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2016-12-05_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 MINUTES — REGULAR MEETING COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN DECEMBER 5, 2016 AT 5:30 PM IN THE COUNCIL CHAMBER Present: Mayor D. Darling Deputy Mayor S. McAlary Councillor -at -Large Gary Sullivan Councillor Ward 1 Blake Armstrong Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 2 John MacKenzie Councillor Ward 2 Sean Casey Councillor Ward 3 Gerry Lowe Councillor Ward 3 Donna Reardon Councillor Ward 4 David Merrithew Councillor Ward 4 Ray Strowbridge Also Present: City Manager J. Trail Deputy City Manager N. Jacobsen City Solicitor J. Nugent Commissioner of Finance and Treasurer K. Fudge Commissioner of Growth and Community Development J. Hamilton Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz Commissioner Saint John Water B. McGovern Fire Chief K. Clifford Police Chief J. Bates Common Clerk J. Taylor Deputy Common Clerk P. Anglin COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 d6cembre 2016 Call to Order Mayor Darling called the meeting to order. 2. Approval of Minutes 3. Approval of Agenda Moved by Deputy Mayor McAlary, , seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of items: 16.1 Business Improvement Area Budget; 17.1 City of Saint John Economic Development Investment; and 17.2 Recommendation to Appeal Decision No. 20168061 of the Workers' Compensation Appeals Tribunal of New Brunswick to the Court of Appeal of New Brunswick. LTA IQ11000KGY1:l11I191 Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that item 16.1 Business Improvement Area Budget be brought forward on the agenda. MOTION CARRIED. 16.1 Business Improvement Area Budget Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the letter from Uptown Saint John Inc., submitting the 2017 Association Budget for the Business Improvement Area be accepted, and further, that advertising be authorized and the date be set for Council to consider approving the budget at the Council meeting of January 91", 2017. LTA IQ11000KGYT1:k]k]11191 4. Disclosures of Conflict of Interest No disclosures of conflict of interest were declared. S. Consent Agenda 5.1 That the report M&C 2016-295: Terms of Fall 2016 Debenture Issue be received for information. 5.2 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2016-298: City of Saint John ECMA Partnership Agreement, Common Council COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 approves the partnership agreement proposed by the East Coast Music Association (ECMA) and that Council authorizes the City Manager to appoint a City staff member to sit on the local committee. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item respectively be adopted. LTA 100000114Y1ilk]ilk] Iif91 6. Members Comments Council members commented on various community events. 7. Proclamation 8. Delegations/Presentations 8.1 New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report entitled: New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation, Council allow the formal presentation from the NB Youth Orchestra at the December 5th Council meeting. MOTION CARRIED. Referring to the submitted report entitled New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation, Kenneth MacLeod explained the Sistema Program and outlined the budget request of $50,000 / year, over the final three years of the 4 - year development plan, ie 2017, 2018 and 2019. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the submitted report entitled: New Brunswick Youth Orchestra's Sistema Presentation, be referred to the Community Grants Evaluation Committee. MOTION CARRIED. 17.1 City of Saint John Economic Development Investment The Mayor requested that resolution from Committee of the Whole item 17.1 City of Saint John Economic Development Investment be brought forward on the COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 Agenda. Moved By Councillor Sullivan, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole having met on December 5, 2016, Common Council adopt the following resolution: WHEREAS Saint John Common Council has defined its priorities related to Growth and Prosperity and the Growth Committee will be submitting a Growth Plan to Common Council in March 2017 detailing a new strategy to coordinate and plan for economic growth in Saint John; WHEREAS the ability to GrowSJ and deliver on Council Priorities will requires the continued cooperation and expertise found within the employees, board members, funders and volunteers of the City of Saint John's economic development partners; WHEREAS the City of Saint John does not intend to reduce its investment into economic development in 2017, the City does however intend to align its investments to Council Priorities and the Growth Plan which will