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2012-07-23_Minutes--Procès-verbal 97- 219 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN CITY HALL – JULY 23, 2012 - 5:00 P.M. Present: Mel Norton, Mayor Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton, MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon, Snook and Strowbridge - and - P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans, Commissioner of Finance and Treasurer; K. Clifford, Fire Chief; E. Gormley, Common Clerk and J. Taylor, Assistant Common Clerk. 1. Call To Order – Prayer Mayor Norton called the meeting to order and Councillor Snook offered the opening prayer. 3.0 Shared Risk Pension Plan Referring to a submitted presentation, Susan Rowland, Chair of the Task Force on Protecting Pensions, provided an outline of a shared risk pension model and she responded to questions from Council members. On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the shared risk pension plan presentation be received for information. Question being taken, the motion was carried. Items Forwarded from July 16, 2012 Council Meeting 3.1 Citizen Online Crime Reporting System (Councillor Norton) On motion of Councillor Norton Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the Police Commission be requested to investigate the implementation of a Citizen Online Crime Reporting System and report back to council with a recommendation in six weeks. Question being taken, the motion was carried. 3.2 2013 Budget Process (Councillor McAlary) On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the City Manager be directed to commence the Budget process in a timely fashion to allow Council to receive the 2013 Budget prior to year end. Question being taken, the motion was carried. (The Mayor withdrew from the meeting and the Deputy Mayor replaced him as Chair.) 3.3 Budget 2013 – Schedule for Meetings and Public Consultation (Councillor Snook) On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the letter from Councillor Snook entitled Budget 2013 – Schedule for Meetings and Public Consultation be referred to the City Manager. 97- 220 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 Question being taken, the motion was carried. (The Mayor reentered the meeting and returned as Chair.) 3.4 Mispec Park (Councillor Fullerton) On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Fullerton RESOLVED that the letter from Councillor Fullerton entitled Mispec Park be received for information. Question being taken, the motion was carried. 3.5 Committee to Represent the Interest of Citizens-Taxpayers in Regards to the Pension (Councillor Fullerton) On motion of Councillor Fullerton Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the letter from Councillor Fullerton entitled Committee to Represent the Interest of Citizens – Taxpayers in Regards to the Pension be received for information. Question being taken, the motion was carried. 3.6 Costs of Legal Services (Councillor Fullerton) On motion of Councillor Fullerton Seconded by Councillor Snook RESOLVED that Council direct the City Solicitor to disclose all legal fees (excluding those connected to the Ferguson trial) that have been charged to the City by outside firms, during the years 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 and up to June 30 of 2012; and further the details of these expenditures are to include: name of firm, name of lawyer, date of work, description of work done, requested by whom, on what file and total bill. Responding to a question, Mr. Nugent stated that he will attempt to submit this report to Council by the end of August 2012. Question being taken, the motion was carried. 3.7 Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions (Councillor Snook) On motion of Councillor McAlary Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the letter from Councillor Snook entitled Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions Tax Relief and Reforms, be referred to Council’s priority setting session. Question being taken, the motion was defeated with Councillors Farren, Fullerton, Merrithew, Reardon, Snook and Strowbridge voting nay. On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that, as Council's representative on the Transit Commission, Councillor Snook will work directly with the Provincial Government to ensure that necessary and appropriate steps are taken in order to successfully advocate tax reforms for public transportation in New Brunswick as outlined in Councillor Snook’s submitted letter, dated July 12, 2012, entitled Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions Tax Relief and Reforms. Councillor MacKenzie proposed an amendment to the main motion, seconded by Deputy Mayor Rinehart, to add that Councillor Snook will work with other municipalities in the Province of New Brunswick to develop a collaborative plan. Question being taken on the amendment, the motion was carried. 97- 221 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor Reardon RESOLVED that, as Council's representative on the Transit Commission, Councillor Snook will work directly with other Municipalities in New Brunswick to ensure that necessary and appropriate steps are taken in order to successfully advocate tax reforms for public transportation in New Brunswick as outlined in Councillor Snook’s submitted letter, dated July 12, 2012, entitled Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions Tax Relief and Reforms. Question being taken on the motion as amended, and stated above, the motion was carried. On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that as suggested in Councillor Snook’s submitted letter, dated July 12, 2012, entitled Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions Tax Relief and Reforms, Common Council request that Enterprise Saint John explore potential partnerships/funding for the implementation of creative and innovative transportation options. Question being taken, the motion was carried with Deputy Mayor Rinehart and Councillor McAlary voting nay. (Councillor MacKenzie withdrew from the meeting.) 