2012-12-17_Minutes--Procès verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – DECEMBER 17, 2012 - 6:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon, Snook and
Strowbridge
- and -
K. Forrest, Commissioner of Growth and Development/Acting
City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; K.
Clifford, Fire Chief; J. Hamilton, Commissioner Strategic
Services; M. King, Police Staff Sgt.; J. Taylor, Assistant Common
Clerk; J. Beltrandi Chown, Administrative Assistant.
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and Councillor Snook offered the opening
prayer.
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the agenda of this meeting be
approved with the addition of items 16.11 City Manager: Rockingstone Estates
Subdivision – Phase 2; 16.12 Commissioner of Finance and Administrative Services:
Authority to Expend Funds; 17.1 Committee of the Whole: Staffing in the Finance
Department; 17.2 Committee of the Whole: Arrears in Payment Under Lease; and 17.3
Committee of the Whole: Purchase of Permanent LTD Coverage.
Question being taken, the motion was carried.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
10. Consideration of By-laws
10.1 Third Reading Proposed Zoning By-Law Amendment 12 Fern St
10.1.1 Section 39 Conditions
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the by-law entitled “By-Law
Number C.P. 110-205, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John” by
re-zoning a parcel of land with an area of approximately 447 Square metres, located at
12 Fern Street, also identified as being PID number 55166029, from “R-2” One and Two
Family Residential to “R-4” Four Family Residential classification, be read.
Question being taken, the motion was carried.
The By-Law entitled, “By-Law Number C.P. 110-205, A Law to Amend the Zoning By-
Law of The City of Saint John, was read in its entirety.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that, pursuant to the provisions of
Section 39 of the Community Planning Act, the proposed re-zoning of a parcel of land
with an area of approximately 447 square metres, located at 12 Fern Street, also
identified as being PID number 55166029, be subject to the condition that the number of
dwelling units within the building be limited to a maximum of three.
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor Merrithew
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the by-law entitled “By-Law
Number C.P. 110-205, A Law to Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John” by
re-zoning a parcel of land with an area of approximately 447 square metres, located at
12 Fern Street, also identified as being PID number 55166029, from “R-2” One and Two
Family Residential to “R-4” Four Family Residential classification, be read a third time,
enacted, and the Corporate Common Seal affixed thereto.
Question being taken, the motion was carried.
Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law Number C.P. 110-205, A Law to
Amend the Zoning By-Law of The City of Saint John.”
15. General Correspondence
15.1 Celebration of National Canoe Day – June 15, 2013
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the request for $1000 to support
the celebration of National Canoe Day be referred to the City Manager.
Question being taken, the motion was carried.
16. Supplemental Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that items 16.1 to 16.11 be lifted from
the table.
Question being taken, the motion was carried.
16.1 Third Reading Proposed Fire Protection By-Law
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the by-law entitled “By-Law
Number M-34, A By-Law Respecting Fire Protection in The City of Saint John”,
respecting the appointment of Fire Prevention Officers; performance of fire prevention
inspections; issuance of orders to property owners; and fines for failure to comply under
this by-Law, be read.
Question being taken, the motion was carried.
The By-Law entitled, “By-Law Number M-34, A By-Law Respecting Fire Protection in
The City of Saint John”, was read in its entirety.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that the by-law entitled “By-Law
Number M-34, A By-Law Respecting Fire Protection in The City of Saint John”,
respecting the appointment of Fire Prevention Officers; performance of fire prevention
inspections; issuance of orders to property owners; and fines for failure to comply under
this by-Law, be read a third time, enacted, and the Corporate Common Seal affixed
thereto.
Question being taken, the motion was carried.
Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law Number M-34, A By-Law
Respecting Fire Protection in The City of Saint John”,
16.2 Commissioner of Finance and Administrative Services: 2013 Insurance
Renewal
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the
Commissioner of Finance and Administrative Services in the submitted report 2013
Insurance Renewal Council accept the insurance package offered by our Agent of
Record, Hub International Atlantic Limited (formerly Huestis Commercial Insurance), and
approves payments as follow:
Insurance Premiums of $ 1,011,192
Agreed Agency Fee of $ 19,850
Payable to Hub International Atlantic Limited $ 1,031,042
Question being taken, the motion was carried.
