Arrêté concernant le le règlement intérieur du conseil communalBY-LAW NUMBER M-5
A BY-LAW RESPECTING THE PROCEDURES OF THE COMMON COUNCIL OF
THE CITY OF SAINT JOHN
Section 1
SHORT TITLE
1.1 Citation
Section 2
INTERPRETATION
2.1
Clerk - defined
2.2
Committee - defined
2.3
Committee of the Whole - defined
2.4
Corporation - defined
2.5
Council - defined
2.6
Councillor - defined
2.7
Deputy Mayor - defined
2.8
Hearing - defined
2.9
Holiday - defined
2.10
Mayor - defined
2.11
Masculine - feminine - defined
2.12
Meeting - defined
2.13
Member - defined
2.14
Point of information - defined
2.15
Point of order - defined
2.16
Point of procedure - defined
2.17
Presiding Officer - defined
2.18
Question of privilege - defined
2.19
Quorum - defined
2.20
Rules of procedure - defined
2.21
Sergeant-at-Arms - defined
2.22
Special committee - defined
2.23
Whole of Council - defined
Section 3
GENERAL PROVISIONS
3.1 Rules - regulations - observed - by Council
3.2 Reference - Robert's Rules of Order
3.3 Conflict - Robert's Rules of Order
3.4 Conflict - statutory provisions
3.5 Rules - suspension - alteration - 2/3 consent - required
3.6 Quorum - majority of inembers
3.7 Quorum - not present - adjournment - exception
3.8 Decisions - Council - expressed - resolutions - by-laws
3.9 Resolutions - by-laws - passed - enacted - majority vote
3.10 Motion to Rescind
3.11 Motion to Reconsider
3.12 Adjournment - due to hour
3.13 Meeting - extension - not beyond 11:00pm
3.14 Adjournment - meeting not extended
3.15 Orders - authority - reserved - with Council
3.16 Recording - permitted - exception - closed meetings
3.17 Recording - broadcasting - permitted - conditions
3.18 Amendment - repeal - majority vote - required
Section 4
MEETING
4.1 First meeting - Municipalities Act - applicable
4.2 First meeting - date - place - fixed by Clerk
4.3 Council business - Regular Meetings - Mondays
4.4 Regular meeting - location
4.5 Special meeting - other committee meeting - location
4.6 Holiday - meeting - next following day - not holiday
4.7 Public meeting - time - commencement
4.8 Public meeting - notice
4.9 Public meeting - notice - cancellation- rescheduled - change of time
4.10 Additional - subsequent meeting - majority vote
4.11 Audience - Council meeting - restrictions
4.12 Public member - expulsion - improper conduct
4.13 Regular Meetings - simultaneous interpretation
Section 5
SPECIAL MEETING
5.1 Summoned - by Mayor - at any time
5.2 Summoned - by Clerk - petition of Council
5.3 Notice - 48 hours in advance - requirements
5.4 Emergency - prior notice - not required
5.5 Emergency - notice - method - location
5.6 Business - stated - in notice - other - prohibited
5.7 Special meeting - notice - public
Section 6
COUNCIL MEETINGS
61 Council Meetings - types
6.2 Open to Public - exception
6.3 Closed - shall be - reasons
6.4 Closed - compliance - statutory requirements
Section 7
ORDER OF BUSINESS
7.1 Quorum - present - meeting - call to order
7.2 Mayor absent - Deputy Mayor - call to order - presiding
7.3 Mayor absent - Deputy Mayor - call to order - presiding
7.4 Quorum - not present - in 30 minutes- adjournment
7.5 Adjournment - agenda - consideration - subsequent
Section 8
AGENDA
8.1 Agenda - order of business
8.2 Agenda - order of business - alteration
8.3 Consent agenda - consideration of recommendations
8.4 Headings - order - prepared by Clerk
2
8.5
Submissions -
listed - public matters
8.6
Delivery - to members - prior to meeting
8.7
Distribution -
to officials - staff
8.8
Distribution -
agenda - public
8.9
Not delivered
- meeting valid
8.10
Submissions -
to Clerk - deadline
8.11
Special meetin
g - preparation - requirements
Section 9
REPORTS - PETITIONS
91 Included on agenda - by Clerk
9.2 Public Reports - Planning Advisory Committee
Section 10
DELEGATION/PRESENTATIONS
10.1
Delegations/Presentations
- request on agenda
10.2
Delegations/Presentations
- permission to appear
10.3
Delegations/Presentations
- submission of materials
10.4
Delegations/Presentations
- requested - at meeting - two thirds consent
10.5
Delegations/Presentations
- maximum duration
10.6
Delegations/Presentations
- addressing Council
10.7
Delegations/Presentations
- finalization of matters
Section 11
ROLES- MAYOR, DEPUTY MAYOR, COUNCILLORS
11.1 Role of the Mayor - Preside - provide leadership
11.2 Deputy Mayor - appointment - by election
11.3 Deputy Mayor - absence - inability to act
11.4 Deputy Mayor - powers - duties
11.5 Councillors - Responsibilities - participation - duties
11.6 Presiding Officer - duties at meetings
Section 12
RULES OF CONDUCT - DEBATE
12.1 Speaking - Presiding Officer - not to leave chair
12.2 Speaking - order - determined - by Presiding Officer
12.3 Speaker - recognition - by Presiding Officer
12.4 Speaking - twice only - exception - Council approval
12.5 Speaking - twice - all members heard from
12.6 Motion - member making - additional 3 minutes
12.7 Speaking - time limitation
12.8 Question - put through - Presiding Officer
12.9 Motion - in debate - read - at any time
12.10 Disturbance - disorderly conduct - prohibited
12.11 Insults - offensive words - prohibited
12.12 Disobedience - rules - Presiding Officer - prohibited
12.13 Disturbance - leaving seat - during vote - prohibited
12.14 Interruption - speaker - prohibited - exception
Section 13
QUESTION OF PRIVILEGE - POINT OF INFORMATION - ORDER
131 Consideration - immediate
13.2 Question of privilege - order - over all matters
13.3 Point of information - answer - by Presiding Officer
13.4 Speaker - interruption - decision - Presiding Officer
13.5 Chair - challenged - overruled - procedure
13.6 Call to order - member - decision to expel
Section 14
CONFLICT OF INTEREST
14.1 Ethical standards - reporting conflicts
14.2 Disclosure - file with Clerk - upon assuming office
14.3 Disclosure of conflict - while in office
14.4 Disclosure - to be filed with Clerk's off~ice
14.5 Disclosure - during meeting
14.6 Declaration of conflict - must not participate
14.7 Declaration - Clerk to record
14.8 Members required to withdraw - quorum
Section 15
MOTIONS - ORDER
151 Moved - seconded - before debate - vote
15.2 Withdrawal - at any time - before vote
15.3 Public - to be heard - only after hearing
15.4 Motion Put - public participation - prohibited
15.5 Debate - amendment - permitted
15.6 In order - procedure
15.7 Adjourn - requirements
15.8 Adjourn - time specified - amendable
15.9 Proceed - beyond 10:00 p.m. - requirements
15.10 Tabling Motion - requirements
15.11 Put the question - requirements
15.12 Defer - certain time
15.13 Defer - Indefinitely
15.14 Refer - requirements
15.15 Amendment - requirement
15.16 Amendment - one at a time - limitation
15.17 Amendment - put - reverse order - voting procedure
15.18 Introduction - without notice - leave
15.19 Matter - on agenda
15.20 Procedure - introduced orally
15.21 Suspend - rules - regulations
15.22 Point of order - procedure - information - privilege
15.23 Other - routine - as required
15.24 Motion by Member - notice - to Clerk - time limitation
15.25 Motion by Member - printed in full - on agenda
15.26 Motion by Member - in writing - mover - signature
4
Section 16
VOTING
16.1 Motion - multiple - distinct propositions
16.2 Motion - after all spoken - put by Presiding Officer
16.3 Motion - put to vote - speaking - prohibited
16.4 Motion - vote - required - unless disqualified
16.5 Failure - to vote - deemed affirmative
16.6 Mayor - to vote
16.7 Equality of votes - decision - deemed negative
16.8 Method - recorded vote
16.9 Result - announced - by Presiding Officer
16.10 Result - disagreement - immediate - recorded vote
16.11 Recorded vote - when requested - or required
16.12 Recorded vote - all required to vote
16.13 Names - votes - negative - position - recorded
16.14 Majority - requirement - by by-law
16.15 Greater than majority - required - recorded vote
Section 17
BUSINESS
17.1 New business - consideration - requirements
17.2 Motion - not on agenda - Presiding Officer - advised
17.3 Motion - not on agenda - staff request
Section 18
BY-LAWS - RESOLUTIONS - CONTRACTS
18.1 Consideration - approval - by Council
18.2 By-laws - three readings same day - not permitted
18.3 Reports, Resolutions - filed with the Common Clerk
Section 19
MINUTES
191 Information - requirements - taken by Clerk
19.2 Previous meeting - read aloud - two thirds majority
19.3 Approval - regular and special meetings
19.4 Approval - closed meeting
19.5 Public Record - closed meeting
Section 20
COMMITTEES
20.1 Establishment - standing committees - as necessary
20.2 Budget Committee of the Whole - establishment
20.3 Budget Committee of the Whole - responsibilities
20.4 Budget Committee of the Whole - Chair - Vice-Chair
20.5 Budget Committee of the Whole - meetings - day - time
20.6 Budget Committee of the Whole - business - procedure
20.7 Special Committee - Appointment - by Council
20.8 Chair - appointed - procedures - determined - Council
20.9 Work - report - complete - committee dissolved
20.10 Mayor - ex-officio member - all committees
20.11 Committee Meetings - open to public
Section 21
COMMITTEE OF THE WHOLE - PROCEDURE
21.1 Agenda - prepared by Clerk
21.2 Agenda - delivery - to members - prior to meetings
21.3 Agenda - to officials - staff
21.4 Agenda - not delivered - meeting valid
21.5 Agenda - submission - filing deadline
21.6 Agenda - special meetings - preparation
21.7 Chair - to preside - all meetings - voting authority
21.8 Vote - equal - deemed - negative
21.9 Presiding Officer - powers - responsibilities
21.10 Quorum - majority of inembers
21.11 Meeting - day - time
21.12 Special meeting - called - by Chair
21.13 Special meeting - called - written request - majority
21.14 Special meeting - Committee of the Whole - procedures
21.15 Business - procedure - exceptions
21.16 Motion - seconding - not required
21.17 Speaking - no limitations
21.18 Speaking - to motion - once - until all spoken
21.19 Recorded vote - not required
21.20 Motion - to close debate - prohibited
21.21 Chair - participation
21.22 Point of order - procedure - decision - Chair
21.23 Delegations - hearing of - rules
21.24 Delegation/Presentation - prior notice
21.25 Address - no notice - majority consent - required
21.26 Address - maximum duration
21.27 New motion - notice - in writing - deadline
21.28 Report - to Council - all matters - recommendations
21.29 Minutes - Committee of the Whole- taken by Clerk
21.30 Open meetings - exception
21.31 Proceedings - adopted - confirmed - by Council - motion
21.32 Recommendation - vote - requested
Section 22
ENACTMENT
22.1 Effective date
SCHEDULE
Schedule `A' - Motions - Table of precedence
PREAMBLE
WHEREAS, the Province of New Brunswick Municipalities Act hereinafter referred to as the
"Municipalities Act", provides for the regulation of the meetings of the Common Council and
the conduct thereof by By-law;
AND WHEREAS it is deemed expedient that rules be made for the better regulation and
conduct of such meetings, and that such rules be supplemental to and interpreted in
accordance with the statutory provisions of the Municipalities Act;
Be it enacted by the Common Council of The City of Saint John as follows;
Section 1
SHORT TITLE
1.1 Citation
This By-aw may be cited as the "Procedural By-law."
Section 2
INTERPRETATION
2.1 Clerk - defined "Clerk" means the Common Clerk or the Assistant Common Clerk of
The City of Saint John.
2.2 Committee - defined
"Committee" means a committee provided for or created by Common Council.
2.3 Committee of the Whole - defined
"Committee of the Whole" means a committee of Council composed of all of the members
sitting in committee as Committee of the Whole.
2.4 Corporation - defined
"Corporation" means The Corporation of The City of Saint John.
2.5 Council - defined
"Council" means the Mayor and Councillors of The City of Saint John
2.6 Councillor - defined
"Councillor" means a member of Council other than the Mayor.
2.7 Deputy - defined
"Deputy Mayor" means the member of Council who has been elected to act in the place or
stead of the Mayor in the absence or incapacity of the Mayor.
2.8 Hearing - defined
"Hearing" means a meeting of Council or that portion of a meeting of Council which has
been given authority to conduct a hearing in matters pursuant to any legislation which
requires Council to hear interested parties or to afford them an opportunity to be heard before
taking action, passing a by-law or making a decision.
2.9 Holiday - defined
"Holiday" means any holiday as defined in the Interpretation Act.
2.10 Mayor - defined
"Mayor" is the member of Council holding the office of Mayor.
2.11 Masculine - feminine - defined
Words importing male persons include female persons.
2.12 Meeting - defined
"Meeting" means any regular, special or other meeting of the Council.
2.13 Member - defined
"Member" means any person elected to the Council and includes the Mayor.
2.14 Point of information - defined
"Point of information" is a request directed to the Presiding Officer or to another member or
to staff of the Corporation, for information relevant to the business at hand, but not related to
a point of procedure.
2.15 Point of order - defined
"Point of Order" is the raising of a question by a member for the purpose of calling attention
to any departure from this By-law or the customary modes or proceedings in debate or in the
conduct of the CounciPs business including;
(a) any breaches of the Procedural By-law; or
(b) any defect in the constitution of any meeting of the Council; or
(c) the use of improper, offensive or abusive language; or
(d) notice of the fact that the matter under discussion is not within the scope of the
motion; or
(e) any other informality or irregularity in the proceedings of Council.
2.16 Point of procedure - defined
"Point of Procedure" is a question directed to the Presiding Officer to obtain information on a
matter of the procedural rules or the rules of the Council bearing on the business at hand in
order to assist a member to make an appropriate motion, raise a point of order or understand
the parliamentary situation or the effect of a motion.
2.17 Presiding Officer - defined
"Presiding Officer" means the Mayor or in his/her absence the Deputy Mayor, or in the
absence of both of them, the member appointed under Section 11.3 to act in their absence,
while presiding at meetings of Council.
2.18 Question of privilege - defined
"Question of Privilege" is the raising of a question or request for the immediate consideration
of a matter affecting the comfort, safety or orderliness of a member or the Council
collectively, when a member believes that another member has spoken disrespectfully
towards him or the Council, or when he believes his/her comments have been misunderstood
or misinterpreted by another member or members.
2.19 Quorum - defined
A majority of all the members elected to the Common Council shall constitute a quorum at
any regular or special meeting of the Common Council.
2.20 Rules of procedure - defined
"Rules of Procedure" means the rules and regulations provided in this By-law.
2.21 Sergeant-at-Arms - defined
Any member of the City Police shall be a Sergeant-At-Arms on call of the Presiding Officer.
2.22 Special committee - defined
"Special Committee" means a committee of Council except Committee of the Whole which is
established to consider and report on a specific subject, project, or undertaking.
2.23 Whole of Council - defined
"Whole of Council" means those members of Council, including the Mayor, who are not
disqualified from voting.
Section 3
GENERAL PROVISIONS
3.1 Rules - regulations - observed - by Council
The rules and regulations contained in this By-law shall be observed in all proceedings of the
Council and shall be the rules and regulations for the order and dispatch of business in
Council, committees and Committee of the Whole.
3.2 Reference - Robert's Rules of Order
When any matter relating to proceedings in Council or in committees or Committee of the
Whole arises which is not covered by a provision of this By-law, the procedure to be
followed shall be decided with reference to Robert's Rules of Order (lOth Edition).
3.3 Conflict - Robert's Rules of Order
In the event of any conflict between the provisions of this By-law and the provisions of the
authority referred to in Section 3.2 the provisions of this By-law shall apply.
3.4 Conflict - statutory provisions
The provisions of this By-law are subject to any statutory provisions in effect from time to
time and in the event of any conflict between such statutory provisions and the provisions of
this By-law, the statutory provisions shall apply.
3.5 Rules - suspension - alteration - 2/3 consent required
Notwithstanding Section 3.19 or any other provision of this By-law, in the absence of any
statutory obligation the rules and regulations contained in this By-law may be suspended or
altered for a single occasion with the consent of not less than two-thirds of the total
membership of Common Council.
3.6 Quorum - majority of inembers
A quorum of Council shall consist of a majority of the members of the Council.
3.7 Quorum - not present - adjournment - exception
If at any meeting the number of inembers is reduced to less than a quorum, subject to the
provisions of the Municipalities Act the Council meeting shall stand adjourned.
3.8 Decisions Council - expressed - resolutions - by-laws
The Corporation makes decisions and expresses itself by Council passing resolutions and
enacting by-laws. No act or decision of Council is valid unless it is authorized or adopted by
a by-law or resolution at a Regular or Special Council meeting.
3.9 Resolutions - by-laws - passed - enacted - majority vote
Except as otherwise provided, resolutions and by-laws are passed and enacted by majority
vote.
3.10 Motion to Rescind.
After a matter has been decided by Council, that matter may be rescinded only during the
term of that Council. The motion can only be made by a member who voted with the
prevailing side, requires a two-thirds vote for adoption and can be applied to the vote on any
motion except a) an affirmative vote whose provisions have been partly carried out; b) an
affirmative vote in the nature of a contract when the party to the contract has been notified of
the outcome; c) any vote which has caused something to be done that it is impossible to undo.
13.11 Reconsideration - any decision
A motion to reconsider any action taken by the Common Council may be made only during
the same meeting or at a recessed or adjourned session thereo£ Such motion must be made
by one of the prevailing side, but may be seconded by any member, takes precedence over all
other motions, may be made at any time, requires a majority vote of the members present and
it shall be debatable. Nothing herein shall be construed to prevent any member of the
Common Council from making or remaking the same or any other motion at a subsequent
meeting of the Common Council.
3.12 Adjournment - due to hour
A regular or special meeting of Council shall adjourn at the hour of 10:00 p.m. if in session at
that time and shall reconvene at such other day and time as Council by resolution may direct.
3.13 Meeting - extension - not beyond 11:00pm
Notwithstanding Section 3.13, Council may agree to an extension of a meeting beyond 10:00
p.m., but not beyond 11:00 p.m. if a majority of the members agree to do so.
3.14 Adjournment - meeting not extended
If a Council meeting is still in session at 10:00 p.m. or if extended, at 11:00 p.m. the Clerk
shall rise to notify Council and members of the public that the meeting is adjourned and of
the date and time to which the meeting is adjourned.
3.15 Orders - authority - reserved - with Council
Except as provided in Section 6.5, no order or authority for the Corporation or any of its
employees to do any matter or thing shall be recognized as emanating from a committee or
Committee of the Whole, the authority of committees and Committee of the Whole being
limited to the making of recommendations to Council, provided, notwithstanding anything in
this By-law to the contrary, a committee shall have the authority to direct employees to report
to it on any matter within that committee's jurisdiction as set forth in this By-law.
3.16 Recording - permitted - exception - closed meetings
Council and Committee of the Whole meetings may be recorded by the Clerk or his/her
designate as a means of assisting in the preparation of the minutes of that meeting.
