2012-07-16_Minutes--Procès-verbal
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COMMON COUNCIL MEETING – THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL – JULY 16, 2012 - 7:00 P.M.
Present:
Mel Norton, Mayor
Deputy Mayor Rinehart and Councillors Farren, Fullerton,
MacKenzie, McAlary, Merrithew, Norton, Reardon, Snook and
Strowbridge
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; C. Graham,
Comptroller; M. Reade, Senior Planner; A. Poffenroth, Deputy
Commissioner of Building and Inspection Services; W. Edwards,
Commissioner of Transportation and Environment Services; J.
Fleming, Police Staff Sergeant; K. Clifford, Fire Chief; E.
Gormley, Common Clerk and J. Taylor, Assistant Common Clerk.
1. Call To Order – Prayer
Mayor Norton called the meeting to order and John Knight offered the opening prayer.
2. Approval of Minutes
2.1 Minutes of June 23, 2012
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that the minutes of the meeting of
Common Council, held on June 23, 2012, be approved.
Question being taken, the motion was carried.
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the agenda of this meeting
with the addition of items: 13.0 Public Outdoor Plaza Construction Agreement
Harbourfront Residences at Three Sisters; 13.2 Committee of the Whole: The Cherry
Brook Zoo (Deputy Mayor Rinehart); 13.3 Committee of the Whole: Performance
Management Plan (Deputy Mayor Rinehart); 13.4 Memorials (Deputy Mayor Rinehart);
13.5 Media Briefing Notes & Teach In (Deputy Mayor Rinehart); 13.6 Appointee
Relationship (Deputy Mayor Rinehart); 13.7 Review of Bill 61 (Deputy Mayor Rinehart),
be approved.
Question being taken, the motion was carried.
3.0 a) City Manager: Customer Service – Proposed 2012 Improvements and CRM
Software Early Adoption Agreement (Tabled on July 3, 2012)
3.0 b) Updated Customer Service Presentation July 3, 2012
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that items 3.0 a) City Manager:
Customer Service – Proposed 2012 Improvements and CRM Software Early Adoption
Agreement; 3.0 b) Updated Customer Service Presentation July 3, 2012, be lifted from
the table.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor Reardon
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that as recommended by the City
Managerin the submitted reportCustomer Service – Proposed 2012 Improvements and
CRM Software Early Adopter Agreement, Common Council:
Approve a phased approach to customer service improvements that includes
implementation of customer service standards and a software solution that supports a
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coordinated, corporate approach to managing requests for service in 2012; and
Authorize enrolment into an Early Adopter Software Agreement (submitted) with
Sungard Public Sector Inc. for Customer Relationship Management (CRM) software.
Question being taken, the motion was carried with Councillors MacKenzie
Strowbridge voting nay.
3.1a) Common Clerk: Committee System of Governance
3.1b) Presentation
3.1c) Committee Sample Schedule
3.1d) Portion of 2011-11-28 Council Minutes Respecting Committee System
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the Common Clerk be directed to
deliver a presentation to Council on the standing committee form of government.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Snook
voting nay.
3.2 Safe, Clean Drinking Water Program – Progress Update
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-178: Safe, Clean Drinking Water Program -
Progress Update:
1. That TerrAtlantic Engineering Limited be engaged to conduct the Groundwater
Potential Analysis and Mapping Report, at their submitted quote of $20,000 + tax; and
2. That Council approve the use of $80,000 from the $4,564,135 allocated to the
approved 2012 Water & Sewerage Utility Fund Capital Program - Safe, Clean Drinking
Water category.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that item 8.1 be moved forward on the
agenda.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that item 3.8 be moved forward on the
agenda.
Question being taken, the motion was carried.
8. Delegations/Presentations
8.1 Sculpture Saint John
Referring to a submitted presentation, Diana Alexander, Chair of Sculpture Saint John
updated Council regarding the International Sculpture Symposium taking place in Saint
John.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the Sculpture Saint John
presentation be referred to the City Manager to arrange a meeting with the group to
discuss the upcoming International Sculpture Symposium.
Question being taken, the motion was carried.
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3.8 City Solicitor: “Reconsideration” of a Rezoning – 24-26 Highmount Court
Referring to a submitted report, the City Solicitor outlined his legal opinion respecting a
property rezoning at 24-26 Highmount court, noting that he concluded the amendment to
the Zoning By-Law has been enacted to rezone the property at 24-26 Highmount Court
from “R-2” One and Two Family Residential to “R-4” Four Family Residential without
section 39 conditions.
Responding to a question, Mr. Nugent stated that if the City were to initiate the process
to rezone the property back to “R-2” it would be very difficult to convince a court that the
rezoning conformed with the spirit of the public hearing process.
A motion moved by Councillor Snook and seconded by Councillor MacKenzie to direct
the Clerk to advertise a rezoning at 24-26 Highmount Court and refer the matter to the
Planning Advisory Committee for a report and recommendation was withdrawn by the
mover and seconder.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the report from the City Solicitor
entitled “Reconsideration” of a Rezoning – 24-26 be received for information.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Snook
voting nay.
3.3 City Manager: Mispec Park Update
M. Hugenholtz, Operations Manager Leisure Services, outlined the contents of the
submitted report and he responded to questions from Council.
