with those of Command Staff including SJEMO Safety Officer Loral McEwan-Wills and the Public Information Officer Lisa Caissie. We have built a safety management system over the years to fully operationalize our values at the front line. In order to maximize the effectiveness of our efforts to protect employees protocols have been adapted such as a heightened emphasis for all employees on the requirement on self-assessment and reporting; increasing the level of personal protective equipment (PPE) provided to essential employees; ensuring that 13 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 regular safety procedures and hazard identifications are being followed; and reinforcement of advice from Public Health Authorities. The Business Continuity Team led by Stephanie Rackley -Roach has been collecting data from across the organization and conducting analysis to optimize service delivery, manage risk, and channel resources where they are most needed and to achieve sound sustainable business outcomes. Key City services will be accessed as the situation progresses and certain services may be brought online if it is safe to do so. The entire Senior Leadership Team is supporting these efforts. Fire Chief K. Clifford — Incident Commander (IC) The IC thanked the IC Team for their work during the early stages of the crisis. We have spent the past five years building a process and team of people that will best lead our City through any crisis. It is conceivable that this particular crisis will last months. Our Municipal Team will need to be supported. They will need to endure; they will need to be strong, resilient and spirited as we work one day at a time not knowing what the conclusion of the crisis will be or when it will come. This is uncharted territory for all of us. City Manager The City Manager provided additional points from his perspective. In addition to the coordination and discussion at the IOC, the following are also occurring: • The Province and all City Managers meet almost daily by teleconference to discuss issues of mutual concern and to map a path forward. • All municipalities in the province are aligned following the lead of the Chief Medical Officer of Health and the recommendations from that bureau. • Since the State of Emergency was declared by the Province there has been relatively good adherence to the directives within that declaration. The Province currently estimates that there is approximately 94% compliance. The Province would wish to have 100% compliance. One of the tools put in place is a Toll free # for clarification on the directive and to report individuals not conforming to the directives within the State of Emergency. • Parks and walking trails — The Chief Medical Officer of Health emphasizes that those using parks and trails must practice social distancing and to not touch publicly accessed surfaces • On direction of the Chief Medical Officer the use of taxis has not been curtailed. • The Premier has stated that all options are on the table going forward, fines for violating the declaration may be an option. • Provincial borders not closed. • International border with USA is closed. • Last week the City went from a full service model to an essential services model. • We will aim to reintroduce key services of benefit to the community, for example, permitting is not an essential service but it is a requirement; building inspections are a requirement. Staff is examining ways that these and other services of benefit 14 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 to the community will be reintroduced once the recommendations of the Chief Medical Officer of Health are satisfied. • The City's webpage on Covid-19 provides community direction. It does not repeat provincial information. • The Provincial website provides essential information and should be followed. • The spring freshet (NB River Watch) is being monitored and the issues of potential flooding in the region. At this point in time there is no update. We are mindful of what has happened the past 2 years. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the Covid-19 Operational Update be received for information with thanks on the excellent, thorough report. MOTION CARRIED. 13. Committee Reports 14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15. General Correspondence 15.1 ME Carpenter Letter: Discover Saint John (Recommendation: Receive for Information) Moved by Councillor Merrithew, seconded by Deputy Mayor McAlary: RESOLVED that the M.E. Carpenter letter regarding Discover Saint John be received for information. MOTION CARRIED. 15.2 K. Savoie Letter: Parking Regulations on Lower West Side (Recommendation: Refer to City Manager) Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that the K. Savoie letter regarding Parking Regulations on the Lower West Side be referred to the City Manager. MOTION CARRIED. 15.3 Sculpture Saint John 2020 - Request to Present (Recommendation: Refer to the Clerk to schedule) Moved by Councillor Norton, seconded by Councillor Reardon: 15 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 RESOLVED that the Sculpture Saint John 2020 Request to Present be referred to the Clerk to schedule. MOTION CARRIED. 15.4 C. Osborne Letter: Code of Conduct Complaint Moved by Councillor Merrithew, seconded by Deputy Mayor McAlary: RESOLVED that the C. Osborne Letter regarding a Code of Conduct complaint be received for information and that the Clerk maintain a file on the Code of Conduct Complaints for review. LTA IQI[Q0KGY1all allIN91 15.5 D. James Letter: Code of Conduct Complaint Moved by Councillor Merrithew, seconded by Deputy Mayor McAlary: RESOLVED that the D. James Letter regarding a Code of Conduct complaint be received for information and that the Clerk maintain a file on the Code of Conduct Complaints for review. MOTION CARRIED. 16. Supplemental Agenda 17. Committee of the Whole 17.1 Fundy Quay Option to Lease Agreement Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on March 23, 2020 Common Council adopt the following: That the City of Saint John amend section 2.2(b) of the Option Agreement between the City and Fundy Quay Developments Inc. to replace "within (3) months of their execution of this agreement" with "on or before May 29, 2020", and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute an amending agreement in this respect. MOTION CARRIED. 