2017-03-06_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
MINUTES — REGULAR MEETING
COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN
MARCH 6, 2017 AT 6:00 PM
IN THE COUNCIL CHAMBER
Present: Mayor D. Darling
Deputy Mayor S. McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 3 Gerry Lowe
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Councillor Ward 4 David Merrithew
Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
Also
Present: Acting City Manager / Commissioner of Growth and Community
Development J. Hamilton
Deputy City Manager N. Jacobsen
City Solicitor J. Nugent
Commissioner Water B. McGovern
City Engineer B. Keenan
Comptroller C. Graham
Deputy Commissioner Transportation and Environment J. Hussey
Deputy Commissioner Parks and Open Spaces T. O'Reilly
Deputy Commissioner Administration I. Fogan
Fire Chief K. Clifford
Police Chief J. Bates
Common Clerk J. Taylor
Deputy Common Clerk P. Anglin
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
Call to Order
The Mayor called the meeting to order.
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of February 14, 2017
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on February
14, 2017 be approved.
LTA [Q11110 7►[4L1:k]k]1if91
2.1 Minutes of February 20, 2017
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Strowbridge:
RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on February
20, 2017 be approved.
MOTION CARRIED.
3. Approval of Agenda
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of the
following items: 16.1Tender for Heritage Window Replacement Saint John City
Market Hall; 17.1 Termination of Neighbourhood Service Agreement; 17.2
Tendering Process Construction Contracts — Bidders List; 17.3 Recommended
Appointments to Committees; 17.4 Realty Services, City Hall; and 17.5 Letter to
Minister of Environment and Local Government re: new Local Governance Act,
and Community Planning Act.
MOTION CARRIED.
4. Disclosures of Conflict of Interest
S. Consent Agenda
5.1 That The Y's Men's Club - Letter of Approval for Special Event Liquor
License and Forgiving Cost of License be received for information.
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5.2 That the St. Nicholas Philoptochos Society Request for $100 Donation be
received for information.
5.3 That the letter from Construction Association of New Brunswick Saint John
Region re Plans Taker List be received for information.
5.4 That the Letter from the Province of New Brunswick re age Friendly
Recognition Program be referred to the City Manager.
5.5 Refer to Item 14.1
5.6 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-043: Traffic PaintAward of Contract, notwithstanding the City's
Procurement Policy, Common Council authorize City staff to purchase Franklin
Paint Company traffic paint for the 2017 construction season as a sole source
procurement from Stinson Equipment Limited at a cost of $91,014.60 plus HST.
5.7 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-045: Tender forAsphalt Concrete Mixes, the seasonal tender for the supply
of asphaltic concrete mixes be awarded to NRB Construction Company Ltd. for
the pre -construction season (start of plant to April 31, 2017), construction season
(May 1 to November 10, 2017) and post construction season (November 11, 2017
to plant close).
5.8 That the Letter from P. Josselyn re Buildings at Union and Wellington Row
be received for information.
5.9 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-053: Demolition of Vacant, Dilapidated and Dangerous Building at 17-19
Main Street (PID#00374686), Common Council direct one or more of the Officers
appointed and designated by Council for the enforcement of the Saint John
Unsightly Premises and Dangerous Buildings and Structures By-law, to arrange for
the demolition of the building at 17-19 Main Street (PID#00374686), in
accordance with the applicable City purchasing policies.
5.10 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-036: 2017 Water& Sewerage Utility Fund and General Fund (Transportation
& Storm Categories) Capital Program Adjustments, Common Council approve the
adjustments to the 2017 Water & Sewerage Utility Fund and General Fund
(Transportation & Storm Categories) Capital Programs as contained in the
submitted documents with the overall City Share component of the 2017 Capital
Programs to remain the same as originally approved by Common Council in
November 2016.
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5.11 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-050: Engineering Services — Tilley Avenue — Sanitary Lift Station & Sewer
Improvements, the proposal from Crandall Engineering Ltd. for engineering design
and construction management services for the Tilley Avenue — Sanitary Lift
Station & Sewer Improvements project in the amount of $110,452.90 including
HST be accepted and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute
the appropriate documentation in that regard.
5.12 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-052: Engineering Services — West Side Sanitary Sewer and Storm Water
Model Development, notwithstanding the City's Procurement Policy for
Engagement of Professional Services, Common Council authorize staff to conduct
direct negotiations with CBCL Limited to carry out engineering services for the
West Side Sanitary Sewer and Storm Water Model Development.
5.13 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-040: Lease Renewal of St. Patrick Street Pedway Space for an ATM with
Melrim Properties, Common Council adopt the following resolution:
1. That the annual rent, under the Lease dated April 8, 1997 between the
City and NBR Holdings Ltd., with the consent of the City now assigned to
Melrim Properties Inc., for the five (5) year term from March 1, 2017 to
February 28, 2022, is $19.00 per square foot; and
2. That the Mayor and Common Clerk are authorized to execute the
necessary documents.
5.14 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-049: Sale of City Property at Civic #100 Clovelly Drive, Common Council
enter into the Agreement of Purchase and Sale with Village View No. 2 Limited
Partnership by its general partner, SBLS Holdings Inc., attached to the report, and
further direct the Mayor and Common Clerk to execute any document necessary
to effect the transfer.
5.15 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-046: Land Acquisitions — Portions of Civic #483 and #487 City Line, Common
Council adopt the following resolution:
1. That the City acquire from Amy Elizabeth Lanteigne:
Freehold interest in a 39.35 sq. m. +/- portion of land designated PID #
389346, and Freehold interest in a 46.34 sq. m +/- portion of said PID #
388736, for a total price of $5,000.00 upon the terms and conditions
set out in the Agreement of Purchase and Sale attached to M&C 2017-
46; and
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2. That the Mayor and Common Clerk be authorized to execute any
document(s) necessary to finalize this transaction.
5.16 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-047: Submitter Merchant New Division Application & Agreement and Chase
Paymentech Processing Instructions & Guidelines, Common Council authorize the
Mayor and Common Clerk to execute the submitted agreements between City of
Saint John, Chase Paymentech and Paymentus Corporation to facilitate online
payments for the City of Saint John.
5.17 That the Letter from Ability New Brunswick — Increased Fines for Violations
of Accessible Parking be referred to the Parking Commission.
5.18 Refer to Item 14.2
5.19 That the Forever Highland Dance Association Request for Financial support
be received for information.
5.20 That the Samuel -de -Champlain Request for Financial Contribution be
received for information.
5.21 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2017-042: Canada Games Aquatic Centre (CGAC)- Air Handling Units (AHU(s))
assets renewal, the tender submitted by John Flood and Sons (1961) Ltd for the
replacement of the two Air Handling Units (AHU), in the amount of $1,165,070.70
including HST be accepted; and further to the base tender amount, Council
approves that a contingency allowance be carried for this project in the amount
of $15,000, for a total amount of $1,180,070.70, and that the Mayor and
Common Clerk be authorized to execute the necessary contract documents.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item
respectively, with the exception of items 5.5 and 5.18 which have been identified
for debate, be adopted.
LTA [QIM0EWA :l11I191
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
7.1 Nutrition Month - March, 2017
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
The Mayor proclaimed March 2017 as Nutrition Month in the City of Saint John.
7.2 National EnRineerinR Month - March. 2017
The Mayor proclaimed March 2017 as National Engineering Month in the City of
Saint John.
8. Delegations/Presentations
9. Public Hearings 6:30 PM
9.1 Staff Presentation 28-36 Carmarthen Street and 25 Wentworth Street —
Section 39 Amendment and Conditional Use Application
9.1.1 Planning Advisory Committee report recommending amendment of
Section 39 Conditions
9.1.2 Proposed Section 39 Amendment— 28-36 Carmarthen Street and 25
Wentworth Street
The Common Clerk advised that the necessary advertising was completed with
regard to the proposed Section 39 Amendment amending the Section 39
conditions imposed on the April 13, 2015 rezoning of the property located at 28-
36 Carmarthen Street, and 25 Wentworth Street, also identified as PID Numbers
00016626, 00016642, 00017046, 00017053, 00017061, 00017079, 00017087,
00017095, 00017103, 00017111, 00017129, 55106827, 55106835, 55106843 and
55227742 to permit a revised proposal to develop a parking structure, with no
written objections received.
