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2013-04-15_Minutes--Procès verbal 98-11 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – APRIL 15, 2013 - 6:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Councillors Farren, Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton and Reardon - and - B. Edwards, Commissioner of Transportation and Environment Services / Acting City Manager; M. Tompkins, Solicitor; J. Hamilton, Commissioner of Growth and Community Development Services; A. Poffenroth, Deputy Commissioner; C. Graham, Acting Commissioner of Finance/Comptroller; K. Clifford, Fire Chief ; D. Cowan, Police Sergeant; J. Taylor, Assistant Common Clerk; and J. Beltrandi Chown 1. Call To Order – Prayer Mayor Norton called the meeting to order and Rev. Doug Moore from Kings Way Assembly offered the opening prayer. 3. Approval of Agenda On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the agenda of this meeting be approved with the addition of item 17.1 Committee of the Whole: Settlement Terms – Pomerleau Inc. Question being taken, the motion was carried. 4. Disclosures of Conflict of Interest Councillor Fullerton disclosed a conflict of interest with item 10.1Third Reading Proposed Zoning By-Law Amendment 4207-4211 Loch Lomond Road; and item . 10.1.1Section 39 Conditions 5. Consent Agenda 5.1 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013- 067: Engineering Services: Prince William Street (Princess Street to Duke Street) Street Reconstruction, the proposal from CBCL Limited for engineering design and construction management services in the amount of $143,820.75 including HST be accepted and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the appropriate documentation in that regard. 5.2 That as recommended by the City Manager in the submitted report Great West Life Online Access Service Agreement, Common Council authorize the Mayor and Common Clerk to sign the client access agreement between the City and Great West Life. 5.3 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013- 069: Adding Topsoil and Grass Seed to Vacant lots after a Dangerous Building has been Demolished by the City, Common Council direct staff to proceed with a pilot program where a demolition site has topsoil and grass seed added after a City demolition under the Saint John Unsightly Premises and Dangerous Buildings and Structures By-law as detailed in this report – M & C 2013-069. 5.4 That the report M&C 2013-065: Nick Nicolle Community Centre Revitalization – Project Update be received for information. 5.5 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013- 070: Mispec Park – Demolition of Canteen Building and Shed Common Council: 1) Authorize the demolition of the canteen building and shed at Mispec Park; and 98-12 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 2) Award the work associated with the demolition and disposal of the canteen building and shed at Mispec Park to Galbraith Construction Ltd. for the quoted price of $4,915.50 (including HST) to be completed in conjunction with the shoreline remediation and protection project. 5.6 That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013- 068: Amendment to Conditions for Offers of Purchase and Sale Portions of Civic #40 and #42 Loch Lomond Road: 1. That Common Council resolution of February 25, 2013 be amended by deleting reference to 516111 N.B. Ltd. at paragraphs 1a) and 1b) in the resolution replacing it with "640108 N.B. Ltd." and further that both offers of purchase and sale referred to in the February 25, 2013 resolution of Common Council be amended to reflect a closing date of June 30, 2013. 2. That the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary documents. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item respectively be adopted. Question being taken, the motion was carried. 6. Members Comments Council members commented on various community events. 7. Proclamation 7.1 Immunization Awareness Week - April 20-27, 2013 The Mayor proclaimed the week of April 20-27, 2013 Immunization Awareness Week in the City of Saint John. 8. Delegations/Presentations 8.1 The Procurement Process for Public Tender Calls and Requests for Proposals Referring to a submitted presentation, Cindy Calvin, Manager of Materials and Fleet, provided an overview of the procurement process for public tender calls and requests for proposals. On motion of Councillor MacKenzie Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the presentation entitled The Procurement Process for Public Tender Calls and Requests for Proposals be received for information. Question being taken, the motion was carried. (Councillor Fullerton withdrew from the meeting) 10. Consideration of By-laws 10.1 Third Reading Proposed Zoning By-Law Amendment 4207-4211 Loch Lomond Road 10.1.1 Section 39 Conditions