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2015-11-06_Minutes--Procès-verbal 99-626 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 COMMON COUNCIL SPECIAL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – NOVEMBER 6, 2015 - 4:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, Lowe, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon and Strowbridge. - and - J. Trail, City Manager; W. Edwards, Commissioner of Transportation and Environment Services; K. Fudge, Commissioner of Finance; M. Tompkins, Solicitor; P. Ouellette, Executive Director; J. Taylor, Common Clerk; R. Evans, Administrative Assistant 1. Call To Order Mayor Norton called the meeting to order. 1.1 Safe, Clean Drinking Water Project The Safe, Clean Drinking Water team was in attendance as follows: Steering Committee Mayor Norton Councillor McAlary Jeff Trail, City Manager Neil Jacobsen, Commissioner William Edwards, Commissioner SJ Water Project Team Dean Price, Project Manager Kevin Fudge, Commissioner of Finance Melanie Tompkins, Legal Manager Gerry Mattsson, Design Build Manager Jason LeClerc, Quality Manager Mike Baker – Construction Engineer Kendall Mason, Deputy Commission SJ Water Nancy Moar, Communications Manager Tammy McAllister, Communications Support Cheryl McConkey, Project Office Administrator Paula Carroll, Data Room Administrator Keagan Marcus, UNB Student Cindy Calvin, Manager of Materials Management Chris Roberts, Buyer - Materials Management Craig Lavigne, Assistant Comptroller Finance Jodi Stringer-Webb, Operations Manager SJ Water James Margaris, Operations Manager SJ Water Stephanie Rackley-Roach, Manager – Corporate Planning Consultants: CBCL - John Flewelling, Technical Advisor CBCL - Andrew Gates, Technical Advisor CBCL - Brian Moreau, Technical Advisor PwC – Johanne Mullen, Financial Advisor Torys – Mark Bain, Legal Advisor Grant-Thornton – Norm Raynard, Fairness Advisor The City Manager introduced B. Edwards, Commissioner of Saint John Water. Mr. Edwards introduced the topic and gave a brief overview. 99-627 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 Referring to the submitted presentation, Dean Price, Project Manager, presented on the project overview; Johanne Mullen, PwC Financial Advisor, and Melanie Tompkins, Solicitor, each provided overviews of different stages of the procurement process, stressing the importance of confidentiality to the RFP process. Mr. Edwards reviewed the results and the key messages: • City maintains ownership of lands and infrastructure (WTP + Transmission System) • City maintains control over water and water rates • No Privatization • All existing Public Sector employment maintained • Private Partner retains and manages major project risks including on-time, on- budget delivery • Payment is performance-based, not guaranteed • City set strict performance requirements – including water quality and reliable delivery • City remains accountable / responsible for water service provided to the public Responding to a question regarding halting the project to wait on other possible Federal funding, Mr. Edwards noted that if at any time the new government offers an opportunity to amend the funding agreement so that the City is entitled to additional funding, the City will pursue that option. He stated that it is not in the City’s best interest to halt the project in anticipation of new government funding due to possible legal, financial, and reputational ramifications. On motion of Councillor Strowbridge Seconded by Councillor Farren RESOLVED that Common Council adopt the following resolution: Request WHEREAS on July 22, 2014, the City issued a request for qualifications (the “ for Qualifications ”) for the design, construction, financing, operation, maintenance and rehabilitation of a water treatment plant and storage reservoirs, and the design, construction and financing of water transmission system improvements in the City of Project Saint John (the “”); AND WHEREAS six respondents submitted a response to the Request for Qualifications; AND WHEREAS all respondents were evaluated against the evaluation criteria set forth in the Request for Qualifications; AND WHEREAS the Request for Qualifications provides that the three highest scored respondents will be invited to participate in a Request for Proposals process for the Project; AND WHEREAS the three highest scored respondents to the Request for Qualifications were Port City Water Partners, Port City Water Partnership and Port City Water ProponentsProponent Solutions (collectively, the “” and each, a “”); AND WHEREAS on November 3, 2014, Common Council adopted a resolution inviting the Proponents to participate in the request for proposals process for the Project and, on January 8, 2015, the City issued to the Proponents a request for proposals for the Request for Proposals Project (the “”); AND WHEREAS in accordance with the requirements of the Request for Proposals, on July 29, 2015 each of the Proponents submitted a technical proposal for the Project and on October 7, 2015 each of the Proponents submitted a financial proposal for the Project; AND WHEREAS the