2018-03-12_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 12, 2018/le 12 mars 2018
MINUTES — REGULAR MEETING
COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN
MARCH 12, 2018 AT 6:00 PM
IN THE COUNCIL CHAMBER
Present: Mayor D. Darling
Deputy Mayor S. McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 3 Gerry Lowe
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Councillor Ward 4 David Merrithew
Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
Also
Present: City Manager J. Trail
Deputy City Manager N. Jacobsen
City Solicitor J. Nugent
Commissioner of Finance and Treasurer K. Fudge
Commissioner of Growth and Community Development J. Hamilton
Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz
Commissioner Saint John Water B. McGovern
Common Clerk J. Taylor
Deputy Common Clerk P. Anglin
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1. Call to Order
Mayor Darling called the meeting to order.
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of February 20, 2018
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on February 20,
2018, be approved.
LTA [Q11110 7►[4L1:k]k]1if91
2.2 Minutes of February 26, 2018
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on February 26,
2018, be approved.
MOTION CARRIED.
3. Approval of Agenda
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of the
following items:
17.1 Collective Agreement between the City of Saint John and the Saint John Fire
Fighters' Association Local Union No.771
17.2 FCM Annual Conference and Trade Show
LTA [Q11110 7►[4L1:k]k]11191
4. Disclosures of Conflict of Interest
S. Consent Agenda
5.1 That the Letter from Friends of Rockwood Park — Heritage Fair Exhibit be
received for information.
5.2 That the Letter from the Island View School Parent School Support Committee —
Traffic Safety Concerns be referred to the City Manager.
5.3 That the Letter from the Fundy Regional Service Commission — Intent to Borrow
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be received for information.
5.4 That the Letter from Town of Grand Bay- Westfield — Opposition to
Amalgamation of Greater Saint John Region be received for information.
5.5 That the Civilized Worldwide Inc. - Request to Present be referred to the Clerk
to Schedule.
5.6 That the Letter from the Huntington Society of Canada — Huntington Disease
Awareness Month be referred to the Clerk to prepare Proclamation.
5.7 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
63: Traffic Paint Sole Source, notwithstanding the City's Procurement Policy, Common
Council authorize City staff to purchase Franklin Paint Company traffic paint for the
2018 construction season as a sole source procurement from Stinson Equipment
Limited at a cost of $ 73,797.64 plus HST.
5.8 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
64: Contact No. 2017-17: Bulk Water Dispensing System Upgrades, the contract be
awarded to the low Tenderer, Fairville Construction Ltd., at the tendered price of
$132,224.01 (including HST) as calculated based upon estimated quantities, and further
that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary contract
documents.
5.9 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
70: 2018 Agreement with SOT Brunswick Square Inc. for Cleaning and Security Services
for Chipman Hill,
1) The City enter into a one (1) year agreement with SOT Brunswick Square Inc. for
cleaning and security services for the Chipman Hill Pedway at an annual cost of
$49,150.86 (excluding HST) for the calendar year 2018; and
2) That the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the said agreement.
5.10 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
67: City Interest in Acquiring Properties from the Province - civic #859 Sand Cove Road
and civic #31 Whitebone Way, Common Council direct staff to advise the Province of
New Brunswick that it has no interest in acquiring either property specified in its two
letters addressed to the Mayor, City of Saint John, dated January 24, 2018, as
submitted.
5.11 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
68: Update the City of Saint John Asset Management Policy, Common Council approve
the updated Asset Management Policy Statement submitted as Appendix A.
5.12 That as the submitted brochure West Water News —Saint John Water South Bay
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Wellfield, be received for information.
5.13 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2018-
71: Beautification Policy Update, Common Council adopt the amended Beautification
Grant Program Policy.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item be adopted.
MOTION CARRIED.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
7.1 March 2018 — Nutrition Month
The Mayor declared March 2018 as Nutrition Month in the City of Saint John.
8. Delegations/Presentations
8.1 Harding Street West Presentation
Referring to the submitted report entitled Harding Street West Presentation, G. Keating
outlined the noise, air pollution, pedestrian safety in crosswalks, parking signage and
violations caused by the truck and vehicle traffic on Harding Street.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that the Harding Street West Presentation be referred to staff for a plan to
address short, medium and long term solutions and report back to Council within eight
weeks.
MOTION CARRIED.