On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-211, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John”, re-zoning a parcel of land having an area of approximately 1278 Square metres, located 98-13 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 at 4211 Loch Lomond Road, also identified as being PID numbers 55091524 and 00353409, from “RS-1” One and Two Family Suburban Residential to “B-2” General Business, be read. Question being taken, the motion was carried. The by-law entitled, “By-law Number C.P.110-211, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John”, was read in its entirety. (Councillor Merrithew withdrew from the meeting) On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that, pursuant to the provisions of Section 39 of the Community Planning Act: 1. Common Council amend the Section 39 conditions imposed on the July 22, 1985 rezoning of a parcel of land with an area of approximately 3840 square metres, located at 4207 Loch Lomond Road, also identified as PID Numbers 55043830, 55043848, 00350835 and 55043855, to permit the proposed expansion of the existing building and to permit a liquor store, subject to the following conditions: a) The floor area devoted to retail uses within the existing building and proposed addition shall be limited to a maximum of 350 square metres. b) The proponent must pave all parking areas, loading areas, manoeuvring areas and driveways with asphalt and enclose them with cast-in-place concrete curbs where necessary to protect the landscaped areas to facilitate proper drainage within one year of the issuance of a building permit. c) All disturbed areas of the site not occupied by the buildings, driveways, walkways, parking or loading areas must be landscaped by the proponent within one year of the issuance of a building permit. The landscaping must extend onto the City street right-of-way to the edge of the travelled road. d) The applicant’s engineering consultant must submit a detailed grading/storm water management plan/design brief for the proposed addition to the City’s Chief Engineer or his designate for review and approval. 2. That, pursuant to Section 39 of the Community Planning Act, the parcel of land with an area of approximately 1278 square metres, located at 4211 Loch Lomond Road, also identified as PID numbers 55091524 and 00353409, shall only be used in conjunction with, and subject to the same conditions as the adjoining land having PID numbers 55043830, 55043848, 00350835 and 55043855. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor MacKenzie Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-211, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John”, re-zoning a parcel of land having an area of approximately 1278 Square metres, located at 4211 Loch Lomond Road, also identified as being PID numbers 55091524 and 00353409, from “RS-1” One and Two Family Suburban Residential to “B-2” General Business, be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto. Question being taken, the motion was carried. Read a third time by title, the by-law entitled, “By-law Number C.P.110-211, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John”. (Councillor Fullerton and Councillor Merrithew re-entered the meeting) 98-14 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 10.2 Public Presentation - Proposed Municipal Plan Amendment 220 Glen Rd A public presentation was given for a proposed amendment to the Municipal Development Plan which would re-designate on Schedule “A” of the Plan, from “Rural Resource Area” (Outside of the Primary Development Area) to “Stable Area” (within the Primary Development Area) a parcel of land with an area of approximately 11 hectares, located at 220 Glen Road, also identified as PID number 00420386 and a portion of PID number 00300855; and Re-designate, on Schedule “B” of the Plan, from “Rural Resource (outside of the Primary Development Area) to “Stable Residential (within the Primary Development Area), the same parcel of land, to permit the expansion of the existing mobile home park. 12. Business Matters - Municipal Officers 12.1 City Manager: Asbestos Management Program for City-Owned Buildings Trevor Gamblin, Manager of Facilities Management, advised that when a building is known to contain asbestos then the Occupational Health and Safety Act requires that an asbestos management program be implemented. He added that it may not be necessary to remove all the asbestos, but rather to identify the whereabouts and the condition of the asbestos. Responding to a question, Mr. Gamblin stated that the City has provided asbestos awareness training to those employees who work in buildings that are known to contain asbestos. He added that facilities management personnel received asbestos management training. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013-066: Asbestos Management Program for City-Owned Buildings Common Council adopt the Asbestos Management Program attached under M&C 2013-66 and direct its implementation. Question being taken, the motion was carried. 15. General Correspondence 15.1 Harbour View Chorale Ensemble - Request for Funds On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the request for funds from the Harbour View Chorale Ensemble be received for information. Question being taken, the motion was carried. 17. Committee of the Whole 17.1 Committee of the Whole: Settlement Terms – Pomerleau Inc. Mr. Edwards explained that the settlement was in response to a disagreement between the City and the contractor with respect to finalizing payments for the construction of the police facility, adding that he is very satisfied with the proposed agreement. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Norton RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met April 15, 2013, Common Council approve the submitted settlement agreement with Pomerleau Inc. regarding all outstanding claims for construction of the Police Headquarters and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the agreement. Question being taken, the motion was carried. 18. Adjournment 98-15 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that the April 15, 2013 meeting of Common Council be adjourned. Question being taken, the motion was carried. The Mayor declared the meeting adjourned at 7:30 p.m. 98-16 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 15 AVRIL 2013 À 18 H Sont présents : le maire Mel Norton et les conseillers Farren, MacKenzie, Merrithew, Norton, et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon - et - W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement/directeur général par intérim; M. Tompkins, avocat; J. Hamilton, commissaire aux services de développement et de croissance; A. Poffenroth, commissaire adjoint; C. Graham, commissaire aux finances par intérim/contrôleuse; K. Clifford, chef du service d'incendie; D. Cowan, sergent d'état-major du service de police; J. Taylor, greffier communal adjoint; et J. Beltrandi Chown. 1. Ouverture de la séance, suivie de la prière La séance est ouverte par le maire Norton. Le révérend Doug Moore de la Kings Way Assembly récite la prière d’ouverture. 3. Adoption de l'ordre du jour Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente réunion soit adopté, moyennant l'ajout du point 17.1 Comité plénier : Modalités du règlement – Pomerleau Inc. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 4. Divulgations de conflits d'intérêts La conseillère Fullerton déclare être en conflit d'intérêts avec le point 10.1Troisième lecture du projet de modification de l'Arrêté de zonage visant le 4207-4211, chemin Loch Lomond; et le point 10.1.1 . Conditions imposées par l'article 39 5. Questions soumises à l’approbation du conseil 5.1 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-067 : Services d'ingénierie – Travaux de réfection de la rue Prince William (de la rue Princess à la rue Duke), la proposition de CBCL Limited relativement aux services d'ingénierie (gestion de la conception et de la construction), au montant de 143 820,75 $ (TVH incluses), soit acceptée, et que le maire et la greffière communale soient autorisés à signer la documentation exigée à cet égard. 5.2 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé Entente de service d'accès en ligne avec La Great-West, compagnie d'assurance-vie, le conseil communal autorise le maire et la greffière communale à signer l'entente de services d'accès entre la Ville et La Great-West. 5.3 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-069 : Ajout de terre végétale et de graines de graminées aux lots vacants après que la Ville a procédé à la démolition d'un bâtiment jugé dangereux, le conseil communal charge les employés de lancer le programme pilote, tel qu'il est décrit dans ce rapport, voulant que de la terre végétale et des graines de graminées soient ajoutées à un site de démolition après que la Ville a procédé à la démolition d'un bâtiment en vertu de l'Arrêté sur les lieux inesthétiques et les bâtiments ou constructions dangereux de The City of Saint John. 5.4 Que le rapport intitulé M/C 2013-065 : Revitalisation du Centre communautaire Nick Nicolle – mise à jour concernant le projet soit accepté à titre informatif. 