2016-12-05_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
December 5, 2016/le 5 decembre 2016
MINUTES — REGULAR MEETING
COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN
DECEMBER 5, 2016 AT 5:30 PM
IN THE COUNCIL CHAMBER
Present: Mayor D. Darling
Deputy Mayor S. McAlary
Councillor -at -Large Gary Sullivan
Councillor Ward 1 Blake Armstrong
Councillor Ward 1 Greg Norton
Councillor Ward 2 John MacKenzie
Councillor Ward 2 Sean Casey
Councillor Ward 3 Gerry Lowe
Councillor Ward 3 Donna Reardon
Councillor Ward 4 David Merrithew
Councillor Ward 4 Ray Strowbridge
Also
Present: City Manager J. Trail
Deputy City Manager N. Jacobsen
City Solicitor J. Nugent
Commissioner of Finance and Treasurer K. Fudge
Commissioner of Growth and Community Development J. Hamilton
Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz
Commissioner Saint John Water B. McGovern
Fire Chief K. Clifford
Police Chief J. Bates
Common Clerk J. Taylor
Deputy Common Clerk P. Anglin
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Call to Order
Mayor Darling called the meeting to order.
2. Approval of Minutes
3. Approval of Agenda
Moved by Deputy Mayor McAlary, , seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of
items: 16.1 Business Improvement Area Budget; 17.1 City of Saint John Economic
Development Investment; and 17.2 Recommendation to Appeal Decision No.
20168061 of the Workers' Compensation Appeals Tribunal of New Brunswick to
the Court of Appeal of New Brunswick.
LTA IQ11000KGY1:l11I191
Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that item 16.1 Business Improvement Area Budget be brought forward
on the agenda.
MOTION CARRIED.
16.1 Business Improvement Area Budget
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the letter from Uptown Saint John Inc., submitting the 2017
Association Budget for the Business Improvement Area be accepted, and further,
that advertising be authorized and the date be set for Council to consider
approving the budget at the Council meeting of January 91", 2017.
LTA IQ11000KGYT1:k]k]11191
4. Disclosures of Conflict of Interest
No disclosures of conflict of interest were declared.
S. Consent Agenda
5.1 That the report M&C 2016-295: Terms of Fall 2016 Debenture Issue be
received for information.
5.2 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C
2016-298: City of Saint John ECMA Partnership Agreement, Common Council
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approves the partnership agreement proposed by the East Coast Music
Association (ECMA) and that Council authorizes the City Manager to appoint a
City staff member to sit on the local committee.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item
respectively be adopted.
LTA 100000114Y1ilk]ilk] Iif91
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
8. Delegations/Presentations
8.1 New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report
entitled: New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation, Council allow
the formal presentation from the NB Youth Orchestra at the December 5th
Council meeting.
MOTION CARRIED.
Referring to the submitted report entitled New Brunswick Youth Orchestra's
Sistema Presentation, Kenneth MacLeod explained the Sistema Program and
outlined the budget request of $50,000 / year, over the final three years of the 4 -
year development plan, ie 2017, 2018 and 2019.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the submitted report entitled: New Brunswick Youth Orchestra's
Sistema Presentation, be referred to the Community Grants Evaluation
Committee.
MOTION CARRIED.
17.1 City of Saint John Economic Development Investment
The Mayor requested that resolution from Committee of the Whole item 17.1
City of Saint John Economic Development Investment be brought forward on the
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Agenda.