3.8 Utilizing Vacant or Underutilized Space at Saint John Transit Operations Centre (Councillor Norton) On motion of Councillor Norton Seconded by Councillor Farren RESOLVED that the City Manager be directed to investigate the possibility of using underutilized space for fire services by relocating emergency services from the aging infrastructure currently in place at Station 4 (36 Courtenay Avenue) to the Saint John Transit Operations Centre (55 McDonald Street) and prepare a recommendation for Council. Question being taken, the motion was carried. 3.9 The Cherry Brook Zoo (Deputy Mayor Rinehart) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Merrithew RESOLVED that the City Manager and/or City Solicitor be asked to answer the following questions: 1. Is the Zoo situated on lands belonging to the City of Saint John, and if so what is the tenancy agreement? 2. Who owns the assets of the Cherry Brook Zoo? 3. Where does the liability for the welfare of the animals lie should the Cherry Brook Zoo cease operations? 4. Are there any risk of financial, legal or other exposure for the City should funding be further reduced or eliminated and the Zoo cease operations? Question being taken, the motion was carried. (Councillor MacKenzie re-entered the meeting.) 3.10 Performance Management Plan (Deputy Mayor Rinehart) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that the Common Clerk be directed to co-ordinate the following: 1. Council receive immediately copies of the last performance evaluation documents from each of the four individuals reporting directly to Council. 97- 222 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 2. Council receive immediately copies of most current performance goals and professional development plan from each of the four individuals reporting directly to Council. 3. Council immediately set a schedule of meetings, adhering to the requirements of performance management adopted by Council August 30, 2010, with each of the four individuals reporting directly to Council, not to be scheduled during regularly scheduled Council meetings. 4. Council remind supervisors within the company that adherence to proper performance management, employee development and human resource processes is expected. Question being taken, the motion was carried. 3.11 Memorials (Deputy Mayor Rinehart) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that as outlined in the letter from Deputy Mayor Rinehart entitled Memorials, Council consider the following two options with respect to donations for Memorials: 1) Council donate a lump sum to a particular charity – one associated with efforts of the City able to benefit all citizens and then use it for a one year period. 2) Council set a donation cap of 25 dollars and the donation is made to a charity listed in the obituary. Councillor McAlary proposed an amendment to the motion, which was seconded by Councillor Fullerton to adopt option 2 for a 1 year period. Question being taken on the amendment, the motion was carried. On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor MacKenzie RESOLVED that as outlined in the letter from Deputy Mayor Rinehart entitled Memorials, Council set a donation cap of 25 dollars for memorials with the donation being made to a charity listed in the obituary, and further that this process be followed for a one year period. Question being taken on the motion as amended, and stated above, the motion was carried. 3.12 Media Briefing Notes & Teach In (Deputy Mayor Rinehart) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the City Manager, or his designate, be directed to review upcoming Council agendas and prepare briefing notes on those issues which are likely to attract media attention. Question being taken, the motion was carried. On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Snook RESOLVED that all media inquiries dealing with policy related matters for staff be directed to the City Manager, or his designate, in the first instance. Question being taken, the motion was carried. (Councillor Farren withdrew from the meeting.) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Snook RESOLVED that Council consider a “teach-in” by an expert on media preparedness for Council and senior staff. 97- 223 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 Question being taken, the motion was carried. (Councillor Farren re-entered the meeting.) 3.13 Appointee Relationship (Deputy Mayor Rinehart) On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Snook RESOLVED that the City Manager and/or the Common Clerk be directed to develop a briefing document for all groups or organizations to which Council is asked to nominate or appoint members. Those briefing booklets should, among other things, clearly define the relationship between the group and Council, any contractual or other documented agreements between the group and Council and the nature of their appointment by Council. Question being taken, the motion was carried. On motion of Deputy Mayor Rinehart Seconded by Councillor Fullerton RESOLVED that the Nominating Committee be tasked with developing a mechanism whereby (i) Council appointees provide regular written updates on the activities of the organization to which they have been appointed; (ii) Council appointees provide a record of their attendance; (iii) Council appointees provide information should a time sensitive issue come up that is of particular importance to Council or the City. Question being taken, the motion was carried. A motion was moved by Councillor McAlary and seconded by Deputy Mayor Rinehart to direct staff to review all city committees and report back to Council, which was subsequently withdrawn by the mover and seconder. 