2016-01-11_Minutes--Procès-verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
JANUARY 11, 2016/LE 11 JANVIER 2016
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – JANUARY 11, 2016 - 6:00 P.M.
Present: Mel Norton, Mayor
Councillors Farren, Fullerton, Lowe, MacKenzie, McAlary,
Merrithew, Norton, Reardon and Strowbridge
Regrets: Deputy Mayor Rinehart
- and -
J. Trail, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; K. Fudge,
Commissioner of Finance and Treasurer; J. Hamilton,
Commissioner of Growth and Community Development; N.
Jacobsen, Commissioner of Strategic Services; K. Clifford, Fire
Chief; J. Bates, Police Chief; P. Ouellette, Executive Director; J.
Taylor, Common Clerk; P. Anglin, Deputy Common Clerk
1.Call To Order
Mayor Norton called the meeting to order.
2.Approval of Minutes
2.1 Minutes of December 7, 2015
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 7, 2015 be approved.
Question being taken, the motion was carried.
2.2 Minutes of December 14, 2015
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 14, 2015 be approved.
Question being taken, the motion was carried.
2.3 Minutes of December 17, 2015
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 17, 2015 be approved.
Question being taken, the motion was carried.
2.4 Minutes of December 21, 2015
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 21, 2015 be approved.
Question being taken, the motion was carried.
3.Approval of Agenda
On motion of Councillor MacKenzie
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that the agenda of this meeting with
the addition of items 17.1 City Manager Performance Review; and 17.2 Appointments to
Committees with Associated Correspondence, be approved.
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Question being taken, the motion was carried.
4.Disclosures of Conflict of Interest
5.Consent Agenda
5.1
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2016-
002: Proposed Public Hearing Date - 3540 Westfield Road, Common Council schedule
the public hearing for the rezoning application of Emery Chappel (3540 Westfield Road)
for Monday, February 8, 2016 at 6:30 p.m. in the Council Chamber, and refer the
application to the Planning Advisory Committee for a report and recommendation.
5.2
That the letter dated January 4, 2016 from A. Edgett regarding the Parking
Commission be referred to the Saint John Parking Commission.
5.3
That the letter dated December 31, 2015 from J. Gordon Anderson regarding
Orange Street-Crown Street property be referred to the City Manager.
5.4
That the letter from Big Brothers Big Sisters - Support for the Transition of Syrian
Refugees into Greater Saint John be received for information.
5.5
That the R. Chown Letter regarding reducing speed limits be received for
information.
5.6
That the Minister of Environment and Local Government - Acknowledgement
Letter be received for information.
5.7
That the Governor General of Canada - Letter of Thanks be received for
information.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the recommendation set out for
each consent agenda item respectively be adopted.
Question being taken, the motion was carried.
6.Members Comments
Council members commented on various community events.
7.Proclamation
8.Delegations/Presentations
9.Public Hearings 6:30 P.M.
9.1Amendment to Business Improvement Levy By-Law
The Common Clerk advised that the necessary advertising is complete with regard to
the Business Improvement Levy and that there were no written objections received, and
that the amount of $0.16 per $100 of assessment for 2016 is the same as last year.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as requested by the Board of
Directors of Uptown Saint John Inc., Common Council approve the submitted 2016
budget to the Business Improvement Area as follows:
REVENUE
Special BIA Levy$ 421,050.00
EXPENDITURES
Operations$ 285,200.00
Beautification 23,200.00
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Clean & Safe Programs 4,000.00
Marketing & Communications 87,650.00
Urban Design & Development 21,000.00
TOTAL
$ 421,050.00
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the by-law entitled, “A Law to
Amend By-Law Number BIA-2 Business Improvement Levy By-Law”, by applying a levy
of 16 cents for each one hundred dollars of assessed value for 2016, be read a first time.
Question being taken, the motion was carried.
Read a first time by title, the by-law entitled, “A Law to Amend By-Law Number BIA-2
Business Improvement Levy By-Law”.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the by-law entitled, “A Law to
Amend By-Law Number BIA-2 Business Improvement Levy By-Law”, by applying a levy
of 16 cents for each one hundred dollars of assessed value for 2016, be read a second
time.
Question being taken, the motion was carried.
Read a second time by title, the by-law entitled, “A Law to Amend By-Law Number BIA-2
Business Improvement Levy By-Law”.
10.Consideration of By-laws
10.1 Public Presentation - 459, 617-885 and 540-900 Ashburn Road and a Parcel
of Land Northeast of the One Mile Interchange
The Commissioner of Growth and Development read the submitted development plan
entitled 459, 617-885 and 540-900 Ashburn Road and a Parcel of Land Northeast of the
One Mile Interchange, into the record.
11.Submissions by Council Members
11.1 White Lights (Councillor Fullerton)
The City Manager advised that staff will continue to illuminate the trees in the Uptown
area until a staff report on the continued viability of the practice is submitted to Council.
On motion of Councillor Fullerton
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the white lights currently in the
trees in the Uptown that were illuminated for Christmas be kept on at this time and the
matter be referred to the City Manager for a report back on the viability of the lights
remaining illuminated during the entire year.