Consideration was also given to a report from the Planning Advisory Committee
submitting a copy of Planning Staff's report considered at its February 6, 2017
meeting at which the committee recommended the amendment of the existing
Section 39 conditions.
The Mayor called for members of the public to speak against the proposed
amendment with no one presenting.
The Mayor called for members of the public to speak in favour of the proposed
amendment with Rick Turner Hughes Surveys representing JD Irving Limited
presenting. A video of the project was shown that highlighted the substantial
benefits to the City and JDI including:
➢ Convenient, functional and safe parking for employees;
➢ Pedestrian promenade enhances public access in a park -like setting;
➢ Development beautifies the neighbourhood;
➢ Additional parking supports future growth of JDI operations.
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Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Lowe:
RESOLVED that Common Council:
1) Amend the existing Section 39 conditions for a parcel of land having an
area of approximately 6400 square metres, located at 28-36 Carmarthen
Street, and 25 Wentworth Street, also Identified as PID Numbers
00016626, 00016642, 00017046, 00017053, 00017061, 00017079,
00017087, 00017095, 00017103, 00017111, 0017129, 55106827,
55106835, 55106843 and 55225742, to permit the establishment of a
structured parking garage.
2) That pursuant to Section 39 of the Community Planning Act, the
development and use of the parcel of land with an area of approximately
6400 square metres, located at 28-36 Carmarthen Street, and 25
Wentworth Street, also Identified as PID Numbers 00016626, 00016642,
0017046, 00017053, 00017061, 00017079, 00017087, 00017095,
00017103, 00017111, 00017129, 55106827, 55106835, 55106843 and
55225742 for a parking garage serving the adjacent office tower at 300
Union Street, be subject to the following conditions:
a. The site shall not be developed except in accordance with a
detailed site plan and elevation plans, prepared by the developer
and subject to the approval of the Development Officer, indicating
the location, height and dimensions of the proposed parking
garage, Including the access, exterior lighting, street furniture, and
all landscaped areas;
b. The site shall include the provision of a pedestrian walkway
linking Carmarthen Street to Wentworth Street as a component of
the development to preserve public access through the site. The
walkway shall be maintained by the applicant;
c. That a signalized Intersection be installed at the Wentworth
Street and Union Street intersection, subject to the approval of the
Chief City Engineer or designate;
d. That a ground -mounted pedestrian crosswalk be installed on
Wentworth Street, south of Elliott Row, subject to the approval of
the Chief City Engineer or designate;
e. That the Signalized intersection mentioned in condition (c) and
the pedestrian crosswalk mentioned in condition (d) above be
completed prior to the opening of the proposed garage;
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f. That all costs associated with the installation of the signalized
intersection mentioned in condition (c) and the pedestrian
crosswalk mentioned in condition (d) above be paid for by the
developer;
g. The approved plans mentioned in condition (a) above must be
attached to the application for building permit for the
development; and
h. All work shown on the site plan must be completed by June 30,
2018.
i. That existing water and/or sewer lines located beneath the
section of the subject site that previous formed a portion of Elliott
Row be decommissioned and disconnected by the developer prior
to the completion of the proposed parking garage, subject to the
approval and satisfaction of the Chief City Engineer or designate.
j. The developer, prior to the completion of the proposed parking
garage, subject to the approval and satisfaction of the Chief City
Engineer or designate, shall disconnect and remove an existing fire
hydrant and provide and install a new fire hydrant.
LTA WI[Q0KGY1:l11I191
9.2 Staff Presentation — 139 Bay Crescent Drive — Proposed Zoning Bylaw
Amendment
9.2.1 Planning Advisory Committee report recommending Rezoning
9.2.2 Proposed Zoning Bylaw Amendment (1" and 2nd Reading)
The Common Clerk advised that the necessary advertising was completed with
regard to the proposed zoning bylaw amendment for a parcel of land located at
139 Bay Crescent Drive to accommodate the existing wastewater treatment
facility, with no written objections received. The Planning Advisory Committee
recommended approval of the re -zoning as set out in the submitted report.
The Mayor called for members of the public to speak against the re -zoning with
no one presenting.
The Mayor called for members of the public to speak in favor of the re -zoning
with no one presenting.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the by-law entitled, "A Law to Amend the Zoning By -Law of The
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City of Saint John," amending Schedule A, the Zoning Map of The City of Saint
John, by re -zoning a parcel of land having an area of approximately 1,468 square
meters, located at 139 Bay Crescent Drive, also identified as PID Number
00024364, from Rural Settlement Residential (RS) to Utility Service (US), be read a
first time.
MOTION CARRIED.
Read a first time by title, the by-law entitled, "A Law to Amend the Zoning By -Law
of The City of Saint John."
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the by-law entitled, "A Law to Amend the Zoning By -Law of The
City of Saint John," amending Schedule A, the Zoning Map of The City of Saint
John, by re -zoning a parcel of land having an area of approximately 1,468 square
meters, located at 139 Bay Crescent Drive, also identified as PID Number
00024364, from Rural Settlement Residential (RS) to Utility Service (US), be read a
second time.
LTA [0000114L1:k]k]11191
Read a second time by title, the by-law entitled, "A Law to Amend the Zoning By -
Law of The City of Saint John."
9.3 Staff Presentation — Saint John Heritage Conservation Areas Bylaw —
Proposed Amendments for an Improved Heritage Service
9.3.1 Proposed Amendments to Heritage Conservation Areas Bylaw (15t and 2nd
Reading)
Referring to the submitted report entitled Proposed Amendments to Heritage
Conservation Areas Bylaw Deputy Commissioner Poffenroth commented on the
proposed amendments and their strategic alignment with Council priorities and
modernization.
Responding to questions, the Acting City Manager advised that before third
reading a report addressing the public members comments will be submitted to
Council.
The Common Clerk advised that the necessary advertising was completed with
regard to the proposed amendments to the Heritage Conservation Areas Bylaw,
with no written objections received.
The Mayor called for members of the public to speak against the proposed
amendments with Jim Bezanson, Wentworth Street and Joan Pearce, Pelton Road
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presenting.
Bezanson comments / questions included the following points:
➢ Legal importance for defining terms: maintenance, respectful,
subordinate, standards, guidelines;
➢ Demolition of accessory buildings needs clarification;
➢ Concern with scheduling monthly meetings of Heritage Development
Board rather than bi-weekly when the appeal process remains 15 days;
➢ Permits should be approved on-site with a visual inspection not at City
Hall;
➢ Concern with two year expiry of a heritage permit.
J. Pearce comments / questions included the following points:
➢ Questioned the rationale removing definitions maintenance, standards,
guidelines, design;
➢ Concern current section 6 deleted and replaced with vague wording.
The Mayor called for members of the public to speak in favour of the proposed
amendments with Howard Yeomans, 451 Millidge Avenue presenting.
H. Yeomans comments supported growth and encouragement of clarity on
heritage development.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law Number HC -1 A Law to Amend the
Saint John Heritage Conservation Areas By -Law", amending several sections of
the Heritage bylaw to provide clarity and efficiency, be read a first time.
MOTION CARRIED.
Read a first time by title, the by-law entitled, "By -Law Number HC -1 A Law to
Amend the Saint John Heritage Conservation Areas By -Law."
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the by-law entitled, "By -Law Number HC -1 A Law to Amend the
Saint John Heritage Conservation Areas By -Law", amending several sections of
the Heritage bylaw to provide clarity and efficiency, be read a second time.
MOTION CARRIED.
Read a second time by title, the by-law entitled, "By -Law Number HC -1 A Law to
Amend the Saint John Heritage Conservation Areas By -Law."