require a reconsideration of the investment distribution across economic development partners, programs, existing and new functions during the 2017 fiscal year; RESOLVED that the City of Saint John approve an annual gross contribution of $1,139,673 (inclusive of HST) for Discover Saint John for the 2017 budget year; RESOLVED that the City of Saint John approve an annual contribution of $1,015,000 to fund economic development activity outside of Discover Saint John for the 2017 budget year; RESOLVED that the City of Saint John approve a total contribution of $135,000 for Saint John Industrial Parks, $135,000 for Saint John Waterfront Development and $237,500 for Enterprise Saint John for the first two quarters of 2017; RESOLVED that the remaining contribution to economic development after the first two quarters of 2017 of $507,500 be distributed according to the recommendations from the forthcoming March 2017 Growth Plan across economic development partners, programs, existing and new functions; RESOLVED that if additional funding is identified through the 2017 budget development process, that Common Council direct additional funding towards the 2017 Growth Plan implementation. MOTION CARRIED with Councillor Reardon voting nay. COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 9. Public Hearings 10. Consideration of By-laws 11. Submissions by Council Members 12. Business Matters - Municipal Officers 12.1 2017 General Operating Budget D. Merrithew outlined the 2017 General Operating Budget. Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Sullivan: RESOLVED that the Cherry Brook Zoo $50,000, PRUDE Rent $20,000 and Human Development Council — Grant & Rent $50,000 be removed from the Community Development Service Grants section of the draft 2017 General Operating Budget for Council's consideration and discussion, leaving the Community Development Service Grants at $59,721. MOTION CARRIED with Deputy Mayor McAlary voting nay. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Merrithew: RESOLVED that the provisions of the Procedural Bylaw respecting speaking times be suspended. MOTION CARRIED with Councillors Sullivan and Lowe voting nay. The City Manager commented on the city directive for managers to submit 2017 budgets with no increases in funding from 2016 levels. Although the City will receive an increase of approximately $1,000,000 in the 2017 operating budget, staff is not recommending a to decrease the property tax rate. A trajectory of sustainable growth should be seen before there is a tax rate reduction. 2017 will mark the 91" year without a tax rate increase. Responding to question on Continuous Improvement, the City Manager commented on the training provided to staff during the past year in the Six Sigma program, and the collaboration with other municipalities to achieve process improvement savings. Responding to questions on the City Hall expenses, the City Manager commented on the opportunity to greatly reduce the square footage currently occupied by City Hall. An RFP process is currently underway to secure professional real estate services to assist with this project. The City Manager referred to the 2015 snow accumulation which caused a large short -fall in the snow clearing budget. Staff recommends establishing a reserve COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 d6cembre 2016 fund to assist with this type of unforeseen event. The City Manager reiterated that at the beginning of the 2017 budget process all departments and ABCs were tasked with creating a budget with no increase from 2016. In order to maintain budgets at the 2016 level, goods and services have been reduced. This is a very lean budget and will be challenging to meet in 2017. Referring to the Cherry Brook Zoo, PRUDE Rent, and Human Development Council — Grant and Rent, the City Manager stated that it would be advisable for Council to be provided with clarity on the financial needs of these organizations. The City Manager commented that multi-year Service Level Agreements may not be the preferred method for funding groups, as the City budget allocation may not always be available each year. In summation, the City Manager stated staff will review the questions raised by Council members and provide a new draft for consideration next Council meeting, noting that Grants Funding will be challenging. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C2016-302: 2017 General Operating Budget, Common Council reflect upon the submitted report and make any and all inquiries and provide feedback to staff; and receive the report for information. MOTION CARRIED. 