Question being taken, the motion was carried.
11.2 Unmet Funding Commitments (Deputy Mayor Rinehart)
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the matter, Unmet Funding
Commitments, be tabled until the next regular session of Common Council.
Question being taken, the motion was carried.
12.Business Matters - Municipal Officers
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12.1 Flag Protocol Policy
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2016-004: Flag Protocol Policy, Common Council
adopt the submitted Flag Protocol Policy.
Question being taken, the motion was carried.
12.2 The City of Saint John Parks and Recreation Strategic Plan
M. Hugenholtz outlined the park strategy and responded to questions. Council members
provided their feedback.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2016-005: PlaySJ Progress Report &
Presentation, Common Council receive a staff presentation on PlaySJ progress and
provide direction on the key priorities for 2016 identified in the submitted PlaySJ
Progress Report dated December, 2015.
Question being taken, the motion was carried.
13.Committee Reports
14.Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15.General Correspondence
16.Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
17.1City Manager Performance Review
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on January 11, 2016, Common Council adopts that
Jeff Trail's performance as City Manager be rated as satisfactory and that his salary
advance to Step 4 in Grade A of the salary grid adopted by Common Council on June 1,
2015.
Question being taken, the motion was carried.
17.2 Appointments to Committees
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on January 11, 2016, the following appointments to
committees be approved:
Board of Police Commissioners for the City of Saint John -
Mike Haycox be
appointed to the Board of Police Commissioners for the City of Saint Johnpursuant to
the terms of the Police Act, S.N.B. 1977, c.P-9.2 for a term of three years commencing
on the 12th of January 2016 and concluding the 11th day of January 2019; and
FURTHER BE IT RESOLVED that Council approve the correspondence accompanying
the Committee of the Whole's recommendation of Mr. Haycox's appointment, and
authorize its execution by Mayor and Common Clerk.
Power Commission of the City of Saint John (Saint John Energy) –
To appoint
Derek Pannell for a three year term from January 11, 2016 to January 11, 2019.
Question being taken, the motion was carried.
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18.Adjournment
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the meeting of Common Council held on
January 11, 2016 be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 7:18 p.m.
SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 11 JANVIER 2016 À 18 H
Sont présents : le maire Mel Norton
les conseillers Farren, Lowe, MacKenzie, Merrithew, Norton,
Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon
Est absente : la mairesse suppléante Rinehart.
- et -
J. Trail, directeur général; J. Nugent, avocat municipal; K. Fudge,
commissaire aux finances et trésorier; J. Hamilton, commissaire
du Service de la croissance et du développement
communautaire; N. Jacobsen, commissaire aux services
stratégiques; K. Clifford, chef du service d'incendie; J. Bates, chef
de police; P. Ouellette, directeur administratif; J. Taylor, greffier
communal; ainsi que P. Anglin, greffière communale adjointe.
1.Ouverture de la séance
La séance est ouverte par le maire Norton.
2.Approbation du procès-verbal
2.1Procès-verbal du 7 décembre 2015
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 7 décembre 2015 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
2.2Procès-verbal du 14 décembre 2015
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 14 décembre 2015 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
2.3Procès-verbal du 17 décembre 2015
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 17 décembre 2015 soit approuvé.
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À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
2.4Procès-verbal du 21 décembre 2015
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 21 décembre 2015 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.Adoption de l'ordre du jour
Proposition du conseiller MacKenzie
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente séance
soit approuvé, moyennant l'ajout des points 17.1 Examen du rendement du directeur
général et 17.2 Nominations aux comités et correspondance associée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4.Divulgations de conflits d'intérêts
5.Questions soumises à l'approbation du conseil
5.1
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2016-002 : Date proposée pour l'audience publique visant le 3540,
chemin Westfield, le conseil communal fixe la date de l'audience publique relative à la
demande de rezonage de Emery Chappel (3540, chemin Westfield), au
lundi 8 février 2016, à 18 h 30, dans la salle du conseil, et que la demande soit soumise
au Comité consultatif d'urbanisme aux fins de présentation d'un rapport et de
recommandations.
5.2
Que la lettre datée du 4 janvier 2016 reçue de A. Edgett concernant la
Commission sur le stationnement soit transmise à la Commission sur le stationnement
de Saint John.
5.3
Que la lettre datée du 31 décembre 2015 reçue de J. Gordon Anderson
concernant la rue Orange – Propriété de la rue Crown soit transmise au directeur
général.
5.4
Que la lettre reçue de Grands Frères Grandes Sœurs – Appui pour la transition
de réfugiés syriens dans la région du Grand Saint John soit acceptée à titre informatif.
5.5
Que la lettre de R. Chown concernant la réduction des limitations de vitesse soit
acceptée à titre informatif.
5.6
Que la lettre d'accusé de réception du ministre de l'Environnement et des
Gouvernements locaux soit acceptée à titre informatif.