Moved By Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on
December 5, 2016, Common Council adopt the following resolution:
WHEREAS Saint John Common Council has defined its priorities related to Growth
and Prosperity and the Growth Committee will be submitting a Growth Plan to
Common Council in March 2017 detailing a new strategy to coordinate and plan
for economic growth in Saint John;
WHEREAS the ability to GrowSJ and deliver on Council Priorities will requires the
continued cooperation and expertise found within the employees, board
members, funders and volunteers of the City of Saint John's economic
development partners;
WHEREAS the City of Saint John does not intend to reduce its investment into
economic development in 2017, the City does however intend to align its
investments to Council Priorities and the Growth Plan which will require a
reconsideration of the investment distribution across economic development
partners, programs, existing and new functions during the 2017 fiscal year;
RESOLVED that the City of Saint John approve an annual gross contribution of
$1,139,673 (inclusive of HST) for Discover Saint John for the 2017 budget year;
RESOLVED that the City of Saint John approve an annual contribution of
$1,015,000 to fund economic development activity outside of Discover Saint John
for the 2017 budget year;
RESOLVED that the City of Saint John approve a total contribution of $135,000 for
Saint John Industrial Parks, $135,000 for Saint John Waterfront Development and
$237,500 for Enterprise Saint John for the first two quarters of 2017;
RESOLVED that the remaining contribution to economic development after the
first two quarters of 2017 of $507,500 be distributed according to the
recommendations from the forthcoming March 2017 Growth Plan across
economic development partners, programs, existing and new functions;
RESOLVED that if additional funding is identified through the 2017 budget
development process, that Common Council direct additional funding towards
the 2017 Growth Plan implementation.
MOTION CARRIED with Councillor Reardon voting nay.
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9. Public Hearings
10. Consideration of By-laws
11. Submissions by Council Members
12. Business Matters - Municipal Officers
12.1 2017 General Operating Budget
D. Merrithew outlined the 2017 General Operating Budget.
Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Sullivan:
RESOLVED that the Cherry Brook Zoo $50,000, PRUDE Rent $20,000 and Human
Development Council — Grant & Rent $50,000 be removed from the Community
Development Service Grants section of the draft 2017 General Operating Budget
for Council's consideration and discussion, leaving the Community Development
Service Grants at $59,721.
MOTION CARRIED with Deputy Mayor McAlary voting nay.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew:
RESOLVED that the provisions of the Procedural Bylaw respecting speaking times
be suspended.
MOTION CARRIED with Councillors Sullivan and Lowe voting nay.
The City Manager commented on the city directive for managers to submit 2017
budgets with no increases in funding from 2016 levels. Although the City will
receive an increase of approximately $1,000,000 in the 2017 operating budget,
staff is not recommending a to decrease the property tax rate. A trajectory of
sustainable growth should be seen before there is a tax rate reduction. 2017 will
mark the 91" year without a tax rate increase.
Responding to question on Continuous Improvement, the City Manager
commented on the training provided to staff during the past year in the Six Sigma
program, and the collaboration with other municipalities to achieve process
improvement savings.
Responding to questions on the City Hall expenses, the City Manager commented
on the opportunity to greatly reduce the square footage currently occupied by
City Hall. An RFP process is currently underway to secure professional real estate
services to assist with this project.
The City Manager referred to the 2015 snow accumulation which caused a large
short -fall in the snow clearing budget. Staff recommends establishing a reserve
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fund to assist with this type of unforeseen event.
The City Manager reiterated that at the beginning of the 2017 budget process all
departments and ABCs were tasked with creating a budget with no increase from
2016. In order to maintain budgets at the 2016 level, goods and services have
been reduced. This is a very lean budget and will be challenging to meet in 2017.
Referring to the Cherry Brook Zoo, PRUDE Rent, and Human Development Council
— Grant and Rent, the City Manager stated that it would be advisable for Council
to be provided with clarity on the financial needs of these organizations.
The City Manager commented that multi-year Service Level Agreements may not
be the preferred method for funding groups, as the City budget allocation may
not always be available each year.
In summation, the City Manager stated staff will review the questions raised by
Council members and provide a new draft for consideration next Council meeting,
noting that Grants Funding will be challenging.
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report
M&C2016-302: 2017 General Operating Budget, Common Council reflect upon
the submitted report and make any and all inquiries and provide feedback to
staff; and receive the report for information.
MOTION CARRIED.
13. Committee Reports
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15. General Correspondence
16. Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
17.2 Recommendation to Appeal Decision No. 20168061 of the Workers'
Compensation ADDeals Tribunal of New Brunswick to the Court of ADDeal of New
Brunswick
Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon:
RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on
December 5, 2016, Common Council authorize the City Solicitor or his designate
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to file all necessary documentation to initiate and pursue an appeal of Decision
No. 20168061 of the Workers' Compensation Appeals Tribunal of New Brunswick
with the Court of Appeal of New Brunswick, dated October 3rd, 2016, pursuant to
subsection 23(4) of the New Brunswick Workplace Health, Safety and
Compensation Commission and Workers' Compensation Appeals Tribunal Act and
the New Brunswick Rules of Court.
