2019-01-14_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL / CONSEIL COMMUNAL
January 14, 2019 / le 14 janvier 2019
MINUTES — REGULAR MEETING
COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN
JANUARY 14, 2019 AT 6:00 PM
IN THE COUNCIL CHAMBER
Present: Acting Mayor/ Deputy Mayor Shirley McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Councillor Ward 4 David Merrithew
Absent: Mayor Don Darling
Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
Also Present: City Manager J. Collin
Fire Chief K. Clifford
Police Chief B. Connell
City Solicitor J. Nugent
Commissioner Growth and Community Development J. Hamilton
Commissioner of Finance and Treasurer K. Fudge
Commissioner of Transportation and Environment M. Hugenholtz
Commissioner of Saint John Water B. McGovern
Common Clerk J. Taylor
Deputy Common Clerk P. Anglin
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1. Call to Order
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of December 17, 2018
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on December 17,
2018, be approved.
LTA [Q11110 7►[4L1:k]k]1if91
3. Approval of Agenda
Moved by Councillor MacKenzie, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the agenda of this meeting be approved.
LTA [Q11110 7►[4L1:k]k]1if91
4. Disclosures of Conflict of Interest
S. Consent Agenda
5.1 That the Saint John Tool Library & DIY Centre Request to Present be referred to
the Clerk to schedule.
5.2 That as recommended in the submitted Planning Advisory Committee report
Subdivision (Money -in -lieu of Land for Public Purposes) 944 Fairville Boulevard, Common
Council authorize the acceptance of money -in -lieu of the required land for public
purposes.
5.3 That the submitted report 2019-2: Terms of the Fall 2018 Debenture Issue, be
received for information.
5.4 That as recommended by the City Manager in the submitted report 2019-4:
Borrowing Resolutions, Common Council adopt the following resolutions:
1. That the Commissioner of Finance is hereby authorized to borrow, on behalf of the
City of Saint John (the Corporation), from the Bank of Nova Scotia (the Bank) from
time to time by way of direct advances by Promissory Notes, Overdraft, or Standby
Letters of Credit/Letters of Guarantee, a sum or sums not exceeding at any one time
six million dollars ($6,000,000) to meet current expenditures for the year 2019; and
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2. That the Commissioner of Finance is hereby authorized to borrow, on behalf of the
City of Saint John (the Corporation), from the Bank of Nova Scotia (the Bank) from
time to time by way of direct advances by Promissory Notes, a sum or sums not
exceeding at any one time twenty five million dollars ($25,000,000) to meet capital
expenditures for the year 2019.
5.5 That as recommended by the City Manager in the submitted report 2019-3: City
Market Lease with Chicken by Felix,
1. That the City enter into a Lease for Stall "No. 10" in the City Market with Yufan
Investment Ltd., under the terms and conditions as set out in the Lease submitted
with M&C 2019-3, and further;
2. That the Mayor and Common Clerk be authorized to execute any necessary
documents.
5.6 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2019-08:
2019 Insurance Renewal, Council accepts the insurance package presented by BFL
Canada, underwritten by AIG Insurance Company and Certain Underwriters at Lloyds
through our Agent of Record, JM & CW Hope Grant Ltd. and approves maximum
payments as follow:
Insurance Premiums of
$921,336
Agreed Agency Fee of
$26,400
Payable to JM & CW Hope Grant Ltd.
$938,736
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the recommendation set out in each consent agenda item respectively,
be adopted.
IL 100000114 1:k]k]1II9XII0F_1011► WollWA
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamations
8. Delegations/Presentations
8.1 Lord Beaverbrook Rink Presentation
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Referring to the submitted report entitled LBR Presentation, M. Simon MD, Chair LBR,
board members and Manager D. Nicholson provided an update on the revitalization and
enhancements to the LBR facilities and social media presence.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the Lord Beaverbrook Rink Presentation be received for information.
MOTION CARRIED.
9. Public Hearings 6:30 PM
10. Consideration of By-laws
10.1 Business Improvement Area 2019 Budget
Referring to the submitted report entitled Business Improvement Area 2019 Budget
the Clerk advised that the budget has been advertised in the newspaper and no written
objections have been received. Council may proceed with approving the budget and
amending the BIA bylaw for 2019.
Moved by Councillor Norton, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that the Executive Director of Uptown Saint John, Nancy Tissington be invited
to speak to the submitted report entitled Business Improvement Area 2019 Budget on
the budget expenditures.
MOTION CARRIED.
Council asked the Executive Director to address the budget. Executive Director of
Uptown Saint John, Nancy Tissington responded to questions on the budget item for
Operations and Administrative Expenses comprising $291,174.00 of the total budget
amount of $481,997.00. Ms. Tissington said the Membership approved the budget at
the AGM in November and that the budget follows other BIA budgets in the area.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that the verbal presentation from Ms. Tissington be received for information.
MOTION CARRIED.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that as recommended by the Board of Directors of Uptown Saint John Inc.,
Common Council approve the submitted 2019 budget for the Business Improvement
Area.
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MOTION CARRIED with Councillor Merrithew voting nay, stating that the budget for
Operations and Administrative Services is too high, comprising 60% of the overall
budget.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that the by-law entitled, "A Law to Amend By -Law Number BIA-2, Business
Improvement Levy By -Law", by applying a levy of 16 cents for each one hundred dollars
of assessed value for 2019, be read.
MOTION CARRIED with Councillor Merrithew voting nay.
The by-law entitled, "A Law to Amend By -Law Number BIA-2, Business Improvement
Levy By -Law" was read in its entirety.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that the by-law entitled, "A Law to Amend By -Law Number BIA-2, Business
Improvement Levy By -Law", by applying a levy of 16 cents for each one hundred dollars
of assessed value for 2019, be read a third time, enacted and the Corporate Common
Seal affixed thereto.