3.17 Recording - broadcasting - permitted - conditions
Council and Committee of the Whole meetings which are not closed to the public in
accordance with the provision of this By-law may be taped, televised or otherwise
electronically or mechanically recorded by a cable television company or by any other
licensed telecommunications company provided that such taping, televising or recording is
carried out in a manner which does not interfere with proceedings at the meeting.
3.18 Amendment - repeal - majority vote - required
This By-law may be amended or repealed by a majority vote of the whole of Council.
Section 4
MEETING
4.1 First meeting - Municipalities Act - applicable
The first meeting of Council after a regular election shall be held no later than the fifteenth
day in June following the Council's election.
4.2 First meeting - date - place -fixed by Clerk
The first meeting of Council after a regular election shall be held at a time and place fixed by
the Clerk.
4.3 Council business - Regular Meetings - Mondays
Except for the first meeting in a term of Council or as otherwise provided regular meetings of
Council shall be held bi-weekly on Mondays for the purpose of transacting all business of
Council. Business which was originally scheduled for a Regular Council meeting and is left
unfinished or is to be reconsidered shall be scheduled for the next Regular Council meeting.
4.4 Regular meeting - location
Unless otherwise specifically set out in the notice for a meeting, all regularly scheduled
meetings of Council, shall be held in the Council Chamber Lobby Level, 15 Market Square,
City of Saint John.
4.5 Special meeting - other committee meeting - location
Special or closed meetings of Council, Committee of the Whole and Budget Committee of
the Whole and meetings of other committees created under this By-law shall be held at a
place and time set out in the notice for the meeting.
4.6 Holiday - meeting - following day - not holiday
If a regular meeting falls on a holiday, the meeting shall be at the same hour on the following
day not being a holiday, unless otherwise determined by Council.
4.7 Public meeting - time - commencement
Regular meetings referred to in Section 4.4 shall commence no earlier than 5:00 p.m. and no
later than 7:00 p.m. as determined by the Clerk and set out in the notice for the meeting.
10
4.8 Public meeting - notice
The Clerk must give public notice of the time and place of a Regular Council, Committee of
the Whole, Budget Committee of the Whole meeting by notifying the local media and by
posting notice of the meeting on The City of Saint John website (www.saintjohn.ca) the
Friday before the date of the regular meeting.
4.9 Public meeting - notice - cancellation- rescheduled
The Clerk must give public notice of a cancelled or rescheduled meeting or of the change of
time or location by notifying the local media and posting notice to the public on The City of
Saint John website (www.saintjohn.ca) at least 24 hours before the date and time on which
the Regular Council, Committee of the Whole, Budget Committee of the Whole meeting was
to have been held.
4.10 Additional - subsequent meeting - majority vote
Council by a majority vote of inembers present at a regular meeting of Council may
determine that a subsequent meeting is to be held on a day or at a time different from that
specified in Sections 4.3, 4.6 and 4.7.
4.11 Audience - Council meeting - restrictions
Members of the public who constitute the audience in the Council Chamber during a Council
meeting:
(a) may not address Council without permission of the Council,
(b) shall maintain order and quiet.
(c) shall not interrupt or interfere with the proceedings
(d) shall not display signs or placards
4.12 Public member - expulsion - improper conduct
Any person making personal, impertinent, or slanderous remarks or who shall become
boisterous while in the Council Chamber or addressing the Common Council and refuses to
apologize or withdraw his/her remarks when so directed by the Presiding Officer, or willfully
obstructs the conduct of business, and refuses to desist when called upon to do so by the
Presiding Officer, may be ordered by the Presiding Officer to leave the Common Council
Chamber for that meeting, and, if he/she refuses to do so, he/she may, on the order of the
Presiding Officer, be removed from that meeting. If necessary the Presiding Officer shall
seek the appropriate assistance from the Sergeant at Arms or any member of the Saint John
Police Force. He/she, or they, shall carry out all orders and instructions given by the
Presiding Officer for the purposes of maintaining order and decorum at the Common Council
meeting.
4.13 Regular Meetings - simultaneous interpretation
Simultaneous interpretation services in both official languages will be provided at all regular
Council meetings. An inability to provide interpretation services will not invalidate the
Council meeting or any proceedings thereat.
Section 5
SPECIAL MEETING
5.1 Summoned - by Mayor - at any time
The Mayor may, at any time, through the Common Clerk summon a special meeting of
Council.
5.2 Summoned - by Clerk - petition of Council
The Clerk, upon receipt of the petition of any three members, shall summon a special meeting
for the purpose and at the time specified in the petition.
5.3 Notice - 48 hours in advance - requirements
Except as provided in Sections 5.4 and 5.5, the Clerk must give at least 48 hours notice in
writing, signed by the Mayor or members responsible for calling the special meeting, stating
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the date and hour of the meeting and the purpose for which the meeting was called, to each
member, either:
(a) by leaving a copy of the notice with the member; or
(b) by leaving a copy of the notice at the place of residence or business of the
member;
5.4 Emergency - prior notice - not required
The notice requirement in Section 5.3 shall not apply to a special meeting summoned to deal
with an emergency.
5.5 Emergency - notice - method - location
For an emergency meeting the Clerk shall use his/her best efforts to give notice of the
emergency meeting and the purpose or purposes of the meeting to each member, either
verbally or in writing, and notice shall be given as far in advance of the meeting as
practicable. An emergency meeting may be conducted in person or from remote locations by
use of telecommunications equipment.
5.6 Business - stated - in notice - other - prohibited
No business other than that stated in the notice shall be considered at the special meeting.
Council may determine with the unanimous consent of the members present to suspend this
provision.
5.7 Special meeting - notice - public
The Clerk must give public notice of the time and place of a special meeting by notifying the
local media and by posting notice of the meeting to the public on The City of Saint John
website (www.saintjohn.ca) 48 hours before the date and hour of the meeting.
Section 6
COUNCIL MEETINGS
6.1 Council Meetings - Types
There shall be the following types of Council Meetings: Regular, Special, Emergency and
Legal.
6.2 Open to public - exception
Unless a meeting or a portion thereof is closed to the public in accordance with the terms of
applicable Provincial legislation, a member of the public may be excluded or removed from a
Council meeting only for misconduct.
6.3 Closed - shall be - reasons
A meeting shall not be closed to the public unless and until the Council has adopted a
resolution to that effect, which resolution must also state the basis under the Municipalities
Act for doing so.
6.4 Closed - compliance - statutory requirements
Council proceedings and the record to be kept thereof are subject to the provisions of the
Municipalities Act, including those dealing with the obligations of inembers of Council to
vote when present; the circumstances in which the public may be excluded from a meeting;
the scope of decisions which may be made at a meeting closed to the public, as well as the
record which must be kept of such a meeting and its availability to the public. For ease of
reference excerpts of the Municipalities Act are appended to, but do not form part of this by-
law.
Section 7
QUORUM
7.1 Quorum - present - meeting - call to order
When there are sufficient members present to constitute a quorum at the time set for the
commencement of the meeting or as soon thereafter as the quorum is present, the Mayor, or if
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the Clerk has been advised that the Mayor will be absent or late, the Deputy Mayor, shall take
the chair and call the meeting to order.
7.2 Mayor absent - Deputy Mayor - call to order - presiding
In the event the Mayor does not attend within ten minutes after the time appointed, the
Deputy Mayor shall assume the chair, call the members to order, and if a quorum is present
preside during the meeting or until the arrival of the Mayor.
7.3 Mayor - Deputy Mayor - absent - procedure
In the absence of the Mayor and Deputy Mayor, if a quorum is present within ten minutes
after the appointed time, the Clerk shall call the meeting to order and a Presiding Officer shall
be chosen from the members present, who shall preside during the meeting or until the arrival
of the Mayor or Deputy Mayor.
7.4 Quorum - not present - in 30 minutes - adjournment
If there is no quorum within thirty minutes after the time appointed for the meeting, the Clerk
shall record the names of all members present at that time and the meeting shall be deemed to
be adjourned until the next regular meeting, unless a special meeting is called for that purpose
in the meantime.
7.5 Adjournment - agenda - consideration - subsequent
If Council is unable to meet for want of a quorum the agenda delivered for that Council or
Committee meeting shall be considered at the next Council or Committee meeting prior to
consideration of the agenda for the subsequent meeting or it shall be the agenda for a special
meeting called for that purpose.
Section 8
AGENDA
8.1 Agenda - Order of business
The normal order of business for regular and special meetings of Council shall be as set forth
in the agenda prepared by the Common Clerk.
8.2 Agenda - Order of business - alteration
A member may, during a Council meeting, request that items on the agenda be rearranged in
order to conduct the business before Council more expeditiously.
8.3 Consent agenda - consideration of recommendations
The consent agenda items of business are considered to be routine and do not require debate
or discussion. The items listed will be disposed of with one unanimous motion. Items on the
agenda for regular meetings of Council including correspondence from citizens, groups and
organizations and reports containing recommendations from the Clerk, from the Committee
of the Whole, from other Committees, or from the Chief Administrative Officer or other
Council Appointees may be adopted in a single motion of Council, but any of these items will
be transferred to the regular agenda for consideration and debate upon the request of any
member at the time of adopting the consent agenda.
8.4 Headings - order - prepared by Clerk
Promptly at the hour set by this by-law on the day of each regular meeting, the Councillors,
the Common Clerk, Chief Administrative Officer, City Solicitor and Mayor shall take their
regular seats in the Council Chamber, and the business of the Common Council shall be taken
up for consideration and disposition.
The Clerk shall prepare for the use of inembers at all Regular meetings of Council, other than
Committee of the Whole, an agenda under the following headings:
1. call to order/invocation
2. approval of the minutes of previous meeting(s) of Council
3. adoption of agenda
13
4. disclosures of conflict of interest
5. adoption of consent agenda
6. members comments
7. proclamations
8. delegations/presentations
9. public hearing(s)
10. consideration of by-laws
11. submissions by Council members
12. business matters - Municipal Officers
13. committee reports
14. consideration of issues separated from consent agenda
15. general correspondence
16. adj ournment
8.5 Submissions - listed - public matters
The Clerk shall have prepared for the use of the members at all Regular Council meetings an
agenda and Council kit, in electronic or printed format, which shall include all items in
respect of the agenda matters.
8.6 Delivery - to members - prior to meeting
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure that copies of the agenda and Council kit for
regular meetings of Council are delivered in printed format and/or distributed electronically
to each member so that they will be received in each case by the Friday immediately
preceding the Regular meeting.
8.7 Distribution - to officials - staff
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure that copies of the agenda and Council kit for
regular meetings of Council are distributed, in printed format and/or electronically, to all
Corporation officials and staff who are to receive copies thereof as determined by the Chief
Administrative Officer on the Friday immediately preceding the meeting.
8.8 Distribution -agenda- public
Copies of the agenda shall be made available to the general public at the Office of the
Common Clerk and on the website of The City of Saint John by 4:30 p.m. on the Friday
preceding the meeting.
8.9 Not delivered - on schedule - meeting valid
Failure by the Clerk to meet the schedule set out in Sections 8.5 and 8.6 will not invalidate
the Council meeting or any proceeding thereat.
8.10 Submissions - to Clerk - deadline
All submissions for inclusion in the agenda for regular meetings of Council shall be
submitted to the Clerk not later than 4:00 p.m. on the Thursday prior to the date on which the
agenda is to be distributed to members.
8.11 Special meeting - preparation - requirements
For special meetings, the agenda shall be prepared as the Mayor, or in the case of a petition,
the Clerk, may direct.
Section 9
REPORTS - PETITIONS
91 Included on agenda - by Clerk
On receipt of a petition intended for Council, the Clerk may include it as an item on the
agenda for the next regular meeting of Council for which the Clerk is accepting agenda items
in full or in summary form as he/she sees fit.
14
9.2 Public Reports - Planning Advisory Committee
If a public meeting has been scheduled at the direction of the Planning Advisory Committee
prior to consideration of its report by Council, then all documents, staff reports and plans
shall be made available for viewing before and at such public meeting of the Planning
Advisory Committee.
Section 10
DELEGATIONS/PRESENTATIONS - PUBLIC
10.1 Delegations/Presentations - request on agenda - prior notice
When a member of the public or a representative of any group of persons seeks to address
Council, he/she shall submit a request, in writing to the Common Clerk, addressed to the
Mayor and Councillors prior to 4:00 p.m. on the Thursday preceding the scheduled Council
meeting. The Clerk will include the request on the agenda of the next regular meeting.
10.2 Delegations/Presentations -permission to appear
Upon considering the request to make a presentation or hear a delegation Council may;
a) decline to hear the delegation/presentation or
b) set a date, no earlier than the next regular meeting, to hear the delegation/presentation or
c) instruct the Clerk to schedule a mutually convenient time and date to hear the
delegation/presentation
10.3 Delegations/Presentations - submission of materials
When a member of the public or a representative of any group is scheduled to address
Council, a copy of his/her presentation shall be submitted to the Common Clerk prior to 4:00
p.m. on the Thursday preceding the scheduled Council meeting.
10.4 Delegations/Presentations - requested - at meeting - majority consent
No member of the public or representative of any group of persons will be permitted to
address Council without the prior consent of two thirds of the total membership, other than
persons entitled by statute to be heard or persons invited by notice authorized by Council,
who have not been included in the agenda by the Clerk.
10.5 Delegations/Presentations - maximum duration - limitations
Except with consent of Council, no member of the public shall address Council for more than
fifteen minutes, exclusive of the time required to answer questions put to him/her by Council,
except that a group of persons may have more than one spokesperson provided that the total
length of time such spokesmen address Council shall not exceed fifteen minutes, exclusive of
the time required to answer questions put to them by Council.
10.6 Delegations/Presentations - addressing Council
Each member of the public or spokesman on behalf of a delegation addressing the Council
shall give his/her name and address. All remarks shall be addressed to the Council as a body
and not to any member thereo£ No person, other than the person having the floor, shall be
permitted to enter into any discussion without the permission of the Presiding Officer. No
question shall be asked except through the Presiding Officer.
10.7 Delegations/Presentations - finalization of matters
Finalization of matters presented by a delegation shall not be dealt with until after all items
on the agenda have been dealt with.
Section 11
ROLES - MAYOR, DEPUTY MAYOR, COUNCILLORS
11.1 Role of the Mayor - preside - provide leadership
The Mayor shall;
(a) preside at all meetings of Council, except as provided for otherwise in this by-law
(b) provide leadership to Council,
15
(c) communicate information and recommend actions to Council for the improvement of
the municipalitÿ s finances, administration and government,
(d) speak on issues of concern to the municipality on behalf of Council, and
(e) perform any other duties conferred upon him or her by this by-law or any Act or by
Council.
11.2 Deputy Mayor - appointment - by election
At the first meeting, Council shall elect a member to act as Deputy Mayor for the term of
off~ice of the Council.
11.3 Mayor/Deputy Mayor - absence - inability to act
In the absence or inability of the Mayor and Deputy Mayor to act, Council, by a majority
vote, may appoint any other member to act in the place of the Mayor.
11.4 Deputy Mayor - powers - duties
In the absence or inability of the Mayor to act, or if the office of Mayor is vacant, the Deputy
Mayor shall act in the place of the Mayor, and while so acting, he/she possesses the powers
and shall perform the duties of the Mayor as designated under the Municipalities Act and this
By-law.
11.5 Councillors - responsibilities - participation -duties
A Councillor shall;
(a) consider the welfare and interests of the entire municipality when making decisions,
(b) bring to the attention of Council matters that may promote the welfare or interests of
the municipality;
(c) participate in developing and evaluating the policies and programs of the
municipality;
(d) participate in meetings of Council, Council committees and any other body to which
he or she is appointed by Council; and
(e) perform any other duties conferred upon him or her by this or any other Act or by
Council.
11.6 Presiding Officer - duties at meetings
It is the duty of the Presiding Officer to;
1. open meetings of Council by taking the chair and calling the meeting to order;
2. to receive and submit, in the proper manner, all written motions presented by
members;
3. put to a vote all questions which are regularly moved and seconded or necessarily
arise in the course of proceedings;
4. determine what motions or amendments are in order, subject to an appeal to
Council, and decline to put any motion or amendment before Council which he/she
deems to be out of order or contrary to law;
5. state every question coming before the Common Council, announce the decision of
the Common Council on all subjects;
6. follow the rules of procedure and keep the members, when engaged in debate,
within the rules of procedure;
7. observe and enforce on all occasions order and decorum among the members and
the public;
8. call by name any member persisting in breach of the rules of procedure and, subject
to a majority vote of inembers present, order him/her to vacate the Council
Chamber;
9. consider proclamations and announce them to the Council;
10. authenticate by his/her signature, when necessary, all by-laws, contracts and other
documents as required by statute or by-law;
11. respond to Council regarding points of order, when so requested by a member or
members;
16
12. represent and support Council;
13. if he/she considers it necessary because of grave disorder, to adjourn the sitting or
suspend the sitting for a time to be named by him/her.
Section 12
RULES OF CONDUCT - DEBATE
12.1 Speaking - Presiding Officer
The Presiding Officer may answer questions and may if he/she wishes, speak on a question,
take a definite position and endeavor to persuade Council to support that position, while
continuing to chair the meeting.
12.2 Speaking - order - determined - by Presiding Officer
When two or more members wish to speak, the Presiding Officer shall name the member who
is to speak first.
12.3 Speaker - recognition - by Presiding Officer
When a member wishes to speak at a Council meeting he shall be recognized by the Presiding
Officer before doing so. No member will speak on any subject other than the subject in
debate.
12.4 Speaking - twice only - exception - Council approval
Members shall not speak more than twice on a motion except with the consent of the
Presiding Officer.
12.5 Speaking - twice - all members heard from
No member shall speak a second time unless all members have had an opportunity to speak
once.
12.6 Motion - member making - additional3 minutes
Notwithstanding Sections 12.3 through 12.5 inclusive, the member who has made a motion
(other than a motion for an amendment or a procedural motion) shall be allowed to close the
debate for a maximum of an additional three minutes after all other members have been given
an opportunity to speak.
12.7 Speaking - time limitation
A member shall speak for a maximum of three minutes each time when speaking on a main
motion and three minutes each time when speaking on any amendment.
12.8 Question - put through - Presiding Officer
A member may ask a question of a previous speaker only through the Presiding Officer and
the question must relate to the speaker's remarks but, in any event a member may ask a
question of the Presiding Officer or of staff through the Presiding Officer prior to the motion
being put to a vote.
12.9 Motion - in debate - read - at any time
Any member may require the motion under debate to be read at any time during the debate.
12.10 Disturbance - disorderly conduct - prohibited
No member shall disturb the proceedings of Council or another member by any disorderly
conduct.
12.11 Insults - offensive words - prohibited
No member shall use offensive words or insulting expressions in referring to Council, any
other member, any employee of the City or any member of the public.
12.12 Disobedience - rules - Presiding Officer - prohibited
No member shall disobey the rules of procedure or decision of the Presiding Officer or of
Council on questions of order or practice or upon the interpretation of the rules of procedure.
12.13 Disturbance - leaving seat - during vote - prohibited
No member shall leave his/her seat or make any noise or disturbance while a vote is being
taken or until the result is declared.
12.14 Interruption - speaker - prohibited - exception
17
No member shall interrupt a member while speaking, except to raise a point of order or
question of privilege.
Section 13
QUESTION OF PRIVILEGE - POINT OF INFORMATION/ORDER
13.1 Consideration - immediate
Whenever a question of privilege or a point of order arises it shall be considered immediately.
