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2014-11-24_Minutes--Procès verbal 99-210 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 COMMON COUNCIL– THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – NOVEMBER 24, 2014 - 6:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, Lowe, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton and Reardon Regrets: Councillor Strowbridge - and - P. Woods, City Manager; J. Nugent, Solicitor; G. Yeomans, Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards, Commissioner of Transportation and Environment Services; Jacqueline Hamilton, Commissioner of Growth and Community Services; Stacey Forfar, Planner; K. Clynick, Divisional Chief; G. McCloskey, Sergeant at Arms; P. Anglin, Deputy Common Clerk; R. Evans, Administrative Assisant 1.Call To Order – Prayer Mayor Norton called the meeting to order and Rose Misner offered the opening prayer. 2.Approval of Minutes 2.1Minutes of November 3, 2014 On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the minutes of the meeting of Common Council, held on November 3, 2014, be approved. Question being taken, the motion was carried. 3.Approval of Agenda On motion of Councillor Merrithew Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the additions of 16.1 Future Greater Saint John Letter re True Growth 2.0; 16.2 ZoneSJ Draft ByLaw (Verbal); 17.1 Committee of the Whole: Distraint for Rent; 17.2 Committee of the Whole: Field House at Exhibition Park. Question being taken, the motion was carried. 8.1 Simonds High School - Duke of Edinburgh's Award Presentations Duke of Edinburgh bronze certificates were presented by Mayor Norton to Simonds High School students Olivia Beckingham and Alex Lunn and a silver certificate for Catherine Titus. Nicky Thorne was awarded the gold certificate, the presentation will be made by a member of the Royal Family or the Governor General at a later date. 4.Disclosures of Conflict of Interest 5.Consent Agenda 5.1 That as recommended by the City Manager in the submitted report: 2015 Common Council Meeting, Common Council approve the 2015 Common Council Meeting Schedule. 5.2 That the sponsorship request from the Saint John Amateur Speed Skating Club be approved for $250 from unspecified grants. 5.3 That the letter from D. Robichaud re: Support for Option 3 – Curbside Recycling and Composting be received for information. 99-211 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 5.4 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014- 203: 2015 Water & Sewer Utility Capital & Operating Budgets, Common Council adopt the following: 1. RESOLVED that the estimated revenue for the Water and Sewerage Utility for the year 2015 in the amount of $42,371,000 be adopted (Appendix "B"); 2. RESOLVED that the estimate of expenses for the Water and Sewerage Utility for the 2015 in the amount of $42,371,000 be approved (Appendix "A"); and 3. RESOLVED that the By-Law entitled A By-Law to Amend a By-Law Respecting Water & Sewerage (Appendix "C") be given third reading: Schedules "A" and "B" o/the By-law respecting Water and Sewerage be amended to reflect the proposed rates/or 2015. 4. RESOLVED that subject to subsection 189 (7) (b) of the Municipalities Act, Common Council authorize the establishment of a capital reserve fund. 5. RESOLVEDthat Common Council approve the 2015 Capital Budget for the Utility Fund in the amount of $12,708,000 (gross) with contributions from other sources of $2,255,000 yielding a Capital budget in the amount of $10,453,000 (net) as set in the attached report. 5.5 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014- 199: Proposed Public Hearing Date - 431 Eldersley Avenue, Common Council schedule the public hearing for the rezoning application of Jaclyn Carr (431 Eldersley Avenue) for Monday, December 22, 2014 at 6:30 p.m. in the Council Chamber, and refer the application to the Planning Advisory Committee for a report and recommendation. 5.6 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014- 198: Initiate Street Closure and Subsequent Sale of Sears Street Common Council adopt the following resolution: 1. That the Public Hearing for the consideration of the passing of a By-law to Stop Up and Close Sears Street in its entirety, be set for Monday, December 22, 2014 at 6:30 p.m. in the Council Chamber; 2. That Common Council authorize the publishing of a notice of the intention to consider passing of such By-law identified above; and 3. In the event that Sears Street is stopped-up and closed; the City being neither explicitly nor implicitly obligated to enact any by-law to stop-up and close any public street, the City shall sell the closed street pursuant to the Agreement attached to this report as Schedule “A” and the Mayor and Common Clerk be authorized to sign the agreement. On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item respectively be adopted. Question being taken, the motion was carried. 6.Members Comments Council members commented on various community events. 7.Proclamation 8.Delegations/Presentations 9.Public Hearings 6:30 P.M. 10.Consideration of By-laws 10.1 Third Reading - Proposed Municipal Plan Amendment - 1808 Hickey Road 99-212 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 106-7, A Law to Amend the Municipal Plan By-Law” amending Schedule A – City Structure, by redesignating a parcel of land with an area of approximately 14.5 hectares, located at 1808 Hickey Road, also identified as being PID Nos. 00418491 and 55102628, from Rural Resource Area (outside of the Primary Development Area) to Stable Area (within the Primary Development Area) classification; and amending Schedule B – Future Land Use, by redesignating the same parcel of land, Rural Resource (outside of the Primary Development Area) to Stable Residential (within the Primary Development Area), be read. Question being taken, the motion was carried. The by-law entitled, “By-Law Number C.P. 106-7, A Law to Amend the Municipal Plan By-Law” was read in its entirety. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 106-7, A Law to Amend the Municipal Plan By-Law” amending Schedule A – City Structure, by redesignating a parcel of land with an area of approximately 14.5 hectares, located at 1808 Hickey Road, also identified as being PID Nos. 00418491 and 55102628, from Rural Resource Area (outside of the Primary Development Area) to Stable Area (within the Primary Development Area) classification; and amending Schedule B – Future Land Use, by redesignating the same parcel of land, Rural Resource (outside of the Primary Development Area) to Stable Residential (within the Primary Development Area), be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. Question being taken, the motion was carried. Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 106-7, A Law to Amend the Municipal Plan By-Law.” 10.2 Proposed Section 39 Conditions - 168-172 Belmont Street 10.2.1 Third Reading - Zoning ByLaw Amendment - 168-172 Belmont Street 10.2.2 Section 39 Conditions - 168-172 Belmont Street On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that a by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-231, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John” amending Schedule “A”, the Zoning Map of The City of Saint John, by re-zoning a parcel of land having an area of approximately 690 square metres, located at 168-172 Belmont Street, also identified as PID number 55213987, from “R-2” One and Two Family Residential to “R-4” Four Family Residential, be read. Question being taken, the motion was carried. The by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-231, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John”, was read in its entirety. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that, pursuant to Section 39 of the Community Planning Act, the development and use of the parcel of land with an area of approximately 690 square metres, located at 168-172 Belmont Street, also identified as being PID No. 55213987, be subject to the following conditions: a) That the required front yard extending to the edge of the travelled right-of-way be landscaped within one year of the Building Permit to legalise the use being issued; and 99-213 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 b) That a board-on-board fence be constructed within one year of the Building Permit at the location where the existing stone fence approximately ends, and extend for a minimum of 18 metres toward the rear of the lot. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that a by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-231, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John” amending Schedule “A”, the Zoning Map of The City of Saint John, by re-zoning a parcel of land having an area of approximately 690 square metres, located at 168-172 Belmont Street, also identified as PID number 55213987, from “R-2” One and Two Family Residential to “R-4” Four Family Residential, be read a third time, enacted and the Corporate Common Seal be affixed thereto. Question being taken, the motion was carried. Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-231, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John.” 10.3 Third Reading - A ByLaw to Amend a ByLaw Respecting Water and Sewerage Responding to a question, Mr. Edwards advised Council that water meters are only available for commercial, industrial or institutional properties. He also advised that there is no relief available for customers with high bills in the current by-law but that it will be included when the by-law is revised in the future. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law Respecting Water and Sewerage” be amended by repealing and substituting Schedules “A” and “B”, be read. Question being taken, the motion was carried. The by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law Respecting Water and Sewerage”, was read in its entirety. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law Respecting Water and Sewerage” be amended by repealing and substituting Schedules “A” and “B”, be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. Question being taken, the motion was carried. Read a third time by title, the by-law entitled, “A By-Law to Amend a By-Law Respecting Water and Sewerage”. 13.2 Saint John Development Corporation - Asset Management - Market Square On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that Council approve the following recommendations: 1. To immediately commence the expansion joint replacement at the Hilton Hotel/Boardwalk location, utilizing the existing approved capital funds. 2. To pre-approve the expansion joint replacement ($105,000) for 2015 - to solidify the contractual arrangement with Alternative Concrete Technologies Ltd. Question being taken, the motion was carried. 99-214 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 12.4 PRO Kids Committee - Terms of Reference - Amendment On motion of Councillor Reardon Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that as recommended by the City manager in the submitted report M&C 2014-200: P.R.O. Kids Committee – Terms of Reference – Amendment, Common Council approve the amended "P.R.O. Kids Committee - Terms of Reference" submitted as Schedule "A. Question being taken, the motion was carried. 11.Submissions by Council Members 11.1 Energy East Pipeline (Mayor Norton) On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Norton RESOLVED that: WHEREAS Council of the City of Saint John consider the TransCanada Energy East Pipeline project to be of the utmost importance to the Saint John Area by providing the area with the possibilities of economic and community development; WHEREAS Council of the City of Saint John feel that it is in the best interest of the citizens of Saint John to endorse said project; WHEREAS Safety and the environment are of utmost importance to Council and the City of Saint John BE IT RESOLVED that the City of Saint John support the TransCanada Energy East Pipeline project. AND BE IT FURTHER RESOLVED that the City of Saint John work with TransCanada and the regulator to ensure that the pipeline is safely constructed in such a way as to protect the environment. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that Council advise the surrounding municipalities, Cities of New Brunswick, the Provincial Government and the Federal Government of the City of Saint John’s support for the TransCanada Energy East Pipeline project. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that Council direct staff to provide advice on what role Council should play as an intervener in the upcoming National Utilities Board meetings. Question being taken, the motion was carried. 11.2 Saint John Go Project (Councillor Norton) Bike On motion of Councillor Norton Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the Saint John Go Bike Project be referred to the Common Clerk for scheduling of the Saint John Go Bike Project Presentation. Question being taken, the motion was carried with Deputy Mayor Rinehart and Councillors Mackenzie and Reardon voting nay. 11.3 City of Saint John Sunshine List (Councillor Norton) 99-215 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 Responding to questions, the City Solicitor advised Council that the provincial Right to Information and Protection of Privacy Act (RTIPPA) does not allow a municipality to post precise salaries of employees but a salary range is acceptable and that there are certain other dimensions of compensation or remuneration that are able to be disclosed under RTIPPA. The City Manager stated that staff are currently working on an Open Data Policy to provide more transparency and that many documents such as collective agreements, reports, minutes, etc… are available from the Common Clerk’s office. He said that the Open Data Policy will allow all of these types of documents to be placed in one location on the City’s website for easy access to the public. On motion of Councillor Norton Seconded by Councillor Farren RESOLVED that Council adopt the following recommendations: (1.) Whereas listing exact salary by name is not allowable under current RTIPPA Legislation then the direction adopted would be a duplicate model that is currently disclosed by the Province of New Brunswick by which employee names and a corresponding salary range are reported including regular earnings, overtime, personal service contracts, and any other employee remuneration in lieu of exact salary amounts. The following hyperlink provides a current example of the before mentioned: http://www2.gnb.ca/content/dam/gnb/Departments/fin/pdf/OC/PA13Emp.pdf (2.) Request the Common Clerk send a copy of this resolution to all of the ABCs urging them to adopt a likeminded policy. {It should be noted that police services throughout the province of Ontario and elsewhere (e.g. Alberta) do not hold this information under embargo as per the Public Sector Disclosure Act, 1996.} Question being taken, the motion was carried. 11.4 City of Saint John Collective Agreements (Councillor Norton) On motion of Councillor Norton Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that Council: (1) Request the City Manager investigate possible solutions to how Collective Agreements settled with the City of Saint John can be made more accessible to the public. (2) Request the City Manager investigate possible solutions to how Collective Agreements settled with any ABCs that receive funding from the City can be made more accessible to the public. Question being taken, the motion was carried. 12.Business Matters - Municipal Officers 12.1Guidelines for Common Council Referrals The City Manager commented that there is quite a backlog of referrals from Council and that this report is intended to give some guidelines to make the process more efficient and referrals more precise. He stated that it would be like a triage system that would allow the most time sensitive and important referrals to be dealt with in an orderly fashion. Council expressed the desire that the next step would be to have another meeting in the new year to discuss the outstanding referrals. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that as recommendd by the City Manager in the submitted report, Guidelines for Common Council Referrals, Common Council adopts the following process: 99-216 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 1. Council Members are encouraged to connect with the City Manager prior to bringing a matter to a Council meeting; 2. City Manager be directed to use his/her discretion in supporting Council Members with pre-referral research; 3. Common Council approve the Resource Implications Questionnaire and approve the guidelines associated with its use; 4. Council Members formulate referral motions with the following considerations: (a) Refer only to the City Manager and refrain from referring to other Staff, ABCs and/or initiatives, unless otherwise required; (b) Refer without indicating timelines, unless the matter is truly pressing; (c) Council Members should define the nature of the referral follow up, including verbal report, written report, Resource Implications Questionnaire or refer to existing initiative within the motion. 5. City Manager use the following types of delegation when processing the actionable items inventory: (a) Referral to the City Manager with written report back; (b) Referral to the City Manager verbal update; (c) Referral to an existing initiative; (d) Referral to Resource Implications Questionnaire; 6. The Common Clerk ensure that the City Manager or a designate has the opportunity to deliver verbal updates in both Committee of the Whole and Open Session; 7. The Common Clerk periodically update the actionable items inventory, and ensure it is available to Common Council to review and monitor through Laserfiche; 8. The City Manager review the existing list of actionable items inventory with newly elected Members of Council after they have established their Council Priorities; 9. The City Manager includes referrals that require a more substantive workload into annual work plans and the City's Service Based Budget. Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren voting nay. 12.2 Funding Flemming Court Park Mr. Kevin Watson advised that once this playground is completed, the other 2 playgrounds in the area will be closed. Responding to questions, he also stated that one of the parcels of land could be used for residential purposes in the future. On motion of Councillor MacKenzie Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014-205: Funding Flemming Court Park, Common Council approve a total of $50,500 as follows: a. $30,000 to support the Flemming Court Park, Phase 2; and, b. $20,500 advance funds to enable the Crescent Valley Resource Centre to purchase the playground structures in 2014 which will be subsequently reimbursed to the City of Saint John upon the release of funding by the Regional Development Corporation. Question being taken, the motion was carried. 12.3 Engagement of Planning and Engineering Consultant: Transportation Strategic Plan - Phase 1 99-217 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014-201: Engagement of Planning and Engineering Consultant: Transportation Strategic Plan – Phase 1, that the proposal from IBI Group for planning and engineering consulting services for the City of Saint John Transportation Strategic Plan (MoveSJ) (the "Project"), be accepted as follows: a) Phase 1 of the project is to be completed by IBI Group, at a cost of $201,104.00, all applicable taxes included; b) That the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the Consulting Engineering Agreement. Question being taken, the motion was carried with Councillor Fullerton voting nay. 13.Committee Reports 13.1 Saint John Police Force – Public Opinion Survey On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the Saint John Police Force – Public Opinion Surveybe received for information and a letter of thanks be sent. Question being taken, the motion was carried. 14.Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15.General Correspondence 16.Supplemental Agenda 16.1 Future Greater Saint John Letter re: True Growth 2.0 On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that Council support the unification of the economic development agencies and give direction to the City Manager to arrange meetings between the Mayor and stakeholders. Question being taken, the motion was carried. 16.2 ZoneSJ Draft ByLaw (Verbal) On motion of Councillor Lowe Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the ZoneSJ draft ByLaw be added to the agenda of the next meeting where a full quorum of Council is in attendance. Question being taken, the motion was carried with Councillor Fullerton voting nay. 17. Committee of the Whole 17.1 Committee of the Whole: Distraint for Rent On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the recommendation made by the Committee of the Whole, at a meeting held on November 24, 2014, respecting distraint for arrears in rent of City owned property, be adopted. Question being taken, the motion was carried. 99-218 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 17.2 Committee of the Whole: Field House at Exhibition Park On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on November 24, 2014, Common Council approve the request to finance $10,000 for the Field House site plan initiative. Question being taken, the motion was carried with Councillors Fullerton and McAlary voting nay. 18. Adjournment On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the Common Council meeting of November 24, 2014 be adjourned. Question being taken, the motion was carried. The Mayor declared the meeting adjourned at 8:33 p.m. 99-219 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 RÉUNION DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 24 NOVEMBRE 2014 À 18 H Sont présents : le maire Mel Norton la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, Lowe, MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon Est absent : le conseiller Strowbridge - et - P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal; G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier; W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement; Jacqueline Hamilton, commissaire aux services de développement et de croissance; Stacey Forfar, urbaniste; K. Clynick, chef de division; G. McCloskey, sergent d'armes; P. Anglin, greffière communale adjointe; ainsi que R. Evans, adjoint administratif. 1.Ouverture de la séance, suivie de la prière La séance est ouverte par le maire Norton, et Rose Misner récite la prière d'ouverture. 2.Approbation du procès-verbal 2.1Procès-verbal du 3 novembre 2014 Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du conseil communal tenue le 3 novembre 2014 soit approuvé. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.Adoption de l'ordre du jour Proposition du conseiller Merrithew Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente séance soit approuvé, moyennant l'ajout des points 16.1 Lettre de Future Greater Saint John au sujet de la croissance réelle 2.0; 16.2 ZoneSJ – Arrêté provisoire (rapport verbal); 17.1 Comité plénier – Saisie pour les loyers et 17.2 Comité plénier : Complexe sportif à Exhibition Park. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 8.1École secondaire Simonds – Remise du Prix du Duc d'Édimbourg Les certificats de mérite Bronze du Programme Le Prix du Duc d'Édimbourg sont remis par le maire Norton aux élèves Olivia Beckingham et Alex Lunn de l'école secondaire Simonds et Catherine Titus se voit décerner le certificat de mérite Argent. Le certificat de mérite Or est décerné à Nicky Thorne et il lui sera remis par un membre de la famille royale ou par le gouverneur général à une date ultérieure. 