2013-02-04_Minutes--Procès verbal
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FEBRUARY 4, 2013/LE 4 FÉVRIER 2013
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – FEBRUARY 4, 2013 - 5:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon and
Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; J.
Hamilton, Commissioner Strategic Services; A. Poffenroth,
Deputy Commissioner; K. Clifford, Fire Chief; J. Taylor, Assistant
Common Clerk; and J. Beltrandi Chown, Administrative Assistant.
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and Reverend Dan Trecartin offered the
opening prayer.
2. Approval of Minutes
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the agenda of this meeting with
the addition of item 17.1 Committee of the Whole: Amendment to the Agreement and
Declaration of Trust for City of Saint John Shared Risk Plan; and item 17.2 Committee of
the Whole: Kennebecasis Park Water Supply Agreement, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
4. Disclosures of Conflict of Interest
The Mayor declared a conflict of interest regarding item 17.2 Committee of the Whole:
Kennebecasis Park Water Supply Agreement.
5. Consent Agenda
5.1
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2013-
014: Proposed Public Hearing Date Land Adjacent to 460 Latimore Lake Road,
Common Council schedule the public hearing for the rezoning application of Fundy Bay
Sand & Gravel Inc. (land adjacent to 460 Latimore Lake Road) for Monday, March 4,
2013 at 7:00 p.m. in the Council Chamber, and refer the application to the Planning
Advisory Committee for a report and recommendation.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that the recommendation set out in
item 5.1, M & C 2013 – 014: Proposed Public Hearing Date Land Adjacent to 460
Latimore Lake Road, be adopted.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
7.1 White Cane Week February 3rd to 9th, 2013
rdth
The Mayor proclaimed the week of February 3 to 9 2013 White Cane Week in the City
of Saint John.
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8. Delegations/Presentations
9. Public Hearings 7:00 P.M.
10. Consideration of By-laws
11. Submissions by Council Members
11.1 Use of City Water and Sewerage Lines (Councillor Strowbridge)
11.1.1 AMENDED - Use of City Water and Sewerage Lines
On motion of Councillor Strowbridge
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that item 11.1.1 Use of City Water and
Sewerage Lines (Councillor Strowbridge) be referred to the City Manager for a report
and recommendation.
Question being taken, the motion was carried.
11.2 Sidewalk on Loch Lomond Road (Councillor Strowbridge)
On motion of Councillor Strowbridge
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that item 11.2 Sidewalk on Loch
Lomond Road (Councillor Strowbridge), be referred to the City Manager for a report and
recommendation.
Question being taken, the motion was carried.
11.3 Flooding in Westgate Park (Councillor Farren)
On motion of Councillor Farren
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that item 11.3 Flooding in Westgate
Park (Councillor Farren), be referred to the City Manager for a report back to Council
which includes information on any Section 39 Conditions with which the Westgate Park
Development has not complied.
Question being taken, the motion was carried.
12. Business Matters - Municipal Officers
12.1 City Manager: Non-Connected Water / Sewerage Customers
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the submitted report entitled Non-
Connected Water / Sewerage Customers be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
12.2 City Manager: Software Agreement for Risk Management
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report Software Agreement for Risk Management, Council
approve the purchase of Risk Management software from ClearRisk Inc., and further
that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the agreements with
ClearRisk Inc. and Salesforce.com as submitted.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Fullerton
voting nay.
12.3 City Manager: Contract No. 2012-14 Asphalt Resurfacing - 2012 Update
On motion of Councillor McAlary
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Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the report M&C 2013-010:
Contract No. 2012-14 Asphalt Resurfacing - 2012 Update, be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
13. Committee Reports
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15. General Correspondence
16. Supplemental Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the supplemental agenda items
16.1 to 16.7 be lifted from the table.
Question being taken, the motion was carried.
16.1 M. Carpenter Letter - Request for Pedestrian Accident Statistics
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the request for pedestrian
accident statistics from M. Carpenter be referred to the City Manager for a reply from the
appropriate staff.
Question being taken, the motion was carried.
16.2 City Manager: Demolition of Fire-damaged, Vacant, Dilapidated and
Dangerous Building at 158-160 Winslow Street
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2013-016: Demolition of Fire-damaged, Vacant,
Dilapidated and Dangerous Building at 158-160 Winslow Street, Common Council direct
one or more of the Officers appointed and designated by Council for the enforcement of
the Saint John Unsightly Premises and Dangerous Buildings and Structures By-law, to
arrange for the demolition of the building at 158 and 160 Winslow Street (PID #362699),
in accordance with the applicable City purchasing policies.
Question being taken, the motion was carried.