13.2 Question of privilege - procedure - over all matters
A member may rise at any time on a question of privilege and a question of privilege shall
take precedence over all other matters.
13.3 Point of information - answer - by Presiding Officer
When a point of information is raised, the Presiding Officer shall answer the question or
direct the question to the appropriate member or staff inember.
13.4 Speaker - interruption - decision - Presiding Officer
A member may interrupt the person who has the floor to raise a point of order or a point of
procedure when such member feels that there has been a deviation or departure from the rules
of procedure and upon hearing such point of order or point of procedure, the ruling of the
Presiding Officer shall be final unless a challenge is made pursuant to Sections 13.5 and 13.6.
If a member, while speaking, be called to order, he/she shall cease speaking until the question
of order is determined, and, if in order, he/she shall be permitted to proceed.
13.5 Chair - challenged - overruled - procedure
Whenever a member wishes to challenge the ruling of the Chair on a point of order (including
a determination that a motion is out of order) he shall make a motion substantially as follows:
"That the decision of the Chair be overruled." Thereafter the question shall be put to Council
and Council shall decide the matter, by majority vote of inembers present, immediately
without debate and this decision shall be final.
13.6 Call to order - member - decision to expel
If any member uses insulting or improper language to the Presiding Officer or any member,
and refuses to apologize or withdraw his/her remarks when so directed by the Presiding
Officer, or willfully obstructs the conduct of business, and refuses to desist when called upon
to do so by the Presiding Officer he/she may be ordered by the Presiding Officer to leave the
Council Chamber for that meeting, and, if he/she refuses to do so, he/she may, on the order of
the Presiding Officer, be removed; and on making an apology to the Presiding Officer and to
any member insulted by him/her, may by a majority vote of the Common Council be
permitted to resume his/her place at such meeting.
Section 14
CONFLICT OF INTEREST
14.1 Ethical Standards - reporting conflicts
Council Members shall be expected to maintain high ethical standards appropriate to their
public office, and shall be expected to report any conflict of interest, as required in the
Municipalities Act.
14.2 Disclosure -file with Clerk - upon assuming office
Upon assuming office, each member shall file with the Clerk in the form prescribed a
statement disclosing any conflict of interest of which he/she has knowledge or should
reasonably have knowledge; but a member need not disclose particulars of his/her financial
interest or the extent of any interest in any matter giving rise to a conflict of interest.
14.3 Disclosure of conflict - while in office
A disclosure similar to that described in 14.2 shall forthwith be made by each member where
a conflict of interest arises while he/she is in office.
14.4 Disclosure - to be filed with Clerk's office
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Every disclosure of interest filed shall be recorded and kept in a file by the Clerk, and that file
shall be open during regular office hours for inspection or examination by any person
qualified to vote under the Municipal Elections Act.
14.5 Disclosure - during meeting
Where a member has a conflict of interest with respect to any matter in which the Council is
concerned and he/she is present at a meeting of Council, a committee of Council or any other
meeting at which the business of Council is conducted, at which the matter is a subject of
consideration he/she shall,
a) as soon as the matter is introduced, disclose that he/she has a conflict of interest in the
matter; and
b) forthwith withdraw from the meeting room while the matter is under consideration or vote.
14.6 Declaration of conflict - must not participate
After making the declaration, the member must not attempt in any way, whether before,
during or after the meeting, to influence the voting on any question in respect of the matter.
14.7 Declaration - Clerk to record
When a verbal declaration is made;
(a) the person recording the minutes of the meeting must record the member's
declaration, the reasons given for it and the times of the member's departure from the
meeting room and, if applicable, of the member's return, and
(b) the person presiding at the meeting must ensure that the member is not present at the
meeting at the time of any vote on the matter.
14.8 Member required to withdraw - quorum
Where the number of inembers who, by reason of the provisions of the Municipalities Act,
are required to withdraw from a meeting is such that at that meeting the remaining members
are not of sufficient number to constitute a quorum, notwithstanding any other general or
special Act the remaining members shall be deemed to constitute a quorum if there are not
fewer than three.
Section 15
MOTION - ORDER
15.1 Moved - seconded - before debate - vote
A motion shall have no standing and debate on it shall not commence until it has been moved
and seconded and has been stated by the Presiding Officer as pending before the Council.
15.2 Withdrawal - at any time - before vote
After a motion has been moved and seconded and stated by the Presiding Officer it is in the
possession of Council for consideration but, with the consent of the majority of Council and
without debate, it may be withdrawn by the mover and seconder at any time before it has
been voted on.
15.3 Public - to be heard - motion only after hearing
If inembers of the public are to be heard on a matter, no motion shall be received until they
have been heard.
15.4 Motion Put - public participation - prohibited
No further public participation on a matter will be allowed after the motion has been duly
made and seconded.
15.5 Debate - amendment - permitted
All motions which properly are before Council for consideration are open to debate and may
be amended except as specifically provided elsewhere in this By-law.
15.6 In order - procedure
When a motion has been moved and seconded and is being considered by Council, no motion
shall be received except a motion:
(a) to set the time to adj ourn;
19
(b) to adjourn the meeting;
(c) to lay the question on the table;
(d) to put the previous question (close the debate);
(e) to defer the question to a certain time or date;
( fl to refer the question to some other person or group for consideration;
(g) to amend the amendment; or
(h) to amend the main motion;
which shall have precedence in the order in which they are named and as more particularly
referred to in Schedule `A'.
15.7 Adjourn - requirements
A motion to adjourn:
(a) shall not be amended or debated; and
(b) shall always be in order except when a member is speaking or the members are voting.
15.8 Adjourn - time specified - amendable
Notwithstanding Section 15.7 where a motion to adjourn includes the time at which the
adjourned meeting will continue, that motion may be amended and debated as to that time.
15.9 Proceed - beyond 10:00 p.m. - requirements
Subject to Section 3.14, a motion to proceed beyond the hour of 10:00 p.m.:
(a) shall not be amended or debated; and
(b) shall always be in order except when a member is speaking or the members are voting
15.10 Tabling Motion - requirements
A motion to table a Motion shall state a reason, always be in order and shall not be debatable.
A motion to take up a tabled matter is not subject to debate or amendment. A motion that has
not been taken from the table for six months is deemed to be withdrawn.
15.11 Put the Previous Question - requirements
A motion to put the question:
(a) shall not be amended or debated;
(b) shall not be received in any committee or in the Committee of the Whole; and
(c) requires the affirmative vote of two-thirds of the members present.
15.12 Defer - certain time
A motion to defer to a certain time or date:
(a) shall be open to debate only as to advisability of postponement; and
(b) may be amended only as to the time or date to which the matter is deferred.
15.13 Defer - Indefinitely
A motion to defer a pending resolution or By-law indefinitely, is debatable and requires a
majority vote to adopt. Its effect is to dispose of the resolution or By-law without a direct
vote on it. The resolution or By-law which is postponed indefinitely cannot be brought up
again at the same meeting. There is no obligation to take the resolution up at a future
meeting, but it can be raised at a future meeting.
15.14 Refer - requirements
A motion to refer a matter under consideration to Committee of the Whole, a Committee,
Chief Administrative Officer, City Solicitor, Common Clerk, or as otherwise directed:
(a) shall be open to debate only on the propriety of referring the question and may be
amended; and
(b) shall include the terms on which the motion is being referred, and may include the time at
which the matter is to be returned and whatever explanation may be necessary as to the
purpose of the motion.
15.15 Amendment - requirement
An amendment is a motion that the wording of another motion be changed before the vote on
it is taken. The following main rules apply to amendments:
(a) An amendment must be in one of these three forms:
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(1) to amend by inserting or adding text; or
(2) to amend by striking out text; or
(3) to amend by striking out text and inserting other text in its place.
(b) An amendment is debatable, and requires a majority vote to adopt.
(c) An amendment must be germane to (closely related to, or in some way involve) the
motion which it seeks to modify and shall not be directly contrary to the main motion.
15.16 Amendment - one at a time - limitation
There may be up to two amendments pending at the same time, while the resolution or By-
law is on the floor:
(1) a primary amendment (an amendment to the main motion);
(2) a secondary amendment (an amendment to the amendment).
(3) only one amendment at a time shall be presented to the main motion and only one
amendment at a time shall be presented to an amendment.
15.17 Amendment - put - reverse order - voting procedure
The Presiding Officer shall put amendments in the reverse order to which they have been
moved and when all amendments are voted upon, the Presiding Officer shall put the main
motion, incorporating any adopted amendments.
15.18 Introduction - without notice - leave
Except as otherwise provided in this By-law, only the motions set out in Sections 15.19
through 15.23 inclusive, may be introduced orally without notice and without leave.
15.19 Matter - on agenda
A motion on any subject matter that appears on the agenda for that meeting may be
introduced orally without notice and without leave.
15.20 Procedure - introduced orally
Motions listed in Section 15.6 may be introduced orally without notice and without leave.
15.21 Suspend - rules - regulations
A motion to suspend the rules and regulations of this By-law may be introduced orally
without notice and without leave.
15.22 Point of order - procedure - information - privilege
A motion on a point of order, point of procedure, point of information or question of privilege
may be introduced orally without notice and without leave.
15.23 Other - routine - as required
Other motions made upon routine proceedings as may be required for the observance of the
proprieties of Council; the maintenance of the authority of Council; the arrangement of its
proceedings; the correctness of its records; or the fixing of its meetings or the dates and times
of its meetings, may be introduced orally without notice and without leave.
15.24 Motion by Member - notice - to Clerk - time limitation
A member wishing to place an item on the agenda, other than a motion referred to in Sections
15.19 through 15.23 inclusive, for consideration by Council shall deliver the motion, in
writing, to the Clerk not later than 4:00 p.m. on the Thursday in the week that immediately
precedes the day of the Council meeting.
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15.25 Motion by Member - printed in full - on agenda
The motion mentioned in Section 15.24 shall be printed in full for inclusion in the Council
Kit for that meeting of the Council.
15.26 Motion by Member - in writing - mover - signature
The motion mentioned in Section 15.24 shall be submitted to the Clerk in writing or by fax
over the signature of the mover or from the member's known email address and shall provide
sufficient background information relating to the motion.
Section 16
VOTING
16.1 Motion - multiple - distinct propositions
When a motion under consideration contains two or more distinct propositions, where any
member so requests the vote upon each proposition shall be taken separately.
16.2 Motion - after all spoken - put by Presiding Officer
The Presiding Officer shall put a motion to a vote immediately after all members desiring to
speak on the motion have spoken.
16.3 Motion - put to vote - speaking - prohibited
After a motion is put to a vote by the Presiding Officer, no member shall speak to that
motion.
16.4 Motion - vote - required - unless disqualified
Unless disqualified to vote by reason of conflict of interest or otherwise upon a by-law,
resolution, motion or for any other purpose, each member present, including the Mayor, shall
announce his/her vote openly and individually, and the Clerk shall record the decision, and no
vote shall be taken by ballot or by any other method of secret voting, and every vote so taken
is of no effect.
16.5 Failure - to vote - deemed affirmative
Every member, including the Mayor, present at a meeting who is not disqualified from voting
in accordance with Section 16.4, shall be deemed to be voting in the affirmative for the
motion if he/she fails to announce his/her vote.
16.6 Mayor - to vote
The Mayor, when present at a meeting of the Common Council shall preside and shall vote
on all questions.
16.7 Equality of votes - decision - deemed negative
The Mayor shall not have a casting vote but if because of the absence of a Councillor or
Councillors there should be a tie upon any question such question shall be considered and
declared lost.
16.8 Method - recorded vote
A recorded vote shall be taken by a show of hands for each member present and qualified to
vote.
16.9 Result - announced - by Presiding Officer
The Presiding Officer shall announce the result of every vote.
16.10 Result - disagreement - immediate - recorded
If a member disagrees with the announcement by the Presiding Officer of the result of any
vote, he may object immediately to the Presiding Officer's declaration and require that a
recorded vote be taken..
16.11 Recorded vote - when requested - or required
A recorded vote shall be taken when called for by any member immediately prior or
immediately subsequent to the taking of a vote or when required by law or under this By-law.
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16.12 Recorded vote - order
When a recorded vote is taken all members including the Mayor must vote unless disqualified
by statute and any failure to vote by a member including the Mayor who is not disqualified
shall be deemed to be an affirmative vote.
16.13 Names - votes - negative - position - recorded
Unless required by any member present, only the names of those who voted against a motion
shall be entered in the minutes. The members may request that the reasons for their nay vote
be noted in the minutes.
16.14 Majority - requirement - by by-law
Whenever this By-law requires a vote of a simple majority of Council, the requirement shall
be interpreted as meaning such majority, of the members who are present and qualified to
vote on the matter provided that this By-law or a relevant statute does not specify differently.
16.15 Greater than majority - required - recorded vote
Whenever this By-law or any statute requires that a by-law be passed or any other action
taken by a vote of two-thirds or any other fraction of Council greater than a majority, that
vote shall be taken by recorded vote.
Section 17
BUSINESS
17.1 New business - consideration - requirements
No member shall present any matter to Council for its consideration at a meeting unless:
(a) the matter appears on the agenda for that meeting; or
(b) it is in accordance with Sections 15.7 through 15.23 inclusive; or
(c) Council by two thirds majority vote of the membership grants leave to include the matter
on the agenda without prior notice
17.2 Motion - not on agenda - Presiding Officer - advised
The Presiding Officer shall be advised of any motions proposed to be introduced which are
not in the agenda and which do not come within Sections 15.7 through 15.23 inclusive at the
time of adoption of the agenda.
17.3 Motion - not on agenda - staff request
The Chief Administrative Officer, City Solicitor, Commissioner of Finance or Common
Clerk of the Corporation may request that Council consider a matter not included in the
agenda which calls for immediate and urgent consideration and Council, by a vote of two-
thirds majority of the membership, shall determine whether or not to consider this matter.
Section 18
BY-LAWS- REPORTS - RESOLUTIONS - CONTRACTS
18.1 Consideration - approval - by Council
All by-laws, resolutions and contract documents shall, before presentation to the Common
Council, have been approved as to form and legality by the City Solicitor or his/her
authorized representative, and shall have been examined and approved for administration by
the Chief Administrative Officer or his/her authorized representative where there are
substantive matters of administration involved.
18.2 By-laws - three readings same day - not permitted
Unless otherwise provided by statute, a by-law shall be adopted in both official languages and
may not receive three readings on the same day.
18.3 Reports, resolutions -filed with Common Clerk
All reports and resolutions shall be filed with the Common Clerk.
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Section 19
MINUTES
191 Information - requirements - taken by Clerk
The Clerk or his/her designate shall take minutes of each Council meeting which minutes
shall record, without note or comment:
(a) the place, date and time of ineetings;
(b) the name or names of the presiding member or members and the record of attendance of
the members and senior staff inembers;
(c) the adoption of the minutes of prior meetings, and if requested, correction and;
(d) all resolutions, decisions and other proceedings of Council.
19.2 Previous meeting - read aloud - 2/3 majority request
The minutes of the previous meeting shall be presented to Council for approval in both
official languages as circulated, subject to corrections of any errors found therein and shall
not be read aloud.
19.3 Approval of Minutes
The minutes of all Regular Council and Special Council meetings shall be adopted at a
Regular Council meeting. The minutes of a Committee of Council shall be approved at a
meeting of that Committee of Council and only the recommendations from Committee of the
Whole shall be considered for adoption at a Regular Council meeting.
19.4 Approval of Minutes - Closed Meeting
The minutes of any meeting or portion of a meeting of Council or a committee of Council
that was closed to the public shall be approved at the following closed meeting of Council or
committee of Council. The minutes of any meeting or portion of a meeting of Council or a
committee of Council that was closed to the public pursuant to subsection 102(4), of the
Municipalities Act shall not be open for inspection or examination by members of the public.
19.5 Public Record - Closed Meeting
A record of the closed meetings shall be prepared and signed by the Common Clerk
containing only the following:
(a) the type of matter under subsection 102(4) of the Municipalities Act that was discussed
during the meeting; and
(b) the date of the meeting.
The record made shall be available for inspection in the office of the Clerk during regular
business hours.
Section 20
COMMITTEES
20.1 Establishment - standing committees - as necessary
Council may by by-law or resolution create such standing committees as are necessary or
expedient for the orderly and efficient handling of the affairs of the Corporation and shall
establish generally or in detail the duties and responsibilities, composition, and duration of a
committee established.
20.2 Budget Committee of the Whole - establishment
There shall be a Budget Committee of the Whole.
20.3 Budget Committee of the Whole - responsibilities
The Budget Committee of the Whole shall consider matters and issues relating to the
preparation, administration and monitoring of the operating and capital budgets of the
Corporation, Water and Sewerage Utility, Trust Funds and other current and long-range fiscal
planning for the Corporation.
20.4 Budget Committee of the Whole - Chair - Vice-Chair
The Mayor and in his/her absence the Deputy Mayor shall serve as the Chair of the Budget
Committee of the Whole
24
20.5 Budget Committee of the Whole - meetings - day - time
Meetings of the Budget Committee of the Whole may be called by the Chair whenever he/she
considers it necessary.
20.6 Budget Committee of the Whole - business - procedure
The business of the Budget Committee of the Whole shall be conducted in accordance with
the rules governing the procedure of Committee of the Whole.
20.7 Special Committee -Appointment - by Council
Council may by resolution appoint a Special Committee to consider and report on a specific
subject, project or undertaking.
20.8 Chair - appointed - procedures - determined - Council
When a Special Committee has been appointed by Council, Council shall;
a) name the member of that Special Committee who is to act as Committee Chair, and in the
absence of such direction the committee shall appoint its own chair, and
b) shall determine whether or not the rules of procedure for Committee of the Whole apply to
that special committee.
20.9 Work - report - complete - committee dissolved
When a special committee has completed its work and made its final report to Council, that
committee shall be deemed to be dissolved.
20.10 Mayor - ex-officio member - all committees
The Mayor shall be ex-officio a member of all standing and special committees, has all the
privileges of committee membership, including the right to make motions and to vote but is
not counted in determining the number required for a quorum or whether a quorum is present.
20.11 Committee Meetings - open to public
All meetings of a committee of Council shall be open to the public. Sections 6.3 to 6.6
inclusive shall apply if it is necessary to close a committee meeting or portion of a committee
meeting to the public.
Section 21
COMMITTEE OF THE WHOLE - PROCEDURE
21.1 Agenda - prepared by Clerk
The Clerk shall prepare an agenda for all Committee of the Whole meetings.
21.2 Agenda - delivery - to members - prior to meetings
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure that copies of the agenda and Council kit for
regular, budget and special meetings of Committee of the Whole are delivered in electronic or
printed format to each Committee of the Whole member so that they will be received in each
case on the Friday of the week preceding the week of the meeting.
21.3 Agenda - to officials - staff - public hearing
The Clerk shall use his/her best efforts to ensure that copies of the agenda and Council kit for
regular, budget and special meetings of Committee of the Whole are distributed in electronic
or printed format to all Corporation officials and staff, who are to receive copies thereof as
determined by the Chief Administrative Officer, on the Friday of the week preceding the
week of the meeting.
21.4 Agenda - not delivered - on schedule - meeting valid
Failure by the Clerk to meet the schedule set out in Sections 21.2 and 21.3 will not invalidate
the Committee of the Whole meeting or any proceedings thereat.