4.Divulgations de conflits d'intérêts 5.Questions soumises à l’approbation du conseil 99-220 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 5.1 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé Réunions du conseil communal en 2015, le conseil communal approuve le calendrier des réunions du conseil communal pour 2015. 5.2 Que, suite à la demande de commandite du club de patinage de vitesse amateur de Saint John, une somme de 250 $ à même le fonds de subventions non précisé soit accordée. 5.3 Que la lettre de D. Robichaud au sujet du soutien à la troisième option – Recyclage et compostage soit acceptée à titre informatif. 5.4 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-203 : Budgets de fonctionnement et d'immobilisations des services publics d'eau et d'égouts de 2015, le conseil communal adopte ce qui suit : 1. RÉSOLU que le calcul des recettes prévues relatif au service du réseau d'aqueduc et d'égouts pour l'année 2015 au montant de 42 371 000 $ soit adopté (Annexe « B »); 2. RÉSOLU que l'estimation des dépenses relatives au service du réseau d'aqueduc et d'égouts pour l'année 2015 au montant de 42 371 000 $ soit adoptée (Annexe « A »); 3. RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts » (annexe « C ») fasse l'objet d'une troisième lecture : Les annexes « A » et « B » de l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts soient modifiées afin de refléter les tarifs de 2015. 4. RÉSOLU que, sous réserve de l'alinéa 189(7)b) de la Loi sur les municipalités, le conseil communal autorise l'établissement d'un fonds de réserve. 5. RÉSOLUque le conseil communal approuve le budget d'immobilisations de 2015 pour le Fonds du réseau d'aqueduc et d'égouts au montant de 12 708 000 $ (montant brut) avec des contributions provenant d'autres sources de l'ordre de 2 255 000 $, ce qui donne un budget d'immobilisations de 10 453 000 $ (montant net), tel qu'il est présenté dans le rapport joint. 5.5 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-199 : Date proposée pour l'audience publique visant le 431, avenue Eldersley, le conseil communal fixe la date de l'audience publique relative à la demande de rezonage de Jaclyn Carr (431, avenue Eldersley), au lundi 22 décembre 2014, à 18 h 30, dans la salle du conseil, et que la demande soit soumise au Comité consultatif d'urbanisme aux fins de présentation d'un rapport et de recommandations. 5.6 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-198 : Fermeture et vente subséquente de la rue Sears, le conseil communal adopte les résolutions suivantes : 1. Que l'audience publique, relative à l'adoption d'un arrêté visant à fermer et à barrer intégralement la rue Sears, soit tenue le lundi 22 décembre 2014, à 18 h 30, dans la salle du conseil; 2. Que le conseil communal autorise la publication d'un avis indiquant son intention d'adopter l'arrêté susmentionné; 3. Dans le cas où la rue Sears serait fermée et barrée, The City of Saint John étant ni explicitement ni implicitement obligée de promulguer un arrêté visant à fermer et à barrer une rue publique, la Ville doit vendre la rue fermée en vertu de l'entente jointe au présent rapport en tant qu'annexe « A ». Il est en outre résolu que le maire et le greffier communal soient autorisés à signer l'entente. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que la recommandation formulée pour chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 99-221 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 6.Commentaires présentés par les membres Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires. 7.Proclamation 8.Délégations et présentations 9.Audiences publiques à 18 h 30 10.Étude des arrêtés municipaux 10.1Troisième lecture du projet de modification du plan municipal visant le 1808, chemin Hickey Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew o RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 106-7 modifiant l'Arrêté relatif au plan municipal », qui modifie l'annexe A – Structure de la municipalité, afin de faire passer la désignation d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 14,5 hectares, située au 1808, chemin Hickey, et inscrite sous les NID 00418491 et 55102628, de zone de ressources rurales (à l'extérieur du principal secteur d'aménagement) à zone stable (à l'intérieur du principal secteur d’aménagement); et qui modifie l'annexe B – Utilisation future des terres, afin de faire passer la désignation de la même parcelle de terrain de zone de ressources rurales (à l’extérieur du principal secteur d’aménagement) à zone résidentielle stable (à l’intérieur du principal secteur d’aménagement), fasse l'objet d'une lecture. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o L'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 106-7 modifiant l'Arrêté relatif au plan municipal » est lu intégralement. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew o RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 106-7 modifiant l'Arrêté relatif au plan municipal », qui modifie l'annexe A – Structure de la municipalité, afin de faire passer la désignation d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 14,5 hectares, située au 1808, chemin Hickey, et inscrite sous les NID 00418491 et 55102628, de zone de ressources rurales (à l'extérieur du principal secteur d'aménagement) à zone stable (à l'intérieur du principal secteur d’aménagement); et qui modifie l'annexe B – Utilisation future des terres, afin de faire passer la désignation de la même parcelle de terrain de zone de ressources rurales (à l’extérieur du principal secteur d’aménagement) à zone résidentielle stable (à l’intérieur du principal secteur d’aménagement), fasse l'objet d'une troisième lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 106-7 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John ». 