MOTION CARRIED.
18. Adjournment
Moved by Councillor Armstrong, seconded by Councillor MacKenzie:
RESOLVED that the meeting of Common Council held on December 5th, 2016 be
adjourned.
LTA IQIII [Q0KGY1:k]k]1if91
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:23 p.m.
Mayor/ maire
t
Common Clerk/greffier communal
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PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE
CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN
LE 5 DECEMBRE 2016 A 17 H 30
D7_1►1.iW_Iy_1IIaDINKiIil►1.91111
Sont presents :
Don Darling, maire
Shirley McAlary, mairesse suppleante
Gary Sullivan, conseiller general
Blake Armstrong, conseiller du quartier 1
Greg Norton, conseiller du quartier 1
John MacKenzie, conseiller du quartier 2
Sean Casey, conseiller du quartier 2
Gerry Lowe, conseiller du quartier 3
Donna Reardon, conseillere du quartier 3
David Merrithew, conseiller du quartier 4
Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4
Sont egalement presents :
J. Trail, directeur general
N. Jacobsen, directeur general adjoint
J. Nugent, avocat municipal
K. Fudge, commissaire aux finances et tresorier
J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du
developpement communautaire
M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et
d'environnement
B. McGovern, commissaire de Saint John Water
K. Clifford, chef du service d'incendie
J. Bates, chef de police
J. Taylor, greffier communal
P. Anglin, greffiere communale adjointe
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Ouverture de la seance
La seance est ouverte par le maire Darling.
2. Approbation du proces-verbal
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la
conseillere Reardon :
RESOLU que l'ordre du jour de la presente seance soit adopte, moyennant l'ajout
des points suivants : 16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires;
17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de Saint
John; 17.2 Recommandation pour interjeter appel de la decision no 20168061 du
Tribunal d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick devant la Cour
d'appel du Nouveau -Brunswick.
MOTION ADOPTEE.
Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que le point 16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires soit
avance dans l'ordre du jour.
MOTION ADOPTEE.
16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que la lettre revue de Uptown Saint John Inc. presentant son budget de
2017 qui est lie aux zones d'amelioration des affaires soit acceptee; et, de plus,
qu'une annonce soit autorisee et une date fixee pour 1'examen par le conseil afin
d'approuver (edit budget Tors de la seance du conseil du 9 janvier 2017.
MOTION ADOPTEE.
4. Divulgation de conflits d'interets
Aucun conflit d'interets nest declare.
S. Questions soumises a I'approbation du conseil
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5.1 Que le rapport intitul6 MIC 2016-295: Modalites relatives a 1'emission
d'obligations de Pautomne 2016 soit accepte a titre informatif.
5.2 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitul6 MIC 2016-298: Entente de partenariat entre 1'Association de la musique
de la cote Est (AMCE) et la Ville de Saint John, le conseil communal approuve
1'entente de partenariat proposee par I'AMCE et que le conseil autorise le
directeur general a nommer un employe municipal pour sieger au comite local.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que la recommandation formul6e pour chacune des questions soumises
a I'approbation du conseil soit adoptee.
MOTION ADOPTEE.
6. Commentaires presentes par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activites communautaires.
7. Proclamation
8. Delegations et presentations
8.1 Presentation par Sistema, Orchestre des jeunes du Nouveau -Brunswick
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitul6 Presentation par Sistema, Orchestre des jeunes du Nouveau -Brunswick, le
conseil permette la presentation officielle de l'Orchestre des jeunes du Nouveau -
Brunswick au cours de la seance du conseil du 5 d6cembre.
MOTION ADOPTEE.
Faisant r6f6rence au rapport soumis intitul6 Presentation par5istema, Orchestre
des jeunes du Nouveau -Brunswick, Kenneth MacLeod explique le programme
Sistema et pr6sente la demande de cr6dits budg6taires de 50 000 $ par ann6e
pr6vus au cours des trois dernieres ann6es du plan quadriennal d'am6nagement,
c'est-a-dire 2017, 2018 et 2019.