21.5 Agenda - submission - filing deadline
All submissions for inclusion in the agenda for regular, budget and special meetings of
Committee of the Whole shall be in the hands of the Clerk not later than 4:00 p.m. on that
Thursday prior to the date of the meeting.
25
21.6 Agenda - special meetings - preparation
For special meetings of the Committee of the Whole, the agenda shall be prepared as the
Committee Chair, or in the case of a petition, the Clerk, may direct.
21.7 Chair - to preside - all meetings - voting authority
The Mayor and in his/her absence the Deputy Mayor shall serve as the Chair of the
Committee of the Whole. The Committee Chair, or in his/her absence, such other member of
the committee as may be chosen by the committee, shall preside at every meeting and may
vote on all questions submitted.
21.8 Vote - equal - deemed - negative
In a case of an equal division of votes, the Committee Chair shall not have a second or
casting vote and the question shall be deemed to have been decided in the negative.
21.9 Presiding Officer - powers - responsibilities
Except as otherwise provided in this By-law, the committee member presiding at a
Committee of the Whole meeting, while presiding, shall have all of the powers and
responsibilities of the Presiding Officer at a meeting of Council.
21.10 Quorum - majority of inembers
A quorum of any Committee of the Whole shall be the majority of its members.
21.11 Meeting - day - time
Unless otherwise provided by resolution at a Regular Council meeting, meetings of the
Committee of the Whole shall be scheduled prior to a Regular Council Meeting commencing
at a time to be set by the Clerk or on the Monday of the week falling between the bi-weekly
Regular Council meetings.
21.12 Special meeting - called - by Chair
A special meeting of a Committee of the Whole may be called by the Committee Chair
whenever he/she considers it necessary.
21.13 Special meeting - called - written request - majority
The Committee Chair or in the case of his/her neglect or failure, the Clerk, shall call a special
meeting of Committee of the Whole whenever three of the members of that committee
request in writing such a special meeting.
21.14 Special meeting - Committee of the Whole - procedures
The provisions of Section 5, so far as they are applicable, apply to special meetings of
Committee of the Whole.
21.15 Business - procedure - exceptions
The business of Committee of the Whole shall be conducted in accordance with the rules
governing the procedure of Council, so far as they are applicable, except as otherwise set out
in this section.
21.16 Motion - seconding - not required
A motion is not required to be seconded in Committee of the Whole.
21.17 Speaking - no limitations
There is no limit to the number of times or length of time a member may speak to a motion in
Committee of the Whole.
21.18 Speaking - to motion - once - until all spoken
A member shall not speak more than once to a motion until every member who desires to
speak has spoken once in Committee of the Whole.
21.19 Recorded vote - not required
No recorded vote shall be required.
21.20 Motion - to close debate - prohibited
A motion to put the previous question shall not be permitted in Committee of the Whole.
26
21.21 Chair - permitted a position - without leaving
The Committee Chair or other presiding member may take a definite position and endeavor to
persuade the Committee of the Whole on that position without leaving the chair in Committee
of the Whole.
21.22 Point of order - procedure - decision - Chair
When a point of order or procedure is raised or when a member is called to order in
Committee of the Whole, the same procedure shall be adopted as in Council, except that the
question shall be decided by the Committee Chair or acting Committee Chair subject to an
appeal to the members of the Committee of the Whole.
21.23 Delegations - hearing of - rules
When a person or a representative of any group is scheduled to address Committee of the
Whole a copy of the presentation shall be submitted to the Common Clerk prior to 4:00 p.m.
on the Thursday preceding the scheduled Committee of the Whole meeting.
21.24 Delegation/Presentation - prior notice
When a person or representative of any group of persons seeks to address Committee of the
Whole he/she shall submit a request in writing to the Common Clerk, addressed to the Mayor
and Council, prior to 4:00 p.m. on the Thursday preceding a Regular Council meeting.
21.25 Address - no notice - majority consent - required
No person or representative of a group of persons who has not received the prior consent of
the Council or Committee of the Whole will be permitted to address the Committee without
the consent of a majority of the membership of Council.
21.26 Address - maximum duration
Except with the majority consent of the Committee of the Whole, no person shall address the
Committee for more than twenty minutes, exclusive of the time required to answer questions
put to him/her by the Committee, except that a group of persons may have more than one
spokesperson provided that the total length of time such spokesperson addresses the
Committee shall not exceed thirty minutes, exclusive of the time required to answer questions
put to them by Committee.
21.27 New motion - notice - in writing - deadline
A member of Committee of the Whole wishing to introduce a motion, other than the type
listed in Sections 15.7 through 15.23 inclusive, for consideration by Committee of the Whole
shall deliver the motion in writing to the Clerk by 4:00 p.m. on the Thursday before the
meeting of Committee of the Whole and shall provide the background associated with the
item and the proposed motion.
21.28 Report - to Council - all matters - recommendations
Committee of the Whole shall report to Council on matters connected with the duties
imposed on it and all matters referred to it and shall recommend such action as it deems
appropriate.
21.29 Minutes - Committee of the Whole - taken by Clerk
The Clerk or any employee of the Corporation designated by the Clerk shall take minutes of
the Committee of the Whole meetings.
21.30 Open meetings - exception
The provision of Sections 62 through 6.6 inclusive, regarding closing meetings to the public,
apply to regular and special meetings of Committee of the Whole and except as permitted or
provided in the Municipalities Act, Committee of the Whole meetings shall be open to the
public.
21.31 Proceedings - adopted - confirmed - by Council - motion
The recommendations of Committee of the Whole meetings may be adopted by Council in a
single motion and the passage of such motion shall be taken to confirm all of the proceedings
taken in the Committee of the Whole meeting except for those matters dealt with or voted on
separately.
27
21.32 Recommendation - vote - requested
A member may request prior to the adoption of the Committee of the Whole report or
recommendations that Committee recommendations be voted on separately and such a
request shall not require the introduction of a motion.
Section 22
ENACTMENT
22.1 Effective date
This By-law shall come into force on the 1 st day of January, 2006.
28
SCHEDULE A
TABLE OF PRECEDENCE
L
MOTION TO SET THE DATE AND TIME OF THE NEXT
• Ensure that
MEETING.
those who must
-
Requires a mover and a seconder
leave, know the
-
Requires, for adoption, a majority vote
time and place of
-
May be debated, but only as to the date and time.
the next meeting.
2.
MOTION TO SET THE TIME TO ADJOURN.
•To limit the
-
Requires a mover and a seconder
length of the
-
Requires, for adoption, a majority vote
meeting.
-
May be debated, but only as to the time of the
adj ournment.
3.
MOTION TO ADJOURN.
•To terminate
-
Requires a mover and a seconder
meeting.
-
Requires for adoption, a majority vote
-
May be debated
4.
MOTION TO RECESS
•Cooling off
-
Requires a mover and a seconder
period.
-
Requires a majority vote
-
Must not be debated
5.
MOTION TO RAISE A QUESTION OF PRIVILEGE
•Ventilation
-
Requires a mover only, who may interrupt another speaker
•Disorder in
-
Requires no vote
gallery
-
Must not be debated
•Any rights of
members
6.
MOTION TO RAISE A POINT OF ORDER
•To call attention
-
Requires a mover only, who may interrupt another speaker
•Failure to
-
Requires no vote
observe rules.
-
Must not be debated
7.
MOTION TO LAY ON THE TABLE OR MOTION TO
•Consider
REMOVE FROM THE TABLE
immediately.
-
Requires a mover and a seconder
-
Requires a majority vote
-
Must not be debated
8.
MOTION TO PUT THE PREVIOUS QUESTION
•To limit
-
Requires a mover and a seconder
amendments and
-
Requires a two-thirds vote
force a direct vote
-
Must not be debated
on the main
motion.
29
9. MOTION TO DEFER TO A DEFINITE DATE AND TIME.
•Make way for
- Requires a mover and a seconder
more urgent
- Requires a majority vote
business.
- May be debated, but only as to the time.
•Cooling off
period.
•Postpone
•Way of
determining
support
10. MOTION TO REFER (e.g. TO A STANDING OR
•When additional
SPECIAL COMMITTEE)
information or
- Requires a mover and a seconder
discussion is
- Requires a majority vote
needed.
- May be debated.
11. MOTION TO AMEND
•To add, delete, or
- Requires a mover and a seconder
substitute words in
- Requires a majority vote
the main motion.
- May be debated
12. THE MAIN MOTION
•The proposal
- Requires a mover and a seconder
before the
- Requires a majority vote
meeting.
- May be debated
14. MOTION TO RESCIND
•Annul a motion
- Is a main motion
that has been
- Requires a mover from the prevailing side and a seconder
passed.
- Requires a two-thirds vote.
30
ARRÊTÉ N° M-5
ARRÊTÉ CONCERNANT LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU
CONSEIL COMMUNAL DE THE CITY OF SAINT JOHN
Section 1
TITRE ABRÉGÉ
1.1 Citation
Section 2
INTERPRÉTATION
2.1 Greffier : définition
2.2 Comité : défmition
2.3 Comité plénier : définition
2.4 Corporation - définition
2.5 Conseil - définition
2.6 Conseiller - défmition
2.7 Maire suppléant - définition
2.8 Audience - définition
2.9 Jour férié - définition
2.10 Maire - définition
2.11 Masculin/féminin - définition
2.12 Réunion - définition
2.13 Membre - définition
2.14 Question de renseignement - définition
2.15 Rappel au règlement - définition
2.16 Point de procédure - définition
2.17 Président du conseil - définition
2.18 Question de privilège - définition
2.19 Quorum - définition
2.20 Règles de procédures - définition
2.21 Sergent d'armes - définition
2.22 Comité spécial - définition
2.23 Conseil plénier - définition
Section 3
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
3.1 Règlements observés par le conseil
3.2 Référence - Robert's Rules of Order
3.3 Conflit - Robert's Rules of Order
3.4 Conflit - dispositions législatives
3.5 Règlements, suspension, altération, consentement des deux-tiers : exigences
3.6 Quorum - majorité des membres
3.7 Quorum - absences, ajournement : exceptions
3.8 Décisions du conseil par voie de résolution, arrêté municipal
3.9 Résolutions, arrêtés municipaux - adoptés, édictés, vote majoritaire
3.10 Proposition de révocation
3.11 Proposition de réexamen
3.12 Ajournement de la séance en raison de l'heure tardive
3.13 Prolongation de la réunion : jusqu'à 23 h au plus tard
3.14 Ajournement de la réunion : non prolongée
3.15 Ordonnances, autorité, décisions en délibéré au sein du conseil municipal
31
3.16 Enregistrement sonore, autorisation, exceptions, réunions privées
3.17 Enregistrement sonore, diffusion, autorisation, conditions
3.18 Modification, révocation, vote majoritaire - exigences
Section 4
RÉUNION
4.1 Première réunion, Loi sur les municipalités, applicabilité
4.2 Première réunion, date, lieu, fixée par le greffier
4.3 Activités du conseil, réunions ordinaires, lundi
4.4 Réunion ordinaire - lieu
4.5 Réunion extraordinaire, autres réunions de comités, lieu
4.6 Jour férié : réunion le jour non férié suivant
4.7 Réunion publique : heure, début
4.8 Réunion publique - avis
4.9 Réunion publique, avis, annulation, changement de date, changement d'heure
4.10 Supplémentaire, réunion subséquente, vote majoritaire
4.11 Assistance, réunion du conseil, restrictions
4.12 Membre de l'assistance, expulsion, conduite inappropriée
4.13 Réunions ordinaires, interprétation simultanée
Section 5
RÉUNION EXTRAORDINAIRE
51 Convoquée par le maire, en tout temps
5.2 Convoquée par le greffier, pétition présentée par le conseil
5.3 Avis, 48 heures à l'avance, exigences
5.4 Urgence, avis préalable, aucune exigence
5.5 Urgence, avis, moyen, lieu
5.6 Activités, précisées, à l'avis, autre, interdictions
5.7 Réunion extraordinaire, avis, public
Section 6
RÉUNIONS DU CONSEIL
6.1 Réunions du conseil - types
6.2 Ouvertes au public, exception
6.3 Fermées au public, justification
6.4 Fermées au public, conformité, exigences législatives
Section 7
ORDRE DU JOUR
7.1 Quorum, présences, réunion, ouverture
7.2 Absence du maire, maire suppléant, ouverture, présidence
7.3 Absence du maire, maire suppléant, ouverture, présidence
7.4 Quorum, absences, suspension en 30 minutes, ajournement
7.5 Ajournement, ordre du jour, examen, subséquent
Section 8
ORDRE DU JOUR
8.1 Ordre du jour, points
8.1 Ordre du jour, points, modification
8.3 Questions soumises à l'approbation du conseil, étude des recommandations
8.4 Titres, point, rédigés par le greffier
32
8.5 Dépôt de documents, inscription, affaires publiques
8.6 Distribution aux membres avant la réunion
8.7 Distribution aux dirigeants et aux employés
8.8 Distribution, ordre du jour, réunion publique
8.9 Faute de distribution, validité de la réunion
8.10 Remise au greffier, date limite
8.11 Réunion extraordinaire, préparation, exigences
Section 9
RAPPORTS, PÉTITIONS
91 Inscription à l'ordre du jour par le greffier
9.2 Rapports publics, Comité consultatif d'urbanisme
Section 10
DÉLÉGATION ET PRÉSENTATIONS
10.1 Délégations et présentations, demandes inscrites à l'ordre du jour
10.2 Délégations et présentations, permission accordée afin de se présenter
10.3 Délégations et présentations, transmission du matériel
10.4 Délégations et présentations, demandes, réunions, consentement à la majorité des deux
tiers
10.5 Délégations et présentations, durée maximale
10.6 Délégations et présentations, devant le conseil
10.7 Délégations et présentations, conclusion des activités
Section 11
RÔLES ASSUMÉS PAR LE MAIRE, LE MAIRE SUPPLÉANT ET LES
CONSEILLERS
11.1 Rôle du maire : présidence et leadership
11.2 Maire suppléant nomination par voie d'élection
11.3 Maire suppléant : absence ou incapacité d'agir
11.4 Maire suppléant : pouvoirs et devoirs
11.5 Conseillers : responsabilités, participation et devoirs
11.6 Président du conseil : fonctions exercées au cours des réunions
Section 12
RÈGLES DE PROCÉDURES : DÉBATS
121 Intervention : le président du conseil ne doit pas quitter son siège
12.2 Intervention : le président du conseil détermine l'ordre
12.3 Intervention : reconnaissance par le président du conseil
12.4 Intervention : deux seulement, exceptions, approbation du conseil
12.5 Intervention : deux fois, exercée par tous les membres
12.6 Proposition : par un membre, trois minutes additionnelles
12.7 Intervention : temps limité
12.8 Question : posée au président du conseil
12.9 Proposition : pendant un débat, lecture, en tout temps
12.10 Atteinte à l'ordre : inconduite, interdiction
12.11 Insultes : mots offensifs, interdiction
12.12 Désobéissance : règles, président du conseil, interdiction
12.13 Désobéissance : quitter son siège, pendant le vote, interdiction
12.14 Interruption : intervenant, interdiction, exceptions
33
Section 13
QUESTION DE PRIVILÈGE : QUESTION DE RENSEIGNEMENT, ORDRE
13.1 Examen : immédiatement
13.2 Question de privilège : ordre, toutes les questions
13.3 Question de renseignement : réponse, président du conseil
13.4 Intervenant : interruption, décision, président du conseil
13.5 Président : contestation, rejet, procédure
13.6 Rappel à l'ordre : membre, décision d'expulser
Section 14
CONFLIT D'INTÉRÊTS
14.1 Normes éthiques : signalement des conflits
14.2 Divulgation : dépôt au greffe au moment de l'entrée en fonction
14.3 Divulgation des conflits : en fonction
14.4 Divulgation : dépôt au greffe
14.5 Divulgation : au cours d'une réunion
14.6 Déclaration de conflit d'intérêts : interdiction de participer
14.7 Déclaration : inscription par le greffier
14.8 Exigence visant le retrait d'un membre : quorum
Section 15
PROPOSITIONS : ORDRE
15.1 Proposition et appui : avant un débat, vote
15.2 Retrait en tout temps, avant le vote
15.3 Public : droit de parole, seulement à la suite d'une audience
15.4 Proposition : participation du public, interdiction
15.5 Débat : modification, autorisation
15.6 Recevabilité : procédure
15.7 Ajournement : exigences
15.8 Ajournement : heure indiquée, modifiable
15.9 Prolongation : plus tard que 22 h, exigences
15.10 Présentation d'une proposition : exigences
15.11 Évocation d'une question préalable : exigences
15.12 Report : heure précise
15.13 Report: indéfiniment
15.14 Soumission : exigences
15.15 Modification : exigences
15.16 Modification : une à la fois, limite
15.17 Modification : proposition, ordre inverse, procédures relatives au vote
15.18 Introduction : sans préavis, autorisation
15.19 Point : à l'ordre du jour
15.20 Procédure : proposition orale
15.21 Suspension : règlements
15.22 Rappel au règlement : procédure, renseignement, privilège
15.23 Autre : usage, comme exigé
15.24 Proposition présentée par un membre : avis au greffier, délai
15.25 Proposition présentée par un membre : inscription intégrale à l'ordre du jour
15.26 Proposition présentée par un membre : par écrit, auteur, signature
34
Section 16
VOTE
16.1 Proposition : multiplicité, propositions distinctes
16.2 Proposition : à la suite de toutes interventions, proposition du président du conseil
16.3 Proposition : vote, intervention, interdiction
16.4 Proposition : vote, exigences, sauf si le membre est privé du droit de voter
16.5 Défaut : vote, affirmatif
16.6 Maire : vote
16.7 Égalité des votes : décision négative
16.8 Méthode : enregistrement du vote
16.9 Résultats : annonce du président du conseil
16.10 Résultats : désaccord, immédiat, vote enregistré
16.11 Vote enregistré : sur demande, exigence
16.12 Vote enregistré : ordonnance de voter
16.13 Noms : votes, négatif, position, enregistrement
16.14 Majorité : exigences, en vertu d'un arrêté
16.15 Supérieur à la majorité : exigences, vote enregistré
Section 17
ACTIVITÉS
17.1 Nouvelles activités : examen, exigences
17.2 Proposition : non inscrite à l'ordre du jour, président du conseil, avis
17.3 Proposition : non inscrite à l'ordre du jour, demande du personnel
Section 18
ARRÊTÉS MUNICIPAUX, RÉSOLUTIONS ET CONTRATS
18.1 Examen : approbation du conseil
18.2 Arrêtés municipaux : trois lectures le même jour, interdiction
18.3 Rapports, résolutions : dépôt au greffe
Section 19
PROCÈS-VERBAL
19.1 Renseignements : exigences, soumission au greffier
19.2 Dernière réunion : lecture vive, majorité des deux tiers requise
19.3 Approbation du procès-verbal, réunions ordinaires et extraordinaires
19.4 Approbation du procès-verbal, réunion à huis clos
19.5 Archives publiques : réunions à huis clos
Section 20
COMITÉS
201 Création : comités permanents, au besoin
20.2 Comité plénier sur les budgets : création
20.3 Comité plénier sur les budgets : création
20.4 Comité plénier sur les budgets : président et vice-président
20.5 Comité plénier sur les budgets : réunions, jour et heure
20.6 Comité plénier sur les budgets : activités, procédure
20.7 Comité spécial : nomination par le conseil
20.8 Président : nomination, procédures, détermination, conseil
20.9 Travaux : rapport, intégralité, dissolution du comité
20.10 Maire : membre d'office, tous les comités
20.11 Réunions des comités : ouvertes au public
35
Section 21
COMITÉ PLÉNIER : PROCÉDURES
21.1 Ordre du jour : rédigé par le greffier
21.2 Ordre du jour : distribution préalable aux membres
21.3 Ordre du jour : membres du conseil et employés
21.4 Ordre du jour : défaut de distribution à temps, validité de la réunion
21.5 Ordre du jour : présentations, délai de dépôt
21.6 Ordre du jour : réunions extraordinaires, rédaction
21.7 Président : présidence, toutes les réunions, droit de vote
21.8 Vote : égalité, négatif
21.9 Président du conseil : pouvoirs, responsabilités
21.10 Quorum - majorité des membres
21.11 Réunion : jour, heure
21.12 Réunion extraordinaire : convoquée par le président
21.13 Réunion extraordinaire : convocation, demande par écrit, majorité
21.14 Réunion extraordinaire : Comité plénier, procédures
21.15 Activités : procédures, exceptions
21.16 Proposition : appuyeur, aucune exigence
21.17 Intervention : aucune limitation
21.18 Intervention : proposition, une fois, jusqu'à ce que tous soient intervenus
21.19 Vote enregistré : non exigé
21.20 Proposition : fin du débat, interdiction
21.21 Président : participation
21.22 Rappel au règlement : procédure, décision, président
21.23 Délégations : intervention, règles
21.24 Délégations et présentations : préavis
21.25 Adresse : aucun avis, consentement majoritaire, exigence
21.26 Adresse : durée maximale
21.27 Nouvelle proposition : avis, par écrit, délai
21.28 Rapport: à l'intention du conseil, toutes questions, recommandations
21.29 Procès-verbal : Comité plénier, rédigé par le greffier
21.30 Réunions publiques : exceptions
21.31 Délibérations : adoption, confirmation, par le conseil, proposition
21.32 Recommandations : vote, demande
Section 22
MISE EN VIGUEUR
22.1 Date d'entrée en vigueur
ANNEXE
Annexe « A » : Propositions, table de précédence
36
PRÉAMBULE
CONSIDÉRANT que la Loi sur les municipalités de la province du Nouveau-Brunswick,
ci-après appelée la Loi sur les municipalités prévoit, en vertu d'un arrêté municipal, la
réglementation des séances du conseil communal et les procédures régissant lesdites séances;
CONSIDÉRANT qu'il est jugé opportun que soient établies des règles aux fins de la
réglementation et de la conduite efficace de telles séances et que lesdites règles suppléent les
dispositions législatives de la Loi sur les municipalités et soient interprétées conformément à
ladite loi.
