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2012-10-01_Minutes--Procès-verbal 97- 346 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – OCTOBER 1, 2012 - 6:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon, Snook and Strowbridge - and - P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans, Commissioner of Finance and Administrative Services; K. Forrest, Commissioner of Growth and Development Services; W. Edwards, Commissioner of Transportation and Environment Services; M. Wilson, Fire Department Division Chief; E. Gormley, Common Clerk and J. Taylor, Assistant Common Clerk. 1. Call To Order – Prayer Mayor Norton called the meeting to order and Councillor Snook offered the opening prayer. 2. Approval of Minutes 3. Approval of Agenda On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the agenda of this meeting with the addition of items 13.2 Committee of the Whole: Change to Governance Structure of the City and 13.3 Committee of the Whole: ISN Contract, be approved. Question being taken, the motion was carried. 4. Disclosures of Conflict of Interest The City Solicitor disclosed a conflict of interest with item13.2 Committee of the Whole: Change to Governance Structure of the City. 5. Consent Agenda 5.1 That the Gulf Operators Bald Hill Quarry Newsletter be received for information. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the recommendation set out for each consent agenda item respectively be adopted. Question being taken, the motion was carried. 6. Members Comments Council members commented on various community events. 7. Proclamation 8. Delegations/Presentations 9. Public Hearings 10. Consideration of By-laws 11. Submissions by Council Members 11.1 Westgate Park Flooding (Councillor Farren) On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Norton 97- 347 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 RESOLVED that the City Manager be directed to forward an action plan, along with a time table of such actions, to alleviate the flooding in Westgate Park. Question being taken, the motion was carried. 11.2 Pension Plan/Pension Board (Councillor Farren) A motion was moved by Councillor Farren and seconded by Councillor Snook to direct the City Manager to arrange a time to have all of Council brought up to speed on the Pension changes that were put forward to the legislature for needed changes, otherwise known as S7. On motion of Councillor Fullerton Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the main motion be amended as follows: the term S7 be replaced with S7b and the phrase “as well as other types of options” be added. Question being taken, the motion was defeated with Deputy Mayor Rinehart and Councillors Norton, McAlary, Merrithew, MacKenzie, and Reardon voting nay. On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the City Manager arrange a time to have all of Council brought up to speed on the pension changes that were put forward to the legislature for needed changes, otherwise known as S7b. Question being taken, the motion was carried with Councillor Reardon voting nay. On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Farren RESOLVED that item 11.2 Pension Plan/Pension Board (Councillor Farren) be referred to the City Solicitor and further that he be directed to provide clarification with respect to the repeal by the Province of the City of Saint John Pension Act. Question being taken, the motion was defeated with Councillors Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, and Norton voting nay. On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Fullerton RESOLVED that the City of Saint John Pension Board be dismissed as soon as possible and that a committee that is agreed upon by Council be created to administer the City’s Pension Plan. Responding to a question, the City Solicitor expressed the opinion that The City of Saint John does not currently have the authority to dismiss the Saint John Pension Board. He explained that the Act which repealed the City of Saint John Pension Act provided that the pension plan remain in force until it was amended, replaced, or wound up in accordance with the terms of the Pension Benefits Act. Responding to a question respecting whether the Province has given the City the authority to create a by-law to govern the City of Saint John pension plan, the City Solicitor advised that in his view the City has not been provided with this authority. Question being taken, the motion was defeated with Deputy Mayor Rinehart and Councillors Norton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Reardon and Snook voting nay. 11.3 Off Hour Street Paving (Councillor Farren) On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor MacKenzie 97- 348 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 RESOLVED that the City Manager be directed to create a policy whereby heavily traveled streets in the City are paved in the off hours, and further, in cases where off hour paving is done, that it not exceed 10 percent of normal cost, and if so it be brought back for Council to decide on the value of doing so. Question being taken, the motion was carried with Councillors McAlary and Merrithew voting nay. 11.4 City Owned Vehicles Policy (Councillor Farren) On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the City Manager be directed to bring a policy forward for