9. Public Hearings 6:30 PM
9.1 34 Mount Pleasant Ave. East and 241 Bayside Drive — Rezoning & Section 59
Amendment — Presentation
9.1.1 Planning Advisory Committee report Recommending approval with Section 59
C'nnriitinnc
9.1.2 Zoning Bylaw Amendment (1St and 2nd Reading)
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The Common Clerk advised that the necessary advertising was completed with regard
to the proposed zoning bylaw amendment for a parcel of land located at 34 Mount
Pleasant Ave. East and 241 Bayside Drive to permit the construction of a convenience
store with gas bar and car wash, with no written objections received. The Planning
Advisory Committee recommended approval of the re -zoning as set out in the
submitted report, with Section 59 conditions.
The Mayor called for members of the public to speak against the re -zoning with Claire
Fairweather presenting, objecting that the notice did not inform residents an A&W
drive-thru restaurant is also included in the plan and the restaurant hours of operation
are not known.
The Mayor called for members of the public to speak in favour of the re -zoning with
Rick Turner, Hughes Surveys presenting.
Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the process be referred back to the City Manager to consult with the
proponent to explore potential Section 59 conditions on the restaurant that could
address the hours of operation and return to Council with a recommendation.
MOTION CARRIED with Councillors Strowbridge and Casey voting nay.
10. Consideration of By-laws
10.1 Proposed Municipal Plan Amendment — 384 Lancaster Avenue
Moved by Councillor MacKenzie, seconded by Councillor Lowe:
RESOLVED that the proposed Municipal Plan By -Law Amendment regarding 384
Lancaster Avenue be referred to the Planning Advisory Committee for a report and
recommendation and the necessary advertising be authorized with a Public Hearing to
be held on Monday, May 7, 2018 at 6:30 pm in the Council Chamber.
MOTION CARRIED.
11. Submissions by Council Members
11.1 Requested Changes in Provincial Legislation for Candidates in the Upcoming
Provincial Election (Councillor Sullivan)
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Norton:
RESOLVED that Common Council direct the City Manager to prepare a briefing
document to the leaders of each provincial political party and to all candidates running
in the City of Saint John in the upcoming provincial election that will describe the
legislative changes being requested by the City to help us achieve a sustainable solution
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to our structural deficit issues, and to bring the report back to Council for final
approval.
MOTION CARRIED.
12. Business Matters - Municipal Officers
13. Committee Reports
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15. General Correspondence
15.1 PRO Kids Annual "Fun" Raising Dinner
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that Common Council refer the PRO Kids Annual "Fun" Raising Dinner to the
Common Clerk to purchase one table.
LTA IQIII [Q►[4L1all all1if91
16. Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
17.1 Collective Agreement between the City of Saint John and the Saint John Fire
Fiizhters' Association Local Union No.771
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on March
12th, 2018, Common Council:
1. Ratify the agreement between the City of Saint John and the Saint John Fire
Fighters' Association Local Union No. 771, and that;
2. After a final review by the City Solicitor as to legality and form, authorize the
Mayor and Common Clerk to execute the proposed Working Agreement on behalf of
the City of Saint John.
LTA IQIII [Q►[4L1:l11I191
17.2 FCM Annual Conference and Trade Show
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
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RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on March
12th, 2018, the FCM Annual Conference and Trade Show be referred to the Common
Clerk to accommodate the Mayor and two Members wishing to attend.
MOTION CARRIED with Councillors Merrithew, Norton and Casey voting nay.
18. Adjournment
Moved by Councillor MacKenzie, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on March 12, 2018, be adjourned.
MOTION CARRIED.
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:07 p.m.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN
LE 12 MARS 2018 A 18 H
D7_1►1.iW_Iy_1IIaDINKiIil►1.91111
Presents: Don Darling, maire
Shirley. McAlary, mairesse suppleante
Gary Sullivan, conseiller general
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Sean Casey, conseiller du quartier 2
Gerry Lowe, conseiller du quartier 3
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
Egalement presents :
J. Trail, directeur general
N. Jacobsen, directeur general adjoint
J. Nugent, avocat municipal
K. Fudge, commissaire aux finances et tresorier
J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du
developpement communautaire
M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et
d'environnement
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
J. Taylor, greffier communal
P. Anglin, greffiere communale adjointe
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1. Ouverture de la seance
La seance est ouverte par le maire Darling.
2. Approbation du proces-verbal
2.1 Proces-verbal de la seance tenue le 20 fevrier 2018
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Merrithew :
RESOLU que le proces-verbal de la seance du conseil communal du 20 fevrier 2018 soit
approuve.
MOTION ADOPTEE.
2.2 Proces-verbal de la seance tenue le 26 fevrier 2018
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que le proces-verbal de la reunion du conseil communal du 26 fevrier 2018 soit
approuve.
MOTION ADOPTEE.
