2012-08-20_Minutes--Procès-verbal
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COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
AUGUST 20, 2012/LE 20 AOÛT 2012
COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – AUGUST 20TH, 2012 - 5:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Councillors Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton,
Reardon, Snook and Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; C. Graham,
Comptroller; K. Clifford, Fire Chief; E. Gormley, Common Clerk
and J. Beltrandi Chown, Administrative Assistant.
1. Call To Order
Mayor Norton called the meeting to order.
On motion of Councillor Mackenzie
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that item 1.2 from the Supplemental Agenda entitled
Scheduling of Priority Setting Sessions, be lifted from the table.
Question being taken, the motion was carried.
1.2 Scheduling of Priority Setting Session
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Mackenzie
RESOLVED that Council approve the following dates for Council
thth
meetings: Wednesday, August 29, 2012 at 5:00 pm; Saturday, September 29, 2012 at
th
8:30 a.m. and Saturday, October 13, 2012 8:30 a.m. all to be held at the Rockwood
Park Interpretation Center.
Question being taken, the motion was carried.
1.1 Orientation Session on Public Sector Governance
Referring to a submitted presentation, Daryl Wilson, FCA, former Auditor General for the
Province of New Brunswick and former Commissioner of Finance for The City of Saint
John, provided an orientation session to Common Council on public sector governance.
Mr. Wilson informed Council that he had been involved in conducting governance audits
of crown corporations such as the Regional Health Authorities and NB Power and that it
was an interest he has maintained in retirement as a consultant. He said one of the
things he learned was that board members he interviewed did not have a clear
understanding of their role as a board member. Mr. Wilson indicated that the role of
board members is similar to the role of Council members in that it is focused on policies,
procedure and strategy and not operations.
(Councillor Reardon entered the meeting)
Mr. Wilson explained that the strategic part of the strategic plan is to understand that not
everything that Council wishes can be accomplished. He said it requires focusing on
primary goals and objectives, determining service levels desired, and receiving good
information in a regular and timely fashion to make good decisions. He added that once
the strategic plan and goals are determined by Council it is the City Manager’s job to
figure out how to accomplish those goals. He added that the strategies for meeting the
targets should not be confined by budget considerations and should include strategies
for advocacy, community involvement and partnerships.
Speaking about agencies, boards and commissions Mr. Wilson indicated that board
members should have position descriptions, skill set requirements, measurable
expectations and regular and timely performance reviews to improve the discipline and
performance of the boards and that ideally there would be a healthy rotation of board
members.
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Regarding ethics and decision making Mr. Wilson said that councillors must be open-
minded and free to express their views. He warned against making commitments to a
particular view when talking to citizens as this hindered their ability to change their mind
at the Council table when faced with a better idea. He advised that individual councillors
do not have the power to dictate policies and that only decisions made by resolution
around the table are valid adding that sometimes a decision does not have unanimous
approval by council but once a decision is made Council should resist revisiting the
issue.
Responding to a question Mr. Wilson said that judgment has to be used in determining
how often each committee should report to Council. He added that boards and
commissions are useful to Council for conducting preliminary work on various issues
which aids Council’s decisions but are not management related. He advised that any
change to the system in place for boards and commissions should be based on what
priorities and goals Council is trying to achieve.
Mr. Wilson added that there is only so much that the City Manager and staff can do while
also focusing on council’s priorities. He cautioned against referring items to the City
Manager out of habit and suggested that they focus on obtaining good information in a
timely fashion and then making decisions.
The Mayor declared the meeting adjourned at 7:10 p.m.
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 20 AOÛT 2012 À 17 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
les conseillers MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook,
Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
C. Graham, contrôleuse; K. Clifford, chef du service d'incendie;
ainsi que E. Gormley, greffière communale et J. Beltrandi Chown,
adjointe administrative.
1. Ouverture de la séance
La séance est ouverte par le maire Norton.
Proposition du conseiller MacKenzie
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le point 1.2 issu de l'ordre du jour supplémentaire et intitulé
Calendrier des séances visant l'établissement de priorités soit soumis aux fins de
discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
1.2 Calendrier des séances visant l'établissement de priorités
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que le conseil approuve les dates suivantes pour la tenue des
réunions du conseil communal : le mercredi 29 août 2012 à 17 h; le
samedi 29 septembre 2012 à 8 h; et le samedi 13 octobre 2012 à 8 h 30. On décide en
outre que ces réunions auront toutes lieu au Centre d'interprétation du parc Rockwood.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
1.1 Séance d'orientation sur la gouvernance dans le secteur public
Faisant référence à une présentation antérieure, Daryl Wilson, Fellow de l'Ordre des
comptables agréés (FCA), ancien vérificateur général de la province du Nouveau-
Brunswick et ancien commissaire aux finances pour The City of Saint John, offre une
séance d'orientation portant sur la gouvernance dans le secteur public aux membres du
conseil communal.
