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2016-07-18_Minutes--Procès-verbalCOMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 MINUTES—SPECIAL MEETING COMMON COUNCIL OF THE CITY OF SAI NT JOHN JULY 18, 2016 AT5:OOPM IN THE 8T" FLOOR BOARDROOM Present: Mayor D. Darling Deputy Mayor S. McAlary Councillor -at -Large Gary Sullivan Councillor Ward 1 Blake Armstrong Councillor Ward 1 Greg Norton Councillor Ward 2 John MacKenzie Councillor Ward 2 Sean Casey Councillor Ward 3 Gerry Lowe Councillor Ward 3 Donna Reardon Councillor Ward 4 David Merrithew Councillor Ward 4 Ray Strowbridge Also Present: City Manager J. Trail Deputy City Manager N. Jacobsen City Solicitor J. Nugent Commissioner of Finance and Treasurer K. Fudge Commissioner of Transportation and Environment W. Edwards Commissioner of Growth and Community Development J. Hamilton Deputy Commissioner Transportation and Environment M. Hugenholtz Deputy Commissioner of Growth Community Development P. Ouellette Fire Chief K. Clifford Police Chief J. Bates Common Clerk J. Taylor Deputy Common Clerk P. Anglin COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 Call to Order Mayor Darling called the meeting to order. 1.1 Board Appointments and Proposed Committee Structure Referring to the submitted presentation entitled Board Appointments, the City Manager made the following recommendations: • Council should regularly approve or confirm a position description for their Board member appointees on each significant Agency, Board or Commission ("ABC") • The Board of each significant ABC should be asked to provide input into the nominating process, including a skills matrix of an ideal Board composition • The primary objective should be to seek out the best possible resource to provide oversight to significant ABCs • Council should determine the goals to be accomplished by ABCs and hold the entity accountable to achieve those goals • The Board of Directors of the ABC should determine how to accomplish the goals • Each significant ABC should be provided with a mandate letter from Council on a regular basis • Each significant ABC should report regularly to Council (or a Committee of Council) • Council members and City employees may be appointed to significant ABCs either by virtue of their position or by appointment • Council members and City employees should not be eligible to Chair any ABC unless otherwise stipulated in legislation, regulation or by-law • Council members and City employees should be ineligible to receive any compensation for participation on an ABC, other than reimbursement of their reasonable personal expenses • Council members and employees should ensure that their primary fiduciary duties are aligned with the interests of the City The City Manager presented a proposed new Standing Committee system for Council to consider. The new Council Committees would be: 1) Growth, 2) Finance. The committees would function as follows: • Each committee would have a Chair, Vice -chair, 3 other members (all Council members) — total of 5 • Monthly meeting of 1 to 2 hours held primarily in open session • Staff support will be required to develop agenda and materials for each COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 Committee • Decisions all come to full Council • Committees recommend only • Presentations from ABC's made to Committees and shall form a large portion of agenda development • Rotated membership after two years Moved by Councillor Sullivan, seconded by Councillor Norton RESOLVED that Council establish the following policy: 1) Council members shall not receive reimbursement for serving on a City Agency, Board or Commission 2) Council members shall not be the Chair of a City Agency, Board or •171111 •, MOTION CARRIED with the Mayor casting the deciding affirmative vote. Deputy Mayor McAlary and Councillors Lowe, Reardon, Armstrong, and MacKenzie voted nay. Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Lowe: RESOLVED that Council: 1) Directs the Nominating Committee to make nominations to fill Council vacancies on Boards where required by law, regulation or bylaw. 2) Directs the Nominating Committee to make nominations to fill any existing vacancies on remaining Boards. 3) Directs the City Manager to establish two Committees (Finance and Growth) as a 6 month pilot project, commencing September 2016. 4) Continue to schedule regular reporting from agencies, boards and commissions with significant financial or operational linkage with the City. 5) Directs the City Manager to schedule a review of the Committee structure in March 2017 following six months of assessment; and 6) Directs staff to make recommendations to simplify, where possible, the structure of City controlled agencies, boards and commissions. MOTION CARRIED. Moved by Councillor Norton, seconded by Councillor Strowbridge: RESOLVED that the Nominating Committee be directed not to recommend that vacancies on City Agencies, Boards, and Commissions be filled with Council members unless it is required by legislation, bylaw or regulation. MOTION DEFEATED with Deputy Mayor McAlary and Councillors Armstrong, Lowe, Reardon, MacKenzie, Sullivan, Merrithew and Casey voting nay. Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor MacKenzie: COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 RESOLVED that item 17.1 Contract for Mayor's Executive Assistant be added to the agenda. MOTION CARRIED. 17.1 Contract for Mayor's Executive Assistant Moved by Deputy Mayor McAlary, seconded by Councillor Strowbridge: RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on July 18, 2016, RESOLVED that Common Council rescind the resolution adopted at its meeting of July 11th, 2016 by which it approved a contract of employment between the City and Mr. Gregory Hickman and authorized the Mayor and Common Clerk execute same, and BE IT FURTHER RESOLVED that Common Council approve the contract of employment between the City and Mr. Gregory Hickman, the text of which contract was presented to Common Council this date, July 18th, 2016, and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute same. MOTION CARRIED. 18. Adjournment Moved by Councillor Reardon, seconded by Councillor Lowe : RESOLVED that the meeting of Common Council held on July 18, 2016 be adjourned. MOTION CARRIED. COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 The Mayor declared the meeting adjourned at 7:05 p.m. Mayor/ maire Common Clerk/greffier communal COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 PROCES-VERBAL—SEANCE EXTRAORDINAIRE CONSEIL COMMUNAL DE LA VILLE DE SAINT JOHN LE 18 JUILLET 2016 A 17 H SALLE DE CONFERENCE DU 8E MG Sont presents : D. Darling, maire S. McAlary, mairesse suppleante Gary Sullivan, conseiller general Blake Armstrong, conseiller du quartier 1 Greg Norton, conseiller du quartier 1 John MacKenzie, conseiller du quartier 2 Sean Casey, conseiller du quartier 2 Gerry Lowe, conseiller du quartier 3 Donna Reardon, conseillere du quartier 3 David Merrithew, conseiller du quartier 4 Ray Strowbridge, conseiller du quartier 4 Sont egalement presents: J. Trail, directeur general N. Jacobsen, directeur general adjoint J. Nugent, avocat municipal K. Fudge, commissaire aux finances et tresorier W. Edwards, commissaire des Services de transport et d'environnement J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du developpement communautaire M. Hugenholtz, commissaire adjoint, Services de transport et d'environnement P. Ouellette, commissaire adjoint du Service de la croissance et du developpement communautaire K. Clifford, chef du service d'incendie J. Bates, chef de police J. Taylor, greffier communal P. Anglin, greffiere communale adjointe COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 1. Ouverture de la seance La seance est ouverte par le maire Darling. 1.2 Nominations aux conseils d'administration et proposition de structure rips comites Faisant reference a la presentation sur les nominations aux conseils d'administration, le directeur general fait les recommandations suivantes : • Le conseil devrait regulierement approuver ou confirmer les descriptions de postes pour ses candidats a la nomination au conseil d'administration de chaque agence, commission ou comite. • Le conseil d'administration de chaque agence, commission ou comite d'importance devrait etre invite a apporter son concours au processus de candidatures, en fournissant notamment une grille de competences du conseil d'administration ideal. • L'objectif principal devrait etre de trouver la meilleure ressource possible capable d'assurer la surveillance des agences, commissions ou comites d'importance. • Le conseil devrait determiner les objectifs prioritaires devant etre accomplis par les agences, commissions ou comites d'importance, et tenir 1'entite responsable de les atteindre. • Le conseil d'administration de l'agence/de la commission/du comite devrait determiner comment remplir les objectifs. • Chaque agence/commission/comite d'importance devrait recevoir regulierement une lettre de mandat du conseil. • Chaque agence/commission/comite d'importance devrait regulierement faire des comptes rendus au conseil (ou a un comite du conseil). • Les membres du conseil et les employes municipaux pourraient devenir membres des agences/commissions/comites en raison de leur poste ou par nomination. • Les membres du conseil et les employes de la Ville ne devraient pas etre admissibles a la presidence des agences/commissions/comites, sauf indication contraire enoncee dans la legislation, les reglements ou les a rretes. • Les membres du conseil et les employes municipaux ne devraient pas etre