17.2 Saint John Water — Bill Payment Information Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: 16 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on March 23, 2020 Common Council approves that the report entitled M&C # 2020-89 Saint John Water Bill Payer Information is to be shared with Council and water and sewer ratepayers (our citizens and businesses) the actions being taken and the options available to ratepayers during this period of uncertainty that we are in due to COVID-19, the coronavirus. It is recognized that this virus will cause financial hardship on many residents and businesses in Saint John and for this reason Saint John Water wishes to highlight the actions taken and options available to valued ratepayers. IL [0000114L1:]:]11191 17.3 Suspension of Seasonal Licence at Stewart Hurlev Arena for Year 2020 Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on March 23, 2020, Common Council adopt the recommendation in the report entitled M&C # 2020-86 Suspension of Seasonal Licence at Stewart Hurley Arena for Year 2020, namely the amendment to its licence agreement with 707990 N.B. Ltd., which was approved at its meeting of January 27, 2020 (M&C 2020-28), the effect of which will be to postpone the commencement of the term of the licence agreement respecting the Stewart Hurley Arena until such time that the Province permits a resumption in the use of arenas in light of the COVID19 pandemic, and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the amendment in the submitted form. MOTION CARRIED. Councillor Norton and City Solicitor J. Nugent withdrew from the meeting by disconnecting from the conference call. 17.4 South Bay Wellfield Sustainable Yield — Commencement of Action Against BGC EnRineerinR Inc. and Peer Reviewers Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on March 23, 2020, Common Council adopt the following: 1. That the City commence formal legal proceedings in the New Brunswick Court of Queen's Bench against BGC Engineering Inc., Matt Alexander of Fundy Engineering and Ken Howard, and further; 2. That the July 8th, 2019 resolution of Council pertaining to Torys' retainer for legal services required in relation to the West Wells as amended on December 17 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 16, 2019, be further amended as follows to reflect the legal costs associated with pursuing formal legal proceedings in the Court of Queen's Bench: a. The words "not to exceed $365,000.00 plus HST and disbursements" are deleted and replaced with "not to exceed $765,000 plus HST and disbursements." MOTION CARRIED. 18. Adjournment Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that the meeting of Common Council held on March 23, 2020 be adjourned. MOTION CARRIED. The Mayor declared the meeting adjourned at 8:47 p.m. Mayor/ maire t Common Clerk/greffier communal 18 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 PROCES-VERBAL—SEANCE REGULIERE CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN 23 MARS 2020 A 18 H DANS LA SALLE DU CONSEIL Presences : Don Darling, maire, en personne Shirley McAlary, mairesse adjointe, participe par teleconference Gary Sullivan, conseiller elu, participe par teleconference Blake Armstrong, conseiller du quartier 1, participe par teleconference Greg Norton, conseiller du quartier 1, participe par teleconference Sean Casey, conseiller du quartier 2, participe par teleconference John MacKenzie, conseiller du quartier 2, participe par teleconference David Hickey, conseiller du quartier 3, participe par teleconference Donna Reardon, conseillere du quartier 3, participe par teleconference David Merrithew, conseiller du quartier 4, en personne Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4, participe par teleconference Egalement presents : J. Collin, directeur municipal, en personne J. Nugent Q.C., avocat municipal, participe par teleconference K. Clifford, chef du service d'incendie, participe par teleconference K. Fudge, commissaire aux finances, participe par teleconference J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du developpement communautaire, participe par teleconference M. Hugenholtz, commissaire aux services de transport et d'environnement, participe par teleconference . Taylor, greffier communal, en personne P. Anglin, greffier communal adjoint, en personne 19 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 En raison de 1'etat d'urgence declare par la province a la suite de la pandemie de Covid- 19, la majorite des membres du Conseil ont participe par teleconference. Le directeur municipal procede a un appel nominal des membres du Conseil pour determiner Ie quorum. Tous les membres du Conseil communal sont presents. Le directeur municipal indique que pour garantir l'acces du public et la transparence de la reunion, la diffusion en direct du flux YouTube de la ville et du flux Rogers est surveillee pour eviter toute perturbation. Le maire a convoque une seance d'urgence pour permettre aux membres du Conseil de participer par conference telephonique; cela est actuellement autorise par 1'arrete procedural. Une modification de 1'arrete procedural est prevue dans la trousse de documents relative aux reunions du conseil afin de permettre la participation a distance aux futures reunions regulieres du Conseil communal sans avoir a convoquer une reunion d'urgence. 1. Rappel a I'ordre 1.1 Avis de reunion d'urgence Le maire a fait savoir qu'une reunion d'urgence du Conseil a ete convoquee pour le lundi 23 mars 2020 a 18 h dans la salle du Conseil de I'Hotel de Ville. Cette reunion d'urgence a ete convoquee en reponse a la pandemie de Covid-19 et a 1'etat d'urgence declare par le gouvernement du Nouveau -Brunswick le 20 mars dernier. L'arrete procedural permet aux membres du Conseil d'assister a une reunion d'urgence du Conseil communal par teleconference. La continuite du gouvernement local est imperative en cas d'etat d'urgence. En raison des restrictions actuelles sur les rassemblements publics, it est necessaire que le Conseil communal ait la possibilite de participer a une reunion a distance. En tenant une reunion d'urgence, le Conseil est en mesure de Bonner une 1re 2e et 3e lecture le 23 mars d'une modification de 1'arrete procedural du Conseil qui permettrait la participation a distance, par teleconference ou videoconference, des membres du Conseil aux reunions regulieres du Conseil. 10.2 Modification de 1'arrete procedural pour permettre aux membres du Conseil de participer a des reunions publiques par technologie a distance (1re, 2e et 3e lectures) Le greffier communal indique que la continuite du gouvernement local est imperative en cas d'etat d'urgence declare le 20 mars, rendu necessaire par la pandemie de Covid-19. En raison des restrictions actuelles sur les rassemblements publics, it est necessaire que les membres du Conseil aient la possibilite de participer aux reunions du Conseil a distance. La tenue d'une reunion d'urgence permettra au Conseil de Bonner une 1re, 2e et 3e lecture a une modification de 1'arrete procedural du Conseil qui permettra la participation a distance par teleconference ou videoconference des membres du Conseil aux futures reunions regulieres du Conseil. 20 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 En reponse a une question, le directeur municipal indique que la reunion en cours a ete rendue possible par la convocation d'une reunion d'urgence dans le cadre de 1'etat d'urgence declare par la province en raison de la Covid-19. Notre arrete procedural actuel permet aux membres du Conseil de participer par teleconference a une reunion d'urgence. La modification de I'arrete soumise fournira une approche a long terme pour traiter la question de la participation a distance aux seances regulieres du Conseil communal par teleconference ou videoconference sans qu'il soit necessaire de convoquer une reunion d'urgence. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John », permettant aux membres du Conseil de participer aux reunions publiques du Conseil communal et des comites en utilisant la technologie a distance, soit lu une premiere fois. MOTION ADOPTEE. Premiere lecture par titre de I'arrete intitule «Arrete No M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John ». Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete no M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John », permettant aux membres du Conseil de participer aux reunions publiques du Conseil commun et des comites en utilisant la technologie a distance, soit lu une deuxieme fois MOTION ADOPTEE. Deuxieme lecture par titre de I'arrete intitule «Arrete No M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John ». Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete no M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John », permettant aux membres du Conseil de participer aux reunions publiques du Conseil commun et des comites en utilisant la technologie a distance, soit lu dans son integralite. MOTION ADOPTEE. L'arrete intitule «Arrete no M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John » est lu dans son integralite. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Merrithew : 21 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete no M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant Ie reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John », permettant aux membres du Conseil de participer aux reunions publiques du Conseil commun et des comites en utilisant la technologie a distance, soit Iu une troisieme fois, qu'il soit edicte et que Ie sceau communal y soit appose. MOTION ADOPTEE. Troisieme lecture par titre de I'arrete intitule «Arrete No M-5, Arrete modifiant I'arrete concernant le reglement interieur du conseil communal de la ville de Saint John. 2. Approbation du proces-verbal 2.1 Proces-verbal du 9 mars 2020 Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Norton : IL EST RESOLU d'approuver le proces-verbal de la reunion du Conseil communal tenue le 9 mars 2020. MOTION ADOPTEE. 3. Approbation de I'ordre du jour Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller MacKenzie : IL EST RESOLU d'approuver I'ordre du jour de cette reunion avec les modifications suivantes : Faire avancer le point suivant comme premier point de I'ordre du jour 10.2 Modification de I'arrete procedural pour permettre aux membres du Conseil de participer a des reunions publiques par technologie a distance (1re, 2e et 3e lectures) Et ajouter les points suivants : 17.1 Convention de location-achat du quai de Fundy 17.2 Saint John Water — Renseignements sur le paiement des factures 17.3 Suspension de la licence saisonniere de I'arena Stewart Hurley pour I'annee 2020 17.4 Rendement soutenu du champ de captage de South Bay — Introduction d'une action contre BGC Engineering inc. et les pairs evaluateurs MOTION ADOPTEE. 4. Divulgation des conflits d'interets L'avocat municipal, J. Nugent, et le conseiller G. Norton declarent un conflit d'interets pour le point 17.4 Rendement soutenu du champ de captage de South Bay — Introduction d'une action contre BGC Engineering inc. et les pairs evaluateurs. 22 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 S. Resolution en bloc 5.1 Comme recommande par le directeur municipal dans le rapport presente M&C 2020-79: Contract 2019-13: West Saint John Water Supply — Orthophosphate System, le contrat soit attribue au soumissionnaire le plus bas, G.J. Cahill & Company (1979) Ltd, au prix soumissionne de 246 100,00 $ (TVH comprise), calcule sur la base des quantites estimees; et que le maire et le greffier communal soient en outre autorises a signer les documents contractuels necessaires. 5.2 Que le rapport presente M&C 2020-50: All -Terrain Vehicles on Cosy Lake Road, soit re�u a titre informatif. 5.3 Comme recommande par le directeur municipal dans le rapport presente M&C 2020-83 : Initiate Stop -Up and Closure and Subsequent Sale for Portion of Fairville Boulevard que le Conseil communal approuve ce qui suit : 1. Que I'audience publique pour examiner I'adoption d'un arrete visant a fermer une portion de 476 metres carres d'une rue publique connue sous Ie nom de boulevard Fairville, comme indique sur un plan d'arpentage (presente), soit fixee au Iundi 8 juin 2020 a 18 h 30 dans la salle du Conseil; 2. Que le Conseil communal autorise la publication d'un avis de son intention d'envisager I'adoption de cet arrete identifie ci-dessus; et 3. Dans le cas ou le conseil communal donne une troisieme lecture a la modification d'un arrete comme indique ci-dessus, que le conseil approuve la vente de la propriete en question a SBLP Harding Street Property inc. pour 1,00 $, sous reserve de toute servitude municipale ou d'utilite publique requise et, en outre, que le maire et le greffier communal soient autorises a signer tout document pour effectuer le transfert. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU d'adopter la recommandation de chaque point du point Resolution en bloc, respectivement. MOTION ADOPTEE A L'UNANIMITE. 6. Commentaires des membres Les membres du Conseil commentent au sujet de divers evenements communautaires. 7. Proclamations 7.1 Journee lavande — 26 mars 2020 23 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Le maire declare que le 26 mars 2020 sera la «Journee Iavande» dans la ville de Saint John. 8. Delegations/Presentations 9. Audiences publiques 18h30 10. Examen des arretes 10.1 Modification de I'arrete de zonaize — 399. chemin Burchill W lecture Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete numero C.P. 111-89, Arrete modifiant I'arrete sur le Zonage de la ville de Saint John » modifiant I'annexe a A », la carte de zonage de la ville de Saint John, en rezonant une parcelle de terrain ayant une superficie d'environ 995,1 hectares, situee au 399, chemin Burchill, egalement identifie comme etant une partie du numero NID 00412189, de zones industrie lourde (IH), industrie moyenne (IM), carriere et graviere (PQ) et rurale (RU) a zones energie verte (GE); et en rezonant une parcelle de terrain ayant une superficie d'environ 2,5 hectares, situee au 399, chemin Burchill, egalement identifiee comme etant une partie du numero PID 00412189, de zones carriere et graviere (PQ) et rurale (RU) a zone speciale n° 5 (SZ - 5), soit lue. MOTION ADOPTEE. L'arrete intitule «Arrete numero C.P. 111-89 Arrete modifiant I'arrete sur le Zonage de la ville de Saint John » est lu dans son integralite. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Merrithew : IL EST RESOLU que I'arrete intitule «Arrete numero C.P. 111-89 Arrete modifiant I'arrete sur le Zonage de la ville de Saint John » modifiant I'annexe « A », la carte de zonage de la ville de Saint John, en rezonant une parcelle de terrain ayant une superficie d'environ 995,1 hectares, situee au 399, chemin Burchill, egalement identifie comme etant une partie du numero NID 00412189, de zones industrie lourde (IH), industrie moyenne (IM), carriere et graviere (PQ) et rurale (RU) a zones energie verte (GE); et en rezonant une parcelle de terrain ayant une superficie d'environ 2,5 hectares, situee au 399, chemin Burchill, egalement identifiee comme etant une partie du numero PID 00412189, de zones carriere et graviere (PQ) et rurale (RU) a zone speciale n° 5 (SZ -5), soit lue une troisieme fois, qu'il soit edicte, et que le sceau communal y soit appose. MOTION ADOPTEE. 