16.3 City Manager: Harbour Clean-Up - Sanitary Lift Station #31 Rights of Way
Former Mill Street - PIDs # 55176762 and 55118681
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-300: Harbour Clean-Up - Sanitary Lift
Station #31 Rights of Way Former Mill Street - PIDs # 55176762 and 55118681:
1. That The City of Saint John acquire:
A) a right of way over a portion of lands designated PID # 55176762 from J.D. Irving,
Limited, and
B) a right of way over lands designated PID # 55118681 from Bridge Road Properties
Limited (leased to T.S. Simms & Co. Limited), for the sum of $19,197.50 (plus HST if
applicable), upon the terms and conditions contained in the "Memorandum of
Agreement" attached to M&C 2012-300; and,
2. That the Mayor and Common Clerk execute the Memorandum of Agreement and all
documentation required to complete the contemplated purchase.
Question being taken, the motion was carried.
16.4 City Manager: Estate of John Douglas Hazen - Red Head Road
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report Estate of John Douglas Hazen - Red Head Road the
City gratefully accept the bequest of land from the Estate of John Douglas Hazen and
that the Common Clerk convey the City's thanks to the Executor.
Question being taken, the motion was carried.
(Councillor Merrithew withdrew from the meeting)
16.5 City Manager: Proposed Public Hearing Date - 78 Prince William Street
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-301: Proposed Public Hearing Date - 78
Prince William Street Common Council schedule the public hearing for the rezoning
application of Hazen Investments Limited (78 Prince William Street) for Monday, January
28, 2013 at 7:00 p.m. in the Council Chamber, and refer the application to the Planning
Advisory Committee for a report and recommendation.
Question being taken, the motion was carried.
(Councillor Merrithew re-entered the meeting)
16.6 City Manager: Engagement of Engineering Consultants - 2013 Capital
Program
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-299: Engagement of Engineering
Consultants - 2013 Capital Program notwithstanding the City's Policy for the
Procurement of Goods, Services and Construction, Common Council authorize staff to
conduct negotiations for the engagement of engineering consultants to carry out design
and construction management services for the 2013 Water & Sewerage Utility Fund and
General Fund Capital Programs with the proposed consultants identified in the Table "A"
Engineering Consultant Engagements.
Councillors Fullerton, Farren and Reardon expressed concerns that this resolution would
open the door to granting tenders without following proper procedure in the future.
Responding to a question, Mr. Edwards stated that Section 27 of the Public Purchasing
Act of the lists some exemptions from the act which include engineers, land surveyors,
accountants, lawyers and local practitioners. He explained that the rationale for staff’s
recommendation is that the City has experience dealing with practically every consulting
agency in the Maritime Provinces, noting that the selected companies have the precise
expertise and will offer the best price due to efficiencies stemming from previous projects
and knowledge with the City.
Mr. Edwards advised that the fees are not to exceed the minimum permitted by the
Association of Professional Engineers in the Province of New Brunswick. He confirmed
that after the price is negotiated he would be returning to council with a
recommendation.
Question being taken, the motion was defeated with Councillors Farren,
Fullerton, MacKenzie, Merrithew, Reardon, Snook and Strowbridge.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the projects specified in the
submitted report from the City Manager entitled Engagement of Engineering Consultants
- 2013 Capital Program be sent to public tender.
Question being taken, the motion was carried with Councillors McAlary and Norton and
Deputy Mayor Rinehart voting nay.
16.7 City Manager: Agreement for the Provision of Mobile Cellular Devices
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report Agreement for the Provision of Mobile Cellular Devices:
1. The City accept the proposal dated October 25th, 2012 submitted by Rogers
Communications in response to Request for Proposal 2012-580502P for the
establishment of a three (3) year supply agreement for wireless service; and
2. The Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary documents.
Question being taken, the motion was carried.