10. Consideration of By-laws
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11. Submissions by Council Members
12. Business Matters - Municipal Officers
12.1 Clean Water Wastewater Fund (CWWF) Funding Contribution Agreements
Referring to the submitted report M&C #2017-035: Clean Water Wastewater
Fund (CWWF) Funding Contribution Agreements, Commissioner McGovern
commented on the applications for the SCDWP twelve funding projects.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report
M&C 2017-035: Clean Water Wastewater Fund (CWWF) Funding Contribution
Agreements, Common Council authorize the Mayor and Common Clerk to
execute the submitted twelve Funding Contribution Agreements under the Clean
Water Wastewater Fund.
MOTION CARRIED.
13. Committee Reports
13.1 Growth Committee: Verbal Update
The Mayor provided an update on the Growth Committee roadmap for
purposeful economic development and growth. The document will outline tax
base, jobs, people and actions. The forthcoming document will be presented to
Council on or about March 271"
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the verbal update be received for information.
MOTION CARRIED.
13.2 Planning Advisory Committee: Proposed LPP Release - 177 Mark Drive
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that Common Council approves the sale of a portion of a city owned
parcel of land, previously vested to the City as Land for Public Purposes, located
and 177 Mark Drive, also identified as PID number 55151328 and that the Mayor
and Common Clerk be authorized to execute the required documents.
MOTION CARRIED.
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
13.3 City of Saint John Asset Management Policy Statement
Referring to the submitted report entitled City of Saint John Asset Management
Policy Statement, Energy Manger Samir Yammine outlined the long-term
objectives of the policy.
Moved by Councillor Merrithew, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report
entitled City of Saint John Asset Management Policy Statement, Common Council
approve the City of Saint John Asset Management Policy Statement contained in
Appendix A to the report, as follows:
" 1. POLICY STATEMENT
To confirm the City of Saint John's (City's) support for implementing asset
management practices to ensure sustainable delivery of services, the City adopts
the following statement.
The City of Saint John shall adopt and apply recognized asset management
practices in support of delivering services to its customers reflecting the vision
presented in the City's Municipal Plan, PlanSJ, and related strategic plans.
Specific objectives of the Asset Management (AM) policy are to:
• Improve the reliability of customer service by maintaining clearly defined
levels of service
• Improve the decisions related to the management of the City's assets
• Improve the transparency and accountability of community investments in
the management of the City's assets
• Improve the management of the City's exposure to risks of reduced
service delivery
• Facilitate the leveraging of partnerships and infrastructure funding from
external sources
The City shall maintain a strategy for the implementation of asset management
practices across the organization. The strategy will incorporate the following
asset management principles:
• Incorporating industry recognized asset management protocols
• Defining levels of service
• Applying risk-based decision making processes
• Utilizing lifecycle costing principles
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• Incorporating continuous improvement practices
Asset management will be considered and integrated in the development of all
other organizational plans."
MOTION CARRIED.
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
14.1 Petition from the Residents of Greater Saint John re: Frustration with the
Escalators and Elevators within the Pedway system
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the petition entitled Petition from the Residents of Greater Saint
John re: Frustration with the Escalators and Elevators within the Pedway system
be received for information.
MOTION CARRIED.
14.2 Pedwav Escalators Status Resort
Samir Yammine updated Council on the new safety standards regulations and
testing by the Provincial Inspector to address the step gap issue. New steps were
ordered that will be installed on Friday and tested early next week. The escalator
is currently being operated as a stair.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that M&C 2017-054: Pedway Escalators Status Report, be received for
information.
MOTION CARRIED.
15. General Correspondence
16. Supplemental Agenda
16.1 Tender for Heritage Window Replacement Saint John City Market Hall
Samir Yammine commented on the estimate for the custom made windows that
are 14 feet wide and recommended the proposed replacement.
Moved by Councillor Sullivan, seconded by Deputy Mayor McAlary:
RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report
M&C 2017-048: Tender for Heritage Window Replacement Saint John City Market
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
Hall, the tender submitted by Eclipse Construction Services, for the replacement
of the Heritage Window Replacement, in the amount of $853,252.85 including
HST be accepted. Further to the base tender amount, it is recommended that a
contingency allowance be carried for this project in the amount of $35,000 plus
HST, for the total amount of $893,502.85 including HST; and further that the
Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary contract
documents.
LTA IQI[Q0114Y1:l11I191
17. Committee of the Whole
17.1 Termination of Neighbourhood Service Agreement
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on
March 6t", 2017 Common Council approves to immediately terminate its
Neighbourhood Service Agreement with Westside P.A.C.T. with one exception,
being that Westside P.A.C.T. not be obligated to reimburse the City unused 2016
funds via said Agreement, and that the Mayor and Common Clerk be authorized
to process the necessary documentation.
MOTION CARRIED.
17.2 Tendering Process Construction Contracts - Bidders List
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on
March 6t", 2017, Common Council approves that the Chief City Engineer be
directed to advise the Saint John Construction Association that the City will
continue its existing Tendering Policy For Construction Contracts regarding not
releasing the names of those companies who have taken out tender documents.
MOTION DEFEATED with Councillors Armstrong, MacKenzie, Norton, Casey,
Reardon, and Strowbridge voting nay.
17.3 Recommended Appointments to Committees
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on
March 6t", 2017, Common Council approve the following appointments:
Central Peninsula Neighbourhood Action Team: to appoint Lauchlan Ough, Ben
Appleby, Milad Pirayegar Emrouzeh, Jeff Roach, Kay Gilles, Sophie McAloon and
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
Anne McShane effective March 6, 2017 until the neighbourhood plan is complete.
MOTION CARRIED with Councillor Lowe voting nay.
Moved by Deputy Mayor McAlary, , seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on
March 6t", 2017 Common Council approve the following appointments:
Jeux Canada Games Foundation: to appoint Sean Darrah for a three year term
from March 6, 2017 to March 6, 2020.
Saint John Community Arts Board: to appoint Darren McLeod for a three year
term from March 6, 2017 to March 6, 2020.
Taxicab Advisory Committee: to appoint Councillor Ray Strowbridge from March
6, 2017 to the end of his current term on Council.
Power Commission of The City of Saint John: to reappoint James Shaw for a
three year term from March 13, 2017 to March 13, 2020; and to reappoint Shelley
Courser for a three year term from March 25, 2017 to March 25, 2020.
Heritage Development Board: to appoint Lea Harr for a three year term from
March 6, 2017 to March 6, 2020.
Harbour Station Commission: to appoint Ron Hutton for a three year term from
March 6, 2017 to March 6, 2020.
PRO Kids: to appoint Jennifer Brown for a three year term from March 6, 2017 to
March 6, 2020; and to reappoint Natalie Hatt from April 28, 2017 to April 28,
2020.
Saint John Port Authority: to authorize the Common Clerk's office to publish two
advertisements in the Telegraph Journal for interested applicants.
MOTION CARRIED.
17.4 Realty Services, City Hall
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on
March 6t", 2017 Common Council approve the contract with Eastern Commercial
Inc. doing business as Cushman Wakefield Atlantic upon the following terms and
conditions:
15
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March 6, 2017/le 6 mars 2017
The City's obligations are:
• On Purchase, 2% of value, to a maximum of $100,000,
• On Lease, 50 cents per square foot per year of term, to a maximum
of $150,000,
• With a minimum payment of $40,000.
The rate included is very competitive for a commercial transaction and provides
excellent value to the City. The minimum is considered reasonable given there is a
possibility that the City could obtain new City Hall space at close to no up -front
costs or at minimal cost. The proposed fee is to provide fair compensation for
services included should a straight commission not be applicable.