24 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Troisieme lecture par titre de 1'arrete intitule «Arrete numero C.P. 111-89 Arrete modifiant 1'arrete sur Ie Zonage de la ville de Saint John 11. Soumissions des membres du Conseil 11.1 Plans d'attenuation de la Covid-19 et plan de crise economique (Maire Darling) En reponse aux questions « La Politique d'augmentation progressive des salaires nous donne -t -elle des indications sur la maniere d'aller de l'avant dans des circonstances comme celles de la Covid-19; nous aide -t -elle dans les bons et les mauvais moments? », le commissaire aux finances declare que la Politique d'augmentation progressive des salaires est un plafonnement de 1'ensemble des salaires et des avantages sociaux pour le budget municipal. II ne s'agit pas d'une politique du travail ni d'une politique syndicale. L'objectif en est que la ville depense dans la limite de ses moyens, que nos budgets et nos depenses se situent dans la limite de nos revenus. La politique prevoit que nous devons trouver des moyens de garantir que nos salaires et avantages sociaux globaux se situent dans les limites du raisonnable. En reponse aux questions, le directeur municipal declare publiquement qu'il n'avait pas participe a 1'e1aboration de la motion et qu'il ne peut pas la soutenir. La raison principale est qu'il estime que nous disposons des outils necessaires pour agir de maniere decisive et appropriee en fonction des besoins. II existe une Politique d'augmentation progressive des salaires qui est directement Me a la croissance; le Conseil nous indique que 50% du deficit serait comble par des ajustements de la main -d'oeuvre et ('obligation juridique d'equilibrer le budget pour 2021 et les annees suivantes. II declare que le personnel dispose des outils necessaires pour fournir des recommandations a l'avenir sur ce qui doit etre fait en fonction des impacts de la Covid-19, impacts dont nous ne connaissons pas les resultats. En reponse aux questions : « Pensez-vous disposer des outils necessaires pour repondre aux besoins quotidiens de la pandemie de Covid-19 et de la mediation? Y a-t-il quelque chose que le Conseil puisse faire, soit dans le cadre de cette motion ou d'une quelconque autre maniere pour vous aider a traiter la pandemie? », le directeur municipal repond que la ville suit 1'exemple de la province en ce qui concerne toutes ses recommandations medicales pour la Covid-19 et que la ville a mis en ceuvre ces recommandations. La province continue a envisager des mesures supplementaires. La province a declare publiquement qu'elle examinerait les compensations et les ajustements necessaires a son budget a un moment donne dans l'avenir et nous suivrons cette voie. Pour aujourd'hui, la ville fournit des services essentiels dans la ville et a commence a planifier le retour a un certain degre de normalite a l'avenir. II est encore beaucoup trop tot pour determiner exactement ce qui sera exige dans ces plans. En reponse a une question sur la premiere puce de la motion, a savoir «Y a-t-il des donnees pour analyser les impacts de Covid-19? », le directeur municipal declare : 25 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 « Concernant cette partie de la motion, nous allons explorer, comprendre et analyser les impacts financiers. La possibilite de le faire sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle dependra de 1'evolution de la situation dans les jours et les semaines a venir. L'idee d'effectuer une analyse financiere est absolument saine et la Ville Ie ferait de toute fa�on. Mais aujourd'hui, demander de produire un impact financier definitif en un mois nest pas realisable. 11 faudra beaucoup de travail. Ce nest peut-etre pas la priorite pour traiter l'urgence de la Covid-19 telle que nous la connaissons aujourd'hui. En reponse a la question « Quel est le co6t total de la masse salariale de la ville? », le commissaire aux finances declare que pour le budget 2020, la masse salariale totale (salaires, avantages sociaux, y compris la retraite, avantages complementaires) est d'environ 91 millions de dollars sur les 156 millions de dollars du budget de la ville (soit 57 % du budget) et que la ville compte environ 900 employes. En reponse a la question « Si la situation devenait catastrophique et que nos deficits augmentaient, combien d'employes pourrions-nous licencier? », le directeur municipal declare que la question comporte deux parties : 1. Du point de vue du droit des contrats, base sur les conventions collectives de la ville : • Section locale 18 (travailleurs independants) — n'a pas de clause de licenciement • Section locale 486 (travailleurs internes) — en ce qui concerne de licenciement, it existe certaines limitations basees sur I'anciennete, mais pour la majorite des travailleurs internes, it n'y a aucune restriction. Ceux qui sont Ia depuis tres Iongtemps sont proteges par Ieur convention collective. • Services d'incendie — it n'a pas de Iimites. Le Conseil approuve chaque annee les effectifs des services d'incendie. • Services policiers — Ie nombre maximum de policiers pouvant etre Iicencies est de 10 ou 11. 2. Du point de vue de la common law, dans une situation d'urgence, imprevue, imprevisible et inevitable, un employeur pourrait etre autorise a ne pas tenir compte ou a ne pas respecter certaines dispositions des conventions collectives. 11 ne fait aucun doute que cels serait conteste et que les tribunaux se pencheraient sur la question. Comme demande, l'avocat municipal categorise le modele de perspective en trois parties pour determiner les licenciements : 1. La perspective contractuelle/L'avocat municipal a examine les dispositions de la convention collective qui semblent etre pertinentes pour la question. 2. La perspective juridique/Les lois, telles que la Loi sur les normes d'emploi, la Loi sur les relations industrielles, comportent certaines dispositions qui peuvent etre applicables a certains groupes d'employes en ce qui concerne les licenciements. 