Le conseil communal de The City of Saint John édicte ce qui suit :
Section 1
TITRE ABRÉGÉ
1.1 Citation
Titre abrégé : Arrêté concernant l' «Arrêté sur les procédures
Section 2
INTERPRÉTATION
2.1 Greffier - définition « Greff~ier » désigne le greff~ier communal ou le greff~ier communal
adjoint de The City of Saint John.
2.2 Comité : définition
« Comité » désigne un comité sous la direction du conseil communal ou créé par ce dernier.
2.3 Comité plénier - définition
« Comité plénier » désigne un comité du conseil communal sur lequel siègent tous les
membres du conseil.
2.4 Corporation - définition
« Corporation » désigne The Corporation of The City of Saint John.
2.5 Conseil - définition
« Conseil » désigne le maire et les conseillers de The City of Saint John.
2.6 Conseiller - définition
« Conseiller » désigne un membre du conseil autre que le maire.
2.7 Suppléant - définition
« Maire suppléant » désigne le membre du conseil élu afin d'agir au nom du maire en cas
d'absence ou d'incapacité du maire.
2.8 Audience - définition
« Audience » désigne une séance du conseil ou telle partie d'une séance du conseil, autorisée
à prévoir une audience en vertu d'une question législative, qui exige que toute partie
intéressée puisse se présenter devant le conseil ou soit donnée l'occasion de se présenter
devant le conseil avant que le conseil entreprenne tout acte, édicte tout arrêté municipal ou
prenne une décision.
2.9 Jour férié - définition
« Jour férié » désigne tout jour férié tel qu'il est défini par la Loi d'interprétation.
2.10 Maire - définition
« Maire » désigne le membre du conseil qui est titulaire du poste de maire.
2.11 Masculin/féminin - définition
Pour la désignation de personnes, le masculin comprend le féminin.
2.12 Séance - définition
« Séance » désigne toute séance ordinaire, extraordinaire ou autre tenue par le conseil.
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2.13 Membre - définition
« Membre » désigne toute personne élue pour siéger au conseil, y compris le maire.
2.14 Question de renseignement - définition
« Question de renseignement» désigne une demande adressée au président du conseil, à un
autre membre ou à un employé de la Corporation, relative à des renseignements visant la
question sous étude, non liée à une question de procédure.
2.15 Rappel au règlement - définition
« Rappel au règlement » désigne une question soulevée par un membre afin de souligner
toute dérogation au présent arrêté municipal ou aux moyens ou délibérations habituels de la
tenue d'un débat ou à la conduite des affaires du conseil, y compris ce qui suit :
a) toute violation de l'Arrêté sur les procédures;
b) tout défaut relatif à la constitution d'une séance du conseil;
c) l'utilisation d'un langage inapproprié, offensif ou abusif;
d) avis donné que la question sous étude ne relève pas de la matière de la proposition;
e) toute autre absence de formalité ou toute irrégularité relative aux délibérations du
conseil.
2.16 Point de procédure - définition
« Point de procédure » désigne une question adressée au président du conseil visant à obtenir
de l'information portant sur les règles de procédure ou les règlements du conseil relativement
aux activités qui font l'objet de délibérations afin d'aider un membre à présenter la proposition
adéquate, à invoquer un règlement ou à comprendre la situation parlementaire ou les
conséquences d'une motion.
2.17 Président du conseil - définition
« Président du conseil » désigne le maire ou, en son absence, le maire suppléant ou, en
l'absence du maire et du maire suppléant, le membre nommé aux termes de la section 11.3,
pour agir en leur absence, au chapitre de la présidence des réunions du conseil.
2.18 Question de privilège - définition
« Question de privilège » désigne l'intervention à laquelle un membre peut avoir recours à
l'étude d'une question ou d'une demande relativement à toute affaire touchant le bien-être, la
sécurité ou la discipline d'un membre ou du conseil, collectivement, lorsqu'un membre est
d'avis qu'un autre membre s'est prononcé irrespectueusement à son égard ou à l'égard du
conseil ou lorsqu'il est d'avis que ses commentaires sont mal compris ou mal interprétés par
un autre membre.
2.19 Quorum - définition
La majorité de tous les membres élus au conseil communal constitue un quorum relativement
à toute réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil communal.
2.20 Règles de procédures - définition
« Règles de procédure » désigne les règlements prévus au présent arrêté municipal.
2.21 Sergent d'armes - définition
Tout membre du corps de police peut agir en tant que sergent d'armes sur demande du
président du conseil.
2.22 Comité spécial - définition
« Comité spécial » désigne un comité du conseil, à l'exclusion du Comité plénier, créé afin
d'étudier et de faire le compte rendu relatif à un sujet, un projet ou un engagement particulier.
2.23 Conseil plénier - définition
« Conseil plénier » désigne les membres du conseil, y compris le maire, qui ne sont pas privés
du droit de voter.
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Section 3
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
3.1 Règlements observés par le conseil
Les règlements prévus au présent arrêté doivent être observés au cours de la tenue de toutes
les délibérations du conseil et constituent les règlements relatifs à l'ordre et au traitement des
activités du conseil, des comités et du Comité plénier.
3.2 Référence - Robert's Rules of Order
Lorsque aucune disposition du présent arrêté ne prévoit une affaire soulevée relativement aux
délibérations du conseil ou une question sous étude par un comité ou le Comité plénier, le
Robert's Rules of Order (l0e édition) doit être consulté afin d'établir la procédure adéquate.
3.3 Conflit - Robert's Rules of Order
Dans le cas d'un conflit entre les dispositions du présent arrêté et les dispositions des pouvoirs
stipulés en vertu de la section 3.2, les dispositions prévues par le présent arrêté s'appliquent.
3.4 Conflit - dispositions législatives
Les dispositions du présent arrêté sont sujettes à toute disposition législative en vigueur, à
tout moment, et dans le cas d'un conflit entre telles dispositions législatives et les dispositions
du présent arrêté, les dispositions législatives ont préséance.
3.5 Règlements, suspension, altération, le consentement des deux-tiers est exigé
Nonobstant la section 3.19 ou toute autre disposition prévue au présent arrêté, en l'absence
d'une obligation législative, les règlements prévus au présent arrêté peuvent être suspendus
temporairement ou modifiés pour une seule occasion moyennant le consentement d'au moins
les deux-tiers du nombre total des membres du conseil communal.
3.6 Quorum - majorité des membres
« Quorum » désigne la majorité du nombre total de membres du conseil communal.
3.7 Quorum - absences, ajournement : exceptions
Lorsque le nombre de membres présents à une réunion est insuffisant pour former le quorum,
en vertu des dispositions de la Loi sur les municipalités, la réunion du conseil doit être levée.
3.8 Décision du conseil, par voie de résolution, arrêté municipal
La Corporation prend les décisions et s'exprime au moyen de l'adoption de résolutions et de la
promulgation des arrêtés municipaux. Aucun acte entrepris ni décision prise par le conseil
n'est valide à moins que l'acte ou la décision ne soit autorisé ou adopté en vertu d'un arrêté
municipal ou d'une résolution au cours d'une réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil.
3.9 Résolutions, arrêtés municipaux - adoptés, édictés, vote majoritaire
Sauf dispositions contraires du présent arrêté, les résolutions et les arrêtés sont adoptés et
édictés par vote majoritaire.
3.10 Proposition de révocation
Lorsqu'une affaire est réglée par le conseil, elle ne peut être révoquée que pendant la durée du
mandat de tel conseil. La proposition ne peut être présentée que par un membre qui a voté
avec le camp qui l'a emporté, l'adoption requiert un vote majoritaire des deux tiers et
s'applique à un vote relatif à toute proposition, à l'exception a) d'un vote affirmatif dont
certaines dispositions ont été exécutées; b) d'un vote affirmatif visant un contrat lorsque la
partie audit contrat est avisée des résultats; c) de tout vote qui a entraîné l'exécution d'un acte
impossible à annuler.
13.11 Réexamen - toute décision
Une proposition visant le réexamen d'un acte entrepris par le conseil communal ne peut être
présentée que pendant ladite réunion ou au cours d'une séance suspendue ou reportée. Une
telle proposition doit être présentée par un membre qui a voté avec le camp qui l'a emporté,
mais peut être appuyée par n'importe quel membre, a préséance sur toutes les autres
propositions, peut être présentée en tout temps, exige un vote majoritaire des membres
présents et fait l'objet de délibérations. Aucune disposition du présent arrêté n'a pour effet
d'empêcher un membre du conseil communal de présenter ou de présenter de nouveau la
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même proposition ou toute autre proposition au cours d'une réunion ultérieure du conseil
communal.
3.12 Ajournement de la séance en raison de l'heure tardive
Une réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil doit être levée à 22 h si elle est toujours en
séance à cette heure et doit être convoquée de nouveau au jour et à l'heure précisés par le
conseil par voie de résolution.
3.13 Prolongation de la réunion : jusqu'à 23 h au plus tard
Nonobstant la section 3.13, le conseil peut convenir de prolonger la réunion jusqu'à 23 h au
plus tard, plutôt qu'à 22 h, lorsque la majorité des membres sont d'accord.
3.14 Ajournement de la réunion : non prolongée
Lorsqu'une réunion du conseil est toujours en séance à 22 h ou lorsqu'elle est prolongée
jusqu'à 23 h, le greffier doit soulever le point, avisant les membres du conseil et le public que
la réunion est levée et indiquer la date et l'heure fixées pour la reprise de la séance.
3.15 Ordonnances, autorité, décisions en délibéré au sein du conseil municipal
Sauf indication contraire stipulée à la section 6.5, aucune ordonnance ou autorité visant
l'exécution d'un acte, au nom de la Corporation et de ses employés, ne peut émaner d'un
comité ou du Comité plénier, l'autorité investie aux comités et au Comité plénier étant limitée
à la formulation de recommandations à l'intention du conseil, pourvu que, nonobstant toute
disposition contraire prévue au présent arrêté, le comité soit investi de l'autorité de charger
ses employés à lui faire un compte rendu relatif à toute question relevant de la compétence de
tel comité, tel que le précise le présent arrêté.
3.16 Enregistrement sonore, autorisation, exceptions, réunions privées
Le greffier ou son représentant peut enregistrer les réunions du conseil et du Comité plénier
afin de faciliter la rédaction du procès-verbal de ladite réunion.
3.17 Enregistrement sonore, diffusion, autorisation, conditions
Les réunions publiques du conseil et du Comité plénier, conformément aux dispositions du
présent arrêté, peuvent être enregistrées, télévisées ou autrement enregistrées
électroniquement ou mécaniquement par une entreprise de câblodistribution ou par toute
autre entreprise de télécommunications autorisée, pourvu que tel enregistrement ou diffusion
soit effectué de manière à ne pas entraver les délibérations de la réunion.
3.18 Modification, révocation, vote majoritaire - exigences
Le présent arrêté peut être modifié ou abrogé par un vote majoritaire du Conseil plénier.
Section 4
RÉUNION
4.1 Première réunion, Loi sur les municipalités, applicabilité
Le première réunion du conseil convoquée après une élection ordinaire doit se tenir au plus
tard le quinzième jour de juin à la suite de l'élection du conseil.
4.2 Première réunion, date, lieu, fixée par le greffier
Le première réunion du conseil convoquée après une élection ordinaire doit se tenir au lieu et
à l'heure fixés par le greffier.
4.3 Activités du conseil, réunions ordinaires, lundi
À l'exception de la première réunion du conseil ou sauf disposition contraire, les réunions
ordinaires du conseil doivent se tenir à la quinzaine, le lundi, et ont pour but la conduite de
l'ensemble des affaires du conseil. Les points initialement à l'ordre du jour d'une réunion
ordinaire du conseil qui ne sont pas réglés ou qui doivent être reconsidérés doivent figurer à
l'ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire du conseil.
4.4 Réunion ordinaire - lieu
Sauf indication contraire dans l'avis d'une réunion, toutes les réunions périodiques du conseil
doivent se tenir dans la salle du conseil, au niveau du hall d'entrée, au 15, Market Square,
ville de Saint John.
40
4.5 Réunion extraordinaire, autres réunions de comités, lieu
Les réunions extraordinaires ou à huis clos du conseil, du comité plénier ou du comité plénier
sur les budgets et les réunions de différents comités formés en vertu du présent arrêté doivent
se tenir au lieu et à l'heure fixés dans l'avis de la réunion.
4.6 Jour férié : réunion le jour non férié suivant
Si une réunion ordinaire tombe un jour férié, la réunion doit se tenir à la même heure le jour
non férié suivant, à moins d'indication contraire du conseil.
4.7 Réunion publique : heure, début
Les réunions ordinaires auxquelles il est fait référence à la section 4.4 doivent débuter au plus
tôt à 17 h et au plus tard à 19 h, comme le définit le greffier ou comme il est fixé dans l'avis
de la réunion.
4.8 Réunion publique - avis
Le greffier doit donner un avis public de l'heure et du lieu d'une réunion ordinaire du conseil,
du comité plénier ou du comité plénier sur les budgets en avisant les médias locaux et en
affichant un avis de la réunion sur le site Web de The City of Saint John (www.saintjohn.ca)
le vendredi précédant la date de la réunion ordinaire.
4.9 Réunion publique, avis, annulation, changement de date
Le greffier doit donner un avis public qu'une réunion est annulée ou reportée, ou que l'heure
ou le lieu de la réunion est modifié, en avisant les médias locaux et en affichant un avis
destiné au public sur le site Web de The City of Saint John (www.saintoa hn.ca) au moins
24 heures avant la date et l'heure auxquelles la réunion ordinaire du conseil, du comité plénier
ou du comité plénier sur les budgets devait se tenir.
4.10 Supplémentaire, réunion subséquente, vote majoritaire
Le conseil, par vote majoritaire des membres présents à une réunion ordinaire du conseil,
peut décider de tenir une réunion subséquente à une date ou à une heure différente de ce qui
est indiqué aux sections 4.3, 4.6 et 4.7.
4.11 Assistance, réunion du conseil, restrictions
Les membres du public qui composent l'assistance dans la salle du conseil durant une réunion
du conseil :
a) ne peuvent s'adresser au conseil sans la permission de celui-ci;
b) doivent maintenir l'ordre et le silence;
c) ne doivent pas interrompre ou gêner les délibérations;
d) ne doivent pas exhiber de panneaux ou d'affiches.
4.12 Membre de l'assistance, expulsion, conduite inappropriée
Toute personne faisant des remarques personnelles, impertinentes ou diffamatoires, ou qui
devient turbulente alors qu'elle se trouve dans la salle du conseil ou qu'elle s'adresse au
conseil communal et qu'elle refuse de s'excuser ou de retirer ses remarques lorsque le
président du conseil le lui ordonne, ou qui intentionnellement entrave le déroulement des
affaires et qui refuse de se désister lorsque le président du conseil le lui demande, peut se
faire demander, par le président du conseil, de quitter la salle du conseil communal pour cette
réunion, et si elle refuse, elle peut être renvoyée de la réunion sur l'ordre du président du
conseil. Au besoin, le président du conseil doit obtenir l'aide appropriée du sergent d'armes ou
d'un membre du corps de police de Saint John. Ce ou ces derniers doivent exécuter les ordres
et directives donnés par le président du conseil afin de maintenir l'ordre et le décorum de la
réunion du conseil communal.
4.13 Réunions ordinaires, interprétation simultanée
Des services d'interprétation simultanée seront offerts dans les deux langues officielles dans
le cadre des réunions ordinaires du conseil. L'incapacité à offrir des services d'interprétation
n'invalidera pas la réunion du conseil ou les délibérations.
41
Section 5
RÉUNION EXTRAORDINAIRE
5.1 Convoquée par le maire, en tout temps
Le maire peut, en tout temps, par l'intermédiaire du greffier communal, convoquer une
réunion extraordinaire du conseil.
5.2 Convoquée par le greffier, pétition présentée par le conseil
Le greffier peut, sur réception d'une pétition signée par trois membres du conseil, convoquer
une réunion extraordinaire dont le but et l'heure sont précisés dans la pétition.
5.3 Avis, 48 heures à l'avance, exigences
Sous réserve des sections 5.4 et 5.5, le greffier doit donner un avis écrit d'au moins 48 heures,
signé par le maire ou les membres du conseil responsables d'avoir convoqué la réunion
extraordinaire, indiquant la date et l'heure de la réunion et l'objectif visé par cette réunion, et
ce, à chaque membre du conseil, soit :
a) en laissant une copie de l'avis au membre; soit
b) en laissant une copie de l'avis au lieu de résidence ou d'affaires du membre.
5.4 Urgence, avis préalable, aucune exigence
L'obligation de donner un avis qui est stipulée à la section 5.3 ne s'applique pas dans le cadre
d'une réunion extraordinaire convoquée pour faire face à une urgence.
