2008-03-27_Minutes--Procès-verbal 93-394
COMMON COUNCIUCONSEIL COMMUNAL
MARCH 27, 2008/LE 27 MARS 2008
COMMON COUNCIL SPECIAL MEETING —THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL—March 27, 2008, 5:00 P.M.
present
Norman McFarlane, Mayor
Deputy Mayor Hooton and Councillors Chang, Chase, Court,
Farren, Ferguson, McGuire, Tait, Titus and White
- and -
T. Totten, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; Greg Yeomans,
Commissioner of Finance and Treasurer; J. Baird, Commissioner
of Planning and Development; P. Woods, Deputy City Manager;
A. Beckett, Deputy City Manager of Programs and Priorities; A.
Bodechon, Chief of Police; W. Reid, Deputy Police Chief; E.
Gormley, Common Clerk and J. Ferrar, Administrative Assistant
SEANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL COMMUNAL DE
THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE A L'HOTEL DE VILLE, LE 27 MARS 2008 a 17 H
Sont presents :
Norman McFarlane, maire
la mairesse suppleante Hooton et les conseillers Chang, Chase,
Court, Farren, Ferguson, McGuire, Tait, Titus et White
et
T. Totten, directeur general; J. Nugent, avocat municipal;
Greg Yeomans, commissaire aux finances et tresorier; J. Baird,
commissaire a I'urbanisme et au developpement; P. Woods,
directeur general adjoint; A. Beckett, directeur general adjoint,
programmes et priorites; A. Bodechon, chef de police; B. Reid,
chef de police adjoint; ainsi que E. Gormley, greffiere communale
et J. Ferrar, adjointe administrative.
1. Call To Order— Prayer
Mayor McFarlane called the meeting to order and offered the opening prayer.
1. Ouverture de la seance, suivie de la priere
La seance est ouverte par le maire McFarlane qui recite la priere d'ouverture.
1.1 North of Union Street Development
Referring to his submitted report, the City Manager, through an electronic presentation,
reviewed the recommendations for the North of Union Development.
On motion of Councillor Tait
Seconded by Councillor Court
RESOLVED that as recommended by the City
Manager, Common Council adopt the following recommendations with respect to the
North of Union Development:
a) With respect to the Development Plan
a. That the City of Saint John reconfirm its desire to approve a Development Concept
that would result in the construction of Justice Facility, a Police Facility and the required
Parking Facility in the area which is now been commonly referred to as "North Of Union".
b. That Council confirms its position that the preferred Development Concept includes
the Justice Facility being constructed on the lands commonly known as the YMCA site.
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c. That Council approves the construction of the Police Facility in the block generally
bounded by Hazen, Chipman, Peel and Union Streets (may include portions of existing
Right of Ways).
d. That Council approves the construction of a Parking Facility on what is commonly
referred to as the Carleton Street Escarpment.
b) With respect to Public Consultations
a. That Common Council will require that any development proposal to be considered
must address, and be sensitive to, the "Big Ideas" and "Design Guidelines" that were
developed as a result of receiving public input.
b That any development proposal, when received, be not only evaluated against these
"Big Ideas" and a list of other criteria to be developed, but must also be evaluated with
respect to the developers commitment to ongoing public consultation as part of the
Development Planning Process.
c. That the Public be provided with opportunities for input on final designs for each of
the major public components and new design concept for the site (Police Facility,
Parking Garage, Public Plaza) input regarding proposals for development of the area
from the private sector and input regarding art components to be associated with the
new development.
c) With respect to the requirements of the Police Facility
a. That Common Council request the Police Commission to have their Architects of
record revisit their program and conceptual plans to determine if it is possible to:
i. Have the facility be located generally within the block as identified without significantly
diminishing the operational efficiencies.
ii. Pay particular attention to the views expressed regarding streetscapes during the
public consultations and in particular the 'Design Guidelines'.
iii. Once the Police Commission has approved a revised conceptual design, submit the
design to Council for authority to proceed.
d) With respect to the Police tenancy in City Hall
a. That the City of Saint John formally notify the existing owners of the City Hall building
prior to April 30, 2008 that the City is exercising its option to extend its occupancy
related to the Police Space until April 30, 2011.