The list of services to be provided for with the contract are:
a. Reviewing and providing input on the City's space allocation study of
the City of Saint John's requirements;
b. Assisting the City in finalizing the mandatory and technical
specifications required to select appropriate space for city hall. This will
include the development of comprehensive evaluation criteria to ensure
that the City of Saint John's requirements are met (including
specifications, schedule and budget);
c. Preparing a comprehensive market study of available properties and
options for city hall. In order to ensure a fair and transparent process,
properties to be included in the market study will be identified through
various means including, but not limited to:
• Advertising through newspaper and website ads, the City's
pursuit of property (informal expression of interest) directing
interested parties to the proponent;
• The proponent's research of the market; and
• Contacting parties who have shown an interest to -date.
The Informal Expression of Interest will communicate that potential properties
will be evaluated against mandatory and technical requirements to ensure that
the space can function as a city hall while minimizing City of Saint John's overall
occupancy costs;
d. Work with the City to evaluate potential properties in relation to the
requirements and evaluation criteria to determine the suitability of each
space in order to develop an appropriate shortlist of candidate
properties/space;
e. In the event that the city determines that a negotiated RFP process is
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
warranted, support the City in preparing the same;
f. Prepare and negotiate potential landlord leases and/or building
purchase agreements for existing location and alternatives;
g. Analyze initial term sheets received — both financial and non-financial
proposed terms, as well as build -out costs and timeframe implications;
h. Prepare presentations comparing alternatives to the City of Saint John's
key stakeholders including the senior leadership team and Common
Council as required;
i. Assist the City of Saint John in selecting primary and fallback locations;
j. Solicit draft transaction documents from selected landlords and/or
sellers;
k. Assist the City of Saint John and legal counsel with lease and/or
purchase negotiation processes;
I. Coordinate execution of all transaction documents, evidence of
insurance, and other relevant documents; and
m. Provide consulting services to support occupancy in new city hall space,
as appropriate.
Additionally, Cushman shall not at any time during the operation of this
Agreement either have a commercial relationship or be engaged in attempting to
establish such a relationship with the owner of any property identified, pursuant
to the negotiated RFP process anticipated by this Agreement, as a potential
location for Saint John City Hall. Breach of this provision shall operate to
terminate this Agreement, to disentitle the Consultant to any compensation
hereunder, and shall oblige the Consultant to promptly indemnify the City with
respect to any cost or expense which the City it incurs in obtaining from a third
party the services described herein, which would otherwise have been provided
by the Consultant. It is expressly agreed that this provision survives the
termination of this Agreement.
Together with the terms and conditions customarily included in similar consulting
contracts with the City; and further that the Mayor and Common Clerk be
authorized to execute the corresponding contract.
MOTION CARRIED.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
17.5 Letter to the Minister of Environment and Local Government on the new
Local Governance Act and Community Planning Act
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the Mayor be authorized to write a letter to the Minister of the
Department of Environment and Local Government stating that the City of Saint
John is reviewing the new legislation, the Local Governance Act and the
Community Planning Act and we expect to be provided adequate time to respond
with our feedback that will be forthcoming in more detail.
MOTION CARRIED.
18. Adjournment
Moved by Councillor Strowbridge, seconded by Councillor Armstrong:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on March 6, 2017 be
adjourned.
MOTION CARRIED.
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:22 p.m.
Mayor/ maire
t
Common Clerk/greffier communal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN
LE 6 MARS 2017 A 18 H
DANS LA SALLE DU CONSEIL
Presents: D. Darling, maire
S. McAlary, mairesse suppleante
Gary Sullivan, conseiller general
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Sean Casey, conseiller du quartier 2
Gerry Lowe, conseiller du quartier 3
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
Aussi
presents: J. Hamilton, directeur general par interim et commissaire du Service de la
croissance et du developpement communautaire
N. Jacobsen, directeur general adjoint
J. Nugent, avocat municipal
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
B. Keenan, ingenieur municipal
C. Graham, controleur
J. Hussey, commissaire adjoint des Services de transport et
d'environnement
T. O'Reilly, commissaire adjoint, Pares et espaces ouverts
I. Fogan, commissaire adjoint, Administration
K. Clifford, chef du service d'incendie
J. Bates, chef de police
J. Taylor, greffier communal
P. Anglin, greffiere communale adjointe
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
1. Ouverture de la seance
La seance est ouverte par le maire.
2. Adoption du proces-verbal
2.1 Proces-verbal de la seance du 14 fevrier 2017
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que le proces-verbal de la seance du conseil communal du 14 fevrier
2017 soit adopte.
MOTION ADOPTEE.
2.1 Proces-verbal de la seance du 20 fevrier 2017
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Strowbridge :
RESOLU que le proces-verbal de la seance du conseil communal du 20 fevrier
2017 soit adopte.
MOTION ADOPTEE.
3. Adoption de I'ordre du jour
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que l'ordre du jour de la presente reunion soit adopte, moyennant l'ajout
des points suivants : 16.1 Soumission relative au remplacement de fenetres du
marche municipal (batiment patrimonial) de Saint John; 17.1 Resiliation de
1'entente des services de quartier; 17.2 Processus d'appel d'offres visant la liste
des soumissionnaires relative aux contrats de construction;
17.3 Recommandations de nominations pour sieger aux comites; 17.4 Services
immobiliers pour I'hotel de ville; et 17.5 Lettre au ministre de I'Environnement et
des Gouvernements Iocaux au sujet des nouvelles Loi sur la gouvernance locale et
Loi sur Purbanisme.
MOTION ADOPTEE.
4. Divulgations de conflits d'interets
S. Questions soumises a I'approbation du conseil
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
5.1 Que la lettre d'approbation au Y's Men's Club pour ('organisation d'un
evenement special avec permis d'alcool et pour la remise du co6t du permis soit
acceptee a titre informatif.
5.2 Que la demande d'un don de 100 $ soumise par la societe St. Nicholas
Philoptochos soit acceptee a titre informatif.
5.3 Que la lettre revue de I'Association de la construction du Nouveau -
Brunswick pour la region de Saint John au sujet de la Iiste des preneurs de plans
soit acceptee a titre informatif.
5.4 Que la lettre de la Province du Nouveau -Brunswick au sujet du Programme
de reconnaissance des communautes amies des aines soit transmise au directeur
general.
5.5 Voir le point 14.1
5.6 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-043 :Attribution du contrat de peinture de signalisation
routiere, nonobstant la politique d'approvisionnement de la Ville, le conseil
communal autorise le personnel de la Ville a acheter la peinture de signalisation
routiere de Franklin Paint Company en vue de la saison de construction 2017,
comme un achat aupres d'une source unique de Stinson Equipment Limited, au
co6t de 91 014,60 $, TVH en sus.
5.7 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-045 : Soumission relative aux melanges de beton asphaltique, le
contrat saisonnier relatif a I'approvisionnement de melanges de beton
asphaltique soit accorde a NRB Construction Company Ltd. pour la periode qui
precede la periode de construction (de I'ouverture de I'usine au 30 avril 2017),
pour la saison de construction (du ler mai au 10 novembre 2017) et pour la
periode qui suit la periode de construction (du 11 novembre 2017 jusqu'a la
fermeture de I'usine).
5.8 Que la lettre de P. Josselyn concernant les batiments de la rue Union et du
rang Wellington soit acceptee a titre informatif.
5.9 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-053 : Demolition du batiment vacant, delabre et dangereux
situe au 17-19, rue Main (NID 00374686), le conseil communal mandate un ou
plusieurs agents nommes et designes par le conseil relativement a I'application de
I'Arrete relatif aux lieux inesthetiques et aux batiments et constructions
dangereux dans The City of Saint John, en vue de demolir le batiment situe au 17-
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
19, rue Main (NID 00374686) conformement aux politiques de la Ville en matiere
d'approvisionnement applicables.
5.10 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC2017-036: Ajustements aux programmes d'immobilisations relatifs
au fonds des services d'aqueduc et d'egouts et au fonds d'administration
(categories transport et tempetes) pour 2017, le conseil communal approuve les
ajustements aux programmes d'immobilisations relatifs au fonds des services
d'aqueduc et d'egouts et au fonds d'administration (categories transport et
tempetes) pour 2017 contenus dans la documentation soumise et provenant de
la part de la Ville des programmes d'immobilisations de 2017, a demeurer
inchanges comme les a initialement approuves le conseil communal en
novembre 2016.