13. Committee Reports 14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15. General Correspondence 16. Supplemental Agenda 17. Committee of the Whole 17.2 Recommendation to Appeal Decision No. 20168061 of the Workers' Compensation ADDeals Tribunal of New Brunswick to the Court of ADDeal of New Brunswick Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Reardon: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on December 5, 2016, Common Council authorize the City Solicitor or his designate COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 to file all necessary documentation to initiate and pursue an appeal of Decision No. 20168061 of the Workers' Compensation Appeals Tribunal of New Brunswick with the Court of Appeal of New Brunswick, dated October 3rd, 2016, pursuant to subsection 23(4) of the New Brunswick Workplace Health, Safety and Compensation Commission and Workers' Compensation Appeals Tribunal Act and the New Brunswick Rules of Court. MOTION CARRIED. 18. Adjournment Moved by Councillor Armstrong, seconded by Councillor MacKenzie: RESOLVED that the meeting of Common Council held on December 5th, 2016 be adjourned. LTA IQIII [Q0KGY1:k]k]1if91 The Mayor declared the meeting adjourned at 8:23 p.m. Mayor/ maire t Common Clerk/greffier communal COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 PROCES-VERBAL—SEANCE ORDINAIRE CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN LE 5 DECEMBRE 2016 A 17 H 30 D7_1►1.iW_Iy_1IIaDINKiIil►1.91111 Sont presents : Don Darling, maire Shirley McAlary, mairesse suppleante Gary Sullivan, conseiller general Blake Armstrong, conseiller du quartier 1 Greg Norton, conseiller du quartier 1 John MacKenzie, conseiller du quartier 2 Sean Casey, conseiller du quartier 2 Gerry Lowe, conseiller du quartier 3 Donna Reardon, conseillere du quartier 3 David Merrithew, conseiller du quartier 4 Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4 Sont egalement presents : J. Trail, directeur general N. Jacobsen, directeur general adjoint J. Nugent, avocat municipal K. Fudge, commissaire aux finances et tresorier J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du developpement communautaire M. Hugenholtz, commissaire des Services de transport et d'environnement B. McGovern, commissaire de Saint John Water K. Clifford, chef du service d'incendie J. Bates, chef de police J. Taylor, greffier communal P. Anglin, greffiere communale adjointe COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 Ouverture de la seance La seance est ouverte par le maire Darling. 2. Approbation du proces-verbal 3. Adoption de l'ordre du jour Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : RESOLU que l'ordre du jour de la presente seance soit adopte, moyennant l'ajout des points suivants : 16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires; 17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de Saint John; 17.2 Recommandation pour interjeter appel de la decision no 20168061 du Tribunal d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick devant la Cour d'appel du Nouveau -Brunswick. MOTION ADOPTEE. Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Sullivan : RESOLU que le point 16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires soit avance dans l'ordre du jour. MOTION ADOPTEE. 16.1 Budget lie aux zones d'amelioration des affaires Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : RESOLU que la lettre revue de Uptown Saint John Inc. presentant son budget de 2017 qui est lie aux zones d'amelioration des affaires soit acceptee; et, de plus, qu'une annonce soit autorisee et une date fixee pour 1'examen par le conseil afin d'approuver (edit budget Tors de la seance du conseil du 9 janvier 2017. MOTION ADOPTEE. 4. Divulgation de conflits d'interets Aucun conflit d'interets nest declare. S. Questions soumises a I'approbation du conseil COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 d6cembre 2016 5.1 Que le rapport intitul6 MIC 2016-295: Modalites relatives a 1'emission d'obligations de Pautomne 2016 soit accepte a titre informatif. 5.2 Que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitul6 MIC 2016-298: Entente de partenariat entre 1'Association de la musique de la cote Est (AMCE) et la Ville de Saint John, le conseil communal approuve 1'entente de partenariat proposee par I'AMCE et que le conseil autorise le directeur general a nommer un employe municipal pour sieger au comite local. Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : RESOLU que la recommandation formul6e pour chacune des questions soumises a I'approbation du conseil soit adoptee. MOTION ADOPTEE. 6. Commentaires presentes par les membres Les membres du conseil s'expriment sur diverses activites communautaires. 