Council's approval respecting the use of City owned vehicles by the end of Oct 2012. Question being taken, the motion was carried with Councillor McAlary voting nay. 13. Committee Reports 13.1 Planning Advisory Committee: Skills Matrix On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the report entitled Planning Advisory Committee: Skills Matrix be referred to the Nominating Committee. Question being taken, the motion was carried. On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the report entitled Planning Advisory Committee: Skills Matrix be referred back to the Planning Advisory Committee with the request that it submit a skills matrix to Common Council in order to help ensure diversity on the committee. Question being taken, the motion was carried. (The City Solicitor withdrew from the meeting) 13.2 Committee of the Whole: Change to Governance Structure of the City On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that the report from the Committee of the Whole dated October 1, 2012 entitled Change to Governance Structure of the City be received for information. Question being taken, the motion was carried. (The City Solicitor reentered the meeting) 13.3 Committee of the Whole: ISN Contract On motion of Councillor Farren Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that as recommended by the Committee of the Whole, having met on October 1, 2012, that: 1. The submitted contract between The City of Saint John and ISN consultants be approved; and 2. The Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary documents. Question being taken, the motion was carried. 97- 349 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda 15. General Correspondence 15.1 Canadian Folk Music Awards 2012 Saint John Committee – Request to Present On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the request from the Canadian Folk Music Awards 2012 Saint John Committee be referred to the Clerk to schedule. Question being taken, the motion was carried. 15.2 Inter-Action School of Performing Arts - Request to Present On motion of Councillor Snook Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the Inter-Action School of Performing Arts request to present be received for information. Question being taken, the motion was carried. 12. Business Matters - Municipal Officers s 12.1 City Manager: Priority Setting and Budget Scheduling On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that Item s12.1 City Manager: Priority Setting and Budget Scheduling be lifted from the table. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Farren RESOLVED that Common Council: 1. Approve the submitted schedule and plan for Council's priority setting sessions (Table 1), with the exception that October 22 be maintained as a regular Council meeting date. 2. Endorse the proposed process and timelines for a coordinated approach to the 2013 service-based budget (Table 2). Question being taken, the motion was carried. s 12.2 City Manager: Request to Designate Rockwood Park as a Heritage Conservation Area On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that Item s12.2 City Manager: Request to Designate Rockwood Park as a Heritage Conservation Area be lifted from the table. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that Common Council not consider designating Rockwood Park as a Heritage Conservation Area. Question being taken, the motion was carried. s 12.3 City Manager: Proposed Municipal Drainage Easement – 150-151 Aspen Street 97- 350 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that Item s12.3 City Manager: Proposed Municipal Drainage Easement – 150-151 Aspen Street be lifted from the table. Question being taken, the motion was carried. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Snook RESOLVED that as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-252 Proposed Municipal Drainage Easement – 150-151 Aspen Street, The City of Saint John accept from the Owner of Lots 10-01 & 10-02 any necessary easements for drainage of naturally occurring surface water as shown on the Amending Subdivision Plan Weldon Russell Subdivision dated May 11, 2012 prepared by Hughes Surveys & Consultants. Question being taken, the motion was carried with Councillor Farren voting nay. 16. Adjournment On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the Council meeting of October st 1, 2012 be adjourned. Question being taken, the motion was carried. The Mayor declared the meeting adjourned at 7:30 p.m. 97- 351 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN ER TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 1 OCTOBRE 2012 À 18 H Sont présents : Mel Norton, maire la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook, Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon - et - P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal; G. Yeomans, commissaire aux services financiers et administratifs; K. Forrest, commissaire aux services de développement et de croissance; W. Edwards, commissaire aux services de transport et d'environnement; M. Wilson, chef de la division du service d'incendie; E. Gormley, greffière communale, et J. Taylor, greffier communal adjoint. 1. Ouverture de la séance, suivie de la prière La séance est ouverte par le maire Norton, et le conseiller Snook récite la prière d'ouverture. 