2012-10-15_Minutes--Procès-verbal
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OCTOBER 15, 2012/LE 15 OCTOBRE 2012
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – OCTOBER 15, 2012 - 6:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Councillors Farren, Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew,
Norton, Reardon, Snook and Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; K. Forrest,
Commissioner of Growth and Development Services; W.
Edwards, Commissioner of Transportation and Environment
Services; K. Clifford, Fire Chief; E. Gormley, Common Clerk and
K. Tibbits, Administrative Assistant.
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and Councillor Snook offered the opening
prayer.
2. Approval of Minutes
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the agenda of this meeting with
the addition of items 7.1 Proclamation IODE Awareness Week; 13.2 Committee of the
Whole: City’s Nominee to Arbitration Board; 13.3 Committee of the Whole: Agreement of
Purchase of Sale for Saint John YM-YWCA Inc. – Churchill Blvd.; and the withdrawal of
item 13.1 Committee of the Whole: Recommended Appointments to Committees, be
approved.
Question being taken, the motion was carried.
4. Disclosures of Conflict of Interest
5. Consent Agenda
5.1
That the Actionable Resolutions – Reflecting up to the Oct 1, 2012 Council
Meeting be received for information.
5.2
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
264:Engineering Design and Construction Management: Greenhead Road Sanitary
Lift Station "A" Replacement, the proposal from Crandall Engineering Limited for
engineering services (design and construction management) for the Greenhead Road -
Sanitary Lift Station "A" Replacement project be accepted and that the Mayor and
Common Clerk be authorized to execute the appropriate documentation in that regard.
5.3
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
253: Stop-Up and Closure of Portion of King William Road for LorneviIle Community
Centre Signage:
1. The Public Hearing for the consideration of the passing of a By-law to Stop Up and
Close a 217 square metre ± portion of a public street known as King William Road, be
set for Monday, November 19, 2012 at 7:00 p.m. in the Council Chamber; and
2. Common Council authorize the publishing of a notice of the intention to consider
passing of such By-law.
5.4
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
256: Stop-Up and Closure of Portion of Public Street known as Market Place (also
known as Winslow Street) for City Parks Project:
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1. The Public Hearing for the consideration of the passing of a By-law to Stop Up and
Close a Public Street known as Market Place, also commonly known as Winslow Street
(portion of) as shown on the attached sketch attached to M&C 2012-256, be set for
Monday, November 19, 2012 at 7:00 p.m. in the Council Chamber; and
2. Common Council authorize the publishing of a notice of the intention to consider
passing of such By-law.
5.5
That as recommended by the Commissioner of Finance and Administrative
Services in the submitted report entitled Saint John Trade and Convention Centre -
Approval of 2011 Audited Financial Statements the audited financial statements for the
year ended December 31, 2011 be approved as presented and further that the Mayor
and the Chair of the Finance Committee be authorized to sign on behalf of the City of
Saint John.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the recommendation set out for
each consent agenda item respectively be adopted.
Question being taken, the motion was carried.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
7.1 IODE Awareness Week – October 15-19, 2012
The Mayor proclaimed October 15 to October 19, 2012 IODE Awareness Week in The
City of Saint John.
8. Delegations/Presentations
8.1 Latimore Lake and Area Community Association Inc. 2012 Presentation
Referring to the submitted report, Odette McGrath, representing the Latimore Lake and
Area Community Association Inc., provided an overview of concerns faced by the
residents of the Latimore Lake area.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the Latimore Lake and Area
Community Association Inc. 2012 Presentation, be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
8.2 River Road Community Alliance Presentation
Referring to the submitted report, Jim Stubbs, chair of the River Road Community
Alliance, provided an overview of the road enhancements in the River Road area over
the past several years.
Mr. Stubbs stated that the River Road Community Alliance is requesting that funds be
allocated in the upcoming budget to rebuild the remaining section of Westfield Road. He
added that the group is also requesting that funding be allocated for a detailed study of
another section of the road and that a phased plan to design and reconstruct the
Westfield Road be continued.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that Council suspend section 10.7 of
Council’s Procedural By-Law to allow for the finalization of matters.
Question being taken, the motion was carried.
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On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that the River Road Community
Alliance Presentation be referred to budget deliberations.