16.8 City Manager: Mispec Park Shore Remediation and Protection -
Recommendation for Award of Construction Tender (2012-081804T)
On motion of Councillor Strowbridge
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-295: Mispec Park Shore Remediation and
Protection - Recommendation for Award of Construction Tender (2012-081804T):
1. Common Council award Bid No. 2012-081804T: Mispec Park Shore Remediation and
Protection to the low bidder, Galbraith Construction Ltd., for the tendered price of
$227,265.00 plus HST;
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2. The Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary documents for
the construction Contract;
3. Common Council pre-approve $256,809.45 in the 2013 Capital Budget of which
$227,265.00 will be submitted to the New Brunswick Department of Public Safety
(NBDPS) for reimbursement under the Disaster Financial Assistance Program (DFAP),
with the balance being paid by the City of Saint John in the amount of $29,544.45 (HST
portion of tendered price excluding HST rebate); and
4. Common Council consider including an additional budget of $45,000 for Mispec Park
in the 2013 operating budget based on the enhanced submission from Parks & City
Landscape.
Question being taken, the motion was carried.
16.9 King Street East Property Owners - Request to Present
(Mayor Norton withdrew from the meeting)
(Deputy Mayor Rinehart assumed the chair)
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the request to present from King
Street East property owners be referred to Planning through the City Manager for a
report to Council including previous minutes on the subject; and further that it be referred
to the Clerk for scheduling.
Question being taken, the motion was carried.
(Mayor Norton assumed the Chair)
16.10 City Manager: 2013 General Fund Operating Budget (Tabled from Dec 13,
2012)
The Mayor advised that a Council meeting will be held mid-week to address the
operating budget as the city is awaiting information regarding the shared risk pension
plan and long term disability (LTD) benefits.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the report entitled 2013 General
Fund Operating Budget be tabled.
Question being taken, the motion was carried.
16.11 City Manager: Rockingstone Estates Subdivision – Phase 2
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-303: Rockingstone Estates Subdivision –
Phase 2 Council adopt the following resolution:
th
The Subdivision Agreement dated the 18 day of September, 2008 between The City of
Saint John and 617609 N.B. Inc. be amended so as to delete the obligation of the
Developer to construct the portion of Bridgeview Court commencing at the prolongation
southwardly of the western sideline of land identified as “Trustee Lands” which lands lie
between Lot 08-02 and Lot 08-03 on the Tentative Subdivision Plan attached to the
aforesaid Subdivision Agreement, and proceeding in an eastwardly direction
approximately 44.5 metres to its eastern termination;
AND FURTHER BE IT RESOLVED that the $39,000.00 security amount received by the
City be returned to 617609 N.B. Inc.
Councillor Farren stated that this developer has not followed through on conditions set
by the previous Council and he did not believe the developer should be refunded the
security amount.
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren
voting nay.
16.12 Commissioner of Finance and Administrative Services: Authority to Expend
Funds
Mr. Yeomans stated that the 2013 General Fund Operating budget has not been
approved and if an operating budget is not adopted prior to 2013 there would be no
authority for him to pay bills, leases or wages. He explained that the motion in the
submitted report would give him the authority to continue to make payments that are
required by contract until such time that the 2013 operating budget is approved.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the following resolution be
adopted, namely:
WHEREAS the 2013 General Fund Operating and Capital Budgets for the City of Saint
John have not yet been approved by Common Council; and
WHEREAS expenditures will be required in the normal course of the municipality’s
continuing operation prior to the approval of the 2013 Operating and Capital Budgets;
NOW THEREFORE BE IT RESOLVED as follows:
a) That the City Manager is hereby authorized to approve expenditures not
exceeding $25,000 where provision for such expenditures would normally be
contained in the municipality’s Operating or Capital Budget; and
b) That the Treasurer is hereby authorized to make payments:
i) As required to meet the City’s pre-existing or continuing obligations;
ii) To boards, commissions or other organizations to which the City has pre-
existing or continuing obligations or which in the Treasurer’s opinion are
necessary to ensure the continued fiscally prudent and efficient day to
day operations of such boards, commissions or organizations;
during the period concluding with the Council’s approval of the 2013 General Fund
Operating and Capital Budgets.