3. Approbation de I'ordre du jour
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que l'ordre du jour de la presente reunion soit adopte, moyennant l'ajout des
points suivants :
17.1 Convention collective entre la Ville de Saint John et la section locale 771 de
I'Association des pompiers de Saint John
17.2 Conference annuelle et foire commerciale de la FCM
MOTION ADOPTEE.
4. Divulgations de conflits d'interets
S. Questions soumises a I'approbation du conseil
5.1 Que la lettre de Friends of Rockwood Park — Exposition a la Fete du patrimoine
soit acceptee a titre informatif.
5.2 Que la lettre du comite de soutien des parents de 1'ecole Island View —
Problemes lies a la securite routiere soit transmise au directeur general.
5.3 Que la lettre de la Commission de services regionaux de Fundy— Intention
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d'emprunter soit acceptee a titre informatif.
5.4 Que la lettre de la Ville de Grand Bay -Westfield — Opposition a la fusion de la
region du Grand Saint John soit acceptee a titre informatif.
5.5 Que la demande de presentation de Civilized Worldwide Inc. soit transmise au
greffier pour qu'il fixe une date de presentation.
5.6S Que la Societe Huntington du Canada — Mois de la sensibilisation a la maladie
de Huntington soit transmise au greffier pour qu'une proclamation soit redigee.
5.7 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
MIC 2018-63 : Fournisseur unique pour la peinture de signalisation routiere, nonobstant
la politique d'approvisionnement de la Ville, le conseil communal autorise le personnel
de la Ville a acheter la peinture de signalisation routiere de Franklin Paint Company en
vue de la saison de construction 2018, comme un achat aupres d'une source unique de
Stinson Equipment Limited, au co6t de 73 797,64 $, TVH en sus.
5.8 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
MIC 2018-64 : Contrat no 2017-17: Modernisation du systeme de distribution d'eau en
vrac, le contrat soit accorde au soumissionnaire le moins-disant, Fairville Construction
Ltd., au prix offert de 132 224,01 $ (TVH incluse), etabli a partir de quantites
estimatives, et que le maire et le greffier communal soient autorises a signer les
documents contractuels necessaires.
5.9 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
MIC 2018-70: Entente de 2018 avec SOT Brunswick Square Inc. relativement aux
services de nettoyage et de securite pour les passerelles de Chipman Hill:
1) La Ville conclue une entente d'un (1) an avec SOT Brunswick Square Inc. pour les
services de nettoyage et de securite de la passerelle Chipman Hill, au co6t annuel
de 49 150,86 $ (TVH en sus) pour l'annee civile 2018; et
2) Le maire et le greffier communal soient autorises a signer ladite entente.
5.10 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitule
MIC 2018-67: Interet de la Ville pour Pacquisition de proprietes de la province — numero
de voirie 859, chemin Sand Cove et numero de voirie 31, voie Whitebone, le conseil
communal charge le personnel d'informer la province du Nouveau -Brunswick qu'il n'a
aucune intention d'acquerir Pune ou I'autre des proprietes mentionnees dans les deux
Iettres adressees au maire de la Ville de Saint John, en date du 24janvier 2018, telles
qu'elles sont presentees.
5.11 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2018-68 : Mise a jour de la politique sur la gestion des actifs de la Ville de
Saint John, le conseil communal adopte 1'enonce de politique sur la gestion des actifs
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mis a jour et soumis en tant qu'Annexe A :
5.12 Que la brochure presentee et intitulee Nouvelles concernant Peau du quartier
West Side — Champ de captage a South Bay exploite par Saint John Water soit acceptee
a titre informatif.
5.13 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2018-71 : Mise a jour de la politique d'embellissement, le conseil
communal adopte la politique modifiee relative au programme de subvention pour
1'embellissement.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan
RESOLU que la recommandation de chaque point de l'ordre du jour necessitant
I'approbation du conseil soit adoptee.
MOTION ADOPTEE.
6. Commentaires presentes par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activites communautaires.
7. Proclamation
7.1 Mars 2018 — Mois de la nutrition
Le maire declare que le mois de mars 2018 est le Mois de la nutrition dans la Ville de
Saint John.
8. Delegations et presentations
8.1 Presentation de la rue Harding Ouest
Faisant reference au rapport soumis intitule Presentation de la rue Harding Ouest, G.
Keating aborde les points suivants : le bruit, la pollution de I'air, la securite des pietons
aux passages pour pietons, les panneaux de stationnement et les infractions imputables
a la circulation des camions et des vehicules sur la rue Harding.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Norton :
RESOLU que la presentation de la rue Harding Ouest soit transmise au personnel pour
qu'il elabore un plan visant a trouver des solutions a court, a moyen et a long terme et
qu'il presente un rapport au conseil dans un delai de huit semaines.