2. Approbation du procès-verbal 3. Adoption de l'ordre du jour Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que l'ordre du jour de la présente séance soit approuvé, moyennant l'ajout des points 13.2 Comité plénier : Changement à la structure de gouvernance de la Ville et 13.3 Comité plénier : Contrat ISN. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 4. Divulgations de conflits d'intérêts L'avocat municipal déclare être en conflit d'intérêts avec le point13.2 Comité plénier : Changement à la structure de gouvernance de la Ville. 5. Questions soumises à l'approbation du conseil 5.1 Que le Bulletin de la carrière Bald Hill de Gulf Operators soit accepté à titre informatif. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que la recommandation formulée pour chacune des questions soumises à l'approbation du conseil soit adoptée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 6. Commentaires présentés par les membres Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires. 7. Proclamation 8. Délégations et présentations 9. Audiences publiques 10. Étude des arrêtés municipaux 11. Interventions des membres du conseil 11.1 Inondations dans le parc Westgate (conseiller Farren) 97- 352 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 Proposition du conseiller Farren Appuyée par le conseiller Norton RÉSOLU que le directeur général soit chargé de présenter un plan d'action avec un calendrier des mesures visant à alléger l'inondation au parc Westgate. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 11.2 Régime de retraite/Commission du régime de retraite (conseiller Farren) La proposition présentée par le conseiller Farren et appuyée par le conseiller Snook demandant au directeur général de fixer une heure pour réunir tout le conseil afin d'accélérer le processus des modifications qui ont été apportées au régime de retraite et qui ont été présentées à l'Assemblée législative aux fins d'approbation, modifications connues sous S7. Proposition de la conseillère Fullerton Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que la proposition principale soit modifiée comme suit : que la mention S7 soit remplacée par S7b et que l'expression « as well as other types of options » soit ajoutée. À l’issue du vote, la proposition est rejetée. La mairesse suppléante Rinehart ainsi que les conseillers Norton, McAlary, Merrithew, MacKenzie et Reardon votent contre la proposition. Proposition du conseiller Farren Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le directeur municipal fixe une heure pour réunir tout le conseil afin d'accélérer le processus des modifications qui ont été apportées au régime de retraite et qui ont été présentées à l'Assemblée législative aux fins d'approbation, modifications connues sous S7. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Reardon vote contre la proposition. Proposition du conseiller Snook Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le point 11.2 Régime de retraite/Commission du régime de retraite (conseiller Farren) soit soumis à l'avocat municipal et qu'en outre ce dernier soit chargé de fournir des éclaircissements sur l'abrogation de la Loi sur le régime de retraite de la ville de Saint John par le gouvernement provincial. À l’issue du vote, la proposition est acceptée. Les conseillers Fullerton, MacKenzie, MCAlary, Merrithew et Norton votent contre la proposition. Proposition du conseiller Farren Appuyée par la conseillère Fullerton RÉSOLU que la Commission du régime de retraite de la Ville de Saint John soit destituée aussitôt que possible et qu'un comité convenu par le conseil soit créé pour administrer le régime de retraite de la Ville de Saint John. En réponse à une question, l'avocat municipal exprime l'avis que The City of Saint John n’ait pas actuellement l'autorité de destituer la Commission du régime de retraite de la Ville de Saint John. Il explique que la loi qui abrogeait la Loi sur le régime de retraite de la ville de Saint John stipulait que le régime de retraite devait demeurer en vigueur jusqu'à ce qu'il soit modifié, remplacé ou dissous en conformité avec les dispositions de la Loi sur les prestations de pension. En réponse à une question à savoir si le gouvernement provincial a donné à la Ville l'autorité de créer un arrêté régissant le régime de retraite de la Ville de Saint John, l'avocat municipal a indiqué qu'à son avis la Ville n'a pas reçu l'autorité. À l’issue du vote, la proposition est rejetée. La mairesse suppléante Rinehart ainsi que les conseillers Norton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Reardon et Snook votent contre la proposition. 97- 353 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 11.3 Asphaltage après les heures de travail (conseiller Farren) Proposition du conseiller Farren Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que le directeur général soit chargé de créer une politique par laquelle les rues très achalandées de la ville soient asphaltées après les heures de travail et qu'en outre, dans les cas où l'asphaltage est effectué après les heures de travail, que son coût ne dépasse pas 10 % du coût normal et, que si oui, que la politique soit présentée de nouveau au conseil pour qu'il décide s'il en vaut la peine de procéder. À l’issue du vote, la proposition est acceptée. La conseillère McAlary et le conseiller Merrithew votent contre la proposition. 