M. Wilson informe le conseil qu'il a participé à la conduite de vérifications en matière de
gouvernance auprès de société d'État telles que les régies régionales de la santé et
Énergie NB et qu'il a, une fois à la retraite, conservé un intérêt dans ce domaine à titre
d'expert-conseil. Il déclare avoir appris, entre autres, que les membres du conseil
d'administration qu'il a interrogés n'avaient pas une vision très claire du rôle qui leur était
dévolu. M. Wilson indique que le rôle d'un membre du conseil d'administration est
similaire à celui des membres du conseil communal, à savoir que l'accent est mis sur les
politiques, les procédures et les stratégies, et non pas sur les activités de
fonctionnement.
(La conseillère Reardon se joint à la réunion.)
M. Wilson explique que la notion clé du plan stratégique consiste à réaliser que le
conseil ne peut pas réaliser tout ce qu'il souhaite. Il précise qu'il faut alors se concentrer
sur les objectifs principaux, définir les niveaux de service souhaités et recevoir,
régulièrement et en temps opportun, des renseignements pertinents pour pouvoir
prendre les bonnes décisions. Il ajoute qu'une fois que le conseil a défini le plan
stratégique et les objectifs, c'est au directeur général que revient la tâche de déterminer
comment remplir ces objectifs. Il précise, en outre, que les stratégies permettant de
réaliser ces objectifs ne devraient pas être limitées par des considérations d'ordre
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budgétaire et qu'elles devraient inclure celles qui visent à encourager la défense des
droits, la participation de la collectivité et les partenariats.
En ce qui concerne les membres siégeant au sein des agences, des conseils
d'administration et des commissions, M. Wilson indique qu'il devrait y avoir des
descriptions de postes, des exigences relativement aux compétences requises, des
attentes mesurables, des évaluations du rendement menées régulièrement et en temps
opportun en vue d'améliorer la discipline et le rendement des conseils d'administration.
En outre, il ajoute que l'idéal serait une rotation saine des membres au sein des conseils
d'administration.
En ce qui concerne l'éthique et la prise de décisions, M. Wilson déclare que les
conseillers doivent faire preuve d'ouverture d'esprit et qu'ils devraient être libres
d'exprimer leurs opinions. Il met en garde les membres du conseil contre la démarche
qui consiste à prendre des engagements dans le cadre d'une prise de position lorsqu'ils
s'adressent aux citoyens, car cela entrave leur capacité à changer d'idée lorsqu'ils se
retrouvent autour de la table du conseil et qu'une meilleure idée leur est présentée. Il
précise que les conseillers, seuls, n'ont pas l'autorité nécessaire pour dicter des
politiques et que seules les décisions prises au moyen d'une résolution, autour de la
table, sont valides. Il ajoute également que parfois, une décision ne fait pas l'objet d'un
accord unanime de la part du conseil, mais qu'une fois qu'une décision est prise, ce
dernier ne devrait pas tenter de revenir dessus.
En réponse à une question, M. Wilson déclare qu'il faut exercer son jugement pour
déterminer la fréquence à laquelle les comités doivent présenter des rapports au
conseil. Il ajoute que grâce aux conseils d'administration et aux commissions, le conseil
peut mener des travaux préliminaires dans divers projets et prendre des décisions, sauf
dans le domaine de la gestion. Il signale que tout changement relativement au système
mis en place pour les conseils d'administration et les commissions devrait tenir compte
des priorités et des objectifs fixés par le conseil.
M. Wilson ajoute qu'en se concentrant sur les priorités du conseil, la marge de
manœuvre du directeur général et des membres du personnel est restreinte. Il met en
garde contre la démarche habituelle qui consiste à transmettre des points au directeur
général et suggère que l'accent soit mis sur la collecte, en temps opportun, de
renseignements utiles et ensuite sur la prise de décisions.
Le maire déclare que la séance est levée à 19 h 10.
Mayor / maire
Common Clerk / greffière communale