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2015-12-14_Minutes--Procès-verbal 99-691 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – DECEMBER 14, 2015 - 6:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, Lowe, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon and Strowbridge - and - J. Trail, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; K. Fudge, Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards, Commissioner of Transportation and Environment Services; J. Hamilton, Commissioner of Growth and Community Development; N. Jacobsen, Commissioner of Strategic Services; P. Ouellette, Executive Director; K. Clifford, Fire Chief; J. Bates, Police Chief; J. Taylor, Common Clerk; P. Anglin, Deputy Common Clerk. 1.Call To Order Mayor Norton called the meeting to order. 3.Approval of Agenda On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of item 16.1 New Brunswick Museum. Question being taken, the motion was carried. 4.Disclosures of Conflict of Interest 5.Consent Agenda 5.1 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2015- 250: Lease of CNR Land Thorne Avenue - PID 00417642, the City of Saint John lease a 387 +/- square foot parcel of land (for street/sidewalk purposes along Thorne Ave) from Canadian National Railway Properties Inc. for a term of ten years commencing on July 01, 2015 for $5,000.00 plus HST upon the terms & conditions as lease #JDE#1007212; and the Mayor and Common Clerk be authorized to execute any required documentation. 5.2 Item 5.2 was withdrawn from the agenda. 5.3 That the financial donation request submitted by Bullying Canada be referred to the Grants Committee. 5.4 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2015- 260: Mercantile Centre Pedway Lease – City Share of Operating Cost, Common Council approve the 2016 proposed rent charge for the Mercantile Pedway space in the amount of $3,822.80 plus HST per month effective January 1, 2016. 5.5 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2015- 265: Purchase of Used Motor Grader, Common Council approve the purchase of a used Motor Grader from Location S. Carrier Inc. for a purchase price of $220,000.00 + HST, and furthermore that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the lease agreement with National Leasing (a third party leasing company) as outlined in the submitted report. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item respectively with the exception of item 5.2 which has been withdrawn, be adopted. 99-692 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 Question being taken, the motion was carried. 6.Members Comments Council members commented on various community events. 7.Proclamation 8.Delegations/Presentations 9.Public Hearings 6:30 P.M. 10.Consideration of By-laws 11.Submissions by Council Members 11.1Bylaw Number M-22 Amendment to include Heat Pumps (Councillor Norton) On motion of Councillor Norton Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that Common Council refer to the City Manager for a staff report on the issue of amending the current Noise Bylaw (Bylaw Number M-22) to include heat pumps. Question being taken, the motion was carried with Councillors Reardon and Fullerton voting nay. 12.Business Matters - Municipal Officers 12.12016 Reporting Framework for the City of Saint John's Agencies, Boards and Commissions On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report entitled 2016 Reporting Framework for the City of Saint John's Agencies, Boards and Commissions, Common Council direct the City Manager to incorporate Common Council's feedback in the reporting framework; proceed to work with the agencies, boards and commissions (ABC's) to finalize the reporting template and sequencing of reporting, and to report back to Common Council in early 2016 with a finalized framework, schedule and sequencing. Question being taken, the motion was carried. 12.2The City of Saint John Parks and Recreation Strategic Plan On motion of Councillor Strowbridge Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that the submitted report M&C 2015- 266: The City of Saint John Parks and Recreation Strategic Plan be received for information. Question being taken, the motion was carried. 12.32015 Year End Forecast Councillor Merrithew updated Council stating that the 2015 year end forecast is a balanced budget. The City Manager outlined reductions and deferrals undertaken to balance the budget operations. On motion of Councillor Merrithew Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the submitted report M&C 2015- 268: 2015 Year End Forecast, be received for information. 99-693 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 Question being taken, the motion was carried. 12.42016 Insurance Renewal Ian Fogan, Risk Manager, advised Council on the 5-year RFP renewal and the risk management undertaken by the City that has resulted in a reduction in insurance costs of $583,000 or 42% compared to 2015. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Strowbridge RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2015-270: 2016 Insurance Renewal, the proposal submitted by Hub International Atlantic Ltd. for the provision of insurance coverage be accepted and that Common Council approve a maximum payment as follows: Insurance Premiums of $782,453 Agreed Agency Fee of $24,900 Payable to Hub International Atlantic Limited $807,353 Question being taken, the motion was carried. 