7. Proclamation 8. Delegations et presentations 8.1 Presentation par Sistema, Orchestre des jeunes du Nouveau -Brunswick Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Sullivan : RESOLU que, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitul6 Presentation par Sistema, Orchestre des jeunes du Nouveau -Brunswick, le conseil permette la presentation officielle de l'Orchestre des jeunes du Nouveau - Brunswick au cours de la seance du conseil du 5 d6cembre. MOTION ADOPTEE. Faisant r6f6rence au rapport soumis intitul6 Presentation par5istema, Orchestre des jeunes du Nouveau -Brunswick, Kenneth MacLeod explique le programme Sistema et pr6sente la demande de cr6dits budg6taires de 50 000 $ par ann6e pr6vus au cours des trois dernieres ann6es du plan quadriennal d'am6nagement, c'est-a-dire 2017, 2018 et 2019. Proposition de la mairesse suppl6ante McAlary, appuy6e par le conseiller Sullivan : RESOLU que le rapport soumis intitul6 Presentation par5istema, Orchestre des 10 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 jeunes du Nouveau -Brunswick soit transmis au Comite devaluation des subventions communautaires. MOTION ADOPTEE. 17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de Saint John Le maire demande que la resolution du comite plenier, soit le point 17.1 Investissements dans le developpement economique de la Ville de Saint John, soit avancee dans l'ordre du jour. Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par la conseillere Reardon : RESOLU que, comme le recommande le comite plenier qui s'est reuni le 5 decembre 2016, le conseil communal approuve la resolution suivante ATTENDU que le conseil communal de Saint John a defini ses priorites en ce qui concerne la croissance et la prosperite et que le Comite presentera un plan de croissance au conseil communal en mars 2017 dans lequel est enoncee une nouvelle strategie visant a coordonner et a planifier la croissance economique a Saint John; ATTENDU que la capacite de l'initiative de croissance de Saint John et la realisation des priorites du conseil exigeront la collaboration continue et 1'expertise des employes, des membres du Bureau, des bailleurs de fonds et des benevoles des partenaires de developpement economique de la Ville de Saint John; ATTENDU que la Ville de Saint John n'a pas l'intention de reduire son investissement dans le developpement economique de Saint John en 2017, mais plutot d'harmoniser ses investissements dans les priorites du conseil et le plan de croissance. Pour ce faire, it doit reexaminer la repartition des investissements entre les partenaires de developpement economique, les programmes ainsi que les fonctions actuelles et nouvelles pendant 1'exercice 2017; RESOLU que la Ville de Saint John approuve l'octroi d'une contribution brute annuelle de 1 139 673 $ (TVH incluse) a Decouvrez Saint John pour l'annee budgetaire 2017; RESOLU que la Ville de Saint John approuve une contribution annuelle de 1015 000 $ afin de financer les activites de developpement economique menees en dehors de Decouvrez Saint John pour l'annee budgetaire 2017; RESOLU que la Ville de Saint John approuve l'octroi d'une contribution de 11 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 135 000 $ a Saint John Industrial Parks, 135 000 $ a Saint John Waterfront Development et 237 500 $ a Entreprise Saint John au cours des deux premiers trimestres de 2017; RESOLU que le solde de la contribution de 507 500 $ au developpement economique apres les deux premiers trimestres de 2017 soit reparti selon les recommandations du Plan de croissance a venir en mars 2017 entre les partenaires de developpement economique, les programmes ainsi que les fonctions actuelles et nouvelles; RESOLU que si des fonds supplementaires sont trouves lors du processus d'elaboration du budget de 2017, le conseil communal les dirigera vers la mise en ceuvre du Plan de croissance de 2017. LA MOTION EST ADOPTEE. La conseillere Reardon vote contre la proposition. 9. Audiences publiques 10. Etude des arretes municipaux 11. Interventions des membres du conseil 12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux 12.1 Budizet de fonctionnement izeneral de 2017 D. Merrithew presente le budget de fonctionnement general de 2017. Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Sullivan : RESOLU que les montants verses au Zoo Cherry Brook (50 000 $), a PRUDE (location de 20 000 $) et au Conseil du perfection nement social (subvention et location de 50 000 $) soient retires de 1'ebauche du budget de fonctionnement du fonds d'administration de 2017 qui se trouve sous la section Subventions au Service de la croissance et du developpement communautaire, laissant a 59 721 $ les subventions au Service de la croissance et du developpement communautaire.. LA MOTION EST ADOPTEE. La mairesse suppleante McAlary vote contre la proposition. Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Merrithew: RESOLU que les dispositions de 1'arrete procedural du conseil relativement au temps d'intervention Iimite soient suspendues. MOTION ADOPTEE. Les conseillers Sullivan et Lowe votent contre la proposition. 