98-17 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 5.5 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-070 : Parc Mispec – démolition de la cantine et de la remise, le conseil communal : 1) autorise la démolition de la cantine et de la remise du parc Mispec; 2) confie les travaux liés à la démolition et à l'élimination de la cantine et de la remise du parc Mispec à Galbraith Construction Ltd. au prix soumissionné de 4 915,50 $ (TVH comprise). Il est en outre résolu que ces travaux soient menés en parallèle avec le projet de restauration et protection de la rive. 5.6 Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-068 : Modification des conditions aux parties des offres d'achat-vente visant les parcelles situées aux 40 et 42, chemin Loch Lomond : 1. la résolution prise par le conseil communal en date du 25 février 2013 soit modifiée par la suppression de la référence à la société 516111 N.B. Ltd., aux paragraphes 1a) et 1b) de la résolution, et son remplacement par « 640108 N.B. Ltd. ». Il est en outre résolu que les deux offres d'achat-vente mentionnées dans la résolution du conseil communal du 25 février 2013 soient modifiées pour que la date de clôture fixée au 30 juin 2013 apparaisse; 2. le maire et la greffière communale soient autorisés à signer les documents nécessaires. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que la recommandation formulée pour chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 6. Commentaires présentés par les membres Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires. 7. Proclamation 7.1 Semaine de promotion de la vaccination – du 20 au 27 avril 2013 Le maire déclare que la semaine du 20 au 27 avril 2013 est la Semaine de promotion de la vaccination dans The City of Saint John. 8. Délégations et présentations 8.1 Processus d'acquisition relatif aux appels d'offres publics et aux demandes de proposition Faisant référence à une présentation antérieure, Cindy Calvin, chef de l'approvisionnement et du parc automobile, donne un aperçu du processus d'acquisition relatif aux appels d'offres publics et aux demandes de proposition. Proposition du conseiller MacKenzie Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que la présentation intitulée Processus d'acquisition relatif aux appels d'offres publics et aux demandes de proposition soit accepté à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (La conseillère Fullerton quitte la séance.) 10. Étude des arrêtés municipaux 10.1 Troisième lecture du projet de modification de l'Arrêté de zonage visant le 4207-4211, chemin Loch Lomond 10.1.1 Conditions imposées par l'article 39 98-18 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller MacKenzie o RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110- 211 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John », modifiant le zonage d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 1 278 mètres carrés, située au 4211, chemin Loch Lomond, et inscrite sous les NID 55091524 et 00353409, afin de faire passer la classification s'y rapportant de zone résidentielle de banlieue – habitation unifamiliale et bifamiliale « RS-1 » à zone commerciale générale « B-2 », fasse l'objet d'une lecture. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o L'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-211 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John » est lu intégralement. (Le conseiller Merrithew quitte la séance.) Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU qu'en vertu de l'article 39 de la Loi sur l'urbanisme : 3. le conseil communal modifie les conditions imposées par l'article 39 le 22 juillet 1985 relativement aux rezonage de la parcelle de terrain d'une superficie approximative de 3 840 mètres carrés, située au 4207, chemin Loch Lomond, et portant les NID 55043830, 55043848, 00350835 et 55043855, afin de permettre l'agrandissement proposé du bâtiment existant et l'aménagement d'un magasin d'alcools, sous réserve des conditions suivantes : e) L'aire de plancher consacrée à une utilisation de détail au sein du bâtiment existant et l'ajout proposé doivent être limités à une surface maximale de 350 mètres carrés. f) Le promoteur doit asphalter toutes les aires de stationnement, les aires de chargement et de manœuvre et toutes les voies d'accès et prévoir des bordures de béton coulées sur place, au besoin, afin de protéger les espaces paysagers et de faciliter le drainage, dans un délai d'un an à compter de la date de délivrance du permis de construction. g) Le promoteur doit prévoir l’aménagement paysager des aires perturbées de l'emplacement où il n’y a pas de bâtiments, de voies d'accès, d'allées piétonnières et d’aires de stationnement ou de chargement, dans un délai d'un an à compter de la date de délivrance du permis de construction. L'aménagement paysager doit s'étendre au droit de passage municipal, jusqu'à la bordure de la route. h) L'ingénieur-conseil du demandeur doit transmettre à l'ingénieur municipal en chef ou à son remplaçant un plan de viabilisation/de gestion des eaux pluviales détaillé et un énoncé de conception aux fins d'examen et d'approbation. 