2014-11-03_Minutes--Procès verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
NOVEMBER 3, 2014/LE 3 NOVEMBRE 2014
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – NOVEMBER 3, 2014 - 6:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, Lowe,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon and
Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; J.
Hamilton, Commissioner Growth and Development Services; A.
Poffenroth, Deputy Commissioner Building and Inspection
Services; D. Cowan, Seargent-at-Arms; K. Clifford, Fire Chief; J.
Taylor, Common Clerk; K. Tibbits, Administrative Assistant
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and Deputy Mayor Rinehart offered the
opening prayer.
2. Approval of Minutes
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the agenda of this meeting be
approved with the addition of items 16.1 ZoneSJ Council Q&A; 17.1 Municipal Services
– Beach Road; 17.2 Municipal Services – Ashburn Road; 17.3 Extension – Secondment
Agreement – Fred Blaney; and 17.4 Special Committee of the Whole Closed Meeting.
Question being taken, the motion was carried.
4. Disclosures of Conflict of Interest
5. Consent Agenda
5.1
That as recommended by the City Manager in the submitted report Replacement
– Core IT Network and Server Equipment Common Council:
1. Approve the purchase of Cisco network equipment from Bell Aliant at a total cost of
$143,338 + HST; and
2. Approve the purchase of Cisco UCS Chassis and Blade servers from Softchoice at a
total cost of $112,338 + HST.
5.2
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2014-
187: Competition Swimming Pool New Lighting System – Canada Games Aquatic
Center (CGAC), the proposal submitted by FCC Construction. in the amount of $117,631
plus HST, for the supply and installation of a new LED lighting system in the pool area
be accepted.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the recommendations set out for
each consent agenda item respectively be adopted.
Question being taken, the motion was carried.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
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7. Proclamation
8. Delegations/Presentations
8.1 Fundy Regional Service Commission: Waste Diversion Report Analysis
Referring to the submitted presentation, Mr. Mark McLeod of the Fundy Regional
Service Commission presented on the Waste Diversion Report Analysis and commented
on the three options that were considered by the Waste Diversion Committee.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that item 8.1 Fundy Regional Service
Commission Presentation: Waste Diversion Report Analysis, be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
9. Public Hearings
10. Consideration of By-laws
11. Submissions by Council Members
12. Business Matters - Municipal Officers
12.2 Request for Qualifications Evaluation Process – SCDWP
12.2.1 Presentation: Safe Clean Drinking Water Project: RFQ Shortlisting Process
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2014-185: Request or Qualifications Evaluation
Process – SCDWP, Council adopt the following resolution:
Whereas the City issued a Request for Qualification on July 22, 2014 for the Safe Clean
Drinking Water Project; and
Whereas six respondents submitted a response to the Request for Qualification; and
Whereas all respondents were evaluated against the same evaluation criteria; and
Whereas the Request for Qualification provides that the three highest scored
respondents will be invited to participate in the Request for Proposal process of the Safe
Clean Drinking Water Project; and
Whereas the three highest scored respondents are Port City Water Partners, Port City
Water Partnership and Port City Water Solutions;
NOW THERFORE BE IT RESOLVED that Port City Water Partners, Port City Water
Partnership and Port City Water Solutions be invited to participate in the Request for
Proposal process of the Safe Clean Drinking Water Project.
Question being taken, the motion was carried.
Referring to the submitted presentation, Mr. Price provided a status update on the
evaluation process to Council.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the presentation entitled, “Safe
Clean Drinking Water Project: RFQ Shortlisting Process”, be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
(Councillor Farren withdrew from the meeting)
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12.3 Web Cameras and Live Webcam Feeds
On motion of Councillor MacKenzie
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report entitled Web Cameras and Live Camera Feeds, Council
endorse the portal and current web camera installations, with a vision to expand the
portal to include new webcam installations in 2015.
Question being taken, the motion was carried.
(Councillor Farren re-entered the meeting)
12.4 Public Space WiFi
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report entitled Public Space WiFi, Council endorse the public
space WiFi initiative, extend appreciation on behalf of the City to the 2014 project
partners, and support a further expansion of the WiFi network in 2015 based on
available City and partner resources.
Question being taken, the motion was carried.