admissibles a des indemnites pour leur charge au sein d'une agence, d'une commission ou d'un comite, autre que le remboursement de depenses personnelles raisonnables. COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 • Les membres du conseil et les employes devraient s'assurer que leurs obligations fiduciaires principales cadrent avec les interets de la Ville. Le directeur general presente au conseil un projet de nouveau systeme pour les comites permanents aux fins d'examen. Les nouveaux comites du conseil seraient : 1) Croissance, 2) Finances. Ces comites fonctionneraient de la sorte : • Chaque comite aurait un president, un vice-president et trois autres membres (tous les membres du conseil), pour un total de 5 membres. • Une reunion de 1 a 2 heures serait organisee chaque mois, surtout en seance publique. • Le personnel devrait apporter son aide pour elaborer l'ordre du jour et la documentation de chaque reunion des comites. • Les decisions ne seraient prises que par le conseil au complet. • Les fonctions des comites seraient seulement consultatives. • Des presentations seraient faites aux comites par les agences/commissions/comites et formeraient une grande partie de l'ordre du jour. • II y aurait une rotation des membres apres deux ans. Proposition du conseiller Sullivan, appuyee par le conseiller Norton RESOLU que le conseil mette en place les politiques suivantes : 3) Les membres du conseil ne peuvent pas recevoir de remboursement pour leur charge au sein d'une agence, d'une commission ou d'un comite de la Ville. 4) Les membres du conseil ne peuvent pas etre a la presidence d'une agence, d'une commission ou d'un comite de la Ville. MOTION ADOPTEE par I'apport du vote preponderant du maire. La mairesse suppleante McAlary, la conseillere Reardon et les conseillers Lowe, Armstrong et MacKenzie votent contre la proposition. Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Lowe RESOLU que le conseil procede comme suit : 1) Demande au comite des candidatures de proceder aux nominations pour pourvoir les sieges du conseil vacants au sein des conseils d'administration la ou la legislation, les reglements ou les arretes 1'exigent. 2) Demande au comite des candidatures de proceder aux nominations pour pourvoir tout siege vacant au sein des conseils d'administration resta nt. 3) Charge Ie directeur general de creer deux comites (finances et croissance), comme un projet pilote de six mois, a compter de COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 septembre 2016. 4) Continue de programmer les comptes rendus reguliers des agences/commissions/comites dont les finances ou les operations ont un lien etroit avec la Ville. 5) Demande au directeur general de programmer un examen de la structure des comites en mars 2017 apres six mois d'evaluation. 6) Demande au personnel de faire des recommandations visant a simplifier, dans la mesure du possible, la structure des agences, des commissions ou des comites qui dependent de la Ville. MOTION ADOPTEE Proposition du conseiller Norton, appuyee par le conseiller Strowbridge : RESOLU qu'on demande au comite des candidatures de ne pas recommander de nommer des membres du conseil aux sieges vacants des agences, des commissions ou des comites de la Ville, sauf si la legislation, les reglements ou les arretes 1'exigent. LA PROPOSITION EST REJETEE. La mairesse suppleante McAlary, la conseillere Reardon et les conseillers Armstrong, Lowe, MacKenzie, Sullivan, Merrithew et Casey votent contre la proposition. Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller MacKenzie : RESOLU que le point « 17.1 Contrat de I'adjoint de direction au maire soit ajoute a l'ordre du jour. MOTION ADOPTEE 17.1 Contrat de l'adioint de direction au maire Proposition de la mairesse suppleante McAlary, appuyee par le conseiller Strowbridge : RESOLU que, comme le recommande le comite plenier, qui s'est reuni le 18 juillet 2016; RESOLU que le conseil communal annule la resolution adoptee lors de sa reunion du 11 juillet 2016 par laquelle it a approuve un contrat de travail entre la Ville et M. Gregory Hickman et autorise le maire et le greffier communal a signer ledit contrat; et IL EST DE PLUS RESOLU que le conseil communal approuve le contrat de travail entre la Ville et M. Gregory Hickman dont le texte a ete presente COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL July 18, 2016/le 18 juillet 2016 au conseil communal a cette date, le 18 juillet 2016, et que le maire et le greffier communal soient autorises a signer ledit contrat. MOTION ADOPTEE 18. Levee de la seance Proposition de la conseillere Reardon, appuyee par le conseiller Lowe : RESOLU que la seance du conseil communal du 18 juillet 2016 soit levee. MOTION ADOPTEE Le maire declare que la seance est levee a 19 h 5. Mayor/ maire t Common Clerk/greffier communal 10