12.52016 General Operating Budget The City Manager highlighted the general operating budget changes from last week including the following:  Insurance RFP savings $583,000 enables the realization of the requested funding requirements of fire, police, transit  Shift road work from operating budget to capital. Total budget of $7.3M consisting of $6M in Capital $1.3M in operating  Unspecified grants increase $64,000 achieved by eliminating the Community Development Grant  The Community Grant Program proposal under the oversight of the Community Grant Committee will be increased from $137,000 to $210,000 and be subject to the Application Process On motion of Councillor Merrithew Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that the budget be approved as submitted. The seconder proposed an amendment to provide $120,000 to Economic Development Agencies from the Unspecified Grants fund that was not accepted by the mover. On motion of Councillor Merrithew Seconded by Councillor Lowe RESOLVED that the budget be approved as submitted. A proposed amendment by Deputy Mayor Rinehart to increase $80,000 in funding to the Economic Development Agencies based on the City Manager's recommendation, from the Unspecified Grants was accepted by the mover and the seconder. A proposed amendment by Councillor MacKenzie to increase $80,000 in funding to the Economic Development Agencies from sources other than the Unspecified Grants was not accepted by the mover. On motion Councillor Farren Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the 2016 General Operating Budget be tabled until the next meeting. Question being taken, the motion was defeated with Deputy Mayor Rinehart and Councillors Merrithew, MacKenzie, Reardon, Lowe, Fullerton and McAlary voting nay. On motion of Councillor McAlary 99-694 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the 2016 General Operating Budget be referred to the City Manager for adjustments to include reallocation of funds to Economic Development. Question being taken, the motion was defeated with Deputy Mayor Rinehart and Councillors Reardon, Lowe, Fullerton, MacKenzie, and Merrithew voting nay. The City Manager proposed reallocating $58,000 in funding from Priority Neighbourhoods to leverage Economic Development. On motion Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the 2016 General Operating Budget be referred to the City Manager for clarification on available funding sources and recommendations to fund the Economic Development Agencies. Question being taken, the motion was defeated by Deputy Mayor Rinehart and Councillors Reardon, Merrithew, MacKenzie, Fullerton, and Lowe voting nay. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the 2016 General Operating Budget be referred to the City Manager for written adjustments based on Council feedback and provide a recommendation. Question being taken, the motion was tied with Mayor Norton casting the deciding vote in favour of the motion to have the motion carried, with Councillors Lowe, Fullerton, MacKenzie, Merrithew, and Reardon voting nay. 12.62016 General Operating Capital Budget On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the meeting time be extended beyond 10:00 p.m. as provided for in the Procedural By-law. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the 2016 Capital budget be tabled until next meeting. Question being taken, the motion was carried with Councillor Reardon voting nay. 13.Committee Reports 14.Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15.General Correspondence 16.Supplemental Agenda 16.1 New Brunswick Museum (Mayor Norton) On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that Common Council allow the New st Brunswick Museum to present in open session either on December 21, 2015 or at the first regularly scheduled meeting in the New Year. Question being taken, the motion was carried. 99-695 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 17. Committee of the Whole 18.Adjournment The Mayor declared the meeting adjourned at 10:25 p.m. SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 14 DÉCEMBRE 2015 À 18 H Sont présents : le maire Mel Norton la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, Lowe, MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon - et - J. Trail, directeur général; J. Nugent, avocat municipal; K. Fudge, commissaire aux finances et trésorier; W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement; J. Hamilton, commissaire, Service de la croissance et du développement communautaire; N. Jacobsen, commissaire, Services stratégiques; P. Ouellette, directeur administratif; K. Clifford, chef du service d'incendie; J. Bates, chef de police; J. Taylor, greffier communal; ainsi que P. Anglin, greffière communale adjointe. 1.Ouverture de la séance La séance est ouverte par le maire Norton. 3.Adoption de l'ordre du jour Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que l'ordre du jour de cette réunion soit adopté, moyennant l'ajout du point 16.1. Musée du Nouveau-Brunswick. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 4.Divulgations de conflits d'intérêts 5.Questions soumises à l'approbation du conseil 5.1 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2015-250 : Location d'un terrain appartenant aux Chemins de fer nationaux du Canada sur l'avenue Thorne – NID 00417642, le conseil communal approuve la location par la Ville de Saint John d'une parcelle de terrain d'une superficie d'environ 387 pieds carrés (aux fins de la voie publique et du trottoir longeant l'avenue Thorne) appartenant à Propriétés ferroviaires du Canadien National Inc., pour une durée de dix ans, à er compter du 1 juillet 2015, pour la somme de 5 000 $, TVH en sus, en vertu des o modalités et conditions stipulées dans le bail n #JDE#1007212, et que le maire et le greffier communal soient autorisés à signer les documents requis. 5.2 Le point 5.2 est retiré de l'ordre du jour. 5.3 Que la demande de dons en argent présentée par Bullying Canada soit renvoyée au Comité des subventions. 5.4 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2015-260 : Location de la passerelle du Mercantile Centre – Part des coûts d'exploitation pour la Ville, le conseil communal approuve la location proposée pour 2016 de la passerelle du Mercantile Center au montant de 3 822,80 $, TVH en sus, par er mois, à compter du 1 janvier 2016. 99-696 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 5.5 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2015-265 : Achat d'une niveleuse d'occasion, le conseil communal approuve l'achat d'une niveleuse d'occasion chez Location S. Carrier Inc. pour la somme de 220 000,00 $, TVH en sus, et, de plus, que le maire et le greffier communal soient autorisés à signer la convention de bail chez National Leasing (une entreprise de location tierce), comme il est décrit dans le rapport soumis. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que la recommandation formulée relativement à chacune des questions soumises à l'approbation du conseil, à l'exclusion du point 5.2 qui a été retiré, soit adoptée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 6.Commentaires présentés par les membres Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires. 7.Proclamation 8.Délégations et présentations 9.Audiences publiques à 18 h 30 10.Étude des arrêtés municipaux 11.Interventions des membres du conseil o 11.1Modification de l'Arrêté n M-22 visant à inclure les pompes à chaleur (conseiller Norton) Proposition du conseiller Norton Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que le conseil communal s'en remette au directeur général pour un rapport du personnel sur la question de modifier l'actuel Arrêté o sur le bruit (Arrêté n M-22) de façon à inclure les pompes à chaleur. À l'issue du vote, la proposition est acceptée. Les conseillères Reardon et Fullerton votent contre la proposition. 12.Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux 12.1Cadre de reddition de comptes de 2016 pour les organismes, les conseils d'administration et les commissions de la Ville de Saint John Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé Cadre de reddition de comptes de 2016 pour les organismes, les conseils d'administration et les commissions de la Ville de Saint John, le conseil communal enjoigne au directeur général d'intégrer les commentaires des membres du conseil communal dans le cadre de reddition de comptes; de collaborer avec les organismes, conseils d'administration et commissions afin de mettre la touche finale au modèle de reddition et à la séquence de la reddition de comptes, et de faire rapport au conseil communal au début de 2016 en présentant en forme finale un cadre, un calendrier et une séquence. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.2Plan stratégique des parcs et loisirs de la Ville de Saint John Proposition du conseiller Strowbridge Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que le rapport soumis intitulé M/C 2015- 266 : Plan stratégique des parcs et loisirs de la Ville de Saint John soit accepté à titre informatif. 99-697 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.3Prévisions de fin d'année 2015 Le conseiller Merrithew fait le point à l'intention du conseil et indique que les prévisions de fin d'année 2015 forment un budget équilibré. Le directeur général décrit les réductions et les reports permettant d'équilibrer le budget. Proposition du conseiller Merrithew Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le rapport soumis intitulé M/C 2015- 268 : Prévisions de fin d'année 2015 soit accepté à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.4Renouvellement d'assurance pour 2016 Ian Fogan, gestionnaire du risque, fait part au conseil du renouvellement de la demande de propositions quinquennale et de la gestion du risque entrepris par la Ville, ce qui a donné lieu à une diminution des coûts d'assurance de 583 000 $, soit 42 % comparativement à 2015. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Strowbridge RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2015-270 : Renouvellement d'assurance pour 2016, la proposition présentée par Hub International Atlantic Ltd. pour la couverture d'assurance soit acceptée et que le conseil communal approuve un paiement maximal comme suit : Primes d'assurance de 782 453 $ Frais d'agence établis à 24 900 $ Payable à Hub International Atlantic Limited 807 353 $ À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.5Budget de fonctionnement général de 2016 Le directeur général présente les modifications au budget de fonctionnement général de la semaine dernière, notamment :  les économies de 583 000 $ découlant de la demande de propositions d'assurance permettent de satisfaire aux exigences en matière de financement demandées des services d'incendie, de police et de transport en commun  faire passer les travaux de voirie du budget de fonctionnement au budget d'immobilisations. Budget total de 7,3 M$, soit 6 M$ en immobilisations et 1,3 M$ en fonctionnement  Augmentation de 64 000 $ des subventions à finalité non précisée par l'élimination de la subvention au développement communautaire  Le programme proposé de subventions communautaires sous la surveillance du Comité d'évaluation des subventions communautaires augmentera, passant de 137 000 $ à 210 000 $, et sera assujetti au processus de demande. Proposition du conseiller Merrithew Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que le budget présenté soit approuvé. Le comotionnaire présente une modification visant à fournir 120 000 $ aux organismes de développement économique à même le fonds des subventions à finalité non précisée, modification qui n'est pas acceptée par le motionnaire. Proposition du conseiller Merrithew Appuyée par le conseiller Lowe RÉSOLU que le budget présenté soit approuvé. 99-698 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 Une modification présentée par la mairesse suppléante Rinehart visant à augmenter de 80 000 $ le financement des organismes de développement économique en fonction d'une recommandation du directeur général, à même les subventions à finalité non précisée, est acceptée par le motionnaire et le comotionnaire. Une modification présentée par le conseiller MacKenzie visant à augmenter de 80 000 $ le financement des organismes de développement économique à partir de sources autres que les subventions à finalité non précisée n'est pas acceptée par le motionnaire. Proposition du conseiller Farren Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le budget de fonctionnement général de 2016 soit reporté à la prochaine réunion. À l'issue du vote, la proposition est rejetée. La mairesse suppléante Rinehart ainsi que les conseillers Lowe, MacKenzie et Merrithew ainsi que les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon votent contre la proposition. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le budget de fonctionnement général de 2016 soit renvoyé au directeur général pour rajustements, de façon à inclure la réaffectation de fonds au développement économique. À l'issue du vote, la proposition est rejetée. La mairesse suppléante Rinehart ainsi que les conseillers Lowe, MacKenzie et Merrithew ainsi que les conseillères Fullerton et Reardon votent contre la proposition. Le directeur général propose de réaffecter 58 000 $ en financement provenant des quartiers prioritaires au profit du développement économique. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le budget de fonctionnement général de 2016 soit renvoyé au directeur général pour qu'il clarifie les sources de financement disponibles et formule des recommandations pour financer les organismes de développement économique. À l'issue du vote, la proposition est rejetée. La mairesse suppléante Rinehart ainsi que les conseillers Lowe, Merrithew et MacKenzie ainsi que les conseillères Fullerton et Reardon votent contre la proposition. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le budget de fonctionnement général de 2016 soit renvoyé au directeur général pour qu'il fasse des rajustements par écrit en fonction de la rétroaction du conseil et qu'il formule une recommandation. À l'issue du vote, la proposition est adoptée par l'apport du vote prépondérant du maire Norton. La mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Lowe, MacKenzie et Merrithew ainsi que les conseillères Fullerton et Reardon votent contre la proposition. 12.6Budget d'immobilisations du fonds général de fonctionnement de 2016 Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que la réunion se prolonge au-delà de 22 h, conformément aux dispositions de l'arrêté procédural. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le budget d'immobilisations de 2016 soit reporté à la prochaine réunion. 99-699 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL DECEMBER 14 2015/LE 14 DÉCEMBRE 2015 À l'issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère Reardon vote contre la proposition. 13.Rapports déposés par les comités 14.Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du conseil 15.Correspondance générale 16.Ordre du jour supplémentaire 16.1 Musée du Nouveau-Brunswick (maire Norton) Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que le conseil communal permette au Musée du Nouveau-Brunswick de faire une présentation lors d'une séance publique soit le 21 décembre 2015, soit à la première réunion régulière du Conseil en 2016. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 17. Comité plénier 18.Levée de la séance Le maire déclare que la séance est levée à 22 h 25. Mayor / maire Common Clerk / greffier communal