A motion moved by Councillor McAlary and seconded by Deputy Mayor Rinehart to
adopt the recommendation appearing in the submitted report was withdrawn by the
mover and seconder.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report entitled Mispec Park Update, Common Council confirm
the direction set out in the 2012 Operating Budget.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor Merrithew
Seconded by Councillor Strowbridge
RESOLVED that Common Council direct the City
Manager to apply for funding under the Disaster Financial Assistance Program through
the Province of New Brunswick for Mispec Park.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that Common Council express its
support and appreciation for Canaport LNG in hopes that the company will provide a
maintenance service for Mispec beach.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor Snook
Seconded by Deputy Mayor Rinehart
RESOLVED that the meeting time be extended
beyond 10:00 p.m. as provided for in the Procedural By-law.
Question being taken, the motion was carried.
3.4 Saint John Transit Commission: Use of Handi-Buses
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On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that item 13.1 Saint John Transit
Commission: Use of Handi-Buses, be received for information.
Question being taken, the motion was carried.
3.5 Planning Advisory Committee: King George Court Subdivision 25 Bentley
Street
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that Common Council assent to the
submitted King George Court Subdivision with respect to any required public utility
easements.
Question being taken, the motion was carried.
3.6 Planning Advisory Committee: Proposed Subdivision and Variance 54 Loch
Lomond Road
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that Common Council assent to one or
more subdivision plans, in one or more phases, in general accordance with the
submitted Bayview Credit Union Society Ltd. Tentative Plan of Subdivision, located at 54
Loch Lomond Road (PID 00315945), with respect to the vesting of the proposed public
streets and any required municipal services easements and public utility easements.
Question being taken, the motion was carried.
3.7 Planning Advisory Committee: Simpco Development Ltd. Subdivision 1032
Hillcrest Road
On motion of Councillor Merrithew
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that:
1) Common Council Assent to one or more subdivision plans, in one or more
phases, in general accordance with the submitted Simpco Development Ltd.
Subdivision, Phase 2 tentative plan with respect to the vesting of the proposed
public and future streets, as well as to any required municipal services and/or
public utility easements.
2) Common Council accept a money-in-lieu land for public purposes dedication for
the Simpco Development Ltd. Subdivision, Phase 2.
3) Common Council authorize the preparation and execution of one or more
City/Developer Subdivision Agreements to ensure provision of the required work
and facilities between Carthier Street to Nina Street through the future street
rights-of-way, and detailed site and detailed site and drainage plans for the
approval of the Chief City Engineer (or his designate).
Question being taken, the motion was carried.
3.9 Return of a Planning Application Fee: Municipal Plan Amendment and
Rezoning – 1000 Latimore Lake Road.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Norton
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-167: Return of a Planning Application Fee:
Municipal Plan Amendment and Rezoning Application 1000 Latimore Lake Road,
Common Council decline the applicants’ request for the return of their application fee.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Strowbridge
voting nay.
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3.10 Carpenter Letter Re: Truck Routes
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the letter from Mary Ellen
Carpenter dated June 20, 2012 Regarding Truck Routes be referred to the City
Manager.
Question being taken, the motion was carried.
4. Disclosures of Conflict of Interest
5. Consent Agenda
5.1
Refer to item 14.1.
5.2
That as recommended by the City Manager in the submitted report entitled
Network Connection between Fire Station 1 and Police Head Quarters, the Mayor and
Common Clerk be authorized to sign the necessary Bell Aliant Ethernet Services
Schedule contract for a fiber link between PHQ and the secondary location.
5.3
That as recommended by the City Manager in the submitted report entitled
Laserfiche RIO Software Upgrade Saint John Information Management (SJIM) Project
Phase 3, the Mayor and Common Clerk be authorized to amend the contract to include
HST.
5.4
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
179: Annual Unidirectional Flushing Program, the quotes from Aqua Data Atlantic be
accepted for the unidirectional flushing of the water distribution system and for the
expansion of the program to the Millidgeville zone; and further, the Mayor and Clerk be
authorized to execute the necessary documents.
5.5
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
187: Contract No. 2012-4: Alward Street Sanitary Sewer Installation, Contract 2012-4:
Alward Street Sanitary Sewer Installation be awarded to the low tenderer, Galbraith
Construction Ltd., at the tendered price of $467,082.43 as calculated based upon
estimated quantities; and further, the Mayor and Common Clerk be authorized to
execute the necessary contract documents.
5.6
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
186: Engineering Design and Construction Management: Spruce Lake, North End &
Latimer Lake Water Transmission Main Inspections, the proposal from CBCL Limited for
engineering services (design and construction management) for the Spruce Lake, North
End & Latimer Lake Water Transmission Main Inspections be accepted; and further, the
Mayor and Common Clerk be authorized to execute the appropriate documentation in
that regard.
5.7
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
184: Materials Testing and Inspection Services - Asphalt Concrete, Portland Cement
Concrete and Soils Compaction for 2012, the 2011 Materials Testing and Inspection
Services Agreement with Gemtec Limited be extended for 2012 and that the original
Agreement be increased to an amount of $212,344.48.