5.5 Urgence, avis, moyen, lieu
Dans le cadre d'une réunion d'urgence, le greffier doit faire tout son possible pour aviser
chaque membre du conseil de la tenue d'une réunion d'urgence et de l'objectif ou des objectifs
visés par la réunion, verbalement ou par écrit, et l'avis doit être donné à l'avance, dans un
délai réalisable. Une réunion d'urgence peut être conduite en personne ou à partir
d'emplacements éloignés, en ayant recours à du matériel de télécommunications.
5.6 Activités, précisées, dans l'avis, autre, interdictions
Aucune affaire autre que celle qui est mentionnée dans l'avis ne doit être considérée lors de la
réunion extraordinaire. Le conseil peut décider, avec le consentement unanime des membres
présents, de suspendre cette disposition.
5.7 Réunion extraordinaire, avis, public
Le greffier doit donner un avis public de l'heure et du lieu d'une réunion extraordinaire en
avisant les médias locaux et en affichant un avis de la réunion, destiné au public, sur le site
Web de The City of Saint John (www.saint~o~ hn.ca) 48 heures avant la date et l'heure de la
tenue de la réunion.
Section 6
RÉUNIONS DU CONSEIL
6.1 Réunions du conseil - types
Il existe les types de réunions du conseil suivants : ordinaire, extraordinaire, d'urgence et
juridique.
6.2 Ouvertes au public, exception
À moins qu'une réunion ne soit à huis clos ou que le public ne soit pas admis à une partie de
celle-ci conformément aux dispositions des lois provinciales applicables, un membre du
public ne peut être exclu ou renvoyé de la réunion du conseil que pour mauvaise conduite.
6.3 Fermées au public, justification
Une réunion ne doit pas être fermée au public à moins et jusqu'à ce que le conseil adopte une
résolution à cet effet, laquelle doit également préciser les raisons de l'adoption de la
résolution en vertu de la Loi sur les municipalités.
6.4 Fermées au public, conformité, exigences législatives
Les délibérations du conseil et le dossier correspondant devant être tenu sont assujettis aux
dispositions de la Loi sur les municipalités, y compris les délibérations qui traitent de
l'obligation, de la part des membres du conseil, de voter lorsqu'ils sont présents; les
42
circonstances selon lesquelles le public n'est pas admis à une réunion; la portée des décisions
qui peuvent être prises lors d'une réunion privée, ainsi que le dossier qui doit être tenu d'une
telle réunion et sa disponibilité pour le public. Par souci de commodité, des extraits de la Loi
sur les municipalités sont joints au présent arrêté mais n'en font pas partie.
Section 7
QUORUM
7.1 Quorum, présences, réunion, ouverture
Lorsqu'un nombre suffisant de membres sont présents pour constituer le quorum au moment
fixé pour le début de la réunion ou aussitôt après qu'un quorum est formé, le maire ou,
lorsque le greffier est avisé que le maire sera absent ou en retard, le maire suppléant, assume
la présidence et procède à l'ouverture de la réunion.
7.2 Absence du maire, maire suppléant, ouverture, présidence
Dans le cas où le maire ne se présente pas à la réunion dans un délai de dix minutes suivant
l'heure précisée, le maire suppléant doit assumer la présidence, rappeler les membres à l'ordre
et, lorsqu'un quorum est formé, présider la réunion ou présider jusqu'à l'arrivée du maire.
7.3 Maire, maire suppléant, absence, procédure
En l'absence du maire et du maire suppléant, lorsqu'un quorum est formé à l'intérieur d'une
durée de dix minutes suivant l'heure fixée, le greffier doit ouvrir la réunion et un président du
conseil est choisi parmi les membres présents afin de présider la réunion ou de présider
jusqu'à l'arrivée du maire ou du maire suppléant.
7.4 Quorum, absences, suspension en 30 minutes, ajournement
Si le quorum n'est pas formé à l'intérieur de trente minutes suivant l'heure fixée pour la tenue
de la réunion, le greffier doit inscrire les noms de tous les membres présents à ce moment et
la réunion est présumée suspendue jusqu'à la prochaine réunion ordinaire, à moins qu'une
réunion extraordinaire ne soit convoquée à ces fins entre-temps.
7.5 Ajournement, ordre du jour, examen, subséquent
Lorsque le quorum n'est pas atteint et que le conseil est donc incapable de se réunir, l'ordre du
jour établi pour ladite réunion du conseil ou d'un comité doit être examiné à la prochaine
réunion du conseil ou du comité, avant que soit examiné l'ordre du jour de la réunion
subséquente, ou ledit ordre du jour doit être examiné au cours d'une réunion extraordinaire
convoquée à ces fins.
Section 8
ORDRE DU JOUR
8.1 Ordre du jour, points
L'ordre habituel des délibérations de réunions ordinaires et extraordinaires du conseil doit
correspondre à l'ordre du jour rédigé par le greffier communal.
8.2 Ordre du jour, points, modification
Un membre peut, au cours d'une réunion du conseil, demander la modification de l'ordre des
points inscrits à l'ordre du jour afin de traiter plus expéditivement les travaux présentés
devant le conseil.
8.3 Questions soumises à l'approbation du conseil, étude des recommandations
Les questions soumises à l'approbation du conseil sont censées être de nature courante et ne
requièrent aucun débat ni discussion. Les points inscrits seront traités au moyen d'une
proposition unanime. Les points à l'ordre du jour des réunions ordinaires du conseil, y
compris la correspondance reçue des citoyens, des groupes et des organismes ainsi que les
rapports formulant des recommandations, présentés par le greffier, le Comité plénier, les
autres comités et le directeur général ou autre titulaire, peuvent être adoptés par une seule
proposition du conseil, mais ces points seront portés à l'ordre du jour habituel aux fins
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d'examen et de débat sur demande déposée par tout membre au moment de l'adoption de
ladite question d'approbation.
8.4 Titres, point, rédigé par le greffier
À l'heure exacte précisée par le présent arrêté, le jour de chaque réunion ordinaire, les
conseillers, le greffier communal, le directeur général, l'avocat municipal et le maire prennent
leur siège habituel dans la salle du conseil et les travaux du conseil communal sont examinés
et réglés.
Le greffier doit rédiger, à l'intention des membres présents à toutes les réunions ordinaires du
conseil, autres que les réunions du Comité plénier, l'ordre du jour selon les titres suivants :
17. ouverture de la réunion et invocation;
18. approbation du procès-verbal de la dernière réunion du conseil;
19. adoption de l'ordre du jour;
20. divulgation de conflits d'intérêts;
21. adoption des questions soumises à l'approbation du conseil;
22. commentaires présentés par les membres;
23. proclamations;
24. délégations et présentations;
25. audiences publiques;
26. étude des arrêtés municipaux;
27. présentations par les membres du conseil;
28. affaires municipales évoquées par les fonctionnaires municipaux;
29. rapports présentés par les comités;
30. étude des sujets écartés des questions soumises à l'approbation du conseil;
31. correspondance générale;
32. ajournement.
8.5 Dépôt de documents, inscription, affaires publiques
Le greffier doit préparer pour les membres présents, l'ordre du jour de chaque réunion
ordinaire du conseil ainsi qu'une trousse de documents sous forme électronique ou imprimée,
qui doit inclure tous les éléments relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.
8.6 Distribution aux membres avant la réunion
Le greffier doit faire tout son possible pour s'assurer que les copies de l'ordre du jour et les
trousses de documents relatives aux réunions du conseil sont distribuées sous forme imprimée
ou électronique de manière à ce que chaque membre les reçoive au plus tard le vendredi
précédant la réunion ordinaire.
8.7 Distribution aux fonctionnaires et aux employés
Le greffier doit faire tout son possible pour s'assurer que des copies de l'ordre du jour et de la
trousse de documents, présentées aux membres dans le cadre des réunions ordinaires, soient
transmises sous forme électronique ou imprimée à tous les fonctionnaires et employés de la
Corporation qui doivent les avoir reçues, comme l'indique le directeur général, le vendredi
précédant la réunion.
8.8 Distribution, ordre du jour, réunion publique
Toute personne intéressée peut obtenir une copie de l'ordre du jour au bureau du greffier ou
sur le site Web de The City of Saint John, vers 16 h 30, au plus tard, le vendredi précédant la
réunion.
8.9 Défaut de distribution en temps opportun, validité de la réunion
Si le greffier ne peut respecter le calendrier établi aux sections 8.5 et 8.6, la réunion du
conseil et toute activité entreprise n'en seront pas invalidées pour autant.
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8.10 Transmission au greffier, délai
Toute proposition devant être incluse à l'ordre du jour des réunions ordinaires du conseil est
déposée au greffe à 16 h, au plus tard, le jeudi précédant la date de distribution de l'ordre du
jour aux membres.
8.11 Réunion extraordinaire, préparation, exigences
L'ordre du jour des réunions extraordinaires est rédigé sous la direction du maire, mais dans
le cas d'une pétition, selon les directives du greffier.
Section 9
RAPPORTS, PÉTITIONS
9.1 Inscription à l'ordre du jour par le greffier
Le greffier peut, sur réception d'une pétition destinée au conseil, l'ajouter comme point à
l'ordre du jour de la prochaine réunion ordinaire du conseil pour laquelle le greffier accepte
les points à l'ordre du jour partiellement ou entièrement, comme il le juge approprié.
9.2 Rapports publics, Comité consultatif d'urbanisme
Lorsqu'une réunion publique est convoquée par le Comité consultatif d'urbanisme avant que
le conseil ait étudié son rapport, toute la documentation, les rapports des employés et les
cartes d'aménagement doivent être mis à la disposition du public avant et pendant la tenue de
ladite réunion publique du Comité consultatif d'urbanisme.
Section 10
DÉLÉGATIONS ET PRÉSENTATIONS PUBLIQUES
10.1 Délégations et présentations, demandes inscrites à l'ordre du jour, préavis
Lorsqu'un membre du public ou un représentant d'un groupe de personnes veut s'adresser au
conseil, il doit présenter une demande par écrit au greffier communal, adressée au maire et au
conseil, avant 16 h le jeudi précédant une réunion ordinaire du conseil. Le greffier doit
ajouter la demande à l'ordre du jour de la réunion ordinaire suivante.
10.2 Délégations et présentations, permission accordée afin de se présenter
Après avoir considéré la demande de présentation ou de présentation par une délégation, le
conseil peut :
a) refuser d'entendre la délégation ou la présentation;
b) fixer une date, qui ne doit pas être antérieure à la réunion ordinaire suivante, pour
entendre la délégation ou la présentation;
c) informer le greffier qu'il doit planifier une rencontre pour entendre la délégation ou la
présentation dont la date et l'heure conviennent aux deux parties.
10.3 Délégations et présentations, transmission du matériel
Lorsqu'un membre du public ou un représentant d'un groupe doit s'adresser au conseil, une
copie de la présentation doit être soumise au greffier communal avant 16 h le jeudi précédant
la réunion prévue du conseil.
10.4 Délégations et présentations, demandes, réunions, consentement à la majorité des
deux tiers
Aucun membre du public ou représentant d'un groupe de personnes n'a le droit de s'adresser
au conseil sans le consentement préalable de la majorité des deux tiers du nombre total des
membres, à l'exception des personnes qui ont le droit d'être entendues ou des personnes qui
ont été invitées par un avis autorisé par le conseil, que le greffier a omis d'inclure à l'ordre du
j our.
10.5 Délégations et présentations, durée maximale, restrictions
Sauf sur consentement du conseil, un membre du public ne peut s'adresser au conseil pendant
plus de quinze minutes, sans compter le temps nécessaire pour répondre aux questions que lui
pose le conseil, mis à part le fait qu'un groupe de personnes puisse avoir plus d'un porte-
parole, à condition que la période durant laquelle les porte-parole s'adressant au conseil ne
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dépassent pas quinze minutes, sans compter le temps nécessaire pour répondre aux questions
que leur pose le conseil.
10.6 Délégations et présentations, devant le conseil
Tous les membres du public ou les porte-parole d'une délégation qui s'adressent au conseil
doivent donner leur nom et leur adresse. Toutes les remarques doivent être adressées au
conseil en tant qu'organisme et non à l'un de ses membres en particulier. En aucun cas une
personne, autre que celle qui a la parole, a le droit de participer à une discussion sans la
permission du président du conseil. Toutes les questions doivent être posées par l'entremise
du président du conseil.
10.7 Délégations et présentations, conclusion des activités
La conclusion des activités présentées par une délégation ne doit pas être abordée avant que
ne soient examinés tous les points à l'ordre du jour.
Section 11
RÔLES ASSUMÉS PAR LE MAIRE, LE MAIRE SUPPLÉANT ET LES
CONSEILLERS
11.1 Rôle du maire : présidence et leadership
Le maire doit :
a) présider toutes les réunions du conseil, sauf disposition contraire du présent arrêté;
b) faire preuve de leadership dans ses rapports avec le conseil;
c) communiquer l'information et recommander au conseil les mesures à prendre pour
l'amélioration des finances, de l'administration et de la gouvernance;
d) s'exprimer sur des préoccupations de la municipalité au nom du conseil;
e) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui sont conférées par le présent arrêté, par
toute autre loi ou par le conseil.
11.2 Maire suppléant nomination par voie d'élection
Au cours de la première réunion, le conseil doit élire un membre pour assumer le poste de
maire suppléant pour la durée du mandat du conseil.
11.3 Maire suppléant : absence ou incapacité d'agir
En l'absence ou l'incapacité d'agir du maire et du maire suppléant, le conseil, par voie de vote
majoritaire, peut nommer tout autre membre pour agir au nom du maire.
11.4 Maire suppléant : pouvoirs et devoirs
En cas d'absence ou d'incapacité du maire, ou en cas de vacance de son poste, le maire
suppléant le remplace et, pendant sa suppléance, celui-ci possède toutes les attributions et
remplit toutes les fonctions du maire, comme le stipulent la Loi sur les municipalités et le
présent arrêté.
11.5 Conseillers : responsabilités, participation et devoirs
Le conseiller doit :
a) tenir compte du bien-être et des intérêts de toute la municipalité lors de la prise de
décisions;
b) porter à l'attention du conseil des questions qui peuvent promouvoir le bien-être ou
les intérêts de la municipalité;
c) participer à l'élaboration et à l'évaluation des politiques et des programmes de la
municipalité;
d) participer aux réunions du conseil, des comités du conseil et de tout autre organisme
auquel il a été nommé par le conseil;
e) s'acquitter de toutes autres fonctions qui lui sont conférées par le présent arrêté, par
toute autre loi ou par le conseil.
11.6 Président du conseil : fonctions exercées au cours des réunions
Le président du conseil doit :
14. ouvrir la réunion du conseil en assumant la présidence et convoquer la réunion;
46
15. accueillir et soumettre, de la manière adéquate, toutes les propositions présentées
par les membres;
16. soumettre au vote toutes les questions qui sont habituellement proposées et
appuyées ou qui surviennent nécessairement au cours des délibérations;
17. déterminer la recevabilité des propositions et des modifications, sous réserve d'un
appel lancé au conseil et rejeter toute proposition ou modification dont est saisi le
conseil qu'il juge irrecevable ou à l'encontre de la loi;
18. prononcer chaque question posée devant le conseil et annoncer la décision prise par
le conseil communal sur toutes les questions;
19. suivre les règles de procédure et s'assurer que les membres respectent ces règles
pendant le débat;
20. observer et maintenir en tout temps l'ordre et le décorum des membres et du public;
21. appeler par son nom tout membre qui persiste à violer les règles de procédure et,
sous réserve de la majorité des voies des membres présents, lui ordonner de se
retirer de la salle du conseil;
22. étudier les proclamations et les annoncer au conseil;
23. officialiser par sa signature, lorsqu'il s'avère nécessaire, tous les arrêtés municipaux,
les contrats et les autres documents exigés en vertu de la loi ou des arrêtés
municipaux;
24. répondre aux questions posées à l'intention du conseil par un membre relativement à
un rappel au règlement;
25. représenter et appuyer le conseil;
26. dans le cas où il le juge nécessaire en raison de graves perturbations, ajourner ou
suspendre la séance pour la durée qu'il précise.
Section 12
RÈGLES DE PROCÉDURES : DÉBATS
12.1 Intervention du président du conseil
Le président du conseil peut répondre aux questions et, s'il le désire, intervenir dans une
affaire, prendre une position définitive et tenter de persuader le conseil d'appuyer cette
position, tout en continuant de présider la réunion.
12.2 Intervention : le président du conseil détermine l'ordre
Lorsque deux ou plusieurs membres désirent intervenir, le président du conseil doit nommer
le membre qui peut intervenir en premier.
12.3 Intervention : reconnaissance par le président du conseil
Lorsqu'un membre désire intervenir au cours d'une réunion du conseil, il doit avoir été
reconnu au préalable par le président du conseil. Aucun membre ne peut intervenir sur une
question autre que celle qui fait l'objet d'un débat.
12.4 Intervention : deux seulement, exceptions, approbation du conseil
Les membres ne peuvent intervenir que deux fois dans une proposition, sauf avec le
consentement du président du conseil.
12.5 Intervention : deux fois, exercée par tous les membres
Aucun membre ne peut intervenir une deuxième fois à moins que tous les membres aient eu
l'occasion d'intervenir une fois.
12.6 Proposition : par un membre, trois minutes additionnelles
Nonobstant les sections 12.3 à 12.5, inclusivement, le membre qui a présenté une proposition
(autre qu'une proposition modificatrice ou une proposition procédurale) peut poursuivre le
débat pendant une durée supplémentaire maximale de trois minutes et y mettre fin, lorsque
tous les autres membres ont eu l'occasion d'intervenir.
47
12.7 Intervention : temps limité
Un membre ne peut intervenir que pour une durée maximale de trois minutes chaque fois
qu'il intervient dans une proposition principale ou une modification.
12.8 Question : posée au président du conseil
Un membre ne peut adresser une question à un intervenant antérieur que par l'entremise du
président du conseil et cette question doit être liée aux commentaires formulés par cet
intervenant, mais de toute façon, un membre peut poser une question au président du conseil
ou aux employés par l'entremise du président du conseil préalablement au vote sur la
proposition.
12.9 Proposition : pendant un débat, lecture, en tout temps
Tout membre peut exiger que la proposition débattue soit lue à tout moment durant le débat.
12.10 Atteinte à l'ordre : inconduite, interdiction
Aucun membre ne peut perturber les délibérations du conseil ou tout autre membre en raison
de son inconduite.
12.11 Insultes : mots offensifs, interdiction
Aucun membre ne doit utiliser de mots injurieux ou d'expressions insultantes lorsqu'il
s'adresse au conseil, à un autre membre du conseil, à un employé de la ville ou à un membre
du public.
12.12 Désobéissance : règles, président du conseil, interdiction
Aucun membre ne peut désobéir aux règles de procédure ou aux décisions du président du
conseil ou du conseil sur des rappels au règlement, sur des questions de pratique ou sur
l'interprétation des règles de procédure.
12.13 Désobéissance : quitter son siège, pendant le vote, interdiction
Aucun membre ne doit quitter son siège, faire du bruit ou déranger durant l'enregistrement
d'un vote ou avant le dévoilement des résultats.
12.14 Interruption : intervenant, interdiction, exceptions
Aucun membre ne doit interrompre un autre membre alors que celui-ci parle, sauf pour
invoquer un rappel au règlement ou une question de privilège.