Question being taken, the motion was carried.
9. Public Hearings
10. Consideration of By-laws
11. Submissions by Council Members
11.1 City Owned Vacant Lots (Councillor Reardon)
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the City Manager be directed to
investigate how the city can maintain its vacant lots and that an acceptable standard of
maintenance be established.
Question being taken, the motion was carried.
12. Business Matters - Municipal Officers
12.1 City Manager: Safe, Clean Drinking Water Program – Groundwater
Exploration Update
12.1(a) TerrAtlantic Engineering Limited: Development of a Groundwater Supply
for the City of Saint John
12.1(b) TerrAtlantic Engineering Limited: Final Copy of Groundwater Supple
Report
Mr. Woods stated that the submitted report provides an update regarding the potential
for securing well-water as part of the Safe, Clean Drinking Water Program.
Mr. Edwards commented that as part of the due diligence process, the City investigated
the possibility of sufficient quantities of groundwater being available to augment or
replace some of the surface water that currently provides water to residential and
industrial customers. He reiterated that this does not replace the current P3
investigation underway with respect to surface water, adding that the purpose is to
ensure this service is provided in the cheapest, most efficient way possible.
Dean Price, Project Engineer, provided a brief overview of the submitted report and
responded to questions from Council.
Responding to a question regarding the sale of land surrounding Spruce Lake and Loch
Lomond Lake, Mr. Woods stated that the City has no intention of selling these
properties.
Responding to a question with respect to financial savings and best outcomes, Mr. Price
suggested that a best case scenario could potentially save the City an approximate
$50,000,000 to $60,000,000 dependent upon the quality of the water. He added if a
water supply can be established on the city’s west side, it could potentially save an
additional $5,000,000 as there would no longer be a need to pump water from the east
side to the west side of the City.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-265: Safe, Clean Drinking Water Program -
Groundwater Exploration Update that following a short staff presentation, Common
Council adopt the following recommendations:
1. TerrAtlantic Engineering Limited be engaged to conduct the Step One EIA document
and the test drilling program for the 150mm wells near South Bay, at their submitted
quote of $18,500 plus expenses plus tax; and
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2. Council approve the use of an additional $15,000 from the $4,564,135 allocated to the
approved 2012 Water & Sewerage Utility Fund Capital Program - Safe, Clean Drinking
Water category to cover the engineering and drilling costs noted; and
3. Council authorize staff to develop and issue the "Request for Proposal" for The
Groundwater Supply Exploration Project to seek a consultant team to manage the
project; and
4. The Mayor and Council assist the City Manager in receiving approvals from the
Province in a timely fashion for the test well program in the South Bay area.
Question being taken, the motion was carried.
13. Committee Reports
13.1 Committee of the Whole: Recommended Appointments to Committees
Council withdrew item 13.1.
13.2 Committee of the Whole: City’s Nominee to Arbitration Board
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that V.J. (Joe) Lumsdon be named as
the City’s nominee on the Arbitration Board in the matter of the dispute between The City
of Saint John and CUPE Local #18.
Question being taken, the motion was carried.
15. General Correspondence
15.1 Exhibition Association of the City and County of Saint John – Request to
Present
15.2 Human Development Council – Request to Present
15.3 Uptown Saint John – Request to Present
Councillor McAlary suggested that Council consider a revised policy regarding requests
by organizations to present to Council due to the large volume of requests, adding that a
large number of these would likely be referred to budget deliberations.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that a revised policy be created for
requests to present to Council, whereby an organization would submit the content of its
presentation to the Common Clerk’s office for placement on the Council agenda for a
decision regarding whether the organization will be invited to appear before Council; and
further, approved presentations are to be grouped together on one agenda; and further
that the requests to present appearing on the agenda of October 15, 2012, from the
Exhibition Association, the Human Development Council and Uptown Saint John are
subject to this policy.
Councillor MacKenzie stated that he supports receiving written presentations by
organizations wishing to present to Council but expressed concern with how Council will
determine which groups it will allow to present.
Councillor Farren supported the idea of grouping presentations together but stated that
he cannot support not hearing from the public or representatives from the public.
Question being taken, the motion was carried with Councillors Farren, MacKenzie and
Merrithew voting nay.