16.3 City Manager: Traffic Lines and Markings - Service Delivery Options
Responding to a question, Mr. Edwards advised that the City uses the best latex paint
available on the market for painting the streets. He advised that in the colder parts of
North America it is a challenge to extend the life of the paint due to the corrosive impact
of salt and sand during the winter months.
Mr. O’Reilly stated that the main truck will have the capability to deploy traffic cones
when needed, which he noted would eliminate the need for a follow truck. He added that
the new truck would also allow paint to be applied in damper conditions.
Responding to a question, Mr. O’Reilly advised that the City completes approximately
$23,000 annually in road painting work for the Province, noting that with the new truck
would make it possible for the City to pursue contract line painting work in neighbouring
municipalities.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2013-015: Traffic Lines and Markings - Service
Delivery Options Common Council:
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1. Maintain the In-House delivery method for the Traffic Lines and Markings program;
2. Direct City staff to issue a Tender for the Paint Truck replacement; and
3. Direct City staff to have discussions with Local 18 respecting flexible working hours.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren
voting nay.
16.4 Ambulance New Brunswick Request to Present
On motion of Councillor MacKenzie
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the request to present from
Ambulance New Brunswick be referred to the Common Clerk to schedule.
Question being taken, the motion was carried.
16.5 Saint John Free Public Library Letter - Freedom To Read 2013
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the request from the Saint John
Free Public Library to have Freedom to Read Week from February 24 to March 2, 2013
be approved and that the Clerk’s office prepare the proclamation to be read at the
th
February 25, 2013 Council meeting.
Question being taken, the motion was carried.
16.6 Approval of Minutes - January 21, 2013
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on January 21, 2013, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
16.7 Approval of Minutes - Emergency meeting December 20, 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that the minutes of the emergency
meeting of Common Council, held on December 20, 2012, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
17. Committee of the Whole
17.1 Committee of the Whole: Amendment to Agreement and Declaration of Trust
for City of Saint John Shared Risk Plan
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that as recommended by Committee
of the Whole, having met on February 4th, 2013, Common Council amend Section 3.4(b)
of the Agreement and Declaration of Trust for City of Saint John Shared Risk Plan, dated
February 1, 2013 as follows:
The Pension Board shall pay or provide for the payment of all reasonable and necessary
expenses, costs and fees incurred by the Board of Trustees in connection with the
maintenance of the Fund. All expenses of the Trustees shall be approved by the
Trustees and shall be paid for by the Fund provided such expenses are reasonable as
determined by the Trustees and are incurred as a result of attending to the
administration and investment of the Saint John Shared Risk Plan (SRP) and the Fund.
A Trustee or their employer shall be reimbursed from the Fund for reasonable wages
lost to a maximum of $750 per day or reasonable expenses incurred while acting as a
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member of the Board of Trustees and attending to the affairs of the Trust upon
presentation of a claim thereof. All expenses must be accompanied by a receipt.
Question being taken, the motion was defeated with Councillors Farren,
Fullerton, Merrithew, Reardon and Strowbridge voting nay.
(Mayor Norton withdrew from the meeting)
(Deputy Mayor Rinehart assumed the chair)
17.2 Committee of the Whole: Kennebecasis Park Water Supply Agreement
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that as recommended by Committee
th
of the Whole, having met on February 4, 2013, Common Council accepts the offer set
st
out in the January 31, 2013 letter from Cox and Palmer on behalf of the town of
Rothesay and authorizes its execution by the Mayor and Common Clerk.
Question being taken, the motion was carried.
18. Adjournment
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the Common Council meeting of
February 4, 2013 be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Deputy Mayor declared the meeting adjourned at 6:45 p.m.
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 4 FÉVRIER 2013 À 17 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères
Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier; W. Edwards,
commissaire aux services de transport et d'environnement;
J. Hamilton, commissaire aux services stratégiques;
A. Poffenroth, commissaire adjointe; K. Clifford, chef du service
d'incendie; J. Taylor, greffier communal adjoint et J. Beltrandi-
Chown, adjointe administrative.
1. Ouverture de la séance, suivie de la prière
Le maire Norton ouvre la séance et le révérend Dan Trecartin récite la prière
d'ouverture.
2. Approbation du procès-verbal
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente séance
soit approuvé, moyennant l'ajout des points 17.1 Comité plénier : Modification apportée
à l'Entente et Déclaration de fiducie pour le régime à risque partagé de The City of Saint
John ; et 17.2 Comité plénier : Convention d'approvisionnement en eau relative au
parc Kennebecasis.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4. Divulgations de conflits d'intérêts
Le maire déclare être en conflit d'intérêts avec le point 17.2 Comité plénier : Convention
d'approvisionnement en eau relative au parc Kennebecasis.