e) With respect to developing an effective Alternative Procurement Method
a. That Common Council authorize the City Manager, working with the City's
Purchasing Agent and City Solicitor to embark on a process of inviting submissions for
professional expertise related to the following:
i. Preparing a Call for Expressions of Interest and Statement of Qualifications;
ii. Assistance in the review and short listing of possible Developers;
iii. Preparation of the final Request for Proposal with an established Evaluation Process;
iv. Preparation of the final contract documents in consultation with the City Solicitor.
f) With respect to the issue of Tender versus An Alternative Procurement Process
a. That Common Council authorize the City Manager to proceed on the basis of using
an Alternative Procurement Process that would result in:
i. A Call for Expressions of Interests and Statement of Qualifications as the initial step;
ii. Followed by a Short Listing Exercise based on criteria to be established;
iii. Issuance of a Call for Proposals to qualified Development Companies or
Consortiums;
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iv. That the Call for Proposals will stipulate the City's desire to have the respondents
indicate options related to the design (excluding Police HQ), construction, financing and
perhaps ongoing maintenance of any of the components of the development or part(s)
thereof namely, the Police HQ, the Parking Structure, Rehabilitation of the Carnegie
Building, all Civil Works, the Plaza and Public Spaces deemed critical to this
development.
g) With respect to Discussions with Property Owners in the Area
a. That Common Council direct the City Manager to cease making any further offers on
properties in the general area without prior direction from Council sitting in Committee of
the Whole.
b. That the City Manager be directed to communicate to any property owner in the area
who is in possession of an offer from the City Manager, that they have until April 30th to
accept the offer (subject to Council approval) as presented or the Offer is off the table.
c. That Council request the Saint John Parking Commission to take any reasonable
steps to acquire any additional lands that would allow for a properly designed Parking
Facility on the proposed escarpment site.
h) With respect to Negotiations with the Province of New Brunswick
a That the City Manager in conjunction with the Police Commission, be directed to work
toward finalizing the following:
i. A Formal Memorandum of Intent related to the cost sharing of certain elements
(Plaza, Public Space, Parking, Secure Link, Holding Cells) of the development including;
ii. Agreement with respect to on going responsibilities for each of these components
including maintenance, upkeep and staffing and;
iii. Agreement with respect to responsibility for design and construction of these shared
elements and;
iv. Agreement with respect to scheduling and completion dates.
Question being taken, the motion was carried.
1.1 Amenagement du secteur situe au nord de la rue Union
Se reportant a son rapport presente anterieurement, le directeur general, a I'aide d'un
diaporama electronique, fait le point sur les recommandations formulees dans le cadre
du projet d'amenagement du secteur situe au nord de la rue Union.
Proposition du conseiller Tait
Appuyee par le conseiller Court
RESOLU que, comme le recommande le directeur
general, le conseil communal adopte les recommandations suivantes relativement au
projet d'amenagement du secteur situe au nord de la rue Union :
A. Plan d'amenagement
a) que The City of Saint John reconfirme son desir d'approuver un concept
d'amenagement qui viserait a construire un centre judiciaire, un poste de police et un
parc de stationnement dans le secteur communement appele le « nord de la rue
Union »;
b) que le conseil confirme sa position par rapport au concept d'amenagement voulant
que le centre judiciaire soit de preference construit sur le terrain communement appele
I'emplacement du YMCA;
c) que le conseil approuve la construction du centre judiciaire sur I'ilot generalement
delimite par les rues Hazen, Chipman, Peel et Union (certaines portions des droits de
passage existants pourraient y figurer);
d) que le conseil approuve la construction d'un parc de stationnement sur le terrain
communement appele I'escarpement de la rue Carleton.
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B. Consultations publiques
a) que le conseil communal exige que toute proposition d'amenagement examinee traite
des « grandes idees » et des « lignes directrices de conception » elaborees par suite a
la contribution du public;
b) que toute proposition d'amenagement rerue soit evaluee en tenant compte de ces
« grandes idees » et une liste d'autres criteres devant etre elabores et, qu'en outre, que
cette proposition soit evaluee en considerant I'engagement du promoteur a poursuivre
les consultations publiques a meme le processus de planification du projet
d'amenagement;
c) qu'on accorde au public des occasions de s'exprimer relativement aux concepts
definitifs de chaque element public important, aux nouvelles conceptions touchant
I'emplacement (poste de police, garage de stationnement, place publique), aux opinions
du secteur prive sur les propositions d'amenagement du quartier et aux suggestions
visant les composantes artistiques liees au nouveau projet d'amenagement.