MOTION ADOPTEE.
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9. Audiences publiques —18 h 30
9.1 34, avenue Mount Pleasant Est et 241, promenade Bayside — Changement de
zonage et modification de I'article 59 — Presentation
9.1.1 Rapport du Comite consultatif d'urbanisme recommandant I'approbation des
conditions imposees par I'article 59
9.1.2 Modification de I'Arrete de zonaae (premiere et deuxieme lectures)
Le greffier communal indique que les avis requis ont ete publies relativement au projet
de modification de I'Arrete de zonage concernant une parcelle de terrain situee au
34, avenue Mount Pleasant Est et au 241, promenade Bayside afin de permettre la
construction d'un depanneur assorti d'un poste d'essence et d'un lave -auto, et
qu'aucune objection ecrite n'a ete revue. Le Comite consultatif d'urbanisme a
recommande I'approbation du rezonage, tel qu'il est souligne dans le rapport presente,
conformement aux conditions prevues a I'article 59.
Le maire invite le public a se prononcer contre le rezonage et Claire Fairweather prend
la parole. Elle objecte que l'avis n'informe pas les residents qu'un restaurant A&W
offrant le service au volant est egalement inclus dans le plan et que les heures
d'ouverture du restaurant ne sont pas connues.
Le maire invite le public a se prononcer en faveur de la modification proposee, et
Rick Turner, de Hughes Surveys, prend la parole.
Proposition du conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que le processus soit renvoye au directeur general pour qu'il consulte le
promoteur, et ce, afin d'explorer d'eventuelles conditions imposees par I'article 59
relativement au restaurant, lesquelles conditions pourraient porter sur les heures
d'ouverture du restaurant, et qu'il presente au conseil une recommandation.
LA MOTION EST ADOPTEE. Les conseillers Strowbridge et Casey votent contre la
proposition.
10. Etude des arretes municipaux
10.1 Proiet de modification du plan d'amenagement visant le 384, avenue Lancaster
Proposition du conseiller MacKenzie, appuyee par le conseiller Lowe :
RESOLU que le projet de modification de I'Arrete portant sur I'adoption d'un plan
municipal visant le 384, avenue Lancaster, soit transmis au Comite consultatif
d'urbanisme en vue de 1'etablissement d'un rapport et de la presentation de
recommandations, que la publication des avis exiges soit autorisee et qu'une audience
publique soit fixee au Iundi 7 mai 2018, a 18 h 30, dans la salle du conseil.
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MOTION ADOPTEE.
11. Interventions des membres du conseil
11.1 Changements demandes dans la loi provinciale pour les candidats aux
prochaines elections provinciales (conseiller Sullivan)
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Norton :
RESOLU que le conseil communal demande au directeur general de preparer un
document d'information a ('intention des dirigeants de chaque parti politique provincial
et de tous les candidats de la Ville de Saint John lors des prochaines elections
provinciales qui decriront les changements legislatifs demandes par la Ville pour nous
permettre de trouver une solution durable a nos problemes de deficit structurel, et
qu'il soumette le rapport au conseil aux fins d'approbation definitive.
MOTION ADOPTEE.
12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux
13. Rapports deposes par les comites
14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du conseil
15. Correspondance generale
15.1 Diner -benefice annuel de P.R.O. Jeunesse
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que le conseil communal transmette la question du diner -benefice annuel de
P.R.O. Jeunesse au greffier communal pour qu'il achete une table.
MOTION ADOPTEE.
16. Ordre du jour supplementaire
17. Comite plenier
17.1 Convention collective entre la Ville de Saint John et la section locale 771 de
I'Association des Domoiers de Saint John
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 12 mars 2018, le
conseil communal :
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Ratifie la convention entre la Ville de Saint John et la section locale 771 de
I'Association des pompiers de Saint John;
2. A la suite d'un examen final de la legalite et de la forme par I'avocat municipal,
autorise le maire et le greffier communal a signer la convention de travail au nom de la
Ville de Saint John.
MOTION ADOPTEE.
17.2 Conference annuelle et foire commerciale de la FCM
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 12 mars 2018, la
question de la conference annuelle et de la foire commerciale de la FCM soit transmise
au greffier communal pour que le maire et deux membres souhaitant participer a cet
evenement puissent y assister.
LA MOTION EST ADOPTEE. Les conseillers Merrithew, Norton et Casey votent contre la
proposition.
18. Levee de la seance
Proposition du conseiller MacKenzie, appuyee par le conseiller Armstrong
RESOLU que la seance du conseil communal du 12 mars 2018 soit levee.
MOTION ADOPTEE.
Le maire declare que la seance est levee a 20 h 7
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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