MOTION CARRIED with Councillor Merrithew voting nay.
Read a third time by title, the by-law entitled, "A Law to Amend By -Law Number BIA-2,
Business Improvement Levy By -Law."
11. Submissions by Council Members
11.1 Expanding the Saint John Common Council Committee Structure to add a Public
Safety Committee (Councillor Norton)
Referring to the submitted motion, Councillor Norton said that the intent is to refer the
matter to the City Manager to come back with recommendations. The motion is
intended to provide a broad view of Public Safety, not just fire and police. Fire and
police in this instance would be two bullets in a series of bullets that would fall under
the proposed committee structure, other safety issues would include:
• Pedestrian Safety
• Sidewalk surfacing
• EMO
• School Zone safety
• Positive recreation
• Street lighting
• Cyber security
• Environmental hazards and response.
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The referral would provide the City Manager leeway to bring recommended feedback
back to Council in an open timeline.
Moved by Councillor Norton, seconded by Sullivan:
RESOLVED that Council refer item 11.1 Expanding the Saint John Common Council
Committee Structure to the City Manager, to report back recommendations on
developing a plan to expand the City of Saint John Common Council Committee
Structure to include a third committee, that being a Public Safety Committee /
Transportation and Environment Services.
MOTION CARRIED with Councillor Merrithew stating he is voting nay at this time
because of the priority of the city's sustainability and the 2018 Provincial Election white
paper focus being required in Q1 and Q2 of 2019; and Councillor Reardon also voting
nay.
12. Business Matters - Municipal Officers
R. Van Wart provided Council a visual description of the three properties on the
location. The City Solicitor advised that the property description should be noted as
containing three buildings.
12.1 Demolition of three vacant, dilapidated and dangerous buildings at 1536 Loch
Lomond Road (PID 312744)
The Deputy Mayor provided the following cautionary statement:
"The information which has been provided in the Council Kit includes the report of the
Building Inspector stating that the three buildings located at 1536 Loch Lomond Road
(PID 312744) are a hazard to the safety of the public by virtue of its being, amongst
other things, dilapidated or structurally unsound. Is there present an owner, including
anyone holding any encumbrance upon this property, who wishes to present evidence
to the contrary, i.e. that the three buildings are structurally sound and not dilapidated?"
No one came forward to present evidence that the three buildings are structurally
sound and not dilapidated.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the three buildings located at 1536 Loch Lomond Road, PID# 312744, are
to be demolished as they have become a hazard to the safety of the public by reason of
dilapidation; and
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BE IT FURTHER RESOLVED, that said three buildings are to be demolished as they have
become a hazard to the safety of the public by reason of unsoundness of structural
strength; and
BE IT FURTHER RESOLVED, that one or more by-law enforcement officers appointed and
designated under the Saint John Unsightly Premises and Dangerous Buildings and
Structures By-law are hereby authorized to arrange for the demolition, in accordance
with the applicable City purchasing policies.
MOTION CARRIED.
12.2 Winter Management Plan Overview
Referring to the submitted PowerPoint and report entitled Winter Management Plan
Overview, M. Hugenholtz outlined the 7 governing principles, priorities and deliverables
of the plan aligned with best practices in other jurisdictions. The plan was adopted in
2009, but it is a living document reviewed annually, and has been updated from time to
time. The budget and staffing were discussed.
Quick facts of the Winter Management Plan:
• The City services 1,160 lane kilometers of road
• The City services 240 kilometers of sidewalk (61% of the City's sidewalks)
• 81 primary pieces of equipment used to service streets, plus 6 that clear parks,
arenas and other recreational facilities
• In an average year, the City consumes 13,000 tons of road salt, and
• 3,000 tons of sand
Street plowing is prioritized into categories to effectively use resources. Each of which
has service standards to meet once the storm has ended.
• Priority 1— Emergency routes, main streets and highway connections.
• Priority 2 — Major bus routes, school zones, community centres and business
districts
• Priority 3 — Residential collector streets, minor bus routes and industrial parks
• Priority 4 — Local or subdivision streets
Service standards for road conditions after a storm:
• Within 8 hours Priority 1 and 2 roads are passable
• Within 12 hours Priority 3 and Priority 4 roads are passable
• Within 2 days Priority 1 and Priority 2 — snow has been pushed back and anti -
icing material has been applied
• Within 3 days Priority 3 - snow has been pushed back and anti -icing material has
been applied
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• Within 4 days Priority 4 - snow has been pushed back and anti -icing material has
been applied
Sidewalk plowing is prioritized into categories:
• Priority 1— Major retail areas and Saint John Transit bus stops
• Priority 2 — Immediate school areas
• Priority 3 —Arterial routes
• Priority 4 — Local or subdivision streets
Sidewalk service maintenance standards for each priority:
• During Storm
o Priority 1 and Priority 2 — create a basic level of accessibility
• Post Storm
o Priority 1— Basic pedestrian passage within 12 hours
o Salt or sand applied within 2 days
o Priority 2 and Priority 3 — Basic pedestrian passage within 1 day
o Salt or sand applied within 3 days
o Priority 4 — Basic pedestrian passage within 3 days
o Salt or sand applied within 4 days
The Commissioner demonstrated the interactive map on the City website that indicates
the service level objectives and street priority for property locations in the City. The
interactive map replaces a PDF static map.
The Commissioner responded to the following questions:
Q: What is the snow threshold gauge / at how many centimeters do you decide to bring
out the snow removal equipment?
A:
• When conditions deteriorate, if it is regular working hours, the crews are out
once the snow begins to fly tending to the routes.
• During off hours we have customer service staff that are out and about 24 / 7.
As they observe street conditions change, or as citizens call in, they discuss with
a duty manager an appropriate response.
