2013-01-02_Minutes--Procès verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
JANUARY 2, 2013/LE 2 JANVIER 2013
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – JANUARY 2, 2013 - 6:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, and Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; A. Poffenroth, Deputy
Commissioner Building and Inspection Services; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; K.
Clifford, Fire Chief; J. Taylor, Assistant Common Clerk; K. Tibbits,
Administrative Assistant.
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and Reverend Eric Phinney of St. James the
Less Church offered the opening prayer.
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of November 30, 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on November 30, 2012, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
2.2 Minutes of December 1, 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 1, 2012, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
2.3 Minutes of December 3, 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on December 3, 2012, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the agenda of this meeting be
approved with the addition of item 17.1 Committee of the Whole: Appointments to
Committees and item 17.2 Committee of the Whole: Appointments to the Growth and
Development Service Area.
Question being taken, the motion was carried.
4. Disclosures of Conflict of Interest
5. Consent Agenda
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5.1 That the letter of thanks received from the YMCA-YWCA of Greater Saint John
be received for information.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the recommendation set out for
each consent agenda item respectively be adopted.
Question being taken, the motion was carried.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
12. Business Matters - Municipal Officers
12.1 City Manager: 2013 General Fund Operating Budget (Tabled Dec 17 2012)
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the 2013 General Fund Operating
Budget be lifted from the table.
Question being taken, the motion was carried.
Mr. Woods noted that the budget was prepared on the assumption of coversion to the
Shared Risk Pension Plan and a deferral from the province for pension payments,
adding that both of these have been approved. He noted that staff is in the process of
finalizing costs and making the necessary allocations in the budget.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the 2013 General Fund Operating
Budget be tabled to the meeting of January 7, 2013.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the open session meeting of
th
Common Council scheduled for Monday, January 7, 2013 convene at 5:00pm in the
Council Chamber.
Question being taken, the motion was carried.
12.2 City Manager: Digital Orthophotography Agreement With Surrounding
Municipalities
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2013-01: Digital Orthophotography Agreement
with Surrounding Municipalities, the City enter into a Digital Orthophotography
Agreement, generally in the form as submitted, with the municipalities of Grand Bay-
Westfield, Rothesay, Quispamsis and Hampton and that the Mayor and Common Clerk
be authorized to execute the said agreement on the City’s behalf.
Question being taken, the motion was carried.
13. Committee Reports
13.1 Canada Games Aquatic Centre Commission: Response regarding
Affordability
On motion of Councillor Farren
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
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RESOLVED that the submitted letter from the
Canada Games Aquatic Centre Comission dated November 28, 2012 be tabled.
Question being taken, the motion was carried.
16. Supplemental Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that items 16.1 and 16.2 of the
Supplemental Agenda be lifted from the table.
Question being taken, the motion was carried.
16.1 Planning Advisory Committee: Street Vesting (New signalized Intersection)
418-424 & 419-421 Rothesay Avenue
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that Common Council assent to one or
more subdivision plans, in general accordance with the submitted tentative subdivision
plans prepared by exp Services Inc., that would vest an approximate 23 square metre
portion of the property at 418-424 Rothesay Avenue and an approximate 13 square
metre portion of the property at 419-421 Rothesay Avenue, as part of the Rothesay
Avenue public street right of way, as well as to any necessary municipal services and
public utility easements concerning the construction of a proposed signalized
intersection at this location.
Question being taken, the motion was carried.
16.2 Pension Information Session (Councillor MacKenzie)
On motion of Councillor MacKenzie
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the City Manager be directed to
arrange a pension information session in collaboration with the City union
representatives, Susan Rowland of the Pension Task Force, and the Superintendent of
Pensions, for the benefit of the City’s past and present employees.
Question being taken, the motion was carried.
17. Committee of the Whole
17.1 Committee of the Whole: Recommended Appointments to Committees
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on January 2, 2013, the following appointments to
committees be made:
Rockwood Park Endowment Fund:
to appoint Patrick Grannan and Rebecca Atkinson
each for a three year term from January 2, 2013 to January 2, 2016.
Taxicab Review Committee:
to re-appoint Councillor Farren from January 2, 2013 until
the end of his current term on Council.
Enterprise Saint John:
to appoint Dr. Michael Simon for a three year term from
January 2, 2013 to January 2, 2016 as consistent with the Saint John Board of Trade’s
recommendation.
Taxicab Advisory Committee:
Notwithstanding the policy adopted by Common
Council on October 29, 2012 regarding appointments to agencies, boards and
commissions, Gary Williston and Mack Tobias be re-appointed each for an eight month
term from January 2, 2013 to September 2, 2013; Ralph Holyoke be appointed for an
eight month term from January 2, 2013 to September 2, 2013; and Heather Myers and
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Lorinda Arnold be appointed each for a two year term from January 2, 2013 to January
2, 2015.