10.2Modification proposée aux conditions imposées par l'article 39 visant les 168-172, rue Belmont 10.2.1 Troisième lecture du projet de modification de l'Arrêté de zonage relatif aux 168-172, rue Belmont 10.2.2 Conditions imposées par l'article 39 visant les 168-172, rue Belmont Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon ‐ RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté o n C.P. 110231 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John », modifiant l'annexe « A », plan de zonage de The City of Saint John, en procédant au rezonage d'une parcelle de terrain située aux 168-172, rue Rodney, d'une superficie approximative de 690 mètres carrés, inscrite sous le NID 55213987, afin de faire passer la classification s'y rapportant de zone résidentielle – habitations unifamiliales et 99-222 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 bifamiliales « R-2 » à zone résidentielle – habitations de quatre logements « R-4 », fasse l'objet d'une lecture. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o L'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-231 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John » est lu intégralement. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU qu'en vertu des dispositions de l'article 39 de la Loi sur l'urbanisme, l'aménagement et l'utilisation d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 690 mètres carrés, située aux 168-172, rue Belmont et inscrite sous le NID 55213987, soient assujettis aux conditions suivantes : a) que la cour avant requise allant jusqu'à la bordure de la partie fréquentée de l'emprise fasse l'objet d'un aménagement paysager dans un délai d'un an à compter de la date de délivrance du permis de construction légalisant l'utilisation; b) qu'une clôture planche-sur-planche soit construite dans un délai d'un an à compter de la date de délivrance du permis de construction, approximativement à partir de l'endroit où la clôture en pierre existante prend fin jusqu'à 18 mètres au minimum en direction de la partie arrière du lot. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon o RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110- 231 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John », modifiant l'annexe « A », plan de zonage de The City of Saint John, en procédant au rezonage d'une parcelle de terrain située au 168-172, rue Belmont, d'une superficie approximative de 690 mètres carrés, inscrite sous le NID 55213987, afin de faire passer la classification s'y rapportant de zone résidentielle – habitations unifamiliales et bifamiliales « R-2 » à zone résidentielle – habitations de quatre logements « R-4 », fasse l'objet d'une troisième lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-231 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John ». 10.3 Troisième lecture de l'arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts En réponse à une question, M. Edwards informe le conseil que les compteurs d'eau sont seulement disponibles pour les propriétés commerciales, industrielles ou institutionnelles. Il indique également que l'arrêté en vigueur n'offre aucun allégement aux clients dont les factures sont élevées, mais qu'une telle mesure sera incluse au moment de la révision ultérieure de l'arrêté. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts », modifié par l'abrogation et le remplacement des annexes « A » et « B », fasse l'objet d'une lecture. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. L'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts » est lu intégralement. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts », modifié par l'abrogation et le 99-223 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 remplacement des annexes « A » et « B », fasse l'objet d'une troisième lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Troisième lecture de l'arrêté intitulé « Arrêté modifiant l'Arrêté concernant les réseaux d'eau et d'égouts ». 13.2Saint John Development Corporation – Gestion des biens – Market Square Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le conseil approuve les recommandations suivantes : 1. Procéder immédiatement au remplacement du joint de dilatation à l'hôtel Hilton/la promenade, au moyen des fonds d'immobilisations existants qui ont été approuvés. 2. Approuver préalablement le remplacement du joint de dilatation (105 000 $) pour 2015 – consolider l'entente contractuelle avec Alternative Concrete Technologies Ltd. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.4Modification apportée au mandat du Comité P.R.O. Jeunesse Proposition de la conseillère Reardon Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-200 : Modification apportée au mandat du Comité P.R.O. Jeunesse, le conseil communal approuve le « mandat modifié du Comité P.R.O. Jeunesse » qui figure à l'annexe « A » ci-jointe. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 11.Interventions des membres du conseil 11.1Projet Oléoduc Énergie Est (maire Norton) Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Norton RÉSOLU que : ATTENDU que le conseil communal de The City of Saint John considère que le projet Oléoduc Énergie Est de la société TransCanada est de la plus haute importance pour la région de Saint John compte tenu des possibilités de développement économique et communautaire; ATTENDU que le conseil communal de The City of Saint John estime qu'il est dans le meilleur intérêt des citoyens de Saint John d'approuver ledit projet; ATTENDU que la sécurité et l'environnement sont d'une importance capitale pour le conseil et The City of Saint John; IL EST RÉSOLU que The City of Saint John appuie le projet Oléoduc Énergie Est de la société TransCanada; IL EST DE PLUS RÉSOLU que The City of Saint John collabore avec TransCanada et l'organisme de réglementation afin de s'assurer que le pipeline est construit de façon sécuritaire, et ce, de sorte à protéger l'environnement. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le conseil avise les municipalités environnantes, l'Association des cités du Nouveau-Brunswick, le gouvernement 99-224 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 provincial et le gouvernement fédéral du soutien de The City of Saint John au projet Oléoduc Énergie Est de la société TransCanada. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le conseil mandate le personnel pour donner des conseils sur le rôle que devrait jouer le conseil en tant qu'intervenant lors des prochaines réunions du conseil national des services publics. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 11.2Projet Go de Saint John (conseiller Norton) Bike Proposition du conseiller Norton Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le projet Go Bike de Saint John soit transmis au greffier communal pour qu'il fixe la date de la présentation du projet Go Bike de Saint John. À l’issue du vote, la proposition est acceptée. La mairesse suppléante Rinehart, le conseiller MacKenzie et la conseillère Reardon votent contre la proposition. 11.3Liste dévoilant la rémunération des employés de The City of Saint John (conseiller Norton) En réponse à une question, l'avocat municipal informe le conseil que la Loi sur le droit à l'information et la protection de la vie privée (LDIPVP) n'autorise pas une municipalité à publier le montant précis des salaires des employés, mais qu'une échelle salariale est parfaitement acceptable et qu'il y a d'autres types d'indemnisation ou de rémunération qui peuvent être divulgués en vertu de la LDIPVP. Le directeur général indique que le personnel travaille actuellement à l'élaboration d'une politique ouverte en matière de données afin d'offrir davantage de transparence et de permettre qu'un grand nombre de documents tels que les conventions collectives, les rapports, les procès-verbaux, etc. puissent être obtenus auprès du bureau du greffier communal. Il affirme que la politique ouverte en matière de données permettra de placer tous ces documents à un endroit sur le site Web de la Ville pour que le public y ait facilement accès. Proposition du conseiller Norton Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le conseil adopte les recommandations suivantes : 1) Attendu que la LDIPVP en vigueur ne permet pas d'établir nommément une liste du montant exact des salaires, l'orientation adoptée consisterait en une réplique du modèle dévoilé par la Province du Nouveau-Brunswick en vertu duquel le nom des employés et une échelle salariale correspondante, y compris les salaires de base, les heures supplémentaires, les contrats de services personnels, et toute rémunération des employés, au lieu des montants de salaire exacts, sont dévoilés. L'hyperlien suivant illustre ce qui vient d'être mentionné : http://www2.gnb.ca/content/dam/gnb/Departments/fin/pdf/OC/PA13Emp.pdf 2) Que l'on demande au greffier communal de faire parvenir un exemplaire de la présente résolution à l'ensemble des organismes, des conseils et des commissions en les exhortant à adopter une politique dans le même esprit. {Il convient de remarquer que les services de police dans la province de l'Ontario et ailleurs (p. ex. Alberta) ne soumettent pas ces renseignements à un embargo en vertu de la Loi de 1996 sur les divulgations des traitements dans le secteur public.} À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 99-225 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 11.4Conventions collectives de The City of Saint John (conseiller Norton) Proposition du conseiller Norton Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le conseil : 1) Demander au directeur général d'enquêter sur les solutions possibles permettant de rendre les conventions collectives établies avec The City of Saint John plus accessibles au public. 2) Demander au directeur général d'enquêter sur les solutions possibles permettant de rendre les conventions collectives établies avec les organismes, les conseils et les commissions qui reçoivent des fonds de la Ville plus accessibles au public. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux 12.1Directives pour les renvois du conseil communal Le directeur général mentionne qu'il y a un arriéré des renvois effectués par le conseil et que le présent rapport vise à fournir des lignes directrices destinées à rendre le processus plus efficace et plus précis. Il déclare que la démarche consisterait à mettre sur pied un système de tri qui permettrait de traiter de façon ordonnée les renvois les plus pressants et les plus importants. Le conseil souhaite que la prochaine étape fasse intervenir une réunion au cours de la nouvelle année pour discuter des renvois en suspens. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé Directives pour les renvois du conseil communal, le conseil communal adopte le processus suivant : 1. Les membres du conseil sont encouragés à communiquer avec le directeur général avant de soulever une question à une réunion du conseil; 2. Le directeur général est chargé d'exercer son pouvoir discrétionnaire pour appuyer les membres du conseil dans leurs recherches avant de renvoyer une question; 3. Le conseil communal doit approuver le questionnaire sur les répercussions en termes de ressources et les directives associées à son utilisation; 4. Les membres du conseil doivent formuler des propositions de renvoi en tenant compte des éléments suivants : a) renvoyer une question au directeur général uniquement et éviter tout renvoi aux autres membres du personnel, aux organismes, conseils et commissions, ainsi que toute référence à une initiative, sauf en cas de disposition contraire; b) effectuer un renvoi sans indiquer les délais, sauf si la question est vraiment urgente; c) les membres du conseil devraient définir la nature du suivi d'un renvoi, y compris les rapports verbaux, les rapports écrits, le questionnaire sur les répercussions en termes de ressources, ou faire référence à l'initiative énoncée dans la proposition. 