5.8
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
183: The Power Commission of the City of Saint John Public Utility Easement - Eagle
Blvd. PID #55064018:
1. The City of Saint John grant two Public Utility Easements to The Power Commission
of the City of Saint John, identified as Parcels E-l and E-2 as shown on a submitted
survey plan titled, "Plan Of Survey Showing Easements Required By The Power
Commission Of The City Of Saint John" for the sum of $500.00 plus H.S.T. (if applicable)
for each of the two easements in a portion of PID Number 55064018, located off Eagle
Boulevard, as generally shown on the submitted survey plan, on or before September
30, 2012, subject to the terms and conditions as set out in the submitted agreement; and
2. Common Council assent to the submitted Plan of Survey for any public utility
easements; and
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3. The Mayor and Common Clerk be authorized to sign any document required to
facilitate this granting.
5.9
That as recommended by the City Manager in the submitted report M&C 2012-
181: Environmental Trust Fund - Letter of Offer, the Mayor and Common Clerk be
authorized to sign the submitted Environmental Trust Fund Letter of Offer for
Environmental Risk Assessment, Eastern Wastewater Treatment Facility - Saint John
(Project No. 120030).
5.10
That the Vibrant Communities request to present re Public Transit be referred to
the Clerk to schedule.
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that the recommendation set out for
each consent agenda item respectively with the exception of item 5.1 Buck Letter Re:
Sydney Street Bus Shelter, which has been identified for debate, be adopted.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor Snook
RESOLVED that the record of motions / actionable
items appearing in the Council Agenda packet of July 16, 2012, be provided in paper
copy to Common Council.
Question being taken, the motion was carried.
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that the record of motions / actionable
items be referred to the Common Clerk to examine a possible change to the format of
the report to make it more succinct and clear with the direction that the new report would
be included with every agenda packet.
Question being taken, the motion was carried.
6. Members Comments
Council members commented on various community events.
7. Proclamation
9. Public Hearings
10. Consideration of By-laws
10.1 Public Presentation: 3795 Loch Lomond Road, Abigail Place and 356
Eldersley Avenue
A Public Presentation was given for a proposed amendment to the Municipal
Development Plan amending Schedule A – City Structure, by re-designating those
portions of the parcels of land located at 3795 Loch Lomond Road, Abigail Place and
356 Eldersley Avenue and currently designated Rural Resource Area, being portions of
PID Numbers 55214910, 00329144, 55196588 and 00330159, from Rural Resource
Area to Stable Area classification; and amending Schedule B – Future Land Use, by
redesignating the same portions of the parcels of land, from Rural Resource to Rural
Residential classification, to recognize three previously approved rural residential
subdivisions.
11. Submissions by Council Members
12. Business Matters - Municipal Officers
12.0 City Solicitor: Amendment to the Procedural By-Law (By-Law Attached for
rd
3 Reading)
On motion of Councillor Snook
Seconded by Councillor Farren
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RESOLVED that the bylaw entitled, “By-Law
Number M-5 A Law to Amend a By-Law Respecting the Procedure of the Common
Council of The City of Saint John,“ repealing and substituting Sections 8.6 to 8.11
regarding the time for delivery of the meeting agenda, be read.
Question being taken, the motion was carried with Councillor McAlary
voting nay.
The by-law entitled, “By-Law Number M-5 A Law to Amend a By-Law Respecting the
Procedure of the Common Council of The City of Saint John,“ was read in its entirety.
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor MacKenzie
RESOLVED that the bylaw entitled, “By-Law
Number M-5 A Law to Amend a By-Law Respecting the Procedure of the Common
Council of The City of Saint John,“ repealing and substituting Sections 8.6 to 8.11
regarding the time for delivery of the meeting agenda, be read a third time, enacted, and
the Corporate Common Seal affixed thereto.
Question being taken, the motion was carried with Councillor McAlary
voting nay.
Read a third time by title, the by-law entitled, “By-Law Number M-5 A Law to Amend a
By-Law Respecting the Procedure of the Common Council of The City of Saint John.”
12.1 Commissioner of Finance: Cancel Tendering Process – Tender #2012-
081801T Public Plaza
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the
Commissioner of Finance in the submitted report M&C 2012-190: Cancel Tendering
Process – Tender #2012-081801T Public Plaza, the tender process for Tender No.
2012-081801T - PUBLIC PLAZA be cancelled and Materials Management be directed to
send a notice of cancelation to all tenderers.
Question being taken, the motion was carried.
12.3 City Manager: Contract 2012-21 – Concrete Pressure Pipe Electromagnetic
Inspection
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McALary
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-188: Contract No. 2012-21: 1500mm
Diameter and 1350mm Diameter Concrete Pressure Pipe Electromagnetic Inspection,
Contract 2012-21: 1500mm Diameter and 1350mm Diameter Concrete Pressure Pipe
Electromagnetic Inspection be awarded to the tenderer Pure Technologies Ltd., at the
tendered price of $452,354.54, as calculated based upon estimated quantities; and
further, the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the necessary contract
documents.
Question being taken, the motion was carried.
12.4 City Manager: Contract 2012-15 – Hazen Creek Culvert
Replacements/Modifications
On motion of Councillor Farren
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the City
Manager in the submitted report M&C 2012-180: Contract 2012-15 – Hazen Creek
Culvert Replacements/Modifications, Contract 2012-15: Hazen Creek Culvert
Replacements/Modifications, be awarded to the low Tenderer, Fairville Construction
Ltd., at the tendered price of $468,395.85 as calculated based upon estimated
quantities; and further, the Mayor and Common Clerk be authorized to execute the
necessary contract documents.
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Question being taken, the motion was carried.