4. Que, conformément à l'article 39 de la Loi sur l'urbanisme, la parcelle de terrain d'une superficie approximative de 1 278 mètres carrés, située au 4211, chemin Loch Lomond, et portant les NID 55091524 et 00353409, soit utilisée conjointement au terrain attenant portant les NID 55043830, 55043848, 00350835 et 55043855, et qu'elle soit soumise aux mêmes conditions que celles qui s'appliquent à ce dernier. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition du conseiller MacKenzie 98-19 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 Appuyée par la conseillère Reardon o RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110- 211 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John », modifiant le zonage d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 1 278 mètres carrés, située au 4211, chemin Loch Lomond, et inscrite sous les NID 55091524 et 00353409, afin de faire passer la classification s'y rapportant de zone résidentielle de banlieue – habitation unifamiliale et bifamiliale « RS-1 » à zone commerciale générale « B-2 », fasse l'objet d'une troisième lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. o Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-211 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John ». (La conseillère Fullerton et le conseiller Merrithew se joignent de nouveau à la réunion.) 10.2 Présentation publique – projet de modification du plan municipal, 220, chemin Glen Une présentation publique a lieu relativement à la modification proposée du plan d'aménagement municipal visant à modifier la classification à l'annexe A du plan, de « zone de ressources rurale » (en dehors du secteur principal d'aménagement ) à « zone stable » (à l'intérieur du secteur principal d'aménagement), d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 11 hectares, située au 220, chemin Glen, inscrite sous le NID 00420386 et faisant partie du terrain portant le NID 00300855; et la modification de la classification, à l'annexe B du plan, de la même parcelle, afin de la faire passer de « zone de ressources rurales » (en dehors du secteur principal d'aménagement) à « zone résidentielle stable » (à l'intérieur du secteur principal d'aménagement), afin de permettre l'agrandissement du parc de maisons mobiles existant. 12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux 12.1 Directeur général : Programme de gestion de l'amiante pour les bâtiments appartenant à la Ville Trevor Gamblin, gestionnaire, Gestion des installations, signale que lorsqu'un bâtiment est réputé contenir de l'amiante, la Loi sur l'hygiène et la sécurité au travail exige qu'un programme de gestion de l'amiante soit mis en place. Il ajoute qu'il n'est peut-être pas nécessaire de retirer tout l'amiante. À la place, on pourrait examiner les tenants et les aboutissants et définir l'état de l'amiante. En réponse à une question posée, M. Gamblin déclare que la Ville a offert une formation de sensibilisation aux dangers de l'amiante aux employés qui travaillent dans les bâtiments réputés contenir de l'amiante. Il ajoute que le personnel chargé de la gestion des installations a reçu une formation de sensibilisation aux dangers de l'amiante. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-066 : Programme de gestion de l'amiante pour les bâtiments appartenant à la Ville, le conseil communal adopte le programme de gestion de l'amiante joint au rapport M/C 2013-66 et ordonne sa mise en œuvre. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 15. Correspondance générale 15.1 Ensemble choral de Harbour View – demande de financement Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que la demande de financement adressée par l'Ensemble choral de Harbour View soit acceptée à titre informatif. 98-20 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL APRIL 15, 2013/LE 15 AVRIL 2013 À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 17. Comité plénier 17.1 Comité plénier : Modalités du règlement – Pomerleau Inc. M. Edwards explique que le règlement fait suite au désaccord entre la Ville et l'entrepreneur au sujet des paiements pour la construction de l'installation du Service de police, et il se dit très satisfait de l'entente proposée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Norton RÉSOLU que, comme le recommande le comité plénier qui s'est réuni le 15 avril 2013, le conseil communal accepte l'entente de règlement soumise entre The City of Saint John et Pomerleau Inc., telle qu'elle est jointe au rapport soumis, relativement aux réclamations en suspens pour la construction du quartier général du Service de police, et que le maire et la greffière communale soient autorisés à signer ladite entente. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 18. Clôture de la séance Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que la réunion du conseil du 15 avril 2013 soit levée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 30. Mayor/maire Assistant Common Clerk/greffier communal adjoint