Question being taken, the motion was carried.
17. Committee of the Whole
17.1 Committee of the Whole: Staffing in the Finance Department
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole the City Manager be authorized to fill on a permanent basis the
vacancies resulting from the retirement of the Finance Clerk, the Payroll Administrator,
and the Accounting Supervisor; and be authorized to hire a casual employee at the entry
level of Administrative Assistant for a period ending not later than August 31, 2013.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren
voting nay.
17.2 Committee of the Whole: Arrears in Payment Under Lease
On motion of Councillor Merrithew
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, the City distrain for rent due and in arrears from 662677 N.B.
Inc. for rental of Parcel A and Lot 12-01 at Reversing Falls, Bridge Road, Saint John,
NB; direct the Commissioner of Finance to engage such services as necessary to effect
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such distraint and authorize the Mayor and Common Clerk to execute any necessary
documentation with respect to the distress.
Question being taken, the motion was carried with Councillor McAlary
voting nay.
17.3 Committee of the Whole: Purchase of “Permanent” LTD Coverage
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole the City Engage Owen McFayden for the following purposes:
1) Their proceeding on an urgent basis to seek quotes from invited providers for
interim or bridging Long Term Disability (LTD) coverage for City employees until
more ‘permanent’ LTD coverage is put in place, and
2) Their assisting the City in developing a public advertisement for the purchase of
LTD coverage commencing with the conclusion of the aforesaid bridging LTD
coverage, and their assistance in evaluating the responses received to such
public advertisement; and
Further be it resolved that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute
the necessary documentation.”
Question being taken, the motion was carried.
18. Adjournment
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that the December 17, 2012 meeting
be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 8:15 p.m.
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 17 DÉCEMBRE 2012 À 18 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook, Strowbridge et les
conseillères Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
K. Forrest, directeur général par intérim; J. Nugent, avocat
municipal; G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier;
W. Edwards, commissaire aux services de transport et
d'environnement; K. Clifford, chef du service d'incendie;
J. Hamilton, commissaire aux services stratégiques; M. King,
sergent d'état-major du service de police; J. Taylor, greffier
communal adjoint; J. Beltrandi Chown, adjointe administrative.
1. Ouverture de la séance, suivie de la prière
La séance est ouverte par le maire Norton, et le conseiller Snook récite la prière
d'ouverture.
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente réunion
soit adopté, moyennant l'ajout des points 16.11 Directeur général : Lotissement
Rockingstone Estates – Phase 2; 16.12 Commissaire aux services financiers et
administratifs : Autorisation de dépense de fonds; 17.1 Comité plénier : Dotation en
personnel au sein du Service des finances; 17.2 Comité plénier : Paiements arriérés
dans le cadre du bail; et 17.3 Comité plénier : Achat d'une protection permanente en
vertu du régime d'assurance-invalidité de longue durée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6. Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
10. Étude des arrêtés municipaux
10.1 Troisième lecture du projet de modification de l'Arrêté de zonage visant le
12, rue Fern
10.1.1 Conditions imposées par l'article 39
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-
205 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John » relativement au rezonage
d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 447 mètres carrés, située au
12, rue Fern, et inscrite sous le NID 55166029, afin de faire passer la classification s'y
rapportant de zone résidentielle – habitations unifamiliales et bifamiliales « R-2 » à zone
résidentielle – habitations de quatre logements « R-4 », fasse l'objet d'une lecture.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
L'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-205 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of
Saint John » est lu intégralement.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU qu'en vertu des dispositions prévues à
l'article 39 de la Loi sur l'urbanisme, le rezonage proposé d'une parcelle de terrain située
au 12, rue Fern, d'une superficie d'environ 447 mètres carrés et inscrite sous le
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NID 55166029, soit assujetti à la condition selon laquelle le nombre de logements soit
limité à un maximum de trois.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition du conseiller Merrithew
Appuyée par le conseiller Snook
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-
205 modifiant l'Arrêté de zonage de The City of Saint John » relativement au rezonage
d'une parcelle de terrain d'une superficie approximative de 447 mètres carrés, située au
12, rue Fern, et inscrite sous le NID 55166029, afin de faire passer la classification s'y
rapportant de zone résidentielle – habitations unifamiliales et bifamiliales « R-2 » à zone
résidentielle – habitations de quatre logements « R-4 », fasse l'objet d'une troisième
lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté n C.P. 110-205 modifiant l'Arrêté
de zonage de The City of Saint John ».