12.5 City Manager: Contract 2012-9 – Gilbert Street – Sanitary Lift Station #5 &
Force Main
On motion of Councillor McAlary
Seconded by Councillor Merrithew
RESOLVED that as recommended by the City
Manager, Contract 2012-9: Gilbert Street - Sanitary Lift Station #5 & Force Main, be
awarded to the low Tenderer, Fairville Construction Ltd., at the tendered price of
$857,166.59 as calculated based upon estimated quantities, and further that the Mayor
and Common Clerk be authorized to execute the necessary contract documents.
Question being taken, the motion was carried.
13. Committee Reports
13.0 Committee of the Whole: Public Outdoor Plaza Construction Agreement
Harbourfront Residences at Three Sisters
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Farren
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on July 16, 2012, Common Council approve the
text of an agreement respecting the construction of the Public Outdoor Plaza at
Harbourfront Residences at Three Sisters, with the addition to section 3.5.2 of the
following language:
“…provided however that the City Manager may approve one or more change requests
that are consistent with the Existing Design and which in total do not exceed $10,000.00”
Question being taken, the motion was carried.
13.1 Committee of the Whole: Freedom of the City for 410 City of Saint John
Squadron, Royal Canadian Air Force
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor McAlary
RESOLVED that as recommended by the
Committee of the Whole, having met on July 3, 2012, that Council confer the honour of
Freedom of the City to the 410 City of Saint John Squadron, Royal Canadian Air Force.
Question being taken, the motion was carried.
13.7 Committee of the Whole: Review of Bill 61 (Deputy Mayor Rinehart)
On motion of Deputy Mayor Rinehart
Seconded by Councillor Reardon
RESOLVED that:
1. Council direct the City Solicitor to engage in a comprehensive review of Bill 61 and its
potential impact(s) on the City of Saint John and its operations.
2. Council direct the City Manager to participate in this review process.
3. Council direct both the City Manager and the City Solicitor, working with the
Intergovernmental Affairs Coordinator, to meet the timelines of the Association.
Question being taken, the motion was carried.
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
15. General Correspondence
16. Adjournment
The Mayor declared the meeting adjourned at 10:30 p.m.
Items Forwarded to the next Council meeting:
11.1 Citizen Online Crime Reporting System (Councillor Norton)
11.2 2013 Budget Process (Councillor McAlary)
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11.3 Budget 2013 – Schedule for Meetings and Public Consultation (Councillor Snook)
11.4 Committee to Represent the Interest of Citizens-Taxpayers in Regards to the
Pension (Councillor Fullerton)
11.5 Costs of Legal Services (Councillor Fullerton)
11.6 Mispec Park (Councillor Fullerton)
11.7 Public Transportation Tax Reforms and Innovative Transportation Solutions
(Councillor Snook)
11.8 Utilizing Vacant or Underutilized Space at Saint John Transit Operations Centre
(Councillor Norton)
12.2 City Manager: Proposed Change to Market Place West Master Plan
13.2 The Cherry Brook Zoo (Deputy Mayor Rinehart)
13.3 Performance Management Plan (Deputy Mayor Rinehart)
13.4 Memorials (Deputy Mayor Rinehart)
13.5 Media Briefing Notes & Teach In (Deputy Mayor Rinehart)
13.6 Appointee Relationship (Deputy Mayor Rinehart)
14.1 Committee of the Whole:Buck Letter Re: Sydney Street Bus Shelter
15.1 P. Whitebone Letter Re: Unsightly Property
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SÉANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE À L'HÔTEL DE VILLE, LE 16 JUILLET 2012 À 19 H
Sont présents :
Mel Norton, maire
la mairesse suppléante Rinehart et les conseillers Farren,
MacKenzie, Merrithew, Norton, Snook, Strowbridge et les
conseillères Fullerton, McAlary et Reardon
- et -
P. Woods, directeur général; J. Nugent, avocat municipal;
C. Graham, contrôleuse; M. Reade, urbaniste principal;
A. Poffenroth, commissaire adjoint aux services d'inspection et
des bâtiments; W. Edwards, commissaire aux services de
transport et d'environnement; J. Flemming, sergent d'état-major
du Service de police; K. Clifford, chef du service d'incendie;
E. Gormley, greffière communale, et J. Taylor, greffier communal
adjoint.
1. Ouverture de la séance, suivie de la prière
La séance est ouverte par le maire Norton, et John Knight récite la prière d'ouverture.
2. Approbation du procès-verbal
2.1 Procès-verbal de la séance tenue le 23 juin 2012
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que le procès-verbal de la séance du
conseil communal tenue le 23 juin 2012 soit approuvé.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3. Adoption de l'ordre du jour
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que l'ordre du jour de la
présente réunion soit adopté, moyennant l'ajout des points suivants : 13.0 Contrat de
construction de la place publique extérieure du domaine Harbourfront Residences at
Three Sisters; 13.2 Comité plénier : Zoo Cherry Brook (mairesse suppléante Rinehart);
13.3 Comité plénier : Plan de gestion du rendement (mairesse suppléante Rinehart);
13.4 Monuments commémoratifs (mairesse suppléante Rinehart); 13.5 Notes de
conférence de presse et séminaire (mairesse suppléante Rinehart); 13.6 Relations avec
les personnes désignées (mairesse suppléante Rinehart); 13.7 Examen du projet de loi
o
n61 (mairesse suppléante Rinehart).