• There is a threshold for full city plow operation when 10 cm of snow has
accumulated.
Q: Is it possible to call the crews out earlier, at 4 cm?
A:
• Even if we called in all our resources once the snow starts to fly that does not
preclude ice or packed snow developing on a road. There will be a time gap
when our crews are working to when they can clear any particular street. They
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do have routes to run and snow will accumulate. Any vehicle driving by will pack
the snow down. No matter how quick you call out your resources.
Q: How many staff are available to plow snow on a regular shift?
A:
• We have 92 front line
• 24 are night shift
• The rest are day shift or evening
Q: Does the operator make a single pass, or does he go back and widen?
A:
• Typically the priority focus on the mains is to maintain accessibility. The plow
may go back several times to do another pass. Typically when the snow ends
they go back again to clear the full travel lane.
Q: When is a snow ban declared?
A:
• The goal is to balance livability in the city and the necessity to call a parking ban.
The entire weather system is assessed. There is no hard and fixed rule.
Q: What is the actual time to plow all the priority streets?
A:
• The routes are designed to be plowed in a 10 hour shift, post storm.
Q: If a priority 1 street is 1 km long with 10 side streets that are priority 4's: why can't
the loops off the priority 1 be plowed at the same time?
A:
• During a storm, focus is on the priority 1 to keep passable. If conditions warrant,
they may divert off if they are able, i.e. if the priority 1 can be maintained
accessible.
Councillor comment: Residents must take some responsibility to mitigate the ice and
snow, for example wearing proper footwear.
Q: Are continuous improvement initiatives undertaken?
A:
• Yes, a number of projects are undertaken during the Winter Management Plan.
For example, sidewalk machines are decentralized. Two units have depots
uptown out of City Hall, others are located at Rothesay Ave, Boars Head Road
and East and West Saint John and other locations. This saves travel time not to
have all the depot units in one location.
Q: Are parking bans used to clean up after the storm?
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• The MVA allows parking bans for the specific purpose of clearing snow without
putting signage up.
• The North, East and West (N.E.W.) parking ban will be called during the actual
event or the evening of the event to get folks off the street and clean up
• The South / Central Peninsula ban is typically the following night to push back
snow and clear
Q: Specific improvements since the plan was presented three years ago?
A: We added the following:
• Added a section of sidewalk from Coast Guard site to Market Square
• Introduction North East parking ban
• No change to the inventory of sidewalks
• Improvement to service delivery - direct brine application
• Re -location depots
Q: Are there audits and reporting deadlines for priority 1,2,3,4, streets?
A:
• Yes, foreman audit the routes during the storm and after the storm to service
level standards.
• We are leveraging Automatic Vehicle Location (AVL) technology to get objectivity
in the data.
Q: Is there a policy / capacity for drivers to call tow trucks during a parking ban to
remove cars?
A:
• Yes.
• We also have a pre -event meeting with Parking Staff and the Police to discuss
the game plan and hotspots.
• The Parking Commission tickets cars before snow removal crews go out.
• Police follow the Parking Staff to call and authorize towing.
Q: Can the driver on the plow during the storm report a car?
A: Yes, absolutely.
Q: The road policy does not clear down to pavement. Have you considered plowing
every street so that it is passable? There might be some snow on the ground, but it
won't be two feet deep. Maybe you cannot drive 50 km per hour, but 20-25 km.
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• We will never let the snow accumulate to that kind of level.
• If those streets are accumulating to that level we would have our full crews out
responding.
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• Our expectation we would achieve a measure of accessibility - for priority 4
streets to be passable in 12 hours after the end of the storm.
• If we need to call in extra resources to achieve that, we would.
Councillor comment: Priority 4s located in subdivisions are not a main priority, density
rather than urban sprawl is a method to manage road clearing.
Councillor comment: Living on a bus route also is a manner to manage public
expectations for getting around in a storm. Bus routes are a higher priority.
Q: Using AVL technology and audits — are we confident our plan is executed as
intended?
A:
• Yes, I have confidence the plan is being executed. We discuss the plan and
communicate with the foreman during storm events.
Councillor comments: How can we provide services where density exists to drive more
density? Services are cheaper to deliver where density exists.
Bans and towing are important to keep the city streets passable.
Sidewalks should be the responsibility for owners not city. City can augment with
sidewalk plows.
Snow dumping — who monitors? Enforcement is a waste of Police time — It would be
better to have authority in a bylaw for City Bylaw Enforcement Officers.
A: Re: the enforcement - we made the request for Parking Staff to have the authority to
enforce towing to the Provincial Registrar over a year ago, and have sent a reminder.
We don't have that authority. We have to rely on working closely with the Police.
Q: We can't control weather but we can control the policy, if we are not satisfied with
the outcomes. AVL technology to make plows more efficient. How can we as a council
help improve the outcomes? As councillors direct calls to the Customer Service line 658-
4455 or the Parking ban information line 658-4040. Have programs, such as Adopt a
hydrant, Adopt a catch basin? Be good stewards in our own community.
A: Increasing public awareness of the plan and the service standards deliverables and
timelines are very important. Communicating the plan will assist managing expectations.
The City Manager highlighted the overarching message: We need to get much better at
communicating the message and increasing the awareness of everyone. We failed at
that this year. I am here to recognize that and to tell you that we will get better at it.
What you see before you, the info graphs, the new interactive map and this meeting are
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three examples of where we are trying to get in terms of that awareness. I also heard
discussion that the plan is 10 years old and is it still valid? We believe so and don't
believe it needs a fundamental revision right now. But as an example where we have
failed to communicate effectively, we have not made you aware of the changes we have
made and the continuous improvements and performance outcomes on a regular basis.