5.11 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC2017-050: Services d'ingenierie—Avenue Tilley—Ameliorations de la
station de relevement des eaux usees et des egouts, la proposition de Crandall
Engineering Ltd. relativement aux services d'ingenierie et de gestion de la
construction pour les travaux d'amelioration de la station de relevement des eaux
usees et des egouts de ('avenue Tilley pour la somme de 110 452,90 $, TVH en
sus, soit acceptee et que le maire et le greffier communal soient autorises a
signer la documentation exigee a cet egard.
5.12 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-052 :Services d'ingenierie —elaboration d'un modele pour les
egouts sanitaires et les eaux pluviales du quartier West Side, nonobstant la
politique d'approvisionnement de la Ville relativement au recours a des services
professionnels, le conseil communal autorise le personnel a entreprendre des
negociations directes avec CBCL Limited pour entreprendre les services
d'ingenierie pour le projet d'elaboration d'un modele pour les egouts sanitaires et
les eaux pluviales du quartier West Side.
5.13 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-040: Reconduction du bail de Pespace de la passerelle de la rue
St. Patrick pour un guichet automatique de Melrim Properties, le conseil
communal adopte la resolution suivante :
3. Que le loyer annuel, aux termes du bail date du 8 avril 1997, entre la Ville
et NBR Holdings Ltd., avec le consentement de la Ville maintenant attribue
a Melrim Properties Inc. pour une duree de cinq (5) ans, soit du ler mars
2017 au 28 fevrier 2022, soit fixe a 19 $ le pied carre;
4. Que le maire et le greffier communal soient autorises a signer les
documents necessaires.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
5.14 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-049: Vente d'une propriete municipale situee au numero de
voirie 100, promenade Clovelly, le conseil communal conclue une convention
d'achat-vente avec Village View no 2 Limited Partnership, jointe au rapport, par
1'entremise de son associee commanditee, SBLS Holdings Inc., et, de plus, qu'il
charge Ie maire et Ie greffier communal de signer toute documentation exigee
afin de conclure Ie transfert.
5.15 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-046: Acquisition de terrains — Parties de terrain aux numeros
de voirie 483 et 487, chemin City Line, le conseil communal adopte la resolution
suivante :
3. Que la Ville acquiere aupres d'Amy Elizabeth Lanteigne :
l'interet franc d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative
de 39,35 metres carres, inscrite sous le NID 389346, et l'interet franc
d'une parcelle d'une superficie approximative de 46,34 metres carres,
inscrite sous le NID 388736, pour une somme totale de 5 000 $, selon
les conditions etablies dans la convention d'achat-vente jointe au
rapport M/C 2017-46; et
4. Que le maire et le greffier communal soient autorises a signer les
documents requis afin de conclure cette transaction.
5.16 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-047: Commergant auteur, nouvelle division des demandes et
des ententes et directives et lignes directrices sur le traitement des paiements de
Chase Paymentech, le conseil communal autorise le maire et le greffier communal
a signer la convention conclue entre The City of Saint John, Chase Paymentech et
Paymentus Corporation afin de faciliter les paiements en ligne pour la ville de
Saint John.
5.17 Que la lettre revue de Capacite Nouveau -Brunswick — Augmentation des
amendes pour les infractions relatives aux stationnements faciles d'acces soit
transmise a la Commission sur le stationnement.
5.18 Voir le point 14.2
5.19 Que la demande d'aide financiere de I'association Forever Highland Dance
soit acceptee a titre informatif.
5.20 Que la demande de contribution financiere provenant du Centre scolaire-
communautaire Samuel -de -Champlain soit acceptee a titre informatif.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
5.21 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-042: Centre aquatique des Jeux du Canada (CAJC) —
Renouvellement des actifs de groupes de traitement de fair, la soumission
presentee par la societe John Flood and Sons (1961) Ltd. pour le remplacement
des deux groupes de traitement de I'air, pour la somme de 1 165 070,70 $, TVH
incluse, soit acceptee, et qu'outre Ie montant de base de la soumission, Ie conseil
approuve une reserve pour eventualites de 15 000 $ a 1'egard de ce projet, soit
une somme totale de 1 180 070,70 $, et que Ie maire et Ie greffier communal
soient autorises a signer les documents contractuels necessaires.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que les recommandations formulees relativement a chacune des
questions soumises a I'approbation du conseil, a 1'exclusion des points 5.5 et 5.18,
et qui ont ete selectionnees aux fins de discussions, soient adoptees.
MOTION ADOPTEE.
6. Commentaires presentes par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activites communautaires.
7. Proclamation
7.1 Mois de la nutrition — Mars 2017
Le maire declare que le mois de mars 2017 est le Mois de la nutrition dans la Ville
de Saint John.
7.2 Mois national du genie — Mars 2017
Le maire declare que le mois de mars 2017 est le Mois national du genie dans la
Ville de Saint John.
8. Delegations et presentations
9. Audiences publiques —18 h 30
9.1 Presentation du personnel — 28-36, rue Carmarthen, et 25, rue Wentworth
— Demande de modification de I'article 39 et d'usage conditionnel
9.1.1 Rapport du Comite consultatif d'urbanisme recommandant la modification
des conditions imposees par I'article 39
9.1.2 Modification proposee de I'article 39 —28-36, rue Carmarthen et 25, rue
Wentworth
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
Le greffier communal indique que les avis requis ont ete publies relativement a la
modification proposee aux termes de I'article 39, modifiant les conditions
imposees Ie 13 avril 2015 relativement au rezonage de la propriete situee au 28-
36, rue Carmarthen, et au 25, rue Wentworth et portant les NID 00016626,
00016642, 00017046, 00017053, 00017061, 00017079, 00017087, 00017095,
00017103, 00017111, 00017129, 55106827, 55106835, 55106843 et 55227742
afin de permettre la presentation d'une proposition revisee visant a amenager un
parc de stationnement, et qu'aucune objection ecrite n'a ete revue.
Un examen a egalement ete effectue concernant un rapport presente par le
Comite consultatif d'urbanisme, accompagne d'un exemplaire du rapport du
personnel d'urbanisme, qui a fait ('objet d'un examen lors de la seance du
6 fevrier 2017 au cours de laquelle le Comite a choisi de recommander la
modification des conditions en vigueur de I'article 39.
Le maire invite le public a exprimer son opposition quant a la modification
proposee, mais personne ne prend la parole.
Le maire invite le public a se prononcer en faveur de la modification proposee, et
Rick Turner, de Hughes Surveys, representant JD Irving Limited, prend la parole.
Une video du projet a ete presentee soulignant les avantages importants pour la
Ville et JD Irving, y compris :
➢ les aspects pratique, fonctionnel et securitaire d'un tel stationnement
pour les employes;
➢ la promenade pour pietons ameliore I'acces du public a un lieu semblable
a un parc;
➢ I'amenagement ameliore le paysage environnant;
➢ des places de stationnement supplementaires appuient la croissance
future des activites de JD Irving.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Lowe
RESOLU que le conseil communal :
3) Modifie les conditions prevues a I'article 39 visant une parcelle de terrain
d'une superficie d'environ 6 400 metres carres situee aux 28-36, rue
Carmarthen, et au 25, rue Wentworth et portant les NID 00016626,
00016642, 00017046, 00017053, 00017061, 00017079, 00017087,
00017095, 00017103, 00017111, 0017129, 55106827, 55106835,
55106843 et 55225742, afin de permettre 1'etablissement d'une structure
de garage a etages.