15. Correspondance générale
15.1 Célébration de la Journée nationale du canot, le 15 juin 2013
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que la demande de subvention de
1 000 $ visant à soutenir la célébration Journée nationale du canot soit transmise au
directeur général.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16. Ordre du jour supplémentaire
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que les points 16.1 à 16.11 soient soumis
aux fins de discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.1 Troisième lecture du projet d'arrêté sur la protection contre les incendies
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n M-34,
Arrêté concernant la protection contre les incendies de The City of Saint John »,
relativement à la nomination d'agents de la prévention des incendies; à la conduite
d'inspections pour la prévention des incendies; à la délivrance d'ordonnances aux
propriétaires fonciers; et la mise en place d'amendes pour défaut de se conformer audit
arrêté, fasse l'objet d'une lecture.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
L'arrêté intitulé « Arrêté n M-34, Arrêté concernant la protection contre les incendies de
The City of Saint John » est lu intégralement.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
o
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté n M-34,
Arrêté concernant la protection contre les incendies de The City of Saint John »,
relativement à la nomination d'agents de la prévention des incendies; à la conduite
d'inspections pour la prévention des incendies; à la délivrance d'ordonnances aux
propriétaires fonciers; et la mise en place d'amendes pour défaut de se conformer audit
arrêté, fasse l'objet d'une troisième lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau
communal y soit apposé.
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté n M-34, Arrêté concernant la
protection contre les incendies de The City of Saint John ».
16.2 Commissaire aux services financiers et administratifs : Renouvellement
d'assurance pour 2013
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le
commissaire aux services financiers et administratifs dans le rapport soumis intitulé
Renouvellement d'assurance pour 2013, le conseil accepte l'offre d'assurance faite par
notre agent réalisateur Hub International Atlantic Limited (anciennement Huestis
Commercial Insurance), et approuve les paiements comme suit :
Primes d'assurance de 1 011 192 $
Frais d'agence établis à 19 850 $
Payable à Hub International Atlantic Limited 1 031 042 $
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
16.3 Directeur général : Nettoyage du port – Station de relèvement sanitaire n 31,
emprise de l'ancienne rue Mill (NID 55176762 et 55118681)
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-300 : Nettoyage du port – Station de
o
relèvement sanitaire n 31, emprise de l'ancienne rue Mill (NID 55176762 et 55118681) :
1. The City of Saint John acquière :
A) une emprise sur une partie des biens-fonds désignés sous le NID 55176762 auprès
de J.D. Irving, Limited;
B) une emprise sur les biens-fonds portant le 55118681 auprès de Bridge Road
Properties Limited (loués à T.S. Simms & Co. Limited), pour la somme de 19 197,50 $
(TVH en sus le cas échéant), conformément aux modalités énoncées dans le protocole
d'entente joint au rapport M/C 2012-300;
2. le maire et la greffière communale signent le protocole d'entente et tous les
documents requis pour conclure l'achat prévu.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.4 Directeur général : Succession de John Douglas Hazen – Chemin Red Head
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Succession de John Douglas Hazen –
Chemin Red Head, la Ville accepte avec reconnaissance le legs de terrain des héritiers
de John Douglas Hazen et que la greffière communale transmette les remerciements de
la Ville à l'exécuteur testamentaire.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
(Le conseiller Merrithew quitte la séance.)