We have taken on as an initiative that our overall situational awareness has to improve
across the board - both with Council and the residents of Saint John.
Q: What is staffing during the week and weekend. When we call in do we need to pay
overtime?
A: Every year we look at the Plan, past experience and the resources and try to come up
with the optimum shift schedule that allows us to achieve those objectives of the
Winter Management Plan. That allows us to have sufficient resource to do the other
things we need to do in the winter—things like: snow removal, pothole patching.
• Our shift structure is Mon — Fri during the day.
• We have an evening shift and a night shift Sun —Thurs night.
That is sufficient for a lot of the events we see on a weekly basis. When issues or
weather occurs outside those times we do cover using overtime resources.
Customer Service Staff, Com Centre staff and a duty manager and others are on rotation
call 24/7.
Q: If we had a bad storm on the weekend — we need to use overtime?
A: Yes. We look at the past experience as somewhat beneficial. We look at the worst
case scenario analysis. We analyzed the shift structures and believe the current shift
structure is the best to mitigate overtime in a heavy snow winter.
Q: Do you have meetings with the drivers for input?
A: The foremen represent the front line and their concerns, gaps for improvement in
service delivery. The foremen have offices in the depot and see the front line staff on a
daily basis.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the submitted report M&C 2019-6: Winter Management Plan Overview,
be received for information.
MOTION CARRIED.
13. Committee Reports
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
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15. General Correspondence
16. Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
18. Adjournment
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on January 14, 2019, be
adjourned.
MOTION CARRIED.
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:55 p.m.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN
LE 14 JANVIER 2019 A 18 H
DANS LA SALLE DU CONSEIL
Presents : Shirley McAlary, mairesse suppleante
Gary Sullivan, conseiller general
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
Sean Casey, conseiller du quartier 2
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Absents : Don Darling, maire
Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
Egalement presents : J. Collin, directeurgeneral
K. Clifford, chef du Service d'incendie
B. Connell, chef de police
J. Nugent, avocat municipal
J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du
developpement communautaire
K. Fudge, commissaire aux finances et tresorier
M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et
d'environnement
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
J. Taylor, greffier communal
P. Anglin, greffiere communale adjointe
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1. Ouverture de la seance
2. Approbation du proces-verbal
2.1 Proces-verbal de la seance tenue le 17 decembre 2018
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Norton :
RESOLU que le proces-verbal de la seance du conseil communal tenue le
17 decembre 2018 soit approuve.
MOTION ADOPTEE.
3. Approbation de I'ordre du jour
Proposition du conseiller MacKenzie, appuyee par le conseiller Sullivan
RESOLU que I'ordre du jour de la presente seance soit adopte.
MOTION ADOPTEE.
4. Divulgations de conflits d'interets
S. Questions soumises a I'approbation du conseil
5.1 Que la demande faite par Saint John Tool Library & DIY Centre en vue de se
presenter devant le conseil soit transmise au greffier pour qu'il fixe une date de
presentation.
5.2 Que, comme it est recommande dans le rapport du Comite consultatif
d'urbanisme intitule Demande d'amenagement de lotissement (compensation
monetaire pour un terrain d'utilite publique) pour le 944, boulevard Fairville, le conseil
communal autorise I'acceptation d'une compensation monetaire pour le terrain d'utilite
publique necessaire.
5.3 Que le rapport soumis intitule 2019-2: Modalites relatives a 1'emission
d'obligations de Pautomne 2018 soit accepte a titre informatif.
5.4 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
2019-4 : Resolutions en matiere d'emprunt, le conseil communal adopte les resolutions
suivantes :
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3. Que le commissaire aux finances soit par la presente autorise a emprunter, au nom
de la ville de Saint John (la « Corporation », a la Banque de Nouvelle -Losse (la
« Banque »), de temps a autre, par l'intermediaire de billets a ordre, de decouvert
ou de lettres de credit de soutien/lettres de garantie, une somme ou des sommes ne
pouvant depasser, a aucun moment, six millions de dollars (6 000 000 $) afin de
couvrir les depenses courantes de la Corporation pour 2019;
4. Que le commissaire aux finances soit, par les presentes, autorise a emprunter, au
nom de la Ville de Saint John (la « Corporation »), a la Banque de Nouvelle -Losse (la
« Banque »), de temps a autre, par l'intermediaire d'avances directes sous forme de
billets a ordre, une somme ou des sommes ne pouvant depasser, a aucun moment,
vingt-cinq millions de dollars (25 000 000 $) afin de couvrir les depenses en
immobilisations de l'annee 2019.
5.5 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
2019-3 : Bail conclu par le marche municipal et Chicken by Felix:
3. Que la Ville de Saint John conclue un bail relatif a 1'etal « No. 10» situe au marche
municipal avec Yufan Investment Ltd., selon les modalites et conditions enoncees
dans Ie bail soumis avec Ie rapport intitule M/C 2019-3; et, de plus;
4. Que le maire et le greffier communal soient autorises a signer les documents
necessaires.
5.6 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
M/C2019-08: Renouvellement d'assurance pour 2019, le conseil accepte l'offre
d'assurances proposee par BFI - Canada, garantie par la societe d'assurances AIG et
certains garants chez Lloyds par l'intermediaire de notre agent realisateur, JM & CW
Hope Grant Ltd., et approuve les paiements maximaux comme suit :
Primes d'assurance de
921 336 $
Frais d'agence etablis a
26 400 $
Somme payable a JM & CW Hope Grant Ltd.
938 736 $
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Merrithew :
RESOLU que la recommandation formulee pour chacun des points soumis a
I'approbation du conseil soit adoptee.
MOTION ADOPTEE A L'UNANIMITE.
