2019-05-13_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
May 13, 2019 / le 13 mai 2019
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COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAINT JOHN
MAY 13, 2019 AT 5:00 PM
IN THE COUNCIL CHAMBER
Present: Mayor Don Darling
Deputy Mayor Shirley McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Councillor Ward 4 David Merrithew
Absent: Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
City Manager J. Collin
Also Present: Deputy City Manager N. Jacobsen
Commissioner Saint John Water B. McGovern
Solicitor and Contract Manager SCDWP M. Tompkins
Commissioner Finance K. Fudge
Comptroller C. Graham
Solicitor S. Brittain
Deputy Common Clerk P. Anglin
COMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
May 13, 2019 / le 13 mai 2019
1. Call to Order
17. Committee of the Whole
17.1 Safe Clean Drinking Water Proiect — Global Settlement
Commissioner McGovern advised Council of the SCDWP Global Settlement:
We are approaching Substantial Completion on the largest municipal infrastructure
project in the history of the Province of NB, the Safe Clean Drinking Water Project
(SCDWP) with a cost of $217M (Net Present Value).
Citizens and all visitors to Saint John now have Safe, Clean Drinking Water that is among
the best in the world and the drinking water meets all National and Provincial Drinking
Water Standards.
As a member of the Steering Committee for the SCDWP I can say that this project has
been managed very tightly from the start of construction in 2016 up to today.
On any project of this magnitude there are naturally disagreements and disputes and
the SCDWP team have worked collaboratively with our Partner - Port City Water
Partners (PCWP) to address these matters.
Through a lengthy negotiation, the City has been able to come to an agreement with
PCWP on a Global Settlement.
As part of the Global Settlement the City was able to secure a Comprehensive Full and
Final Release and Indemnity on the SCDWP up to Final Completion (when all
deficiencies have been dealt with).
The Global Settlement deals with the outstanding risks. Claims were valued in excess of
$22M and included:
1. The cumulative effect of 25 Relief Events (many for which the City clearly
retained the risk under the Project Agreement. For ex. delays incurred by the
contractors in dealing with contaminated soil in a public right of way (of which
there was a significant amount of on this project);
2. Numerous active Disputes; and
3. Other risks (including Legal and Dispute Resolution Board and unknown future
risks, etc.)
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May 13, 2019 / le 13 mai 2019
The Comprehensive Full and Final Release and Indemnity on the Project extinguishes
the risks and disputes between the City and our Partner while at the same time keeping
the total cost of the SCDWP on budget.
Anyone who works or has worked in the construction industry will appreciate the
significant positive achievement this is for the City of Saint John and its ratepayers.
The main terms of the Global Settlement are:
1. That Substantial Completion will be declared with a small amount of work being
deferred (weather dependent work and a small stream pipe crossing (at John T.
McMillan). (Note — with respect to warranty on the deferred work the City
remains whole as warranty does not commence until completion of the deferred
work);
2. The City will make an additional payment of just over $1.64M (plus HST) to
PCWP for delay costs.
3. PCWP will provide a Comprehensive Full and Final Release and Indemnity of ALL
claims whatsoever on the Project up to Final Completion.
The City will begin paying the capital portion of the debt associated with the water
treatment facility once Substantial Completion is declared. Since PCWP was slightly
delayed, the City has avoided spending approximately $1.4M, which was used as a
means to settle all of the outstanding disputes.
Through tight management of the SCDWP, the City's SCDWP team has been able to
make changes throughout the project that have resulted in cost reductions to the
Project of nearly $500k.
The City of Saint John is fortunate to have a very dedicated SCDWP team and I can say in
being a member of the SCDWP Steering Committee we have developed a true in house
expertise on how to successfully manage large P3 Projects.
The SCDWP has been run very safely by our Partner since the start of construction. We
now have well over 1 -million labour hours and only 1 minor lost time incident on the
Project.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on May
13, 2019, Common Council approve that the Common Council Resolution pertaining to
the Global Settlement on the Safe Clean Drinking Water Project adopted at the March
25th, 2019 meeting of Common Council be amended as follows:
1. The second paragraph of the resolution which authorizes the Mayor and Clerk to
execute the Minutes of Settlement effecting the Global Settlement is deleted and
replaced with the following:
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May 13, 2019 / le 13 mai 2019
"2. That the Mayor and Clerk be authorized to execute the Minutes of Settlement
effecting the Global Settlement and the appended Escrow Agreement in the form as
attached to M&C No. 2019-114 and presented to Committee of the Whole at its May 13,
2019 meeting; and".
MOTION CARRIED.
18. Adjournment
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on May 13, 2019, be adjourned.
LTA IQIII [Q0KGY1:k]k]1if91
The Mayor declared the meeting adjourned at 5:25 p.m.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
LE 13 mai 2019A17H00
DANS LA SALLE DU CONSEIL
Presents: Don Darling, maire
Shirley McAlary, mairesse suppleante
Gary Sullivan, conseiller general
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
Sean Casey, conseiller du quartier 2
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Absents : Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
J. Collin, directeur municipal
Egalement presents : N. Jacobsen, directeur municipal adjoint
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
M, Tompkins, avocat et gestionnaire des contrats du PEPSP
K. Fudge, commissaire aux finances
C. Graham, controleur
S. Brittain, avocat
P. Anglin, greffier commun adjoint
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May 13, 2019 / le 13 mai 2019
1. Ouverture de la seance
17. Comite plenier
17.1 Projet Eau potable saine et propre — reglement global
Le commissaire McGovern a informs le Conseil du reglement global du PEPSP :
Nous approchons de I'achevement substantiel du plus grand projet d'infrastructure
municipale de I'histoire de la province du Nouveau -Brunswick, Ie Projet Eau potable
saine et propre (PEPSP) dont Ie co6t s'eleve a 217 millions $ (valeur actualisee nette).