5. Questions soumises à l'approbation du conseil
5.1
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2013-014 : Date proposée pour la tenue d'une audience publique concernant le
terrain adjacent au 460, chemin Latimore Lake, le conseil communal fixe la date de
l'audience publique relativement à la demande de rezonage déposée par Fundy Bay
Sand & Gravel Inc. (terrain adjacent au 460, chemin Latimore Lake) au
lundi 4 mars 2013 à 19 h, dans la salle du conseil, et que la demande soit soumise au
Comité consultatif d'urbanisme aux fins de présentation d'un rapport et de
recommandations.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que la recommandation formulée au point
5.1, M/C 2013 – 014 : Date proposée pour la tenue d'une audience publique concernant
le terrain adjacent au 460, chemin Latimore Lake, soit adoptée.
6. Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
7. Proclamation
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7.1 Semaine de la canne blanche du 3 au 9 février 2013
Le maire déclare la semaine du 3 au 9 février 2013 Semaine de la canne blanche dans
The City of Saint John.
8. Délégations et présentations
9. Audiences publiques à 19 h
10. Étude des arrêtés municipaux
11. Interventions des membres du conseil
11.1 Utilisation des canalisations d'eau et d'égouts de la Ville (conseiller
Strowbridge)
11.1.1 MODIFICATION – Utilisation des canalisations d'eau et d'égouts de la Ville
Proposition du conseiller Strowbridge
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que le point 11.1 Utilisation des
canalisations d'eau et d'égouts de la Ville (conseiller Strowbridge) soit transmis au
directeur général aux fins de préparation d'un rapport et d'une recommandation.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
11.2 Trottoirs du chemin Loch Lomond (conseiller Strowbridge)
Proposition du conseiller Strowbridge
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que le point 11.2 Trottoirs du chemin
Loch Lomond (conseiller Strowbridge) soit transmis au directeur général aux fins de
préparation d'un rapport et d'une recommandation.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
11.3 Inondations dans le parc Westgate (conseiller Farren)
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que le point 11.3 Inondations dans le
parc Westgate (conseiller Farren) soit transmis au directeur général pour que celui-ci
présente au conseil un rapport contenant des renseignements sur toutes les conditions
imposées par l'article 39 que le projet d'aménagement du parc Westgate n'a pas
respectées.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.1 Directeur général : Clients non reliés aux services d'eau et d'égouts
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que le rapport soumis intitulé Clients non
reliés aux services d'eau et d'égouts soit accepté à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12.2 Directeur général : Adoption du logiciel aux fins de gestion des risques
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Adoption du logiciel aux fins de gestion des
risques, le conseil approuve l'achat du logiciel de gestion des risques auprès de la
société ClearRisk Inc., et que le maire et la greffière communale soient autorisés à
signer les ententes avec ClearRisk Inc. et Salesforce.com telles qu'elles sont
présentées.
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À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère Fullerton vote
contre la proposition.
12.3 Directeur général : Contrat pour les travaux de resurfaçage d'asphalte pour
2012-2014 – Mise à jour 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que le rapport intitulé M/C 2013-
010 : Contrat pour les travaux de resurfaçage d'asphalte pour 2012-2014 – Mise à jour
2012 soit accepté à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13. Rapports déposés par les comités
14. Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du
conseil
15. Correspondance générale
16. Ordre du jour supplémentaire
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que les points 16.1 à 16.7 figurant à
l'ordre du jour supplémentaire soient soumis aux fins de discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.1 Lettre de M. Carpenter – Demande de statistiques portant sur les accidents
touchant les piétons
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que la demande de M. Carpenter en ce
qui concerne les statistiques portant sur les accidents touchant les piétons soit
transmise au directeur général pour que le personnel approprié apporte une réponse.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.2 Directeur général : Démolition d'un bâtiment endommagé par un incendie,
vacant, délabré et jugé dangereux aux 158-160 rue Winslow
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-016 : Démolition d'un bâtiment
endommagé par un incendie, vacant, délabré et jugé dangereux aux 158-
160 rue Winslow, le conseil communal mandate, par les présentes, un ou plusieurs
agents nommés et désignés par le conseil relativement à l'application de l'Arrêté relatif
aux lieux inesthétiques et aux bâtiments et constructions dangereux dans The City of
Saint John, en vue de démolir le bâtiment situé aux 158 et 160, rue Winslow
(NID 362699) conformément aux politiques en matière d'approvisionnement applicables
de The City of Saint John.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.3 Directeur général : Lignes de marquage routier – Options de prestation de
services
En réponse à une question, M. Edwards signale que la Ville utilise la meilleure peinture
au latex vendue sur le marché pour peindre le marquage au sol. Il signale que dans les
régions les plus froides d'Amérique du Nord, il est difficile de prolonger la durée de vie
de la peinture en raison des effets corrosifs du sel et du sable durant les mois d'hiver.