6. Commentaires presentes par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activites communautaires.
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7. Proclamations
8. Delegations et presentations
8.1 Presentation relative a I'arena Lord Beaverbrook
Faisant reference au rapport soumis intitule Presentation relative a Parena Lord
Beaverbrook, le Dr Simon, president de I'arena Lord Beaverbrook, des membres du
conseil d'administration et le gestionnaire D. Nicholson font le point sur la revitalisation
et I'amelioration des installations de I'arena Lord Beaverbrook et sur la presence des
medias sociaux.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que la presentation relative a I'arena Lord Beaverbrook soit acceptee a titre
informatif.
MOTION ADOPTEE.
9. Audiences publiques —18 h 30
10. Etude des arretes municipaux
10.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires de 2019
Faisant reference au rapport soumis intitule Budget lie aux zones d'amelioration des
affaires de 2019, le greffier indique que le budget a ete annonce dans le journal et
qu'aucune objection ecrite n'a ete revue.
Le conseil peut proceder a I'approbation du budget et modifier I'Arrete concernant la
taxe d'amelioration des affaires pour 2019.
Proposition du conseiller Norton, appuyee par la conseillere Reardon :
RESOLU que la directrice administrative de Uptown Saint John Inc., Nancy Tissington,
soit invitee a parler des depenses budgetaires relativement au rapport soumis intitule
Budget lie aux zones d'amelioration des affaires de 2019.
MOTION ADOPTEE.
Le conseil invite la directrice administrative a s'exprimer au sujet du budget. La
directrice administrative de Uptown Saint John Inc., Nancy Tissington, repond aux
questions sur le poste budgetaire des depenses d'exploitation et d'administration, soit
291 174 $ sur un budget total de 481997 $. Mme Tissington dit que les membres ont
approuve le budget a I'assemblee generale annuelle en novembre et que le budget suit
les autres budgets relatifs a la zone d'amelioration des affaires dans le secteur.
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Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Norton :
RESOLU que la presentation verbale soumise par Mme Tissington soit acceptee a titre
informatif.
MOTION ADOPTEE.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon :
RESOLU qu'en vertu de la recommandation du conseil d'administration de Uptown Saint
John Inc., le conseil communal approuve le budget de 2019 relatif a la zone
d'amelioration des affaires.
LA MOTION EST ADOPTEE. Le conseiller Merrithew vote contre la proposition; it indique
que le budget des operations et des services administratifs est trop eleve, puisqu'il
represente 60 % du budget total.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon :
RESOLU que I'arrete intitule «Arrete modifiant 1'Arrete No BIA-Z Arrete concernant la
contribution pour Pamelioration des affaires », visant a imposer une contribution de
16 cents par tranche de 100 dollars de la valeur imposable pour 2019, fasse I'objet d'une
lecture.
LA MOTION EST ADOPTEE. Le conseiller Merrithew vote contre la proposition.
L'arrete intitule «Arrete modifiant 1'Arrete No BIA-Z Arrete concernant la contribution
pour Pamelioration des affaires » est I integralement.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon :
RESOLU que I'arrete intitule «Arrete modifiant 1'Arrete No BIA-Z Arrete concernant la
contribution pour Pamelioration des affaires », visant a imposer une contribution de
16 cents par tranche de cent dollars de la valeur imposable pour 2019, fasse I'objet
d'une troisieme lecture, qu'il soit edicte et que le sceau communal y soit appose.
LA MOTION EST ADOPTEE. Le conseiller Merrithew vote contre la proposition.
Troisieme lecture par titre de I'arrete intitule «Arrete modifiant 1'Arrete No BIA-Z Arrete
concernant la contribution pour Pamelioration des affaires ».
11. Presentations aux membres du conseil
11.1 Elargissement de la structure des comites du conseil communal de la Ville de Saint
John pour ajouter un comite sur la securite publique (conseiller Norton)
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Faisant reference a la motion soumise, le conseiller Norton declare que l'intention est
de soumettre la question au directeur general pour qu'il formule des recommandations.
La motion vise a Bonner une vue d'ensemble de la securite publique, et pas seulement
des services d'incendie et de police. Dans ce cas-ci, les services d'incendie et de police
constitueraient deux points parmi une serie de points qui releveraient de la structure de
comite proposee, et d'autres questions de securite seraient abordees
• Securite des pietons
• Revetement des trottoirs
• Organisme de gestion des services d'urgence
• Securite dans les zones scolaires
• Loisirs positifs
• Eclairage des rues
• Cybersecurite
• Dangers environnementaux et intervention.
Ce renvoi donnerait au directeur general une marge de manceuvre lui permettant de
presenter les commentaires recommandes au conseil dans un delai ouvert.
Proposition du conseiller Norton, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU QUE le conseil renvoie le point 11.1 Elargissement de la structure des comites
du conseil communal de la Ville de Saint John au directeur general pour qu'il fasse
rapport des recommandations concernant 1'e1aboration d'un plan visant a elargir la
structure des comites du conseil communal de Saint John pour inclure un troisieme
comite, soit un comite de securite publique/Services de transport et environnement.
LA MOTION EST ADOPTEE. Le conseiller Merrithew declare qu'il vote contre la
proposition pour le moment en raison du caractere prioritaire de la durabilite de la Ville
et de la necessite de mettre I'accent sur le livre blanc sur les elections provinciales de
2018 aux T1 et T2 de 2019; et la conseillere Reardon vote egalement contre la
proposition.
12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux
R. Van Wart fournit au conseil une description visuelle des trois batiments sur les lieux.
L'avocat municipal indique que l'on devrait noter, aux fins de description, que la
propriete comprend trois batiments.
12.1 Demolition du batiment vacant, delabre et dangereux situe au 1536, chemin
Loch Lomond (NID 312744)
Le maire suppleant fait la mise en garde suivante :
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« Les renseignements fournis dans la trousse de documents presentee au conseil
comprennent le rapport de l'inspecteur des batiments indiquant que les trois batiments
situes au 1536, chemin Loch Lomond (NID 312744), representent un danger pour la
securite du public en raison, entre autres, du mauvais etat de leur structure. Y a-t-il
actuellement un proprietaire, y compris une personne detenant une servitude sur cette
propriete, qui desire presenter une preuve du contraire, a savoir que les batiments sont
solides et non delabres?
Personne ne se presente pour apporter la preuve que les trois batiments sont
structurellement sains et qu'ils ne sont pas delabres.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Merrithew :
RESOLU que les trois batiments situes au 1536, chemin Loch Lomond (NID 312744)
soient demolis, car ils sont devenus dangereux pour la securite du public en raison de
leur delabrement; et,
IL EST EN OUTRE RESOLU QUE lesdits batiments soient demolis, car ils sont devenus un
danger pour la securite du public en raison de leur manque de solidite; et,
IL EST EN OUTRE RESOLU qu'un ou plusieurs agents d'execution des arrets municipaux
nommes et designes en vertu de I'Arrete relatif aux lieux inesthetiques et aux batiments
et constructions dangereux dans The City of Saint John soient par la presente autorises a
prendre les dispositions necessaires pour la demolition, conformement aux politiques
de la Ville en matiere d'approvisionnement applicables.
MOTION ADOPTEE.
12.2 AperCu du plan de gestion hivernal
Faisant reference a la presentation PowerPoint et au rapport intitule Apergu du plan de
gestion hivernal, M. Hugenholtz decrit les sept principes directeurs, les priorites et les
produits livrables du plan qui sont conformes aux pratiques exemplaires d'autres
administrations. Le plan a ete adopte en 2009, mais it s'agit d'un document evolutif revu
annuellement et mis a jour de temps a autre. On discute du budget et de la flotation en
personnel.
Quelques faits sur le plan de gestion hivernal :
• La Ville dessert 1 160 kilometres de routes.
• La Ville dessert 240 kilometres de trottoirs (61 % des trottoirs de la Ville).
• 81 pieces d'equipement principales utilisees pour 1'entretien des rues, plus 6 qui
nettoient les pares, les arenas et les autres installations recreatives.
• Au cours d'une annee moyenne, la Ville consomme 13 000 tonnes de set de
voirie, et
• 3 000 tonnes de sable.
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Le deneigement des rues est classe en categories par ordre de priorite afin d'utiliser
efficacement les ressources. Chacune d'entre elles a des normes de service a respecter
une fois la tempete terminee.
• Priorite 1— Voies de secours, rues principales et raccordements de routes.
• Priorite 2 — Parcours principaux d'autobus, zones scolaires, centres
communautaires et centres d'affaires.
• Priorite 3 — Rues collectrices residentielles, parcours secondaires d'autobus et
pares industriels.
• Priorite 4 — Rues locales ou de lotissement.
Normes de service pour les conditions routieres apres une tempete :
• Dans les 8 heures, les routes de priorite 1 et 2 sont praticables.
• Dans les 12 heures, les routes de priorite 3 et 4 sont praticables.
• Dans les 2 jours, priorite 1 et priorite 2 — la neige a ete repoussee et des
materiaux antigivre ont ete appliques.
• Dans les 3 jours, priorite 3 — la neige a ete repoussee et des materiaux antigivre
ont ete appliques.
• Dans les 4 jours, priorite 4 — la neige a ete repoussee et des materiaux antigivre
ont ete appliques.
Le deneigement des trottoirs est classe en categories, par ordre de priorite :
• Priorite 1— Principales zones commerciales et arrets d'autobus du service de
transport en commun Saint John Transit
• Priorite 2 — Zones scolaires immediates
• Priorite 3 — Arteres
• Priorite 4 — Rues locales ou de lotissement.
Normes d'entretien des trottoirs pour chaque priorite :
• Lors des tempetes
o Priorite 1 et priorite 2 — Creer un niveau d'accessibilite de base.
• Apres les tempetes
o Priorite 1— Passages pour pietons de base dans les 12 heures
o Application de sel ou de sable dans les 2 jours
o Priorite 2 et priorite 3 — Passages pour pietons de base en 1 jour
o Application de sel ou de sable dans les 3 jours
o Priorite 4 — Passages pour pietons de base dans les 3 jours
o Application de sel ou de sable dans les 4jours
Le commissaire fait la demonstration de la carte interactive sur le site Web de la Ville
qui indique les objectifs en matiere de niveau de service et I'ordre de priorite des rues
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pour les emplacements des proprietes dans la ville. La carte interactive remplace la
carte statique PDF.
Le commissaire repond aux questions suivantes :
Q: Quel est le seuil d'enneigement/a partir de combien de centimetres decidez-vous de
sortir 1'equipement de deneigement?
R:
• Lorsque les conditions se deteriorent, si c'est pendant les heures normales de
travail, les equipes sont sur le terrain une fois que la neige commence a
s'accumuler sur les routes.
• En dehors des heures d'ouverture, des membres du personnel du service a la
clientele sont disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Apres observation de
1'evolution de 1'etat des rues, ou lorsque les citoyens appellent, ils discutent
avec un gestionnaire de service d'une intervention appropriee.
• Le seuil a partir duquel un chasse-neige de la Ville est pleinement mis en service
correspond a une accumulation de neige de 10 cm.
Q: Est-il possible d'appeler les equipes plus tot, des 4 cm d'accumulation?
R:
• Meme si nous faisions appel a toutes nos ressources une fois que la neige
commence a tomber, cela n'empecherait pas la formation de glace ou de neige
compactee sur les routes. II y aura un intervalle de temps entre le moment ou
nos equipes travailleront et celui ou elles pourront degager une rue en
particulier. Elles ont des routes a parcourir et la neige s'accumulera. Tout
vehicule qui passe par la tassera la neige. Peu importe la rapidite avec laquelle
on fait appel aux ressources.
Q: Combien d'employes sont disponibles pour le deneignement pendant un quart de
travail normal?
R:
• Nous avons 92 agents de premiere ligne.
• 24 entre eux travaillent de nuit.
• Les autres travaillent de jour ou en soiree.
Q: Est-ce que l'operateur fait un seul passage, ou est-ce qu'il revient pour elargir le
passage?
R:
• En regle generale, I'accent est mis sur I'accessibilite des rues principales. Le
chasse-neige peut faire plusieurs autres passages. Typiquement, lorsque la neige
arrete de tomber, les chasse-neige reviennent pour degager toute la voie de
circulation.
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Q: Quand une interdiction de stationnement en raison de la neige est -elle declaree?
R:
• L'objectif est de trouver un equilibre entre la qualite de vie en ville et la
necessite d'interdire le stationnement. L'ensemble du systeme meteorologique
est evalue. II n'y a pas de regle absolue.
Q : Quel est le delai reel pour deneiger toutes les rues prioritaires?
R:
• Les routes doivent etre deneigees dans les 10 heures suivant une tempete.
Q: Dans le cas dune rue de priorite 1 faisant 1 km de long avec 10 rues transversales de
priorite 4 : Pourquoi les rues qui forment une boucle a partir de la rue de priorite 1 ne
peuvent-elles pas etre deneigees en meme temps?
R:
• Lors d'une tempete, I'accent est mis sur la rue de priorite 1 pour qu'elle
demeure praticable. Si les conditions Ie justifient, ils peuvent se detourner de
Ieur parcours s'ils sont en mesure de Ie faire, c'est-a-dire si la rue de priorite 1
peut etre maintenue accessible.
Commentaire d'un conseiller : Les residents doivent assumer une certaine
responsabilite pour attenuer les effets de la glace et de la neige, par exemple en portant
des chaussures appropriees.
Q: Des initiatives d'amelioration continue sont-elles entreprises?
R:
• Oui, un certain nombre de projets sont entrepris dans le cadre du plan de
gestion hivernal. Par exemple, les machines pour trottoirs sont decentralisees.
Deux unites disposent de depots en centre-ville a 1'exterieur de I'hotel de ville,
d'autres sont situees sur l'avenue Rothesay, sur Ie chemin Boars Head et dans les
secteurs est et ouest de Saint John, ainsi qu'a d'autres endroits. Cela permet
d'economiser du temps de deplacement pour ne pas avoir toutes les unites en
un seul endroit.
Q: Les interdictions de stationnement servent-elles au deneigement apres une
tempete?
R:
• La Loi sur les vehicules a moteur prevoit l'interdiction de stationnement dans le
but precis de deneiger sans avoir a installer de panneaux de signalisation.
• L'interdiction de stationnement dans les secteurs nord, est et ouest sera
decretee pendant la tempete ou en soiree pour empecher les gens de stationner
dans la rue et pour proceder au deneigement.
• L'interdiction de stationnement dans la peninsule centre-sud intervient
generalement la nuit suivante pour pousser la neige et proceder au deblaiement.
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Q: Des ameliorations precises ont-elles ete apportees depuis la presentation du plan it y
a trois ans?
R : Nous avons ajoute ce qui suit
• ajout d'une section de trottoir du site de la Garde cotiere a Market Square;
• introduction de ('interdiction de stationnement dans le secteur nord-est;
• Aucun changement a I'inventaire de trottoirs;
• amelioration de la prestation des services — application directe de saumure;
• relocalisation (depots).
Q: Y a-t-il des delais impartis pour les verifications et les rapports pour les rues de
priorite 1, 2,3 et 4?
R:
• Oui, le contremaitre verifie les routes pendant et apres la tempete pour s'assurer
qu'elles respectent les normes de service.
• Nous utilisons la technologie de localisation automatique de vehicules (LAV)
pour assurer I'objectivite des donnees.
Q: Y a-t-il une politique en place selon laquelle les chauffeurs peuvent appeler une
depanneuse pendant une interdiction de stationnement pour faire enlever des
vehicules?
R:
• Oui.
• Nous avons egalement une reunion prealable avec les employes au
stationnement et la police pour discuter du plan d'action et des zones sensibles.
• La Commission sur le stationnement donne des contraventions avant que les
equipes de deneigement ne se rendent sur le terrain.
• La police suit les employes au stationnement pour autoriser le remorquage.
Q: Est-ce que le conducteur d'un chasse-neige pendant une tempete peut signaler une
voiture?
R : Oui, absolument.
Q: La politique en matiere de routes ne va pas jusqu'au trottoir. Avez-vous pense a
deneiger toutes les rues pour qu'elles soient praticables? II y a peut-etre de la neige sur
le sol, mais elle n'atteindra pas deux pieds d'epaisseur. On ne peut peut-etre pas rouler
a 50 km/h, mais a 20-25 km/h.
A
• Nous ne laisserons jamais la neige s'accumuler a un tel niveau.
• Si, dans ces rues, la neige s'accumulait jusqu'a atteindre un tel niveau, nos
equipes au complet interviendraient.
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• Nous nous attentions a ce que les rues de priorite 4 soient praticables dans les
12 heures suivant la fin d'une tempete, ce qui nous permettrait de garantir une
certaine accessibilite.
• Si nous avons besoin de ressources supplementaires pour y parvenir, nous ferons
appel a elles.
Commentaire d'un conseiller : Les rues de priorite 4 situees dans les lotissements ne
sont pas une priorite principale, la densite plutot que 1'etalement urbain est une
methode de gestion du deneigement des routes.
Commentaire d'un conseiller : Le deneigement des lignes d'autobus constitue
egalement un moyen de gerer les attentes du public en ce qui concerne les
deplacements lors d'une tempete. Les lignes d'autobus sont une priorite plus elevee.
Q: En ayant recours a la technologie de localisation automatique de vehicules et aux
verifications — sommes-nous certains que notre plan est execute comme prevu?
R:
• Oui, je suis convaincu que le plan est execute. Nous discutons du plan et
communiquons avec le contremaitre pendant les tempetes.
Commentaires d'un conseiller : Comment pouvons-nous fournir des services la ou une
densite est presente pour augmenter la densite? La prestation des services revient
moins chere la ou it y a de la densite.
Les interdictions et le remorquage sont importants, car its font en sorte que les rues de
la ville demeurent praticables.
Les trottoirs devraient etre la responsabilite des proprietaires et non de la Ville. La Ville
peut completer avec des deneigeuses de trottoirs.
Deversement de la neige— qui est responsable de la surveillance? L'execution a cet
egard est une perte de temps pour la police— II serait preferable qu'un arrete octroie
I'autorite aux agents d'execution des arretes.
R : En ce qui concerne 1'execution, nous avons adresse une demande, it y a plus d'un an,
au registraire provincial pour que les employes au stationnement soient habilites a faire
remorquer les vehicules, et nous avons envoye un rappel. Nous n'avons pas cette
autorite. Nous devons travailler en etroite collaboration avec la police.
Q: Nous ne pouvons pas controler la meteo, mais nous pouvons controler la politique, si
nous ne sommes pas satisfaits des resultats. Utiliser la technologie de localisation
automatique de vehicules pour rendre les chasse-neige plus efficaces. Comment
pouvons-nous, en tant que conseil, contribuer a ameliorer les resultats? Les conseillers
municipaux doivent transferer les appels au service a la clientele au 658-4455 ou a la
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ligne d'information sur l'interdiction de stationnement au 658-4040. Mettre en place
des programmes, comme Adoptez une borne-fontaine, Adoptez un puisard? Etre de
bons intendants dans notre propre collectivite.
R : II est tres important de sensibiliser davantage le public au plan ainsi qu'aux produits
livrables et aux echeanciers relatifs aux normes de service. La communication du plan
aidera a gerer les attentes.
Le directeur general souligne le message general : Nous devons faire beaucoup mieux
pour communiquer le message et sensibiliser tout le monde. Nous avons echoue cette
annee. Je suis ici pour le reconnaitre et pour vous dire que nous allons nous ameliorer.
Ce que vous voyez devant vous, les graphiques d'information, la nouvelle carte
interactive et cette reunion sont trois exemples de ce que nous essayons d'obtenir en
termes de sensibilisation. J'ai aussi entendu dire que le plan a 10 ans et qu'il est toujours
valide. Nous en sommes persuades et nous ne pensons pas qu'il ait besoin d'une
revision fondamentale pour l'instant. Mais a titre d'exemple, la ou nous n'avons pas
reussi a communiquer efficacement, nous ne vous avons pas fait connaitre les
changements que nous avons apportes et les ameliorations continues et les resultats en
matiere de rendement sur une base reguliere. Nous avons pris l'initiative d'ameliorer
notre connaissance globale de la situation a tous les niveaux— tant avec le conseil
qu'avec les residents de Saint John.
Q: Quels sont les effectifs pendant la semaine et la fin de semaine? Lorsque nous
faisons appel a du personnel, devons-nous payer des heures supplementaires?
R : Chaque annee, nous examinons le plan, 1'experience passee et les ressources et nous
essayons d'etablir 1'horaire de quart optimal qui nous permet d'atteindre les objectifs
du plan de gestion hivernal. Cela nous permet d'avoir suffisamment de ressources pour
nous occuper des autres choses que nous devons faire en hiver, comme Ie deneigement
et la reparation des nids-de-poule.
• La structure de nos quarts de travail est du Iundi au vendredi pendant la journee.
• Nous avons un quart de soir et un quart de nuit du dimanche au jeudi soir.
C'est suffisant pour mener a bien bon nombre des activites hebdomadaires. Lorsque des
problemes ou des conditions meteorologiques surviennent en dehors de ces periodes,
nous nous occupons de la situation en ayant recours aux heures supplementaires.
Le personnel du service a la clientele, le personnel du centre de communications, un
gestionnaire de service et d'autres sont en rotation 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Q: S'il y a eu une grosse tempete en fin de semaine, devons-nous avoir recours aux
heures supplementaires?
R : Oui. Nous considerons 1'experience passee comme etant quelque peu benefique.
Nous analysons le scenario le plus pessimiste. Nous avons analyse les structures des
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quarts de travail et nous croyons que la structure actuelle des quarts de travail est la
meilleure pour attenuer les heures supplementaires durant un hiver tres enneige.
Q: Organisez-vous des reunions avec les chauffeurs pour obtenir leurs commentaires?
R : Les contremaitres representent les employes de premiere ligne et ils sont au fait de
leurs preoccupations et des lacunes a combler en ce qui a trait a la prestation des
services. Les contremaitres ont des bureaux dans le depot et ils voient le personnel de
premiere ligne sur une base quotidienne.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que le rapport soumis intitule MIC 2019-6: Apergu du plan de gestion hivernal,
soit accepte a titre informatif.
MOTION ADOPTEE.
13. Rapports deposes par les comites
14. Etude des sujets ecartes des resolutions en bloc
15. Correspondance generale
16. Ordre du jour supplementaire
17. Comite plenier
18. Levee de la seance
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que la seance du conseil communal du 14 janvier 2019 soit levee.
MOTION ADOPTEE.
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Le maire declare que la seance est levee a 20 h 55.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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