Saint John Development Corporation:
Notwithstanding the policy adopted by
Common Council on October 29, 2012 regarding appointments to agencies, boards and
commissions, Daryl Wilson and Charles Swanton be appointed each for a one year term
from January 2, 2013 to January 2, 2014.
Question being taken, the motion was carried.
17.2 Committee of the Whole: Appointments to the Growth and Development
Service Area
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on January 2, 2013:
1. While retaining her position and responsibilities as Deputy Commissioner of Building
and Inspection Services, Amy Poffenroth be appointed by Council as the Acting
Commissioner of Growth and Development Services until such time that Council makes
a permanent appointment to the position of Commissioner of Growth and Development
Services, and that while serving as Acting Commissioner of Growth and Development
Services that Ms. Poffenroth be remunerated at Group 9, Step C of the Management
Pay Scale.
2. While retaining her position and responsibilities as Commissioner of Strategic
Services, Jacqueline Hamilton be appointed as Municipal Planning Director pursuant to
subsection 16(1) of the Community Planning Act on an acting basis until such time that
Council makes a permanent appointment to that office and that Ms. Hamilton's salary be
adjusted to Group 9, Step F of the Management Pay Scale.
Question being taken, the motion was carried.
18. Adjournment
On motion of Councillor Merrithew
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the meeting of January 2, 2013 be
adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 6:20 p.m.
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 2 JANVIER 2013 À 18 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Strowbridge et les conseillères
Fullerton et McAlary
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier;
A. Poffenroth, commissaire adjointe aux services d'inspection et
des bâtiments; W. Edwards, commissaire aux services de
transport et d'environnement; K. Clifford, chef du service
d'incendie; J. Taylor, greffier communal adjoint; K. Tibbits,
adjointe administrative.
1. Ouverture de la séance, suivie de la prière
La séance est ouverte par le maire Norton. Le révérend Eric Phinney, pasteur de l'église
St. James the Less, récite la prière d’ouverture.
2. Approbation du procès-verbal
2.1 Procès-verbal de la séance tenue le 30 novembre 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 30 novembre 2012 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
er
2.2 Procès-verbal de la séance tenue le 1 décembre 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
er
conseil communal tenue le 1 décembre 2012 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
2.3 Procès-verbal de la séance tenue le 3 décembre 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 3 décembre 2012 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente séance
soit approuvé, moyennant l'ajout des points 17.1 Comité plénier : Nominations pour
siéger aux comités et 17.2 Comité plénier : Nominations dans le secteur des services de
croissance et de développement.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4. Divulgations de conflits d'intérêts
5. Questions soumises à l'approbation du conseil
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5.1 Que la lettre reçue du YMCA-YWCA de la région du Grand Saint John soit
acceptée à titre informatif.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que la recommandation formulée pour
chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6. Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.1 Directeur général : Budget de fonctionnement du fonds d'administration de
2013 (point reporté de la séance du 17 décembre 2012)
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que le budget de fonctionnement du
fonds d'administration de 2013 soit soumis aux fins de discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
M. Woods fait remarquer que le budget a été préparé en vertu de l'hypothétique
conversion au régime de retraite à risque partagé et d'un report, par la province, des
paiements de pension. En outre, il ajoute que ces deux mesures ont été approuvées. Il
fait remarquer que le personnel est sur le point de déterminer les coûts et d'allouer les
fonds nécessaires au sein du budget.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le budget de fonctionnement du
fonds d'administration de 2013 soit reporté à la réunion du 7 janvier 2013.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que la séance publique du conseil
communal fixée au lundi 7 janvier 2013 débute à 17 h dans la salle du conseil.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12.2 Directeur général : Entente sur l'orthophotographie numérique avec les
municipalités environnantes
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2013-01 : Entente sur l'orthophotographie
numérique avec les municipalités environnantes, The City of Saint John conclue une
entente sur l'orthophotographie numérique, laquelle doit essentiellement respecter les
conditions énoncées, avec les municipalités de Grand Bay-Westfield, de Rothesay, de
Quispamsis et d'Hampton, et que le maire et la greffière communale soient autorisés à
signer ladite entente au nom de la Ville.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13. Rapports déposés par les comités