12 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 Le directeur general se prononce sur la directive de la Ville qui stipule que les gestionnaires doivent soumettre leurs budgets pour I'annee 2017 et qu'aucune augmentation budgetaire ne sera accordee par rapport aux niveaux de 2016. Bien que le budget de fonctionnement de 2017 de la Ville augmentera d'environ 1000 000 $, le personnel ne recommande pas de reduire le taux d'imposition fonciere. Une trajectoire de croissance durable doit etre perdue avant qu'il ait une diminution du taux d'imposition. L'annee 2017 constituera la neuvieme annee sans hausse du taux d'imposition. En reponse a une question sur I'amelioration continue, le directeur general se prononce sur la formation offerte aux membres du personnel au cours de I'annee derniere dans Ie cadre du programme Six Sigma, ainsi que sur la collaboration avec d'autres municipalites afin de realiser des economies decoulant de I'amelioration des processus. En reponse aux questions sur les depenses de I'h6tel de ville, le directeur general se prononce sur la possibilite de diminuer considerablement la superficie qu'occupe actuellement I'h6tel de ville. Un processus de demande de propositions est en cours pour obtenir de I'aide des professionnels des services des biens immobiliers dans le cadre de ce projet. Le directeur general fait reference a I'accumulation de neige qui a eu lieu en 2015, ce qui a entraine un deficit important dans le budget de deneigement. Le personnel recommande d'etablir un fonds afin de couvrir les co6ts dans ce genre d'evenement imprevu. Le directeur general reitere que tous les services ainsi que les organismes, les conseils et les commissions ont ete charges d'elaborer un budget sans augmentation par rapport a 2016 au debut du processus budgetaire de 2017. Afin de maintenir les budgets au meme niveau que ceux de 2016, des biens et des services ont ete reduits. II s'agit d'un budget tres restreint qui s'averera difficile a respecter en 2017. Faisant reference au Zoo Cherry Brook, a PRUDE (location) et au conseil du perfectionnement social (location et subvention), le directeur general declare qu'il serait utile pour le conseil d'obtenir des precisions concernant les besoins financiers de ces organismes. Le directeur general mentionne que les ententes pluriannuelles sur les niveaux de service ne sont pas necessairement la methode privilegiee pour financer des groupes puisqu'il se peut que I'attribution budgetaire de la Ville ne soit pas toujours possible chaque annee. En resume, le directeur general declare que le personnel examinera les questions 13 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 d6cembre 2016 soulev6es par les membres du conseil et pr6sentera une nouvelle 6bauche a la prochaine seance du conseil aux fins d'examen en signalant clue le versement de subventions posera un d6fi. Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : RESOLU clue, comme le recommande le directeur general dans le rapport soumis intitul6 MIC2016-302 : Budget de fonctionnement general de 2017, le conseil communal se penche sur le document pr6sent6, effectue toutes les demandes et fournit des commentaires au personnel; et clue le rapport soit accept6 a titre informatif. MOTION ADOPTEE. 13. Rapports deposes par les comites 14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du conseil 15. Correspondance generale 16. Ordre du jour supplementaire 17. Comite plenier 17.2 Recommandation pour interieter appel de la decision no 20168061 du Tribunal d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick devant la Cour d'appel du Nouveau -Brunswick. Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par la conseillere Reardon : RESOLU clue, comme le recommande le comit6 plenier, qui s'est r6uni le 5 d6cembre 2016, le conseil communal autorise I'avocat municipal ou son repr6sentant a d6poser tous les documents n6cessaires pour entreprendre un appel de la d6cision no 20168061 du Tribunal d'appel de la s6curit6 professionnelle et de I'assurance contre les accidents du travail du Nouveau - Brunswick aupres de la Cour d'appel du Nouveau -Brunswick, dat6 du 3 octobre 2016, en vertu du paragraphe 23(4) de la Loi sur la Commission de la sante, de la securite et de 1'indemnisation des accidents au travail et le Tribunal d'appel des accidents au travail du Nouveau -Brunswick et des regles de procedure du Nouveau -Brunswick. MOTION ADOPTEE. 14 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL December 5, 2016/le 5 decembre 2016 18. Levee de la seance Proposition du conseiller Armstrong, appuyee par le conseiller MacKenzie : RESOLU que la seance du conseil communal tenue le 5 decembre 2016 soit levee. MOTION ADOPTEE. Le maire declare que la seance est levee a 20 h 23. Mayor/ maire Common Clerk/greffier communal 15