2010-04-19_Minutes--Procès-verbal95-276
COMMON COUNCIL/CONSEIL COMMUNAL
APRIL 19, 2010/LE 19 AVRIL 2010
COMMON COUNCIL MEETING - THE CITY OF SAINT JOHN
CITY HALL - APRIL 19, 2010 - 7:00 P.M.
Present:
Ivan Court, Mayor
Deputy Mayor Chase and Councillors Court, Farren, Higgins,
Killen, McGuire, Mott, Snook, Sullivan, and Titus
- and -
P. Woods, City Manager; J. Nugent, City Solicitor; G. Yeomans,
Commissioner of Finance; P. Groody, Commissioner of Municipal
Operations; A. Beckett, Deputy City Manager; B. Connell, Deputy
Chief of Police; R. Simonds, Fire Chief; E. Gormley, Common
Clerk and J. Taylor, Assistant Common Clerk.
SEANCE DU CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
TENUE A L'HOTEL DE VILLE, LE 19 AVRIL 2010 A 19 H
Sont presents :
Ivan Court, maire
le maire suppleant Chase et les conseillers Court, Farren,
Higgins, Killen, McGuire, Mott, Snook, Sullivan et Titus
et
P. Woods, directeur general; J. Nugent, avocat municipal;
G. Yeomans, Commissaire aux finances; P. Groody,
commissaire aux Operations municipales; A. Beckett, directeur
general adjoint; B. Connell, chef de police adjoint; R. Simonds,
chef du service d'incendie; ainsi que E. Gormley, greffiere
communale et J. Taylor, greffier communal adjoint.
1. Call To Order - Prayer
Mayor Court called the meeting to order and Councillor Snook offered the opening
prayer.
Ouverture de la seance, suivie de la priere
La seance est ouverte par le maire Court, et le conseiller Snook recite la priere
d'ouverture.
2. Approval of Minutes
2. Approbation du proces-verbal
3. Approval of Agenda
On motion of Councillor Titus
Seconded by Councillor McGuire
RESOLVED that the agenda of this meeting with
the addition of item 13.1 Committee of the Whole: Peel Plaza Recommendation, be
approved.
Question being taken, the motion was carried.
3. Adoption de I'ordre du jour
Proposition du conseiller Titus
Appuyee par le conseiller McGuire
RESOLU que I'ordre du jour de la presente seance
soit approuve, moyennant I'ajout du point 13.1 Comite plenier : Recommandation de la
place Peel, a approuver.
A ('issue du vote, la proposition est adoptee.
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4. Disclosures of Conflict of Interest
4. Divulgations de conflits d'interets
5. Consent Agenda
5. Questions soumises a I'approbation du conseil
6. Members Comments
6. Commentaires presentes par les membres
7. Proclamation
7. Proclamation
8. Delegations/Presentations
8. Delegations et presentations
9. Public Hearings
9. Audiences publiques
10. Consideration of By-laws
10. Etude des arretes municipaux
11 Submissions by Council Members
11. Interventions des membres du conseil
12. Business Matters - Municipal Officers
12. Affaires municipales evoquees par les fonctionnaires municipaux
13. Committee Reports
13.1 Committee of the Whole: Peel Plaza Recommendation
On motion of Councillor McGuire
Seconded by Councillor Titus
RESOLVED that the City Manager be directed to
provide an update on the Peel Plaza project.
Question being taken, the motion was carried with Councillor Higgins
voting nay
The City Manager stated that he is recommending that Council terminate the Public
Private Partnership (P3) approach for the proposed Peel Plaza development, noting that
this approach is more expensive option over the life of the project. He recommended
that Council proceed by issuing separate tenders for the Police headquarters, the
parking structure, the public plaza and related civil infrastructure.
He explained that numerous staff members, departments, and commissions analyzed
the cost of each component of the Peel Plaza project, noting that adjustments were
made in the scope of the project in order to reduce the overall cost. He noted that as a
result of the analysis, the parking garage will be reduced by 100 parking spaces and the
police headquarters will be reduced from LEED Gold to Silver. He remarked that further
cost savings were realized by changing the design of the public space surrounding the
Arts Centre.
Referring to the debt impact that the project would have on the City, Mr. Woods
explained that the first full payment would not come into effect until 2013. He explained
that the police building and parking structure would be financed over a 25 year period,
stating that other components of the project, such as the civil infrastructure and green
space, would be financed over 15 years.
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He advised that expenditure controls for certain departments were incorporated into the
City's future operating budget and that a predetermined amount of capital expenditures
for future years was established.
Mr. Woods explained that a number of financial models for the project were considered,
noting that he is recommending a split ownership model, whereby the parking
commission would own the parking garage and The City of Saint John would own the
police building and plaza facilities. He suggested that the parking garage could be
virtually self-supporting within approximately $200,000 per year.
The City Manager advised that $42,000,000 is a large capital expenditure, noting that it
would limit the city's ability to spend on future capital projects. He recommended that
Council proceed to the final stage of the process by issuing competitive tenders on four
individual components of the project, explaining that when the actual costs are known, a
final recommendation will be submitted to Council.
