2013-02-05_Minutes--Procès verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
FEBRUARY 5, 2013/LE 5 FÉVRIER 2013
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – FEBRUARY 5, 2013 – 7:30 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, and Reardon
- and -
P. Woods, City Manager; M. Tompkins, Solicitor; Assistant
Common Clerk
1. Call To Order
Mayor Norton called the meeting to order at 7:30 p.m.
1.1 Committee of the Whole Recommendation re: Agreement and Declaration
of Trust for City of Saint John Shared Risk Plan
1.1.1 Agreement and Declaration of Trust dated February 1, 2013
Mr. Woods advised that in order for the Agreement and Declaration of Trust to be
consistent throughout the entire document, an amendment was required under article
2.4.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that section 2.4 of Article II Board of
Trustees for the Agreement of Declaration and Trust for the City of Saint John Shared
st
Risk Plan dated February 1, 2013, be amended to read as follows:
The trustees shall not be remunerated for the service that they render in carrying out the
duties of the Board of Trustees and shall serve without compensation from the Fund
except for reimbursement of lost wages as described in section 3.4 and reimbursement
for all reasonable expenses in connection with meetings of the Trustees and attendance
at Trustee education programs in accordance with Section 2.7.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Fullerton
voting nay.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that section 3.4(b) of Article III Trust
and Trust Fund for the Agreement of Declaration and Trust for the City of Saint John
st
Shared Risk Plan dated February 1, 2013, be amended to read as follows:
The Board shall pay or provide for the payment of all reasonable and necessary
expenses, costs and fees incurred by the Board of Trustees in connection with the
maintenance of the Fund. All expenses of the Trustees shall be approved by the
Trustees and shall be paid for by the Fund provided such expenses are reasonable as
determined by the Trustees and are incurred as a result of attending to the
administration and investment of the Saint John SRP and the Fund. A Trustee or their
employer shall be reimbursed from the Fund for reasonable wages lost to a maximum of
$700 per day or reasonable expenses incurred while acting as a member of the Board of
Trustees and attending the affairs of the Trust upon presentation of a claim thereof. All
expenses must be accompanied by a receipt.
Question being taken, the motion was carried with Councillors Farren and
Fullerton voting nay.
18. Adjournment
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
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FEBRUARY 5, 2013/LE 5 FÉVRIER 2013
RESOLVED that the Common Council meeting of
February 5, 2013 be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 7:35 p.m.
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FEBRUARY 5, 2013/LE 5 FÉVRIER 2013
SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 5 FÉVRIER 2013 À 19 H 30
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères
Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; M. Tompkins, avocat; greffier
communal adjoint
1. Ouverture de la séance
La séance est ouverte par le maire Norton à 19 h 30.
1.2 Comité plénier : Recommandation au sujet de la modification apportée à
l'Entente et Déclaration de fiducie pour le régime à risque partagé de The
City of Saint John
er
1.2.1 Entente et Déclaration de fiducie datée du 1 février 2013
M. Woods signale qu'il faut apporter une modification au paragraphe 2.4 de l'Entente et
Déclaration de fiducie pour assurer la cohérence de celle-ci tout au long du document.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le paragraphe 2.4 de l'article II,
intitulé Conseil d'administration, de l'Entente et Déclaration de fiducie pour le régime à
er
risque partagé de The City of Saint John datée du 1 février 2013 soit modifié comme
suit :
Les fiduciaires ne doivent percevoir aucune rémunération pour les services qu'ils
rendent dans le cadre de l'exercice des fonctions liées au Conseil d'administration et ils
doivent exercer ces fonctions sans indemnisation à même le Fonds, sauf s'il s'agit du
remboursement des pertes de salaire encourues telles qu'elles sont décrites au
paragraphe 3.4 et des dépenses raisonnables liées aux réunions tenues par les
fiduciaires et à la participation aux programmes de formation des fiduciaires
conformément au paragraphe 2.7.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère Fullerton vote
contre la proposition.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que l'alinéa 3.4b) de l'article II, intitulé
Conseil d'administration, de l'Entente et Déclaration de fiducie pour le régime à risque
er
partagé de The City of Saint John datée du 1 février 2013 soit modifié comme suit :
La Commission du régime de retraite doit payer toutes les dépenses, tous les coûts et
tous les frais raisonnables et nécessaires engagés par le Conseil d'administration dans
le cadre du maintien du Fonds ou il doit veiller au paiement de ceux-ci. Toutes les
dépenses engagées par les fiduciaires doivent être approuvées par eux et financées
depuis le Fonds à la condition qu'elles soient raisonnables, comme le définissent les
fiduciaires. En outre, ces dépenses doivent résulter des activités d'administration et de
placement du régime à risque partagé de The City of Saint John et du Fonds. Un
fiduciaire ou son employeur doivent se voir rembourser, depuis le Fonds, les pertes de
salaire raisonnables encourues, à concurrence de 700 $ par jour, ou les dépenses
raisonnables engagées en qualité de membre du Conseil d'administration et dans le
cadre de la gestion des affaires du Fonds sur présentation d'une demande de
remboursement. Toutes les dépenses doivent être accompagnées d'un reçu.
À l’issue du vote, la proposition est acceptée. Le conseiller Farren et la
conseillère Fullerton votent contre la proposition.
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18. Levée de la séance
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que la séance du conseil communal du
5 février 2013 soit levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 35.
Mayor / maire
Common Clerk / greffier communal adjoint