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.0a) Directeur général : Service à la clientèle – Améliorations proposées pour
2012 et entente relative à l'adoption précoce du logiciel de GRC (point reporté lors
de la séance du 3 juillet 2012)
3.0b) Présentation mise à jour du Service à la clientèle – le 3 juillet 2012
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que les points 3.0a) Directeur général :
Service à la clientèle – Améliorations proposées pour 2012 et entente relative à
l'adoption précoce du logiciel de GRC; et 3.0b) Présentation mise à jour du Service à la
clientèle du 3 juillet 2012 soient soumis à la discussion.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la conseillère Reardon
Appuyée par le conseiller Snook
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RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
généraldans le rapport soumis intitulé Service à la clientèle – Améliorations proposées
pour 2012 et entente relative à l'adoption précoce du logiciel de GRC, le conseil
communal :
approuve une approche progressive quant aux améliorations du service à la clientèle
comprenant la mise en œuvre de normes pour le service à la clientèle et une solution
logicielle qui appuie une approche globale et coordonnée pour gérer les demandes de
service en 2012; et
autorise la conclusion de l'entente relative à l'adoption précoce du logiciel de GRC (telle
qu'elle a été soumise) avec Sungard Public Sector Inc.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Les conseillers MacKenzie
et Strowbridge votent contre la proposition.
3.1a) Greffière communale : Modèle de gouvernance fondée sur les comités
3.1b) Présentation
3.1c) Échantillon de calendrier des comités
3.1d) Partie du procès-verbal de la séance du conseil tenue le 28 novembre 2011
relative au système des comités
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que la greffière communale soit chargée
de faire une présentation au conseil concernant le modèle de gouvernance fondé sur les
comités permanents.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Snook vote
contre la proposition.
3.2 Programme sur la salubrité et propreté de l'eau potable – Compte rendu
des progrès réalisés
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-178 : Programme sur la salubrité et
propreté de l'eau potable – Compte rendu des progrès réalisés :
1. les services de la société TerrAtlantic Engineering Limited soient retenus pour la
production d'un rapport d'analyse du potentiel et de cartographie des eaux souterraines
au prix offert de 20 000 $ (taxes en sus);
2. le conseil autorise l'affectation d'une somme de 80 000 $, tirée des 4 564 135 $
alloués au programme d’immobilisations du fonds des services d’aqueduc et d’égouts –
volet salubrité et propreté de l'eau potable approuvé pour 2012.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que le point 8.1 soit avancé dans l'ordre
du jour.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que le point 3.8 soit avancé dans l'ordre
du jour.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
8. Délégations et présentations
8.1 Sculpture Saint John
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Faisant référence à une présentation antérieure, Diana Alexander, présidente de
Sculpture Saint John, informe le conseil concernant la tenue du Symposium international
de la sculpture à Saint John.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que la présentation de Sculpture
Saint John soit transmise au directeur général et que ce dernier organise une réunion
avec le groupe pour discuter du prochain Symposium international de la sculpture.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.8 Avocat municipal : Réexamen d'une demande de rezonage visant les 24-
26, cour Highmount
Faisant référence à un rapport soumis, l'avocat municipal donne un avis juridique à
l'égard du rezonage d'une propriété située aux 24-26, cour Highmount. Il souligne que la
modification à l'arrêté de zonage qui fait passer la désignation se rapportant à la
propriété sise aux 24-26, cour Highmount de « Zone résidentielle – habitations
unifamiliales et bifamiliales (R-2) à « Zone résidentielle – habitations de 4 logements (R-
4) » a été édictée sans tenir compte des conditions imposées par l'article 39.
En réponse à une question, M. Nugent explique que, si jamais la municipalité décidait de
rétablir le zonage de la propriété en question sous la désignation « R-2 », elle aurait fort
à faire pour convaincre un tribunal de la conformité du rezonage à l'esprit du processus
d'audience publique.
La proposition du conseiller Snook, appuyée par le conseiller MacKenzie, voulant que la
greffière publie un avis de rezonage à l'égard des 24-26, cour Highmount et que la
question soit soumise au Comité consultatif d'urbanisme afin qu'il produise un rapport et
formule des recommandations est retirée par le proposeur et l'appuyeur.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que le rapport de l'avocat municipal
intitulé « Réexamen du rezonage des 24-26 » soit accepté à titre informatif.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Snook vote
contre la proposition.
3.3 Directeur général : Mise à jour relative au parc Mispec
M. Hugenholtz, directeur des opérations des Services des loisirs, présente le contenu du
rapport soumis et répond aux questions du conseil.