12.1 Zone SJ: Final Draft for Adoption
12.1.1 Appendix C: Complete English Zoning By-law
12.1.2 Appendix D: Complete French Zoning By-law
16.1 ZoneSJ Presentation – Council Q&A
The City Manager noted that the information before Council incorporates the direction
and decisions made to date and that given the significance of this bylaw, he stressed the
importance of Council having a clear understanding of the content of the bylaw and its
implications.
Ms. Forfar and Mr. O’Hearn jointly presented to members of Council and responded to
questions.
Upon conclusion of the presentation, Mr. Woods noted the following outstanding issues:
The role of the Planning Advisory Committee
Appeal process of staff decisions
Grannie suites and their location in terms of being outside of the PDA and what is
permitted
Off-street parking requirements in the Uptown and how it affects winter
operations
Incentives for developers
The issue of 1 ¼ acre lot versus the ten acre lot
He suggested that staff provide a report on each of these issues for clarification. Mr.
Woods commented on the dominance of the municipal plan over the zoning bylaw, and
suggested that those items that can be dealt with under the zoning bylaw versus those
that must have a municipal plan amendment, be identified.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that item 16.1 ZoneSJ Presentation –
Council Q&A and item 12.1 ZoneSJ: Final Draft for Adoption, be received for
information.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Norton
voting nay.
13. Committee Reports
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14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15. General Correspondence
16. Supplemental Agenda
17. Committee of the Whole
17.1 Municipal Services – Beach Road
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on November 3, 2014, Council authorize the
continued provision of maintenance services only (grading, sanding, snow removal) to
the Beach Road on two conditions:
1) that permission from the owner of the property, in a form satisfactory to the City, to
undertake the maintenance activities is obtained by the residents; and,
2) those residents whose properties front on the road release and indemnify the City in a
form satisfactory to the City.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren
voting nay.
17.2 Municipal Services – Ashburn Road
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on November 3, 2014, Council authorize the
continued provision of maintenance services only (grading, sanding, snow removal) to
Ashburn Road on two conditions:
1) that permission from the owner of the property, in a form satisfactory to the City, to
undertake the maintenance activities is obtained by the residents; and,
2) those residents whose properties front on the road release and indemnify the City in a
form satisfactory to the City.
Question being taken, the motion was carried with Councillors Farren and
Reardon voting nay.
17.3 Contract Extension – Secondment Agreement with Fred Blaney
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on November 3, 2014 Council adopt the following
resolution:
The Secondment Agreement that was entered into by resolution of Common Council
dated September 16th, 2013 between the City, the Province of New Brunswick and Mr.
Fred Blaney be amended by extending the “Term” as defined in Article 1.1 therein, until
December 31st, 2016 (with all other terms and conditions remaining unchanged), that
the City Solicitor be directed to prepare an Amended Secondment Agreement to give
effect to this amendment and that the Mayor and Common Clerk be authorized to
execute such Amended Secondment Agreement.
Question being taken, the motion was carried.
17.4 Special Committee of the Whole Closed Meeting
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor MacKenzie
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RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on November 3, 2014 a special meeting of
th
Committee of the Whole closed be scheduled for Thursday, November 13, 2014 from
th
5:00 pm to 7:00 pm, 8 Floor Boardroom, to discuss a Financial Matter 10.2(4)(c).
Question being taken, the motion was carried.
18. Adjournment
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the Common Council meeting of
November 3, 2014 be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 9:50 p.m.
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 3 NOVEMBRE 2014 À 18 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, Lowe,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères
Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier; W. Edwards,
commissaire aux services de transport et d'environnement; J.
Hamilton, commissaire aux services axés sur la croissance et le
développement communautaire; A. Poffenroth, commissaire
adjointe aux services d'inspection et des bâtiments; D. Cowan,
sergent d'armes; K. Clifford, chef du service d'incendie; J. Taylor,
greffier communal; ainsi que K. Tibbits, adjointe administrative.
1.Ouverture de la séance, suivie de la prière
La séance est ouverte par le maire Norton et la mairesse adjointe Rinehart récite la
prière d'ouverture.