3. La perspective de la common law/le principe juridique appele « doctrine relative aux contrats inexecutables» est un principe qui pose probleme; ce West pas un principe facile a appliquer pour liberer les parties de leurs obligations 26 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 contractuelles, mais it est theoriquement disponible dans les cas appropries. Nous ne sommes pas encore parvenus a nous prononcer sur la question de savoir si ce principe s'applique ou non a l'un ou I'autre de nos groupes de salaries, y compris ceux qui sont lies par des conventions collectives. En reponse a des questions sur la Politique d'augmentation progressive des salaires et la situation de deficit croissant, notamment « Comment la Politique d'augmentation progressive des salaires peut-elle faire face a une recession mondiale soudaine ou a une depression potentielle? », le commissaire aux finances repond que la Politique d'augmentation progressive des salaires est une politique sur I'abordabilite fondee sur une assiette fiscale glissante triennale. En ce qui concerne les besoins immediats ou d'urgence, la politique s'interesse a I'abordabilite en fonction de I'assiette fiscale, ce qui est fait sur une base annuelle. Elle ne donnerait pas un resultat immediat; elle serait basee sur la prochaine serie d'informations sur I'assiette fiscale. La trajectoire globale des recettes de la ville, soit environ 90 % des recettes de la ville, est basee sur la taxe fonciere, les subventions inconditionnelles et les recettes de I'aide sociale a court terme de la province. Le directeur municipal precise que la Politique d'augmentation progressive des salaires parle de budgets et non d'augmentations de salaire. Le budget global est base sur une moyenne glissante triennale. La Politique ne dit pas que le budget augmentera au pourcentage de la moyenne de croissance glissante triennale; it ne depassera pas la moyenne glissante triennale sans qu'une analyse de rentabilite ne soit faite. En d'autres termes, it s'agit du maximum, pas d'une certitude. La Politique d'augmentation progressive des salaires permet de recommander au Conseil des augmentations salariales inferieures a la moyenne de croissance glissante triennale. Proposee par le conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller Norton IL EST RESOLU que le directeur municipal soit invite a faire ce qui suit : • Preparer une prevision mensuelle des impacts de la Covid-19 sur les finances, les ressources humaines et les activites de la ville. Y compris les plans d'attenuation. • Travailler avec nos groupes d'employes pour obtenir, au minimum, un gel des salaires pendant 4 ans et la possibilite de reduire les couts salariaux si necessaire, afin de proteger la viabilite de 1'economie locale et des contribuables. • Qu'en raison des restrictions Iiees a certains groupes d'employes en termes d'arbitrage obligatoire et de la non -reconnaissance des conditions locales, qu'une recommandation correspondante soit faite aux affectations budgetaires, si les realites actuelles sont ignorees et que des augmentations de salaire sont imposees aux contribuables. • Que les obstacles associes aux conventions collectives en vigueur soient clairement communiques au public par 1'ensemble de la ville, des agences, des conseils et des commissions dans les 30 prochains jours. 27 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 • Que ce conseil rejette en principe tout accord de travail qui ne propose pas au minimum un gel des salaires et dont les clauses restrictives ont ete supprimees, entravant la gestion necessaire, la productivite et la flexibilite des couts. • Renforcer la gouvernance pour s'assurer que les obstacles auxquels nous sommes confrontes en ce qui concerne notre main -d'oeuvre, les conventions collectives et le processus de negociation sont traites. • Travailler avec les gouvernements provincial et federal afin d'obtenir le soutien necessaire pour reconstruire 1'economie de Saint John. • Cela comprendrait les reformes c1es, deja inscrites sur nos Iistes de priorites, et Ie soutien direct des gouvernements federal et provinciaux. • Que I'audit operationnel d'Ernst and Young, prevu pour la fin mars, comporte des commentaires sur les nouvelles realites auxquelles nous sommes confrontes et qu'un rapport sur les effectifs soit presente au conseil dans les 30jours suivant sa reception, avec des recommandations d'actions et de priorites. MOTION REJETEE, la mairesse adjointe McAlary et les conseillers Sullivan, Armstrong, MacKenzie, Casey, Strowbridge, Reardon et Hickey votant contre. 11.2 Deductions salariales du Conseil communal (conseiller Casey) Le directeur municipal indique qu'une modification du salaire des membres du Conseil necessite une modification de 1'arrete relatif aux salaires des membres du conseil communal et que le processus d'arrete necessite une jr,, une 2e et une 3e lecture. Une modification du salaire ne peut pas etre effectuee par une motion. Le personnel devra rediger les modifications requises a 1'arrete et le Conseil devra ensuite proceder a une 1re et une 2e lecture lors d'une reunion du Conseil, suivie d'une 3e lecture lors d'une reunion ulterieure. Proposee par le conseiller Casey, appuyee par le conseiller Sullivan : IL EST RESOLU que le conseil communal reduise le salaire du maire de 10 000 dollars et reduise le salaire de chaque conseiller et de la mairesse adjointe de 10 %. MOTION REJETEE avec la mairesse adjointe McAlary et les conseillers Sullivan, Armstrong, Hickey, MacKenzie, Reardon et Strowbridge votant contre. 12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux 12.1 Mise a iour sur la viabilite (verbal Le directeur municipal fait des commentaires sur plusieurs questions : Plan de restructuration — Un compte rendu sur le plan de restructuration a ete presente au Comite des finances le 17 mars. Le Conseil municipal, la ville et la province se concentrent desormais sur la Covid-19. La mise a jour sur la restructuration presentee 28 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 au Conseil sera reportee de la reunion extraordinaire prevue pour le mardi 31 mars a la reunion du Conseil du 6 avril. La mise a jour durera 2 a 3 heures. Des delais supplementaires peuvent etre necessaires. La reunion extraordinaire du Conseil prevue le mardi 31 mars pour discuter de la restructuration nest plus necessaire. On prevoit aller de l'avant avec la reunion du comite avec le caucus regional prevue pour le lundi 30 mars. Le directeur municipal indique que le plan de durabilite est en cours, et que les audits, analyses et initiatives se poursuivent. En reference a la negociation de la convention collective de la section locale 18, un accord provisoire a ete conclu au niveau de 1'equipe de negociation. Cependant, la ratification avec la section locale 18 ne peut pas se faire en raison de 1'etat d'urgence declare dans la province. Dans Ie cadre des conditions de negociation, it en a ete convenu que la ratification par Ie syndicat et Ie vote du Conseil communal auraient lieu Ie meme jour. La voie a suivre necessitera la ratification par la section locale 18 et un vote favorable du Conseil communal. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller Merrithew : IL EST RESOLU que la mise a jour verbale sur la viabilite soit revue a titre informatif. MOTION ADOPTEE. 