Proposition de la mairesse suppl6ante McAlary, appuy6e par le
conseiller Sullivan :
RESOLU que le rapport soumis intitul6 Presentation par5istema, Orchestre des
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jeunes du Nouveau -Brunswick soit transmis au Comite devaluation des
subventions communautaires.
MOTION ADOPTEE.
17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de
Saint John
Le maire demande que la resolution du comite plenier, soit le
point 17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de
Saint John, soit avancee dans l'ordre du jour.
Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon :
RESOLU que, comme le recommande le comite plenier qui s'est reuni le
5 decembre 2016, le conseil communal approuve la resolution suivante
ATTENDU que le conseil communal de Saint John a defini ses priorites en ce qui
concerne la croissance et la prosperite et que le Comite presentera un plan de
croissance au conseil communal en mars 2017 dans lequel est enoncee une
nouvelle strategie visant a coordonner et a planifier la croissance economique a
Saint John;
ATTENDU que la capacite de l'initiative de croissance de Saint John et la
realisation des priorites du conseil exigeront la collaboration continue et
1'expertise des employes, des membres du Bureau, des bailleurs de fonds et des
benevoles des partenaires de developpement economique de la Ville de
Saint John;
ATTENDU que la Ville de Saint John n'a pas l'intention de reduire son
investissement dans le developpement economique de Saint John en 2017, mais
plutot d'harmoniser ses investissements dans les priorites du conseil et le plan de
croissance. Pour ce faire, it doit reexaminer la repartition des investissements
entre les partenaires de developpement economique, les programmes ainsi que
les fonctions actuelles et nouvelles pendant 1'exercice 2017;
RESOLU que la Ville de Saint John approuve l'octroi d'une contribution brute
annuelle de 1 139 673 $ (TVH incluse) a Decouvrez Saint John pour l'annee
budgetaire 2017;
RESOLU que la Ville de Saint John approuve une contribution annuelle de
1015 000 $ afin de financer les activites de developpement economique menees
en dehors de Decouvrez Saint John pour l'annee budgetaire 2017;
RESOLU que la Ville de Saint John approuve l'octroi d'une contribution de
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135 000 $ a Saint John Industrial Parks, 135 000 $ a Saint John Waterfront
Development et 237 500 $ a Entreprise Saint John au cours des deux premiers
trimestres de 2017;
RESOLU que le solde de la contribution de 507 500 $ au developpement
economique apres les deux premiers trimestres de 2017 soit reparti selon les
recommandations du Plan de croissance a venir en mars 2017 entre les
partenaires de developpement economique, les programmes ainsi que les
fonctions actuelles et nouvelles;
RESOLU que si des fonds supplementaires sont trouves lors du processus
d'elaboration du budget de 2017, le conseil communal les dirigera vers la mise en
ceuvre du Plan de croissance de 2017.
LA MOTION EST ADOPTEE. La conseillere Reardon vote contre la proposition.
9. Audiences publiques
10. Etude des arretes municipaux
11. Interventions des membres du conseil
12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux
12.1 Budizet de fonctionnement izeneral de 2017
D. Merrithew presente le budget de fonctionnement general de 2017.
Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Sullivan :
RESOLU que les montants verses au Zoo Cherry Brook (50 000 $), a PRUDE
(location de 20 000 $) et au Conseil du perfection nement social (subvention et
location de 50 000 $) soient retires de 1'ebauche du budget de fonctionnement du
fonds d'administration de 2017 qui se trouve sous la section Subventions au
Service de la croissance et du developpement communautaire, laissant a 59 721 $
les subventions au Service de la croissance et du developpement communautaire..
LA MOTION EST ADOPTEE. La mairesse suppleante McAlary vote contre la
proposition.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le
conseiller Merrithew:
RESOLU que les dispositions de 1'arrete procedural du conseil relativement au
temps d'intervention Iimite soient suspendues.
MOTION ADOPTEE. Les conseillers Sullivan et Lowe votent contre la proposition.