15.4 P. Campbell Letter – Designation of Rockwood Park as a Heritage
Preservation Area
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor McAlary
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RESOLVED that item 15.4 P. Campbell Letter
regarding the Designation of Rockwood Park as a Heritage Preservation Area, be
received for information.
Question being taken, the motion was carried.
13.3 Committee of the Whole: Agreement of Purchase of Sale for Saint John YM-
YWCA Inc. – Churchill Blvd.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that, as recommended by Committee
of the Whole to Common Council, Common Council approve the submitted Agreement
of Purchase and Sale regarding the sale of City owned lands to the YM-YWCA for the
sum of $1.00 and that the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the
submitted Agreement of Purchase and Sale.
Question being taken, the motion was carried.
16. Adjournment
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that the meeting of October 15, 2012,
be adjourned.
Question being taken, the motion was carried.
The Mayor declared the meeting adjourned at 7:45 p.m.
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 15 OCTOBRE 2012 À 18 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
les conseillers Farren, MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook,
Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier; K. Forrest,
commissaire aux services de développement et de croissance;
W. Edwards, commissaire aux services de transport et
d'environnement; K. Clifford, chef du service d'incendie;
E. Gormley, greffière communale et K. Tibbits, adjointe
administrative.
1. Ouverture de la séance, suivie de la prière
La séance est ouverte par le maire Norton, et le conseiller Snook récite la prière
d'ouverture.
2. Approbation du procès-verbal
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente réunion
soit adopté, moyennant l'ajout des points 7.1 Proclamation de la Semaine de
sensibilisation à l'OIFE; 13.2 Comité plénier : Candidat de la Ville pour siéger au conseil
d'arbitrage; et 13.3 Comité plénier : Convention d'achat-vente avec Saint John YM-
YWCA Inc. relativement au boulevard Churchill, et la suppression du point 13.1 Comité
plénier : Recommandations de nominations pour siéger aux comités.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4. Divulgations de conflits d'intérêts
5. Questions soumises à l'approbation du conseil
5.1
Que les Résolutions pouvant faire l'objet de mesures – jusqu'à la réunion du
er
conseil du 1 octobre 2012 soit acceptées à titre informatif.
5.2
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-264 :Remplacement de la station de relèvement « A » du chemin Greenhead,
la proposition présentée par Crandall Engineering Limited relativement aux services
d'ingénierie (gestion de la conception et de la construction) pour le projet de
remplacement de la station de relèvement « A » du chemin Greenhead, soit acceptée et
que le maire et la greffière communale soient autorisés à signer la documentation
exigée à cet égard.
5.3
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-253 : Fermeture et barrage d'un tronçon du chemin King William pour
l'affichage du Centre communautaire Lorneville :
1. l'audience publique, relative à l'adoption d'un arrêté visant à fermer et à barrer une
partie d'une rue publique d'une superficie approximative de 217 mètres carrés, connue
sous le nom de chemin King William, soit tenue le lundi 19 novembre 2012, à 19 h, dans
la salle du conseil;
2. le conseil communal autorise la publication d'un avis indiquant son intention d'adopter
un tel arrêté.
5.4
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-256 : Fermeture et barrage d'un tronçon de la rue publique connue sous le
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nom de place Market (également appelée rue Winslow) dans le cadre du projet relatif
aux parcs municipaux :
1. l'audience publique, relative à l'adoption d'un arrêté visant à fermer et à barrer une
partie d'une rue publique connue sous le nom de place Market, aussi appelée
rue Winslow (tronçon) comme le montre le croquis joint au rapport M/C 2012-256, soit
tenue le lundi 19 novembre 2012, à 19 h, dans la salle du conseil;
2. le conseil communal autorise la publication d'un avis indiquant son intention d'adopter
un tel arrêté.
5.5
Que, comme le recommande le commissaire aux services financiers et
administratifs dans le rapport soumis intitulé Saint John Trade & Convention Centre –
Approbation des états financiers vérifiés de 2011, les états financiers vérifiés pour
l’exercice se terminant le 31 décembre 2011 soient approuvés sans modification, et que
le maire et le président du comité des finances soient autorisés à y apposer leur
signature au nom de The City of Saint John.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que la recommandation formulée pour
chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6. Commentaires présentés par les membres
Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
7. Proclamation
7.1 Semaine de sensibilisation à l'OIFE du 15 au 19 octobre 2012
Le maire déclare la semaine du 15 octobre au 19 octobre 2012 Semaine de
sensibilisation à l'OIFE dans The City of Saint John.