12.2 Mise a lour operationnelle du Covid-19 (verbal) Le directeur municipal presente 1'equipe du Centre des operations d'urgence (COU) qui participe par teleconference. Le COU est le principal centre de coordination pour l'organisation interfonctionnelle au sein des services de la mairie, et assure la coordination avec la collectivite. Le COU a egalement joue un role de premier plan dans la planification future. Le 16 mars, le niveau d'activation 1 du COU — Surveillance renforcee a ete signale. Le 17 mars, le niveau d'activation 2 du COU — Surveillance partielle a ete signale et reste en vigueur a ce jour. Le chef des services d'incendie K. Clifford est le commandant des operations sur le lieu de l'incident pour l'urgence de la Covid-19 et dirige 1'equipe du COU. La mise a jour du rapport de situation de l'Organisme de gestion des services d'urgence de Saint John (OGSUSJ) portera sur les mises a jour regionales et municipales et ne fournira pas un examen complet des mises a jour federales et provinciales. Chef des services d'incendie, K. Clifford, commandant des operations sur le lieu de ('incident, indique que I'OGSUSJ a suivi 1'evolution de la Covid-19 depuis qu'elle a ete signalee pour la premiere fois au niveau mondial fin decembre 2019/debut janvier 2020. L'OGSUSJ est passe du niveau 1 — Surveillance renforcee au niveau 2 — Activation partielle a compter du milieu de la semaine derniere. Le commandant des operations sur Ie lieu de ('incident declare que la propagation mondiale et la croissance 29 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 exponentielle du virus sont alarmantes. Nos citoyens doivent absolument tenir compte des directives robustes de nos autorites sanitaires regionales, provinciales et nationales. Les directives de nos autorites sanitaires sont notre seule chance de reduire ce qui pourrait etre des resultats historiques et catastrophiques pour notre nation. A I'heure actuelle, on ne sait pas comment Ie Canada, Ie Nouveau -Brunswick et Saint John vont traverser la crise. Le resultat final dependra de nous tous. Nous ne savons pas combien de personnes dans notre communaute tomberont malades ou mourront. Nous savons que suivre les directives des autorites sanitaires federales, provinciales et regionales permettra de minimiser ces resultats epouvantables. L'OGSUSJ utilise Ie Systeme de commandement des interventions (SCI) comme structure organisationnelle basee sur les objectifs pour mettre de l'ordre dans les decisions qui doivent etre prises en temps de crise. En tant que municipalite, I'OGSUSJ dispose d'un plan d'intervention d'urgence en cas de pandemie depuis plusieurs annees, mais ne s'attendait jamais a ('utiliser. Nous sommes vraiment confrontes a l'inconnu en ce moment et nous devons naviguer dans cette crise inexploree avec notre collectivite. Nous sommes prets a Ie faire; notre equipe de I'OGSUSJ et notre structure organisationnelle du SCI. Les membres de 1'equipe de commandement et les membres generaux feront Ie point sur la maniere dont Ieurs roles respectifs aideront la collectivite a gerer cette crise. Les membres suivants de 1'equipe de I'OGSUSJ ont defini leur role : Le chef adjoint Rob Nichol — chef de la section planification de I'OGSUSJ — donne un aper�u de la structure du SCI en place pour l'urgence de la Covid-19. Le commandement des interventions (CI) est la gestion par objectifs (GPO). Le commandant des operations sur le lieu de l'incident a etabli cinq objectifs generaux, des mesures de gestion des incidents, pour gerer cette pandemie. Ces objectifs sont revus en permanence et des strategies et tactiques sont etablies pour les atteindre. La c1e dune gestion efficace des incidents est la communication de ces objectifs et la gestion efficace des ressources necessaires. Les cinq objectifs identifies par le Cl sont les suivants : 1. Mettre en ceuvre toutes les mesures necessaires pour assurer la securite des citoyens et des employes de la ville de Saint John, conformement aux directives du Bureau du medecin hygieniste en chef. 2. Assurer le maintien des services essentiels, y compris la continuite des services de securite publique et des infrastructures critiques. 3. Fournir des mises a jour systematiques au public, au personnel et aux intervenants de I'OGSUSJ sur les informations verifiees concernant l'intervention de la ville a la pandemie. 4. Veiller a ce que des plans de continuite des activites soient mis en ceuvre au niveau de la ville et de chaque service afin de garantir la meilleure utilisation possible des ressources disponibles. 5. Soutenir I'Autorite sanitaire regionale et la Sante publique dans Ieurs demandes d'assistance pour les centres devaluation qui peuvent etre mis en place dans les limites de la ville. 30 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Chef adjoint Mike Carr — Agent de liaison de I'OGSUSJ Responsable de la coordination de toutes les agences externes avec I'OGSUSJ qui tire profit de la formation continue et de 1'etablissement de relations qui se produisent quotidiennement. Cette connectivite accroit notre interoperabilite avec les intervenants externes et ameliore notre comprehension de Ieurs procedures d'intervention d'urgence. L'OGSUSJ est en contact avec l'Organisation des mesures d'urgence du Nouveau -Brunswick (OMUNB) et I'Autorite regionale de la sante depuis Ie 22janvier dernier. Le ministere de la Sante publique n'obtient pas les resultats escomptes en ce qui concerne I'aplatissement de la courbe. Le jeudi 19 mars, Ie premier ministre Higgs a declare 1'etat d'urgence dans toute la province. L'agent de liaison est en contact direct avec Ie coordinateur regional de l'OMUNB qui est notre intermediaire avec tous les ministeres provinciaux et les collectivites voisines. Nous sommes en contact direct avec nos partenaires Iocaux SJ Energy, Ie port de Saint John, I'aeroport de Saint John et l'industrie locale. L'agent de liaison M. Carr a fourni les mises a jour provinciales suivantes : aucun nouveau cas de la Covid-19 n'a ete signale aujourd'hui au Nouveau -Brunswick. 11 existe maintenant deux cliniques devaluation a Saint John, organisees par Ie ministere de la Sante. Le Developpement social met en place deux refuges de debordement pour aider Outflow et Coverdale a respecter la distanciation sociale. Une Iigne telephonique est activee aujourd'hui pour signaler les personnes qui ne respectent pas la declaration de 1'etat d'urgence. L'OGSUSJ et l'OMUNB surveillent attentivement la Surveillance du fleuve (Nouveau -Brunswick) et se reunissent en consequence. Toutes les informations de la province sont divulguees a I'OGSUSJ, a notre equipe de direction et au responsable de l'information publique dans Ie cadre de cet evenement dynamique. Gestionnaire des communications strategiques et des affaires publiques, Lisa Caissie — Agente de ('information publique Relevant du Cl, I'agente de ('information publique fournit des informations fiables et des directives officielles a la collectivite. Une bonne information est essentielle pour soutenir notre collectivite; elle eduque, reduit 1'anxiete et peut sauver des vies. La strategie de communication de ces dernieres semaines s'est concentree sur la fourniture d'informations factuelles avec comprehension et empathie, ainsi que sur deux grandes priorites. Priorite 1 : Communiquer le « quoi, pourquoi, comment et quand » verifie pour la transition d'un modele de prestation de services municipaux complet a un modele qui se concentre exclusivement sur les services essentiels et ceux juges hautement souhaitables tels que releves par 1'equipe de direction de la ville et les informations fournies par les principaux organismes. Priorite 2 : Soutenir la diffusion en temps utile des messages cles verifies, des recommandations et des directives des agences de sante publique au niveau provincial et federal. L'equipe de communication a