4) RESOLU qu'en vertu de ('article 39 de la Loi sur /'urbanisme,
I'amenagement et ('utilisation de la parcelle de terrain d'une superficie
d'environ 6 400 metres carres situee aux 28-36, rue Carmarthen, et au
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
25, rue Wentworth et portant les NID 00016626, 00016642, 00017046,
00017053, 00017061, 00017079, 00017087, 00017095, 00017103,
00017111, 00017129, 55106827, 55106835, 55106843 et 55225742 en
tant que garage a etages desservant la tour de bureaux adjacente situee
au 300, rue Union, sous reserve des conditions suivantes :
a. L'emplacement doit etre amenage conformement aux plans de
situation et d'elevation detailles, prepares par le promoteur et
sous reserve de I'approbation de I'agent d'amenagement,
indiquant 1'emplacement, la hauteur et les dimensions du garage a
etages propose, y compris les acces, 1'eclairage exterieur, Ie
mobilier urbain et tous les espaces paysagers.
b. Le site doit comprendre une allee pietonniere reliant la
rue Carmarthen a la rue Wentworth dans le cadre de
I'amenagement, et ce, afin de preserver I'acces du public au site.
L'allee pietonniere doit etre maintenue par le requerant.
c. Une intersection signalisee doit etre installee a ('intersection de
la rue Wentworth et de la rue Union, sous reserve de I'approbation
de l'ingenieur municipal en chef ou de son representant.
d. Un passage pour pietons au sol doit etre installe sur la rue
Wentworth, au sud de la ruelle Elliott, sous reserve de
I'approbation de l'ingenieur municipal en chef ou de son
representant.
e. L'intersection signalisee mentionnee dans la condition c) et le
passage pour pietons mentionne dans la condition d) ci-dessus
doivent etre termines avant l'ouverture du garage propose.
f. Tous les frais lies a ('installation de ('intersection signalisee
mentionnee dans la condition c) et du passage pour pietons
mentionne dans la condition d) ci-dessus doivent etre assumes par
le promoteur.
g. Les plans approuves mentionnes a la condition a) ci-dessus
doivent accompagner la demande de permis de construction relatif
au projet d'amenagement.
h. Tous les travaux indiques sur le plan de situation doivent etre
executes d'ici le 30 juin 2018.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
i. Les canalisations d'eau et d'egout existantes situees sous une
section du site en question qui formaient anciennement un
tron�on de la ruelle Elliott doivent etre mises hors service et
desaccouplees par le promoteur avant I'achevement du garage a
etages propose, sous reserve de I'approbation et a la satisfaction
de l'ingenieur municipal en chef ou de son representant.
j. Le promoteur, avant I'achevement du garage a etages propose,
sous reserve de I'approbation et a la satisfaction de l'ingenieur
municipal en chef ou de son representant, doit desaccoupler et
enlever une borne d'incendie existante et fournir et installer une
nouvelle borne d'incendie.
MOTION ADOPTEE.
9.2 Presentation du personnel — 139, promenade Bay Crescent — Projet de
modification de I'Arrete de zonage
9.2.1 Rapport du Comite consultatif d'urbanisme recommandant le rezonaai
9.2.2 Proiet de modification de I'Arrete de zonage (premiere et deuxieme
lectures
Le greffier communal indique que les avis requis ont ete publies relativement au
projet de modification de I'Arrete de zonage concernant une parcelle de terrain
situee au 139, promenade Bay Crescent, afin de permettre I'adaptation des
installations existantes de traitement des eaux usees, et qu'aucune objection
ecrite n'a ete revue. Le Comite consultatif d'urbanisme recommande
I'approbation du rezonage, telle qu'elle est decrite dans le rapport presente.
Le maire invite le public a se prononcer contre le rezonage, mais personne ne
prend la parole.
Le maire invite le public a exprimer son appui quant au rezonage, mais personne
ne prend la parole.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que 1'arrete intitule « Arrete modifiant I'Arrete de zonage de The City of
Saint John », modifiant I'annexe A, plan de zonage de The City of Saint John, en
procedant au rezonage d'une parcelle de terrain d'une superficie d'environ
1468 metres carres situee au 139, promenade Bay Crescent, et portant Ie
NID 00024364, pour faire passer la classification s'y rapportant de zone
residentielle de peuplement rurale a zone de services publics, fasse l'objet d'une
premiere lecture.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
MOTION ADOPTEE.
Premiere lecture par titre de 1'arrete intitule « Arrete modifiant I'Arrete de zonage
de The City of Saint John ».
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que 1'arrete intitule « Arrete modifiant I'Arrete de zonage de The City of
Saint John », modifiant I'annexe A, plan de zonage de The City of Saint John, en
procedant au rezonage d'une parcelle de terrain d'une superficie d'environ
1468 metres carres, situee au 139, promenade Bay Crescent, et portant le
NID 00024364, pour faire passer la classification s'y rapportant de zone
residentielle de peuplement rurale a zone de services publics, fasse ('objet d'une
deuxieme lecture.
MOTION ADOPTEE.
Deuxieme lecture par titre de 1'arrete intitule « Arrete modifiant I'Arrete de
zonage de The City of Saint John ».
9.3 Presentation du personnel —Arrete concernant les aires de conservation
du patrimoine de Saint John — Projet de modifications pour I'amelioration
des Services de conservation du patrimoine
9.3.1 Proiet de modifications de I'Arrete concernant les aires de conservation
du patrimoine (premiere et deuxieme lectures)
Faisant reference au rapport soumis intitule Modifications proposees a Parretti
concernant les aires de conservation du patrimoine, la commissaire adjointe
Poffenroth parte des modifications proposees et de leur harmonisation
strategique avec les priorites du conseil et la modernisation des processus de
conservation.
En reponse a une question, le directeur general par interim indique qu'un rapport
traitant des commentaires presentes par les membres du public sera presente au
conseil avant la troisieme lecture.
Le greffier communal indique que les avis requis ont ete publies relativement au
projet de modifications de I'Arrete concernant les aires de conservation du
patrimoine, et qu'aucune objection ecrite n'a ete revue.
Le maire invite le public a exprimer son opposition quant a la modification
proposee et Jim Bezanson, resident de la rue Wentworth, ainsi que Joan Pearce,
residente du chemin Pelton, prennent la parole.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
Les commentaires et questions de J. Bezanson portent sur les points suivants :
➢ l'importance, d'un point de vue juridique, de definir les termes suivants
entretien, respectueux, subordonne, normes, lignes directrices;
➢ la demolition des batiments accessoires doit etre precisee;
➢ it exprime des inquietudes en ce qui concerne la programmation de
reunions mensuelles du Conseil d'amenagement du patrimoine plutot
qu'a la quinzaine, alors que le processus d'appel demeure a 15 jours;
➢ les permis devraient etre approuves sur place avec une inspection visuelle
et non pas a I'hotel de ville;
➢ it exprime des inquietudes en ce qui concerne la date d'expiration de deux
ans d'un permis en matiere de patrimoine.
Les commentaires et questions de J. Pearce portent sur les points suivants :
➢ elle remet en question la justification sur le fait d'enlever les definitions
des termes suivants : entretien, normes, lignes directrices, concept;
➢ elle exprime des preoccupations en ce qui concerne I'article 6 qui a ete
supprime et remplace par une formulation vague.
Le maire invite le public a exprimer son appui quant a la modification proposee.
Howard Yeomans, resident du 451, avenue Millidge, prend la parole.
H. Yeomans appuie la croissance et encourage les elus a faire preuve de clarte en
ce qui concerne I'amenagement du patrimoine.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Merrithew:
RESOLU que 1'arrete intitule « Arrete no HC -1, Arrete modifiant I'Arrete
concernant les aires de conservation du patrimoine de Saint John », modifiant
plusieurs articles de 1'arrete sur Ie patrimoine visant a assurer la clarte et
1'efficacite, fasse l'objet d'une premiere lecture.
MOTION ADOPTEE.
Premiere lecture par titre de 1'arrete intitule « Arrete no HC -1, Arrete modifiant
I'Arrete concernant les aires de conservation du patrimoine de Saint John ».
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Merrithew:
RESOLU que 1'arrete intitule « Arrete no HC -1, Arrete modifiant I'Arrete
concernant les aires de conservation du patrimoine de Saint John », modifiant
plusieurs articles de 1'arrete sur le patrimoine visant a assurer la clarte et
1'efficacite, fasse ('objet d'une deuxieme lecture.