16.5 Directeur général : Date proposée pour l'audience publique visant le 78,
rue Prince William
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-301 : Date proposée pour l'audience
publique visant le 78, rue Prince William, le conseil communal fixe la date de l'audience
publique relative à la demande de rezonage d'Hazen Investments Limited
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
(78, rue William Prince), au lundi 28 janvier 2013, à 19 h, dans la salle du conseil, et que
la demande soit soumise au Comité consultatif d'urbanisme aux fins de présentation
d'un rapport et de recommandations.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
(Le conseiller Merrithew se joint de nouveau à la réunion.)
16.6 Directeur général : Nomination d'ingénieurs-conseils relativement au
programme d'immobilisations de 2013
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-299 : Nomination d'ingénieurs-conseils
relativement au programme d'immobilisations de 2013, nonobstant la politique
d'approvisionnement en biens, en services et en travaux de construction de la Ville, le
conseil autorise le personnel à entretenir des négociations visant l'engagement
d'ingénieurs-conseils pour effectuer les services de gestion en matière de conception et
de construction en vertu des programmes de fonds d'immobilisations relatifs au service
d'aqueduc et d'égouts et à l'administration pour 2013, et que ces experts-conseils soient
choisis à même le tableau « A » des services d'experts-conseils.
Le conseiller Farren et les conseillères Fullerton et Reardon se disent préoccupés par le
fait que cette résolution puisse à l'avenir permettre l'attribution de contrats, à la suite
d'appels d'offres, sans avoir à suivre la procédure appropriée.
En réponse à une question, M. Edwards déclare que l'article 27 de la Loi sur les achats
publics énumère plusieurs exemptions, dont notamment les ingénieurs, les arpenteurs,
les comptables, les avocats et les professionnels de la santé. Il explique que la raison
d'être des recommandations du personnel est que la Ville a l'habitude de traiter avec
presque toutes les sociétés de conseil des provinces maritimes et fait remarquer que les
sociétés retenues ont justement l'expérience requise et qu'elles proposeront le meilleur
prix grâce à l'efficacité et aux connaissances qu'elles ont pu obtenir dans le cadre des
précédents projets menés pour la Ville.
M. Edwards signale que les honoraires ne doivent pas descendre en deçà du minimum
établi par l'Association des ingénieurs et des géoscientifiques du Nouveau-Brunswick. Il
confirme qu'une fois le tarif est négocié, il retournerait devant le conseil pour lui
soumettre une recommandation.
À l’issue du vote, la proposition est rejetée. Les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Snook, Strowbridge et les conseillères Fullerton et Reardon
votent contre.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que les projets stipulés dans le rapport
soumis par le directeur général et intitulé Nomination d'ingénieurs-conseils relativement
au programme d'immobilisations de 2013 fassent l'objet d'une adjudication publique.
À l’issue du vote, la proposition est acceptée. La conseillère McAlary, le conseiller
Norton et la mairesse suppléante Rinehart votent contre.