11.4 Politique relative aux véhicules appartenant à la Ville (conseiller Farren) Proposition du conseiller Farren Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le directeur municipal soit chargé de présenter une politique aux fins d'approbation du conseil en ce qui a trait aux véhicules appartenant à la Ville d'ici la fin d'octobre 2012. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère McAlary vote contre la proposition. 13. Rapports déposés par les comités 13.1 Comité consultatif d'urbanisme : grille de compétences Proposition du conseiller Snook Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le rapport intitulé Comité consultatif d'urbanisme : grille de compétences soit soumis au Comité des candidatures. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le rapport intitulé Comité consultatif d'urbanisme : Skills Matrix soit transmis de nouveau au Comité consultatif d'urbanisme avec la demande qu'il présente une grille de compétences au conseil communal pour assurer la diversité au comité. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (L'avocat municipal quitte la réunion.) 13.2 Comité plénier : Changement à la structure de gouvernance de la Ville . Proposition du conseiller Snook Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que le rapport du comité plénier daté du er 1 octobre 2012 et intitulé Changement à la structure de gouvernance de la Ville soit accepté à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (L'avocat municipal se joint de nouveau à la séance.) 13.3 Comité plénier : Contrat ISN Proposition du conseiller Farren Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que, comme le recommande le comité er plénier, s'étant réuni le 1 octobre 2012, que : 97- 354 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 1. le contrat soumis entre The City of Saint John et les consultants ISN soit approuvé; 2. le maire et la greffière communale soient autorisés à signer les documents contractuels nécessaires. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 14. Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du conseil 15. Correspondance générale 15.1 Comité de Saint John des Prix de musique folk canadienne 2012 – Demande en vue de faire une présentation devant le conseil Proposition du conseiller Snook Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que la demande du Comité de Saint John des Prix de musique folk canadienne 2012 soit soumise à la greffière pour qu'une date de présentation soit fixée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 15.2 InterAction School of Performing Arts (école des arts du spectacle) – Demande en vue de faire une présentation devant le conseil Proposition du conseiller Snook Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que la demande de l'InterAction School of Performing Arts en vue de faire un spectacle soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux s12.1 Directeur général : établissement des priorités et calendrier du budget Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par la conseillère McAlary RÉSOLU que le point s12.1 Directeur général : établissement des priorités et calendrier du budget soit soumis aux fins de discussion. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le conseil communal : 1. approuve le calendrier et le plan soumis pour les séances d'établissement des priorités du conseil (tableau 1), avec l'exception que le 22 octobre soit maintenu comme date de réunion habituelle du conseil. 2. appuie le processus et les délais proposés pour une approche coordonnée à l'égard du budget fondé sur les services de 2013 (tableau 2). À l'issue du vote, la proposition est adoptée. s 12.2 Directeur général : demande visant à désigner le parc Rockwood comme une aire de conservation du patrimoine Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU que le point s12.2 Directeur général : demande visant à désigner le parc Rockwood comme une aire de conservation du patrimoine soit soumise aux fins de discussion. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 97- 355 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL OCTOBER 1, 2012/LE 1 OCTOBRE 2012 Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le conseil communal n'examine pas la possibilité de désigner le parc Rockwood comme une aire de conservation du patrimoine. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. s 12.3 Directeur général : projet de servitude de drainage municipale – 150 et 151, rue Aspen Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le point s12.3 Directeur général : projet de servitude de drainage municipale – 150 et 151, rue Aspen soit soumis aux fins de discussion. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-252 Projet de servitude de drainage municipale – 150 et 151, rue Aspen, The City of Saint John accepte du propriétaire des lots 10-01 et 10-02 toute servitude nécessaire aux fins de drainage des eaux de surface, telle qu'elle est décrite dans le plan modificateur de lotissement Weldon Russell daté du 11 mai 2012 et préparé par Hughes Surveys & Consultants. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Farren vote contre la proposition. 16. Levée de la séance Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Snook er RÉSOLU que la séance du 1 octobre 2012 soit levée. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 30. Mayor / maire Common Clerk / greffière communale