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2016-02-01_Minutes--Procès-verbal 100-24 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL FEBRUARY 1, 2016/LE 1 FÉVRIER 2016 COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – FEBRUARY 1, 2016 - 5:30 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor S. Rinehart Councillor B. Farren Councillor S. Fullerton Councillor J. MacKenzie Councillor S. McAlary Councillor D. Merrithew Councillor G. Norton Councillor D. Reardon Councillor R. Strowbridge Regrets: Councillor Lowe - and - J. Trail, City Manager J. Nugent, City Solicitor K. Fudge, Commissioner, Finance and Treasurer W. Edwards, Commissioner, Transportation and Environment Services J. Hamilton, Commissioner, Growth and Community Development M. Huggenholtz, Deputy Commissioner, Transportation and Environment Services J. Taylor, Common Clerk P. Anglin, Deputy Common Clerk -and- One-StopTeam Brent McGovern, Project Manager Mark O'Hearn, Planning Officer Holly Young, Manager, Infrastructure Development Amy Poffenroth, Deputy Commissioner Growth and Community Development Andrew Valeri, Solicitor, One-Stop Project Pam Bentley, Deputy Building Inspector Jeff Cyr, Planner 1.Call To Order Mayor Norton called the meeting to order. 1.1One-Stop Development Shop Project Working Draft By-Laws Workshop Brent McGovern provided an introduction to the suite of integrated development by-laws. Mark O'Hearn highlighted the features of the proposed Subdivision By-Law that will replace the existing 1979 Subdivision By-Law and responded to questions.  Features of the proposed Subdivision By-Law include a streamlined, sustainable process.  Old By-Law Challenges caused by private roads will be addressed in the new Subdivision By-Law that incorporates construction standards for private streets with the construction costs borne by the subdivision developers.  The City's Street Lighting Manual is incorporated in the proposed Subdivision By- Law and this feature transfers street lighting costs to the developers.  Service Fees in the proposed By-Law reflect services provided. The city's proposed costs are mid-range when compared to comparable cities in the province. Holly Young highlighted features of the proposed Drainage By-Law and responded to questions.  Features of the proposed Drainage By-Law include a revised Drainage Manual to provide guidance and consistency  Lot grading will be specified to follow a pre-design runoff path  Large Development (20 lot subdivision) require an overall drainage plan, overall grading plan  Developments on new lots is an expedited process, will require a lot grading plan 100-25 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL FEBRUARY 1, 2016/LE 1 FÉVRIER 2016  Small residential infill & additions will require a lot grading sketch  All other additions, eg. small business expansion / mini home parks will require an engineer's letter submission. Amy Poffenroth highlighted features of the proposed Building By-Law (replaces the existing 2003 Building By-Law) and the One-Stop experience and responded to questions. Features of the proposed Building By-Law structure include:  Clarity  3-Tier Service Delivery  Refundable Deposits  Deposit Deductions  Compliance – fee will be doubled (up to $25,000 for work started without a permit to cover additional costs  Streetscapes  Expedited permit system / red-tape reduction  Scheduled inspections / mandatory inspections / with online inspection results using the new "Click-to-Gov" system  Occupancy permits The One-Stop experience integrating the proposed Subdivision By-Law, Drainage By- Law Building By-Law and Click-to-Gov process was illustrated. B. McGovern outlined the proposed rollout timeline ending with enacting the proposed By-Law suite by May 2, 2016, in advance of the construction season. 