reussi a utiliser les canaux de communication en Iigne existants grace au developpement precoce d'une page Web «saintjohn.ca/coronavirus» pour partager des mises a jour fiables en un seul endroit dans les deux langues officielles. Les medias sociaux de la ville sont utilises pour 31 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 partager les mises a jour officielles et renvoyer les visiteurs vers les sites officiels pour obtenir des informations supplementaires. Le 17 mars, un point de presse a ete organise par la ville avec le maire, le directeur municipal et le directeur de I'OGSUSJ pour annoncer la transition vers un modele de services essentiels. La ville publie des communiques de presse Iorsque des mises a jour sont disponibles, et continue d'aider aux efforts de communication interne mentis par 1'equipe des ressources humaines de la ville au sein du COU. Directrice des ressources humaines Stephanie Hossack — Chef de la section des operations du COU La section des operations a joue un role important en aidant a maintenir la prestation des services essentiels dans notre collectivite et en s'assurant que nos employes re�oivent le soutien dont ils ont besoin pour fournir les services municipaux. La section des operations, dirigee par S. Hossack et le chef adjoint de la section des operations, Jeff Hussey, a ete organisee en cinq groupes fonctionnels afin de parvenir a une attenuation maximale. 1. Infrastructures essentielles 2. Services d'urgence de la ville 3. Services de securite publique 4. Services de soutien aux employes Le groupe « Infrastructures essentielles », dirige par Kendall Mason, travaille avec des equipes des services des transports et de 1'environnement, de SJ Water, de l'ingenierie et des technologies de l'information, avec le soutien total de tous les secteurs et avec un minimum de difficultes. Les Services d'urgence de la ville, diriges par David Dobbelsteyn, et les Services de securite publique, diriges par Jim Fleming, sont pleinement deployes, y compris les pompiers et la police de Saint John, Ambulance NB et Saint John Transit. Un exemple important de collaboration avec nos partenaires est le travail du groupe des services sociaux d'urgence de notre ville avec le ministere provincial du Developpement social et la Croix -Rouge canadienne pour proteger certains des membres les plus vulnerables de notre collectivite. Parmi les developpements recents, citons la reinstallation d'Outflow, notre refuge pour hommes. Coverdale, notre refuge pour femmes sera transfers au Bayside Middle School a partir de mercredi soir. Ces installations fonctionneront 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Quelques observations generales ont ete fournies : 1. Conformement aux directives du directeur municipal et a 1'etat d'urgence declare, nous avons travaille avec la direction des zones de service pour permettre une prestation efficace des services avec des niveaux de personnel considerablement reduits, reduisant ainsi au minimum les risques pour notre personnel tout en continuant a servir nos citoyens. 32 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 2. Dans un souci de securite et de bien-etre de nos employes, nous avons uni les efforts de notre groupe de Services de soutien aux employes, dirige par Amy Poffenroth, a ceux du personnel de commandement, dont I'agent de securite de I'OGSUSJ, Loral McEwan-Wills, et I'agente d'information publique, Lisa Caissie. Nous avons mis en place un systeme de gestion de la securite au fil des ans pour rendre pleinement operationnelles nos valeurs en premiere ligne. Afin de maximiser 1'efficacite de nos efforts pour proteger les employes, des protocoles ont ete adaptes, comme I'accent accru mis sur l'obligation d'auto-evaluation et de declaration pour tous les employes, I'augmentation du niveau d'equipement de protection individuelle (EPI) fourni aux employes essentiels, la garantie que les procedures de securite et les identifications des dangers sont regulierement suivies, et Ie renforcement des conseils des autorites de sante publique. L'equipe chargee de la continuite des activites, dirigee par Stephanie Rackley -Roach, a recueilli des donnees dans toute l'organisation et effectue des analyses pour optimiser la prestation des services, gerer les risques et canaliser les ressources Ia ou elles sont Ie plus necessaires et pour obtenir des resultats commerciaux solides et durables. Les services cles de la ville seront accessibles au fur et a mesure de 1'evolution de la situation et certains services pourront etre mis en Iigne s'il est possible de Ie faire en toute securite. L'ensemble de 1'equipe de direction soutient ces efforts. Chef des services d'incendie K. Clifford — Commandant des operations sur le lieu de ('incident Le commandant remercie 1'equipe de Cl pour son travail au cours des premieres phases de la crise. Nous avons passe les cinq dernieres annees a mettre en place un processus et une equipe de personnes qui permettront a notre ville de traverser au mieux toute crise. II est concevable que cette crise particuliere Jure des mois. Notre equipe municipale aura besoin d'etre soutenue. IIs devront etre endurants, forts, resilients et dynamiques, car nous travaillons un jour a la fois sans savoir quelle sera la conclusion de la crise ni quand elle arrivera. C'est un territoire inexplore pour nous tous. Directeur municipal Le directeur municipal fournit des points supplementaires de son point de vue. Outre la coordination et la discussion au sein du Centre des operations en cas d'incident (COI), les elements suivants sont egalement presents : • La province et tous les directeurs municipaux se rencontrent presque quotidiennement par teleconference pour discuter de questions d'interet commun et pour tracer la voie a suivre. • Toutes les municipalites de la province s'alignent sur les recommandations du medecin hygieniste en chef et sur les recommandations de ce bureau. • Depuis que la province a declare 1'etat d'urgence, les directives ont ete relativement bien respectees dans le cadre de cette declaration. La province estime actuellement que le taux de conformite est d'environ 94 %. La province souhaiterait que la conformite soit totale. L'un des outils mis en place est un 33 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 numero sans frais permettant d'obtenir des clarifications sur la directive et de signaler les personnes ne se conformant pas aux directives concernant 1'etat d'urgence. • Pares et sentiers de promenade — Le medecin hygieniste en chef souligne clue ceux qui utilisent les pares et les sentiers doivent praticluer la distanciation sociale et ne pas toucher les surfaces accessibles au public. • Sur ordre du medecin hygieniste en chef, l'utilisation des taxis n'a pas ete reduite. • Le premier ministre a declare clue toutes les options sont sur la table a l'avenir, des amendes pour violation de la declaration peuvent etre une option. • Les frontieres provinciales ne sont pas fermees. • La frontiere internationale avec les Etats-Unis est fermee. • La semaine derniere, la ville est passee d'un modele de services complets a un modele de services essentiels. • Nous nous efforcerons de reintroduire les services cles qui profitent a la collectivite. Par exemple, les permis ne sont pas un service essentiel, mais une exigence; les inspections des batiments sont une exigence. Le personnel examine des moyens de reintroduire ces services et d'autres services utiles a la collectivite une fois clue les recommandations du medecin hygieniste en chef seront satisfaites. • La page Web de la ville sur la Covid-19 fournit une orientation communautaire. Elle ne repete pas les informations provinciales. • Le site Web de la province fournit des informations essentielles et doit etre suivi. • La crue printaniere (Surveillance du fleuve [Nouveau -Brunswick]) fait l'objet d'une surveillance et les problemes d'inondations potentielles dans la region. Pour l'instant, it n'y a pas de mise a jour. Nous sommes conscients de ce qui s'est passe ces deux dernieres annees. Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par le conseiller MacKenzie : IL EST RESOLU de recevoir a titre informatif la mise a jour operationnelle de la Covid-19 en remerciant les presentateurs pour cet excellent rapport complet. MOTION ADOPTEE. 13. Rapports deposes par les comites 14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du conseil 15. Correspondance generale 15. Lettre de M.E. Carpenter : Decouvrez Saint John (Recommandation : Accepter a titre informatif) Proposee par le conseiller Merrithew, appuyee par la mairesse adjointe McAlary 34 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 IL EST RESOLU que la lettre de M.E. Carpenter concernant Decouvrez Saint John soit revue a titre informatif. MOTION ADOPTEE. 15.2 Lettre de K. Savoie : R6glementation du stationnement dans le Lower West Side (Recommandation : transmettre au directeur municipal Proposee par le conseiller Merrithew, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que la lettre de K. Savoie concernant la reglementation du stationnement dans le Lower West Side soit transmise au directeur municipal. MOTION ADOPTEE. 15.3 Sculpture Saint John 2020 — Demande de presentation (Recommandation renvoi au greffier pour programmer) Proposee par le conseiller Norton, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que la demande de presentation pour la sculpture Saint John 2020 soit renvoyee au greffier pour etre programmee. MOTION ADOPTEE. 15.4 Lettre de C. Osborne : Plainte lige au code de conduite Proposee par le conseiller Merrithew, appuyee par la mairesse adjointe McAlary : IL EST RESOLU que la lettre de C. Osborne concernant une plainte lige au code de conduite soit revue a titre informatif et que le greffier conserve un dossier sur les plaintes liees au code de conduite aux fins d'examen. MOTION ADOPTEE. 15.5 Lettre de D. James : Plainte lige au code de conduite Proposee par le conseiller Merrithew, appuyee par la mairesse adjointe McAlary : IL EST RESOLU que la lettre de D. James concernant une plainte lige au code de conduite soit revue a titre informatif et que le greffier conserve un dossier sur les plaintes liees au code de conduite aux fins d'examen. MOTION ADOPTEE. 16. Ordre du jour suppidmentaire 35 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 17. Comite plenier 17.1 Convention de location-achat du auai de Fu Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que, conformement a la recommandation du comite plenier reuni le 23 mars 2020, le Conseil communal adopte ce qui suit : Que la ville de Saint John modifie I'article 2.2(b) de la convention entre la ville et Fundy Quay Developments inc. pour remplacer « dans les (3) mois suivant la signature de cette convention » par « au plus tard Ie 29 mai 2020 », et que Ie maire et Ie greffier communal soient autorises a signer une convention modificative a cet egard. MOTION ADOPTEE. 17.2 Saint John Water — Renseignements sur le paiement des factures Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que, tel que recommande par le comite plenier reuni le 23 mars 2020, le conseil communal approuve que le rapport intitule M&C #2020-89 Saint John Water Bill Payer Information soit partage avec le conseil et les contribuables des services d'eau et d'egout (nos citoyens et nos entreprises), ainsi que les mesures prises et les options disponibles aux contribuables pendant cette periode d'incertitude que nous connaissons en raison de la COVID-19, le coronavirus. II est reconnu que ce virus causera des difficultes financieres a de nombreux residents et entreprises de Saint John. C'est pourquoi Saint John Water souhaite mettre en avant les mesures prises et les options disponibles pour les precieux contribuables. MOTION ADOPTEE. 17.3 Suspension de la licence saisonniere de l'arena Stewart Hurley pour l'annee 2020 Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que, conformement a la recommandation du Comite plenier reuni le 23 mars 2020, le Conseil communal adopte la recommandation figurant dans le rapport intitule M&C # 2020-86 Suspension of Seasonal Licence at Stewart Hurley Arena for Year 2020, a savoir la modification de son accord de licence avec 707990 N.B. Ltd, qui a ete approuvee lors de sa reunion du 27 janvier 2020 (M&C 2020-28), dont 1'effet sera de reporter Ie debut de la duree de I'accord de licence concernant l'arena Stewart Hurley jusqu'a ce que la province autorise la reprise de l'utilisation des arenas a la Iumiere de la pandemie de COVIDI9, et que Ie maire et Ie greffier communal soient autorises a executer la modification dans la forme presentee. 36 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 MOTION ADOPTEE. Le conseiller Norton et I'avocat municipal J. Nugent se sont retires de la reunion en se deconnectant de la teleconference. 17.4 Rendement soutenu du champ de captage de South Bay— Introduction d'une action contre BGC Engineering inc. et les pairs evaluateurs Proposee par la mairesse adjointe McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU que, conformement a la recommandation du comite plenier reuni le 23 mars 2020, le Conseil communal adopte ce qui suit : 1. Que la ville entame une procedure judiciaire formelle devant la Cour du Banc de la Reine du Nouveau -Brunswick contre BGC Engineering Inc, Matt Alexander de Fundy Engineering et Ken Howard, et plus encore; 2. Que la resolution du Conseil du 8 juillet 2019 concernant les honoraires de Torys pour les services juridiques requis en rapport avec le West Wells, telle que modifiee le 16 decembre 2019, soit de nouveau modifiee comme suit pour tenir compte des frais juridiques associes a la poursuite d'une procedure judiciaire officielle devant la Cour du Banc de la Reine : a. Les mots « ne devant pas depasser 365 000,00 $ plus la TVH et les debours» sont supprimes et remplaces par « ne devant pas depasser 765 000,00 $ plus la TVH et les debours ». MOTION ADOPTEE. 18. Levee de la seance Proposee par le conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon : IL EST RESOLU de lever la seance du Conseil communal tenue le 23 mars 2020. MOTION ADOPTEE. 37 COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL March 23, 2020 / le 23 mars 2020 Le maire declare la seance levee a 20 h 47. Mayor/ maire Common Clerk/greffier communal 38