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Le directeur general se prononce sur la directive de la Ville qui stipule que les
gestionnaires doivent soumettre leurs budgets pour I'annee 2017 et qu'aucune
augmentation budgetaire ne sera accordee par rapport aux niveaux de 2016. Bien
que le budget de fonctionnement de 2017 de la Ville augmentera d'environ
1000 000 $, le personnel ne recommande pas de reduire le taux d'imposition
fonciere. Une trajectoire de croissance durable doit etre perdue avant qu'il ait
une diminution du taux d'imposition. L'annee 2017 constituera la neuvieme
annee sans hausse du taux d'imposition.
En reponse a une question sur I'amelioration continue, le directeur general se
prononce sur la formation offerte aux membres du personnel au cours de I'annee
derniere dans Ie cadre du programme Six Sigma, ainsi que sur la collaboration
avec d'autres municipalites afin de realiser des economies decoulant de
I'amelioration des processus.
En reponse aux questions sur les depenses de I'h6tel de ville, le directeur general
se prononce sur la possibilite de diminuer considerablement la superficie
qu'occupe actuellement I'h6tel de ville. Un processus de demande de
propositions est en cours pour obtenir de I'aide des professionnels des services
des biens immobiliers dans le cadre de ce projet.
Le directeur general fait reference a I'accumulation de neige qui a eu lieu en
2015, ce qui a entraine un deficit important dans le budget de deneigement. Le
personnel recommande d'etablir un fonds afin de couvrir les co6ts dans ce genre
d'evenement imprevu.
Le directeur general reitere que tous les services ainsi que les organismes, les
conseils et les commissions ont ete charges d'elaborer un budget sans
augmentation par rapport a 2016 au debut du processus budgetaire de 2017. Afin
de maintenir les budgets au meme niveau que ceux de 2016, des biens et des
services ont ete reduits. II s'agit d'un budget tres restreint qui s'averera difficile a
respecter en 2017.
Faisant reference au Zoo Cherry Brook, a PRUDE (location) et au conseil du
perfectionnement social (location et subvention), le directeur general declare
qu'il serait utile pour le conseil d'obtenir des precisions concernant les besoins
financiers de ces organismes.
Le directeur general mentionne que les ententes pluriannuelles sur les niveaux de
service ne sont pas necessairement la methode privilegiee pour financer des
groupes puisqu'il se peut que I'attribution budgetaire de la Ville ne soit pas
toujours possible chaque annee.
En resume, le directeur general declare que le personnel examinera les questions
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soulev6es par les membres du conseil et pr6sentera une nouvelle 6bauche a la
prochaine seance du conseil aux fins d'examen en signalant clue le versement de
subventions posera un d6fi.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la
conseillere Reardon :
RESOLU clue, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis
intitul6 MIC2016-302 : Budget de fonctionnement general de 2017, le conseil
communal se penche sur le document pr6sent6, effectue toutes les demandes et
fournit des commentaires au personnel; et clue le rapport soit accept6 a titre
informatif.
MOTION ADOPTEE.
13. Rapports deposes par les comites
14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du
conseil
15. Correspondance generale
16. Ordre du jour supplementaire
17. Comite plenier
17.2 Recommandation pour interieter appel de la decision no 20168061 du
Tribunal d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick devant la Cour
d'appel du Nouveau -Brunswick.
Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la
conseillere Reardon :
RESOLU clue, comme le recommande le comit6 plenier, qui s'est r6uni le
5 d6cembre 2016, le conseil communal autorise I'avocat municipal ou son
repr6sentant a d6poser tous les documents n6cessaires pour entreprendre un
appel de la d6cision no 20168061 du Tribunal d'appel de la s6curit6
professionnelle et de I'assurance contre les accidents du travail du Nouveau -
Brunswick aupres de la Cour d'appel du Nouveau -Brunswick, dat6 du
3 octobre 2016, en vertu du paragraphe 23(4) de la Loi sur la Commission de la
sante, de la securite et de 1'indemnisation des accidents au travail et le Tribunal
d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick et des regles de procedure
du Nouveau -Brunswick.
MOTION ADOPTEE.
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18. Levee de la seance
Proposition du conseiller Armstrong, appuyee par le conseiller MacKenzie :
RESOLU que la seance du conseil communal tenue le 5 decembre 2016 soit levee.
MOTION ADOPTEE.
Le maire declare que la seance est levee a 20 h 23.
Mayor/ maire
Common Clerk/greffier communal
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