2.Adjournment On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the meeting of Common Council held on February 1, 2016 be adjourned. Question being taken, the motion was carried. The Mayor declared the meeting adjourned at 7:30 p.m.. SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN er TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 1 FÉVRIER 2016 À 17 H 30 Sont présents : le maire Mel Norton S. Rinehart, mairesse suppléante B. Farren, conseiller S. Fullerton, conseillère J. MacKenzie, conseiller S. McAlary, conseillère D. Merrithew, conseiller G. Norton, conseiller D. Reardon, conseillère R. Strowbridge, conseiller Est absent : le conseiller Lowe - et - J. Trail, directeur général J. Nugent, avocat municipal K. Fudge, commissaire aux finances et trésorier W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement J. Hamilton, commissaire du Service de la croissance et du développement communautaire M. Huggenholtz, commissaire adjoint aux services de transport et d'environnement J. Taylor, greffier communal P. Anglin, greffière communale adjointe 100-26 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL FEBRUARY 1, 2016/LE 1 FÉVRIER 2016 - et - Équipe du Guichet unique Brent McGovern, gestionnaire de projet Mark O'Hearn, agent d'urbanisme Holly Young, gestionnaire, aménagement de l'infrastructure Amy Poffenroth, commissaire adjointe du Service de la croissance et du développement communautaire Andrew Valeri, avocat, projet du Guichet unique Pam Bentley, inspectrice adjointe des bâtiments Jeff Cyr, urbaniste 1.Ouverture de la séance La séance est ouverte par le maire Norton. 1.1Projet du Guichet unique pour l'aménagement – Atelier de travail sur les arrêtés provisoires Brent McGovern présente l'ensemble des arrêtés portant sur les zones de développement intégré. Mark O'Hearn souligne les caractéristiques du projet d'arrêté de lotissement qui doit remplacer celui qui existe depuis 1979 et il répond aux questions.  Les caractéristiques du projet d'arrêté de lotissement comprennent un processus simplifié et durable.  Les difficultés de l'ancien arrêté causées par les chemins privés seront abordées dans le nouvel arrêté de lotissement qui intègre des normes de construction de rues privées aux coûts de construction assumés par les promoteurs de lotissement.  Le manuel de la Ville sur l'éclairage des rues fait partie du projet d'arrêté de lotissement, transférant ainsi aux promoteurs les coûts associés à l'éclairage des rues.  Les frais de service indiqués dans le projet d'arrêté reflètent les services dispensés. Les coûts proposés de la Ville se situent dans la moyenne par rapport à ceux de villes de taille comparable dans la province. Holly Young met en évidence les caractéristiques du projet d'arrêté concernant le drainage et répond aux questions.  Les caractéristiques du projet d'arrêté concernant le drainage comprennent un manuel révisé sur le drainage pour donner des conseils et assurer la cohérence.  Le nivellement du terrain sera précisé pour suivre une voie d'écoulement prédéterminée.  Les grands aménagements (lotissements de 20 lots) nécessiteront un plan de drainage global et un plan de nivellement global.  Le processus lié aux projets d'aménagement sur de nouveaux lots est accéléré; il nécessitera un plan de nivellement du terrain.  Les petits projets d'édification résidentielle sur terrain intercalaire et les ajouts nécessiteront un croquis du nivellement du terrain.  Tous les autres ajouts (p. ex. agrandissement d'une petite entreprise ou d'un parc de mini-maisons) nécessiteront une lettre d'un ingénieur. Amy Poffenroth met en évidence les caractéristiques du projet d'arrêté sur les bâtiments (pour remplacer celui qui existe depuis 2003) ainsi que l'expérience du guichet unique, et elle répond aux questions. La structure du projet d'arrêté sur les bâtiments comprend les caractéristiques suivantes :  Clarté  Prestation de services à trois niveaux  Dépôts remboursables  Déductions des dépôts  Conformité – les frais seront doublés (jusqu'à concurrence de 25 000 $ dans le cas des travaux commencés sans permis pour couvrir les coûts supplémentaires)  Paysages de rue 100-27 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL FEBRUARY 1, 2016/LE 1 FÉVRIER 2016  Système de permis accéléré et réduction du fardeau administratif  Inspections planifiées/inspections obligatoires/avec les résultats d'inspection en ligne au moyen du nouveau système en ligne  Permis d'occuper L'expérience du guichet unique intégrant les projets d'arrêté concernant le lotissement, le drainage et les bâtiments ainsi que le système en ligne sont illustrés. B. McGovern présente le calendrier proposé pour la mise en œuvre qui se termine avec l'édiction de l'ensemble des projets d'arrêté avant le 2 mai 2016, avant la saison de construction. 2.Levée de la séance Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que la séance du conseil communal du er 1 février 2016 soit levée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 30. Mayor/maire Common Clerk/greffier communal