MOTION ADOPTEE.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
Deuxieme lecture par titre de 1'arrete intitule « Arrete n° HC -1, Arrete modifiant
I'Arrete concernant les aires de conservation du patrimoine de Saint John ».
10. Etude des arretes municipaux
11. Interventions des membres du conseil
12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux
12.1 Ententes de contribution financiere du Fonds pour 1'eau potable et le
traitement des eaux usees
Faisant reference au rapport soumis intitule MIC 2017-035 : Ententes de
contribution financiere du Fonds pour Peau potable et le traitement des eaux
usees, le commissaire McGovern fait des observations sur les demandes relatives
aux douze ententes de contribution financiere du projet Eau potable saine et
propre.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-035 : Ententes de contribution financiere du Fonds pour Peau
potable et le traitement des eaux usees, le conseil communal autorise le maire et
le greffier communal a signer les douze ententes de contribution financiere dans
le cadre du Fonds pour 1'eau potable et le traitement des eaux usees.
MOTION ADOPTEE.
13. Rapports deposes par les comites
13.1 Mise a lour verbale du Comite de croissance
Le maire fait le point sur la feuille de route du Comite de croissance en ce qui a
trait a une croissance et a un developpement economique cibles. Le document
donnera un aper�u de I'assiette fiscale, des emplois, des personnes et des
mesures a prendre. Le document a venir sera presente au conseil le 27 mars ou
vers cette date.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que la mise a jour verbale soit acceptee a titre informatif.
MOTION ADOPTEE.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
13.2 Comite consultatif d'urbanisme — Dessaisissement propose du terrain
utilise a des fins publiaues situe au 177, promenade Mark
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que le conseil communal approuve la vente d'une partie d'une parcelle
de terrain appartenant a la Ville, anterieurement devolue a la Ville en tant que
terrain d'utilite publique, situee au 177, promenade Mark, portant le
NID 55151328, et que le maire et le greffier communal soient autorises a signer la
documentation exigee.
MOTION ADOPTEE.
13.3 Enonce de politiaue sur la aestion des actifs de la Ville de Saint John
Faisant reference au rapport soumis intitule Enonce de politique sur la gestion des
actifs de la Ville de Saint John, le responsable de la gestion de 1'energie, Samir
Yammine, souligne les objectifs a long terme de la politique.
Proposition du conseiller Merrithew, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule Enonce de politique sur la gestion des actifs de la Ville de Saint John, le
conseil communal approuve 1'Enonce de politique sur la gestion des actifs de la
Ville de Saint John faisant partie de I'annexe A du rapport, comme suit :
1. NONCE DE POLITIQUE
Pour confirmer que la Ville de Saint John (Ville) soutient la mise en ceuvre de
pratiques de gestion des actifs dans le but de veiller a garantir une prestation
durable des services, la Ville adopte 1'enonce qui suit.
La Ville de Saint John doit adopter des pratiques de gestion des actifs reconnues
afin d'offrir des services a ses clients qui refletent la vision presentee dans le plan
municipal de la Ville, PlanSJ, et les plans strategiques qui s'y rattachent.
Les objectifs precis de la politique de gestion des actifs sont les suivants :
• Ameliorer la fiabilite du service a la clientele par le maintien de niveaux de
service clairement definis.
• Ameliorer la prise de decisions liees a la gestion des actifs de la Ville.
• Ameliorer la transparence et la responsabilisation des investissements de
la collectivite dans la gestion des actifs de la Ville.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
• Ameliorer la gestion de 1'exposition de la Ville aux risques d'une reduction
de la prestation de services.
• Faciliter les effets multiplicateurs des partenariats et Ie financement des
infrastructures de sources externes.
La Ville doit entretenir une strategie pour la mise en ceuvre de pratiques de
gestion des actifs a 1'echelle de ('organisation. La strategie integrera les principes
de gestion des actifs suivants :
• Integrer les protocoles de gestion des actifs reconnus par l'industrie.
• Definir les niveaux de service.
• Se conformer a un processus de prise de decisions fondees sur le risque.
• Utiliser les principes du cont du cycle de vie.
• Integrer les pratiques d'amelioration continue.
La gestion des actifs sera etudiee et integree dans ('elaboration de tous les autres
plans organisationnels.
MOTION ADOPTEE.
14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du
conseil
14.1 Petition des residents du Grand Saint John au suiet de la frustration
ressentie en ce qui a trait aux escaliers mecaniques et aux ascenseurs du reseau
pietonnier
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Armstrong :
RESOLU que la petition intitulee Petition des residents du Grand Saint John au
sujet de la frustration ressentie en ce qui a trait aux escaliers mecaniques et aux
ascenseurs du reseau pietonnier soit acceptee a titre informatif.
MOTION ADOPTEE.
14.2 Rapport d'etat de la passerelle des escaliers mecaniques
Samir Yammine met le conseil au courant des nouveaux reglements sur les
normes de securite et les essais faits par l'inspecteur provincial pour regler le
probleme lie a I'absence de marches. De nouvelles marches ont ete commandoes.
EIIes seront installees vendredi et mises a 1'essai au debut de la semaine
prochaine. Les escaliers mecaniques sont actuellement utilises comme des
escaliers ordinaires.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Armstrong :
RESOLU que le rapport d'etat MIC 2017-054 sur la passerelle des escaliers
mecaniques soit accepte a titre informatif.
MOTION ADOPTEE.
15. Correspondance generale
16. Ordre du jour supplementaire
16.1 Soumission relative au remplacement de fenetres du marche municipal
(batiment patrimonial) de Saint John
Samir Yammine se prononce sur 1'estimation des fenetres faites sur mesure d'une
superficie de 14 pieds de Iargeur et recommande Ie remplacement propose.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la mairesse suppleante McAlary :
RESOLU que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitule MIC 2017-048: Soumission relative au remplacement des fenetres du
marche municipal (batiment patrimonial) de Saint John, la soumission presentee
par Eclipse Construction Services, en vue du remplacement de fenetres d'un
batiment patrimonial, pour la somme de 853 252,85 $, TVH incluse, soit acceptee.
Outre le montant de base de la soumission, on recommande une reserve pour
eventualites de 35 000 $, TVH incluse, a 1'egard de ce projet, soit un montant total
de 893 502,85 $, TVH incluse, et que le maire et le greffier communal soient
autorises a signer les documents contractuels necessaires.
MOTION ADOPTEE.
17. Comite plenier
17.1 Resiliation de 1'entente des services de quartier
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 6 mars
2017, le conseil communal approuve la resiliation immediate de 1'entente des
services de quartier conclue avec Westside P.A.C.T. avec une exception, a savoir
que Westside P.A.C.T. ne soit pas obligee de rembourser la Ville pour les fonds de
2016 inutilises dans le cadre de ladite entente, et que le maire et le greffier
communal soient autorises a traiter les documents necessaires.
MOTION ADOPTEE.
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
17.2 Processus d'appel d'offres visant la liste des soumissionnaires relative aux
contrats de construction
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 6 mars
2017, le conseil communal approuve que I'ingenieur municipal soit charge
d'aviser I'Association de la construction du Nouveau -Brunswick, region de
Saint John, que la Ville continue de se conformer a sa politique actuelle d'appel
d'offres relative aux contrats de construction en ce qui a trait a la non divulgation
du nom des entreprises qui ont fait la demande de documents relatifs a une
091WiiUW9141
LA PROPOSITION EST REJETEE. Les conseillers Armstrong, MacKenzie, Norton,
Casey, Reardon et Strowbridge votent contre la proposition.
17.3 Recommandations de nominations pour sieaer aux comites
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 6 mars
2017, le conseil communal approuve les nominations suivantes :
L'equipe d'amenagement de quartier de la peninsule centrale : Nomination de
Lauchlan Ough, Ben Appleby, Milad Pirayegar Emrouzeh, Jeff Roach, Kay Gilles,
Sophie McAloon et Anne McShane a compter du 6 mars 2017 jusqu'a ce que le
plan de quartier soit terming.