Request for Proposals provides that from among the proposals that are technically compliant and financially compliant, the Proponent that offers the lowest cost on a net present value basis will be provisionally selected to carry out the Project Preferred Proponent (the “”); AND WHEREAS all Proponents were evaluated against the evaluation criteria set forth in the Request for Proposals and, based on such evaluation, the submission review committee responsible for the review and evaluation of the proposals and the steering 99-628 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 committee for the Project have identified to the City Manager Port City Water Partners as the Preferred Proponent; AND WHEREAS the City has negotiated with the Proponents the final form of a project agreement which sets out the terms and conditions upon which the successful Project Agreement Proponent will carry out the Project (the “”), which agreement was provided to the Proponents on July 16, 2015, subject only to the addition of material which is necessary to fully and accurately reflect the Preferred Proponent’s (a) technical and financial proposals, and (b) corporate and sub-contracting structures, the latter being determined, in accordance with the RFP solely by the Preferred Proponent; AND WHEREAS the Request for Proposals requires that the City treat each Proponent’s proposal as confidential, and disclosure of the terms and conditions set forth in the Project Agreement prior to entering into the Project Agreement with the Preferred Proponent and the completion of the Preferred Proponent’s financing for the Project could compromise the procurement process and the competitive tension among the Proponents to the financial detriment of the City; AND WHEREAS accordingly, on November 4th, 2015, at a meeting of Common Council Closed Meeting closed to the public (the “”), the Project Agreement, the Preferred Proponent’s technical and financial proposals and a presentation from the City Manager regarding the foregoing matters and recommending that Port City Water Partners be declared the Preferred Proponent, were presented to and discussed by Common Council; NOW, THEREFORE, BE IT RESOLVED that, on the recommendation of the City Manager, Common Council hereby declares Port City Water Partners the Preferred Proponent and the City Manager is hereby directed to notify the Preferred Proponent of the same; AND FURTHER that Common Council hereby directs the City Manager to make those additions to the Project Agreement which are necessary to fully and accurately reflect the Preferred Proponent’s technical and financial proposals, as well as the Preferred Proponent’s corporate and sub-contracting structures, the latter two items being as determined by the Preferred Proponent; AND FURTHER that Common Council hereby authorizes the Mayor and Common Clerk to duly execute the Project Agreement and all agreements attached as schedules to the Ancillary Project Agreement to which the City is contemplated to be a party (the “ Agreements ”), with only such additions as are required to fully and accurately reflect the Preferred Proponent’s technical and financial proposals, as well as the Preferred Proponent’s corporate and sub-contracting structures, the latter two items as determined by the Preferred Proponent; AND FURTHER that, except as expressly contemplated herein, there shall be no substantive change to the Project Agreement or to the Ancillary Agreements, and any proposed substantive change shall be put before Common Council for approval prior to execution of the Project Agreement and the Ancillary Agreements; AND FURTHER that City staff is hereby directed to make the final executed version of the Project Agreement publicly available on the City’s website within 60 days following the completion of the Preferred Proponent’s financing in connection with the Project; AND FURTHER that Common Council hereby authorizes the City Manager to take such further and other action as is consistent with this resolution and as may be necessary or desirable to complete the transactions hereby approved and authorized. Question being taken, the motion was carried. 18. Adjournment On motion of Councillor Strowbridge Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the Common Council meeting of October 26, 2015, be adjourned. Question being taken, the motion was carried. 99-629 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 The Mayor declared the meeting adjourned at 5:40 pm. RÉUNION EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 6 NOVEMBRE 2015 À 16 H Sont présents : Mel Norton, maire la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, Lowe, MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon - et - J. Trail, directeur général, W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement; K. Fudge, commissaire aux finances; M. Tompkins, avocat; P. Ouellette, directeur administratif; J. Taylor, greffier communal; ainsi que R. Evans, adjoint administratif. 1.Ouverture de la séance La séance est ouverte par le maire Norton. 