Responding to a question about the future tax rate, the City Manager stated that based
on the cost estimates for Peel Plaza, and the assumptions that were used in the
calculation, there would be a marginal impact. He stated that the long-term impact of the
project would not be negative or unfavourable on the tax rate or debt ratios.
Responding to a question, Mr. Woods stated that City staff used the following financial
assumptions:
1) the current rules regarding tax assessment will continue to be applied
2) the unconditional grant would remain unchanged
3) expenditure caps on the Fire and Police departments and Saint John Transit
4) a borrowing term of 25 years for the major components and 15 years for the
infrastructure components; 5) a cap of 15 million per year for other capital expenditures
6) interest rates of 5.5% on the borrowings
7) the capital contributions of 20% of the construction costs from the Province of New
Brunswick and the in kind support of Saint John Energy.
A question was raised regarding what assumptions were used for the city's pension
plan, tax base growth, and operating costs. The City Solicitor responded by advising
that this information should not be made public as it amounts to revealing the exact
numbers from which the City was working.
On motion of Councillor Titus
Seconded by Councillor McGuire
RESOLVED that:
WHEREAS the Request for Proposals Process ("RFP") respecting the Peel
Plaza Redevelopment Project ("Project") concluded upon the passing of the December
16, 2009 deadline for submitting proposals in response to the RPF, without any
compliant proposal having been submitted; and
WHEREAS the Acting City Manager was directed by a December 21, 2009
resolution of the Committee of the Whole of Common Council to pursue negotiations
with one or more of the three Proponents who had prequalified under the aforesaid RFP
Process; and
WHEREAS the City, pursuant to the direction given to the Acting City Manager
by the Committee of the Whole resolution of December 21, 2009, provided to each of the
said three prequalified Proponents a Request for Expressions of Interest ("RFEOI") in
the Project; and
WHEREAS the aforesaid RFEOI was accompanied by correspondence from the
City dated December 21, 2009, which expressly stipulated that the City was under no
binding obligation, duty, commitment or legal liability arising out of the RFEOI, or any
response provided thereto, and reserved the right to proceed as it determined in its sole
and unfettered discretion; and
WHEREAS a determination was made, following a review of the responses
elicited by the RFEOI, to negotiate with Integrated Team Solutions as the "First
Negotiation Party" and
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WHEREAS negotiations with Integrated Team Solutions were undertaken and
have terminated; and
WHEREAS the City does not intend to undertake negotiations with either of the
other prequalified Proponents;
NOW THEREFORE BE IT RESOLVED that the Request for Expressions of
Interest Process identified in the foregoing recitals is hereby terminated, and further,
That Common Council direct the City Manager to issue tenders for the Peel
Plaza components including the Police HQ, a Parking Structure, a Public Plaza and
related Civil Infrastructure.
Question being taken, the motion was carried with Deputy Mayor Chase
and Councillors Farren and Higgins voting nay.
13. Rapports deposes par les comites
13.1 Comite plenier : Recommandation de la place Peel
Proposition du conseiller McGuire
Appuyee par le conseiller Titus
RESOLU que le directeur general soit enjoint de
fournir une mise a jour du Projet de la place Peel.
A I'issue du vote, la proposition est adoptee. La conseillere Higgins vote
contre la proposition.
Le directeur general declare qu'il recommande que le Conseil mette un terme a
I'approche de partenariat public-prive (P3) pour le projet d'amenagement de la
place Peel, en indiquant que cette approche est la plus chere au cours de la vie du
projet. II recommande au Conseil de poursuivre en emettant des soumissions distinctes
pour le quartier general du service de police, le parc de stationnement, la place publique
et ('infrastructure civile connexe.
II explique que bon nombre de membres du personnel, de services et de commissions
ont analyse le coot de chaque element du projet de la place Peel, en signalant que des
rajustements ont ete apportes a la portee du projet afin de reduire le coot total. II indique
qu'a la suite des resultats d'analyse, le parc de stationnement comptera 100 places de
stationnement en moins et que le quartier general du service de police passera du
niveau or au niveau argent dans le cadre du programme LEED. II ajoute que des
economies de coots supplementaires ont ete realisees en changeant la conception de
1'espace public autour du Centre des arts.
En faisant reference a l'incidence du projet sur la capacite d'emprunt de la Ville,
M. Woods explique que le premier paiement integral n'entrera pas en vigueur avant
2013. 11 precise que le batiment de police et le parc de stationnement seront finances sur
une periode de 25 ans, en declarant que d'autres elements du projet, comme
l'infrastructure civile et Ies espaces verts, seront finances sur 15 ans.
11 informe que Ies controles relatifs aux depenses pour certains services ont ete integres
au budget operationnel a venir de la Ville et qu'un montant predetermine de depenses
en immobilisations pour Ies annees a venir a ete defini.
