2013-11-18_Minutes--Procès-verbalCommittee of the Whole Open to Public Session
November 18, 2013
Minutes of the Portion of the Committee of the Whole Meeting Open to the Public
Monday, November 18, 2013 at 6:00 p.m.
8th Floor Ludlow Room, City Hall
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, Lowe,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon and Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; K.
Clifford, Fire Chief; Jacqueline Hamilton, Commissioner Growth and
Development; Neil Jacobson, Commissioner Strategic Services;
Nancy Moar, Manager Communications; Stephanie Rackley- Roach,
Corporate Planning; J. Taylor, Common Clerk; P. Anglin, Acting
Deputy Common Clerk.
1. Call To Order
Mayor Norton called the meeting to order.
1.0. Approval of Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the agenda of the meeting of
Committee of the Whole Open Session for November 18, 2013 be approved.
Question being taken, the motion was carried.
(Nicole Paquette Sullivan entered the meeting.)
The City Manager spoke on the importance of connecting Advance SJ and Council
Priorities. Council priorities direct what actions are funded, thereby prioritizing the projects
and initiatives worked on by staff. Key Performance Indicators (KPIs) provide the metrics
that measure achieving directives. The following documents were provided as working tools
for the session:
1.1 Priority Update Session Agenda and Materials
1.2 Council Priorities
1.3 Advance SJ: A Corporate Strategic Plan for the City of Saint John 2013- 2016
1.4 Alignment with Council's Priorities
1.5 2013 Budget Update
1.6 Capacity Box
(Councillor Fullerton withdrew from the remainder of the meeting.)
1.7 Annual Report Framework — Alignment with Council's Priorities
Nicole Paquette Sullivan introduced herself as the priorities session convener and
welcomed Council to their second priority setting in their 4 year municipal term and advised
that the session will update progress and changes in priorities since 2012.
Council were referred to the pamphlet "Our Priorities Saint John Common Council 2012-
2016" and were led in focus groups to address the three major priority groupings, economic
health, community of choice and sustainable infrastructure. During the focus groups Council
evaluated the progress made.
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November 18, 2013
Council then reviewed the document "Advance SJ' to evaluate the alignment staff has
achieved to advance Council Priorities. The focus groups placed checkmarks on priorities
carried out by staff. The checkmarks were placed on water, roads, recreation and economic
development, consistent with Council priorities.
When asked what priorities were not met or listed, the City Manager remarked that the
storm drainage flood control is not listed specifically as a priority, but $1 million has been
spent on this important initiative and money will continue to be spent on this infrastructure.
The Fire Chief commented that EMO effectiveness relies on radio communication. The
radio communication currently relied on uses outdated infrastructure.
The facilitator stated that the Council priorities and budget during 2013 were consistent with
priorities and budget for 2012 -2016. Next steps include developing work plans and KPIs to
align with Advance SJ.
Adjournment
On motion of Councillor Lowe
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that the meeting be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:20 p.m.
Mayor
Common Clerk
Committee of the Whole Open to Public Session
November 18, 2013
Proces- verbal d'une partie de la seance ouverte au public du comite plenier
Le lundi 18 novembre 2013 a 18 h
Salle Ludlow, au 8e etage de I'hotel de ville
Sont presents :
le maire Mel Norton
la mairesse suppleante Rinehart et les conseillers Farren, Lowe,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseilleres
Fullerton, McAlary et Reardon
-et -
P. Woods, directeur general; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, commissaire aux finances et tresorier; W. Edwards,
commissaire aux services de transport et d'environnement;
K. Clifford, chef du service d'incendie; Jacqueline Hamilton,
commissaire aux services axes sur la croissance et le
developpement communautaire; N. Jacobsen, commissaire aux
services strategiques; Nancy Moar, directrice des communications;
Stephanie Rackley- Roach, directrice de la planification strategique;
J. Taylor, greffier communal; ainsi que P. Anglin, greffiere
communale adjointe par interim.
1. Ouverture de la seance
La seance est ouverte par le maire Norton.
1.0 Adoption de I'ordre du jour
Proposition de la conseillere McAlary
Appuyee par le conseiller Farren
RESOLU que I'ordre du jour de la seance publique du
comite plenier tenue le 18 novembre 2013 soit adopte.
A ('issue du vote, la proposition est adoptee.
(Nicole Paquette Sullivan se joint a la seance.)
Le directeur general parle de ('importance de concilier les priorites du plan Avancee SJ et
celles du conseil. Les priorites du conseil enoncent les mesures qui sont financees, ce qui
permet d'etablir I'ordre de priorite des projets et des initiatives sur lesquels le personnel
travaille. Les indicateurs de rendement cles (IRC) fournissent des donnees qui permettent
de mesurer le degre de mise en oeuvre des directives. Les documents suivants servent
d'outils de travail pour la seance :
1.8 Ordre du jour et documents de la reunion de mise a jour des priorites
1.9 Priorites du conseil
1.10 Avancee SJ : Un plan strategique organisationnel pour The City of Saint John
—2013-2016
1.11 Harmonisation avec les priorites du conseil
1.12 Mise a jour relative au budget de 2013
1.13 Boite a ressources
(La conseillere Fullerton quitte la seance pour le restant de la seance.)
1.14 Cadre du rapport annuel — Harmonisation avec les priorites du conseil
Nicole Paquette Sullivan se presente comme animatrice de la seance d'etablissement des
priorites et souhaite la bienvenue aux membres du conseil a ('occasion de leur deuxieme
seance d'etablissement des priorites durant leur mandat de quatre ans au sein de la
municipalite. En outre, elle signale que la seance fera le point sur les progres et les
changements intervenus depuis 2012.
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November 18, 2013
On demande aux membres du conseil de se reporter a la brochure « Nos priorites pour le
conseil communal de The Clty of Saint John — 2012 -2016 » et de former des groupes de
discussion pour se pencher sur les trois principales categories prioritaires, la sante
economique, la collectivite de choix et ('infrastructure durable. Lors des groupes de
discussion, les membres du conseil evaluent les progres realises.
Les membres du conseil passent ensuite en revue le document intitule «Avancee SJ»
pour evaluer le niveau d'harmonisation atteint par le personnel en vue de faire avancer les
priorites du conseil. Les groupes de discussion cochent les cases correspondant aux
priorites mises en oeuvre par le personnel. Les cases ainsi cochees renvoient a I'eau, aux
routes, aux Ioisirs et au developpement economique et tiennent compte des priorites du
conseil.
En reponse a la question concernant les priorites qui Wont pas ete mises en oeuvre ou qui
ne figurent pas sur la liste, le directeur general fait remarquer que les reseaux pluviaux et
les systemes de protection contre les inondations ne constituent pas a proprement une
priorite, mais que un million de dollars a ete affecte a cette initiative importante et que des
fonds continueront d'etre alloues a cette infrastructure.
Le chef du service d'incendie indique que 1'efficacite de I'Organisme de gestion des services
d'urgence depend des communications radio. Actuellement, les communications radio
reposent sur une infrastructure desuete.
L'animatrice annonce que les priorites du conseil et le budget en 2013 sont coherents avec
les proprietes et le budget pour la periode 2012 -2016. Les prochaines etapes incluent
('elaboration de plans de travail et 1'etablissement d'indicateurs de rendement cles aux fins
d'harmonisation avec Avancee SJ.
Levee de la seance
Proposition du conseiller Lowe
Appuyee par la conseillere Reardon
RESOLU que la seance soit levee.
A ('issue du vote, la proposition est adoptee.
Le maire declare que la seance est levee a 20 h 20.
Maire
greffier communal