Section 13
QUESTION DE PRIVILÈGE : QUESTION DE RENSEIGNEMENT, ORDRE
13.1 Examen : immédiatement
Lorsqu'une question de privilège ou un rappel au règlement se présente, il faut en tenir
compte immédiatement.
13.2 Question de privilège : ordre, toutes les questions
Un membre du conseil peut, en tout temps, soulever une question de privilège et celle-ci a
préséance sur toute autre affaire.
13.3 Question de renseignement : réponse, président du conseil
Lorsqu'une question de renseignement est soulevée, le président du conseil doit répondre à la
question ou la soumettre au membre ou à l'employé municipal approprié.
13.4 Intervenant : interruption, décision, président du conseil
Un membre peut interrompre la personne qui a la parole pour soulever un rappel au règlement
ou un point de procédure lorsqu'il pense qu'il y a eu un écart ou une dérogation aux règles de
procédure. Une fois que le président du conseil a entendu ce rappel au règlement ou ce point
de procédure, sa décision est finale à moins qu'elle ne soit contestée en vertu des
sections 13.5 et 13.6. Si un membre qui a la parole est rappelé à l'ordre, il doit cesser de
parler jusqu'à ce que le rappel au règlement soit déterminé et, s'il est autorisé, il peut
poursuivre.
13.5 Président : contestation, rejet, procédure
Lorsqu'un membre souhaite contester une décision du président relativement à un rappel au
règlement (y compris lorsqu'il est déterminé qu'une proposition est irrégulière), il doit
48
présenter une proposition essentiellement comme suit Que la décision du président soit
réformée. » Par la suite, la question doit être présentée au conseil qui doit décider de l'affaire
immédiatement au moyen d'un vote majoritaire des membres présents, et ce, sans en débattre,
et la décision est finale.
13.6 Rappel à l'ordre : membre, décision d'expulser
Si un membre du conseil utilise un langage insultant ou inapproprié à l'endroit du président
du conseil ou d'un autre membre, et qu'il refuse de s'excuser ou de retirer ses remarques
lorsque le président du conseil le lui ordonne, ou qu'il entrave intentionnellement le
déroulement des affaires et qu'il refuse de se désister lorsque le président du conseil le lui
ordonne, le président du conseil peut lui donner l'ordre de quitter la salle du conseil dans le
cadre de la présente réunion, et s'il refuse, il peut être renvoyé sur l'ordre du président du
conseil; et en présentant des excuses au président du conseil et à tout membre qu'il a insulté,
il peut, par vote majoritaire du conseil communal, être autorisé à reprendre sa place au sein de
la réunion.
Section 14
CONFLIT D'INTÉRÊTS
14.1 Normes éthiques : signalement des conflits
Les membres du conseil sont tenus d'observer des normes éthiques strictes qui conviennent à
leurs fonctions officielles et de signaler tout conflit d'intérêts, comme l'exige la Loi sur les
municipalités.
14.2 Divulgation : dépôt au greffe au moment de l'entrée en fonction
Chaque membre qui entre en fonction doit déposer auprès du greffier, sous la forme prescrite,
un énoncé indiquant tout conflit d'intérêts dont il a connaissance ou dont il devrait
raisonnablement avoir connaissance; mais un membre n'est pas tenu de révéler les détails de
ses intérêts d'ordre financier ou l'étendue d'un quelconque intérêt dans n'importe quelle affaire
donnant lieu à un conflit d'intérêts.
14.3 Divulgation des conflits : en fonction
Une divulgation semblable à celle qui est décrite à la section 14.2 doit être faite sans délai par
chaque membre lorsqu'un conflit d'intérêts survient alors que celui-ci est en fonction.
14.4 Divulgation : dépôt au greffe
Toute divulgation de conflit d'intérêts qui est déposée doit être consignée et conservée dans
un dossier par le greffier, et toute personne ayant droit de vote en vertu de la Loi sur les
élections municipales doit procéder à un examen du dossier durant les heures normales de
bureau.
14.5 Divulgation : au cours d'une réunion
Lorsqu'un membre est en conflit d'intérêts relativement à toute affaire touchant le conseil et
lorsqu'il assiste à une réunion du conseil, d'un comité du conseil ou à toute autre réunion
traitant des affaires du conseil où l'affaire est mise à l'étude, il doit,
a) divulguer qu'il a un conflit d'intérêts dans l'affaire aussitôt que celle-ci est présentée; et
b) se retirer immédiatement de la salle de réunion pendant que l'affaire est à l'étude ou fait
l'objet d'un vote.
14.6 Déclaration de conflit d'intérêts : interdiction de participer
Après avoir fait une déclaration, le membre ne doit pas tenter, de quelque façon que ce soit,
avant, durant ou après la réunion, d'influencer le vote sur une question relative à l'affaire.
14.7 Déclaration : inscription par le greffier
Lorsqu'une déclaration verbale est faite;
a) la personne qui rédige le procès-verbal doit consigner la déclaration du membre, les
raisons à l'appui de la déclaration et l'heure à laquelle le membre a quitté la salle de
réunion et, le cas échéant, l'heure de son retour, et
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b) le président de la réunion doit s'assurer que le membre dont il est question n'assiste
pas à la réunion au moment de voter sur la question.
14.8 Exigence visant le retrait d'un membre : quorum
Lorsque le nombre de membres qui, en raison des dispositions de la Loi sur les municipalités,
doivent quitter une réunion est tel que le nombre de membres restants à cette réunion n'est pas
suffisant pour constituer le quorum, les membres restants sont considérés comme constituant
le quorum s'ils sont au moins trois, et ce, nonobstant toute autre loi générale ou spéciale.
Section 15
PROPOSITIONS : ORDRE
15.1 Proposition et appui : avant un débat, vote
Une proposition ne doit pas faire l'objet de discussion et aucun débat à son sujet ne peut être
entamé jusqu'à ce qu'elle ait été présentée et appuyée et que le président du conseil ait déclaré
qu'elle peut faire l'objet d'un débat.
15.2 Retrait en tout temps, avant le vote
Une fois qu'une proposition a été présentée, appuyée et soumise par le président du conseil,
elle est prise en considération par le conseil, mais, avec l'appui de la majorité du conseil et
sans aucun débat, elle peut être en tout temps retirée par l'auteur et l'appuyeur avant de faire
l'objet d'un vote.
15.3 Public : droit de parole, proposition seulement à la suite d'une audience
Dans le cas où le public avait droit de parole sur une question, aucune proposition ne peut
être reçue avant que celui-ci n'ait été entendu.
15.4 Proposition : participation du public, interdiction
La participation du public sur une question ne sera pas permise après que la proposition ait
été dûment présentée et appuyée.
15.5 Débat : modification, autorisation
Toutes les propositions qui sont prises en considération par le conseil comme il se doit
peuvent faire l'objet d'un débat et peuvent être modifiées, à moins d'indications expresses
dans le présent arrêté.
15.6 Recevabilité : procédure
Dans le cas où une proposition a été présentée, appuyée et est prise en considération par le
conseil, aucune proposition ne peut être reçue, sauf s'il s'agit d'une proposition :
(i) pour fixer l'heure d'ajournement;
(j) pour lever la séance;
(k) pour soumettre la question;
(1) pour mettre la question préalable aux voix (mettre fin au débat);
(m) pour reporter la question à une autre heure et à une autre date;
(n) pour soumettre la question à une autre personne ou à un autre groupe pour examen;
(o) pour amender la modification; ou
(p) pour modif~ier la proposition principale;
pour lesquelles la priorité est accordée selon l'ordre de présentation et plus particulièrement
selon l'annexe « A
15.7 Ajournement : exigences
Une proposition d'ajournement :
a) ne doit pas être modifiée ni faire l'objet d'un débat; et
b) doit toujours être recevable, sauf lorsqu'un membre prend la parole ou que les membres
procèdent au vote.
15.8 Ajournement : heure indiquée, modifiable
Nonobstant la section 15.7 selon laquelle une proposition d'ajournement stipule l'heure à
laquelle la séance ajournée se poursuivra, cette proposition peut être modifiée et faire l'objet
d'un débat relativement à l'heure en question.
50
15.9 Prolongation : plus tard que 22 h, exigences
Sous réserve de la section 3.14, une proposition visant à poursuivre la séance après 22 h:
a) ne doit pas être modifiée ni faire l'objet d'un débat; et
b) doit toujours être recevable, sauf lorsqu'un membre prend la parole ou que les membres
procèdent au vote.
15.10 Présentation d'une proposition : exigences
Une proposition pour déposer une proposition doit énoncer une raison, toujours être recevable
et ne pas faire l'objet d'un débat. Une proposition pour étudier une question qui a été reportée
ne doit pas donner lieu à un débat ni à une modification. Une proposition qui n'a pas été
étudiée depuis six mois est considérée comme retirée.
15.11 Évocation d'une question préalable : exigences
Une proposition pour que les membres du conseil se prononcent sur la question :
a) ne doit pas être modifiée ni faire l'objet d'un débat;
b) ne doit pas être reçue par quelque comité que ce soit ou le comité plénier; et
c) nécessite le vote affirmatif des deux tiers des membres présents.
15.12 Report : heure précise
Une proposition pour reporter la séance à une autre heure ou à une autre date :
a) ne peut faire l'objet d'un débat qu'en ce qui a trait à la pertinence du report; et
b) peut être modifiée, mais seulement un amendement de l'heure ou de la date à laquelle la
proposition est reportée est possible.
15.13 Report : indéfiniment
Une proposition pour reporter une résolution ou un arrêté en instance indéfiniment peut faire
l'objet d'un débat et nécessite un vote majoritaire pour être adoptée. La conséquence d'une
telle proposition consiste à rejeter la résolution ou l'arrêté sans procéder à un vote direct. La
résolution ou l'arrêté qui est reporté indéfiniment ne peut être mentionné de nouveau au cours
de la même réunion. Il n'est pas obligatoire d'aborder la résolution au cours d'une réunion
future, mais il est possible de le faire.
15.14 Soumission : exigences
Une proposition pour soumettre une affaire en délibération au comité plénier, à un comité, au
directeur général, à l'avocat municipal, au greffier communal, ou autre :
a) ne peut faire l'objet d'un débat que relativement au bien-fondé de la soumission d'une
question et elle peut être modif~iée; et
b) doit inclure les conditions selon lesquelles la proposition est soumise et peut préciser
l'heure à laquelle la proposition est reportée et les explications qui peuvent être nécessaires
quant au but de la proposition.
15.15 Modification : exigences
Une modification est une proposition pour que le libellé d'une autre proposition soit changé
avant qu'un vote ne soit enregistré pour cette dernière proposition. Les principales règles
suivantes s'appliquent aux modifications :
a) Une modification doit prendre l'une des formes suivantes :
(1) modifier en insérant ou en ajoutant du texte; ou
(2) modif~ier en rayant du texte; ou
(3) modifier en rayant du texte et en ajoutant un autre texte à la place.
b) Une modification peut faire l'objet d'un débat et nécessite un vote majoritaire pour être
adoptée.
c) Une modification et la proposition visée par la modification doivent être germaines
(étroitement liées ou reliées d'une quelconque façon) et la proposition ne doit pas être
directement opposée à la proposition principale.
51
15.16 Modification : une à la fois, limite
Pas plus de deux modifications peuvent être en instance en même temps pendant que la
résolution ou l'arrêté est sujet à débat :
(1) une modif~ication primaire (une modif~ication à la proposition principale);
(2) une modif~ication secondaire (une modif~ication à la modif~ication);
(3) une seule modif~ication à la fois peut être apportée à la proposition principale et une seule
modification à la fois peut être apportée à une modification.
15.17 Modification : proposition, ordre inverse, procédures relatives au vote
Le président du conseil doit présenter les modifications selon l'ordre inverse de leur adoption
et lorsque toutes les modifications auront fait l'objet d'un vote, le président du conseil doit
présenter la proposition principale en incluant toute modification ayant été adoptée.
15.18 Introduction : sans préavis, autorisation
Sauf prescription contraire du présent arrêté, seules les propositions énoncées aux
sections 15.19 à 1523 inclusivement peuvent être présentées oralement sans avis et sans
autorisation.
15.19 Point : à l'ordre du jour
Une proposition sur un sujet apparaissant à l'ordre du jour d'une réunion peut être présentée
oralement sans avis et sans autorisation.
15.20 Procédure : proposition orale
Les propositions énumérées à la section 15.6 peuvent être présentées oralement sans avis et
sans autorisation.
15.21 Suspension : règlements
Une proposition visant à suspendre les règlements du présent arrêté peut être présentée
oralement sans avis et sans autorisation.
15.22 Rappel au règlement : procédure, renseignement, privilège
Une proposition sur un rappel au règlement, un point de procédure, une question de
renseignement ou une question de privilège peut être présentée oralement sans avis et sans
autorisation.
15.23 Autre : usage, comme exigé
Toute proposition faite sur des affaires courantes pouvant être requise pour le respect des
bienséances du conseil; le maintien de l'autorité conféré au conseil; le remaniement de ses
délibérations; l'exactitude de ses dossiers; ou l'établissement des réunions ou des dates et
heures des réunions du conseil, peut être présentée oralement sans avis et sans autorisation.
15.24 Proposition présentée par un membre : avis au greffier, délai
Un membre qui souhaite inscrire un point à l'ordre du jour autre qu'une des propositions
présentées aux sections 15.19 à 15.23 inclusivement aux fins d'étude par le conseil doit
remettre la proposition écrite au greffier avant 16 h le jeudi de la semaine qui précède
immédiatement le jour prévu de la tenue de la réunion du conseil.
15.25 Proposition présentée par un membre : inscription intégrale à l'ordre du jour
La proposition mentionnée à la section 15.24 doit être entièrement imprimée et être incluse
dans la trousse de documents présentée aux membres dans le cadre de la présente réunion du
conseil.
15.26 Proposition présentée par un membre : par écrit, auteur, signature
La proposition mentionnée à la section 15.24 doit être soumise au greffier par écrit ou par
télécopieur et inclure la signature de l'auteur de la proposition ou à partir de l'adresse de
52
courrier électronique connue du membre et doit fournir suffisamment de renseignements
généraux relatifs à la proposition.
Section 16
VOTE
16.1 Proposition : multiplicité, propositions distinctes
Lorsqu'une proposition à l'étude contient deux propositions distinctes ou plus et qu'un
membre le demande, le vote sur chaque proposition doit être effectué séparément.
16.2 Proposition : à la suite de toutes interventions, proposition du président du conseil
Le président du conseil doit procéder à un vote sur une proposition immédiatement après que
tous les membres désirant s'exprimer sur la proposition ont eu l'occasion de le faire.
16.3 Proposition : vote, intervention, interdiction
Après que le président du conseil a tenu un vote sur la proposition, aucun membre ne peut
s'exprimer sur ladite proposition.
16.4 Proposition : vote, exigences, sauf si le membre est privé du droit de voter
Sauf lorsqu'un conflit d'intérêts ou tout autre motif le prive du droit de voter sur un arrêté, une
résolution ou une proposition ou sur toute autre question, chaque membre présent, y compris
le maire, doit faire connaître publiquement et personnellement son vote qui doit être constaté
par le greffier; le vote ne peut avoir lieu par bulletin ou par toute autre méthode garantissant
l'anonymat; tout vote effectué dans ces conditions est nul et sans effet.
16.5 Défaut : vote, affirmatif
Tous les membres, y compris le maire, qui assistent à une réunion et qui ne sont pas privés du
droit de vote, conformément à la section 16.4, sont considérés comme ayant voté en faveur de
la proposition s'ils négligent de faire connaître leur vote.
16.6 Maire : vote
Lorsqu'il assiste à une réunion du conseil communal, le maire doit présider la réunion et voter
sur toutes les questions.
16.7 Égalité des votes : décision négative
Le maire ne doit pas avoir une voix prépondérante, mais si en l'absence d'un ou de plusieurs
conseillers il devait y avoir égalité des voix sur une question, une telle question doit être
considérée et déclarée comme étant perdue.
16.8 Méthode : enregistrement du vote
Pour que son vote soit enregistré, chaque membre présent et ayant droit de vote doit le faire à
main levée.
16.9 Résultats : annonce du président de la réunion
Le président du conseil doit annoncer le résultat de chaque vote.
16.10 Résultats : désaccord, immédiat, vote enregistré
Lorsqu'un membre est en désaccord avec l'annonce du résultat d'un vote émise par le
président du conseil, il peut s'opposer immédiatement à la déclaration du président et
demander l'enregistrement du vote.
16.11 Vote enregistré : sur demande, exigence
On procède à l'enregistrement d'un vote lorsqu'un membre le demande immédiatement avant
ou après la mise aux voix, lorsque la loi l'exige ou en vertu du présent arrêté.
16.12 Vote enregistré : ordonnance de voter
Lorsqu'on procède à l'enregistrement d'un vote, tous les membres, y compris le maire, doivent
voter à moins d'être privés du droit de voter en vertu de la loi; tout défaut de voter par un
membre, y compris le maire, ayant le droit de voter, doit être considéré comme un vote
affirmatif.
53
16.13 Noms : votes, négatif, position, enregistrement
À moins qu'un membre présent ne le demande, seuls les noms des personnes ayant voté
contre une proposition figurent dans le procès-verbal. Les membres peuvent exiger que les
raisons de leur vote négatif soient indiquées dans le procès-verbal.
16.14 Majorité : exigences, en vertu d'un arrêté
Lorsque le présent arrêté exige un vote à la majorité simple du conseil, l'exigence doit être
interprétée comme signifiant une telle majorité des membres présents et ayant le droit de
voter sur la question, à condition que le présent arrêté ou une ordonnance pertinente ne
mentionne pas autre chose.
16.15 Supérieur à la majorité : exigences, vote enregistré
Lorsque le présent arrêté ou une ordonnance exige qu'un arrêté soit adopté ou qu'une mesure
soit prise à la majorité des deux tiers des voix ou de toute autre fraction du conseil supérieure
à une majorité, on doit procéder à l'enregistrement du vote.
Section 17
ACTIVITÉS
17.1 Nouvelles activités : examen, exigences
Lors des réunions, aucun membre ne doit présenter au conseil des questions aux fins
d'examen à moins que :
a) la question ne figure à l'ordre du jour de cette réunion; ou
b) la question ne soit conforme aux sections 15.7 à 15.23 inclusivement; ou
c) le conseil, par la majorité des deux tiers de ses membres, n'autorise l'inclusion de la
question à l'ordre du jour sans préavis.
17.2 Proposition : non inscrite à l'ordre du jour, président du conseil, avis
Au moment de l'adoption de l'ordre du jour, le président du conseil doit être avisé de la
présentation des propositions ne figurant pas à l'ordre du jour et non comprises dans les
sections 15.7 à 15.23 inclusivement.
17.3 Proposition : non inscrite à l'ordre du jour, demande du personnel
Le directeur général, l'avocat municipal, le commissaire aux finances ou le greffier communal
de la Corporation peuvent demander que le conseil examine une question non incluse à
l'ordre du jour et exigeant un examen immédiat et urgent, au moyen du vote de la majorité
des deux tiers des membres qui déterminera l'examen ou non de cette question.
Section 18
ARRÊTÉS MUNICIPAUX, RAPPORTS, RÉSOLUTIONS ET CONTRATS
18.1 Examen : approbation du conseil
Avant d'être présentés au conseil communal, tous les arrêtés, résolutions et documents
contractuels doivent avoir été approuvés, relativement à la forme et à la légalité, par l'avocat
municipal ou son représentant autorisé et doivent avoir été examinés et approuvés aux fins
d'application par le directeur général ou son représentant autorisé lorsque des questions de
fonds sur l'application sont soulevées.