M. Woods explique qu'un certain nombre de modeles financiers pour le projet ont ete
pris en consideration, en indiquant qu'il recommande un modele de propriete partage
selon Iequel la commission sur le stationnement possederait le parc de stationnement et
The City of Saint John possederait le batiment de police et Ies installations de la place. 11
suggere que le parc de stationnement peut etre entierement autonome avec moins de
200 000 $ par an environ.
Le directeur general indique que la somme de 42 millions de dollars represente une
grande depense en immobilisations et fait remarquer que cela Iimiterait la capacite de la
Ville a investir dans de futurs projets d'immobilisations. 11 recommande au Conseil de
proceder a I'etape finale du processus en emettant des soumissions concurrentielles
relativement a quatre elements distincts du projet et explique que Iorsque Ies coots reels
seront connus, une recommendation finale sera soumise au Conseil.
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En repondant a une question sur le futur taux d'imposition, le directeur general declare
que d'apres les estimations de couts pour la place Peel et les suppositions qui ont ete
faites dans le cadre du calcul, it y aurait une incidence negligeable. II annonce que
('incidence a long terme sur le projet ne serait ni negative ni defavorable pour ce qui est
du taux d'imposition ou du ratio d'endettement.
Dans le cadre d'une reponse, M. Woods indique que le personnel municipal est parti des
suppositions en matiere de finances suivantes :
1) les regles actuelles concernant I'evaluation de I'impot continueront d'etre appliquees;
2) la subvention inconditionnelle restera inchangee;
3) plafonds de depenses pour Ies services d'incendie et de police et la Commission des
transports de Saint John;
4) une duree d'emprunt de 25 ans pour Ies elements principaux et 15 ans pour Ies
elements de ('infrastructure; 5) un plafond de 15 millions par an pour d'autres depenses
en immobilisations; 6) des taux d'interet de 5,5 % pour Ies emprunts;
7) Les contributions en capital representant 20 % des couts de construction de la part de
la province du Nouveau-Brunswick et le soutien en nature de la part de
Saint John Energy.
Une question est soulevee concernant Ies suppositions qui ont ete faites pour le regime
de retraite de la Ville, la croissance de I'assiette fiscale et Ies couts d'exploitation. En
reponse, I'avocat municipal conseille que cette information ne soit pas rendue publique
dans la mesure ou cela reviendrait a reveler Ies montants exacts sur lesquels la Ville se
basait.
Proposition du conseiller Titus
Appuyee par le conseiller McGuire
RESOLU que :
ATTENDU que la demande de proposition concernant le projet de
reamenagement de la place Peel (ci-apres le « Projet qui a ete effectuee avant la
date limite du 16 decembre 2009 en ce qui concerne la soumission de propositions en
reponse au Projet, sans qu'aucune proposition conforme n'ait ete soumise;
ATTENDU que le directeur general par interim doit poursuivre, conformement a
la resolution prise le 21 decembre 2009 par le comite plenier du conseil communal, Ies
negociations avec au moins I'un des trois promoteurs qui s'etaient prequalifies dans le
cadre du processus du Projet susmentionne;
ATTENDU que la Ville, conformement a ('orientation donnee par le comite plenier
au directeur general par interim le 21 decembre 2009, a fourni a chacun des
trois promoteurs prequalifies susmentionnes une demande d'expression d'interet
concernant le projet;
ATTENDU que la demande d'expression d'interet susmentionnee etait
accompagnee d'une lettre de la part de la Ville, datee du 21 decembre 2009, qui stipulait
expressement que la Ville n'avait pas d'obligation legale de devoir, d'engagement ou de
responsabilite legale relativement a la demande d'expression d'interet, ou toute reponse
afferente, et se reservait le droit de poursuivre comme it avait ete determine a sa seule
et libre discretion;
ATTENDU qu'il a ete determine, suivant un examen des reponses de la
demande d'expression d'interet, de negocier avec Integrated Team Solutions en que
Partie principale de la negociation
ATTENDU que Ies negociations avec Integrated Team Solutions ont ete faites et
sont terminees;
ATTENDU que la Ville n'a pas ('intention de negocier avec Ies autres promoteurs
prequalifies;
POUR CES MOTIFS, IL EST RESOLU que la demande d'expression d'interet,
etablie dans Ies attendus ci-dessus, soit par la presente resiliee et
que le conseil communal a demande au directeur general d'emettre des
soumissions pour Ies elements de la place Peel, y compris le quartier general de la
police, le parc de stationnement et ('infrastructure civile connexe.
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A ('issue du vote, la proposition est adoptee. Le maire suppleant Chase
ainsi que les conseillers Farren et Higgins votent contre la proposition.
14. Consideration of Issues Separated from Consent Agenda
14. Etude des sujets ecartes des questions soumises a I'approbation du
conseil
15. General Correspondence
15. Correspondance generale
16. Adjournment
The Mayor declared the meeting adjourned at 7:50 p.m.
16. Levee de la seance
Le maire declare que la seance est levee a 19 h 50.
Mayor/maire
Common Clerk/greffiere communale