16.7 Directeur général : Entente relative à l'approvisionnement de téléphones
cellulaires
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Entente relative à l'approvisionnement de
téléphones cellulaires :
1. la Ville accepte la proposition, datée du 25 octobre 2012, soumise par Rogers
Communications à la suite de la demande de proposition 2012-580502P relative à la
conclusion d'une entente d'approvisionnement de trois (3) ans pour des services sans fil;
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2. le maire et la greffière communale soient autorisés à signer les documents
contractuels nécessaires.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.8 Directeur général : Restauration et protection de la rive du parc Mispec –
Recommandation pour l'attribution du contrat de construction (2012-081804T)
Proposition du conseiller Strowbridge
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-295 : Restauration et protection de la
rive du parc Mispec – Recommandation pour l'attribution du contrat de construction
(2012-081804T) :
o
1) le conseil communal attribue le contrat n 2012-081804T : Restauration et protection
de la rive du parc Mispec au soumissionnaire le moins-disant, à savoir Galbraith
Construction Ltd., au prix offert de 227 265 $, TVH en sus;
2. le maire et la greffière communale soient autorisés à signer les documents
nécessaires dans le cadre du contrat de construction;
3. le conseil communal approuve au préalable l'allocation de 256 809,45 $ depuis le
budget d'immobilisations de 2013, dont 227 265 $ seront soumis au ministère de la
Sécurité publique du Nouveau-Brunswick (MSPNB) aux fins de dédommagement dans
le cadre du Programme d'aide financière en cas de catastrophe, et la somme restante, à
savoir 29 544,45 $ (montant de la TVH se rapportant au prix soumissionné, à l'exclusion
du remboursement de la TVH) sera payée par The City of Saint John;
4. le conseil communal envisage d'inclure des crédits supplémentaires s'élevant à
45 000 $ pour le parc Mispec dans le budget de fonctionnement de 2013 sur la base de
la soumission plus élevée faite par Parks & City Landscape.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.9 Demande soumise par des propriétaires de la rue King Est de se présenter
devant le conseil
(Le maire Norton quitte la séance.)
(La mairesse suppléante Rinehart assume la présidence.)
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que la demande soumise par les
propriétaires fonciers de la rue King Est visant à effectuer une présentation soit soumise
au Comité consultatif d'urbanisme, par l'intermédiaire du directeur général, aux fins de
présentation d'un rapport au conseil, y compris les précédents procès-verbaux à cet
égard. Il est en outre résolu que la demande soit transmise à la greffière communale
pour qu'elle fixe une date de présentation.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
(Le maire Norton assume la présidence.)
16.10 Directeur général : Budget de fonctionnement du fonds d'administration de
2013 (point reporté de la séance du 13 décembre 2012)
Le maire signale qu'une des réunions du conseil aurait lieu en milieu de semaine et
portera sur le budget de fonctionnement étant donné que la Ville attend de recevoir de
l'information au sujet des prestations du régime de retraite à risque partagé et du régime
d'assurance-invalidité de longue durée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que le rapport intitulé Budget de
fonctionnement du fonds d'administration de 2013 soit reporté.
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À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16.11 Directeur général : Lotissement Rockingstone Estates – Phase 2
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-303 : Lotissement Rockingstone
Estates – Phase 2, le conseil communal adopte les résolutions suivantes :
le contrat de lotissement daté du 18 septembre 2008 conclu entre The City of Saint John
et 617609 N.B. Inc. soit modifié afin de supprimer l'exigence voulant que le promoteur
construise le tronçon de la cour Bridgeview, commençant à partir du prolongement du
côté sud de la limite latérale ouest des terrains nommés « Terrains du fiduciaire »,
lesquels se situent entre le lot 08-02 et le lot 08-03 sur le plan provisoire de lotissement
joint audit contrat de lotissement, et continuant à l'est sur environ 44,5 mètres jusqu'à sa
jonction avec son extrémité est.
IL EST EN OUTRE RÉSOLU que la somme de 39 000 $ correspondant au dépôt de
garantie et reçue par la Ville soit rendue à 617609 N.B. Inc.
Le conseiller Farren déclare que le promoteur n'a pas respecté les conditions imposées
par le précédent conseil et il ne pense pas qu'on devrait lui rendre le montant du dépôt
de garantie.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote
contre la proposition.