2.Approbation du procès-verbal
3.Adoption de l'ordre du jour
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente réunion
soit adopté, moyennant l'ajout des points 16.1 ZoneSJ – Séance de questions et
réponses du conseil; 17.1 Services municipaux – Chemin Beach; 17.2 Services
municipaux – Chemin Ashburn; 17.3 Prolongation de l'entente de détachement –
Fred Blaney; et 17.4 Séance extraordinaire à huis clos du comité plénier.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4.Divulgations de conflits d'intérêts
5.Approbation du conseil
5.1
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
Remplacement de l'équipement de base du réseau de la TI et du serveur, le conseil
communal :
1. approuve l'achat du matériel du réseau Cisco auprès de la société Bell Alliant au coût
total de 143 338 $, TVH en sus;
2. approuve l'achat de châssis UCS et de serveurs lames Cisco auprès de la société
Softchoice au coût total de 112 338 $, TVH en sus.
5.2
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2014-187 : Nouveau système d'éclairage de la piscine de compétition – Centre
aquatique des Jeux du Canada, la soumission présentée par l'entreprise FCC
Construction, au montant de 117 631 $, TVH en sus, pour la fourniture et l'installation
d'un nouveau système d'éclairage à diode électroluminescente dans l'aire de la piscine
soit acceptée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
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RÉSOLU que les recommandations formulées pour
chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soient adoptées.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6.Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
7.Proclamation
8.Délégations et présentations
8.1Commission de services régionaux de Fundy : Analyse du rapport sur le
réacheminement des déchets
Faisant référence à la présentation soumise, M. Mark McLeod, de la Commission de
services régionaux de Fundy, présente l'analyse du rapport sur le réacheminement des
déchets et parle des trois options qui ont été étudiées par le Comité d'élimination des
déchets.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que le point 8.1 Commission de services
régionaux de Fundy : Analyse du rapport sur le réacheminement des déchets soit
accepté à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
9.Audiences publiques
10.Étude des arrêtés municipaux
11.Interventions des membres du conseil
12.Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.2Demande de qualifications dans le cadre du processus d'évaluation –
Projet Eau potable saine et propre
12.2.1Présentation : Projet Eau potable saine et propre – Processus de
présélection dans le cadre de la demande de soumission
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2014-185 : Demande de qualifications dans
le cadre du processus d'évaluation – Projet Eau potable saine et propre, le conseil
communal adopte la résolution suivante :
Attendu que la Ville a émis une demande de qualifications le 22 juillet 2014 pour le
projet Eau potable saine et propre;
Attendu que six répondants ont donné une réponse à la demande de qualifications; et
Attendu que tous les répondants ont été évalués en fonction des mêmes critères
d'évaluation;
Attendu que la demande de qualifications prévoit que les trois répondants ayant obtenu
le plus grand nombre de points soient invités à participer au processus de demande de
propositions pour le projet Eau potable saine et propre; et
Attendu que les trois répondants ayant obtenu le plus grand nombre de points sont Port
City Water Partners, Port City Water Partnership et Port City Water Solutions;
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POUR CES MOTIFS, IL EST RÉSOLU que Port City Water Partners, Port City Water
Partnership et Port City Water Solutions soient invités à participer au processus de
demande de propositions pour le projet Eau potable saine et propre.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Faisant référence à la présentation antérieure, M. Price tient le conseil informé de la
progression du processus d'évaluation.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que la présentation intitulée « Projet Eau
potable saine et propre – Processus de présélection dans le cadre de la demande de
soumission » soit acceptée à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
(Le conseiller Farren quitte la séance.)
12.3Caméras Web et caméras Web en direct
Proposition du conseiller MacKenzie
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Caméras Web et caméras Web en direct, le
conseil communal approuve l'installation du portail et des caméras Web, avec l'objectif
d'élargir le portail grâce à l'installation de nouvelles caméras Web en 2015.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
(Le conseiller Farren réintègre la séance.)
12.4 Technologie Wi-Fi dans les espaces publics
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Technologie Wi-Fi dans les espaces publics, le
conseil appuie l'initiative relative à la technologie Wi-Fi dans les espaces publics,
transmette ses remerciements au nom de la Ville aux partenaires associés au projet en
2014, et soutienne une expansion supplémentaire du réseau Wi-Fi en 2015 en fonction
des ressources dont disposent la Ville et les partenaires.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12.1 ZoneSJ : Version définitive aux fins d'adoption
12.1.1Annexe C : Version complète de l'Arrêté de zonage en anglais
12.1.2Annexe D : Version complète de l'Arrêté de zonage en français
16.1Présentation au sujet de ZoneSJ – Séance de questions-réponses du
conseil
Le directeur général fait remarquer que l'information présentée au conseil comprend la
direction et les décisions prises à ce jour et que, compte tenu de l'importance du présent
arrêté, il souligne à quel point il est capital pour le conseil de bien comprendre le
contenu de l'arrêté et ses implications.
me
M Forfar et M. O’Hearn se présentent ensemble aux membres du conseil et répondent
aux questions.