8. Délégations et présentations
8.1 Présentation de 2012 de l'Association de la collectivité de la région du lac
Latimore
Faisant référence au rapport soumis, Odette McGrath, représentante de l'Association de
la collectivité de la région du lac Latimore, fournit un aperçu des préoccupations des
résidents de la région du lac Latimore.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que la présentation de 2012 de
l'Association de la collectivité de la région du lac Latimore soit acceptée à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
8.2 Présentation de la River Road Community Alliance Inc.
Faisant référence au rapport soumis, Jim Stubbs, président de la River Road
Community Alliance Inc., fournit un aperçu des améliorations apportées aux routes dans
le secteur du chemin River ces dernières années.
M. Stubbs déclare que la River Road Community Alliance Inc. demande à ce que les
fonds soient alloués dans le prochain budget pour la reconstruction de la section
restante du chemin Westfield. Il ajoute également que l'association demande à ce que
des fonds soient également affectés à une étude détaillée portant sur une autre section
du chemin et qu'un plan par étape visant la conception et la reconstruction du
chemin Westfield soit poursuivi.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
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RÉSOLU que le conseil suspende l'article 10.7 de
son arrêté procédural aux fins de conclusion des activités.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que la présentation de la River Road
Community Alliance Inc. soit soumise aux délibérations budgétaires.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
9. Audiences publiques
10. Étude des arrêtés municipaux
11. Interventions des membres du conseil
11.1 Lots vacants appartenant à la Ville (conseillère Reardon)
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que le directeur général soit chargé
d'étudier de quelle manière la Ville peut maintenir ses lots vacants et qu'une norme
d'entretien acceptable soit mise en place.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.1 Directeur général : Programme sur la salubrité et propreté de l'eau potable
– Mise à jour relative à l'exploration des eaux souterraines.
12.1a) TerrAtlantic Engineering Limited : Mise en place d'un approvisionnement
en eau souterraine pour The City of Saint John
12.1b) TerrAtlantic Engineering Limited : Version définitive du rapport sur
l'approvisionnement en eau souterraine
M. Woods déclare que le rapport soumis fournit une information actualisée sur la
possibilité de sécuriser l'eau de puits dans le cadre du Programme sur la salubrité et
propreté de l'eau potable.
M. Edwards souligne que conformément au processus de diligence raisonnable, la Ville
a enquêté sur la possibilité de fournir une quantité suffisante d'eaux souterraines pour
compléter ou remplacer en partie la quantité d'eau de surface qui permet actuellement
d'approvisionner les consommateurs résidentiels et les industries. Il réitère le fait que
cette démarche ne remplace pas l'enquête sur l'option P3 qui est en cours relativement
aux eaux de surface et ajoute que l'objectif vise à s'assurer que ce service est fourni de
la façon la plus économique et la moins coûteuse qui soit.
Dean Price, Ingénieur de projet, fournit un bref aperçu du rapport soumis et répond aux
questions des membres du conseil.
En réponse à une question relative à la vente des biens-fonds situés à proximité du
lac Spruce et du lac du chemin Loch Lomond, M. Woods déclare que la Ville n'a aucune
intention de vendre les propriétés en question.