13.1 Réponse de la Commission du Centre aquatique des Jeux du Canada
concernant l'abordabilité
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Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que la lettre soumise par la Commission
du Centre aquatique des Jeux du Canada et datée du 28 novembre 2012 soit reportée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16. Ordre du jour supplémentaire
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que les points 16.1 et 16.2 de l'ordre du
jour supplémentaire soit soumis aux fins de discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.1 Comité consultatif d'urbanisme : Dévolution de terrains à titre de rue
(nouvelle intersection signalisée) visant les 418-424 et les 419-421,
avenue Rothesay
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que le conseil communal donne son
assentiment à un ou plusieurs plans de lotissement, comme il est indiqué de façon
générale dans les plans de lotissement provisoires présentés par exp Services Inc., qui
permettraient la dévolution d'une parcelle située aux 418-424, avenue Rothesay, d'une
superficie d'environ 23 mètres carrés, et d'une parcelle située aux 419-
421, avenue Rothesay, d'une superficie d'environ 13 mètres carrés, en tant que droit de
passage sur une rue publique (dans le cas présent, il s'agit de l'avenue Rothesay), ainsi
que de toute servitude aux fins de services municipaux et d'utilité publique dans le cadre
de la construction d'une intersection signalisée à cet endroit.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.2 Séance d'information sur les pensions (conseiller MacKenzie)
Proposition du conseiller MacKenzie
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que le directeur général soit chargé
d'organiser une séance d'information sur les pensions en collaboration avec les
représentants syndicaux de la Ville, avec Susan Rowland, du Groupe de travail sur les
pensions, et avec la surintendante des pensions, pour les employés municipaux, passés
et actuels.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17. Comité plénier
17.1 Comité plénier : Recommandations de nominations pour siéger aux
comités
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 2 janvier 2013, on procède aux nominations suivantes pour
siéger aux comités :
Fonds de dotation du parc Rockwood :
La nomination de Patrick Grannan et de
Rebecca Atkinson pour un mandat de trois ans chacun allant du 2 janvier 2013 au
2 janvier 2016.
Comité d'examen de l'industrie des taxis :
Le renouvellement de la nomination du
conseiller Farren pour un mandat allant du 2 janvier 2013 jusqu'à la fin de son mandat
actuel au sein du conseil.
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Enterprise Saint John :
La nomination De M. Micheal Simon pour un mandat de trois
ans allant du 2 janvier 2013 au 2 janvier 2016, conformément à la recommandation faite
par la Chambre de commerce de Saint John.
Comité consultatif sur les taxis :
Nonobstant la politique adoptée par le conseil
communal en date du 29 octobre 2012 au sujet des nominations aux agences, aux
conseils d'administration et aux commissions, que Gary Williston et Mack Tobias soient
nommés à nouveau pour un mandat de huit mois chacun allant du 2 janvier 2013 au
2 septembre 2013, que Ralph Holyoke soit nommé pour un mandat de huit mois allant
du 2 janvier 2013 au 2 septembre 2013, et qu'Heather Myers et Lorinda Arnold soient
nommées pour un mandat de deux ans chacune allant du 2 janvier 2013 au
2 janvier 2015.
Société de développement de Saint John :
Nonobstant la politique adoptée par le
conseil communal en date du 29 octobre 2012 au sujet des nominations aux agences,
aux conseils d'administration et aux commissions, que Daryl Wilson et Charles Swanton
soient nommés pour un mandat d'un an chacun allant du 2 janvier 2013 au
2 janvier 2014.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17.2 Comité plénier : Nominations dans le secteur des services de croissance et
de développement
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 2 janvier 2013 :
1. Amy Poffenroth, laquelle conservera son poste et ses responsabilités de commissaire
adjointe aux services d'inspection et des bâtiments, soit nommée par le conseil au poste
de commissaire aux services de croissance et de développement par intérim jusqu'à ce
que le conseil nomme de façon permanente une personne à ce poste, et qu'en sa
qualité de commissaire intérimaire aux services de croissance et de développement,
me
M Poffenroth reçoive une rémunération correspondant à l'échelon C du groupe 9 de
l'échelle de rémunération des cadres.
2. Jacqueline Hamilton, laquelle conservera son poste et ses responsabilités de
commissaire des services stratégiques, soit nommée, à titre de remplaçante, directrice
municipale d'urbanisme conformément au paragraphe 16(1) de la Loi sur l'urbanisme
jusqu'à ce que le conseil nomme de façon permanente une personne à ce poste. Il est
e
en outre résolu que le salaire de M Hamilton soit ajusté pour correspondre à l'échelon F
du groupe 9 de l'échelle de rémunération des cadres.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
18. Levée de la séance
Proposition du conseiller Merrithew
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que la séance du 2 janvier 2013 soit
levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire déclare que la séance est levée à 18 h 20.
Mayor / maire
Common Clerk / greffier communal