3.14 City Manager: Proposed Change to Market Place West Master Plan On motion of Councillor Snook Seconded by Councillor McAlary RESOLVED that the submitted report M&C 2012- 189: Proposed Change to Market Place West Master Plan be tabled pending further information, including the future budget impact of the proposed project. Question being taken, the motion was carried with Councillor Snook voting nay. 3.15 Buck Letter Re: Sydney Street Bus Shelter On motion of Councillor Snook Seconded by Deputy Mayor Rinehart RESOLVED that the Buck Letter re: Sydney Street Bus Shelter be received for information. Question being taken, the motion was carried. 3.16 P. Whitebone Letter Re: Unsightly Property On motion of Councillor McAlary Seconded by Councillor Fullerton RESOLVED that the letter from P. Whitebone regarding an unsightly property be received for information. Question being taken, the motion was carried. 16. Adjournment The Mayor declared the meeting adjourned at 9:30 p.m. 97- 224 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 23 JUILLET 2012 À 17 H Sont présents : Mel Norton, maire la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren, MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook, Strowbridge et les conseillères Fullerton, McAlary et Reardon - et - P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal; G. Yeomans, commissaire aux finances et trésorier; K. Clifford, chef du service d'incendie; E. Gormley, greffière communale, et J. Taylor, greffier communal adjoint. 1. Ouverture de la séance, suivie de la prière La séance est ouverte par le maire Norton, et le conseiller Snook récite la prière d'ouverture. 3.0 Régime de retraite à risque partagé Faisant référence à une présentation antérieure, Susan Rowland, présidente du Groupe de travail sur la protection des régimes de retraite fournit une vue d'ensemble d'un modèle de régime de retraite à risque partagé et elle répond aux questions des membres du conseil. Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que la présentation relative au régime de retraite à risque partagé soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Points reportés de la séance du conseil du 16 juillet 2012 3.1 Système de signalement en ligne des crimes pour les citoyens (conseiller Norton) Proposition du conseiller Norton Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que l'on demande au Bureau des commissaires de police d'enquêter sur la faisabilité du projet qui consiste à mettre en œuvre un système de signalement en ligne des crimes pour les citoyens et de faire part de ses conclusions au conseil accompagné d'une recommandation dans six semaines. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.2 Processus budgétaire de 2013 (conseillère McAlary) Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que le directeur général soit chargé d'entamer le processus budgétaire pour 2013 en temps opportun, de sorte que le conseil reçoive le budget avant la fin de l'année. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (Le maire quitte la réunion et la mairesse suppléante assume la présidence à sa place.) 3.3 Budget de 2013 – Calendrier des réunions et des consultations publiques (conseiller Snook) Proposition du conseiller Snook Appuyée par le conseiller Farren 97- 225 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 RÉSOLU que la lettre du conseiller Snook intitulée Budget de 2013 – Calendrier des réunions et des consultations publiques soit transmise au directeur général. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (Le maire réintègre la séance et assume de nouveau la présidence.) 3.4 Parc Mispec (conseillère Fullerton) Proposition du conseiller Snook Appuyée par la conseillère Fullerton RÉSOLU que la lettre de la conseillère Fullerton intitulée Parc Mispec soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.5 Comité devant représenter les intérêts des citoyens/contribuables sur la question des pensions (conseillère Fullerton) Proposition de la conseillère Fullerton Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que la lettre de la conseillère Fullerton intitulée Comité devant représenter les intérêts des citoyens/contribuables sur la question des pensions soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.6 Coûts liés aux services juridiques (conseillère Fullerton) Proposition de la conseillère Fullerton Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le conseil charge l'avocat municipal de divulguer tous les frais juridiques (à l'exception de ceux liés au procès Ferguson) qui ont été facturés à la Ville par des cabinets externes pour les années 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 et 2012 (jusqu'au 30 juin 2012); et que les détails relatifs à ces dépenses incluent notamment le nom du cabinet, le nom de l'avocat, la date de l'intervention, la description du travail accompli, le nom de la personne ayant requis l'intervention, le nom de l'affaire et le montant total de la facture. En réponse à une question posée, M. Nugent déclare qu'il essaiera de remettre ce rapport au Conseil d'ici la fin du mois d'août 2012. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.7 Réformes fiscales visant les transports en commun et solutions en matière de modes de transport novateurs (conseiller Snook) Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que la lettre du conseiller Snook intitulée Réformes fiscales et allégements fiscaux visant les transports en commun et les solutions en matière de modes de transport novateurs soit transmise lors de la séance d'établissement des priorités du conseil. À l’issue du vote, la proposition est rejetée. Les conseillers Farren, Merrithew, Snook, Strowbridge et les conseillères Fullerton et Reardon votent contre. Proposition du conseiller Snook Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU qu'en tant que représentant du conseil au sein de la Commission des transports, le conseiller Snook collabore directement avec le gouvernement provincial pour s'assurer que toutes les étapes nécessaires et appropriées sont prises pour défendre avec succès les réformes fiscales pour les transports publics au Nouveau-Brunswick telles qu'elles sont décrites dans la lettre du conseiller Snook datée du 12 juillet 212 et intitulée Réformes fiscales et allégements 97- 226 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 fiscaux visant les transports en commun et les solutions en matière de modes de transport novateurs. Le conseiller MacKenzie, appuyé par la mairesse suppléante Rinehart, propose que la motion principale soit modifiée afin d'ajouter le fait que le conseiller Snook travaillera conjointement avec d'autres municipalités de la province du Nouveau-Brunswick à l'élaboration d'un plan de collaboration. À l'issue du vote relatif à la modification, la proposition est adoptée. Proposition du conseiller Snook Appuyée par la conseillère Reardon RÉSOLU qu'en tant que représentant du conseil au sein de la Commission des transports, le conseiller Snook collabore directement avec les autres municipalités du Nouveau-Brunswick pour s'assurer que toutes les étapes nécessaires et appropriées sont prises pour défendre avec succès les réformes fiscales pour les transports publics au Nouveau-Brunswick telles qu'elles sont décrites dans la lettre du conseiller Snook datée du 12 juillet 212 et intitulée Réformes fiscales et allégements fiscaux visant les transports en commun et les solutions en matière de modes de transport novateurs. À l'issue du vote, la proposition telle que modifiée et citée ci-dessus, est adoptée. Proposition du conseiller Snook Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que, comme le suggère le conseiller Snook dans sa lettre datée du 12 juillet 2012 et intitulée Réformes fiscales et allégements fiscaux visant les transports en commun et les solutions en matière de modes de transport novateurs, le conseil communal demande à Enterprise Saint John de rechercher d'éventuels partenariats/financements pour la mise en œuvre de solutions novatrices en matière de transport. À l’issue du vote, la proposition est acceptée. La mairesse suppléante Rinehart et la conseillère McAlary votent contre la proposition. (Le conseiller MacKenzie quitte la réunion.) 3.8 Utilisation des espaces vacants ou dont l'exploitation n'est pas optimisée du centre pour les opérations de transport en commun de Saint John (conseiller Norton) Proposition du conseiller Norton Appuyée par le conseiller Farren RÉSOLU que le directeur général soit chargé d'explorer la possibilité pour que les services d'incendie se servent des espaces dont l'exploitation n'est pas optimisée, en déplaçant les services d'urgence de l'infrastructure o vieillissante qui se trouve actuellement à la caserne de pompier n 4 (36, avenue Courtenay) au centre pour les opérations de transport en commun de Saint John (55, rue McDonald) et qu'il prépare une recommandation pour le conseil. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.9 Zoo Cherry Brook (mairesse suppléante Rinehart) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Merrithew RÉSOLU que l'on demande au directeur général et à l'avocat municipal de répondre aux questions suivantes : 1. Est-ce que le Zoo Cherry Brook se trouve sur les terres appartenant à la Ville de Saint John, et si oui, que dit la convention de bail? 2. Qui détient les actifs du Zoo Cherry Brook? 3. Qu'adviendrait-il de la responsabilité à l'égard du bien-être des animaux si le Zoo Cherry Brook venait à fermer? 97- 227 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 4. La Ville s'expose-t-elle à des risques financiers, légaux ou à d'autres risques en cas de nouvelle diminution du financement, de suppression du financement ou de fermeture du Zoo Cherry Brook? À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (Le conseiller MacKenzie est de nouveau présent à la réunion.) 3.13 Plan de gestion du rendement (mairesse suppléante Rinehart) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que la greffière communale soit chargée de coordonner ce qui suit : 1. Que le conseil reçoive immédiatement des copies des documents portant sur la dernière évaluation du rendement de la part des quatre personnes qui relèvent directement du conseil. 2. Que le conseil reçoive immédiatement des copies du tout dernier plan sur les objectifs de rendement et le perfectionnement professionnel de la part des quatre personnes qui relèvent directement du conseil. 3. Que le conseil fixe immédiatement un calendrier pour la tenue de réunions, conformément aux exigences adoptées par le conseil en date du 30 août 2010 en matière de gestion du rendement, avec chacune des quatre personnes relevant directement du conseil, sachant que ces réunions ne doivent pas avoir lieu en même temps que les réunions du conseil régulièrement prévues. 