En réponse à une question concernant les économies et les meilleurs résultats, M. Price
suggère que, dans le meilleur des scénarios, la Ville pourrait économiser entre
50 000 000 $ et 60 000 000 $ en fonction de la qualité de l'eau. Il ajoute qu'un
approvisionnement en eau à partir du côté ouest de la ville pourrait faire économiser
5 000 000 $ supplémentaires étant donné qu'il n'y aurait plus besoin de pomper l'eau du
côté est de la ville pour l'acheminer vers l'ouest.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-265 : Programme sur la salubrité et
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propreté de l'eau potable – Mise à jour relative à l'exploration des eaux souterraines, le
conseil communal adopte les recommandations suivantes à la suite d'une brève
présentation effectuée par le personnel :
1. les services de la société TerrAtlantic Engineering Limited soient retenus pour mener
la première étape du document relatif aux études d'impact sur l'environnement (EIE) et
le programme de forage d'exploration pour les puits de 150 mm de diamètre situés à
proximité de South Bay, au prix offert de 18 500 $ (taxes et dépenses en sus);
2. le conseil autorise l'affectation d'une somme supplémentaire de 15 000 $, tirée des
4 564 135 $ alloués au programme d’immobilisations du fonds des services d’aqueduc
et d’égouts – volet salubrité et propreté de l'eau potable approuvé pour 2012, pour
couvrir les coûts stipulés liés à l'ingénierie et au forage;
3. le conseil autorise le personnel à élaborer et à lancer une demande de propositions
dans le cadre du projet d'exploration relatif à l'approvisionnement en eau souterraine en
vue de constituer une équipe d'experts-conseils qui sera chargée de la gestion du projet;
4. le maire et les membres du conseil aident le directeur général à obtenir, en temps
opportun, les approbations auprès de la province relativement au programme de forage
d'exploration dans la région de South Bay.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13. Rapports déposés par les comités
13.1 Comité plénier : Recommandations de nominations pour siéger aux
comités
Le conseil supprime le point 13.1.
13.2 Comité plénier : Candidat de la Ville pour siéger au conseil d'arbitrage
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que V.J. (Joe) Lumsdon soit nommé
candidat de la Ville pour siéger au conseil d'arbitrage relativement aux négociations
collectives entre The City of Saint John et la section locale 18 du Syndicat canadien de
la fonction publique.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
15. Correspondance générale
15.1 Association of the City and County of Saint John – Demande de
présentation devant le conseil
15.2 Conseil de perfectionnement social – Demande de présentation devant le
conseil
15.3 Uptown Saint John – Demande de présentation devant le conseil
La conseillère McAlary suggère que le conseil envisage de modifier la politique relative
aux demandes soumises par les organismes en vue de se présenter devant le conseil,
et ce, en raison du très grand nombre de demandes. En outre, elle ajoute que la grande
majorité de ces demandes seraient soumises aux délibérations budgétaires.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU qu'une politique révisée soit mise en
place pour les demandes de présentation devant le conseil, laquelle obligerait les
organismes à soumettre le contenu de leur présentation au bureau de la greffière
communale pour que celle-ci soit inscrite à l'ordre du jour et qu'une décision soit prise, à
savoir si un organisme doit être invité ou non à se présenter devant le conseil. Il est en
outre résolu que les présentations approuvées soient regroupées sous le même ordre
du jour et que les demandes de présentation figurant à l'ordre du jour du
15 octobre 2012 et soumises par l'Association de l'Exposition de la Ville et le Comté de
Saint-Jean, le Conseil du perfectionnement social et Uptown Saint John soient soumises
à cette politique.
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Le conseiller MacKenzie déclare soutenir la démarche qui vise à recevoir les demandes
écrites soumises par les organismes qui souhaitent se présenter devant le conseil, mais
se dit inquiet quant à la façon dont le conseil procédera pour déterminer quels groupes
seront autorisés à se présenter devant lui.
Bien qu'il soutienne la proposition voulant que les présentations soient regroupées, le
conseiller Farren déclare ne pas pouvoir soutenir l'idée même que l'on ne puisse plus
recevoir l'avis du public ou de ses représentants.
À l’issue du vote, la proposition est acceptée. Les conseillers Farren, MacKenzie et
Merrithew votent contre la proposition.
15.4 Lettre de P. Campbell – Désignation du parc Rockwood en tant que secteur
sauvegardé du patrimoine
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le point 15.4 Lettre de P. Campbell
au sujet de la désignation du parc Rockwood en tant que secteur sauvegardé du
patrimoine soit accepté à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13.3 Comité plénier : Convention d'achat-vente avec Saint John YM-YWCA Inc.
relativement au boulevard Churchill
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier au conseil communal, le conseil communal approuve la convention d'achat-vente
soumise relativement à la vente des terrains appartenant à la Ville au YM-YWCA pour la
somme de 1 $, et que le maire et la greffière communale soient autorisés à signer ladite
convention.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
16. Levée de la séance
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que la réunion du 15 octobre 2012 soit
levée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 45.
Mayor / maire
Common Clerk / greffière communale