La proposition de la conseillère McAlary, appuyée par la mairesse suppléante Rinehart,
voulant que la recommandation formulée dans le rapport soumis soit adoptée est retirée
par la proposeuse et l'appuyeuse.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé Mise à jour relative au parc Mispec, le conseil
communal entérine l'orientation privilégiée dans le Budget de fonctionnement de 2012.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition du conseiller Merrithew
Appuyée par le conseiller Strowbridge
RÉSOLU que le conseil communal charge le
directeur général de demander une aide financière pour le parc Mispec au Programme
d’aide financière en cas de catastrophe du gouvernement du Nouveau-Brunswick.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Farren
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RÉSOLU que le conseil communal manifeste son
appui et son appréciation à l'égard du terminal de GNL de Canaport, en espérant que la
société assure l'entretien de la plage Mispec.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par la mairesse suppléante Rinehart
RÉSOLU que la réunion se prolonge au-delà de
22 h, conformément aux dispositions de l'arrêté procédural.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.4 Commission des transports de Saint John : Utilisation des Handi-Bus
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le point 13.1 Commission des
transports de Saint John : Utilisation des Handi-Bus, soit accepté à titre informatif.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.5 Comité consultatif d'urbanisme : Lotissement cour King George au
25, rue Bentley
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le conseil communal approuve le
plan présenté relativement au lotissement cour King George en ce qui a trait aux
servitudes de service public requises.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.6 Comité consultatif d'urbanisme : Projet de lotissement et de dérogation
visant le 54, chemin Loch Lomond
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que le conseil communal donne son
assentiment à un ou plusieurs plans de lotissement, réalisables en une ou plusieurs
phases comme il est indiqué de façon générale dans le plan de lotissement provisoire
présenté par Bayview Credit Union Society Ltd., sise au 54, chemin Loch Lomond
(NID 00315945), par rapport au projet de dévolution de terrains à titre de rues publiques
proposées et de toute servitude requise pour les services municipaux et de service
public.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.7 Comité consultatif d'urbanisme : Lotissement Simpco Development Ltd. au
1032, chemin Hillcrest
Proposition du conseiller Merrithew
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que :
1) le conseil communal donne son assentiment à un ou plusieurs plans de
lotissement, réalisables en une ou plusieurs phases comme il est indiqué de
façon générale dans le plan de lotissement provisoire présenté par Simpco
Development Ltd. (phase 2), par rapport au projet de dévolution de terrains à titre
de rues publiques proposées et de rues futures, et de toute servitude requise
pour les services municipaux et de service public;
2) le conseil communal accepte une compensation monétaire visant l'affectation du
terrain d'utilité publique relativement à la phase 2 du lotissement Simpco
Development Ltd;
3) le conseil communal autorise la rédaction et la signature d'un ou de plusieurs
contrats de lotissement entre la Ville et le promoteur afin de permettre l'exécution
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des travaux requis et la mise en place des installations nécessaires entre les
rues Carthier et Nina et les futurs droits de passage municipaux, y compris
l'élaboration de plans de situation et de drainage détaillés soumis à l'approbation
de l'ingénieur municipal en chef ou de son remplaçant.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
3.9 Remboursement des frais liés à une demande d'urbanisme : Modification
du plan d'aménagement et du rezonage visant le 1000, chemin Latimore Lake
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Norton
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-167 : Remboursement des frais liés à
une demande d'urbanisme : Modification du plan d'aménagement et du rezonage visant
le 1000, chemin Latimore Lake, le conseil communal rejette la demande de
remboursement des frais liés à la demande d'urbanisme visée.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. Le conseiller Strowbridge
vote contre la proposition.
3.10 Lettre de Carpenter concernant les itinéraires pour camions
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que soit transmise au directeur général la
lettre de Mary Ellen Carpenter, datée du 20 juin 2012, concernant les itinéraires pour
camions.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
4. Divulgations de conflits d'intérêts
5. Questions soumises à l'approbation du conseil
5.1
Voir le point 14.1.
5.2
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
o
Connexion réseau entre la caserne de pompier n1 et le quartier général du Service de
police, le maire et la greffière communale soient autorisés à signer un contrat à terme de
services Ethernet avec Bell Aliant en vue de l'installation d'une liaison par fibre optique
entre le quartier général du Service de police et le lieu secondaire.
5.3
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
Mise à jour du logiciel Laserfiche Rio – Phase 3 du projet relatif à la gestion de
l'information de Saint John, le maire et la greffière communale soient autorisés à
modifier le contrat en y incluant la TVH.
5.4
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-179 : Programme annuel relatif au rinçage unidirectionnel, la soumission
présentée par l'entreprise Aqua Data Atlantic relativement au projet de rinçage
unidirectionnel du réseau d'aqueduc et d'extension du programme à la zone Millidgeville
soit acceptée et que, par ailleurs, le maire et la greffière communale soient autorisés à
signer les documents afférents.
5.5
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
o
M/C 2012-187 : Contrat n2012-4 : Rue Alward – Installation des égouts sanitaires, le
o
contrat n 2012-4 : relatif à l'installation d'égouts sanitaires sur la rue Alward soit accordé
au soumissionnaire moins-disant, Galbraith Construction Ltd., au prix offert de
467 082,43 $, établi à partir de quantités estimatives, et que, par ailleurs, le maire et la
greffière communale soient autorisés à signer les documents contractuels afférents.
5.6
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-186 : Conception technique et gestion de la construction – Inspection des
conduites d'eau principales du lac Spruce, du quartier nord et du lac Latimer, la
soumission présentée par la société CBCL Limited relativement à la prestation de
services d'ingénierie (gestion de la conception et de la construction) associés aux
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travaux d'inspection de la conduite principale d'eau du lac Spruce, du quartier Nord et du
lac Latimer soit acceptée, et que, par ailleurs, le maire et la greffière communale soient
autorisés à signer les documents afférents.
5.7
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-184 : Services d'essai des matériaux et d'inspection – béton asphaltique,
bétons de ciment Portland et travaux de compaction du sol pour 2012, le contrat de
services d’essai des matériaux et d’inspection conclu en 2011 avec Gemtec Limited soit
prolongé en 2012 et que le prix figurant au contrat original soit majoré de 212 344,48 $.