16.12 Commissaire aux services financiers et administratifs : Autorisation de
dépense de fonds
M. Yeomans déclare que le budget de fonctionnement du fonds d'administration de 2013
n'a pas été approuvé et annonce que s'il n'est pas approuvé avant 2013, il n'aurait pas
l'autorité nécessaire pour payer les factures, les baux ou les salaires. Il explique que la
motion contenue dans le rapport soumis lui procurerait l'autorité pour continuer à
effectuer les paiements requis contractuellement jusqu'à ce que le budget de
fonctionnement de 2013 soit approuvé.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que la résolution suivante soit adoptée, à
savoir :
ATTENDU que les budgets de fonctionnement du fonds d'administration et
d'immobilisations pour 2013 de The City of Saint John n'ont pas encore été approuvés
par le conseil communal;
ATTENDU que des dépenses seront requises dans le cours normal des opérations
continues de la municipalité avant l'approbation des budgets de dépense et
d'immobilisations 2013.
POUR CES MOTIFS, IL EST RÉSOLU ce qui suit :
c) le directeur général par intérim soit, par les présentes, autorisé à approuver les
dépenses ne dépassant pas 25 000 $ lorsqu'une telle disposition existe
normalement dans le budget de fonctionnement ou le budget d'immobilisations
de la municipalité;
d) que le trésorier soit, par les présentes, autorisé à effectuer les paiements :
iii) au besoin pour remplir les obligations antérieures ou continues de la Ville;
iv) aux conseils, aux commissions ou à d'autres organisations envers
lesquels la Ville a des obligations antérieures ou continues ou qui sont,
selon le trésorier, nécessaires pour assurer les activités quotidiennes
sûres et efficaces sur le plan financier de ces conseils, commissions ou
organisations,
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pendant la période se terminant avec l'approbation des budgets de fonctionnement du
fonds d'administration et d'immobilisations de 2013 par le conseil communal.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
17. Comité plénier
17.1 Comité plénier : Dotation en personnel au sein du Service des finances
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, le directeur général soit autorisé à engager de façon permanente des personnes
pour occuper les postes vacants du fait du départ à la retraite du commis aux finances,
de l'administrateur des paies et du superviseur de la comptabilité. Il est en outre résolu
qu'il soit autorisé à engager un employé occasionnel pour occuper le poste de débutant
d'adjoint administratif pour une période se terminant au plus tard le 31 août 2013.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote
contre la proposition.
17.2 Comité plénier : Paiements arriérés dans le cadre du bail
Proposition du conseiller Merrithew
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, la Ville saisisse le loyer exigible et impayé de 662677 N.B. Inc. pour la location
de la parcelle A et du lot 12-01 aux Chutes réversibles, chemin Bridge, Saint John
(Nouveau-Brunswick), et demande au commissaire aux finances de prendre les
mesures nécessaires pour effectuer la saisie et autoriser le maire et le greffier
communal à signer les documents nécessaires relativement à la saisie.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère McAlary vote
contre la proposition.
17.3 Comité plénier : Achat d'une protection permanente en vertu du régime
d'assurance-invalidité de longue durée
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, la Ville retienne les services d'Owens MacFadyen Group aux fins suivantes :
3) sollicite, de façon urgente, des devis auprès des fournisseurs invités en vue
d'obtenir une protection provisoire ou transitoire en vertu du régime
d'assurance-invalidité de longue durée pour les employés municipaux jusqu'à ce
qu'une protection soit mise en place de façon plus permanente;
4) fournisse son aide à la Ville pour l'élaboration d'une annonce publique quant à
l'achat d'une protection en vertu du régime d'assurance-invalidité de longue
durée, à commencer par la signature de la protection transitoire susmentionnée,
et son aide pour l'évaluation des réponses reçues à ladite annonce publique.
Il est en outre résolu que le maire et la greffière communale soient autorisés à signer
la documentation requise.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
18. Levée de la séance
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que la séance du 17 décembre 2012 soit
levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
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DECEMBER 17, 2012/LE 17 DÉCEMBRE 2012
Le maire déclare que la séance est levée à 20 h 15.
Mayor / maire
Common Clerk / greffière communale