18.2 Arrêtés municipaux : trois lectures le même jour, interdiction
À moins d'indication contraire dans la loi, un arrêté doit être adopté dans les deux langues
officielles, et il est possible qu'il ne franchisse pas les étapes des trois lectures le même jour.
18.3 Rapports, résolutions : dépôt au greffe
Tous les rapports et résolutions doivent être produits au dossier du greffier communal.
Section 19
PROCÈS-VERBAL
19.1 Renseignements : exigences, soumission au greffier
54
Le greffier ou son représentant doit rédiger les procès-verbaux de chaque réunion du conseil
et consigner sans notes ni commentaires :
a) le lieu, la date et l'heure des réunions;
b) les noms du président ou des membres et les présences des membres et du personnel de
gestion;
c) l'adoption du procès-verbal des réunions précédentes et, au besoin, la correction de ce
dernier;
d) toutes les résolutions, décisions et autres délibérations du conseil.
19.2 Dernière réunion : lecture vive, majorité des deux tiers requise
Le procès-verbal de la dernière réunion doit être présenté au conseil aux fins d'approbation
dans les deux langues officielles, tel qu'il a été distribué, sous réserve d'une rectification des
erreurs s'y trouvant et il ne doit pas être lu à voix haute.
19.3 Approbation du procès-verbal, réunions ordinaires et extraordinaires
Le procès-verbal de chaque réunion ordinaire ou extraordinaire du conseil doit être adopté à
une réunion ordinaire du conseil. Le procès-verbal d'un comité du conseil doit être approuvé
à une réunion dudit comité, et seules les recommandations du comité plénier seront
examinées aux fins d'adoption lors d'une réunion ordinaire du conseil.
19.4 Approbation du procès-verbal, réunions à huis clos
Les procès-verbaux de toute réunion ou de toute partie d'une réunion du conseil ou d'un
comité du conseil qui était fermée au public doivent être approuvés lors de la prochaine
réunion à huis clos du conseil ou du comité du conseil. Les procès-verbaux de toute réunion
ou de toute partie d'une réunion d'un conseil ou d'un comité du conseil qui était fermée au
public en application du paragraphe 102(4) de la Loi sur les municipalités ne peuvent pas
être consultés et examinés par les membres du public.
19.5 Archives publiques : réunions à huis clos
Un registre des réunions à huis clos doit être préparé et signé par le greffier communal et doit
contenir seulement ce qui suit :
a) le type de questions en vertu du paragraphe
été discutées pendant la réunion; et
b) la date de la réunion.
Ledit registre peut être examiné par le public
d'ouverture.
102(4) de la Loi sur les municipalités qui ont
au bureau du greffier aux heures normales
Section 20
COMITÉS
20.1 Création : comités permanents, au besoin
Le conseil peut, par voie d'arrêté ou de résolution, créer des comités permanents jugés
nécessaires au traitement ordonné et efficace des affaires de la Corporation, et doit établir, en
général ou en détail, les tâches et responsabilités, la composition et la durée d'un comité
nommé.
20.2 Comité plénier des budgets : création
Un comité plénier des budgets doit être créé.
20.3 Comité plénier des budgets : responsabilités
Le comité plénier des budgets doit examiner les questions et problèmes liés à la préparation, à
la gestion et à la surveillance des budgets de dépense et d'immobilisations de la Corporation,
du réseau d'aqueduc et d'égouts, des fonds en fiducie et d'autre planification fiscale en cours
et à long terme de la Corporation.
20.4 Comité plénier des budgets : président et vice-président
Le maire ou, en son absence, le maire adjoint doit assumer la présidence du comité plénier
des budgets.
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20.5 Comité plénier des budgets : réunions, jour et heure
Les réunions du comité plénier des budgets peuvent être convoquées par le président lorsqu'il
le juge nécessaire.
20.6 Comité plénier des budgets : activités, procédure
Les activités du comité plénier des budgets doivent être menées conformément aux règles
régissant la procédure du comité plénier.
20.7 Comité spécial : nomination par le conseil
Le conseil peut, par voie de résolution, nommer un comité spécial afin qu'il étudie un sujet,
un projet ou un engagement particulier et en fasse le compte rendu.
20.8 Président : nomination, procédures, détermination, conseil
Lorsqu'un comité spécial a été nommé par le conseil, le conseil doit :
a) nommer le membre dudit comité qui agira à titre de président du comité, et en l'absence de
telles directives, le comité doit nommer son propre président;
b) doit déterminer si les règles de procédure du comité plénier s'appliquent ou non au comité
spécial.
20.9 Travaux : rapport, intégralité, dissolution du comité
Lorsqu'un comité spécial a rempli son mandat et soumis son rapport final au conseil, ledit
comité est considéré avoir été dissous.
20.10 Maire : membre d'office, tous les comités
De par ses fonctions, le maire doit être membre de tous les comités permanents et spéciaux,
posséder tous les privilèges des membres du comité, y compris le droit de faire des
propositions et de voter, mais n'est pas compté dans la détermination du nombre requis pour
un quorum ou s'il y a quorum.
20.11 Réunions des comités : ouvertes au public
Toutes le réunions d'un comité du conseil doivent être ouvertes au public. Les sections 6.3 à
6.6 inclusivement doivent s'appliquer s'il s'avère nécessaire de fermer au public une réunion
ou une partie d'une réunion d'un comité.
Section 21
COMITÉ PLÉNIER : PROCÉDURES
21.1 Ordre du jour : rédigé par le greffier
Le greffier doit préparer un ordre du jour pour toutes les réunions du Comité plénier.
21.2 Ordre du jour : distribution préalable aux membres
Le greffier doit faire tout son possible pour s'assurer que des copies de l'ordre du jour et de la
trousse présentée aux membres dans le cadre des réunions ordinaires, budgétaires et
extraordinaires du Comité plénier soient transmises sous forme électronique ou imprimée à
tous les membres du Comité plénier de manière à ce qu'ils les reçoivent toujours le vendredi
de la semaine précédant celle où se tiendra la réunion.
21.3 Ordre du jour : membres du conseil et employés - audience publique
Le greffier doit faire tout son possible pour s'assurer que des copies de l'ordre du jour et de la
trousse présentée aux membres dans le cadre des réunions ordinaires, budgétaires et
extraordinaires du Comité plénier soient transmises sous forme électronique ou imprimée à
tous les fonctionnaires et employés de la Corporation qui les recevront, comme l'a indiqué le
directeur, le vendredi de la semaine précédant celle où se tiendra la réunion.
21.4 Ordre du jour : défaut de distribution à temps, validité de la réunion
Si le greffier ne respecte pas le calendrier établi aux sections 21.2 et 21.3, la réunion du
Comité plénier ou les délibérations n'en seront pas invalidées pour autant.
56
21.5 Ordre du jour : présentations, délai de dépôt
Le greffier doit avoir reçu toutes les présentations à mettre à l'ordre du jour des réunions
ordinaires, budgétaires et extraordinaires du Comité plénier au plus tard à 16 h le jeudi
précédant la date de la réunion.
21.6 Ordre du jour : réunions extraordinaires, rédaction
Dans le cadre des réunions extraordinaires du Comité plénier, l'ordre du jour doit être préparé
selon les exigences du président du comité ou, dans le cas d'une pétition, du greffier.
21.7 Président : présidence, toutes les réunions, droit de vote
Le maire ou, en l'absence du maire, le maire adjoint doit assumer la présidence du Comité
plénier. Le président du comité ou, en l'absence du président, un autre membre du comité
choisi par le comité doit présider chaque réunion et peut voter sur toutes les questions
présentées.
21.8 Vote : égalité, négatif
Dans le cas d'un partage égal des votes, le président du comité ne doit pas disposer d'un
second vote ou d'une voix prépondérante et on doit juger que la question a fait l'objet d'une
décision négative.
21.9 Président du conseil : pouvoirs, responsabilités
Sauf indications contraires du présent arrêté, le membre du comité présidant à une réunion du
Comité plénier disposera, au moment où il préside, de tous les pouvoirs et responsabilités du
président du conseil lors d'une réunion du conseil.
21.10 Quorum - majorité des membres
« Quorum » désigne la maj orité des membres d'un Comité plénier.
21.11 Réunion : jour, heure
Sauf indications contraires introduites par résolution lors d'une réunion ordinaire du conseil,
les réunions du Comité plénier doivent être fixées avant la tenue d'une réunion ordinaire du
conseil à une date que fixera le greffier ou le lundi de la semaine précédant ou suivant les
réunions ordinaires du conseil tenues à la quinzaine.
21.12 Réunion extraordinaire : convoquée par le président
Une réunion extraordinaire d'un Comité plénier peut être convoquée par le président du
comité lorsqu'il le juge nécessaire.
21.13 Réunion extraordinaire : convocation, demande par écrit, majorité
Le président du comité ou, en cas de négligence ou de manquement du président, le greffier
peut convoquer une réunion extraordinaire du Comité plénier lorsque trois des membres de ce
comité demandent par écrit la tenue d'une telle réunion.
21.14 Réunion extraordinaire : Comité plénier, procédures
Les dispositions de la section 5 s'appliquent aux réunions extraordinaires du Comité plénier,
dans la mesure où elles peuvent s'appliquer.
21.15 Activités : procédures, exceptions
Les activités du Comité plénier doivent être menées conformément aux règles régissant la
procédure du conseil, dans la mesure où elles peuvent s'appliquer, sauf indications contraires
de la présente section.
21.16 Proposition : appuyeur, aucune exigence
Il n'est pas nécessaire d'appuyer une motion en Comité plénier.
21.17 Intervention : aucune limitation
Un membre peut s'exprimer sur une proposition autant de fois et aussi longtemps qu'il le veut
en Comité plénier.
21.18 Intervention : proposition, une fois, jusqu'à ce que tous soient intervenus
Un membre pourra s'exprimer à nouveau sur une proposition après que tous les membres qui
veulent s'exprimer aient parlé une fois en Comité plénier.
21.19 Vote enregistré : non exigé
Aucun vote enregistré n'est exigé.
57
21.20 Proposition : mettre fin au débat, interdiction
Une proposition visant à mettre la question précédente aux voix n'est pas autorisée en Comité
plénier.
21.21 Président : autorisé à adopter une position, sans quitter la présidence
Le président du comité ou un autre membre présidant peut adopter une position ferme et
s'efforcer de persuader les membres du Comité plénier de cette position sans quitter la
présidence du Comité plénier.
21.22 Rappel au règlement : procédure, décision, président
Lorsqu'un membre formule un rappel au règlement ou soulève une question de procédure, ou
qu'il est rappelé à l'ordre au Comité plénier, la même procédure doit être adoptée comme elle
l'est au conseil, mis à part le fait que la question doit être tranchée par le président du comité
ou le président du comité par intérim, sous réserve d'un appel aux membres du Comité
plénier.
21.23 Délégations : intervention, règles
Lorsqu'une personne ou le représentant d'un groupe doit s'adresser au Comité plénier, une
copie de la présentation doit être soumise au greffier communal avant 16 h le jeudi précédant
la réunion prévue du Comité plénier.
21.24 Délégations et présentations : préavis
Lorsqu'une personne ou le représentant d'un groupe de personnes veut s'adresser au Comité
plénier, il doit présenter une demande par écrit au greffier communal, adressée au maire et au
conseil, avant 16 h le jeudi précédant une réunion ordinaire du conseil.
21.25 Adresse : aucun avis, consentement majoritaire, exigence
Une personne ou le représentant d'un groupe de personnes qui n'a pas reçu de consentement
préalable du conseil ou du Comité plénier ne peut s'adresser au comité sans obtenir le
consentement de la majorité des membres du conseil.
21.26 Adresse : durée maximale
Sauf sur consentement majoritaire du Comité plénier, personne ne peut s'adresser au comité
pendant plus de vingt minutes, sans compter le temps nécessaire pour répondre aux questions
que lui pose le comité, mis à part le fait qu'un groupe de personnes puisse avoir plus d'un
porte-parole, à condition que la période totale durant laquelle les porte-parole s'adressent au
comité ne dépasse pas vingt minutes, sans compter le temps nécessaire pour répondre aux
questions que leur pose le comité.
21.27 Nouvelle proposition : avis, par écrit, délai
Un membre du Comité plénier qui veut présenter une proposition différente de celles
énumérées dans les sections 15.7 à 15.23 inclusivement aux fins d'examen par le Comité
plénier doit présenter la proposition par écrit au greffier avant 16 h le jeudi précédant la
réunion du Comité plénier et doit comprendre des renseignements généraux relatifs à la
question et à la proposition présentée.
21.28 Rapport : à l'intention du conseil, toutes questions, recommandations
Le Comité plénier doit faire rapport au conseil sur les questions liées aux tâches qui lui sont
imposées et à toutes les questions qui lui sont transmises. Il doit également recommander des
mesures lorsqu'il le juge approprié.
21.29 Procès-verbal : Comité plénier, rédigé par le greffier
Le greffier ou un employé de la Corporation nommé par le greffier doit rédiger les procès-
verbaux des réunions du Comité plénier.
21.30 Réunions publiques : exceptions
Les dispositions prévues aux sections 6.2 à 6.6 inclusivement concernant la tenue de réunions
privées s'appliquent aux réunions ordinaires et extraordinaires du Comité plénier. De plus, les
réunions du Comité plénier doivent être publiques, sous réserve de la Loi sur les
municipalités.
58
21.31 Procédures : adoption, confirmation, par le conseil, proposition
Les recommandations formulées lors des réunions du Comité plénier peuvent être adoptées
par le conseil en une seule proposition et l'adoption d'une telle proposition doit être menée à
bien pour confirmer toutes les délibérations du Comité plénier, à l'exception des questions
traitées séparément ou qui ont fait l'objet d'un vote distinct.
21.32 Recommandations : vote, demande
Avant que ne soient adoptés le rapport ou les recommandations du Comité plénier, un
membre peut demander que les recommandations soient soumises à un vote distinct et qu'une
telle demande ne requière pas la présentation d'une proposition.
Section 22
MISE EN VIGUEUR
22.1 Date d'entrée en vigueur
Le présent arrêté entrera en vigueur le le7 janvier 2006.
Section 23
Repeal/Abrogation
A by-law of The City of Saint John
enacted on the 7th day of November, 2005
entitled "A By-law Respecting the
Regulation Of the Procedure of Common
Council Meetings in The City of Saint
John under the Authority of the
Municipalities Act 1966 and Amendments
Thereto" and all amendments thereto is
repealed on the coming into force of this
by-law.
Sont abrogés, au moment de l'entrée en vigueur
du présent arrêté, l'arrêté de The City of Saint
John intitulé « Arrêté relatif à la réglementation
des procédures régissant les séances du conseil
communal de The City of Saint John en vertu
de la Loi sur les municipalités (1966) et ses
modifications » et toute modification apportée
audit arrêté édicté le 7th jour de
novembre 2005.
IN WITNESS WHEREOF The City of EN FOI DE QUOI, The City of Saint John a
Saint John has caused the Common Seal fait apposer son sceau communal sur le présent
of the said City to be affixed to this by- arrêté le 3 janvier 2006, avec les signatures
law the 3rd day of January, 2006 and suivantes :
signed by:
Mayor/Maire
Common Clerk/Greffier communal
First Reading - December 5, 2005 Première lecture - 5 décembre 2005
Second Reading - December 5, 2005 Deuxième lecture - 5 décembre 2005
Third Reading - January 3, 2006 Troisième lecture - 3 janvier 2006
59
ANNEXE A
TABLE DE PRÉCÉDENCE
1. PROPOSITION POUR FIXER LA DATE ET L'HEURE
• Pour assurer que
DE LA PROCHAINE RÉUNION
les personnes
- Requiert un auteur et un appuyeur.
devant s'absenter
- Pour que la proposition soit adoptée, le vote doit être
connaissent la
majoritaire.
date, l'heure et le
- La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne portant que
lieu de la
sur la date et l'heure.
prochaine réunion.
2. PROPOSITION VISANT À FIXER L'HEURE DE
• Pour limiter la
L'AJOURNEMENT
durée de la
- Requiert un auteur et un appuyeur.
réunion.
- Pour que la proposition soit adoptée, le vote doit être
maj oritaire.
- La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne portant que
sur l'heure de l'ajournement.
3. PROPOSITION D'AJOURNEMENT
• Pour mettre fin à
- Requiert un auteur et un appuyeur.
la réunion.
- Pour que la proposition soit adoptée, le vote doit être
maj oritaire.
- Peut faire l'objet d'une discussion.
4. PROPOSITION DE PAUSE
• Période de
- Requiert un auteur et un appuyeur.
détente.
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
- Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
5. PROPOSITION POUR SOULEVER UNE QUESTION DE
• Ventilation
PRIVILÈGE
• Désordre dans la
- Ne requiert qu'un auteur qui peut interrompre un autre
tribune
intervenant.
• Tous les droits
- Ne requiert aucun vote.
des membres
- Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
6. PROPOSITION POUR FORMULER UN RAPPEL AU
• Pour porter une
RÈGLEMENT
question à
- Ne requiert qu'un auteur qui peut interrompre un autre
l'attention des
intervenant.
membres.
- Ne requiert aucun vote.
• Défaut de se
- Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
conformer aux
règles.
60
7. PROPOSITION POUR SOUMETTRE UNE QUESTION
• Prendre en
OU PROPOSITION POUR RETIRER UNE QUESTION
considération
- Requiert un auteur et un appuyeur.
immédiatement.
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
- Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
8. PROPOSITION POUR QUE LES MEMBRES SE
• Pour limiter les
PRONONCENT SUR LA QUESTION PRÉCÉDENTE
modifications et
- Requiert un auteur et un appuyeur.
forcer un vote
- Pour être adoptée, la proposition nécessite les deux tiers des
direct sur la
votes.
proposition
- Ne doit pas faire l'objet d'une discussion.
principale.
9. PROPOSITION POUR REPORTER UNE QUESTION À
• Faire place à des
UNE DATE ET À UNE HEURE PRÉCISES
questions plus
- Requiert un auteur et un appuyeur.
urgentes.
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
• Période de
- La proposition peut faire l'objet d'une discussion ne portant que
détente.
sur la date et l'heure.
• Report.
• Façon de
déterminer le
soutien.
10. PROPOSITION POUR TRANSMETTRE UNE
• Lorsqu'il est
QUESTION (p. ex. À UN COMITÉ PERMANENT OU À UN
nécessaire
COMITÉ SPÉCIAL)
d'obtenir des
- Requiert un auteur et un appuyeur.
renseignements
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
supplémentaires
- Peut faire l'objet d'une discussion.
ou de tenir d'autres
discussions.
11. PROPOSITION DE MODIFICATION
• Pour ajouter,
- Requiert un auteur et un appuyeur.
supprimer ou
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
substituer des mots
- Peut faire l'objet d'une discussion.
dans la proposition
principale.
12. LA MOTION PRINCIPALE
• La proposition
- Requiert un auteur et un appuyeur.
soumise à
- La proposition nécessite un vote majoritaire.
l'assemblée.
- Peut faire l'objet d'une discussion.
14. PROPOSITION DE RÉVOCATION
• Pour annuler une
- Constitue une proposition principale.
proposition qui a
- Requiert un auteur ayant voté avec le camp qui l'a emporté et
été adoptée.
un appuyeur.
- La proposition nécessite les deux tiers des votes.
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