5.8
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-183 : Commission d'énergie de The City of Saint John – Servitude de service
public visant le boulevard Eagle, NID 55064018 :
1. The City of Saint John octroie deux servitudes de service public à la Commission
d'énergie de The City of Saint John, désignées comme étant les parcelles E-l et E-2 sur
le plan d'arpentage montrant les servitudes de service public requises par la
Commission d'énergie de The City of Saint John pour la somme de 500 $ (TVH en sus,
le cas échéant) pour chacune des deux servitudes sur une parcelle de terrain portant le
NID 55064018, située près du boulevard Eagle, comme le montre de manière générale
le plan d'arpentage présenté, au plus tard le 30 septembre 2012, sous réserve des
conditions prévues dans l’entente soumise;
2. le conseil communal approuve le plan d'arpentage présenté pour toutes les servitudes
de service public;
3. le maire et la greffière communale soient autorisés à signer tous les documents
nécessaires pour effectuer cette concession.
5.9
Que, comme le recommande le directeur général dans le rapport soumis intitulé
M/C 2012-181 : Fonds en fiducie pour l'environnement – Lettre d'offre, le maire et la
greffière communale soient autorisés à signer la lettre d'offre du Fonds en fiducie pour
l'environnement concernant l'évaluation des risques environnementaux présentés par
l'installation de traitement des eaux usées du quartier Est de Saint John (projet
o
n 120030).
5.10
Que la demande de l'organisme Vibrant Communities qui désire se présenter
devant le conseil au sujet du service de transport en commun soit transmise à la
greffière pour qu'elle fixe une date de présentation.
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que la recommandation formulée
relativement à chacune des questions soumises à l’approbation du conseil, à l’exclusion
du point 5.1 Lettre de Buck concernant l'abribus de la rue Sydney, qui fera l'objet de
délibérations, soit adoptée.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller Snook
RÉSOLU que la liste des propositions et des points
pouvant faire l'objet de mesures qui figure au dossier de l'ordre du jour de la séance du
conseil du 16 juillet 2012 soit remise en format papier au conseil communal.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que la liste des propositions et des points
pouvant faire l'objet de mesures soit transmise à la greffière communale afin qu'elle
détermine s'il est possible de la présenter dans un format plus succinct et plus clair qui
permettrait de la joindre systématiquement au dossier de l'ordre du jour des séances.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
6. Commentaires présentés par les membres
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Les membres du conseil s'expriment sur diverses activités communautaires.
7. Proclamation
9. Audiences publiques
10. Étude des arrêtés municipaux
10.1 Présentation publique : 3795, chemin Loch Lomond, place Abigail et
356, avenue Eldersley
Une présentation publique a eu lieu relativement au projet de modification de
l'annexe A – Structure municipale, du Plan d'aménagement municipal visant à faire
passer la désignation des parties des parcelles de terrain situées au 3795, chemin
Loch Lomond, à la place Abigail et au 356, avenue Eldersley actuellement désignées
zones de ressources rurales, inscrites sous les NID 55214910, 00329144, 55196588 et
00330159, de zones de ressources rurales à zones stables, ainsi que de l'annexe B –
Utilisation future des terres, visant à faire passer la désignation des mêmes parties
desdites parcelles de terrain de zones de ressources rurales à zones résidentielles
rurales, en reconnaissance de trois lotissements résidentiels ruraux précédemment
approuvés.
11. Interventions des membres du conseil
12. Affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux
12.0 Avocat municipal : Modification à l'arrêté procédural (arrêté joint aux fins
de troisième lecture)
Proposition du conseiller Snook
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que l'« Arrêté numéro M-5 – Arrêté
modifiant un arrêté concernant le règlement intérieur du conseil communal de The City
of Saint John », visant à abroger et à remplacer les articles 8.6 à 8.11 relativement à
l'heure de distribution de l'ordre du jour des réunions, fasse l'objet d'une lecture.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère McAlary vote
contre la proposition.
L'arrêté intitulé « Arrêté numéro M-5 – Arrêté modifiant l'Arrêté concernant le règlement
intérieur du conseil communal de The City of Saint John » est lu intégralement.
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par le conseiller MacKenzie
RÉSOLU que l'arrêté intitulé « Arrêté numéro M-5 –
Arrêté modifiant l'Arrêté concernant le règlement intérieur du conseil communal de The
City of Saint John », visant à abroger et à remplacer les articles 8.6 à 8.11 relativement
à l'heure de distribution de l'ordre du jour des réunions, fasse l'objet d'une troisième
lecture, que ledit arrêté soit édicté et que le sceau communal y soit apposé.
À l’issue du vote, la proposition est adoptée. La conseillère McAlary vote
contre la proposition.
Troisième lecture par titre de l'arrêté intitulé « Arrêté numéro M-5 – Arrêté modifiant
l'Arrêté concernant le règlement intérieur du conseil communal de The City of
Saint John ».