LA MOTION EST ADOPTEE. Le conseiller Lowe vote contre la proposition.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 6 mars
2017, le conseil communal approuve les nominations suivantes :
Fondation Jeux Canada Games Saint John : Nomination de Sean Darrah pour un
mandat de trois ans allant du 6 mars 2017 au 6 mars 2020.
Conseil d'administration des arts de la communaute de Saint John : Nomination
de Darren McLeod pour un mandat de trois ans s'etendant du 6 mars 2017 au
6 mars 2020.
Comite consultatif sur les taxis : Nomination du conseiller Ray Strowbridge pour
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
une periode s'etendant du 6 mars 2017 jusqu'a la fin de son mandat actuel au
sein du conseil.
Commission d'energie de The City of Saint John : Nomination de James Shaw
pour un mandat supplementaire de trois ans allant du 13 mars 2017 au 13 mars
2020; nomination de Shelley Courser pour un mandat supplementaire de trois ans
allant du 25 mars 2017 au 25 mars 2020.
Conseil d'amenagement du patrimoine : Nomination de Lea Harr pour un
mandat de trois ans allant du 6 mars 2017 au 6 mars 2020.
Commission de Harbour Station : Nomination de Ron Hutton pour un mandat de
trois ans allant du 6 mars 2017 au 6 mars 2020.
P.R.O. Jeunesse : Nomination de Jennifer Brown pour un mandat de trois ans
allant du 6 mars 2017 au 6 mars 2020; et renouvellement de la nomination de
Natalie Hatt du 28 avril 2017 au 28 avril 2020.
Administration portuaire de Saint John : Autoriser le bureau du greffier
communal a publier deux avis dans le Telegraph Journal pour obtenir le nom de
candidats interesses.
MOTION ADOPTEE.
17.4 Services immobiliers pour ('hotel de ville
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier s'etant reuni le 6 mars
2017, le conseil communal approuve le contrat avec Eastern Commercial Inc.
exer�ant sous la raison sociale Cushman Wakefield Atlantic conformement aux
modalites suivantes :
Les obligations de la Ville sont les suivantes :
• sur I'achat, la valeur de 2 %, jusqu'a concurrence de 100 000 $;
• sur la location, 0,50 $ Ie pied carre par annee du mandat, jusqu'a
concurrence de 150 000 $;
• avec un paiement minimum de 40 000 $.
Le taux inclus est tres concurrentiel pour une transaction commerciale et fournit
une excellente valeur a la Ville. Le paiement minimum est raisonnable etant
donne qu'il existe une possibilite que la Ville puisse obtenir un nouvel hotel de
ville a proximite sans co6ts initiaux ou a un minimum de co6ts. Les frais proposes
visent a fournir une indemnisation juste pour les services compris dans
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
I'eventualite qu'une commission directe ne s'applique pas.
Les services inclus dans le contrat sont les suivants :
a. Analyser et fournir une retroaction concernant 1'etude sur la repartition
des Iocaux de la Ville en regard des exigences de la Ville de Saint John;
b. Aider la Ville a mettre au point les specifications techniques et
obligatoires necessaires pour selectionner 1'endroit approprie pour I'h6tel
de ville. Cela comprend 1'elaboration de criteres d'evaluation precis afin de
s'assurer que les exigences de la Ville de Saint John sont respectees (y
compris les specifications, Ie calendrier et Ie budget);
c. Preparer une etude de marche complete des proprietes et des options
possibles pour I'h6tel de ville. Afin d'assurer un processus equitable et
transparent, les proprietes a inclure dans 1'etude de marche seront
recensees grace a divers moyens, y compris, sans toutefois s'y limiter
• des annonces publicitaires par l'intermediaire des journaux et
des sites Web, la quete de la Ville pour une propriete (declaration
d'interet officieuse) etant de diriger les parties interessees vers le
promoteur;
• la recherche du marche du promoteur;
• la communication avec les parties qui ont demontre un interet a
ce jour.
La declaration d'interet officieuse signifiera que les proprietes possibles seront
evaluees en fonction des exigences obligatoires et techniques pour s'assurer que
les Iocaux en question peuvent abriter un h6tel de ville, tout en minimisant les
co6ts d'occupation totaux de la Ville de Saint John;
d. Travailler en collaboration avec la Ville afin d'evaluer les proprietes
possibles en fonction des exigences et des criteres d'evaluation dans le
but de determiner la pertinence de chaque espace afin de dresser une
liste restreinte de proprietes et de Iocaux appropries;
e. Dans le cas ou la Ville juge qu'un processus de demande de propositions
negocie est justifie, appuyer la Ville en preparant une telle demande;
f. Preparer et negocier des baux ou des conventions d'achat-vente
potentiels de batiments pour un emplacement existant et des solutions de
rechange;
g. Analyser la version initiale des modalites — modalites financieres et non
financieres proposees, ainsi que consequences des co6ts de construction
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
et de 1'e6eance;
h. Preparer des presentations pour comparer les solutions de rechange
devant les intervenants cles de la Ville de Saint John, y compris 1'equipe de
la haute direction et le conseil communal au besoin;
i. Aider la Ville de Saint John dans le choix de 1'emplacement principal et
des emplacements de rechange;
j. Solliciter 1'ebauche des documents de la transaction de la part de
proprietaires ou vendeurs choisis;
k. Aider la Ville de Saint John et son avocat lors du processus de
negociation de location ou d'achat;
I. Coordonner 1'execution de tous les documents relatifs a la transaction,
dont la preuve d'assurance et d'autres documents pertinents;
m. Fournir des services d'experts-conseils pour soutenir ('usage des
nouveaux locaux de I'hotel de ville, le cas echeant.
En outre, Cushman ne doit pas, a quelque moment que ce soit au cours de la
presente entente, avoir une relation commerciale ou tenter d'etablir une telle
relation avec le proprietaire d'aucune des proprietes recensees, conformement
au processus de demandes de propositions negocie prevu par la presente
entente, en tant qu'emplacement eventuel pour ('hotel de ville de Saint John. La
violation de cette disposition peut avoir pour effet de resilier la presente entente,
de priver 1'expert-conseil de toute compensation aux termes des presentes, et
d'obliger 1'expert-conseil a indemniser promptement la Ville pour tout cont ou
toute depense engages par la Ville dans l'obtention des services d'un tiers, tels
qu'ils sont decrits dans les presentes, qui auraient autrement ete fournis par
1'expert-conseil. II est expressement convenu que cette disposition demeure
applicable malgre la resiliation de la presente entente.
Ainsi que les modalites habituellement comprises dans les contrats d'experts-
conseils semblables pour la Ville; et que le maire et le greffier communal soient
autorises a signer le contrat correspondant.
MOTION ADOPTEE.
17.5 Lettre au ministre de I'Environnement et des Gouvernements locaux
concerns nt la nouvelle Loi sur la aouvernance locale et la nouvelle Loi sur
1'urbanisme
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
March 6, 2017/le 6 mars 2017
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller MacKenzie :
RESOLU que le maire soit autorise a ecrire une lettre au ministre de
I'Environnement et des Gouvernements locaux indiquant que la Ville de
Saint John fait 1'examen des nouvelles lois, c'est-a-dire la Loi sur la gouvernance
locale et la Loi sur Purbanisme, et que nous nous attentions a avoir un delai
suffisant pour repondre en y incluant nos commentaires qui seront transmis plus
tard en plus de details.
MOTION ADOPTEE.
18. Levee de la seance
Proposition du conseiller Strowbridge, appuyee par le conseiller Armstrong
RESOLU que la seance du conseil communal du 6 mars 2017 soit levee.
MOTION ADOPTEE.
Le maire declare que la seance est levee a 20 h 22.
Mayor/ maire
t
Common Clerk/greffier communal
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