5.7
Que la lettre de remerciement du gouverneur général du Canada soit acceptée à
titre informatif.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que la recommandation formulée pour
chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6.Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
7.Proclamation
8.Délégations et présentations
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9.Audiences publiques à 18 h 30
9.1Modification de l'Arrêté concernant la contribution pour l'amélioration des
affaires
Le greffier communal indique que les avis requis ont été publiés relativement à la taxe
d'amélioration des affaires, qu'aucune objection écrite n'a été soulevée et que le
montant de 0,16 $ par tranche de 100 $ d'évaluation pour 2016 demeure le même que
l'an dernier.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU qu'en vertu de la demande du conseil
d'administration de Uptown Saint John Inc., le conseil communal approuve le budget de
2016 relatif à la zone d'amélioration des affaires, comme suit :
RECETTES
Taxe spéciale relative à la zone d'amélioration des affaires421 050 $
DÉPENSES
Immobilisations285 200 $
Projets d'embellissement 23 200 $
Programmes de propreté et de sécurité 4 000 $
Marketing et communications 87 650 $
Urbanisme et valorisation des terrains 21 000 $
TOTAL
421 050 $
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Strowbridge
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n BIA-2
modifiant l'Arrêté concernant la contribution pour l'amélioration des affaires », visant à
imposer une contribution de 16 cents par tranche de cent dollars de la valeur imposable
pour 2016, fasse l'objet d'une première lecture.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
Première lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté n BIA-2
concernant la contribution pour l'amélioration des affaires ».
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n BIA-2
modifiant l'Arrêté concernant la contribution pour l'amélioration des affaires », visant à
imposer une contribution de 16 cents par tranche de cent dollars de la valeur imposable
pour 2016, fasse l'objet d'une deuxième lecture.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
Deuxième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté n BIA-2
concernant la contribution pour l'amélioration des affaires ».
10.Étude des arrêtés municipaux
10.1 Présentation publique – 459, 617-885 et 540-900, chemin Ashburn et une
parcelle de terrain au nord-est de l'échangeur One Mile House
Le commissaire aux services de développement et de croissance lit dans le registre le
plan d'aménagement joint intitulé 459, 617-885 et 540-900, chemin Ashburn et une
parcelle de terrain au nord-est de l'échangeur One Mile House.
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11.Interventions des membres du conseil
11.1 Lumières blanches (conseillère Fullerton)
Le directeur général indique que le personnel municipal continuera d'illuminer les arbres
du centre-ville jusqu'à ce qu'un rapport du personnel sur la viabilité de cette pratique soit
soumis au conseil.
Proposition de la conseillère Fullerton
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que l'on conserve les lumières blanches
qui avaient été installées dans les arbres au centre-ville pour la période de Noël et que
la question soit transmise au directeur général aux fins de rédaction d'un rapport sur la
faisabilité de la démarche visant à laisser ces lumières allumées toute l'année.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
11.2 Engagements de financement non respectés (mairesse suppléante Rinehart)
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que la question relative aux
Engagements de financement non respectés soit reportée jusqu'à la tenue de la
prochaine séance ordinaire du conseil communal.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12.Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.1 Politique sur le protocole entourant le drapeau
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2016-004 : Politique sur le protocole
entourant le drapeau, le conseil communal adopte la politique soumise sur le protocole
entourant le drapeau.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12.2 Plan stratégique des parcs et loisirs de la Ville de Saint John
M. Hugenholtz présente la stratégie relative aux parcs et répond aux questions. Les
membres du conseil font part de leurs commentaires.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2016-005 : RécréSJ – Rapport d'étape et
présentation, le conseil communal accueille une présentation du personnel sur les
progrès de RécréSJ et fournisse des directives sur les priorités clés pour 2016 qui ont
été définies dans le rapport d'étape de RécréSJ daté du mois de décembre 2015.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13.Rapports déposés par les comités
14.Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du
conseil
15.Correspondance générale
16.Ordre du jour supplémentaire
17. Comité plénier
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17.1 Examen du rendement du directeur général
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier s'étant réuni le 11 janvier 2016, le conseil communal accepte que le rendement
de Jeff Trail en tant que directeur général soit jugé satisfaisant et que son salaire passe
à l'échelon 4 de la classe A de la grille de rémunération adoptée par le conseil
er
communal le 1 juin 2015.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17.2 Nominations aux comités
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 11 janvier 2016, on procède aux nominations suivantes pour
siéger aux comités :
Bureau des commissaires de la police de Saint John –
Nomination de Mike Haycox
au Bureau des commissaires de la police de Saint Johnen vertu des modalités de la Loi
sur la police (Chapitre P-9,2, L.R.N.-B., 1977) pour un mandat de trois ans commençant
le 12 janvier 2016 et se terminant le 11 janvier 2019;
IL EST EN OUTRE RÉSOLU que le conseil approuve la correspondance qui
accompagne la recommandation du comité plénier au sujet de la nomination de M.
Haycox et qu'il autorise le maire et le greffier communal à la signer.
Commission d'énergie de The City of Saint John (Saint John Energy)
Nomination
de Derek Pannell pour un mandat de trois ans allant du 11 janvier 2016 au
11 janvier 2019.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
18.Levée de la séance
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que la séance du conseil communal du
11 janvier 2016 soit levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 18.
Mayor/maire
Common Clerk/greffier communal