1.1 Projet Eau potable saine et propre Les membres suivants de l'équipe du Programme d'eau propre, saine et potable sont présents : Comité directeur Mel Norton, maire Shirley McAlary, conseillère Jeff Trail, directeur général Neil Jacobsen, commissaire William Edwards, commissaire de Saint John Water Équipe de projet Dean Price, gestionnaire de projet Kevin Fudge, commissaire aux finances Melanie Tompkins, gestionnaire juridique Gerry Mattsson, gestionnaire responsable de la conception-construction Jason Leclerc, gestionnaire de la qualité Mike Baker, ingénieur en construction Kendall Mason, commissaire adjoint de Saint John Water Nancy Moar, directrice des communications Tammy McAllister, agente de soutien aux communications Cheryl McConkey, administratrice de bureau du projet Paula Carroll, administratrice de la salle de données Keagan Marcus, étudiant de l'Université du Nouveau-Brunswick Cindy Calvin, gestionnaire, Gestion de l'équipement Chris Roberts, acheteur, Gestion de l'équipement Craig Lavigne, contrôleur adjoint, Finances Jodi Stringer-Webb, directrice des opérations de Saint John Water James Margaris, directeur des opérations de Saint John Water Stephanie Rackley-Roach, directrice de la planification stratégique Experts-conseils 99-630 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 CBCL – John Flewelling, conseiller technique CBCL – Andrew Gates, conseiller technique CBCL – Brian Moreau, conseiller technique PwC – Johanne Mullen, conseillère financière Torys – Mark Bain, conseiller juridique Grant-Thornton – Norm Raynard, conseiller en équité Le directeur général présente B. Edwards, commissaire de Saint John Water. M. Edwards donne une présentation sur le sujet et fournit un bref aperçu. Faisant référence à la présentation soumise, Dean Price, gestionnaire de projet, présente un aperçu du projet; Johanne Mullen, conseillère financière de PwC, et Melanie Tompkins, avocate, donnent chacune un aperçu des différentes étapes du processus d'approvisionnement, tout en soulignant l'importance de la confidentialité pour le processus de demande de propositions. M. Edwards passe en revue les résultats et les messages clés : • La Ville conserve la propriété des terres et de l'infrastructure (usine d'épuration des eaux et réseau de conduites). • La Ville continue d'exercer le contrôle sur l'eau et les tarifs d'eau. • Aucune privatisation • Tous les emplois existants dans le secteur public sont maintenus. • Le partenaire du secteur privé continue d'assumer et gère les principaux risques liés au projet, y compris la mise en œuvre dans les temps et dans les limites du budget. • Le paiement est axé sur le rendement, il n'est pas garanti. • La Ville établit des exigences strictes en matière de rendement, y compris en ce qui concerne la prestation de services d'aqueduc fiables et de qualité. • La Ville demeure responsable du service d'eau fourni au public. En réponse à une question concernant l'interruption du projet pour attendre d'autre financement fédéral possible, M. Edwards indique que si jamais le nouveau gouvernement offre une occasion de modifier l'entente de financement afin que la Ville puisse avoir droit à une subvention supplémentaire, la Ville s'engage à poursuivre cette option. Il déclare qu'il n'est pas dans l'intérêt supérieur de la Ville d'interrompre le projet en prévision du financement du nouveau gouvernement en raison des incidences possibles de nature juridique et financière et pouvant nuire à la réputation. Proposition du conseiller Strowbridge Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le conseil communal adopte la résolution suivante : ATTENDU QUE le 22 juillet 2014, la Ville a émis une demande de qualifications (la demande de qualifications « ») pour la conception, la construction, le financement, l'exploitation, l'entretien et la remise en état d'une usine d'épuration des eaux usées et de réservoirs de stockage ainsi que pour la conception, la construction et le financement de l'amélioration du réseau de conduites d'eau dans la Ville de Saint John (le projet « »); ET ATTENDU QUE six répondants ont donné une réponse à la demande de qualifications; ET ATTENDU QUE tous les répondants ont été évalués en fonction des critères d'évaluation établis dans la demande de qualifications; ET ATTENDU QUE la demande de qualifications prévoit que les trois répondants ayant obtenu le plus grand nombre de points sont invités à participer à un processus de demande de propositions pour le projet; ET ATTENDU QUE les trois répondants à la demande de qualifications ayant obtenu le plus grand nombre de points sont Port City Water Partners, Port City Water Partnership promoteurs et Port City Water Solutions (collectivement, les « » et chacun, un promoteur « »); 99-631 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 ET ATTENDU QUE le 3 novembre 2014, le conseil communal a adopté une résolution invitant les promoteurs à participer au processus de demande de propositions pour le projet et que, le 8 janvier 2015, la Ville a émis aux promoteurs une demande de demande de propositions propositions pour le projet (la « »); ET ATTENDU QUE conformément aux exigences de la demande de propositions, le 29 juillet 