C. Exigences relatives au poste de police
a) que le conseil communal exige que la Commission de police demande aux
architectes inscrits au dossier de proceder a un reexamen de leurs programme et plans
de conception afin de determiner si les mesures suivantes sont realisables :
i) amenager I'installation a I'interieur de I'ilot, de faron generale, comme il a ete
determine, sans toutefois restreindre considerablement I'efficacite operationnelle;
ii) preter une attention particuliere aux opinions exprimees pendant les consultations
publiques en matiere de paysages de rue et plus precisement dans le cadre des « lignes
directrices de conception »;
iii). soumettre le concept au conseil a des fins d'autorisation a proceder, une fois que la
Commission de police aura approuve la conception revisee.
D. Bail conclu par le corps de police relatif a I'hotel de ville
a) que The City of Saint John avise officiellement les proprietaires actuels de I'immeuble
abritant I'hotel de ville au plus tard le 30 avril 2008 que la Ville prevoit exercer son option
de reconduire jusqu'au 30 avril 2011 le bail relatif a I'espace occupe par le corps de
police.
E. Elaboration d'une methode d'approvisionnement efficace differente
a) que le conseil communal autorise le directeur general, en collaboration avec I'agent
d'achat municipal et I'avocat municipal, d'intenter un processus d'appel de soumissions
pour engager des experts dans les domaines suivants :
i) la preparation d'un appel de manifestation d'interet et d'enonce de criteres de merite;
ii) de I'aide pour examiner et selectionner les promoteurs eventuels;
iii) la preparation d'une demande de proposition definitive et I'etablissement d'un
processus d'evaluation;
iv) la redaction de la documentation contractuelle definitive en collaboration avec
I'avocat municipal;
F. Soumission relative a une methode d'approvisionnement differente
a) que le conseil communal autorise le directeur general a proceder selon une methode
d'approvisionnement differente visant a obtenir les resultats suivants :
i) un appel de manifestation d'interet et d'enonce de criteres de merite comme premiere
etape;
ii) par la suite, I'etablissement d'une liste restreinte de candidats fondee sur des criteres
precises;
iii) la delivrance d'un appel de propositions aux entreprises ou aux consortiums
d'amenagement;
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iv) que I'appel de propositions stipule que la Ville desire que les repondants precisent
des options liees a la conception (a I'exclusion du quartier general de police), a la
construction, au financement et peut-etre a I'entretien regulier de tout element de
I'amenagement, dans son ensemble ou en partie, le quartier general de police, la
construction du parc de stationnement, la rehabilitation de I'immeuble Carnegie, tous les
travaux civiques, la place publique et les lieux publics juges cruciaux pour ce projet
d'amenagement.
G. Discussions avec les proprietaires du quartier
a) que le conseil communal charge le directeur general de cesser le depot d'offres sur
les proprietes dans les environs sans autorisation prealable du conseil siegeant en
comite plenier;
b) que le directeur general soit charge de communiquer avec tout proprietaire du
quartier en possession d'une offre delivree par le directeur general indiquant que la date
limite d'acceptation de I'offre, telle qu'elle est presentee, est fixee au 30 avril au plus tard
(sous reserve de I'approbation du conseil) et qu'a I'expiration de ce delai, I'offre n'est
plus valable.
c) que le conseil demande a la Commission sur le stationnement de Saint John
d'entreprendre toute demarche raisonnable afin d'acquerir des terrains additionnels qui
permettraient de concevoir un parc de stationnement adequat sur I'emplacement de
I'escarpement.
H. Negociations avec la province du Nouveau-Brunswick
a) que le directeur general, en collaboration avec la Commission de police, soit charge
de conclure les conventions suivantes :
i) un memorandum declaratif d'intention officiel relatif au partage des couts de certains
elements (place publique, espaces d'acces au public, lieux securitaires, quartiers
cellulaires) du projet d'amenagement, y compris les suivants :
ii) une entente conclue relativement aux responsabilites continues de chacun de ces
elements, notamment le maintien, I'entretien et les effectifs;
iii) une entente relative aux responsabilites en matiere de conception et de construction
de ces elements partages;
iv) une entente relative au calendrier indiquant les dates d'achevement des travaux.
P, I'issue du vote, la proposition est adoptee.
16. Adjournment
The Mayor declared the meeting adjourned.
16. Levee de la seance
Le maire declare que la seance est levee.
Mayor/maire
Common Clerk/Greffiere communale