À la fin de la présentation, M. Woods fait remarquer que les questions suivantes
demeurent en suspens :
le rôle du comité consultatif d'urbanisme;
le processus pour faire appel d'une décision prise par le personnel;
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les logements supplémentaires et leur emplacement en dehors du principal
secteur d'aménagement, et ce qui est autorisé;
les exigences en matière de stationnement hors rue au centre-ville et leurs
répercussions sur les opérations hivernales;
les incitatifs pour les promoteurs;
la problématique des lots de un acre et demi par opposition aux lots de dix acres.
Il suggère que le personnel fournisse un rapport sur chacune de ces questions pour
obtenir des éclaircissements. M. Woods s'exprime sur la prépondérance du plan
municipal sur l'Arrêté de zonage, et suggère que l'on relève les points pouvant être
traités sous le régime de l'Arrêté de zonage comparativement à ceux qui nécessitent
une modification du plan municipal.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que les points 16.1 Présentation au sujet
de ZoneSJ – Séance de questions-réponses du conseil et 12.1 ZoneSJ : Version
définitive aux fins d'adoption, soient acceptés à titre informatif.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Norton vote
contre la proposition.
13.Rapports déposés par les comités
14.Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du
conseil
15.Correspondance générale
16.Ordre du jour supplémentaire
17. Comité plénier
17.1Services municipaux – Chemin Beach
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier s'étant réuni le 3 novembre 2014, le conseil
communal autorise le maintien des services d'entretien
uniquement (nivellement, épandage de sable,
déneigement) sur le chemin Beach, sous réserve des deux
conditions suivantes :
1) que la permission, sous la forme satisfaisant la Ville, d'entreprendre les activités
d'entretien soit obtenue auprès du propriétaire par les résidents;
2) les résidents dont les propriétés donnent sur le chemin doivent indemniser et dégager
de toute responsabilité la Ville, sous une forme satisfaisant cette dernière.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote
contre la proposition.
17.2Services municipaux – Chemin Ashburn
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier s'étant réuni le 3 novembre 2014, le conseil
communal autorise le maintien des services d'entretien
uniquement (nivellement, épandage de sable,
déneigement) sur le chemin Ashburn, sous réserve des
deux conditions suivantes :
1) que la permission, sous la forme satisfaisant la Ville, d'entreprendre les activités
d'entretien soit obtenue auprès du propriétaire par les résidents;
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
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2) les résidents dont les propriétés donnent sur le chemin doivent indemniser et dégager
de toute responsabilité la Ville, sous une forme satisfaisant cette dernière.
À l’issue du vote, la proposition est acceptée. Le conseiller Farren et la
conseillère Reardon votent contre la proposition.
17.3Prolongation de l'entente de détachement avec Fred Blaney
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 3 novembre 2014, le conseil adopte la résolution suivante :
L'entente de détachement qui a été conclue par voie de résolution du conseil communal
en date du 16 septembre 2013 entre la Ville, la Province du Nouveau-Brunswick et M.
Fred Blaney soit modifiée en prolongeant la « durée », telle qu'elle est définie à l'article
1.1 aux présentes, jusqu'au 31 décembre 2016 (toutes les autres conditions et modalités
demeurant inchangées), que l'avocat municipal soit chargé de préparer une entente de
détachement modifiée afin de donner effet à cette modification, et que le maire et le
greffier communal soient autorisés à signer ladite entente de détachement modifiée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17.4Séance extraordinaire à huis clos du comité plénier
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 3 novembre 2014, la date d'une séance extraordinaire à huis clos
du comité plénier soit fixée au jeudi 13 novembre 2014, à de 17 h à 19 h, dans la salle
e
de conférence située au 8 étage de l'hôtel de ville, afin de discuter d'une question
financière – alinéa 10.2(4)c).
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
18.Levée de la séance
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que la séance du conseil communal du
3 novembre 2014 soit levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire déclare que la séance est levée à 21 h 50.
Mayor / maire
Common Clerk / greffier communal