5. Le directeur général doit utiliser les types suivants de délégation au moment de passer en revue l'inventaire des mesures à prendre : a) renvoi au directeur général et présentation d'un rapport écrit; b) mise à jour verbale de la question renvoyée au directeur général; c) référence à une initiative existante; c) référence au questionnaire sur les répercussions en termes de ressources; 99-226 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 6. Le greffier communal doit s'assurer que le directeur général ou son représentant a la possibilité d'offrir des mises à jour verbales à l'occasion des séances du comité plénier et des réunions publiques; 7. Le greffier communal doit périodiquement mettre à jour l'inventaire des mesures à prendre et s'assurer qu'il est mis à la disposition du conseil communal aux fins d'examen et de surveillance par l'entremise du logiciel Laserfiche; 8. Le directeur général doit examiner la liste existante des mesures à prendre avec les membres du conseil nouvellement élus après qu'ils ont établi leurs priorités pour le conseil; 9. Le directeur général doit inclure les renvois qui nécessitent une charge de travail plus importante dans les plans de travail annuels et le budget axé sur les services de la Ville. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote contre la proposition. 12.2Financement du parc de la cour Flemming M. Kevin Watson indique qu'une fois la construction du terrain de jeux terminée, les deux autres terrains de jeu dans le secteur seront fermés. En réponse aux questions soulevées, il déclare également que l'une des parcelles de terrain pourrait être utilisée à des fins résidentielles dans l'avenir. Proposition du conseiller MacKenzie Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-205 : Financement du parc de la cour Flemming, le conseil communal approuve un financement total de 50 500 $ comme suit : a. une somme de 30 000 $ destinée à appuyer la phase 2 du projet du parc de la cour Flemming; b. une avance de fonds de 20 500 $ afin de permettre au centre de ressources Crescent Valley d'acheter les structures de terrains de jeux en 2014, somme qui sera subséquemment remboursée à The City of Saint John lors du déblocage des fonds par la Société de développement régional. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12.3Embauche d'un expert-conseil en urbanisme et en ingénierie – Plan stratégique en matière de transport, phase 1 Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-201 : Embauche d'un expert-conseil en urbanisme et en ingénierie – Plan stratégique en matière de transport, phase 1, la proposition présentée par IBI Group relative aux services d'expert-conseil en urbanisme et en ingénierie pour le plan stratégique en matière de transport de The City of Saint John (« MoveSJ ») (le projet) soit acceptée comme suit : a) que la phase 1 du projet soit réalisée par IBI Group, à un coût de 201 104 $, toutes les taxes applicables comprises; b) que le maire et le greffier communal soient autorisés à signer l'entente relative aux services de génie-conseil. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère Fullerton vote contre la proposition. 13.Rapports déposés par les comités 99-227 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 13.1Service de police de Saint John – Sondage d'opinion publique Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que le rapport intitulé Service de police de Saint John : Sondage d'opinion publiquesoit accepté à titre informatif et qu'une lettre de remerciement soit envoyée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 14.Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du conseil 15.Correspondance générale 16.Ordre du jour supplémentaire 16.1Lettre de Future Greater Saint John au sujet de la croissance réelle 2.0 Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le conseil appuie l'unification des organismes de développement économique et donne des directives au directeur général pour l'organisation de réunions entre le maire et les intervenants. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 16.2ZoneSJ – Arrêté provisoire (rapport verbal) Proposition du conseiller Lowe Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que l'arrêté provisoire ZoneSJ soit ajouté à l'ordre du jour de la prochaine réunion à laquelle le quorum complet du conseil sera présent. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère Fullerton vote contre la proposition. 17. Comité plénier 17.1 Comité plénier – Saisie pour les loyers Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que la recommandation faite par le comité plénier, lors d'une réunion tenue le 24 novembre 2014, concernant la saisie des arriérés de loyer pour les propriétés appartenant à la Ville, soit adoptée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 17.2Comité plénier – Complexe sportif à Exhibition Park Proposition du conseiller Farren Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que, comme le recommande le comité plénier s'étant réuni le 24 novembre 2014, le conseil communal approuve la demande de financement, à hauteur de 10 000 $, de l'initiative relative au plan de situation du complexe sportif. À l’issue du vote, la proposition est acceptée. Les conseillères Fullerton et McAlary votent contre la proposition. 18.Levée de la séance Proposition du conseiller Farren Appuyée par la conseillère Reardon 99-228 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL NOVEMBER 24, 2014/LE 24 NOVEMBRE 2014 RÉSOLU que la séance du conseil communal du 24 novembre 2014 soit levée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Le maire déclare que la séance est levée à 20 h 33. Mayor / maire Common Clerk / greffier communal