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M. O’Reilly déclare que grâce au camion principal, on pourra placer les cônes de
signalisation le cas échéant, sans qu'il y ait besoin d'utiliser un camion suiveur. Il ajoute
qu'avec le nouveau camion, on pourra appliquer la peinture par temps humide.
En réponse à une question, M. O’Reilly signale que la Ville effectue chaque année des
travaux de marquage routier s'élevant environ à 23 000 $ pour la province, et il fait
remarquer que grâce à ce nouveau camion, la Ville sera en mesure de mener des
travaux contractuels liés au traçage de lignes de circulation dans les municipalités
voisines.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-015 : Lignes de marquage routier –
Options de prestation de services, le conseil communal :
1. conserve la méthode de prestation de services « à l'interne » dans le cadre du
programme relatif aux lignes de marquage routier;
2. charge le personnel municipal de lancer un appel d'offres pour le remplacement du
camion-traceur;
3. charge le personnel municipal de s'entretenir avec la section locale 18 au sujet de
l'horaire flexible.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote
contre la proposition.
16.4 Demande soumise par Ambulance Nouveau-Brunswick en vue de faire une
présentation devant le conseil
Proposition du conseiller MacKenzie
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que la demande soumise par Ambulance
Nouveau-Brunswick visant à faire une présentation devant le conseil soit transmise à la
greffière communale pour qu'elle fixe une date.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.5 Lettre de la bibliothèque publique de Saint John – Lecture en toute
liberté 2013
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que la demande soumise par la
Bibliothèque publique de Saint John voulant que la Semaine de lecture en toute liberté
se déroule du 24 février au 2 mars 2013 soit approuvée et que le Bureau de la greffière
communal rédige la proclamation qui sera lue à la réunion du conseil du 25 février 2013.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.6 Approbation du procès-verbal de la séance tenue le 21 janvier 2013
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 21 janvier 2013 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.7 Approbation du procès-verbal de la réunion d'urgence tenue le
20 décembre 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Norton
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RÉSOLU que le procès-verbal de la séance
d'urgence du conseil communal tenue le 20 décembre 2012 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17. Comité plénier
17.1 Comité plénier : Modification apportée à l'Entente et Déclaration de fiducie
pour le régime à risque partagé de The City of Saint John
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 4 février 2013, le conseil communal modifie comme suit l'alinéa
3.4b) de l'Entente et Déclaration de fiducie pour le régime à risque partagé de The City
er
of Saint John datée du 1 février 2013 :
La Commission du régime de retraite doit payer toutes les dépenses, tous les coûts et
tous les frais raisonnables et nécessaires engagés par le Conseil d'administration dans
le cadre du maintien du Fonds ou il doit veiller au paiement de ceux-ci. Toutes les
dépenses engagées par les fiduciaires doivent être approuvées par eux et financées
depuis le Fonds à la condition qu'elles soient raisonnables, comme le définissent les
fiduciaires. En outre, ces dépenses doivent résulter des activités d'administration et de
placement du régime à risque partagé de The City of Saint John et du Fonds. Un
fiduciaire ou son employeur doivent se voir rembourser, depuis le Fonds, les pertes de
salaire raisonnables encourues, à concurrence de 750 $ par jour, ou les dépenses
raisonnables engagées en qualité de membre du Conseil d'administration et dans le
cadre de la gestion des affaires du Fonds sur présentation d'une demande de
remboursement. Toutes les dépenses doivent être accompagnées d'un reçu.
À l’issue du vote, la proposition est rejetée. Les conseillers Farren,
Merrithew, Strowbridge et les conseillères Fullerton et Reardon votent contre.
(Le maire Norton quitte la séance.)
(La mairesse suppléante Rinehart assume la présidence.)
17.2 Comité plénier : Convention d'approvisionnement en eau relative au
parc Kennebecasis
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 4 février 2013, le conseil communal accepte l'offre définie dans la
lettre datée du 31 janvier 2013 soumise par Cox and Palmer au nom de la Ville de
Rothesay et qu'il autorise le maire et la greffière communale à la signer.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
18. Levée de la séance
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que la séance du conseil communal du
4 février 2013 soit levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire suppléant déclare que la séance est levée à 18 h 45.
Mayor / maire
Common Clerk / greffier communal adjoint