4. Que le conseil rappelle aux superviseurs de l'entreprise que les processus appropriés liés à la gestion du rendement, au perfectionnement des employés et aux ressources humaines doivent être respectés. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.14 En mémoire de (mairesse suppléante Rinehart) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que, comme il est question dans la lettre de la mairesse suppléante Rinehart intitulée En mémoire de, le conseil envisage les deux options suivantes en ce qui à trait aux dons : 3) Le Conseil donne une somme forfaitaire à un organisme de charité précis, à savoir un organisme dont les efforts déployés s'inscrivent dans le cadre de l'initiative menée par la Ville et profitent à tous, et que celui-ci utilise cette somme pendant un an. 4) Que le conseil fixe un plafond relativement au don, à savoir une somme de 25 dollars, et que celui-ci soit attribué à un organisme figurant dans les avis publiés dans la rubrique nécrologique. La conseillère McAlary propose une modification à la proposition, appuyée par la conseillère Fullerton, visant à adopter la seconde option pour une période d'un an. À l'issue du vote relatif à la modification, la proposition est adoptée. Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller MacKenzie RÉSOLU que, comme il est question dans la lettre de la mairesse suppléante intitulée En mémoire de, le conseil fixe le montant maximum d'un don à 25 dollars et que celui-ci soit attribué à un organisme de charité figurant dans les avis publiés dans la rubrique nécrologique, et que ce processus soit respecté pendant un an. À l'issue du vote, la proposition telle que modifiée et citée ci-dessus, est adoptée. 97- 228 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 3.15 Notes de conférence de presse et séminaire (mairesse suppléante Rinehart) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le directeur général, ou son représentant, soit chargé d'examiner les prochains ordres du jour du conseil et de rédiger des notes d'information sur les questions susceptibles d'attirer l'attention des médias. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que toutes les questions des médias ayant trait aux politiques et adressées au personnel soient transmises au directeur général ou à son représentant. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (Le conseiller Farren quitte la réunion.) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le conseil envisage la tenue d'un séminaire, mené par un expert en préparation des médias, pour le conseil et le personnel-cadre. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. (Le conseiller Farren est de nouveau présent à la réunion.) 3.13 Relations avec les personnes désignées (mairesse suppléante Rinehart) Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par le conseiller Snook RÉSOLU que le directeur général et la greffière communale soient chargés de rédiger un document d'information pour tous les groupes et les organismes pour lesquels le conseil doit nommer des membres. Chaque document d'information devra, entre autres, définir clairement la relation entre le groupe et le conseil, les ententes contractuelles ou les contrats documentés conclus entre le groupe et le conseil et la nature du poste occupé par les membres nommés par le conseil au sein dudit groupe. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. Proposition de la mairesse suppléante Rinehart Appuyée par la conseillère Fullerton RÉSOLU que le comité des candidatures soit chargé d'élaborer un mécanisme par lequel (i) les membres nommés par le conseil pour siéger au sein d'un organisme font régulièrement le point sur les activités de ce dernier; (ii) les membres nommés par le conseil présentent un relevé de leur présence; (iii) les membres nommés par le conseil fournissent des renseignements sur toute question urgente ayant une importance capitale pour le conseil ou la Ville. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. La proposition de la conseillère McAlary, appuyée par la mairesse suppléante Rinehart, voulant que le personnel passe en revue tous les comités municipaux et fasse un compte rendu au conseil, est par la suite retirée par la proposeuse et l'appuyeuse. 3.14 Directeur général : Modification proposée au plan d'aménagement de la place Market Ouest Proposition du conseiller Snook Appuyée par la conseillère McAlary 97- 229 COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL JULY 23, 2012/LE 23 JUILLET 2012 RÉSOLU que le rapport soumis intitulé M/C 2012- 189 : Modification proposée au plan d'aménagement de la place Market Ouest soit reporté jusqu'à ce que des renseignements supplémentaires soient fournis, y compris les répercussions du projet en question sur le budget à venir. À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Snook vote contre la proposition. 3.15 Lettre de Buck concernant l'abribus de la rue Sydney Proposition du conseiller Snook Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart RÉSOLU que la lettre de Buck concernant l'abribus de la rue Sydney soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 3.16 Lettre de P. Whitebone concernant une propriété inesthétique Proposition de la conseillère McAlary Appuyée par la conseillère Fullerton RÉSOLU que la lettre reçue de P. Whitebone au sujet d'une propriété inesthétique soit acceptée à titre informatif. À l'issue du vote, la proposition est adoptée. 16. Levée de la séance Le maire déclare que la séance est levée à 21 h 30. Mayor / maire Common Clerk / greffière communale