2015 chacun des promoteurs a présenté une proposition technique pour le projet et, en date du 7 octobre 2015, chacun des promoteurs a présenté une proposition financière pour le projet; ET ATTENDU QUE la demande de propositions stipule que parmi les propositions qui sont conformes techniquement et financièrement, le promoteur qui offre le plus bas coût selon la valeur actuelle nette sera provisoirement choisi pour réaliser le projet (le promoteur privilégié « »); ET ATTENDU QUE tous les promoteurs ont été évalués en fonction des critères d'évaluation établis dans la demande de propositions et, en fonction de cette évaluation, le comité d'examen des soumissions responsable de l'examen et de l'évaluation des propositions et le comité directeur du projet ont désigné Port City Water Partners comme promoteur privilégié au directeur général; ET ATTENDU QUE la Ville a négocié avec les promoteurs la forme finale de l'accord relatif au projet, qui établit les modalités et conditions selon laquelle le promoteur retenu accord de projet doit réaliser le projet (l'« »), lequel a été fourni aux promoteurs le 16 juillet 2015, sous la seule réserve de l'ajout de matériaux nécessaires pour refléter pleinement et fidèlement a) les propositions techniques et financières et b) les structures de l'entreprise et des sous-traitants du promoteur privilégié, lesquelles sont déterminées, conformément à la demande de propositions, uniquement par le promoteur privilégié; ET ATTENDU QUE la demande de propositions stipule que la Ville doit traiter la proposition de chaque promoteur comme confidentielle et que la divulgation des modalités et conditions précisées dans l'accord relatif au projet avant la conclusion de l'accord de projet avec le promoteur privilégié et l'achèvement du financement du promoteur privilégié pour le projet peut compromettre le processus d'approvisionnement et réduire la tension compétitive chez les soumissionnaires au détriment financier de la Ville; ET ATTENDU QUE par conséquent, le 4 novembre 2015, au cours d'une séance à huis séance privée clos du conseil communal (la « »), l'accord relatif au projet, les propositions techniques et financières du promoteur privilégié et une présentation du directeur général sur les questions susmentionnées et recommandant que Port City Water Partners soit déclaré le promoteur privilégié, ont été présentés à et abordés par le conseil communal; EN CONSÉQUENCE, IL EST RÉSOLU que, sur la recommandation du directeur général, le conseil communal déclare par les présentes que Port City Water Partners est le promoteur privilégié et que le directeur général est, par les présentes, chargé d'en aviser le promoteur privilégié; IL EST EN OUTRE RÉSOLU que le conseil communal charge, par les présentes, le directeur général d'apporter à l'accord relatif au projet les ajouts qui sont nécessaires pour pleinement et fidèlement refléter les propositions techniques et financières du promoteur privilégié, ainsi que les structures de l'entreprise et des sous-traitants du promoteur privilégié, ces deux derniers points étant déterminés par le promoteur privilégié; IL EST EN OUTRE RÉSOLU que le conseil communal autorise, par les présentes, le maire et le greffier communal à dûment signer l'accord relatif au projet et tous les accords joints en annexe à l'accord relatif au projet auxquels il est prévu que la Ville sera accords auxiliaires une partie (les « »), uniquement dans le cas d'ajouts nécessaires pour pleinement et fidèlement refléter les propositions techniques et financières du promoteur privilégié, ainsi que les structures de l'entreprise et des sous-traitants du promoteur privilégié, ces deux derniers points étant déterminés par le promoteur privilégié; IL EST EN OUTRE RÉSOLU que, sous réserve de dispositions explicites dans les présentes, aucun changement important ne doit être apporté à l'accord relatif au projet 99-632 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 6, 2015/LE 6 NOVEMBRE 2015 ou aux accords auxiliaires, et toute proposition de changement important doit être présentée au conseil communal aux fins d'approbation avant la conclusion de l'accord relatif au projet et des accords auxiliaires; IL EST EN OUTRE RÉSOLU que le personnel de la Ville est chargé par les présentes de publier la version définitive conclue de l'accord relatif au projet sur le site Web de la Ville dans un délai de 60 jours suivant l'achèvement du financement du promoteur privilégié dans le cadre du projet; IL EST EN OUTRE RÉSOLU que le conseil communal autorise, par les présentes, le directeur général à prendre toute autre mesure conforme à la présente résolution et qui peut être nécessaire ou souhaitable pour conclure les transactions approuvées et autorisées par les présentes. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 18.Levée de la séance Proposition du conseiller Strowbridge Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que la séance du conseil communal du 26 octobre 2015 soit levée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Le maire déclare que la séance est levée à 17 h 40. Mayor / maire Common Clerk / greffier communal