12.1 Commissaire aux finances : Annuler le processus d'appel d'offres –
Soumission 2012-081801T relative à la place publique
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le
commissaire aux finances dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-190 : Annuler le
processus d'appel d'offres – Soumission 2012-081801T relative à la place publique, le
processus en question soit annulé et que les services de gestion des équipements soit
chargé de diffuser un avis d'annulation à tous les soumissionnaires.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
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o
12.3 Directeur général : Contrat n 2012-21 relatif à l'inspection
électromagnétique d'un tuyau sous pression en béton
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
o
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-188 : Contrat n2012-21 relatif à
l'inspection électromagnétique de tuyaux sous pression en béton de 1 500 mm et de
1 350 mm de diamètre, ledit contrat soit accordé au soumissionnaire Pure
Technologies Ltd., au prix offert de 452 354,54 $, établi à partir de quantités estimatives,
et que, par ailleurs, le maire et la greffière communale soient autorisés à signer les
documents contractuels afférents.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
12.4 Directeur général : Contrat n 2012-15 relatif au remplacement et aux
modifications des ponceaux du ruisseau Hazen
Proposition du conseiller Farren
Appuyée par la conseillère McAlary
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
o
général dans le rapport soumis intitulé M/C 2012-180 : Contrat n 2012-15 relatif au
remplacement et aux modifications des ponceaux du ruisseau Hazen, ledit contrat soit
accordé au soumissionnaire le moins-disant, Fairville Construction Ltd., au prix offert
de 468 395,85 $, établi à partir de quantités estimatives, et que, par ailleurs, le maire et
la greffière communale soient autorisés à signer les documents contractuels afférents.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
12.5 Directeur général : Contrat n 2012-9 – Conduite d'eau principale à la
o
station de relèvement n 5 de la rue Gilbert
Proposition de la conseillère McAlary
Appuyée par le conseiller Merrithew
RÉSOLU que, comme le recommande le directeur
o
général, le contrat n 2012-9 relatif à la conduite d'eau principale de la station de
o
relèvement n 5 de la rue Gilbert soit accordé au soumissionnaire le moins-disant,
Fairville Construction Ltd., au prix offert de 857 166,59 $, établi à partir de quantités
estimatives, et que, par ailleurs, le maire et la greffière communale soient autorisés à
signer les documents contractuels afférents.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
13. Rapports déposés par les comités
13.0 Comité plénier : Contrat de construction de la place publique extérieure du
domaine Harbourfront Residences at Three Sisters
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par le conseiller Farren
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
plénier, s'étant réuni le 16 juillet 2012, le conseil communal approuve le texte du contrat
relatif à la construction de la place publique extérieure du domaine Harbourfront
Residences at Three Sisters, après l'ajout du libellé suivant à la clause 3.5.2 :
« … sous réserve que le directeur général puisse approuver une ou plusieurs demandes
de modifications conformes à la conception actuelle, d'une valeur maximale de
10 000 $. »
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
e
13.1 Comité plénier : Droit de cité pour le 410 Escadron de l'Aviation royale
canadienne, détachement de Saint John
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère McAlary
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JULY 16, 2012/LE 16 JUILLET 2012
RÉSOLU que, comme le recommande le comité
e
plénier, s'étant réuni le 3 juillet 2012, le conseil rend hommage au 410Escadron de
l'Aviation royale canadienne, détachement de Saint John, en lui accordant le droit de
cité.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
o
13.7 Comité plénier : Examen du projet de loi n61 (mairesse suppléante Rinehart)
Proposition de la mairesse suppléante Rinehart
Appuyée par la conseillère Reardon
RÉSOLU que :
1. Le conseil charge l'avocat municipal de faire un examen exhaustif du projet de loi
o
n61 et de son incidence potentielle pour The City of Saint John, notamment sur son
fonctionnement.
2. Le conseil charge le directeur général de participer au processus d'examen.
3. Le conseil demande au directeur général ainsi qu'à l'avocat municipal, qui
collaboreront avec le coordonnateur des affaires intergouvernementales, de se
conformer aux échéanciers de l'Association.
À l'issue du vote, la proposition est adoptée.
14. Étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du
conseil
15. Correspondance générale
16. Levée de la séance
Le maire déclare que la séance est levée à 22 h 30.
Points reportés à la prochaine séance du conseil :
11.1 Système de signalement en ligne des crimes pour les citoyens (conseiller Norton)
11.2 Processus budgétaire de 2013 (conseillère McAlary)
11.3 Budget de 2013 – Calendrier des réunions et des consultations publiques
(conseiller Snook)
11.4 Comité devant représenter les intérêts des citoyens/contribuables sur la question
des pensions (conseillère Fullerton)
11.5 Coûts liés aux services juridiques (conseillère Fullerton)
11.6 Parc Mispec (conseillère Fullerton)
11.7 Réformes fiscales visant les transports en commun et solutions en matière de
modes de transport novateurs (conseiller Snook)
11.8 Utilisation des espaces vacants ou peu utilisés du centre pour les opérations de
transport en commun de Saint John (conseiller Norton)
12.2 Directeur général : Modification proposée au plan d'aménagement de la place
Market Ouest
13.2 Zoo Cherry Brook (mairesse suppléante Rinehart)
13.3 Plan de gestion du rendement (mairesse suppléante Rinehart)
13.4 Monuments commémoratifs (mairesse suppléante Rinehart)
13.5 Notes de conférence de presse et séminaire (mairesse suppléante Rinehart)
13.6 Relations avec les personnes désignées (mairesse suppléante Rinehart)
14.1 Comité plénier :Lettre de Buck concernant l'abribus de la rue Sydney
15.1 Lettre de P. Whitebone concernant une propriété inesthétique
Mayor / maire
Common Clerk / greffière communale