Les citoyens et tous les visiteurs de Saint John ont maintenant acces a de 1'eau potable
saine et propre qui est parmi les meilleures au monde et 1'eau potable repond a toutes
les normes nationales et provinciales sur 1'eau potable.
En tant que membre du comite directeur du PEPSP, je peux dire que ce projet a ete gere
de maniere tres serree depuis le debut de la construction en 2016 jusqu'a aujourd'hui.
Comme c'est le cas de tout projet de cette ampleur, it y a des desaccords et des litiges et
1'equipe du PEPSP a travaille en collaboration avec notre partenaire — Port City Water
Partners (PCWP) pour resoudre ces questions.
Grace a de longues negociations, la Ville a ete en mesure de conclure une entente avec
PCWP sur un reglement global.
Dans le cadre du reglement global, la Ville a ete en mesure d'obtenir une quittance et
une indemnisation completes et definitives pour le PEPSP jusqu'a I'achevement final
des travaux (lorsque toutes les lacunes auront ete reglees).
Le reglement global traite des risques en suspens. Les reclamations ont ete evaluees a
plus de 22 millions de dollars et incluent :
1. L'effet cumulatif de 25 evenements de secours (dont plusieurs pour lesquels la
Ville a clairement conserve le risque en vertu de I'Entente du projet. Par
exemple, les retards encourus par les entrepreneurs pour traiter les sols
contamines sur une voie publique (qui ont represents une surface importante
dans le cadre de ce projet);
2. De nombreux litiges actifs; et
3. Les autres risques (y compris les risques juridiques et de la Commission de
reglement des litiges et les risques futurs inconnus, etc.)
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May 13, 2019 / le 13 mai 2019
La quittance et Findemnisation completes et definitives du projet eliminent les risques
et les litiges entre la Ville et notre partenaire, tout en maintenant le cont total du
PEPSP dans les limites du budget.
Quiconclue travaille ou a travaille dans l'industrie de la construction appreciera
l'importante realisation positive clue cela represente pour la Ville de Saint John et ses
contribuables.
Les principales conditions du reglement global sont les suivantes :
1. Cet achevement substantiel sera declare avec une petite quantite de travaux
differes (travaux tributaires des conditions meteorologiques et un petit
franchissement d'un cours d'eau (a John T. McMillan). (Remarque : En ce qui
concerne la garantie sur les travaux reportes, la Ville gardera toute la garantie
puisclue celle-ci ne commence pas avant I'achevement des travaux reportes);
2. La Ville versera un paiement supplementaire d'un peu plus de 1,64 million de
dollars (plus TVH) au PCWP pour les frais de retard.
3. Le PCWP fournira des quittance et indemnisation completes et definitives pour
TOUTES les reclamations relatives au projet jusclu'a I'achevement final.
La Ville commencera a rembourser la partie en capital de la Bette associee a la station
de traitement d'eau une fois clue I'achevement substantiel sera declare. Comme le
PCWP a ete Iegerement retarde, la Ville a evite de depenser environ 1,4 million de
dollars, ce qui a servi a regler tous les litiges en suspens.
Grace a une gestion serree du PEPSP, 1'equipe du PEPSP de la Ville a ete en mesure
d'apporter des changements tout au long du projet qui ont permis de reduire les co6ts
du projet de pres de 500 000 $.
La Ville de Saint John a la chance d'avoir une equipe du PEPSP tres devouee et je peux
dire en tant clue membre du comite directeur de PEPSP, clue nous avons developpe une
veritable expertise interne sur la fa�on de gerer avec succes de grands projets P3.
Le PEPSP est gere en toute securite par notre partenaire depuis le debut de la
construction. Nous avons maintenant plus d'un million d'heures de travail et seulement
un incident mineur avec perte de temps sur le projet.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan :
IL EST RESOLU QUE, tel clue recommande par le comite plenier qui s'est reuni le 13 mai
2019, le conseil communal approuve clue la resolution du conseil communal relative au
reglement global sur le projet d'assainissement de 1'eau potable adoptee a la reunion du
conseil communal du 25 mars 2019 soit modifiee comme suit :
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May 13, 2019 / le 13 mai 2019
1. Le deuxieme paragraphe de la resolution qui autorise le maire et le greffier a signer le
proces-verbal de transaction executant le reglement global est supprime et remplace
par ce qui suit :
« 2. Que le maire et le greffier soient autorises a signer le proces-verbal de transaction
portant sur le reglement global et I'accord d'entiercement ci-joint, tel que joint au M/C
n° 2019-114 et presente au comite plenier a sa reunion du 13 mai 2019; et ».
MOTION ADOPTEE.
18. Levee de la seance
Proposition du conseiller Sullivan, appuye par le conseiller Armstrong :
RESOLU que la reunion du Conseil communal tenue le 13 mai 2019 soit ajournee.
MOTION ADOPTEE.
Le maire declare la levee de la seance a 17 h 25.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal